BAB IV HASIL DAN ANALISIS

Transkripsi

1 BAB IV HASIL DAN ANALISIS 4.1 Implementasi Sistem Implementasi Basis Data Database untuk Sistem Informasi Pengarsipan terdiri atas 8 tabel sesuai dengan perancangan basis data yang sudah dijelaskan pada bab terdahulu dengan menggunakan SQL Server Gambar 4.1 Desain tabel HakAkses_detail Tabel HakAkses_detail digunakan sebagai tabel yang menampung role apa saja yang dibutuhkan. Nantinya role ini digunakan untuk menyaring (filter) pengguna saat login. Isi dari tabel HakAkses_detail yang sudah ditetapkan seperti pada gambar 4.2. Gambar 4.2 Data tabel HakAkses_detail 51

2 52 Gambar 4.3 Desain tabel Login_Pengguna Tabel Login_Pengguna digunakan untuk menampung data pengguna yaitu nama pengguna, kata sandi dan role atau hak akses yang dimiliki. Gambar 4.4 Desain tabel Profil_Pengguna Tabel Profil_Pengguna digunakan untuk menampung data-data mengenai tiap tiap pengguna. Data dari pengguna meliputi nama lengkap, jabatan, golongan, alamat, tanggal lahir, nomor telpon, alamat , dan foto.

3 53 Gambar 4.5 Desain tabel Info_Arsip Tabel Info_Arsip digunakan untuk menampung arsip digital berserta informasi arsip. Infomasi Arsip yang tersimpan pada database seperti pada gambar 4.5. Gambar 4.6 Desain tabel Aktivitas_Pengguna Tabel Aktivitas_Pengguna digunakan untuk menampung kegiatan-kegiatan pengguna (log

4 54 transaction) yang berupa kegiatan menambah arsip baru, mengubah atau menghapus arsip. Gambar 4.7 Desain tabel RecycleBin Tabel RecycleBin memiliki desain yang sama dengan tabel Info_Arsip karena tabel RecycleBin digunakan sebagai penampung data arsip yang dihapus dari tabel Info_Arsip. Gambar 4.8 Desain tabel Kategori_Detail

5 55 Tabel Kategori_Detail digunakan untuk menampung jenis-jenis kategori Arsip yang terdiri dari kategori dan sub kategori. Gambar 4.9 Desain table No_Surat Tabel No_Surat digunakan untuk menampung data pengkodean dosen yang menjabat. Isi dari tabel No_Surat yang sudah ditetapkan seperti pada gambar Gambar 4.10 Data dalam table No_Surat Data type pada setiap field yang merupakan primary key yaitu uniqueidentifier. Pada column properties bagian table designer >> RowGuid diubah menjadi yes sehingga data pada field yang merupakan primary key dibuat sendiri secara otomatis.

6 56 Gambar 4.11 Capture column properties field ID_HakAkses Implementasi UI Pembuatan aplikasi Sistem Informasi Pengarsipan menggunakan Microsoft Visual Studio 2010 dengan desain UI sesuai dengan perancangan UI yang sudah dijelaskan pada bab terdahulu Form Login Untuk dapat menggunakan aplikasi Sistem Informasi Pengarsipan, pengguna harus melakukan login terlebih dahulu dengan memasukan nama pengguna (username) dan kata sandi (password) yang sudah tersimpan dalam database.

7 57 Gambar 4.12 Tampilan awal Form Login Pada tampilan Form login terdiri atas dua textbox. Texbox pertama berfungsi untuk menampung nama pengguna sedangkan pada textbox kedua berfungsi untuk menampung kata sandi yang kemudian sistem akan memeriksa apakah nama pengguna dan kata sandi sesuai dengan data yang tersimpan pada database. Textbox yang digunakan untuk menampung kata sandi diatur agar kata sandi yang dimasukkan diubah dalam bentuk simbol bintang (*) seperti pada gambar 4.13.

8 58 Gambar 4.13 Tampilan Form Login dengan password dalam bentuk simbol (*) Untuk dapat melihat kata sandi yang sebenarnya, maka pada form login terdapat checkbox Lihat kata sandi yang bila di centang (checked) akan memperlihatkan kata sandi yang sesungguhnya seperti pada gambar 4.14 dan jika tidak dicentang (unchecked) maka kata sandi yang sudah dimasukkan akan kembali berubah menjadi simbol bintang (*).

9 59 Gambar 4.14 Tampilan Form Login saat menampilkan password yang sesungguhnya. Jika pengguna salah memasukkan username atau password maka akan muncul pesan seperti pada gambar Gambar 4.15 Tampilan Form Login jika username atau password salah

10 Menu Utama User Gambar 4.16 Tampilan Awal Menu Utama untuk User Jika berhasil melakukan login maka akan tampil form menu utama. Jika user berhasil login maka form menu utama yang akan tampil seperti pada gambar Menu Utama Admin Gambar 4.17 Tampilan Awal Menu Utama untuk admin

11 61 Jika admin berhasil login maka form menu utama yang akan tampil seperti pada gambar 4.17 karena perbedaan fitur yang tersedia untuk user atau admin maka tampilan menu utama pada masing masing pengguna berbeda. Fitur pencarian arsip dapat dilakukan pada tabpage Cari dan Lihat arsip dengan menentukan kriteria pada arsip yang ingin dicari berdasarkan pada kriteria kriteria yang sudah tersedia. Kriteria-kriteria pencarian arsip yang tersedia pada aplikasi yaitu: - Nomor surat - Pengirim - Alama yang dituju/penerima - Jenis surat (Surat masuk, surat keluar dan lain-lain) - Kategori arsip - Subkategori - Kata kunci - Keterangan - Tanggal pembuatan arsip/surat - Tanggal arsip/surat diterima - Tanggal arsip/surat dimasukkan ke sistem/aplikasi

12 62 Gambar 4.18 Tampilan hasil pencarian arsip Hasil pencarian akan tampil pada datagridview seperti pada gambar Pada gambar menampilkan hasil pencarian arsip berdasarkan pada jenis surat yaitu surat keluar. Selain melakukan pencarian arsip, pada tabpage Cari dan Lihat arsip dapat pula dilakukan edit atau hapus arsip, membuka file arsip dan memanggil form Arsip_detail dan form preview_arsip. Gambar 4.19 Tampilan tabpage Agenda Surat

13 63 Pada tabpage Agenda surat berfungsi untuk melihat dan mencetak agenda surat/arsip berdasarkan pada beberapa kriteria yang dapat pengguna tentukan. Kriteria yang tersedia yaitu: - Jenis surat (surat masuk, surat keluar dan lain-lain) - Kategori - Subkategori - Tanggal pembuatan arsip/surat - Tanggal arsip/surat diterima - Tanggal arsip/surat dimasukkan ke sistem/aplikasi Gambar 4.20 Tampilan tabpage Pengaturan Arsip Pada tabpage Pengaturan arsip berfungsi untuk mengelola kategori dan subkategori arsip yang meliputi penambahan kategori dan subkategori baru, mengubah kode/nama dan deskripsi kategori dan subkategori serta melakukan penghapusan pada kategori dan subkategori.

14 64 Gambar 4.21 Tampilan tabpage Buat Nomor Surat Pada tabpage Buat Nomor Surat berfungsi untuk membuat nomor surat secara otomatis dengan mengisi beberapa data seperti Nama dan jabatan pengirim, penerima, area penerima (internal/eksternal UKSW), kategori dan subkategori, kata kunci dan keterangan. Apabila Nomor surat benar digunakan maka data data yang sudah diisi akan tersimpan dalam database. Gambar 4.22 Tampilan tabpage Kelola Pengguna

15 65 Pada tabpage Kelola Pengguna terdiri atas 2 tabpages yaitu tabpage Aktivitas Pengguna dan tabpage Pengaturan Pengguna. Pada tabpage Aktivitas Pengguna berfungsi untuk menampilkan aktifitas-aktifitas pengguna yang meliputi aktifitas menambah arsip baru, mengubah atau menghapus arsip. Dalam tabpage ini juga terdapat fitur untuk melihat arsip mana yang pengguna tambahkan, ubah atau hapus dengan cara menekan (klik) pada tombol lihat arsip. Gambar 4.23 Tampilan tabpage Pengaturan Pengguna Pada tabpage pengaturan pengguna berfungsi untuk melihat profil tiap penguna, menambah, mengubah dan menghapus account pengguna.

16 66 Gambar 4.24 Tampilan tabpage Petunjuk Pada tabpage Petunjuk berisi tentang penjelasan dan petunjuk Sistem Informasi Pengarsipan Form Arsip_Detail Gambar 4.25 Tampilan form Arsip_detail Pada form arsip_detail berfungsi untuk menampilkan data data arsip yang tersimpan dan sebagai penampung data yang akan disimpan pada database.

17 Form EditKategori Gambar 4.26 Tampilan form EditKategori Pada form EditKategori berfungsi untuk menampung data kode kategori dan nama kategori yang akan diubah kemudian akan disimpan ke database.

18 Form Kategori_detail Gambar 4.27 Tampilan form Kategori_detail Pada form kategori detail berfungsi untuk menampung data kategori dan subkategori yang akan disimpan ke database.

19 Form Account Pengguna Gambar 4.28 Tampilan form Account_pengguna Form Account_pengguna berfungsi untuk menampilkan data dari tabel Login_Pengguna di database dan menampung data yang aken tersimpan di database.

20 Form Ubah_KataSandi Gambar 4.29 Tampilan form Ubah_KataSandi Pada form ubah_katasandi berfungsi untuk menampung kata sandi baru yang akan tersimpan dalam database.

21 Form Preview_Arsip Gambar 4.30 Tampilan form Preview_Arsip Form Preview_arsip berfungsi untuk menampilkan arsip digital yang disimpan dalam bentuk gambar.

22 Form Profil Gambar 4.31 Tampilan form Preview_Arsip Form Profil berfungsi untuk melihat data pengguna serta memperbaharui data jika diperlukan. 4.2 Pengujian Sistem Berdasarkan hasil pengujian blackbox pada Tabel 4.1, aplikasi sistem informasi pengarsipan sudah berjalan sesuai dengan yang dirancang dan fungsi yang tersedia berjalan dengan baik.

23 73 Tabel 4.1 Hasil Pengujian Blackbox Testing Aplikasi Sistem Informasi Pengarsipan No. Poin Pengujian Data Input / Kondisi Hasil Uji Status 1. Proses Login Username: Benar Password : Benar Berhasil login Username : Gagal login Benar dan muncul Password : pemberitahua Salah n Username : Gagal login, Salah muncul Password : pemberitahua Salah n 2. Proses Semua field Berhasil Memasukkan, diisi dengan disimpan mengubah, lengkap dalam basis menghapus data data arsip

24 74 Data-data arsip Berhasil diisi lengkap disimpan tetapi arsip dalam basis digital tidak di data input Data-data arsip Gagal selain arsip menyimpan, digital tidak muncul diisi lengkap pemberitahua n 3. Proses melakukan Isi kriteria Berhasil pencarian arsip yang menampilkan diinginkan hasil berdasarkan pencarian kriteria yang berdasarkan tersedia di kriteria yang sistem dimasukkan 4. Proses Melihat Pilih Arsip Berhasil arsip digital yang ingin menampilkan dilihat arsip digital yang dipilih

25 75 5. Proses Melihat Pilih Arsip Berhasil detail data arsip yang ingin menampilkan dilihat detail data arsip yang dipilih 6. Melihat dan Isi kriteria Berhasil mencetak agenda yang menampilkan surat/arsip diinginkan daftar agenda berdasarkan surat kriteria yang berdasarkan tersedia di kriteria yang sistem dimasukan (tampilan dalam bentuk crystal report yang siap dicetak) 7. Proses menambah, Semua field Berhasil, data mengubah dan diisi lengkap tersimpan menghapus pada basis kategori/ data subkategori

26 76 Semua field Gagal valid diisi lengkap menyimpan, namun kode muncul atau nama pemberitahua kategori/subkat n egori sudah ada 8. Proses membuat Semua field Berhasil nomor surat diisi lengkap membuat nomor surat, data tersimpan pada basis data Ada field yang Gagal kosong/belum menyimpan, diisi muncul pemberitahua n 9. Proses melihat Tampil aktivitas pengguna aktivitas pengguna

27 Proses menambah Semua field Berhasil mengubah, diisi dengan disimpan ke menghapus lengkap basis data username/ password Field tidak Gagal pengguna diisi dengan disimpan ke lengkap. basis data dan muncul pemberitahua n 11. Proses melihat Tampil profil profil pengguna pengguna 12. Proses mengubah Semua field Berhasil kata sandi diisi dengan disimpan ke lengkap. basis data Field tidak Gagal diisi dengan disimpan ke lengkap. basis data dan muncul pemberitahua n

28 Proses Semua field Berhasil memperbaharui diisi dengan disimpan profil lengkap dalam basis data Ada beberapa Berhasil field yang disimpan tidak diisi dalam basis dengan data lengkap 4.3 Analisa Sistem Secara tampilan aplikasi sistem informasi pengarsipan perlu adanya perbaikan desain UI agar semakin menarik. Secara sistem, masih perlu adanya penambahan fitur seperti retensi arsip atau batas jangka waktu arsip yang perlu dihapus atau masih perlu tetap disimpan.