STRATEGI. KONTEKS ORGANISASI STRATEGI, STRUKTUR, dan BUDAYA STRATEGIC MANAGEMENT. Konsep dan Proses Manajemen Proyek Sistem Informasi

Transkripsi

1 PERTEMUAN 2 KONTEKS ORGANISASI STRATEGI, STRUKTUR, dan BUDAYA Konsep dan Proses Manajemen Proyek Sistem Informasi STRATEGIC MANAGEMENT STRATEGI Ilmu merumuskan, melaksanakan, dan mengevaluasi keputusan lintas fungsional yang memungkinkan organisasi untuk mencapai tujuannya

2 ELEMEN DARI STRATEGIC MANAGEMENT Mengembangkan pernyataan visi dan misi Merumuskan, melaksanakan, dan mengevaluasi Keputusan lintas fungsional Mencapai tujuan CONTOH DARI PROYEK YANG MEREFLEKSIKAN STRATEGI STRATEGI Teknikal atau evaluasi (seperti desentralisasi pabrik) Pembangunan kembali produk untuk pasar yang lebih besar Perubahan strategis atatu konfigurasi ulang portofolio produk PROYEK Pembangunan pabrik baru atau membaharui fasilitas Reengineering projects Membuat produk baru HUBUNGAN ANTARA ELEMEN- ELEMEN STRATEGI ILLUSTRATING ALIGNMENT BETWEEN STRATEGIC ELEMENTS AND PROJECTS

3 PROJECT STAKEHOLDER STAKEHOLDER Semua individu atau kelompok yang memiliki kepentingan yang aktif dalam proyek dan berpotensi untuk mempengaruhi perkembangan proyek, baik secara positif ataupun negatif. PROJECT STAKEHOLDER RELATIONSHIP MANAGING STAKEHOLDER Menilai lingkungan Mengidentifikasi tujuan dari pelaku utama (parent organization) Menilai kemampuan diri sendiri Menentukan masalah Mengembangkan solusi Menguji dan menyempurnakan solusi

4 PROJECT STAKEHOLDER MANAGEMENT CYCLE STRUKTUR ORGANISASI Tiga Elemen Kunci dari Struktur Organisasi Struktur Organisasi menunjukan hubungan formal, termasuk jumlah tingkatan dalam hirarki dan rentang kendali seorang manajer dan supervisor. Struktur organisasi mengidentifikasi pengelompokan individu ke departemen dan departemen ke dalam organisasi total. Struktur organisasi meliputi desain sistem untuk memastikan komunikasi yang efektif, koordinasi, dan integrasi usaha di seluruh departemen. BENTUK STRUKTUR ORGANISASI

5 BENTUK STRUKTUR ORGANISASI Contoh dari Functional Organization FUNCTIONAL ORGANIZATIONS Perusahaan disusun oleh sekelompok orang yang melakukan kegiatan serupa dalam satu departemen. PROJECT ORGANIZATIONS Perusahaan yang terstruktur dengan mengelompokkan orang ke dalam suatu tim proyek pada tugas sementara. MATRIX ORGANIZATIONS - Perusahaan disusun dengan membuat hirarki ganda di mana fungsi dan proyek memiliki keunggulan yang sama. Kelebihan & Kekurangan Functional Structure Contoh dari Project Organizations Kelebihan (untuk Manajemen Proyek) Proyek dikembangkan dalam struktur fungsional dasar organisasi, tidak ada gangguan atau perubahan terhadap desain perusahaan. Memungkinkan pengembangan pengetahuan yang mendalam dan menjadi modal intelektual Allows for standard career paths. Project team members only perform their duties as needed while maintaining maximum connection with their functional group Anggota tim proyek hanya melakukan tugasnya sesuai dengan kebutuhan, tetapi tetap menjaga hubungan dengan kelompok fungsional mereka Kekurangan (untuk Manajemen Proyek) Terkadang sulit untuk membuat kerjasama lintas fungsional Fokus terhadap customer kurang Umumnya memakan waktu lebih lama untuk menyelesaikan sebuah proyek karena masalah struktural, komunikasi yang lambat, kurangnya keterlibatan owner dalam proyek, dan adanya persaingan prioritas di antara departemen fungsional. Hasil proyek tidak optimal

6 Kelebihan & Kekurangan Project Structure Contoh dari Matrix Organizations Kelebihan (untuk Manajemen Proyek) Memberikan otoritas sematamata untuk manajer proyek. Memimpin untuk meningkatkan komunikasi di seluruh organisasi dan di antara kelompok-kelompok fungsional. Pembuatan keputusan yang cepat. Mempromosikan penciptaan kader ahli manajemen proyek. Mendorong respon yang cepat terhadap peluang pasar. Kekurangan (untuk Manajemen Proyek) Biaya persiapan dan pemeliharaan tim mahal Anggot tim proyek berpotensi untuk mengembangkan loyalitas mereka kepada proyek daripada organisasi secara keseluruhan Sulit untuk mempertahankan modal intelektual yang sudah dikumpulkan Kekhawatiran di antara anggota tim proyek tentang masa depan mereka setelah proyek berakhir. Kelebihan & Kekurangan Matrix Structure Dampak Struktur Organisasi Terhadap Kinerja Proyek Kelebihan (untuk Manajemen Proyek) Cocok untuk lingkungan yang dinamis. Menekankan pentingnya peran ganda dalam manajemen proyek dan efisiensi fungsional. Meningkatkan koordinasi lintas unit fungsional. Memaksimalkan sumber daya yang langka antara proyek bersaing dan tanggung jawab fungsional Kekurangan (untuk Manajemen Proyek) Hirarki ganda berarti bos. Membutuhkan waktu yang cukup banyak untuk bernegosiasi tentang berbagi sumber daya kritis antara proyek-proyek yang ada di departemen. Bisa membuat frustasi bagi pekerja yang terperangkap antara proyek dan tuntutan fungsional.

7 BUDAYA ORGANISASI Budaya Mengacu pada aturan-aturan tidak tertulis dari perilaku, atau norma-norma yang digunakan untuk membentuk dan membimbing perilaku, yang dibagi oleh beberapa subset dari anggota organisasi, dan diajarkan kepada semua anggota baru perusahaan. Faktor Kunci yang Mempengaruhi Perkembangan Budaya Teknologi Lingkungan Lokasi Geografis Sistem Reward Aturan dan prosedur Anggota kunci organisasi Insiden kritis Implikasi dari Budaya Organisasi pada Proses Manajemen Proyek Interaksi antar departemen Karyawan berkomitmen untuk mencapai tujuan Perencanaan proyek Evaluasi kinerja

8 PROJECT LIFE CYCLE CONSEPTUALIZATION Inisiasi Proyek Kelayakan Proyek Permintaan Proposal Proposal Proyek Pemilihan Proposal Negosiasi Kontrak Term Of Reference Pernyataan kebutuhan pekerjaan yang berisi : Latar belakang Tujuan (pelaksanaan pekerjaan) Sasaran (dampak hasil pekerjaan) Lingkup kegiatan Deliverables (hasil pekerjaan ; dokumentasi) Resouce (man power, equipment, tools, dll) Waktu pelaksanaan Syarat lain (metodologi, organisasi pelaksana, dll) PLANNING Jadwal pekerjaan Anggaran dan sistem pengendalian biaya Work breakdown structure (rincian struktur kerja) Bagian-bagian yang beresiko tinggi dan cukup sulit dan rencana tentang kemungkinankemungkinan yang akan muncul Rencana pemakaian SDM dan sumber daya lain Rencana pengujian hasil proyek Rencana dokumentasi Rencana peninjauan pekerjaan Rencana pelaksanaan hasil proyek

9 EXECUTION Desain Pengadaan Produksi implementasi TERMINATION Setelah hasil proyek diserahkan kepada user, maka proyek dianggap selesai SOFTWARE LIFECYCLE

10 Waterfall (Sequence Linear) Sequence Linear Kelebihan Terbukti handal terutama untuk sistem berskala besar Setiap tahapannya jelas Memudahkan mengontrol proyek pengembangan software Kekurangan Tahapan yang tidak fleksibel Sulit merespon perubahan persyaratan sehingga sistem kurang cocok dengan kebutuhan user sebenarnya Memerlukan waktu yang lama Iterasi menyebabkan biaya menjadi mahal dan pengerjaan ulang yang signifikan Evolutionere Spiral

11 Spiral Empat Sektor Spiral Penentuan tujuan Tujuan yang spesifik untuk fase proyek didefinisikan Penilaian dan pengurangan risiko Dalam setiap risiko proyek yang telah diidentifikasi, dilakukan analisis yang rinci untuk memperkecil risiko Pengembangan dan validasi Pemilihan model pengembangan sistem Perencanaan Proyek ditinjau ulang dan membuat keputusan untuk melanjutkan untaian spiral berikutnya Incremental Pengembangan Incremental Solusi beberapa masalah perubahan konstan yang mencirikan pembuatan prototipe evolusioner Arsitektur sistem yang menyeluruh ditentukan pada awal proses sebagai kerangka kerja Komponen sistem dikembangkan secara incremental, dan diserahkan setelah divalidasi terlebih dahulu Model incremental lebih dapat dipahami daripada prototipe evolusioner, karena berdasarkan pada standar proses software normal

12 Rapid Application Development (RAD) (RAD) RAD seperangkat strategi, metodologi dan peralatan yang terintegrasi dalam satu kerangka kerja menyeluruh (Information Engineering IE). Metodologi RAD harus mampu merespon dengan cepat terhadap kebutuhan pengguna, tetapi ruang lingkup yang lebih luas. Unsur-unsur Penting RAD Manajemen menyediakan lingkungan kerja yang kondusif kegiatan pengembangan software yang menyenangkan Perlu disusun beberapa Tim spesialisasi dikenal istilah SWAT (Skilled With Advanced Tools). Tahapan RAD : perencanaan kebutuhan, rancangan pemakai, konstruksi, dan cutover. Peralatan : Bahasa pemrograman generasi ke-4 dan CASE Tools (Computer Aided Software Engineering) 47 Keuntungan Evolutionere Penyerahan sistem yang dipercepat Kecepatan perubahan bisnis berarti pentingnya penyediaan software pendukung yang cepat. Pada beberapa kasus, penyerahan dan kemampupakaian (usability) dalam waktu cepat (jangka pendek) lebih penting dari fungsionalitas atau pemeliharaan software jangka panjang. Keterlibatan user dengan sistem Keterlibatan user dengan proses pengembangan tidak hanya berarti bahwa sistem lebih mungkin memenuhi persyaratan mereka. End-user sistem telah membuat komitmennya dan ingin membuat sistem tersebut dapat dipakai

13 Masalah Evolutionere Prototyping Manajemen Manajer kesulitan menggunakan staff yg ada yg kurang ahli Pengembangan prototipe yg cepat perlu teknologi khusus. Pemeliharaan Perubahan yg terus-menerus cenderung meruksak struktur sistem prototipe. Kontrak Pelanggan tidak senang dengan membayar sampai batas waktu proyek. Pengembang tidak menerima kontrak dengan harga yg fixed karena susah mengontrol perubahan kebutuhan user. Dua tipe prototype Prototype Evolutionere Evolutionere Memulai dengan persyaratan user yang dipahami paling baik dan memiliki prioritas paling tinggi. Menyerahkan sistem yang dapat dipakai kepada end-user. Persyaratan dg prioritas lebih rendah dan lebih tidak jelas dibuat jika diminta user. Identifikasi Kebutuhan Pengguna Throw-away Menvalidasi atau menurunkan persyaratan sistem. Mulai dari persyaratan yg tidak dipahami dengan baik karena perlu mencari tahu lebih banyak ttg persyaratan tersebut. Persyaratan yg mudah tidak perlu dibuat prototype Mengembangkan Prototipe Ujicoba Sistem Prototipe Tidak Memenuhi Syarat? Ya Delivery Sistem

14 Prototipe Throw-away Kegunaan Prototype Persyaratan Outline Spesifikasi Sistem Validasi Sistem Buat Prototype Kembangkan Software Delivery Evaluasi Prototype Salah satu teknik analisis dan rancangan yang memungkinkan pengguna ikut serta dalam menentukan kebutuhan sistem yang belum ditentukan dalam proses analisis yang belum didefinisikan dengan baik pembentukan sistem yang akan dibuat dalam memenuhi kebutuhan tersebut Mempersempit kesenjangan antara apa yang pengguna pikirkan dengan yang mereka inginkan dari sistem, dan apa yang sebenarnya yang mereka bisa dapatkan apa yang pengguna minta tidak selalu apa yang mereka inginkan apa yang mereka inginkan tidak selalu apa yang mereka butuhkan. Joint Application Development (JAD) Pengembangan Aplikasi Bersama Teknik yang dikembangkan oleh James Martin dkk untuk menyatakan tujuan keterlibatan pemakai dalam pengembangan sistem. JAD bisa digunakan dalam semua tahapan metodologi pengembangan sistem. Terutama bermanfaat selama perencanaan sistem, analisis sistem dan rancangan sistem general(konseptual). Hasil JAD Persetujuan antara para pengguna dan professional sistem Tentang apa kebutuhan sistem informasi general

15 Syarat JAD Ruangan JAD tidak dilengkapi telepon, bel atau lainnya yang dapat berkomunikasi dengan dunia luar. Dijauhkan peserta dari kegiatan bisnis seharihari, agar bisa memusatkan perhatian pada sesi JAD. Peserta diposisikan di meja berbentuk huruf U. Tidak memperhatikan jabatan masing-masing, apapun wewenang mereka di luar ruang JAD. Semua kepentingan pribadi ditinggalkan. Pembagian Posisi JAD Fasilitator Penulis Karyawan yang terkait Professional pengamat Tata Letak Ruang JAD Fasilitator

16 Penulis Pengamat Mencatat temuan dari sesi JAD Karyawan lain dari perusahaan Mendokumentasikan seluruh kegiatan JAD Professional: DBA, Teknisi IT, Pengacara yang bisa memecahkan masalah teknis, hukum dan bisnis FRAMEWORK MANAJEMEN PROYEK

17

18