1.1. KETENTUAN ACUAN IMPLEMENTASI MAKSUD DAN TUJUAN PELAKU KELUARAN PRINSIP DASAR 3

Transkripsi

1

2

3 REKOMPAK - SINABUNG DAFTAR ISI KATA PENGANTAR DAFTAR ISI DAFTAR LAMPIRAN i ii iii BAB 1 PENDAHULUAN KETENTUAN ACUAN IMPLEMENTASI MAKSUD DAN TUJUAN PELAKU KELUARAN PRINSIP DASAR 3 BAB 2 JENIS DAN METODE PENGADAAN JENIS PENGADAAN METODE/CARA PENGADAAN PENENTUAN METODE/CARA PENGADAAN 6 BAB 3 PROSEDUR PENGADAAN PENGADAAN TENAGA TERAMPIL/TUKANG PENGADAAN BAHAN/MATERIAL/ALAT DAN JASA PEMBORONGAN KONSTRUKSI 8 BAB 4 PENUTUP 11 Tata Cara Pengadaan Barang dan Jasa Di Tingkat Masyarakat Page ii

4 REKOMPAK - SINABUNG DAFTAR LAMPIRAN LAMPIRAN I Contoh Format Dokumen Pengadaan Barang Dan Jasa Dengan Pemilihan Langsung 12 LAMPIRAN Ii Contoh Format Dokumen Pengadaan Barang Dan Jasa Dengan Pelelangan Terbuka/ Umum 19 Tata Cara Pengadaan Barang dan Jasa Di Tingkat Masyarakat Page iii

5 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. KETENTUAN (1). Pengadaan yang dimaksudkan disini adalah pembelian bahan material bangunan atau pembelian/sewa peralatan atau pengadaan jasa pemborongan konstruksi untuk memenuhi kebutuhan dalam rangka pelaksanaan pembangunan rumah dan prasarana lingkungan; (2). Kelompok Swadaya Masyarakat (KSM) merupakan kelompok yang dibentuk oleh masyarakat terdampak bencana bersama dengan Pemerintah Desa dan ditetapkan melalui Surat Keputusan Kepala Desa. (3). Panitia Pembangunan (PP) merupakan kelompok kerja yang dibentuk oleh KSM yang bertugas mengelola pelaksanaan pembangunan prasarana lingkungan dan bertanggungjawab penuh kepada KSM; (4). Tim Pengadaan merupakan kelompok kerja yang dibentuk oleh PP untuk melaksanakan pengadaaan barang/bahan dan jasa beranggotakan ganjil terdiri 3 orang atau lebih dengan salah satu gender minimal 1/3 dari jumlah anggota. (5). Pembentukan tim pengadaan Apabila Tim Pengadaan dibentuk di tingkat PP, maka pembentukannya dilakukan oleh Koordinator PP yang disepakati anggotanya. Apabila Tim Pengadaan dibentuk di tingkat KSM maka pembentukannya dilakukan oleh koordinator-koordinator PP dan disepakati oleh KSM; Apabila Tim Pengadaan dibentuk di tingkat Desa, maka pembentukannya dilakukan oleh seluruh koordinator PP dan disepakati oleh seluruh KSM yang ada dalam 1 desa. (6). Jasa pemborongan konstruksi adalah layanan pekerjaan pelaksanaan konstruksi atau wujud fisik lainnya (termasuk penyediaaan tenaga dan materialnya) yang perencanaan teknis dan spesifikasinya ditetapkan oleh PP dan proses pelaksanaannya diawasi oleh PP; (7). Pelaksanaan pengadaan bahan bangunan/peralatan/konstruksi harus dilakukan sendiri oleh pihak PP melalui Tim Pengadaan, tidak boleh menggunakan pihak ketiga; (8). Harga bahan bangunan/peralatan/jasa konstruksi baik yang ditentukan melalui penunjukan secara langsung maupun dengan metode secara lelang terbuka, masingmasing berdiri sendiri, tidak terkait antara satu dengan yang lain; (9). Sebagai pedoman harga perkiraan sendiri dalam pelaksanaan pengadaan bahan/alat adalah RAB yang dihitung berdasarkan hasil survey harga barang/alat/jasa, minimal dari 3 (tiga) toko atau pemasok terbesar lokal setempat; (10). Bagi PP yang melaksanakan kegiatan pembangunan infrastruktur lebih dari 1 (satu) bulan maka sebelum melakukan kegiatan pengadaan bahan/alat kembali (pengadaan Tata Cara Pengadaan Barang dan Jasa Di Tingkat Masyarakat 1

6 secara langsung) pada bulan berikutnya, PP dapat terlebih dahulu melakukan kembali survey harga guna penyesuaian harga satuan bahan/alat; (11). Tiap warga dewasa kelurahan/desa yang memiliki keterampilan sebagai pekerja konstruksi/tukang hendaknya diprioritaskan untuk bekerja dalam kegiatan konstruksi sejauh memiliki kualitas kerja sesuai standar yang dipersyaratkan dan bersedia menerima upah kerja sesuai aturan yang berlaku dalam proyek ini; (12). Pemilik toko atau pemasok bahan bangunan/peralatan konstruksi di wilayah kelurahan/desa di lokasi proyek berhak menjadi calon pemasok bahan bangunan/peralatan konstruksi dan dipilih berdasarkan aturan pengadaan yang berlaku dalam proyek/program ini; (13). Tiap warga dewasa kelurahan/desa berhak menjadi pemasok dengan menunjukkan bukti referensi sebagai pemasok dan tidak dibenarkan untuk bertindak sebagai perantara/calo. Bukti referensi berupa surat pernyataan kebenaran usaha yang ditandatangani di atas materai; (14). Pengadaan bahan bangunan dan atau sewa peralatan konstruksi dapat dilakukan pada satu atau beberapa toko/pemasok tertentu; (15). Untuk meningkatkan kualitas/mutu bangunan yang dibuat maka sangat penting untuk dipertimbangkan agar menggunakan peralatan konstruksi yang tepat guna; (16). Pelaksanaan pengadaan barang/jasa (p elelangan) dapat dilakukan setelah perencanaan rinci (Detailed Engineering Design) dan RAB ditandatangani oleh pihak yang berwenang, tetapi penandatanganan Surat Perjanjian Kerjasama dapat dilakukan setelah ada jaminan ketersediaan dana; (17). Tidak dibenarkan jajaran Tim Konsultan/Fasilitator duduk sebagai Tim Pengadaan atau sebagai Pelaksana Pengadaan. Keterlibatan Tim Konsultan dan Fasilitator dalam hal ini sebatas sebagai pendamping; 1.2. ACUAN IMPLEMENTASI (1). Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2015 Tentang Perubahan Keempat atas Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 Tentang Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah; (2). Peraturan Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Nomor 31/PRT/M/2015 Tentang Perubahan Ketiga Atas Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor 07/PRT/M/2011 Tentang Standard dan Pedoman Pengadaan Pekerjaan Konstruksi dan Jasa Konsultasi; (3). Naskah perjanjian Disaster Management Fund Grant Agreement TF 0A2519 Replication and Mainstreaming of REKOMPAK ( Community-Based Settlement Rehabilitation and Reconstruction Project), 20 Mei 2016; Tata Cara Pengadaan Barang dan Jasa Di Tingkat Masyarakat 2

7 (4). Surat Edaran Direktur Jenderal Cipta Karya Nomor 19/SE/DC/2017 tentang Petunjuk Teknis Pelaksanaan Bantuan Pemerintah Program Rehabilitasi dan Rekonstruksi Masyarakat dan Permukiman Berbasis Komunitas Pasca Erupsi Sinabung MAKSUD DAN TUJUAN (1). Maksud disusunnya tata cara ini adalah untuk mengatur pelaksanaan pengadaan barang/material/jasa/alat yang dibiayai dari dana hibah kepada masyarakat melalui BDL agar diperoleh harga yang paling murah dengan kualitas yang terbaik; (2). Tujuan disusunnya tata cara ini adalah agar pelaksanaan pengadaan barang/jasa dapat dilakukan secara efisien, efektif, terbuka dan bersaing sehat, transparan, adil (tidak diskriminatif), dan akuntabel (dapat dipertanggungjawabkan) PELAKU Penanggungjawab penyelenggaraan dan pelaksana pengadaan barang dan jasa kegiatan pemanfaatan BDL adalah Panitia Pembangunan KELUARAN (1). Tercapainya pendayagunaan sumber daya setempat atau lokal secara terbuka, adil dan akuntabel; (2). Penerima hibah memperoleh manfaat yang optimal secara finansial, ekonomi, sosial dan teknis; (3). Tercapainya efisiensi dan efektivitas dalam pelaksanaan pemanfaatan bantuan dana hibah PRINSIP DASAR (1). Efisien, berarti bahwa melalui pengadaan barang/jasa diharapkan dengan sumber daya yang terbatas dapat mencapai sasaran yang ditetapkan dalam waktu yang sesingkat-singkatnya dan dapat dipertanggungjawabkan; (2). Efektif, berarti bahwa melalui proses pengadaan barang/jasa diharapkan dapat memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang ditetapkan; (3). Terbuka dan bersaing sehat, berarti bahwa pengadaan barang/jasa harus terbuka bagi penyedia barang/jasa yang memenuhi persyaratan dan dilakukan melalui persaingan yang sehat diantara penyedia barang/jasa yang setara dan memenuhi syarat/kriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas dan transparan; Tata Cara Pengadaan Barang dan Jasa Di Tingkat Masyarakat 3

8 (4). Transparan, berarti semua ketentuan dan informasi mengenai pengadaan barang/jasa termasuk syarat teknis administrasi pengadaan, tata cara evaluasi, hasil evaluasi, penetapan calon penyedia barang/jasa, sifatnya terbuka bagi peserta penyedia barang/jasa yang berminat serta bagi masyarakat luas pada umumnya. (5). Adil / tidak diskriminatif, berarti memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon penyedia barang/jasa dan tidak mengarah untuk memberi keuntungan kepada pihak tertentu, dengan cara dan atau alasan apapun; (6). Akuntabel, berarti bahwa proses pengadaan barang dan jasa harus dapat dipertanggung jawabkan. Tata Cara Pengadaan Barang dan Jasa Di Tingkat Masyarakat 4

9 BAB 2 JENIS DAN METODE PENGADAAN 2.1. JENIS PENGADAAN Di dalam tata cara pelaksanaan pengadaan ini dikelompokkan ke dalam 3 (tiga) jenis pengadaan, yaitu (1). Pengadaan Tenaga Terampil/Tukang; (2). Pengadaan Barang/Bahan/Alat; (3). Pengadaan Jasa Pemborongan Konstruksi METODE/ CARA PENGADAAN Terdapat 3 (tiga) metode pemilihan pemasok barang/bahan/alat atau penyedia jasa pemborongan konstruksi yaitu (1). Metode Pelelangan Terbuka/Umum, adalah pemilihan pemasok/penyedia barang atau jasa konstruksi yang dilakukan secara terbuka dengan pengumuman secara luas melalui papan-papan pengumuman resmi atau bila memungkinkan melalui media cetak/elektronik atau pamflet/poster sehingga masyarakat luas dunia usaha yang berminat dan memenuhi kualifikasi dapat mengikutinya. Dalam hal ini tidak diperbolehkan melarang, menghambat dan membatasi keikutsertaan calon peserta pelelangan; (2). Metode Pemilihan Langsung, yaitu pemilihan pemasok/penyedia barang atau jasa konstruksi yang dilakukan dengan membandingkan sebanyak-banyaknya penawaran, sekurang-kurangnya 3 (tiga) survey harga penawaran dari pemasok atau penyedia barang/jasa yang memenuhi kualifikasi. Tidak diperbolehkan membatasi dan menghalangi pemasok yang ingin menyampaikan penawaran; (3). Metode Khusus (Metode Penunjukan Langsung), dalam keadaan tertentu/ khusus, pemilihan penyedia barang/jasa dapat dilakukan dengan cara penunjukan langsung terhadap 1 (satu) penyedia barang/jasa dengan cara melakukan negosiasi baik teknis maupun biaya sehingga diperoleh harga yang wajar dan secara teknis dapat dipertanggungjawabkan. Pengadaan dengan metode khusus harus dengan persetujuan Tim Pendamping. Tata Cara Pengadaan Barang dan Jasa Di Tingkat Masyarakat 5

10 2.3. PENENTUAN METODE/CARA PENGADAAN (1). Penentuan Metode Pengadaan Barang/Bahan/Alat Untuk pengadaan barang/bahan/alat dalam satu paket pekerjaan dengan nilai kurang dari Rp ,- (seratus juta rupiah) pengadaan barang/bahan/alat dapat dilaksanakan dengan menggunakan metode pemilihan langsung, oleh Tim Pengadaan dengan melalui survei harga penawaran, minimal dari tiga toko/pemasok/supplier; Untuk pengadaan barang/bahan/alat dalam satu paket pekerjaan dengan nilai minimal Rp ,- (seratus juta rupiah) harus dilaksanakan dengan menggunakan metode pelelangan terbuka/umum, oleh Tim Pengadaan; Apabila dalam pelaksanaan pengadaan dengan metode pelelangan terbuka/umum didapati bahwa hanya terdapat 3 (tiga) atau kurang dari pemasok/supplier/toko dalam wilayah lokal/setempat maka Tim Pengadaan perlu mengundang pemasok/toko dari luar wilayah; Apabila dalam pelaksanaan pengadaan dengan metode pelelangan terbuka/umum didapati bahwa hanya terdapat satu pemasok/supplier/toko dalam satu wilayah provinsi atau di luar provinsi, maka proses pengadaan dapat dilaksanakan dengan menggunaan metode metode khusus (penunjukan langsung). (2). Penentuan Metode Pengadaan Jasa Pemborongan Konstruksi Jasa konstruksi dapat dilelangkan (di pihak ketigakan), apabila masyarakat desa bersangkutan tidak mampu mengerjakan sendiri, karena pekerjaan kompleks memerlukan keahlian khusus dan atau alat khusus yang keahlian/alat khusus tersebut tidak dimiliki atau dikuasai oleh warga masyarakat desa bersangkutan; Untuk jasa konstruksi dalam satu paket pekerjaan dengan nilai maksimal sampai dengan Rp ,-, maka dilakukan pengadaan dengan cara metode pemilihan langsung oleh Tim Pengadaan; Untuk jasa konstruksi dalam satu paket pekerjaan dengan nilai lebih dari Rp ,- dilakukan pengadaan dengan cara metode pelelangan terbuka/umum oleh Tim Pengadaan; Apabila dalam pelaksanaan pengadaan dengan metode pelelangan terbuka/umum didapati jasa pemborong dalam wilayah lokal/setempat hanya terdapat 3 (tiga) atau kura ng, maka Tim Pengadaan perlu mengundang jasa pemborong dari luar wilayah; Apabila dalam pelaksanaan pengadaan dengan metode pelelangan terbuka/umum didapati hanya satu jasa pemborong dalam satu wilayah provinsi atau di luar provinsi, maka proses pengadaan dapat dilaksanakan dengan menggunaan metode metode khusus (penunjukan langsung); Tata Cara Pengadaan Barang dan Jasa Di Tingkat Masyarakat 6

11 Untuk pengadaan Jasa Pemborongan Konstruksi, kerjasama dengan pihak ketiga dilaksanakan dalam bentuk kerja sama, dengan mengedepankan prinsip-prinsip a. Mengutamakan pemberdayaan warga masyarakat desa setempat. b. Saling menguntungkan baik dari segi finansial, ekonomi, sosial, teknis. c. Tercapai harga yang paling efisien. d. Mempercepat proses dengan hasil yang lebih baik.. Tata Cara Pengadaan Barang dan Jasa Di Tingkat Masyarakat 7

12 BAB 3 PROSEDUR PENGADAAN 3.1. PENGADAAN TENAGA TERAMPIL/TUKANG PP menentukan kebutuhan tenaga terampil/tukang untuk melaksanakan pekerjaan yang direncanakan. PP diperbolehkan menunjuk langsung tenaga yang dibutuhkan dengan mengutamakan ketersediaan tenaga yang ada di wilayah lokal/setempat yang kualifikasinya memenuhi persyaratan, dengan upah maksimal sama dengan harga dalam RAB, dan disepakati dalam musyawarah rembug warga PENGADAAN BAHAN/MATERIAL/ALAT DAN JASA PEMBORONGAN KONSTRUKSI Langkah-langkah prosedur pengadaan adalah sebagai berikut (1). Pembentukan Tim Pengadaan / Lelang PP menunjuk 3 orang atau lebih berjumlah ganjil (salah satu gender tidak boleh kurang dari 1/3 nya) yang diberikan tugas dan tanggung jawab untuk melaksanakan pengadaan barang, material dan/atau alat; Penunjukkan tim pengadaan harus dituangkan dalam berita acara. (2). Persiapan Tim Pengadaan sebelum Pelaksanaan Pengadaan Menyiapkan harga perkiraan sendiri atau RAB yang dihitung berdasarkan hasil survey harga barang/alat/jasa, minimal dari 3 (tiga) toko atau pemasok terbesar lokal setempat; Identifikasi nilai pengadaan bahan/pekerjaan yang akan dilelangkan. Berdasarkan RAB dilakukan identifikasi nilai pengadaan untuk setiap jenis bahan/barang/jasa yang akan dilelangkan; Identifikasi kualitas material atau spesifikasi pekerjaan. Berdasarkan spesifikasi/rks dilakukan identifikasi kualitas setiap jenis bahan/barang atau pekerjaan yang akan dilelangkan; Menetapkan persyaratan administrasi dan kualifikasi teknis bagi peserta lelang untuk jenis pengadaan jasa pemborongan konstruksi atau pekerjaan kompleks. Menyusun dokumen lelang dan form evaluasi. Dokumen lelang/pengadaan, paling tidak memuat tentang nama pekerjaan yang akan dilelang, volume pekerjaan, spesifikasi teknis pekerjaan, sumber dana, tempat pekerjaan, Tata Cara Pengadaan Barang dan Jasa Di Tingkat Masyarakat 8

13 pemberi pekerjaan, jadwal pengadaan, ketentuan penawaran, persyaratan penyedia barang/jasa dan metode pengadaan. (3). Pelaksanaan Pelelangan a. Pelaksanaan Pengadaan dengan Metode Pemilihan Langsung Melakukan survey harga penawaran dari para pemasok/toko, penawaran secara tertulis dan mendokumentasikan hasil survey tersebut. Mengambil keputusan harga terendah berdasarkan hasil survey harga tersebut dan menetapkan toko/pemasok yang akan memasok bahan/barang/alat melalui kesepakatan rembug warga. Membuat surat pemesanan bahan/barang/alat yang ditujukan kepada toko/pemasok yang telah ditetapkan; Melakukan pengendalian pembelian bahan/barang/alat. Melakukan pemeriksaan atas jumlah dan kualitas barang/bahan/alat yang dikirim oleh pemasok/toko; Melakukan pembayaran dan mendokumentasikan bukti transaksi terkait. b. Pelaksanaan Pengadaan dengan Metode Pelelangan Terbuka / Umum Menyusun dokumen lelang/pengadaan; Mengumumkan secara terbuka dan luas melalui papan-papan pengumuman resmi dan atau bila memungkinkan melalui media cetak/elektronik atau pamflet/poster; Pendaftaran peserta pelelangan dan pengambilan dokumen lelang. Penyampaian undangan kepada calon peserta untuk mengikuti penjelasan lelang; Penjelasan lelang dan diikuti penjelasan lapangan bila diperlukan, hasilnya dituangkan dalam berita acara; Pemasukan penawaran, pembukaan penawaran, evaluasi harga penawaran (harga persatuan barang/bahan/alat) dan penetapan pemenang lelang. Dalam kegiatan ini selain panitia lelang/tim Pengadaan, pengurus PP dan KSM turut diundang juga unsur Pemerintah Desa dan Tim Fasilitator. Hasil kegiatan ini harus dituangkan ke dalam berita acara dan dilampiri daftar hadir serta harus dipublikasikan kepada masyarakat melalui media warga; Masa sanggah diberikan 2 (dua) hari dihitung setelah dilakukan evaluasi harga penawaran. Jika tidak ada sanggahan dari peserta lelang, dilakukan penandatanganan perjanjian kerjasama antara PP selaku pemberi kerja dengan pemasok/penyedia barang. Tata Cara Pengadaan Barang dan Jasa Di Tingkat Masyarakat 9

14 c. Pelaksanaan Lelang Dengan Metode Khusus Melakukan survey harga dan teknis perbandingan dari sumber-sumber informasi yang relevan dan menyusun dokumen pengadaan; Menetapkan calon tunggal pemasok barang/alat atau jasa pemborong tunggal yang akan diundang melalui rembug warga; Membuat surat undangan kepada pemasok barang/alat atau jasa pemborong tunggal yang telah ditetapkan untuk memasukkan penawaran; Pemasukan penawaran, pembukaan penawaran, evaluasi penawaran dan negosiasi teknis serta biaya. Dalam kegiatan ini selain Tim Pengadaan, pengurus PP dan KSM turut diundang, juga unsur Pemerintah Desa dan Tim Fasilitator. Hasil kegiatan ini harus dituangkan kedalam berita acara dan dilampiri daftar hadir serta harus dipublikasikan kepada masyarakat melalui media warga; Melakukan penandatanganan perjanjian kerjasama antara PP selaku pemberi kerja dengan pemasok/penyedia barang atau jasa pemborong. (4). Pelelangan Gagal a. Pelelangan dinyatakan Gagal oleh Tim Pengadaan apabila Harga penawaran terendah masih melebihi harga dalam RAB; Jumlah penawaran yang masuk kurang dari 3 (tiga) dari peserta; Tidak ada penawaran yang memenuhi persyaratan administrasi dan teknis. b. Pelelangan dinyatakan Gagal oleh PP/KSM atau Tim Pendamping apabila Ada sanggahan dari peserta lelang, dan sanggahan dari peserta penyedia barang/jasa ternyata benar; Pelaksanaan pengadaan/pelelangan tidak sesuai atau menyimpang dari prosedur yang ditetapkan dalam dokumen lelang dan/atau SOP Pengadaan yang berlaku di proyek bersangkutan. c. Apabila pelelangan/pengadaan dinyatakan Gagal maka segera diadakan pelelangan/pengadaan ulang. Tata Cara Pengadaan Barang dan Jasa Di Tingkat Masyarakat 10

15 BAB 4 PENUTUP Tata Cara Pengadaan Barang dan Jasa ini disusun untuk membekali bagi para pelaku pendampingan masyarakat dalam melaksanakan kegiatan proyek pasca bencana, terutama berkaitan dengan pengelolaan. Tata Cara Pengadaan Barang dan Jasa ini berlaku mulai sejak ditandatangani oleh pihak yang berwenang. Adapun hal-hal yang belum diatur dalam ketentuan ini apabila diperlukan untuk meningkatkan kinerja pengelolaan keuangan pelaksanaan proyek pasca bencana, maka akan ditentukan kemudian melalui Tata Cara atau surat edaran yang disesuaikan dengan kebutuhannya. Tata Cara Pengadaan Barang dan Jasa Di Tingkat Masyarakat 11

16 LAMPIRAN - I CONTOH FORMAT DOKUMEN PENGADAAN BARANG DAN JASA DENGAN PEMILIHAN LANGSUNG 1. Berita Acara Pembentukan Tim Pengadaan 2. Hasil Survey Harga Bahan 3. Berita Acara Penetapan Toko/Pemasok Bahan Bangunan 4. Berita Acara Pemeriksaan atas Jumlah dan Kualitas Barang/Alat yang Dikirim Pemasok/Toko. Tata Cara Pengadaan Barang dan Jasa Di Tingkat Masyarakat 12

17 BERITA ACARA PEMBENTUKAN TIM PENGADAAN BARANG DAN JASA PP... Pada hari ini tanggal. bulan tahun dua ribu tujuh belas, bertempat di. Desa. Kecamatan yang dihadiri orang (sesuai daftar absensi), Kami Panitia Pembangunan (PP).., bersama dengan Pengurus KSM dan pemerintah desa serta tokoh masyarakat meyelenggarakan Rembug Warga untuk Pembentukan Tim Pengadaan yang akan bertugas meyelenggarakan proses pengadaan material/bahan/alat dalam rangka pelaksanaan proyek (nama kegiatan proyek). di bawah program REKOMPAK Pasca Erupsi Sinabung tahun anggaran 2017 di lingkungan kami. Dengan ini kami bersepakat membentuk Tim Pengadaan untuk mendukung pelaksanaan proyek dimaksud, dengan susunan sebagai berikut No Nama Alamat Jabatan 1 Ketua 2 Sekretaris 3 Anggota 4 Anggota 5 Anggota Tim tersebut dibentuk hanya semata-mata untuk mendukung pelaksanaan proyek dimaksud dan akan bertugas dalam jangka waktu sesuai dengan masa pelaksanaan proyek. Demikian berita acara ini dibuat untuk dapat digunakan sebagaimana mestinya. Tokoh Masyarakat Panitia Pembangunan Mengetahui,... Koordinator (....) Pemerintah Desa Tata Cara Pengadaan Barang dan Jasa Di Tingkat Masyarakat 13

18 DAFTAR HADIR PEMBENTUKAN TIM PENGADAAN BARANG DAN JASA PP... HARI/TANGGAL... PUKUL... TEMPAT... ACARA... NO NAMA ALAMAT TANDA TANGAN Tata Cara Pengadaan Barang dan Jasa Di Tingkat Masyarakat 14

19 HASIL SURVEY HARGA BAHAN / MATERIAL / ALAT NAMA PP... DESA/KELURAHAN NAMA TOKO/SUPLIER... TANGGAL SURVEY... NO. NAMA /JENIS BAHAN/ALAT SATUAN VOLUME HARGA (RP) SPESIFIKASI Keterangan 1. Harga diatas sudah termasuk PPN 2. Harga diatas sudah termasuk biaya pengiriman Tim Pelaksana Survey (Tim Pengadaan Barang dan Jasa) NO NAMA KEDUDUKAN DALAM TIM TANDA TANGAN PEMILIK TOKO/PEMASOK Tanda Tangan dan Cap ( Nama Terang ) Jabatan Tata Cara Pengadaan Barang dan Jasa Di Tingkat Masyarakat 15

20 BERITA ACARA PENETAPAN TOKO/PEMASOK MATERIAL / BAHAN / ALAT PELAKSANAAN BDL DI DESA Pada hari ini. Tanggal bulan tahun dua ribu tujuh belas bertempat di Balai Desa... telah dilaksanakan rembug warga dalam rangka penetapan Toko / Pemasok Material / Bahan / Alat untuk pelaksanaan kegiatan BDL REKOMPAK pasca erupsi Sinabung di desa. Rembug dibuka pada pukul. oleh ketua Tim Pengadaan Bahan / Material / Alat yang dihadiri oleh pengurus PP dan KSM dan beberapa unsur sebagaimana tercantum dalam daftar hadir terlampir. Berdasarkan hasil survey harga bahan/material/alat di..(sebutkan jumlah toko yang disurvey)...toko/pemasok, maka rembug warga menetapkan tempat pembelian bahan/material/ alat sebagai berikut NO NAMA BARANG DAN SPESIFIKASI VOLUME SATUAN HARGA PERUNIT (RP) JUMLAH (RP) NAMA DAN ALAMAT TOKO/ PEMASOK Demikian Berita Acara penetapan toko/pemasok ini dibuat dan ditandatangani oleh Tim Pengadaan untuk dipergunakan sebagaimana mestinya TIM PENGADAAN NO NAMA KEDUDUKAN DALAM TIM TANDA TANGAN Koordinator PP Mengetahui Tokoh Masyarakat (.) (.) Tata Cara Pengadaan Barang dan Jasa Di Tingkat Masyarakat 16

21 DAFTAR HADIR PENETAPAN TOKO/PEMASOK MATERIAL / BAHAN / ALAT HARI/TANGGAL... PUKUL... TEMPAT... ACARA... NO NAMA ALAMAT TANDA TANGAN Tata Cara Pengadaan Barang dan Jasa Di Tingkat Masyarakat 17

22 BERITA ACARA PEMERIKSAAN ATAS JUMLAH DAN KUALITAS BARANG/BAHAN/ALAT YANG DIKIRIM PEMASOK/TOKO Pada hari ini,.. tanggal bulan tahun.., kami tim pengadaan, atas nama warga di desa. telah melakukan pemeriksaan terhadap jumlah dan kualitas bahan/barang/alat yang dikirim oleh toko/pemasok yang beralamatkan di, dengan hasil pemeriksan sebagai berikut NO NAMA BARANG YANG DIKIRIM SESUAI JUMLAH TIDAK SESUAI KUALITAS / SPESIFIKASI TIDAK SESUAI SESUAI Berdasaran hasil pemeriksaan tersebut kami merekomendasikan untuk menerima / menolak pengiriman barang dimaksud. Demikian berita acara ini kami buat (rangkap 2) dengan penuh tanggung jawab, a gar dapat digunakan sebagaimana mestinya. TIM PENGADAAN NO NAMA KEDUDUKAN DALAM TIM TANDA TANGAN Mengetahui, Koordinator PP Suplier / Pemilik Toko ( Nama Terang ) ( Nama Terang ) Tata Cara Pengadaan Barang dan Jasa Di Tingkat Masyarakat 18

23 LAMPIRAN - II CONTOH FORMAT 1 DOKUMEN PENGADAAN BARANG DAN JASA DENGAN PELELANGAN TERBUKA/UMUM 1. Berita Acara Pembentukan Tim Pengadaan 2. Dokumen Lelang 3. Daftar Volume dan Spesifikasi Pekerjaan 4. Pengumuman Lelang 5. Undangan Lelang 6. Surat Penawaran 7. Rincian Harga Penawaran 8. Surat Pernyataan Kesanggupan Menyelesaikan Pekerjaan 9. Surat Pernyataan Kebenaran Usaha 10. Berita Acara Pemberian Penjelasan 11. Berita Acara Tentang Pemasukan, Pembukaan, Evaluasi / Penilaian, Penetapan Pemenang Lelang 12. Surat Perjanjian Kerjasama 13. Berita Acara Pemeriksaan Jumlah dan Kualitas Barang yang Dikirim Pemasok 1 Keterangan Format-format pada LAMPIRAN II juga dapat digunakan untuk pengadaan dengan Metode Khusus/Penunjukan Langsung. Tata Cara Pengadaan Barang dan Jasa Di Tingkat Masyarakat 19

24 BERITA ACARA PEMBENTUKAN PANITIA PENGADAAN.. Pada hari ini tanggal. bulan tahun dua ribu tujuh belas bertempat di. Desa. Kecamatan yang dihadiri orang (sesuai daftar absensi), kami Panitia Pembangunan (PP).., bersama dengan Pengurus KSM dan pemerintah desa, serta tokoh masyarakat meyelenggarakan Rembug Warga untuk Pembentukan Tim Pengadaan yang akan bertugas meyelenggarakan proses pengadaan material/bahan/alat dalam rangka pelaksanaan proyek (nama kegiatan proyek). di bawah program REKOMPAK Pasca Erupsi SInabung tahun anggaran 2017 di lingkungan kami. Dengan ini kami bersepakat membentuk Tim Pengadaan untuk mendukung pelaksanaan proyek dimaksud, dengan susunan sebagai berikut NO NAMA ALAMAT JABATAN 1 Ketua 2 Sekretaris 3 Anggota 4 Anggota 5 Anggota Tim tersebut dibentuk hanya semata-mata untuk mendukung pelaksanaan proyek dimaksud dan akan bertugas dalam jangka waktu sesuai dengan masa pelaksanaan proyek. Demikian berita acara ini dibuat untuk dapat digunakan sebagaimana mestinya Tokoh Masyarakat Koordinator PP (...) Mengetahui (....) Pemerintah Desa (....) Koordinator KSM Tata Cara Pengadaan Barang dan Jasa Di Tingkat Masyarakat 20

25 DAFTAR HADIR PEMBENTUKAN TIM PENGADAAN BARANG DAN JASA PP... HARI/TANGGAL... PUKUL... TEMPAT... ACARA... NO NAMA ALAMAT TANDA TANGAN Tata Cara Pengadaan Barang dan Jasa Di Tingkat Masyarakat 21

26 DOKUMEN PENGADAAN PENYEDIAAN BAHAN BANGUNAN MELALUI LELANG TERBUKA PP... KETENTUAN UMUM Pasal 1 NAMA PEKERJAAN, SUMBER DANA, TEMPAT PEKERJAAN & PEMBERI KERJA 1. Nama Pekerjaan, Sumber Dana, Tempat Pekerjaan dan Pemberi Kerja (a) Nama Pekerjaan Pengadaan Bahan Bangunan berupa... dengan spesifikasi teknis dan volume sebagaimana terlampir. (b) Sumber Dana BDL Rekompak Grant TF 0A2519, DIPA tahun anggaran 2017 (c) Tempat Pekerjaan Kelurahan/Desa... Kecamatan Kab/Kota... Provinsi... (d) Pemberi Kerja Koordinator PP..., selaku Penanggungjawab Utama pelaksanaan pekerjaan sesuai SPK Nomor... tanggal... bulan... tahun Pasal 2 PERATURAN PENGADAAN 1. Penjelasan Umum a. Peserta lelang harus membaca dengan seksama dan mengerti petunjuk-petunjuk yang diberikan sebagaimana tertulis dibawah ini. Tidak ada gugatan yang dapat dipertimbangkan untuk alasan-alasan yang disebabkan oleh karena tidak membaca atau tidak memenuhi petunjuk petunjuk ini atau karena pertanyaan kesalahpahaman mengenai arti dan isinya, baik sebagian maupun secara keseluruhan. b. Tim Pengadaan atas nama PP mengundang suplier/toko material untuk pelaksanaan Pengadaan Bahan/Alat*), pada Pekerjaan..., dengan Lingkup pekerjaan*) Penyediaan dan pengangkutan Bahan Bangunan sampai dilokasi kegiatan; Penyediaan Peralatan, Mobilisasi/Demobilisasi Peralatan Konstruksi, Penyediaan Tenaga Operator Peralatan dilapangan*) sesuai dengan spesifikasi dan volume yang dinyatakan dalam kontrak pekerjaan. 2. Dokumen Pengadaan Dokumen pengadaan meliputi dokumen-dokumen sebagai berikut a. Surat Perjanjian Kerjasama/Kontrak Pekerjaan; b. Berita Acara Pemberian Penjelasan Pekerjaan (Aanwizjing). c. Petunjuk-petunjuk dan perintah tertulis serta penjelasan-penjelasan dari Tim / Konsultan Pendamping selama pekerjaan berlangsung; d. Surat penawaran beserta lampiran-lampirannya; e. Spesifikasi, Gambar-gambar dan Addendum/CCO (bila ada) Tata Cara Pengadaan Barang dan Jasa Di Tingkat Masyarakat 22

27 3. Rapat Pemberian Penjelasan (Aanwijzing) a. Para Peserta Pengadaan diwajibkan untuk membaca secara teliti dan mengerti sepenuhnya isi dan arti dari keseluruhan Dokumen Penawaran. Apabila ada hal-hal yang kurang jelas maupun hal-hal yang memerlukan penjelasan lebih lanjut, maka Peserta Pengadaan dapat mengajukan pertanyaan-pertanyaan kepada Tim Pengadaan. b. Rapat Pemberian Penjelasan (Aanwijzing) diadakan pada Pemberian Penjelasan Kantor Hari / Tanggal Jam Tempat Pemberian Penjelasan Lapangan (Apabila Dianggap Perlu) c. Bilamana dianggap perlu akan diadakan rapat pemberian penjelasan lapangan pada waktu dan tempat yang akan ditetapkan kemudian pada waktu pemberian penjelasan Kantor. d. Dari hasil rapat pemberian penjelasan tersebut akan dibuat Risalah (Berita Acara) Rapat Pemberian Penjelasan pengesahannya akan dilakukan oleh wakil dari 2 (dua) peserta pengadaan. Risalah ini berisikan jawaban atas pertanyaan dari peserta pengadaan, penjelasan dan perubahan terhadap isi dari dokumen lelang/pengadaan serta keterangan-keterangan tambahan yang dianggap perlu. Risalah rapat penjelasan tersebut juga merupakan bagian dari dokumen lelang/pengadaan. Hasil (Berita Acara) Rapat Pemberian Penjelasan (Aanwijzing) pekerjaan dapat diambil 1 (satu) hari setelah dilakukan Pemberian Penjelasan. 4. Pemasukan Penawaran a. Setiap penawar hanya diperbolehkan menyampaikan satu dokumen penawaran untuk beberapa jenis bahan / alat; b. Semua dokumen harus diserahkan dan dimasukkan kedalam kotak Pengadaan atau tempat yang telah disediakan oleh Tim Pengadaan pada Hari / Tanggal Jam Tempat c. Apabila ada peserta yang terlambat memasukan dokumen pada jam sebagaimana tersebut diatas, maka Pemasukan dokumen penawaran yang bersangkutan masih dapat diterima sepanjang belum dimulainya proses koreksi kebenaran hitungan (koreksi aritmetik) dari seluruh penawaran peserta. 5. Ketentuan Surat Penawaran a. Surat Penawaran (1) Bentuk surat penawaran sesuai contoh yang telah disediakan oleh Tim Pengadaan dibuat 1 (satu) rangkap (Asli) dan ditanda tangani (atau cap jempol) oleh pimpinan penawar diatas materai Rp (2). Surat Penawaran tercantum masa berlaku penawaran, jumlah harga penawaran dibuat dalam angka dan huruf, dan jangka waktu pelaksanaan serta dilampirkan rincian Harga Penawaran, Spesifikasi Teknis, Surat-surat Pernyataan yang dipersyaratkan, seluruhnya dimasukkan dalam 1 (satu) sampul; (4). Apabila terdapat perbedaan penulisan / pengetikan antara angka / nilai, maka nilai penawaran yang diakui adalah nilai dalam tulisan huruf. Tata Cara Pengadaan Barang dan Jasa Di Tingkat Masyarakat 23

28 b. Penyampaian Dokumen Penawaran (1) Surat penawaran harga beserta lampirannya dimasukan ke dalam satu sampul yang disediakan oleh calon pemasok. Pada Halaman Depan Sampul, ditulis sesuai contoh berikut ini. Dokumen Penawaran Pekerjaan Pengadaan Bahan/Alat PP... Kepada Yth. Ketua Tim Pengadaan PP... Di Tempat 6. Pembukaan Penawaran a. Pembukaan Penawaran dilakukan satu per satu oleh Tim Pengadaan dihadapan para Peserta/Undangan segera setelah Pemasukan Penawaran dinyatakan ditutup. b. Tim Pengadaan meminta 2 orang dari wakil peserta pemasok yang berbeda untuk menjadi saksi; c. Tim Pengadaan akan membacakan setiap penawaran yang dibuka terhadap besarnya nilai penawaran, ada tidaknya Surat Pernyataan Kesanggupan Pengadaan dan Surat Pernyataan Kebenaran Usaha yang tercantum didalam dokumen penawaran peserta; 7. Penilaian / Evaluasi Penawaran a. Penilaian Penawaran dilakukan segera setelah pembukaan masing-masing penawaran oleh Tim Pengadaan dihadapan para Peserta/Undangan. b. Tim Pengadaan akan melakukan koreksi kebenaran hitungan terhadap seluruh penawaran harga yang tercantum dalam Rincian Harga Penawaran. Koreksi dilakukan atas kesalahan penjumlahan dan perkalian jumlah volume dengan harga satuan dengan ketentuan bahwa harga satuan yang ditawarkan peserta pengadaan tidak boleh diubah. Dan untuk Volume/jumlah yang tercantum dalam dokumen penawaran akan dicocokkan dengan volume/jumlah yang tercantum dalam Dokumen Pengadaan. c. Hasil koreksi kebenaran hitungan dapat mengubah nilai penawaran menjadi lebih tinggi atau lebih rendah terhadap penawaran semula. Hasil koreksi kebenaran hitungan ini merupakan nilai penawaran harga yang berlaku atau sekaligus akan mengubah nilai penawaran semula; d. Semua hasil koreksi, baik itu temuan yang benar maupun salah harus disampaikan oleh Tim Pengadaan kepada seluruh peserta; e. Apabila ada Nilai penawaran pemasok yang berubah (setelah koreksi) menjadi terendah diantara seluruh penawaran yang ada, maka Tim wajib melakukan klarifikasi langsung kepada pemasok bersangkutan yang hadir, apakah masih sanggup menyediakan seluruh bahan/alat sesuai volume dan spesifikasi yang dipersyaratkan? Apabila untuk menjawab pertanyaan tersebut, pemasok yang bersangkutan membutuhkan waktu untuk klarifikasi/konfirmasi kepada atasannya/toko, maka Tim harus menyepakati dengan seluruh peserta besarnya tambahan/kelonggaran waktu yang akan diberikan Tata Cara Pengadaan Barang dan Jasa Di Tingkat Masyarakat 24

29 kepada pemasok tersebut. Dan apabila sesuai waktu yang diberikan tidak ada tanggapan atau tanggapannya ternyata tidak mampu maka langsung dinyatakan bahwa pemasok tersebut GUGUR. f. Dalam proses pengadaan ini sedapat mungkin diupayakan tidak ada peserta yang gugur, kecuali (peserta dinyatakan gugur) apabila Didalam Dokumen Penawaran yang diajukan tidak ditemukan Rincian Harga Penawaran. Karena ketiadaan hal ini dapat menjadikan tidak dapat dilakukannya pengecekan kebenaran hitungan (harga/volume); Dinyatakan gugur berdasarkan prosedur (butir 7.e) diatas. Ketiadaan salah satu atau kedua-duanya dari surat pernyataan kesanggupan penyediaan bahan/alat yang diadakan dan surat Pernyataan Kebenaran Usaha (atau syarat administrasi & kualifikasi teknis yang ditetapkan Tim Pengadaan untuk pekerjaan kompleks), tidak dapat menggugurkan pemasok, kecuali bila pemasok yang bersangkutan tidak dapat menyediakan surat-surat tersebut dalam waktu selambat-lambatnya 2 jam (waktu ini hendaknya disepaka ti bersama oleh semua peserta/pemasok). Peserta/Pemasok yang mengajukan penawaran tetapi tidak mengambil dokumen pengadaan dan atau tidak mengikuti Acara Penjelasan Kantor/Lapangan, tidak dapat dijadikan alasan untuk digugurkan. g. Panitia menetapkan peringkat pemenang berdasarkan urutan nilai penawaran mulai dari nilai penawaran terendah sampai tertinggi dengan peringkat Pertama, Kedua dst; h. Apabila hanya terdapat satu peserta dengan Penawaran Terendah maka dapat langsung dinyatakan sebagai Pemenang sekaligus berhak melakukan perjanjian kerjasama dengan Pemberi Kerja. Tetapi bila terdapat lebih dari satu peserta dengan Penawaran Terendah, maka Tim Pengadaan harus melakukan penelitan terhadap kemampuan dari peserta. (kriteria kemampuan akan ditetapkan kemudian oleh Tim Pengadaan). Berdasarkan hasil pertimbangan tersebut, maka Tim Menetapkan Peserta yang memiliki kemampuan paling besar sebagai Pemenang. Surat Penetapan Pemenang disampaikan kepada seluruh peserta/pemasok selambat-lambatnya 2 hari setelah Acara Pemasukan, Pembukaan, Penilaian/Evaluasi dan Penetapan Peringkat Pemenang (setelah selesainya masa sanggah). 9. Perjanjian Kerjasama Pekerjaan Surat perjanjian kerjasama pekerjaan akan dibuat antara pihak Pemberi Kerja dan Pemenang Pengadaan selambat-lambatnya 2 hari setalah ditandatanganinya Berita Acara Pemasukan, Pembukaan, Penilaian dan Penetapan Pemenang. 10.Pengadaan Gagal Apabila 1. Pengadaan Dinyatakan Gagal Apabila Harga penawaran terendah masih melebihi harga dalam RAB. Jumlah penawaran yang masuk kurang dari 3 (tiga) dari peserta. Tidak ada penawaran yang memenuhi persyaratan administrasi dan teknis. Ada sanggahan dari peserta lelang, dan sanggahan dari peserta penyedia barang/jasa ternyata benar; Pelaksanaan pengadaan/pelelangan tidak sesuai atau menyimpang dari prosedur yang ditetapkan dalam dokumen lelang dan/atau aturan Tata Cara Pengadaan Rekompak. 2. Pembatalan Pengadaan akan diberikan secara tertulis oleh Tim Pengadaan kepada para peserta pengadaan/pelelangan yang tidak dapat diganggu gugat. 3. Apabila pengadaan dibatalkan/gagal, maka akan diadakan pelanggan ulang. Tata Cara Pengadaan Barang dan Jasa Di Tingkat Masyarakat 25

30 Pasal 3 PERSYARATAN PEMASOK Pemasok pada waktu mengajukan dokumen penawaran harus melampirkan dokumen persyaratan a. Membuat pernyataan tidak menuntut ganti rugi, apabila terjadi pembatalan kegiatan pekerjaan atau perubahan volume pekerjaan/bahan/alat dan/atau ditolak/tidak diterima pelaksanaan pekerjaan/material karena terjadi perubahan spesifikasi teknis yang disebabkan oleh kesalahan pihak pemasok/suplier/jasa; b. Surat Pernyataan sanggup melaksanakan/menyelesaikan seluruh pengiriman bahan/alat atau pekerjaan sampai selesai sesuai jadwal yang telah ditetapkan; c. Pernyataan Kebenaran Usaha ; (atau syarat administrasi & kualifikasi teknis yang ditetapkan Tim Pengadaan untuk pekerjaan kompleks), Pasal 4 JANGKA WAKTU PELAKSANAAN PEKERJAAN (1) Jangka waktu pelaksanaan pekerjaan selama... (...) hari kerja dan dimulai sejak hari dan tanggal ditandatanganinya Surat Perjanjian Kerjasama Pengadaan; (2) Batas waktu berakhirnya penyelesaian pekerjaan sampai dengan selesai 100 % (seratus persen) akan diatur lebih lanjut dalam Kontrak Pengadaan. Pasal 5 S A N K S I (1) Peserta Pengadaan yang ditetapkan sebagai Pemenang wajib menerima putusan tersebut. (2) Apabila terjadi keterlambatan pekerjaan akibat dari kelalaian Pemasok/Penyedia Barang/Jasa, maka Pemasok/Penyedia Barang/Jasa yang bersangkutan dikenakan denda keterlambatan sekurang-kurangnya 1 /1000 (satu perseribu) per hari dari nilai kontrak, dan akan diperhitungkan pada saat pembayaran; (3) Keterlambatan yang diakibatkan dengan adanya force majeure/kahar, pihak Pemasok tidak dikenakan denda selama ada pembuktian secara tertulis dan sah dan pihak Pemasok harus melaporkan kepada PP selambat-lambatnya 3 (tiga) hari setelah adanya kejadian dimaksud. (4) Keadaan kahar/force majeure adalah suatu keadaan yang terjadi diluar kehendak para pihak seperti kerusuhan, bencana alam (banjir, gempa bumi, badai, gunung meletus, tanah longsor, dan angin topan), kebakaran, sehingga kewajiban yang ditentukan dalam kontrak tidak dapat dipenuhi. Pasal 6 PENYUSUNAN KONTRAK DAN CARA PEMBAYARAN (1) Penyusunan Kontrak Koordinator PP menyusun Kontrak Pengadaan dan disepakati bersama dengan Pemenang sebelum kontrak ditandatangani, banyaknya rangkap kontrak dibuat sesuai kebutuhan yaitu sekurang-kurangnya 2 (dua) rangkap, kontrak asli untuk masing -masing pihak. Kontrak asli pertama untuk PP dibubuhi materai yang cukup pada bagian yang ditandatangani oleh Pemasok, dan kontrak asli kedua untuk Pemasok dibubuhi materai yang cukup pada bagian yang ditandatangani oleh PP, sedangkan rangkap kontrak lainnya tanpa dibubuhi materai (bila diperlukan). (2) Syarat-syarat pembayaran - Pembayaran kepada Pemasok akan dilaksanakan secara bertahap/sekaligus*) yang dinyatakan dengan Berita Acara. Tata Cara Pengadaan Barang dan Jasa Di Tingkat Masyarakat 26

31 - Tatacara pembayaran akan diatur lebih lanjut dalam perjanjian kerja sama. (3) Uang muka dapat diberikan kepada Pemasok setinggi-tingginya 20% (dua puluh persen) dari nilai kontrak dan pihak pemasok harus menyerahkan jaminan uang muka dengan nilai minimal 100 % (seratus persen) dari besarnya uang muka; PANITIA PENGADAAN PP......, N O 1. N A M A. KEDUDUKAN DALAM TIM K E T U A 1.. TANDA TANGAN SEKRETARIS ANGGOTA ANGGOTA ANGGOTA 5. Tata Cara Pengadaan Barang dan Jasa Di Tingkat Masyarakat 27

32 PENGUMUMAN LELANG TERBUKA/UMUM Nomor... Panitia Pengadaan pada PP... akan mengadakan pemilihan penyedia Bahan/Alat melalui Pelelangan Terbuka/Umum untuk Pengadaan Bahan Bangunan/Alat/Pekerjaan berupa yang dibiayai melalui Bantuan Dana Lingkungan (BDL) pada Program REKOMPAK Pasca Erupsi Gunung Sinabung dari Anggaran Kementerian PUPR Tahun 2017, dengan pagu dana*) sebesar Rp.... (terbilang...). Syarat - syarat untuk mengikuti pelelangan adalah sebagai berikut 1. Memiliki Usaha Toko atau Pemasok Bahan/Alat sebagaimana yang diperlukan; 2. Berdomisili di Desa... Kecamatan... (wilayah PP berdomisili) 3. (untuk pekerjaan komplek, syarat administrasi & kualifikasi teknis akan ditetapkan Tim Pengadaan) Bagi toko/pemasok/jasa pemborong yang berminat dapat mendaftar dan sekaligus dapat mengambil dokumen pengadaan di Sekretariat Panitia Pengadaan pada - Hari/Tanggal /.. - Pukul s/d.. - Tempat Sekretariat Panitia Pengadaan PP... D/a.... Pendaftaran dilakukan oleh Pimpinan Toko/Pemasok/Jasa Pemborong atau wakil yang dikuasakan...., Panitia Pengadaan (...) Ketua Keterangan *) Pagu dana yang dimaksud adalah nilai Total kegiatan BDL yang dikelola PP Tata Cara Pengadaan Barang dan Jasa Di Tingkat Masyarakat 28

33 ..., Nomor... Lampiran -- Perihal Undangan Pelelangan Terbuka/Umum. Kepada Yth. Pimpinan Toko/Pemasok... di - Tempat Sesuai dengan Pengumuman Pengadaan Terbuka*) No... tentang Pengadaan Bahan/Alat berupa... pada PP..., maka dengan ini kami mengharapkan kehadiran saudara untuk mengikuti proses pelelangan terbuka/umum, dengan jadwal kegiatan sebagai berikut 1. Pengambilan Dokumen Penyedia Barang/Jasa pada Hari / Tanggal Pukul Tempat s/d... Sekretariat Panitia Pengadaan Pada PP... D/a Pemberian Penjelasan/Aanwijzing pada Hari / Tanggal Pukul Tempat s/d... Sekretariat Panitia Pengadaan Pada PP... D/a Pemasukan dan Pembukaan Penawaran pada Hari / Tanggal Pukul Tempat s/d... Sekretariat Panitia Pengadaan Pada PP... D/a.... Demikian atas perhatian Saudara diucapkan terima kasih. Panitia Pengadaan (...) Ketua Tata Cara Pengadaan Barang dan Jasa Di Tingkat Masyarakat 29

34 Contoh Format SURAT PENAWARAN..., Nomor... Lampiran 1 (satu) berkas Perihal Penawaran Harga Pekerjaan Pengadaan Bahan/Alat berupa... Kepada Yth. Ketua Tim Pengadaan Pada PP... Di Tempat Dengan hormat, Sehubungan dengan Pengumuman Pelelangan Terbuka/Umum dari Tim Pengadaan pada PP... dan Berita Acara Pemberian Penjelasan Nomor tanggal..., maka kami yang bertandatangan dibawah ini N a m a.. Jabatan.. Toko/Pemasok.. Tahun didirikan atau Nomor.. Ijin Usaha (bila ada) Alamat Toko/Pemasok.. Setelah mempelajari secara keseluruhan dokumen lelang pekerjaan pengadaan....., dengan ini kami mengajukan penawaran harga sebagaimana terlampir beserta surat-surat pernyataan. Harga tersebut sudah termsuk biaya pengiriman. Penawaran harga ini berlaku selama 1 (satu bulan) bulan terhitung sejak tanggal pembukaan dokumen penawaran. Demikian surat penawaran ini kami buat dan bermaterai cukup, untuk menjadikan periksa. TOKO/PEMASOK MATERAI Rp ,- Nama Jelas, Tanda Tangan Jabatan Tata Cara Pengadaan Barang dan Jasa Di Tingkat Masyarakat 30

35 Contoh Format RINCIAN HARGA PENAWARAN PEKERJAAN... NO NAMA DAN JENIS BAHAN/ALAT SATUAN VOLUME HARGA SATUAN (RP) JUMLAH HARGA (RP) SPESIFI KASI 1. Harga-harga sudah termasuk PPN 2. Harga Sudah Termasuk Biaya Pengiriman Sampai di Lokasi Kegiatan Proyek..., TOKO/PEMASOK Nama Jelas, Tanda Tangan Jabatan Tata Cara Pengadaan Barang dan Jasa Di Tingkat Masyarakat 31

36 Contoh Format SURAT PERNYATAAN TIDAK MENUNTUT GANTI RUGI Yang bertandatangan dibawah ini N a m a.. Jabatan.. Toko/Pemasok.. Tahun didirikan ataunomor Ijin Usaha (bila ada).. Alamat Toko/Pemasok.. Apabila Toko/Pemasok kami keluar sebagai pemenang/pelaksana pekerjaan pengadaan Pada PP..., Dengan ini menyatakan, bahwa apabila terjadi pembatalan kegiatan pekerjaan atau perubahan volume pekerjaan/bahan/alat dan/atau ditolak/tidak diterima pelaksanaan pekerjaan/material karena terjadi perubahan spesifikasi teknis yang disebabkan oleh kesalahan pihak pemasok/suplier/jasa, maka kami tidak akan menuntut ganti rugi baik secara administrasi maupun materiil kepada Tim Pengadaan maupun Koordinator PP selaku pemilik pekerjaan ini dan kami bertangung jawab untuk memperbaiki sesuai dengan spesifikasi dan dalam jangka waktu yang disepakati. Demikian pernyataan ini kami buat dengan sebenarnya untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya...., Meterai 6000 TOKO/PEMASOK ( ) Tata Cara Pengadaan Barang dan Jasa Di Tingkat Masyarakat 32

37 Contoh Format SURAT PERNYATAAN KESANGGUPAN MENYELESAIKAN PEKERJAAN Yang bertandatangan dibawah ini N a m a.. Jabatan.. Toko/Pemasok.. Tahun didirikan atau Nomor Ijin Usaha (bila ada) Alamat Toko/Pemasok.... Dengan ini menyatakan, bahwa apabila perusahaan kami keluar sebagai pemenang / pelaksana pekerjaan pengadaan. pada PP..., maka kami bersedia dan sanggup melaksanakan/menyelesaikan seluruh pekerjaan dimaksud sesuai ketentuan-ketentuan yang ada, selama... (...) hari kerja, terhitung sejak hari dan tanggal ditandatanganinya Surat Perjanjian Kerjasama. Demikian pernyataan ini kami buat dengan penuh tanggung jawab, untuk dipergunakan sebagaimana mestinya...., TOKO/PEMASOK MATERAI Rp ,- dantanggal Nama Jelas, Tanda Tangan Jabatan Tata Cara Pengadaan Barang dan Jasa Di Tingkat Masyarakat 33

38 CONTOH FORMAT SURAT PERNYATAAN KEBENARAN USAHA Yang bertandatangan dibawah ini N a m a. Tempat / tgl. Lahir.. Alamat Tempat Tinggal. Adalah benar-benar Pemilik Toko/Pemasok Bahan/Alat di sekitar lokasi pekerjaan yang sedang dilaksanakan oleh PP..., yaitu N a m a (Toko/Pemasok). Alamat. Tahun didirikan atau Nomor.. Ijin Usaha (bila ada) Surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan saya sanggup dituntut sesuai dengan peraturan dan perundangan yang berlaku apabila keterangan-keterangan yang diberikan tidak benar. Demikian pernyataan ini kami buat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya...., MATERAI Rp ,- dan Tanggal TOKO/PEMASOK Nama Jelas, Tanda Tangan Jabatan Tata Cara Pengadaan Barang dan Jasa Di Tingkat Masyarakat 34

39 CONTOH FORMAT BERITA ACARA PEMBERIAN PENJELASAN Nomor... TENTANG PEKERJAAN... Pada hari ini... tanggal... bulan... tahun..., bertempat di..., telah melaksanaka n rapat Pemberian Penjelasan untuk pekerjaan pengadaan... Rapat dibuka pada pukul..., oleh Ketua/Sekretaris*) Tim Pengadaan Bahan/Alat Konstruksi, yang dihadiri oleh Ketua, Sekretaris dan para anggota Tim Pengadaan Bahan/Alat Konstruksi*); Para peserta calon Pemasok Bahan/Alat*) yang telah diundang dan mengambil dokumen Pengadaan, yaitu , dst Adapun rangkaian acara dalam rangka pemberian penjelasan adalah sebagai berikut 1. Pembukaan dalam hal ini dilakukan oleh Penjelasan secara teknis yang berkaitan dengan rencana pelaksanaan kegiatan meliputi , dst 3. Diskusi / tanya jawab baik mengenai dokumen maupun mengenai teknis pelaksanaan pekerjaan, sebagai berikut Pertanyaan dari Calon Peserta Lelang Tanggapan Atas Pertanyaan dari Calon Peserta Lelang Adapun beberapa kesepakatan yang diperoleh antara Tim Pengadaan dengan para peserta calon Pemasok adalah sebagai berikut Pada akhir acara sekali lagi ketua panitia menyampaikan kepada calon pemasok untuk menanyakan apabila masih ada yang kurang jelas, namun diperoleh jawaban bahwa semua peserta sudah menyatakan cukup jelas. Rapat ditutup oleh Ketua/Sekretaris*) Tim Pengadaan Bahan/Alat pada pukul... Tata Cara Pengadaan Barang dan Jasa Di Tingkat Masyarakat 35

40 Demikian Berita Acara pemberian penjelasan ini dibuat dalam rangkap 3 (tiga), ditandatangani oleh Tim Pengadaan dan 2 (dua) wakil dari calon Pemasok untuk dipergunakan sebagaimana mestinya. TIM PENGADAAN BAHAN/ALAT PP... NO N A M A KEDUDUKAN DALAM TIM TANDA TANGAN K e t u a Sekretaris Anggota Anggota Anggota 5. WAKIL DARI CALON PENYEDIA BAHAN/ALAT 1. Toko/Pemasok... Nama Jabatan Tanda Tangan Toko/Pemasok... Nama Jabatan Tanda Tangan Tata Cara Pengadaan Barang dan Jasa Di Tingkat Masyarakat 36

41 CONTOH FORMAT BERITA ACARA PEMASUKAN, PEMBUKAAN, EVALUASI/PENILAIAN, PENETAPAN PEMENANG Nomor... Pada hari ini... tanggal... bulan... tahun..., bertempat di..., telah dilaksanakan rapat Pemasukan, Pembukaan, Evaluasi dan Penetapan Pemenang pengadaan bahan / alat... untuk pengadaan bahan... pada pekerjaan... Rapat dibuka pada pukul..., oleh Ketua/Sekretaris*) Tim Pengadaan Bahan/Alat, yang dihadiri oleh - Ketua, Sekretaris dan para anggota Tim Pengadaan Bahan/Alat; - Para peserta calon Pemasok Bahan/Alat*) yang telah diundang dan mengambil dokumen Pengadaan, yaitu (1)... (2)... (3)... (4)... (5)... Adapun rangkaian acara adalah sebagai berikut 1 Pemasukan Penawaran Pemasukan Penawaran dilaksanakan mulai pukul... s/d... Peserta Yang Memasukan Penawaran sebanyak... 2 Pembukaan Penawaran Pembukaan Penawaran dilaksanakan mulai pukul...s/d... Jumlah Penawaran yang dibuka sebanyak... 3 Penilaian/Evaluasi Penawaran Berdasarkan kriteria Evaluasi/penilaian Penawaran, maka diperoleh hasil penilaian Penawaran sebagaimana terlampir. 4 Penetapan Pemenang Berdasarkan hasil evaluasi/penilaian terhadap penawaran yang masuk maka ditetapkan Pemenang Pengadaan ini adalah Toko/Pemasok... dengan Harga Penawaran sebesar Rp.... Selanjutnya Pemenang segera melakukan perjanjian kerjasama dengan pihak Panitia Pembangunan. Pada akhir acara ketua panitia menyampaikan nama dan jumlah penawaran dari peserta yang dinyatakan sebagai Pemenang dihadapan seluruh Peserta yang hadir. Rapat ditutup oleh Ketua/Sekretaris*) Tim Pengadaan Bahan/Alat*) pada pukul... Tata Cara Pengadaan Barang dan Jasa Di Tingkat Masyarakat 37

42 Demikian Berita Acara pemberian penjelasan ini dibuat dan ditandatangani oleh Tim Pengadaan dan 2 (dua) wakil dari calon Pemasok untuk dipergunakan sebagaimana mestinya. TIM PENGADAAN BAHAN/ALAT PP... NO N A M A KEDUDUKAN DALAM TIM TANDA TANGAN K e t u a Sekretaris Anggota Anggota Anggota 5. WAKIL DARI PENYEDIA BAHAN/ALAT 1. Toko/Pemasok... Nama Jabatan Tanda Tangan Toko/Pemasok... Nama Jabatan Tanda Tangan Tata Cara Pengadaan Barang dan Jasa Di Tingkat Masyarakat 38

43 CONTOH FORMAT HASIL EVALUASI TERHADAP PENAWARAN PP... Desa... Pekerjaan Pengadaan... Kegiatan Pembangunan... Lokasi... Pada hari ini..., tanggal... bulan... tahun... telah dilakukan evaluasi / penilaian terhadap penawaran yang masuk dengan hasil sebagai berikut NO 1 PESERTA LELANG KELENGKAPAN DAN KEABSAHAN DOKUMEN HARGA PENAWARAN RANKING Yang Melaksanakan Evaluasi (Tim Pengadaan) K e t u a Sekretaris Anggota Anggota Anggota 5. Tata Cara Pengadaan Barang dan Jasa Di Tingkat Masyarakat 39