BAB 1 PENDAHULUAN. data-data yang dimiliki harus aman dari berbagai gangguan. system, yang kemudian dikembangkan lagi menjadi database system.

Transkripsi

1 1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Data merupakan salah satu hal yang penting dari sebuah organisasi. Data yang dimiliki dapat diolah menghasilkan informasi yang sangat berguna bagi perkembangan organisasi tersebut. Semakin banyak informasi yang dibutuhkan, semakin banyak pula data yang harus diolah. Oleh karena itu tempat penyimpanan data-data yang dimiliki harus aman dari berbagai gangguan. Sebelum teknologi informasi berkembang seperti saat ini, data yang dimiliki oleh organisasi disimpan dalam bentuk dokumen dengan media kertas, atau biasa disebut dengan manual filling system. Menyadari keterbatasan yang dimiliki sistem ini, para ahli mengembangkannya sehingga ditemukanlah filebased system, yang kemudian dikembangkan lagi menjadi database system. Saat ini, Lembaga Pemasyarakatan Kelas I Cipinang yang berada di bawah naungan Departemen Kehakiman dan Hak Asasi Manusia, belum menggunakan komputer untuk pengolahan data Warga Binaan secara optimal. Meskipun sudah ada perlengkapan komputer, tetapi hanya sebatas untuk pencatatan data saja. Pegawai pemasyarakatan atau yang biasa disebut dengan Polisi Khusus Pemasyarakatan (POLSUSPAS) masih melakukan inputan data secara dua kali kerja, pertama data dicatat secara manual, kemudian data diinputkan ke komputer pada program aplikasi microsoft excel, sehingga memerlukan waktu yang cukup lama. Untuk itu perlu dirancang program aplikasi khusus untuk memudahkan pengguna atau user (POLSUSPAS) yang belum terbiasa menggunakan komputer atau aplikasi software untuk perkantoran. Meskipun inputan data sudah

2 2 menggunakan program aplikasi Microsoft Excel, tetapi masih ada kekurangan, dimana data tidak bisa digunakan secara bersama dalam tiap-tiap bagian yang berhubungan dengan data Warga Binaan (bagian pembinaan, bagian keamanan, dan bagian KAMTIB) hal ini menjadikan rendahnya integrasi data, maka dari itu perlu adanya program aplikasi khusus yang menggunakan sistem basis data.untuk merealisasikan hal tersebut, kami melakukan penelitian karya ilmiah dengan judul sebagai berikut : Analisis Dan Perancangan Basis Data Sistem Informasi Manajemen Warga Binaan Pada Lembaga Pemasyarakatan Kelas I Cipinang 1.2 Identifikasi Masalah Perumusan Masalah Masalah yang dihadapi di Lembaga Pemasyarakatan Cipinang saat ini adalah : 1) Seluruh sistem administrasi dan prosedur operasional pendataan warga binaan masih menggunakan pola konvensional yaitu dengan pencatatatan secara tertulis pada dokumen yang menggunakan media kertas, sehingga untuk menyimpan dan mencari data masih membutuhkan waktu yang cukup lama, karena diperlukan banyak dokumen yang disimpan dalam arsip, selain itu efisiensi dalam penyimpanan juga masih kurang karena sering terjadi redudansi data. 2) Tingkat hunian lapas Cipinang yang memiliki trend untuk selalu meningkat dari tahun ke tahun tidak diantisipasi dengan peningkatan

3 3 sistem administrasi yang lebih baik. Hal ini dapat mengakibatkan buruknya manajemen pengelolaan para warga binaan, memperbesar kemungkinan kesalahan atau kelalaian prosedural oleh para petugas. 3) Kinerja organisasi lapas Cipinang tidak dapat dipantau secara keseluruhan performanya dalam menangani warga binaan karena tidak didukung oleh bentuk pelaporan dan penyampaian informasi yang lebih baik. Pemantauan ini sangat penting untuk melakukan perbaikanperbaikan struktural sebagaimana layaknya organisasi pada institusi pemerintah lainnya atau organisasi pada perusahaan komersial. 4) Rendahnya tingkat keamanan dalam penyimpanan data yang disimpan pada ruangan kantor lapas Cipinang memberikan peluang terjadinya kebocoran informasi. 5) Perhitungan mengunakan telram (Alat hitung tahunan untuk mengitung secara manual masa hukuman atau masa pidana) masih beresiko besar terjadi kesalahan. 6) Proses pelayanan masyarakat ini masih sangat lambat, apabila masyarakat (pihak keluarga, media massa, LSM, dsb) memerlukan data narapidana dan tahanan, Lembaga Pemasyarakatan Cipinang masih harus mencari berkas-berkas tahanan dan narapidana dan pencarian berkas tersebut memerlukan waktu yang cukup lama 7) Proses birokrasi dalam melakukan penitipan, petukaran dan pengambilan tahanan atau narapidana antar instansi pemerintah masih lambat (contoh kasus : Pihak kepolisian atau kejaksaan sewaktu-waktu dapat menitipkan ataupun mengambil warga binaan untuk kepentingan penyidikan).

4 Ruang Lingkup Penulisan skripsi ini akan dibatasi pada perancangan basis data dengan metode Database Life Cycle (Connolly,2002,p272) sebagai fokus utamanya menggunakan Software DBMS Microsoft SQL Server 2000 dan pengembangan aplikasi sistem informasi sebagai pendukung dalam pemakaian basis data tersebut menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic.NET Cakupan obyek penelitiannya adalah data warga binaan yang dikelola oleh sub unit organisasi pada Lembaga Pemasyarakatan kelas I Cipinang yang meliputi : 1) Bidang KPLP 2) Bidang Pembinaan beserta bagiannya yaitu : Seksi Registrasi, Seksi Bimmas, dan Seksi Perawatan. 3) Bidang Keamanan dan Ketertiban beserta bagiannya yaitu : Seksi Pelaporan Kamtib dan Seksi keamanan 4) Bidang Bina Kerja beserta bagiannya yaitu : Seksi Bimbingan Kerja Sedangkan pengguna dari basis data dan sistem informasi yang telah dikembangkan adalah para pegawai/staff dari bagian bagian organisasi yang disebutkan diatas. 1.3 Tujuan Dan Manfaat Tujuan dari penulisan skripsi ini antara lain : 1) Menganalisis kebutuhan informasi untuk mendukung kegiatan operasional staff pada Lembaga Pemasyarakatan Cipinang

5 5 2) Merancang basis data untuk mendukung kebutuhan informasi yang diperoleh pada saat analisis kebutuhan 3) Mengembangkan aplikasi sistem informasi berdasarkan basis data yang telah dibuat guna menghasilkan informasi yang dibutuhkan Manfaat yang dapat diperoleh staff pada Lembaga Pemasyarakatan Cipinang dengan adanya basis data serta aplikasi yang akan dirancang pada penulisan skripsi ini antara lain: 1) Membantu mengatasi permasalahan-permasalahan yang dihadapi pada sistem yang lama 2) Dengan diatasinya permasalahan pada sistem yang lama, diharapkan dapat mempermudah pengguna sistem dalam menjalankan tugas-tugasnya. 1.4 Metodologi Penelitian Metodologi dalam penyusunan skripsi ini dibagi menjadi tiga kategori yaitu : 1) Metode Analisis Sistem dengan teknik fact-finding. 2) Metode Perancangan Basis Data berdasarkan pada Database Application Lifecycle (DBLC). 3) Metode pengembangan software berdasarkan pada Software Development Lifecycle

6 6 1.5 Sistematika Penulisan BAB 1 : PENDAHULUAN Pada bab ini diberikan penjelasan mengenai latar belakang, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi yang digunakan, serta sistematika penulisan skripsi. BAB 2 : LANDASAN TEORI Berisi teori-teori yang menjadi landasan penulisan skripsi, yaitu mengenai tahapan-tahapan dalam perancangan basis data. BAB 3 : ANALISIS KEBUTUHAN DAN TUJUAN SISTEM BASIS DATA Menjelaskan sejarah organisasi, struktur organisasi, uraian tugas serta prosedur-prosedur yang berlaku pada bagian organisasi yang menjadi ruang lingkup penulisan skripsi, mengemukakan permasalahanpermasalahan yang dihadapi pada sistem yang berjalan beserta usulan pemecahannya, dan mengemukakan hasil analisis terhadap data dan informasi yang dibutuhkan pengguna sistem. BAB 4 : PERANCANGAN BASIS DATA YANG DIUSULKAN Bab ini akan menggambarkan perancangan sistem baru yang diusulkan dengan menggunakan basis data lengkap dengan rincian tahapan tahapannya BAB 5 : IMPLEMENTASI DAN EVALUASI SISTEM Memberikan penjelasan tentang implementasi dan evaluasi sistem yang diusulkan

7 7 BAB 6 : SIMPULAN DAN SARAN Membahas simpulan dan saran-saran yang penulis berikan setelah dilakukan analisis dan perancangan basis data.