Kewajiban Penyedia Jasa melaksanakan Audit Internal :

Transkripsi

1 AUDIT INTERNAL 1

2 4.5. Audit Internal a. Memastikan audit internal SMK3 dilaksanakan pada interval waktu yang telah direncanakan untuk: 1) Mengendalikan kesesuaian SMK3. 2) Memberikan informasi hasil-hasil audit kepada manajemen. b. Program audit harus direncanakan, dibuat, diterapkan dan dipelihara oleh Penyedia Jasa. c. Program audit didasarkan atas hasil penilaian risiko dari kegiatan Penyedia Jasa dan hasil audit sebelumnya. d. Prosedur audit harus dibuat, diterapkan dan dipelihara dengan mengacu pada: 1) Tanggung jawab, kompetensi, dan persyaratan untuk merencanakan dan melaksanakan audit, melaporkan hasil dan menyimpan rekaman yang terkait;dan 2) Penentuan kriteria, lingkup, frekuensi dan metode audit. e. Pelaksanaan audit harus objektif dan auditor harus memiliki integritas.

3 4.5. Audit Internal Kewajiban Penyedia Jasa melaksanakan Audit Internal : a.1) a.2) b c d.1) d.2) e Resiko Tinggi o o o o o o o Resiko Sedang o o o o o o o Resiko Rendah o o o o o - -

4 A) Sesuai dengan Persyaratan : SMM - ISO 9001:2000 (8.2.2), SMK3 OHSAS :2007 (4.5.5). SML - ISO 14001:2004 (4.5.5), B) Untuk menentukan APAKAH SMM, SML, SMK3: 1. Sesuai dengan susunan rencana SMM/SML/SMK3, termasuk persyaratan dalam standar SMM/SML/SMK3 2. Telah diimplementasikan dengan tepat dan dipertahankan 3. Secara efektif telah memenuhi kebijakan & sasaran organisasi C) Untuk menyediakan informasi hasil audit kepada manajemen Mengapa AI harus dilaksanakan berkala? Untuk menjamin adanya CONTINUAL IMPROVEMENT

5 Rapat pembukaan Komunikasi selama audit Pengumpulan dan verifikasi informasi Penerbitan temuan audit Persiapan konklusi audit Rapat penutup

6 Bukti Audit >< Kriteria Audit = Temuan Audit SESUAI TIDAK SESUAI (dapat dibuat tingkatan) PELUANG UNTUK PENINGKATAN Standar ISO 9001, Policy SOP, UU-P, SNI, Spec Std ISO 14001, Policy, SOP, UU-P, SNI, Spec Dokumentasi SMM Dokumentasi SML Dokumentasi SMK3/OHSAS Std.OHSAS18001,Policy, SOP, UU-P, SNI, Spec Penerapan Penerapan SMM Penerapan SML SMK3/OHSAS

7 Terima Kasih M Mushanif Mukti 7

8 TINJAUAN MANAJEMEM 8

9 5.1. Tinjauan Manajemen. a. Pimpinan puncak harus melakukan tinjauan manajemen SMK3, pada interval waktu yang telah direncanakan, untuk memastikan kesesuaian, kecukupan dan keefektifan secara berkelanjutan. b. Peninjauan harus memasukkan analisa peluang untuk peningkatan dan perlunya perubahan SMK3, termasuk kebijakan dan sasaran K3. c. Tinjauan manajemen mencakup: 1. Hasil audit internal dan evaluasi kepatuhan terhadap persyaratan peraturan dan persyaratan lainnya; 2. Hasil keterlibatan dan konsultasi; 3. Komunikasi dari pihak luar yg relevan, termasuk kritik dan saran; 4. Kinerja K3; 5. Perluasan sasaran yang telah dicapai; 6. Status investigasi insiden, tindakan perbaikan dan pencegahan;

10 7. Tindak lanjut tinjauan manajemen sebelumnya; 8. Perubahan lingkup termasuk pengembangan dari persyaratan, peraturan dan persyaratan lainnya yang terkait dengan K3; dan 9. Rekomendasi bagi peningkatan. d. Hasil dari tinjauan manajemen harus sesuai dengan komitmen perusahaan untuk peningkatan berkelanjutan. e. Hasil dari tinjauan manajemen harus berupa keputusan untuk perbaikan: 1. Kinerja K3; 2. Kebijakan dan sasaran K3; 3. Sumber Daya; dan 4. Unsur-unsur lain dari SMK3. f. Hasil tinjauan manajemen harus dikomunikasikan kepada pemangku kepentingan.

11 a b c e d Risiko Tinggi v v v v v v v v v v v v v v v v V Risiko Sedang v v - v v v Risiko Rendah v v a. Pimpinan puncak harus melakukan tinjauan manajemen SMK3, pada interval waktu yang telah direncanakan b. Peninjauan harus memasukkan analisa peluang peningkatan, perubahan SMK3, kebijakan dan sasaran K3. c. Tinjauan manajemen mencakup: 1. Hasil audit internal dan evaluasi kepatuhan terhadap persyaratan peraturan dan persyaratan lainnya; 2. Hasil keterlibatan dan konsultasi; 3. Komunikasi dari pihak luar yg relevan, termasuk kritik dan saran; 4. Kinerja K3; 5. Perluasan sasaran yang telah dicapai; 6. Status investigasi insiden, tindakan perbaikan dan pencegahan; 7. Tindak lanjut tinjauan manajemen sebelumnya; 8. Perubahan lingkup termasuk pengembangan dari persyaratan, peraturan dan persyaratan lain terkait K3; dan 9. Rekomendasi bagi peningkatan. d. Hasil dari tinjauan manajemen harus sesuai dengan komitmen perusahaan untuk peningkatan berkelanjutan. e. Hasil dari tinjauan manajemen harus berupa keputusan untuk perbaikan: 1. Kinerja K3; 2. Kebijakan dan sasaran K3; 3. Sumber Daya; dan 4. Unsur-unsur lain dari SMK3. f. Hasil tinjauan manajemen harus dikomunikasikan kepada pemangku kepentingan. 11 f

12 Bahan rapat tinjauan manajemen meliputi: Hasil audit & evaluasi kesesuaian thd peraturan & standar Hasil partisipasi dan konsultasi dengan para pekerja Komunikasi dengan pihak luar, termasuk keluhannya Kinerja K3 dan tingkat pencapaian sasaran K3 Status investigasi insiden, tindakan perbaikan/pencegahan Tindak lanjut rapat tinjauan manajemen sebelumnya Adanya perubahan, a.l. perubahan peraturan & standar K3 Rekomendasi peningkatan SMK3

13 Tinjauan Manajemen (3) Hasil rapat tinjauan manajemen harus: Sesuai dengan komitmen peningkatan K3 berkelanjutan, Termasuk keputusan & tindakan yang diperlukan untuk: Perubahan Kinerja K3 Perubahan Kebijakan dan sasaran K3 Perubahan Sumberdaya, dan Elemen-elemen SMK3 lainnya Hasil-hasil yang relevan dengan TM harus tersedia untuk kebutuhan komunikasi dan konsultasi Dibuat, dipelihara dan dikendalikan rekamannya sesuai dengan prosedur pengendalian dokumen dan rekaman

14 SISTEM MANAJEMEN TERINTEGRASI (SMM ISO 9001, SMK3 OHSAS & SML ISO 14001) CSI Focus on customers Improve all safety processes Involve employees Use data & knowledge Materials People Quality, Safety & Environment Processes Equipment

15 Contoh Format & Rekaman Hasil Rapat Tinjauan Manajemen No I II PT... Proyek :... Lokasi :... Risalah Rapat Tinjauan Manajemen Hari, tgl:...,..., 20.. Topik, Hasil Keputusan Rapat, Rencana dan hasil tindak Lanjut Hasil tindak lanjut keputusan rapat Tinjauan Manajemen yang lalu: 1. Rencana K3 Proyek harus diselesaikan sebelum pekerjaan pondasi 2. Semua prosedur K3 yang terkait proyek harus tersedia di site 3. Daftar kebutuhan dan jadwal pengadaan APD harus disusun 4. Jadwal Pelatihan K3 untuk semua personil proyek harus disusun 5. Pelatihan K3 bagi personil untuk pekerjaan fondasi harus diadakan Hasil Audit internal dan tindak lanjut: 1. Hasil rapat tinjauan manajemen yang lalu tentang tenaga ahli K3 belum ditindak lanjuti, segera ditargetkan selesai pada 20/05/08 2. Peraturan Menteri PU tentang SMK3 belum diterima dan difahami. Sosialisasi Permen tsb harus dilakukan kepada seluruh karyawan III Hasil Inspeksi K3: 1. Penjelasan (Induksi) K3 kepada pengunjung/tamu proyek tidak dilakukan, karena belum ada fasilitasnya. Segera dipenuhi Target Waktu Status PIC 03/05/08 Selesai KP 20/05/08 30/05/08 Halaman:.../... Open Open KP Dir 26/05/08 Open SO

16 M Mushanif Mukti 16

17 - PENGAWASAN & PENGUKURAN KINERJA (Tindakan Pemeriksaan dan Perbaikan) CONTOH INSPEKSI (lanjutan) STRUKTUR BAWAH - pondasi - pile cap TRUSS PELENGKUNG MANAJEMEN RESIKO / HIRARC MAIN SPAN m STRUKTUR ATAS HANGER DECK - tie beam - cross girder - stringer - bracing LANTAI - half slab - rebar - cor beton BREAK DOWN AKTIFITAS IDENTIFIKASI BAHAYA - Metode -----> dijawab Pedoman Teknis - Personil - Property - Peralatan - Environment impact PENILAIAN RESIKO PENGENDALIAN RESIKO OBJECTIVE FINISHING feed back Peralatan utama : 1. Crane diatas ponton 2. Mass crane 3. Temporary tower 4. Jembatan pendekat sbg counter weight.. DIUKUR & DIEVALUASI IMPLEMENTASI PROGRAM 17

18 - INSIDEN & KECELAKAAN (Tindakan Pemeriksaan dan Perbaikan) INSIDEN & KECELAKAAN ACCIDENT / KECELAKAAN (Acc.Rprt.8) ACCIDENT / KECELAKAAN (Acc.Rprt.7) INSIDEN/NEAR MISS (NM1) INSIDEN/NEAR MISS (NM6).. 18

19 - INSIDEN & KECELAKAAN (Tindakan Pemeriksaan dan Perbaikan) INSIDEN & KECELAKAAN (lanjutan) POTENSI (NM13) POTENSI (NM14).. 19

20 - INSIDEN & KECELAKAAN (Tindakan Pemeriksaan dan Perbaikan) INSIDEN & KECELAKAAN (lanjutan) CONTOH PENANGANAN 1. KECELAKAAN KERJA, KORBAN LUKA RINGAN KORBAN kecelakaan KEPALA GRUP KERJA a. membawa ke GA b. melaporkan ke Safety Supervisor GENERAL AFFAIR mengobati 2. KECELAKAAN KERJA, KORBAN LUKA BERAT KORBAN kecelakaan KEPALA GRUP KERJA a. membawa ke GA b. melaporkan ke Safety Supervisor GENERAL AFFAIR a. membawa ke RS b. memproses ke asuransi RUMAH SAKIT mengobati 3. KECELAKAAN KERJA, KORBAN MENINGGAL DUNIA KORBAN kecelakaan KEPALA GRUP KERJA a. membawa ke GA b. melaporkan ke Safety Supervisor GENERAL AFFAIR a. membawa ke RS b. memproses ke asuransi c. memproses ke Polisi RUMAH SAKIT pemeriksaan GENERAL AFFAIR Pemakaman.. 20

21 - INSIDEN & KECELAKAAN (Tindakan Pemeriksaan dan Perbaikan) INSIDEN & KECELAKAAN (lanjutan) CONTOH PELAPORAN 1. PELAPORAN SUMBER BAHAYA PENEMU SUMBER BAHAYA melaporkan seketika KEPALA GRUP KERJA a. menyaji data b. memeriksa c. mengendalikan d. mengkaji melaporkan < 1 jam SAFETY SUPERVISOR a. menganalisa b. mencegah melaporkan < 4 jam SITE MANAGER 2. PELAPORAN KECELAKAAN KERJA PENEMU KECELAKAAN KERJA melaporkan seketika KEPALA GRUP KERJA a. menyaji data b. memeriksa c. mengendalikan d. mengkaji melaporkan < 1 jam SAFETY SUPERVISOR a. meganalisa b. pencegahan melaporkan < 4 jam SITE MANAGER a. melengkapi analisa b. perumusan strategi MENAKER.. melaporkan DINAS DEPNAKER melaporkan < 2x24 jam PROJECT MANAGER a. perumusan strategi melaporkan < 2x24 jam P2K3 21

22 - INSIDEN & KECELAKAAN (Tindakan Pemeriksaan dan Perbaikan) INSIDEN & KECELAKAAN (lanjutan) CONTOH PENYELiDIKAN 1. PENYELIDIKAN KECELAKAAN KERJA PENEMU KECELAKAAN KERJA melaporkan seketika KEPALA GRUP KERJA a. menyaji data b. memeriksa c. mengendalikan d. mengkaji melaporkan < 1 jam SAFETY SUPERVISOR a. meganalisa b. pencegahan melaporkan < 4 jam SITE MANAGER a. melengkapi analisa b. perumusan strategi penyelidikan.. PROJECT MANAGER a. perumusan strategi melaporkan < 2x24 jam P2K3 MENAKER melaporkan DINAS DEPNAKER 22

23 - INSIDEN & KECELAKAAN (Tindakan Pemeriksaan dan Perbaikan) INSIDEN & KECELAKAAN (lanjutan) Lampiran I : PERATURAN MENTERI TENAGA KERJA NOMOR : 03/MEN/1998 LAPORAN KECELAKAAN FORMULIR BENTUK : KK2A Wajib dilaporkan dalam 2x24 jam setelah terjadinya kecelakaan 1. Perusahaan a. Nama : b. Alamat, kode pos, nomor telpon c. Jenis usaha d. Nomor tenaga kerja e. Nomor akte pengawas 2. Tenaga kerja a. Nama b. Alamat, kode pos, nomor telpon c. Tempat dan tanggal lahir d. Jenis pekerjaan, jabatan e. Unit / bagian perusahaan 3. a. Tempat kecelakaan b. Tanggal kecelakaan.. BENTUK KK2A Nomor kecelakaan Diterima tanggal (diisi oleh petugas DISNAKER) Nomor agenda JAMSOSTEK 23

24 - INSIDEN & KECELAKAAN (Tindakan Pemeriksaan dan Perbaikan) INSIDEN & KECELAKAAN (lanjutan) 4. Uraian kejadian kecelakaan a. Bagaimana terjadinya kecelakaan b. Jenis pekerjaan waktu kecelakaan c. Saksi yang melihat kecelakaan d.1. Sebutkan mesin, pesawat, instalasi, alat proses, cara kerja, bahan atau lingkungan yang menye babkan kecelakaan d.2. Sebutkan bahan, proses, lingkungan, cara kerja atau sifat pekerjaan yang menyebabkan penya kit akibat kerja 5. Akibat kecelakaan a. Akibat yang diderita korban luka ringan / luka berat / meninggal dunia b. Sebutkan bagian tubuh yang sakit c. Sebutkan jenis penyakit akibat kerja c.1. Jabatan / pekerjaan c.2. Lama bekerja d. Keadaan penderita setelah pemeriksaan pertama d.1. Berobat jalan d.2 Dirawat di : Alamat : sambil bekerja / tidak bekerja Rumah sakit / Puskesmas / Poliklinik.. 24

25 - INSIDEN & KECELAKAAN (Tindakan Pemeriksaan dan Perbaikan) INSIDEN & KECELAKAAN (lanjutan) 6. Nama dan alamat dokter / tenaga medik yang mem - berikan pertolongan pertama (dalam hal penyakit yang timbul karena hubungan kerja, nama dokter yang pertama kali mendiagnosa 7. Kejadian di tempat kerja yang membahayakan kese - lamatan dan kesehatan kerja (misal : kebakaran, pele dakan, rubuhnya bagian konstruksi bangunan, dll) 8. Perkiraan kerugian : a. waktu (dalam hari - orang) b. material 9. Upah tenaga kerja a. Upah (upah pokok dan tunjangan) b. Penerimaan lain-lain c. Jumlah a + b Rp. Rp. Rp. 10. Kecelakaan dicatat pada Buku Kecelakaan pada No. Unit 11. Kecelakaan lain-lain Dibuat dengan sesungguhnya, Laporan kecelakaan ini dikirim : - warna putih, merah dan merah jambu ke DISNAKER setempat - warna kuning untuk arsip perusahaan - warna hijau dan biru untuk penyeleng nggara program JAMSOSTEK.. Nama dan tanda tangan pimpinan perusahaan Jabatan Tanggal 25

26 - PENGELOLAAN REKAMAN (Tindakan Pemeriksaan dan Perbaikan) REKAMAN CACATAN-CATATAN K3 HARUS : Dapat : dibaca, diidentifikasi dan ditelusuri Disimpan dan dipelihara agar : - dapat diakses - terlindung dari : - kerusakan - perubahan - hilang Disimpan dalam waktu yang ditetapkan Dipelihara sesuai sistem organisasi OUT PUT TOPIK Prosedur Lokasi penyimpanan C O N T O H NO CATATAN PIC LOKASI AKSES RETENSI 1 Manajemen resiko Mgr. QC & safety QC & safety area Pekerja, eksternal ½ tahun 2 Pelatihan Mgr. HRD Mgr. HRD room Pekerja 1 tahun 3 Laporan bahaya Mgr. QC & safety QC & safety area Pekerja 1 tahun 4 Laporan inspeksi Mgr. QC & safety QC & safety area Pekerja 1 tahun 5 Laporan kecelakaan Mgr. QC & safety QC & safety area Pekerja, eksternal 1 tahun 6 Notulen rapat K3 Mgr. QC & safety QC & safety area Pekerja, eksternal 1 tahun 7 Catatan kesehatan Mgr. HRD Mgr. HRD room Pekerja ybs 1 tahun 8 MSDS Kepala gudang Gudang Pekerja slm proyek 9 Ijin kerja Kepala grup kerja QC & safety area Pekerja 1 tahun 10 Pemeliharaan alat Kepala div. peralatan Work shop Pekerja, suplier 1 tahun. 26

27 Apakah telah terdapat inspeksi tempat kerja dan cara kerja yang dilaksanakan secara teratur? Bukti obyektif : Prosedur Inspeksi Jadual Inspeksi 27

28 Siapa yang melaksanakan inspeksi di tempat kerja? (apakah wakil pengurus dan wakil tenaga kerja yang telah memperoleh pelatihan mengenai identifikasi bahaya dan penilaian risiko) Bukti obyektif : Verifikasi petugas inspeksi di lembar hasil inspeksi Catatan pelatihan identifikasi bahaya dan penilaian risiko 28

29 Apabila telah dibuat laporan inspeksinya apakah telah berisi saransaran masukan bagian yang diinspeksi? Bukti obyektif : Lembar hasil inspeksi Apakah dalam melakukan inspeksi menggunakan check list yang telah disusun sebelumnya? Apakah telah dibuatkan laporannya yang diajukan ke pihak manajemen? Bukti obyektif : Contoh Check List Contoh laporan inspeksi 29

30 Apakah tindakan korektif terhadap hasil inspeksi telah dipantau untuk diselesaikan? Bukti obyektif : Contoh Laporan Inspeksi Apakah pada lingkungan kerja telah dilakukan pemantauan yang meliputi faktor fisik,kimia, biologi, radiasi dan psikologis? kemudian 30

31 Apakah catatannya telah disimpan dan dipelihara di tempat yang telah ditentukan? Faktor fisika (kebisingan, kelembaban, getaran, cahaya, dll) Faktor kimia (debu, kandungan bahan kimia di udara) Faktor biologi (kandungan penyakit di lingkungan kerja, virus, bakteri,dll) Faktor radiasi (radiasi ion dan radiasi non ion) Faktor psikologis (stress di tempat kerja,dll) Bukti obyektif : Prosedur tertulis Jadual pemantauan Hasil pemantauan 31

32 Apakah dalam melakukan inspeksi menggunakan check list yang telah disusun sebelumnya? kemudian apakah telah dibuatkan laporannya yang diajukan ke pihak manajemen? Bukti obyektif : Contoh Check List Contoh laporan inspeksi 32

33 Apakah terdapat suatu sistem untuk melakukan identifikasi, kalibrasi, pemeliharaan dan penyimpanan untuk alat pemeriksaan, ukur dan uji K3? siapa yang melakukan kalibrasi? (apakah petugas yang berkompeten?) Bukti obyektif : Prosedur terdokumentasi Jadual pemeliharaan dan kalibrasi Hasil pemeliharaan dan kalibrasi 33

34 Apakah telah dilakukan identifikasi dimana pemantauan kesehatan terhadap tenaga kerja yang bekerja di daerah yang berbahaya perlu dilakukan? Bukti obyektif : Prosedur terdokumentasi Form identifikasi pemantauan kesehatan 34

35 Apakah pemeriksaan kesehatan dilakukan oleh dokter pemeriksa yang ditunjuk sesuai peraturan? Bukti obyektif : Sertifikat dokter pemeriksa/ dari hiperkes Surat penunjukan sebagai dokter pemeriksa 35

36 Apakah perusahaan telah menyediakan pelayanan kesehatan kerja yang sesuai dengan peraturan perundangan? Bukti obyektif : Klinik Tenaga paramedis Dokter perusahaan Bentuk-bentuk pelayanan kesehatan yang diberikan oleh perusahan 36

37 Apabila pemantauan kesehatan telah dilakukan, apakah catatannya telah dibuat sesuai dengan peraturan perundangan? Bukti obyektif : Contoh catatan pemantauan kesehatan 37

38 BIMBINGAN TEKNIS TERIMA KASIH - SAMPAI JUMPA 38