BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN

Transkripsi

1 BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN 4.1. Prosedur Kerja Prakik Kerja praktek yang dilakukan pada CV golden Smart terhitung dilakukan sejak tanggal 10 November 2014 sampai dengan 10 Desember Ditempatkan pada kantor CV. Golden Smart yang tepatnya berada di kota Sidoarjo. Selama berada pada CV Golden Smart saya banyak dibantu oleh bapak Nanda Lutfian untuk melihat proses-proses apasaja yang terjadi pada perusahaan tersebut, mulai dari gudang sampai dengan proses penjualan barang. Karena yang saya kerjakan adalah membuat aplikasi sistem informasi pembelian dan penjualan maka saya banyak diarahkan pada melihat proses-proses bagaimana alur barang dan proses penjualan dilakukan. Kerja praktek ini dilakukan selama 160 jam dengan perkiraan waktu sebagai berikut, masuk pada hari kerja pada hari Senin-Jumat yang dilakukan selama 7 jam perharinya. Dalam kerja praktek ini, diharuskan menemukan permasalahan yang ada, mempelajari serta memberikan solusi bagi masalah yang timbul. Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam penyusunan laporan kerja praktek ini adalah sebagai berikut: 1. Observasi Dengan mengadakan pengamatan secara langsung untuk mengetahui sistem yang digunakan oleh CV. Golden Smart, ini dilakukan untuk mendapatkan informasi dan data yang berhubungan dengan penyelesaian masalah, selain itu juga untuk mengetahui langkah-langkah apa yang dilakukan oleh perusahaan untuk mengembangkan usahanya. 2. Wawancara

2 Mengadakan tanya jawab tentang masalah yang dihadapi kemudian mencari solusi atas masalah yang dihadapi. 3. Studi Kepustakaan Dilakukan dengan mencari informasi dari berbagai literatur yang berhubungan dengan kegiatan kerja praktek dan perancangan aplikasi Analisis Sistem CV. Golden Smart merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan barang, proses bisnis pada CV. Golden Smart dimulai dari pelanggan yang hendak membeli barang memberikan informasi kepada kasir serta membayar barang yang diinginkan, setelah itu kasir memberikan struk kepada pelanggan. Kemudian kasir memberikan daftar barang yang telah dibeli oleh pelanggan kepada divisi gudang yang nantinya divisi gudang akan melakukan packing barang. Setelah proses ini pihak CV.Golden Smart memberikan penawaran layanan kepada pelanggan berupa jasa antar barang, pelanggan dapat menggunakan atau tidak menggunakan layanan ini. Agar dapat memenuhi kebutuhan pelanggan, CV.Golden Smart dalam hali ini divisi gudang melakukan cek stok barang setiap hari. Kemudian divisi gudang memberikan laporan stok barang kepada pihak keuangan, di sini pihak keuangan akan mengumpulkan data-data stok barang dan mengevaluasi barangbarang mana saja yang harus dibeli. Apabila barang yang dibutuhkan sudah dicatat, pihak keuangan memberikan daftar stok barang pada pihak gudang dan pihak gudang akan membuatkan PO (purchase order) yang akan diberikan kepada suplier, kemudian setelah barang diterima oleh pihak gudang, struk pembelian akan diserahkan kepada pihak keuangan sebagai tanda bukti pembelian. Masalah yang terjadi dalam proses penjualan dimana kasir tidak dapat mengetahui stok barang yang ada digudang sehingga pihak kasir harus bertanya lagi kepada pihak gudang prihal stok barang, hal ini membutuhkan waktu tunggu yang lama bagi pelanggan. Dalam

3 pembelian barang pun terdapat masalah yaitu stok barang yang ada digudang tidak ter-update dari divisi penjualan ke bangian gudang, begitu pula sebaliknya sehingga divisi gudang harus melakukan pengecekan ulang untuk mengetahui jumlah stok barang yang ada saat ini. Hal ini juga dialami oleh pihak keuangan yang tidak mengetahui langsung jumlah barang yang terjual dan jumlah barang yang terdapat di dalam gudang, sebab itu pihak keuangan membutuhkan data-data yang cukup banyak mengenai data stok per hari. Berkaitan dengan hal tersebut, kami akan merekomendasikan pembuatan perangkat lunak/software sistem informasi pembelian dan penjualan. Dimulai dari pembuatan docoment Flow penjualan tunai dan pembelian tunai kemudian dilanjutkan dengan pembuatan system flow penjualan tunai dan pembelian tunai hingga pembuatan desain database sampai dengan membuat aplikasi. Dengan dibuatkannya aplikasi ini pemberian informasi stok barang dari gudang kepada pihak kasir bisa lebih cepat, begitu pula sebaliknya kasir langsung bisa memberikan informasi barang apasaja yang sudah terjual kepada pihak gudang Perancangan Sistem Setelah mengetahui dan mengenali latar belakang, tujuan, ruang lingkup dan proses yang sudah dikaji secara keseluruhan dari sistem tersebut, maka dapat disusun dan dilaksanakan tahap demi tahap langkah-langkah sebagai berikut. 1. Memahami sistem yang akan digunakan pada komputer dan merancang document flow yang meliputi apa dan bagaimana dari tiap-tiap input, proses dan output. 2. Menyusun file-file dan struktur file yang untuk membuat system flow. 3. Membuat desain sistem merupakan tahap pengembangan setelah analisis yaitu dengan membuat Context Diagram, 4. Membuat Data Flow Diagram (DFD) hasil decompose dari context diagram.

4 5. Membuat model ERD atau Conceptual Data Model (CDM). 6. Membuat Physical Data Model (PDM) adalah hasil dari generate dari CDM Document Flow Document flow Pembelian Tunai (lama)

5 Document flow pembelian tunai gudang pembelian keuangan supplier mulai Cek stok barang Informasi stok Informasi stok yang tlah di acc Informasi stok yang tlah di acc Uang Informasi stok 1 Acc informasi stok & dana Menyiapkan uang pemrosesan 5 Informasi stok yang tlah di acc Informasi stok yang tlah di acc Uang nota barang nota barang 5 pengecekan Informasi stok yang tlah di acc Uang 6 Nota 2 8 Daftar barang yang tidak cocok t Buat daftar barang tidak cocok Daftar barang yang tidak cocok 7 Cocok? Update stok barang Nota Nota 2 1 y Melakukan pembelian 4 7 Daftar barang yang tidak cocok Melakukan retur pembelian Pencatatan pengeluaran dan pembuatan laporan Laporan pengeluaran selesai pemrosesan nota barang 5 6 arsip Daftar barang yang tidak cocok 8 Phase Gambar 4.1. Document flow pembelian tunai Pada gambar 4.1 proses document flow ini dimulai dari divisi gudang melakukan cek stok barang yang ada di gudang yang menghasilkan dokumen informasi stok barang, kemudian dokumen tersenut diberikan kepada pihak pembelian untuk dilakukan acc dan

6 mengetahui jumlah dana yang diperlukan, setelah itu dokumen informasi stok yang telah di acc diberikan kepada pihak keuangan, kemudian pihak keuangan akan menyiapkan dana yang diperlukan. Daftar stok dan dana tersebut kemudian akan diberikan kepada pihak pembelian yang untuk melakukan proses pembelian barang kepada pihak supplier. Kemudian pihak supplier akan menyiapkan barang pesanan dan nota yang akan langsung dikirimkan ke bagian gudang, barang dan nota tersebuk kemudian akan dilakukan pengecekan. Jika barang yang dikirimkan tidak cocok, maka akan dibuatkan daftar barang yang tidak cocok yang akan di berikan kepada pihak pembelian, dan pihak pembelian akan melakukan retur pembelian yang langsung dikirimkan ke pihak supplier. Kemudian pihak supplier kembali menyiapkan barang dan nota untuk dikirimkan ke pihak gudang. setelah itu pihak gudang kembali memeriksa atau melakukan pengecekan, setelah barang cocok dengan nota maka pihak gudang akan melkukan update stok barang dan dibuatkan nota rangklap dua, nota pertaman untuk disimpan oleh pihak gudang dan nota kedua akan di berikan kepada pihak keuangan untuk dilakukan pencatatan pengeluaran dan pembuatan laporan Document Flow Penjualan Tunai (lama)

7 Document flow penjualan tunai pelanggan penjualan gudang keuangan mulai Barang pesanan Memesan barang Cek stok toko & gudang Menyiapkan barang 4 Barang pesanan t ada y Nota barang Catat pendapatan & buat laporan barang barang pemrosesan 3 Laporan penjualan Uang Uang 3 selesai 1 Pembuatan nota nota 1 nota nota nota arsip Phase Gambar 4.2. Document flow penjualan tunai Proses alur Document Flow penjualan tunai dimualai dari pelanggan melakukan pemesanan barang kepada kasir, kemudian kasir melakukan cek stok barang dan gudang, jika barang tidak ada maka proses akan selesai. jika barang ada maka pihak gudang akan

8 menyiapkan barang, kemudian pihak gudang akan mengirimkan barang tersebut ke pihak kasir dan pihak kasir akan memberikan barang tersebut ke pelanggan. Setelah itu pelanggan akan melakukan pembeyaran, setelah uang diberikan ke kasir kemudian kasir akan membutkan nota tiga rangkap, nota pertama akan di berikan ke pelanggan untuk bukti pembayaran, nota kedua akan disimpan oleh kasir dan nota ketiga akan diberikan kepada pihak keuangan untuk melakukan pencatatan pendapatan dan pembuatan laporan keterangan selengkapnya bisa dilihat pada gambar System flow Penjualan Tunai (usulan) Proses alur system flow penjualan tunai dimulai dari pelanggan memberikan data pemesanan kepada pihak penjualan, kemudian pihak penjualan akan melakukan input data barang dan melakukan cek stok barang yang diambil dari tabel barang untuk melihat stok barang dan tabel pegawai untuk melakukan login. Jika setelah dilakukan pengecekan, barang tidak ada maka proses akan selesai dan jika barang yang dicek ada maka pihak penjualan akan melakukan input data penjualan kemudian akan dilanjutkan dengan menyimpan data penjualan pada tabel barang, tabel penjualan dan detail penjualan. Setelah menyimpan data pihak penjualan akan membuatkan bukti pembayaran berupa nota rangkap empat yang diambil dari tabel barang, tabel penjualan dan detail penjualan. Nota pertama akan di berikan pada pihak keuangan, nota kedua akan diberikan kepada pelanggan sebagai bukti pembelian, nota ketiga akan diberikan kepada pihak gudang dan nota keempat akan disimpan sebagai arsip.selanjutnya pihak keuangan yang sudah menerima nota akan membuat laporan pencatatan penjualan yang diambil dari tabel penjualan dan detail penjualan gambar selengkapnya bisa dilihat pada gambar 4.3.

9 Sistem flow penjualan tunai pelanggan Penjualaan gudang keuangan mulai 4 Data pemesanan Data pemesanan 2 Nota 1 3 Input data barang Nota 3 Buat laporan penjualan D penjualan barang Nota 2 Cek stok barang pegawai Laporan pencatatan penjualan 7 t Ada? y Input data penjualan barang penjualan selesai 7 Menyimpan data penjualan D penjualan Info penjualan membuat bukti pembayaran barang penjualan Nota Nota Nota 3 Nota D penjualan Arsip Phase Gambar 4.3. System flow penjualan tunai System flow Pembelian Tunai (usulan)

10 Sistem Flow Pembelian Tunai Gudang Pembelian Keuangan supplier mulai Input data barang Cek stok & buat purcase request pegawai barang Purcase request D PR Purcase request Purcase 2 request 1 Arsip Buat purcase order PO PO Purcase request PO supplier Purcase request 2 PO Acc PO & siapkan dana 2 PO yg telah di acc 4 PO yg telah di acc Pemrosesan Nota PO 1 Nota PO yg telah di acc 8 Pencocokan antara PO dan purcase request t buat daftar barang tidak cocok Cocok? y Melakukan pembelian PO yg telah di acc Nota yg sudah di cek Menyimpan data pembelian pembelian D pembelian Daftar barang tidak cocok Nota Pemrosesan Nota Daftar barang tidak cocok Nota 7 Input data barang baru Daftar barang tidak cocok Nota Info pembelian Pembuatan laporan 6 Update stok barang barang Melakukan retur Laporan pengeluaran barang Nota yg sudah di cek 8 selesai D pembelian pembelian Phase 9 Gambar 4.4. System Flow pembelian tunai Alur proses system flow pada gambar 4.4, pembelian tunai dimulai dari pihak gudang melakukan input data barang kemudian melakukan cek stok dan membuat Purchase Request yang diambil dari tabel barang, dan tabel pegawai untuk melakukan login, selanjutnya akan disimpan kedalam tabel purcse request dan detail purcse request. Proses tersebut akan menghasilkan dokumen Purchase Request rangkap dua, dokumen kedua akan diarsipkan

11 yang nantinya akan digunakan untuk mencocokan barang yang dibeli dari supplier, dan dokumen pertama akan diberikan kepada pihak pembelian. Selanjutnya pihak pembelian akan membuatkan purchase order yang diambil dari tabel supplier dan tabel Purchase Request kemudian akan disimpan pada tabel purchase order. Dari proses tersebut akan dihasilkan dokumen PO dua rangkap, dokumen PO pertama akan diberikan ke divisi gudang dan dokumen kedua akan diberikan kepada pihak keuangan untuk dilakukan acc PO dan menyiapkan dana. Dokumen PO yag telah di acc akan diberikan lagi ke pihak pembelian yang digunakan untuk melakukan pembelian barang pada pihak supplier. Setelah melakukan pembelian, supplier akan membuatkan nota, kemudian nota akan dikirimkan kepada pihak gudang. selanjutnya gudang akan melakukan pencocokan antara dokumen PO dan Purchase Request, jika setelah dicek barang tidak cocok maka pihak gudang akan membuatkan daftar barang yang tidak cocok. Kemudian daftar barang yang tidak cocok beserta nota akan diberikan kepada pihak pembelian untuk melakukan retur pembelian. setelah melakukan retur pembelian, pihak supplier akan pengirimkan nota kepada pihak gudang yang kemudian akan dilakukan pencocokan kembali. Jika cocok pihak gudang akan memasukan data barang baru dan melakukan update stok barang yang akan disimpan pada tabel barang. Kemudian nota yang sudah dicek dan dicocokan akan diberikan kepada pihak keuangan untuk selanjutnya akan melakukan penyimpanan data pembelian yang disimpan pada tabel pembelian dan detail pembelian. setelah itu pihak keuangan akan melakukan pembuatan laporan keuangan yang diambil dari tabel barang, tabel pembelian dan tabel detail pembelian Perancangan Basis Data Sistem Informasi Pembelian dan Penjualan Context diagram

12 nota pembelian supplier daftar barang tidak cocok penjualan nota penjualan copy 4 acc PO PO copy 2 laporan pencatatan penjualan nota penjualan copy 1 laporan peng eluaran nota pembelian yg sudah dicek keuang an 0 purcase req uest 1 data penjualan Sistem Informasi Penjualan dan pembelian data acc barang PO masuk data barang daftar barang tidak cocok daftar barang tidak cocok nota penjualan copy 2 + Penerimaan purcase req uest 2 PO copy 1 nota pembelian g udang pelang gan data pemesanan Gambar 4.5. Context diagram sistem informasi pembelian dan penjualan Pada gambar 4.5 Context diagram sistem informasi pembelian dan penjualan merupakan gambar sistem informsi pembelian dan penjualan pada CV. Golden Smart, secara garis besar terdapat empat internal entity yaitu penjualan, gudang, pembelian dan keuangan. Sedangkan external entity yaitu pelanggan dan supplier HIPO Sistem Informasi Pembelian dan Penjualan

13 Berikut ini merupakan gambar diagram berjenjang dari sistem informasi pembelian dan penjualan CV. Golden Smart Sistem Informasi Penjualan dan Pembelian Penjualan Pembelian Gambar 4.6. HIPO sistem informasi pembelian dan penjualan DFD Sistem Informasi Pembelian dan penjualan

14 1 Barang acc PO 2 Peg awai penjualan data penjualan data_barang supplier daftar barang tidak cocok PO copy 1 nota pembelian purcase req uest 2 g udang data penjualan data peg awai data detil penjualan 4 penjualan nota penjualan copy 4 data pemesanan 2 Penjualan data barang acc PO nota pembelian 1 Pembelian data barang masuk data barang data pembelian daftar barang tidak cocok 8 pembelian data PO 5 D penjualan data SO 7 PO nota penjualan copy 2 pelang gan laporan pencatatan penjualan keuang an nota penjualan copy 1 PO copy 2 daftar barang tidak cocok purcase req uest 1 nota pembelian yg sudah dicek laporan peng eluaran D pembelian Penerimaa n 6 Purcase req uest 9 D pembelian Gambar 4.7. DFD Sistem informasi pembelian dan penjualan Setelah membuat context diagram dari sistem informasi pembelian dan penjualan pada CV. Golden Smart, untuk selanjutnya context diagram tersebut akan dibagi menjadi sub-sub proses yang lebih kecil. Untuk penjelasan context diagram dapat dilihat pada gambar 4.7. Hasil decompose dari context diagram disebut DFD level 0, dan DFD level 0 itu sendiri terdiri dari dua proses utama yaitu proses pembelian dan proses penjualan Entity Relationship Diagram A. Conseptual Data Model

15 Conceptual Data Model (CDM) dari sistem informasi pembelian dan penjualan pada CV. Golden Smart terdapat empat belas tabel. Masing-masing tabel mempunyai relasi ke tabel yang lain seperti pada gambar 4.8. Relation_50 Barang KodeBarang NamaBarang Harga Stock Supplier KodeSupplier NamaSupplier Alamat NoTelp Penerimaan KodePenerimaan Tanggal_Penerimaan Relation_28 Relation_42 Penjualan KodePenjualan Tanggal_Penjualan TotHarga Relation_29 PurchaseRequest KodePR Tanggal Status Keterangan Relation_36 PurchaseOrder KodePurchaseOrder Tanggal_PO TotalHarga pegawai kode nama password ststus Gambar 4.8. Conceptual Data Model sistem informasi pembelian dan penjualan B. Physical Data Model Physical Data Model (PDM) adalah hasil dari generate dari CDM. Data tabel pada PDM inilah yang akan digunakan pada saat membuat aplikasi. PDM dari sistem informasi perawatan mobil dapat dilihat pada gambar 4.9.

16 DETAILPENJUALAN KODEPENJUALAN char(10) KODEBARANG char(10) JUMLAHPENJUALAN int HARGAPENJUALAN float KODEBARANG = KODEBARANG SUPPLIER KODESUPPLIER char(10) NAMASUPPLIER varchar(50) ALAMAT varchar(150) NOTELP varchar(50) PENERIMAAN KODEPENERIMAAN KODEPURCHASEORDER TANGGAL_PENERIMAAN char(10) char(10) date KODEPENJUALAN = KODEPENJUALAN BARANG KODEBARANG char(10) NAMABARANG varchar(50) HARGA float STOCK integer KODESUPPLIER = KODESUPPLIER PENJUALAN KODEPENJUALAN TANGGAL_PENJUALAN TOTHARGA KODEBARANG = KODEBARANG char(10) date float DETAILPR KODEPURCHASEREQUEST char(10) KODEBARANG char(10) JUMLAHPR int HARGAPR float PURCHASEREQUEST KODEPURCHASEORDER = KODEPURCHASEORDER KODEPURCHASEREQUEST char(10) TANGGAL date STATUS integer KODEPURCHASEREQUEST = KODEPURCHASEREQUEST KODESUPPLIER char(10) KETERANGAN varchar(500) PURCHASEORDER KODEPURCHASEORDER char(10) KODEPURCHASEREQUEST char(10) TANGGAL_PO date TOTALHARGA float KODEPURCHASEREQUEST = KODEPURCHASEREQUEST PEGAWAI KODE_PEGAWAI varchar(10) NAMA varchar(50) PASSWORD varchar(20) STSTUS varchar(20) Gambar 4.9. physical data model sistem informasi pembelian dan penjualan Struktur Data Struktur basis data yang diperlukan dalam pembuatan Sistem Informasi pembelian dan penjualan adalah : a. Tabel Pegawai Nama Primary Key : Pegawai : Kode_Pegawai Foreign Key : - Fungsi : Menyimpan data pegawai, digunakan untuk login Tabel 4.1. Tabel Pegawai No Nama Field Tipe Lebar Constraint Foreign Key

17 Data Tabel Kolom 1. Kode_Pegawai Varchar 10 PK 2. Nama _Supplier Varchar 50 Not Null 3. Password Varchar 20 Not Null 4. Status Varchar 20 Not Null b. Tabel Supplier Nama : Supplier Primary Key : Kode_Supplier Foreign Key : - Fungsi : Menyimpan data supplier, digunakan untuk membuat PO pembelian. Tabel 4.2. Tabel Supplier No Nama Field Tipe Lebar Constraint Foreign Key Data Tabel Kolom 1. Kode_Supplier Varchar 15 PK 2. Nama _Supplier Varchar 50 Not Null 3. Alamat Varchar 100 Not Null 4. NoTelp Int Not Null c. Tabel barang Nama Primary Key : Barang : Kode_Barang Foreign Key : - Fungsi : Menyimpan data Data Barang. Tabel 4.3. Tabel Barang No Nama Field Tipe Data Lebar Constraint Foreign Key Tabel Kolom

18 1. Kode_Barang Varchar 15 PK 3 Nama_Barang Varchar 50 Not Null 4 Harga Int Not Null 5 Stok Int d. Tabel penjualan Nama Primary Key : Penjualan : No_Penjualan Foreign Key : - Fungsi : Menyimpan data Data Penjualan Tabel 4.4. Tabel Penjualan No Nama Field Tipe Data Lebar Constraint Foreign Key Tabel Kolom 1. No_Penjualan Varchar 15 PK 2. Tanggal DateTime Not Null 3 Total Int Not Null e. Tabel Detail penjualan Barang Nama : Detail Penjualan Barang Primary Key : - Foreign Key Fungsi : No_Penjualan, Kode_Barang : Menyimpan data Data Penjualan Barang Tabel 4.5. Tabel Detail Penjualan No Nama Field Tipe Lebar Constraint Foreign Key Data Tabel Kolom 1. Kode_penjualan Varchar 10 FK Penjualan No_Penjualan

19 2. Kode_Barang Varchar 10 FK Barang Kode_Barang 3 Jumlah Int Not Null 4 Harga Int Not Null f. Tabel Purchase Request Nama Primary Key : Purchase Request : Kode_PR Foreign Key : - Fungsi : Menyimpan data Data Purchase Request Tabel 4.6. Tabel Purchase Request No Nama Field Tipe Data Lebar Constraint Foreign Key Tabel Kolom 1. Kode_PR Char 10 PK 2. Tanggal DateTime 3 Status Integer 4 Kode_suplier Char 10 5 Keterangan Varchar g. Tabel Detail Purchase Request Nama : Detail Purchase Request Primary Key : - Foreign Key Fungsi : Kode_PR, Kode_Barang : Menyimpan data Detail Purchase Request Tabel 4.7. Tabel Detail Purchase Request No Nama Field Tipe Lebar Constraint Foreign Key Data Tabel Kolom 1. Kode_PR Varchar 15 FK PR Kode_PR

20 2. Kode_Barang Varchar 15 FK Barang Kode_Barang 3 Harga Int Not Null 4 Jumlah Int Not Null h. Tabel PO Nama Primary Key Foreign Key Fungsi : Purchase order : kode_po : Kode_Supplier : Menyimpan data Data PO Pembelian Tabel 4.8. Tabel PO No Nama Field Tipe Data Lebar Constraint Foreign Key Tabel Kolom 1. Kode_PO Char 10 PK 2. Kode_PR Char 10 FK Toko Kode_Supplier 4 Tanggal_PO DateTime Not Null 5 Total Harga Fload Not Null i. Tabel Penerimaan Nama Primary Key Foreign Key Fungsi : Penerimaan : Kode_Penerimaan : Kode_PO :Menyimpan data-data barang yang sudah msauk ke gudang Tabel 4.9. Tabel Penerimaan No Nama Field Tipe Data Lebar Constraint Foreign Key Tabel 1. Kode_Penerima Char PK an 10 Kolom

21 2. Kode_PO Char 10 FK 3 Tanggal DateTime Not Null PO Pembelian No_PO 4.5 Desain Input dan Output Desain input dan output adalah sebuah rancangan yang berupa sebuah form untuk memasukkan data dan laporan sebagai informasi yang dihasilkan dari pengolahan sebuah data. Desain input dan output ini akan digunanakan untuk membuat sebuah rancangan aplikasi Desain Layar Dialog a. Form Login form login ini digunakan user yang memiliki hak akses untuk masuk ke dalam aplikasi. User terlebih dahulu hasrus memasukkan user name dan password, jika textbox username dan password sudah terisi kemudian user harus menekan tombol OK untuk masuk ke dalam aplikasi dan jika ingin membatalkan maka tekan tombol cancel dan bisa dilihat pada gambar Login User name Enter Text password Enter Text OK Cancel Gambar Form Login b. Form Master Barang Dalam gambar 4.11 Form form master barang digunakan untuk menyimpan data barang yang masuk pada proses pembelian barang dan juga bisa digunakan untuk melakukan pencarian nama barang yang dibutuhkan user.

22 Form master barang Cari Enter Text Data barang Tambah Ubah Hapus Gambar Form Master Barang c. Form Master Supplier Form master supplier digunakan untuk memasukan data supplier ke dalam database. Sehingga bisa digunakan untuk keperluan permintaan pemesanan barang seperti yang terlihat pada gambar Form Master supplier Cari Enter Text Data supplier Tambah Ubah Hapus Gambar from Master Supplier

23 d. Master Request pembelian Pada gambar 4.13 form request pembellian digunakan untuk melakukan permintaan pembelian oleh gudang, sedangkan untuk data barang dan data supplier diambil dari master barang dan master supplier. User harus mengisi data supplier dan data barang terlebih dahulu agar bisa dilakukan acc oleh divisi pembelian. Form Request Pembelian Kode rekquest pembelian Tanggal request pembelian Kode request Tanggal request Daftar request pembelian Kode supplier Nama suplier Kode request Kode request Cari Kode barang Nama barang Harga Jumlah Kode barang Nama barang Harga Jumlah Cari Tambah Ubah Hapus Bersih Gambar Form Request Pembelian e. Form Penjualan Barang Form form penjualan digunakan oleh kasir/divisi penjualan untuk melakukan transaksi penjualan seperti yang terlihat pada gambar Di dalam form penjualan barang user akan mengisi data barang terlebih dahulu yang bisa dilakukan dengan menekan tombok cari, dan kemudian menekan tombol tambah untuk memasukkan data penjualan dedalam daftar pada form penjualan tersebut.

24 Form penjualan Kode penjualan Tanggal Kode penjualan Tanggal penjualan Daftar penjualan barang Kode barang Nama barang Harga Jumlah Kode barang Nama barang Harga Jumlah Cari Tambah Ubah Hapus Bersih Gambar Form Penjualan Barang f. Form Acc Purchase Request Pada gambar 4.15 form acc Purchase Request digunakan untuk melakukan persetujuan atas permintaan barang yang dilakukan oleh divisi gudang. di dalam form ini terdapat dua kondisi, permintaan ditolak atau diterima. Untuk melihat daftar request pembelian dengan cara memilih nomer purchase reques yang untuk melihat daftar barang yang direquest

25 Form acc purcase request No. Purcase request No. Purcase request... No. Purcase order No. Purcase order Tanggal purcase request Tanggal purcase request Tgl purcase orde Tgl purcase orde Daftar purcase request Keterangan Terima Tolak Batal Gambar Form Acc Purchase Request g. Form Pembelian Form pembelian digunakan untuk melihat daftar pembelian yang sudah dilakukan oleh divisi pembelian. Dan juga bisa melihat detail barang apa saja yang akan dibeli dan dapat dilihat pada gambar Form Pembelian Tanggal awal Tanggal akhir Data tanggal Data tanggal Tampilkan Daftar purcase order Detail Daftar purcase order secara detail Gambar Form Pembelian

26 h. Form Penerimaan Barang Pada gambar 4.17, form penerimaan barang berfungsi untuk melakukan penerimaan daftar barang yang masuk setelah dilakukan pembelian barang. Barang yang sudah masuk ke gudang kemudian diinput-kan ke dalam form penerimaan yang bertujuan untuk update stok barang. Gambar Gambar Form Penerimaan Desain Output i. Laporan Penjualan Form report penjualan berfungsi menampilkan report penjualan berdasarkan tanggal yang diminta user, form ini akan menampilkan daftar barang, harga dan total harga barang secara keseluhan pada tanggal yang sudah di tentukan, seperti yang terlihat pada gambar 4.18

27 Laporan Penjualan Tanggal Awal Tanggal Akhir Dta Tanggal Dta Tanggal Tampilkan Kode Penjualan : Tanggal : Kode barang Nama barang Jumlah Harga Total Gambar Laporan Penjualan j. Laporan Pembelian Pada gambar 4.19 form report penjualan berfungsi menampilkan report penjualan berdasarkan tanggal yang diminta user, form ini akan menampilkan daftar barang, harga dan total harga barang secara keseluhan pada tanggal yang sudah di tentukan

28 Laporan Pembelian Tanggal Awal Tanggal Akhir Dta Tanggal Dta Tanggal Tampilkan Kode Pembelian : Tanggal : Kode barang Nama barang Jumlah Harga Total Gambar Laporan Pembelian 4.6. Testing Aplikasi a. Login Gambar Login Aplikasi Pada gambar 4.20 tombol login berhasil di jalankan setelah memasukkan password yang benar. Kemudian akan muncul notifikasi berhasil. Jika OK maka akan masuk ke aplikasi.

29 b. Tambah Barang Gambar Tambah Barang Pada gambar 4.21, jika nama barang ditambahkan dan kemudian menekan tombol simpan maka data akan langsung terimpan ke dalam database dan muncul notifikasi data tersimpan c. Ubah Barang

30 Gambar Tambah Barang Pada gambar 4.22, form ubah barang berfungsi untuk mengubah nama dan harga barang. Jika sudah memasukkan data yang diubah selanjutnya tekan tombol simpan, dan data akan tersimpan ke dalam database. d. Hapus data Gambar Hapus Barang Pada gambar 4.23, proses penghapusan dimulai dari melakukan select pada nama barang yang akan dihapus, kemudian tekan tombol hapus yang menghasilkan notifikasi

31 apakah anda yankin akan menghapus data jika menekan tombol ok maka data otomatis terhapus dari database. e. Tambah Suplier Gambar Tambah Supplier Pada gambar 4.24, untuk menambahkan data supplier terlebih dahulu menekan tombol tambah, kemudian mengisikan data supplier. Setelah menekan tombol simpan maka data otomatis tersimpan ke dalam databse. f. Ubah Supplier

32 Gambar Ubah Supplier Pada gambar 2.25 ubah supplier dimulai dari menekan memilih supllier yang akan diubah. Kemudian mengisikan data tentang supplier setelah data lengkap selanjutnya menekan tombol simpan, akan muncul notifikasi data tersimpan artinya data sudah tersimpan pada database. g. Simpan Data Transaksi Request Pembelian Gambar Simpan Request pembelian Pada gambar 4.26 untuk menyimpan data request pembelian user harus melengkapi data-data barang yang akan di minta. Kemudian tekan tombol tambah, jiha berhasil data akan

33 masuk ke dalam daftar request barang. Untuk menyimpan data request user harus menekan tombol simpan, dan muncul notifikasi data tersimpan. h. Transaksi Penjualan Barang Gambar Transakasi penjualan Barang Pada gambar 4.27, untuk melakukan transaksi penjualan barang, hal pertama yang harus dilakukan adalah memasukkan kode barang yang terletak pada tombol sejajar kode barang, kemudian mengisikan data lengkap permintaan selanjutnya mnekan tombol tambah yang otomatis tersimpan pada daftar penjualan barang. Tombol simpan berfungsi menyimpan data yang sudah terjual yang otomatis akan tersimpan ke dalam databse, jika sukses akan muncul notifikasi data tersimpan.

34 i. Acc Purchase Request Gambar Acc Purchase Request Pada gambar 4.28, proses acc request dimulai dengan memilih no. Purchase Request kemudian menampilkan daftar barang yang akan dibeli, jika menerima permintaan maka menekan tombol terima dan kemudian muncul notifikasi data tersimpan. Dan jika menolak maka harus menulis keterangan barang apa saja yang di tolak pada kolom keterangan.

35 j. Laporan penjualan Gambar Laporan Penjualan Pada gambar 4.29 laporan penjualan menampilkan hsil dari penjualan yang dilakukan. Untuk menampilkan laporan, user harus memilih tanggal yang diinginkan terlebih dahulu, kemudian menekan tombol tampil yang secara otomatis akan menampilkan laporan penjualan. k. Laporan Pembelian Gambar Laporan Pembelian Pada gambar 4.30 untuk menampilkan laporan pembelian terlebih dahulu memilih tanggal yang diinginkan. Kemudian menekan tombol tampil yang otomatis akan menampilkan laporan pembelian.

36 4.7. Implementasi Sistem a. Login Gambar Halaman Login Pada Gambar 4.20 Form login digunakan untuk masuk ke dalam aplikasi. User harus memasukkan username dan password. Jika textbox username dan password telah diisi, maka user harus menekan tombol OK. Dan jika ingin keluar, harus menekan tombol cancel. Form ini sendiri digunakan oleh 3 user yaitu kasir/divisi penjualan, divisi pembelian, divisi gudang dan divisi keuangan, yang masing-masing user mempunyai privilege. Sebagai contoh divisi penjualan dapat membuka akses ke master barang dan transaksi penjualan, divisi gudang dapat mengakses halaman request pembelian, divisi pembelian dapat mengakses halaman acc request pembelian, halaman pembelian dan halaman penerimaan. Sedangkan untuk divisi keuangan bisa mengakses halaman laporan penjualan dan laporan pembelian.

37 b. Menu Utama Gambar Gambar Halaman Menu Utama Pada gambar 4.21 halaman ini digunakan dengan cara memilih menu apa yang akan dipakai. Seperti menu setup master dan transaksi yang terletak di divisi atas. Setiap Hasil login akan muncul menu sesuai dengan user pengguna. Misal Login divisi pembelian maka hanya akan muncul menu untuk melakukan acc request pembelian, halaman pembelian dan sebagainya yang merupakan wewenang divisi pembelian.

38 c. Request Pembelian Barang Gambar Halaman Request Pembelian Pada gambar 4.22, halaman request pembelian barang digunakan untuk melakukan permintaan barang, dimana divisi gudang harus memasukkan kode supplir yang secara otomatis nama supplier akan keluar, kemudian memasukkan kode barang yang secara otomatis nama barang, harga dan jumlah akan keluar. Tombol tambah berfungsi menambah daftar barang yang akan yang akan di-request. tombol simpan akan di gunakan untuk menyimpan data request pembelian yang nantinya siap untuk di lakukan acc pada halama acc request pembelian. penamaan kode request RQ , RQ di ambil dari inisal request, 15 diambil dari tahun saat itu, 06 diambil dari bulan saat itu, 30 diambil dari tanggal saat itu dan 02 merupakan transaksi ke 2.

39 d. Halaman Acc Request Pembelian Gambar Halaman Acc Request Pembelian Pada gambar 4.23, halaman acc request pembelian berfungsi untuk melakukan persetujuan terhadap request permintaan barang yang sebelumnya diajukan oleh pihak gudang. pihak pembelian pertama kali akan akan memilih no Purchase Request untuk melihat daftar barang yang sudah ada pada tabel Purchase Request dan secara otomatis akan tampil pada daftar barang. Tombol terima berfungsi Jika pihak pembelian menerima request pembelian dan bisa dilihat pada halaman pembelian, tombol tolak berfungsi menolak 1 transaksi request pembelian, harus ada keterangan dari divisi Pembelian dan menuliskan data apa yang harus direvisi. Penamaan nomer purchase order diambil berdasarkan inisial purchase order, kemudian di urutkan berdasarkan YYMMDD saat itu

40 e. Halaman Pembelian Gambar Halaman Pembelian Halaman pembelian pada berfungsi untuk mengetahui daftar pembelian apa saja yang dilakukan berdasarkan input-an tanggal yang diinginkan user. Tombol detail berfungsi melihat barang secara detail dari daftar PO dan bisa dilihat pada gambar 4.24.

41 f. Halaman Penerimaan Barang Gambar Halaman Penerimaan Barang Pada gambar 4.25, halaman penerimaan berfungsi untuk proses menerima barang yang sudah masuk dalam gudang, gudang sebagai user akan melakukan penerimaan jika barang yang sudah dipesan sampai pada gudang. tombol penerimaan berfungsi untuk menyimpan data barang yang sudah sampai ke gudang dan secara otomatis stok pada gudang akan ter-update.

42 g. Halaman Penjualan Gambar Halaman Penjualan Pada halaman penjualan berfungsi untuk melakukan transaksi penjualan yang dilakukan oleh kasir/divisi penjualan. Untuk menggunakannya, divisi penjualan harus memasukkan kode barang yang yang bisa diambil dari master barang, yang otomatis akan menampilkan nama barang, harga dan jumlah. Fungi tombol pencarian pada kode barang juga bisa digunakan oleh divisi penjualan untuk melihat stok barang apakah masih tersedia atau tidak, fungsi tombol tambah adalah menambahkan satu transaksi penjualan ke dalam daftar barang yang dijual, jika barang ada maka akan ditampilkan pada daftar barang yang akan dijual, akan tetapi jika stok barang kosong atau kurang maka barang tidak bisa dimasukkan ke dalam daftar penjualan, dengan pemberitahuan jumlah stok barang yang ada pada master barang seperti yang terlihat pada gambar 4.26.

43 h. Halaman Report Penjualan Gambar Report Penjualan Didalam halaman report penjualan berfungsi sebagai outpit dari hasil penjualan berupa laporan, untuk menampilkan report penjualan pihak keuangan harus memasukkan rentang tanggal yang diinginkan seperti yang terlihat pada gambar 4.27

44 i. Report pembelian Gambar Report Pembelian Pada gambar 4.28 report pembelian merupakan output dari transaksi pembelian. Untuk menampilkan report pembelian harus memasukkan rentang tanggal yang diinginkan oleh pihak keuangan sebagai user. Didalam laporan tersebut ditampilkan berdasarkan kode PO masing-masing transaksi agar dapat membedakan brapa kali transaksi penjualan dilakukan Kebutuhan Perangkat Lunak Pada bab ini dijelaskan mengenai implementasi dari perangkat keras dan lunak yang harus dipersiapkan oleh pengguna. Untuk perangkat keras, minimal pengguna harus mempersiapkan spesifikasi sebagai berikut: 1. Intel Pentium Core 2 Duo CPU 3.00 Ghz 2. Memory 2 GB Ram 3. VGA 512 MB

45 Kebutuhan minimum perangkat lunak ukntuk aplikasi ini adalah sebagai berikut : 1. Microsoft Windows XP Profesional 2. Microsoft SQL Server 2008