BAB II TINJUAN PUSTAKA. Pencarian informasi penelitian terdahulu pada Analisis Sistem Informasi

Transkripsi

1 BAB II TINJUAN PUSTAKA A. Landasan Penelitian Terdahulu Pencarian informasi penelitian terdahulu pada Analisis Sistem Informasi Akuntansi atas penerimaan kas ini dilakukan sebagai upaya untuk mengetahui perbedaan dari penelitian ini dengan penelitian sebelumnya. Dalam penelitian ini, terdapat penelitian-penelitian sebelumnya yang berisikan data atau informasi yang terdapat dalam penulisan ini. Beberapa penelitian yang telah dilakukan terkait dengan sistem informasi akuntansi atas penerimaan kas, akan dibahas di bawah ini. Penelitian Abdullah (2009) tentang analisis sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas pada PT. Indomobil Surabaya, dengan menggunakan analisis deskriptif kualitatif mengenai sistem dan prosedur penjualan. Hasil penelitian menunjukan bahwa dalam pelaksanaan sistem informasi akuntansi penjualan secara keseluruhan PT. Indomobil Surabaya telah melakukan praktik yang sehat dalam melakukan aktivitas distribusi penjualan di perusahaan PT. Indomobil Surabaya. Selanjutnya hasil penelitian Maria (2010) dengan topik penelitian yaitu mengenai analisis sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas pada perusahaan Cor Kuningan Ganesa I. Metode analisis data yang digunakan yaitu analisis deskriptif terkait dengan sistem penjualan dan penerimaan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa dokumen dan catatan yang 7

2 8 digunakan pada prosedur penjualan tunai maupun secara kredit tidak memadai. Hal ini terlihat pada arsip bagian keuangan dan bagian administrasi yang masih menjadi satu. Selain itu kurangnya salinan nota penjualan yang dibuat oleh perusahaan. Otorisasi transaksi pada perusahaan Co Kuningan Ganesa I sudah baik. Hal ini terlihat pada persetujuan kredit, otorisasi nota penjualan, otorisasi surat perintah kerja, serta otorisasi pembatalan pembelian. Selanjutnya penelitian Ratnasari (2006) menganalisis tentang penerapan sistem informasi akuntansi penjualan. Metode analisis yang digunakan deskriptif kualitatif. Hasilnya menunjukkan bahwa sistem informasi akuntansi penjualan masih sederhana. Hal ini dapat dilihat terbatasnya jumlah fungsi yang terkait, dokumen dan catatan yang digunakan dalam sistem penjualan. Dengan terbatasnya jumlah fungsi yang terkait akan mengakibatkan adanya perangkapan tugas terhadap aktivitas penjualan. Pada penjualan tunai dokumen yang digunakan masih rangkap satu, hal tersebut akan menyebabkan tidak terciptanya mekanisme saling uji (internal check) antara satu bagian dengan bagian yang lain, meskipun belum ada nomor urut tercetak pada formulir dan belum ada catatan piutang anggota, sehingga rincian mengenai piutang anggota sulit untuk diidentifikasikan.

3 9 Selanjutnya hasil penelitian Naufal (2011) dengan topik penelitian yaitu sistem informasi akuntansi penerimaan kas pada BMT BINTARO. Metode analisis yang digunakan deskriptif kualitatif. Hasil penelitian menunjukkan bahwa masih ada keterlambatan pencatatan penerimaan kas sedangkan sistem yang digunakan masih manual dan tidak memiliki database yang update sehingga dalam proses pengerjaan memakan waktu yang lama. Selanjutnya hasil penelitian Udjang (2014) dengan topik yaitu analisis sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas pada Hotel Halogen Sidoarjo. Metode analisis yang digunakan yaitu analisis deskriptif kualitatif, yaitu analisis data yang digambarkan dalam uraian kata atau kalimat yang membantu dalam mengungkapkan tentang hal-hal yang berhubungan dengan sistem pengendalian internal, terutama mengenai mekanisme penjualan dan penerimaan kas. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas pada Hotel Halogen Sidoarjo masih kurang efektif hal ini terlihat adanya karyawan Hotel yang kurang memperhatikan dan melaksanakan prosedur dan sistem yang telah ditetapkan, adanya sebagian formulir yang kurang lengkap datanya, sehingga menjadikan tamu hotel tidak mendapatkan jenis serta jumlah makanan dan minuman sesuai pesanan. Hal tersebut dikarenakan laporan food and beverage tidak terdapat keterangan yang lengkap dan jumlah makanan dan minuman yang disediakan untuk tamu dan kurang cepatnya informasi yang disampikan oleh tiap-tiap bagian menyebabkan tamu lama menunggu dalam proses check out maupun check in.

4 10 Selanjutnya hasil penelitian Muji (2013) dengan topik analisis sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas pada CV. Bumi Nusantara Jombang. Metode analisis yang digunakan yaitu analisis dekriptif. Hasilnya menunjukkan bahwa sistem informasi akuntansi kurang efektif karena terjadi kerangkapan tugas dan bagian-bagian yang seharusnya berperan dalam penjualan penerimaan kas tidak melakukan peranan dengan baik atau tidak ikut campur tangan dan dokumen yang digunakan tidak memiliki prinsip dokumen yang baik karena tidak ditemukan nomor urut tercetak. Persamaan antara penelitian terdahulu dengan penelitian yang akan dilakukan yaitu sama-sama bertujuan untuk mengetahui tentang sistem informasi akuntansi penerimaan kas yang dilakukan suatu organisasi atau perusahaan terkait. Perbedaan antara penelitian terdahulu dengan penelitian sekarang adalah suatu objek yang diteliti dan pada penelitian terdahulu sebagian besar peneliti membahas sistem penjualan dan penerimaan kas sedangkan peneliti ini hanya membahas penerimaan kas. B. Landasan Teori 1. Sistem a. Pengertian Sistem Sistem merupakan sarana yang penting dan bermanfaat bagi perusahaan, karena sistem dapat memberikan informasi kepada manajemen perusahaan agar dapat mengalokasikan berbagai sumber daya perusahaan.

5 11 Susanto (2013:22) mendefinisikan sistem adalah kumpulan/group dari sub sistem/bagian/komponen apapun baik phisik ataupun non phisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu. Sedangkan menurut Jogiyanto (2001) sistem adalah suatu jaringan kerja dari suatu prosedurprosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Menurut Bodnar dan Hopwood (2003) sistem adalah sebagai kumpulan sumber daya yang berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu. Hall (2001) menyatakan sistem adalah kelompok dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama. Jogiyanto (2001) mengungkapkan beberapa karakteristik dalam suatu sistem adalah sebagai berikut: a) Komponen-komponen sistem. b) Mempunyai batasan sistem. c) Mempunyai lingkungan luar sistem. d) Adanya penghubung sistem. e) Adanya masukan (input) sistem. f) Adanya keluaran (output) sistem. Dari pengertian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem merupakan suatu unsur kelompok yang saling berhubungan erat atau memiliki keterkaitan satu sama lain untuk mencapai tujuan tertentu yag

6 12 telah dirancang atau direncanakana sebelumnya. Dalam sistem sendiri terdapat subsistem yang menjalankan peran lebih spesialisasi jika dibandingkan peran sistemnya, guna bekerjasama dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. b. Ciri-Ciri Sistem Dalam buku Sistem Informasi Akuntansi Konsep dan Pengembangan Berbasis Komputer ciri-ciri sistem adalah sebagai berikut (Susanto, 2013): a) Tujuan Tujuan sistem merupakan target atau sasaran akhir yang ingin dicapai oleh suatu sistem. b) Batas Sistem Batas sistem merupakan garis abstraksi yang memisahkan antara sistem dan lingkungannya. c) Subsistem Subsistem merupakan komponen atau bagian dari suatu sistem, subsistem ini bisa fisik atau abstrak. d) Hubungan dan Hirarki Sistem Hubungan sistem adalah hubungan yang terjadi antara subsistem dengan subsistem lainnya yang setingkat atau setara subsistem dengan sistem yang lebih besar. e) Input-Proses-Output Tiga komponen fungsi/subsistem adalah input, prosesdan output. Input merupakan segala sesuatu yang masuk kedalam suatu sistem. Proses

7 13 merupakan perubahan dari input ke output. Output merupakan hasil dari proses yang merupakan tujuan dari keberadaan sistem. f) Lingkungan Sistem Lingkungan sistem adalah faktor-faktor yang ada diluar lingkungan sistem yang mempengaruhi sistem. Ada dua lingkungan sistem yaitu lingkungan internal dan lingkungan eksternal. Lingkungan internal merupakan lingkungan yang berada didalam sistem dan lingkungan eksternal adalah lingkungan yang berada diluar sistem. c. Tujuan Sistem Menurut Susanto (2013) tujuan sistem merupakan target atau sasaran akhir yang ingin dicapai oleh suatu sistem. Agar supaya target tersebut bisa tercapai, maka target atau sasaran tersebut harus diketahui terlebih dahulu ciri-ciri atau kriterianya. Upaya mencapai suatu sasaran tanpa mengetahui ciri-ciri atau kriteria dari sasaran tersebut kemungkinan besar sasaran tersebut tidak akan pernah tercapai. Ciri-ciri atau kriteria sistem dapat juga digunakan sebagai tolak ukur dalam menilai suatu keberhasilan suatu sistem dan menjadi dasar dilakukannya suatu pengendalian. 2. Informasi a. Pengertian Informasi Sumber informasi adalah data yang didalam menguraikan informasi harus dikaitkan dengan data. Data adalah suatu kenyataan yang menggambarkan kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian

8 14 (event) adalah suatu yang terjadi pada saat tertentu. Di dalam dunia usaha, kejadian-kejadian yang sering terjadi adalah perubahan suatu nilai yang disebut transaksi. Informasi di definisikan oleh Sutabri (2004) adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterprestasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Jogiyanto (2001) mendefiniskan informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan berarti bagi yang menerimanya. Dari pengertian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa informasi merupakan hasil dari data yang telah diolah yang digunakan sebagai alat pengambilan keputusan. b. Kualitas Informasi Susanto (2004) menyatakan bahwa suatu informasi yang berkualitas harus memiliki ciri-ciri sebagai berikut: a) Akurat Akurat artinya informasi harus mencerminkan keadaan yang sebenarnya dan dapat diandalkan. b) Tepat Waktu Artinya informasi harus tersedia atau pada saat informasi tesebut dibutuhkan.

9 15 c) Relevan Artinya informasi yang diberikan harus mempunyai manfaat sebagai dasar pengambilan keputusan sesuai dengan yang dibutuhkan. Kalau kebutuhan informasi untuk suatu organisasi maka informasi tersebut harus sesuai dengan kebutuhan informasi diberbagai tingkatan dan bagian yang ada di organisasi tersebut. d) Lengkap Artinya informasi harus diberikan secara jelas dan lengkap. 3. Sistem Informasi a. Pengertian Sistem Informasi Kristanto (2003) mengungkapkan bahwa sistem informasi adalah suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponenkomponen dalam organisasi untuk mencapai tujuan yaitu menyajikan informasi. Sistem informasi merupakan sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambilan keputusan dan atau untuk mengendalikan organisasi. Susanto (2004) mendefinisikan sistem informasi merupakan subsistem baik phisik maupun non phisik yang saling berhubungan satu sama lain yang bekerja sama harmonis untuk mencapai tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang berguna. Hall (2001) menyatakan sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada para pemakai.

10 16 Dari pengertian di atas, secara garis besar dapat ditarik kesimpulan sistem informasi merupakan serangkaian atau sekumpulan subsistem yang saling berhubungan sebagai suatu cara yang teroganisir, mengumpul, memasukan, memporses data, mengendalikan, menghasilkan informasi dengan berbasis porses manual atau komputer untuk mencapai sasaran dan tujuan suatu organisasi yang telah di rencanakan. b. Komponen Sistem Informasi Menurut Susanto (2004) sistem informasi mempunyai beberapa komponen sebagai berikut: a) Komponen sasaran dan tujuan, mereflesikan kekuatan pendorong sistem dan alasan keberadaan suatu sistem. b) Komponen input (data). c) Komponen output, informasi untuk mengambil keputusan penyimpanan data. d) Pemrosesan data. e) Instruksi dan prosedur, memproses data menjadi informasi. f) Batas sistem. g) Kendala sistem, yaitu keterbatasan internal dan eksternal. h) Komponen pengaman yang berguna dan informasi yang dihasilkan akurat.

11 17 i) Komponen interface informasi, berfungsi sebagai penghubung antara pemakai, antara mesin dan pemakai, dan antara subsistem dengan sistem informasi. j) Subsistem merupakan bagian dari informasi. c. Tujuan Sistem Informasi Hall (2001) menyatakan terdapat tiga tujuan utama yang umum bagi semua sistem. a) Untuk mendukung fungsi keperngurusan (stewardship) manajemen. Kepengurusan merujuk pada ketanggungjawab manajemen untuk mengatur sumber daya perusahaan secara benar. b) Untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen. Sistem informasi memberikan para manager informasi yang mereka perlukan untuk melakukan tanggung jawab pengambilan keputusan. c) Untuk mendukung kegiatan operasi perusahaan hari demi hari Sistem informasi menyediakan informasi bagi personel operasi untuk membantu mereka melakukan tugas mereka setiap hari dengan efisien dan efektif.

12 18 4. Sistem Informasi Akuntansi a. Pengertian akuntansi Akuntansi merupakan media komunikasi dalam dunia usaha, dimana akuntansi berperan penting di setiap perusahaan yang berbeda, baik di perusahaan manufaktur, dagang dan jasa. Hal ini tergantung pada jenis badan usaha besar kecilnya perusahaan, rumit atau tidaknya masalah keuangan perusahaan tersebut. Akuntansi dapat berjalan dengan baik jika ditunjang dengan sistem yang memadai. Pengertian Akuntansi menurut Amirican Accounting Association adalah proses mengidentifikasi, mengukur, dan melaporkan informasi keuangan untuk memungkinkan adanya penilaian keputusan yang jelas bagi mereka yang menggunakan informasi tersebut. Dari definisi di atas dapat ditarik kesimpulan definisi dari akuntansi adalah serangkaian pencatatan semua kegiatan perusahaan untuk di dokumentasikan menjadi suatu informasi dalam bentuk laporan yang berguna bagi pihak-pihak yang terkait, baik itu pihak internal maupun pihak eksternal untuk mengambil keputusan. Fungsi utama akuntansi adalah sebagai informasi keuangan suatu organisasi atau perusahaan. Dari laporan keuangan tersebut semua pihakpihak yang terkait dapat melihat posisi keuangan dan perubahan posisi yang ada di dalamnya sehingga dapat membantu para pihak-pihak terkait untuk mengambil suatu keputusan.

13 19 b. Sistem Informasi Akuntansi Salah satu sistem informasi diantara berbagai sistem informasi yang digunakan manajemen dalam mengolah perusahaan adalah sistem informasi akuntansi. Susanto (2013) mendefinisikan sistem informasi akuntansi merupakan kumpulan atau group dari sub sistem/bagian/komponen apapun baik phisik atau non phisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mengolah data transaksi yang berkaitan dengan masalah keuangan menjadi informasi keuangan. Sistem informasi akuntansi menurut Bodnar dan Hopwood (2003:1) adalah kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya menjadi informasi. Informasi ini dikomunikasikan kepada berbagai pihak pengambilan keputusan. Sistem informasi akuntansi mewujudkan perubahan ini, baik secara manual maupun dengan bantuan komputer. Menurut Mulyadi (2014) sistem informasi akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh menejemen guna memudahkan pengelolahan perusahaan.

14 20 c. Tujuan Sistem Informasi Akuntansi Menurut Mulyadi (2014) tujuan umum dalam penyusunan sistem informasi akuntansi adalah sebagai berikut: a) Untuk menyediakan informasi bagi pengelola usaha baru. Kebutuhan pengembangan sistem akuntansi yang terjadi jika perusahaan baru didirikan atau suatu perusahaan menciptakan usaha baru yang berbeda dengan usaha yang dijalankan selama ini. b) Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada. Sistem akuntansi yang berlaku tidak semua dapat memenuhi kebutuhan manajemen, baik dalam hal pengendalian mutu, ketepatan penyajian maupun struktur informasi yang terdapat dalam laporan. Hal ini kemungkinan disebabkan oleh perkembangan usaha perusahaan, sehingga menuntut sebuah sistem informasi akuntansi yang dapat menghasilkan laporan dengan kualitas informasi yang lebih baik dan tepatnya penjabaran dengan struktur informasi yang sesuai dengan kebutuhan manajemen. c) Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern. Akuntansi merupakan alat pertanggungjawaban kekayaan suatu organisasi pengembangan sistem informasi akuntansi seringkali ditujukan untuk memperbaiki perlindungan terhadap kekayaan organisasi sehingga pertanggungjawaban terhadap

15 21 pengguna kekayaan organisasi dapat dilaksanakan dengan baik. Pengembangan sistem informasi akuntansi dapat pula ditujukan untuk memperbaiki pengecekan intern agar informasi yang dihasilkan dapat dipercaya. d) Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi. Pengembangan sistem informasi akuntansi sering kali ditujukan untuk menghemat biaya informasi. Informasi merupakan barang ekonomi, untuk memperolehnya diperlukan pengorbanan sumber ekonomi lainnya. Oleh karena itu, dalam menghasilkan informasi perlu dipertimbangkan besar fungsi dan manfaat yang diperoleh dengan pengorbanan yang dilakukan. Jika pengorbanan untuk memperoleh informasi keuangan diperhitungkan lebih besar dibandingkan dengan manfaat yang diperoleh, sistem yang sudah ada dirancang kembali untuk mengurangi pengorbanan sumber daya bagi penyediaan informasi tersebut. d. Komponen Sistem Informasi Akuntansi Romney dan Steinbart (2014: 11) menyatakan bahwa dalam sistem informasi akuntansi memiliki enam komponen sebagai berikut: a) Orang yang menggunakan sistem. b) Prosedur dan instruksi yang digunakan untuk mengumpulkan, memproses dan menyimpan data.

16 22 c) Data mengenai organisasi dan aktivitas-aktivitas bisnisnya. d) Perangkat lunak yang digunakan untuk mengolah data. e) Infrastruktur teknologi informasi, meliputi komputer, perangkat periferal, dan perangkat jaringan komunikasi yang digunakan dalam Sistem Informasi Akuntansi. f) Pengendalian iternal dan pengukuran keamanan yang menyimpan data Sistem Informasi Akuntansi. Enam komponen tersebut memungkinkan sistem informasi akuntansi untuk memenuhi tiga fungsi bisnis penting sebagai berikut: a) Mengumpulkan data dan menyimpan data mengenai aktivitas, sumber daya, dan personel organisasi. Organisasi memiliki sejumlah proses bisnis, seperti melakukan penjualan atau membeli bahan baku, yang sering diulang. b) Mengubah data menjadi informasi sehingga manajemen dapat merencanakan, mengeksekusi, mengendalikan, dan mengevaluasi aktivitas, sumber daya, dan personel. c) Memberikan pengendalian yang memadai untuk mengamankan aset dan data organisasi.

17 23 e. Penggunaan Sistem Informasi Akuntansi Menurut Rama dan Jones (2008: 7) ada lima macam pengguna informasi akuntansi yaitu: a) Membuat atau menyusun laporan eksternal Perusahaan menggunakan sistem informasi akuntansi untuk menghasilkan laporan-laporan khusus untuk memenuhi kebutuhan informasi dari para investor, kreditor, dinas pajak, badan-badan pemerintah dan lainnya. b) Mendukung dan menangani transaksi rutin. Para manajer memerlukan satu sistem informasi akuntansi untuk menangani aktivitas operasi rutin sepanjang siklus operasi perusahaan itu. Contohnya antara lain menerima pesanan pelanggan, mengirimkan barang dan jasa, membuat faktur penagihan pelanggan, dan menagih kas ke pelanggan. c) Mendukung dan membantu dalam pengambilan keputusan. Sistem inrformasi juga diperlukan untuk mendukung pengambilan keputusan yang tidak rutin pada semua tingkat pada suatu organisasi. Contohnya antara lain mengetahui produk-produk yang pejualannya bagus dan pelanggan mana yang paling banyak melakukan pembelian. d) Perencanaan dan pengendalian. Suatu sistem informasi juga diperlukan untuk aktivitas perencanaan dan pengendalian. Informasi mengenai anggaran dan biaya

18 24 standar disimpan oleh sistem informasi, dan laporan dirancang untuk membandingkan angka anggaran dengan jumlah aktual. e) Menerapkan pengendalian internal. Pengendalian internal mencakup kebijakan-kebijakan, prosedurprosedur, dan sistem informasi yang digunakan untuk melindungi asetaset perusahaan dari kerugian, dan untuk memelihara keakuratan data keuangan. Gambar 1 Rangkain Dasar Sistem Informasi Akuntansi INPUT Data Akuntansi: Faktur, memo, kwintansi, dll PROSES Proses Akuntansi: Karyawan, peralatan, prosedur OUTPUT Laporan Akuntansi Sumber : Widjajanto (2001) Keterangan: Input Proses Output : : : Pemasukan data sebagai bahan baku informasi. Proses yang mengubah data akuntansi menjadi informasi akuntansi. Merupakan laporan akuntansi.

19 25 f. Fungsi Sistem Informasi Akuntansi Ada beberapa fungsi atau peran sistem informasi akuntansi sebagai berikut (Susanto, 2013): a) Mendukung aktivitas sehari-hari perusahaan. b) Mendukung proses pengambilan keputusan. c) Membantu pengelola perusahaan dalam memenuhi tanggung jawabnya kepada pihak eksternal. 5. Sistem Penerimaan Kas a. Pengertian sistem Penerimaan kas Sistem penerimaan kas adalah kas yang diterima perusahaan baik berupa uang tunai maupun surat-surat berharga yang memiliki sifat dapat disegera gunakan. Diperoleh dari transaksi perusahaan maupun pendapatan jasa, penerimaan bunga investasi, penjualan tunai, pelunasan piutang, atau transaksi lainnya yang dapat menambah kas perusahaan. Menurut Mulyadi (2014) sumber penerimaan kas terbesar suatu perusahaan dagang dan jasa berasal dari transaksi penjualan tunai. Penerimaan kas dapat terjadi dengan berbagai macam cara seperti melalui pembayaran langsung melalui kasir atau pelunasan ke bank. Uang yang diperoleh bisa bentuk uang tunai, baik logam maupun uang kertas, cek, money order, bank draft, dan lain-lain. Dalam penyusunan penerimaan kas perlu dipertimbangkan pentingnya frekuensi masingmasing transaksi. Sesudah itu baru merencanakan organisasi dan metode

20 26 pengelolaan dan pengawasan fisik ataupun membuat catatan pegelolaan dan pengawasan. Berdasarkan sistem pengendalian intern yang baik sistem penerimaan kas mengharuskan: a) Penerimaan kas dalam bentuk tunai harus segera disetor ke bank dalam jumlah penuh dengan cara melibatkan pihak lain selain kasir untuk melakukan internal check. b) Penerimaan kas dari penjualan tunai dilakukan melalui transaksi kartu kredit, yang melibatkan bank penerbit kartu kredit dalam pencatatan transaksi penerimaan kas. Dari definisi di atas dapat disimpulkan kas adalah segala sesuatu yang berbentuk uang maupun bukan yang dimiliki perusahaan dalam memenuhi kewajiban atau memenuhi setiap kegiatan oprasional perusahaan. b. Ciri-Ciri Umum Kas a) Biasanya bersifat lancar (sangat lancar) dan mudah serta dengan segera dapat diuangkan sebesar nilai nominalnya. b) Memenuhi syarat dan ketentuan berlaku sehingga dapat digunakan sebagai alat pembayaran baik oleh bank ataupun oleh pihak-pihak yang terkait dengan transaksi perusahaan, pengeluaran dan penerimaannya dapat direncanakan serta dikendalikan oleh perusahaaan/institusi yang bersangkutan.

21 27 c. Fungsi-Fungsi Yang Terkait Atas Penerimaan Kas Ada beberapa fungsi yang terkait atas penerimaan kas yaitu: a) Fungsi Penjualan Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga barang ke fungsi kas. Fungsi ini dipegang oleh bagian order penjualan. b) Fungsi Kas Fungsi ini bertanggung jawab sebagai penerima kas dari pengguna jasa. Fungsi ini dipegang oleh bagian kas. c) Fungsi Pengiriman Fungsi ini bertanggung jawab untuk membungkus barang dan menyerahkan barang yang telah di bayar harganya kepada pembeli. Fungsi ini berada dibagian pengiriman. d) Fungsi Akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan pembuatan laporan penjualan.fungsi ini dipegang oleh bagian Jurnal. d. Prosedur Penerimaan Kas Prosedur penerimaan kas harus melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan agar transaksi penerimaan kas tidak terpusat pada satu bagian saja. Hal ini perlu agar dapat memenuhi prinsip-prinsip internal control atau pengendalian internal. Prosedur-prosedur pengawasan yang dapat

22 28 digunakan terhadap penerimaan kas menurut Baridwan (1991) antara lain: 1) Harus ditunjukkan dengan jelas fungi-fungsiyang dalam penerimaan kas dan setiap penerimaan kas harus segera dicatatkan dan disetor ke bank. 2) Diadakan pemisahan fungsi antara pengurusan dan catatan kas. 3) Diadakan pengawasan yang jelas terhadap fungsi penerimaan kas, selain itu setiap hari harus dibuat laporan. Bagian-bagian yang terlibat dalam prosedur penerimaan kas adalah: a) Bagian Surat Masuk Bagian surat masuk memiliki tugas menerima surat-surat yang diterima perusahaan. Surat-surat yang berisi pelunasan harus dipisahkan dari surat-surat lainnya. Setiap bagian dari surat masuk membuat daftar surat penerimaan kas harian, mengumpulkan cek dan remittance advice. b) Kasir Kasir bertugas menerima uang yang berasal dari bagian surat masuk, pembayaran langsung atau penjualan. Setiap hari kasir membuat bukti setor ke bank dan menyetorkan semua yang diterimanya. Agar penerimaan kas dapat diawasi dengan baik maka perlu lembar bukti setor dari bank langsung kebagian akuntansi.

23 29 c) Bagian Piutang Bagian piutang melakukan proses posting bukti pembayaran pada rekening pelanggan di buku besar piutang. Setelah proses posting, bukti pembayaran diarsipkan untuk jejak audit. Pada akhir hari bagian piutang meringkas akun buku pembantu piutang dan menyerahkan ringkasan ke bagian buku besar. d) Bagian Buku Besar Buku besar terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan. Buku besar berguna untuk mengklasifikasikan dan mengikhtisarkan transaksi-transaksi. Secara berkala bagian buku besar menerima dokumen jurnal dari bagian penerimaan kas dan ringkas akun buku besar pembantu piutang dari bagian piutang. Kemudian melakukan posting dokumen jurnal ke akun pengendalian piutang dan akun pengendalian kas. Mencocokan akun pengendalian piutng dengan ringkas buku besar pembantu, dan arsip dokumen jurnal. e. Prosedur yang Membentuk Sistem Prosedur yang membentuk sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah sebagai berikut: a) Prosedur Penjualan. Dalam prosedur ini fungsi penjualan menerima order dari pengguna jasa dan membuat faktur penjualan tunai untuk

24 30 memungkinkan pengguna jasa melakukan pembayaran tarif jasa ke fungsi kas. b) Prosedur Penerimaan Kas Dalam prosedur ini fungsi kas menerima pembayaran tarif dari pengguna jasa dan memberikan tanda pembayaran kepada pengguna jasa. f. Prosedur Pencatatan Penjualan Tunai Dalam prosedur ini fungsi akuntansi melakukan pencatatan transaksi penjualan tunai dalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas. g. Prosedur Penyetoran Kas ke Bank Dalam prosedur ini fungsi kas melakukan penyetoran kas dari hasil penjualan ke bank secara penuh. h. Prosedur Pencatatan ke Buku Besar Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memposting jurnal penerimaan kas ke dalam buku besar. i. Dokumen Dan catatan Akuntansi Yang Digunakan Dokumen dan catatan yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi atas penerimaan kas dari penjualan pada perusahaan dagang, manufaktur maupun perusahaan yang bergerak di bidang jasa adalah sebagai berikut:

25 31 1) Faktur penjualan tunai/ kredit. Faktur penjualan tunai atau kredit diisi oleh bagian penjualan sebagai pengantar pembayaran oleh pembeli khusus diperusahaan dagang dan manufaktur, sedangkan diperusahaan jasa khususnya yang bergerak di perhotelan dan villa dpat dilakukan pembayaran secara langsung. 2) Faktur Tunai (Struk) Faktur tunai (Struk) dibuat oleh bagian penerimaan kas untuk pelanggan atau tamu setelah menerima pembayaran dari penjualan barang maupun jasa. 3) Bukti Penerimaan kas (Kwitansi) Dokumen ini merupakan bukti penerimaan kas yang dibuat oleh bagian penerimaan kas untuk para pelanggan khusus di perusahaan dagang dan manufaktur. 4) Slip Pembayaran Dokumen ini diterima oleh bagian penerimaan kas sebagai bukti penyetoran kas ke Bank. Dokumen ini digunakan sebagai sumber dokumen dalam pencatatan transaksi penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas. 5) Jurnal khusus penerimaan kas penerimaan kas (Cash Receip Journal) adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat semua transaksi penerimaan kas, baik itu dari penjualan tunai maupun penerimaan piutang dan penerimaan lainnya.

26 32 6) Buku Besar Penerimaan Kas Pada setiap akhir bulan, angka penjumlahan kolom-kolom kas, potongan penjualan dan piutang dari jurnal penerimaan kas dibukukan ke rekening-rekening yang bersangkutan. 6. Sistem Pengendalian Internal a. Pengertian Sistem Pengendalian Internal Sistem pengendalian internal mempunyai beberapa pengertian. Menurut Baridwan (1991), sistem pengendalian internal meliputi struktur organisasi dan semua cara serta alat-alat yang dikoordinasikan yang digunakan dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, memajukan efisiensi didalam operasi, dan membantu menjaga dipatuhinya kebijaksanaan menjemen yang ditetapkan lebih dahulu. Sementara itu, menurut Standar Profesi Akuntansi Publik (SA: par 06) struktur pengendalian internal adalah kebijakan dan prosedur yang yang ditetapkan untuk memberikan keyakinan yang memadai mengenai tujuan tertentu satuan usaha. Dari beberapa definisi di atas dapat disimpulkan bahwa sistem pengandalian internal adalah suatu proses yang dilakukan oleh perusahaan untuk efisiensi dan efektifitas perlindungan yang meyakinkan perusahaan. Dengan adanya pengendalian internal yang baik, maka dapat meminimalisir adanya kecurangan dalam perusahaan.

27 33 b. Tujuan, Ciri-Ciri dan Unsur-Unsur Sistem Pengendalian Internal 1) Tujuan Pengendalian Internal Hall (2001) menyatakan bahwa sistem pengendalian internal merangkum kebijakan, praktik, prosedur yang digunakan organisasi untuk mencapai empat tujuan utama, yaitu: a) Untuk menjaga aktiva perusahaan. b) Untuk memastikan akurasi dan dapat diandalkannya catatan dan informasi akuntansi. c) Untuk mempromosikan efisiensi operasi perusahaan. d) Untuk mengukur kesesuaian dengan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan oleh manajemen. 2) Ciri-Ciri Pengendalian Internal Suatu sistem pengendalian internal yang memuaskan mempunyai ciri-ciri (Baridwan, 1991) sebagai berikut: a) Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tepat. Strukutur organisasi perusahaan harus fleksibel yang memungkinkan adanya penyesuain tanpa harus ada perubahan total, selain itu juga harus dapat memajukan garis wewenang dan tanggunjawab yang jelas, untuk dapat memenuhi syarat yang baik hendaknya struktur organisasi dapat memisahkan fungsi-funsgi operasional, penyimpanan, dan pencatatan. Pemisahan ini diharapkan dapat mencegah timbulnya kecurangan.

28 34 b) Sistem Wewenang dan Prosedur Pembukuan yang Tepat. Sistem wewenang dan prosedur pembukuan yang tepat merupakan alat manajemen untuk mengadakan pengawasan terhadap operasi dan transaksi yang terjadi dan juga untuk mengklasifikasikan data akuntansi yang tepat. Pengawasan terhadap operasi dan transaksi dapat dilakukan melalui prosedur yang ditetapkan lebih dahulu. Dalam setiap prosedur akan digunakan dokumen-dokumen yang merupakan bukti terjadinya transaksi dan juga sebagai dasar untuk pencatatan transaksi tersebut. c) Praktik-Praktik Yang Sehat Apabila semua pegawai melakukan pekerjaan sesuai dengan prosedur maka diharapkan bisa terdapat suatu pengendalian internal yang baik, praktik sehat harus berlaku untuk seluruh prosedur yang ada, sehingga pekerjaan suatu bagian akan langsung dicek oleh bagian yang lain. Adapun cara-cara umum yang digunakan oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat antara lain: 1) Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang. 2) Pemeriksaan mendadak dilaksanakan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu kepada pihak yang diperiksa dengan jadwal yang teratur.

29 35 3) Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain. 4) Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin akan dapat menjaga independensi jabatan dalam melaksanakan tugasnya, sehingga persekongkolan tidak dapat terjadi. 5) Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak. 6) Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dan pencatatan. 7) Pembentukan urut organisasi yang bertugas untuk mengecek efektifitas unsur-unsur pengendalian internal yang lain. 8) Pengendalian fisik atas kekayaan dan catatan. 9) Kekayaan harus diasuransikan dan kerugian yang memungkinkan timbul. d) Pegawai Yang Cakap Sistem pengendalian internal yang tidak hanya bergantung pada perencanaan organisasi dan prosedur yang baik, tetapi juga bergantung pada pelakasanaanya. Tingkat kecakapan pegawai mempengaruhi suskes tidaknya suatu sistem pengendalian internal sesuai dengan pengembangan tuntutan pekerjaan.

30 36 3) Unsur pengendalian internal Terdapat beberapa unsur pengendalian internal sebabagi berikut: a) Organisasi 1) Fungsi penyimpanan kas harus terpisah dari fungsional akuntansi. 2) Transaksi penerimaan dan pengeluaran kas tidak boleh dilaksanakan sendiri oleh bagian kas sejak awal sampai akhir, tanpa campur tangan dari fungsi yang lain. b) Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan. 1) Pengeluaran kas harus mendapatkan otorisasi dari pejabat yang berwenang. 2) Pembukuan dan penutupan rekening bank harus mendapatkan persetujuan dari jabatan yang berwenang. 3) Pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas didasarkan pada bukti kas keluar yang telah mendapatkan otorisasi dari pejabat yang berwenang dan dilampiri dengan dokumen pendukung dokumen yang lengkap. c) Praktik Yang Sehat. 1) Saldo kas yang ada di tangan harus dilindungi dari kemungkinan pencurian atau penggunaan yang tidak jelas. 2) Dokumen dasar dan dokumen pendukung transaksi pengeluaran bank harus dibubuhi cap lunas oleh bagian kasa setelah transaksi pengeluaran kas yang dilakukan.

31 37 3) Penggunaan rekening koran bank, yang merupakan informasi dari pihak ketiga, untuk mengecek ketelitian catatan kas terlibat dalam pencatatan dan penyimpanan kas. 4) Semua pengeluaran harus dilakukan dengan cek atas nama perusahaan penerimaan pembayaran atau dengan pemindahanan bukuan. 5) Jika pengeluaran kas hanya menyangkut jumlah yang kecil, dilakukan melalui dana kas kecil, yang diselenggarakan dengan imperst system. 6) Secara periodik diadakan pencocokan jumlah fisik kas yang ada di tangan dengan jumlah kas menurut catatan akuntansi. 7) Kas yang ada di tangan harus dan kas ada diperjalanan diasuransikan dari kerugian. 8) Kasir dilengkapi dengan alat-alat yang mencegah terjadinya pencurian terhadap kas yang ada di tangan. Misalnya mesin register kas, almari besi, dan strong room. 9) Semua bukti pengeluaran kas dipertanggunjawabkan oleh kasir. c. Pengawasan Kas Kas merupakan aktiva yang paling liquid di dalam perusahaan, sehingga sangat mudah untuk mengalami penggelapan maupun penyelewangan. Oleh karena itu perlu diadakannya pengawasan kas secara ketat. Pengewasan ini harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:

32 38 a) Mengamankan penerimaan dan pengeluaran kas serta melindungi penyimpanan kas. b) Mencegah terjadinya pengeluaran kas tanpa adanya otorisasi dari yang berwenang. c) Dapat meletakkan pertanggungjawaban pengurus kas pada satu orang untuk melaksanakan tujuan pokok pengawasan kas, maka: d) Harus ditetapkan terlebih dahulu prosedur pengurusan keuangan karena prosedur ini merupakan pedoman langka-langkah pengurusan keuangan dari awal sampai akhir yang diikuti oleh para pelaksananya. e) Harus diadakan pemisahan antara lain: 1) Fungsi-fungsi penerimaan dan pencatatan. 2) Penyetoran uang ke bank dan yang melakukan rekonsiliasi. f) Semua uang tunai yang diterima harus segera dimasukan ke tempat penyimpanan yang aman atau disetorkan ke bank. d. Prinsip-Prinsip Pengendalian Internal Menurut Baridwan (1991:158) prinsip-prinsip pengendalian intern atas penerimaan kas secara garis besar adalah sebagai berikut: a) Semua penjualan tunai harus dibuatkan nota penjualan. b) Harus ada pemisahaan tugas pada penerimaan kas. c) Semua penerimaan uang harus disetor pada bank pada hari itu juga. d) Kunci kas register harus dipegang oleh orang-orang yang tidak mengelola kas.