BAB 2 KAJIAN TEORI 2.1 Penelitian Yang Berkaitan

Transkripsi

1 BAB 2 KAJIAN TEORI 2.1 Penelitian Yang Berkaitan Penelitian pendahuluan dilakukan oleh peneliti dengan menelaah literatur atau laporan penelitian penelitian tentang sistem informasi akademik. Sejauh ini ada beberapa literature yang telah ditelaah: Efendi (2007) melakukan penelitian dengan judul Perancangan Sistem Informasi Akademik Di Fakultas Adab UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta Dengan Konsep Human Computer Interaction. Penelitian ini bertujuan untuk merancang sistem informasi akademik di Fakultas Adab UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta dengan konsep Human Computer Interaction (HCI). Metode yang digunakan adalah metode kualitatif dengan menggunakan pendekatan analisis induktif dengan mengesampingkan hipotesis awal penelitian, mencari pola, bentuk dan tema-tema untuk dapat mengungkapkan data secara sistematis. Adapun hasil dari penelitian ini adalah Konsep Human Computer Interaction yang diterapkan pada SIA di Fakultas Adab UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta belum dapat diterapkan dengan baik, karena usability, safe sistem, functional sistem, effective dan efficient belum dapat dilaksanakan sepenuhnya. Rekomendasi perancangan yang dibuat peneliti

2 adalah SIA yang berbasis Web (Web based), dengan tetap memperhatikan konsep-konsep dasar dari HCI Ajiyati (2011) melakukan penelitian dengan judul Pengembangan Sistem Informasi Akademik Berbasis Short Message Service (SMS) Interaktif Sebagai Media Layanan Informasi Akademik Di SMP Negeri 2 Bambanglipuro Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui pengembangan dan efektivitas sistem informasi akademik berbasis SMS interaktif sebagai media layanan informasi akademik di SMP Negeri 2 Bambanglipuro. Aspek efektivitas yang diamati dalam penelitian ini meliputi (1) Aspek kesesuaian fungsi (Correctness), (2) Aspek efisiensi (Efficiency), dan (3) Aspek kemudahan penggunaan (Usability). Data primer dan sekunder di SMP Negeri 2 Bambanglipuro Bantul. Responden penelitian adalah 30 siswa kelas IX. Pelaksanaan penelitian dilakukan selama 3 (tiga) hari penggunaan sistem yang kemudian dinilai efektivitasnya oleh siswa. Aspek yang diteliti yaitu, aspek correctness dengan delapan buah pertanyaan, efficiency dengan enam buah pertanyaan, dan usability dengan enam buah pertanyaan. Teknik pengumpulan data menggunakan metode angket berbentuk jawaban skala Likert dengan rentang skor 1-4. Validitas instrumen diukur dengan expert judgement dan teknik analisa data menggunakan analisis skala interval, kemudian hasil pengolahan

3 data diinterpretastikan secara deskriptif. Pengembangan sistem melalui 6 tahap yaitu, analisis kebutuhan, desain perancangan, pengkodean dan implementasi desain, pengujian, validasi ahli, dan uji coba sistem di sekolah. Hasil validasi isi sistem informasi akademik berbasis SMS interaktif sebagai media layanan informasi akademik di SMP Negeri 2 Bambanglipuro sebesar 3.35 (baik), sedangkan hasil validasi ahli media sebesar 3.60 (baik). Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem informasi akademik berbasis SMS interaktif sebagai media layanan informasi akademik di SMP Negeri 2 Bambanglipuro pada rerata aspek correctness sebesar 3.13 (baik), pada rerata aspek efficiency sebesar 3.22 (baik), dan pada rerata aspek usability sebesar 3.13 (baik) Dengen dan Marisa (2009) melakukan penelitian dengan judul Sistem Informasi Akademik Berbasis Web SMP Negeri 4 Samarinda. Penelitian ini menghasilkan sistem yang memberikan informasi laporan keaktifan siswa secara online yang berupa laporan nilai serta laporan absensi siswa yang bersangkutan berbasis web, sehingga membantu kecepatan dan kualitas dalam penyampaian informasi. Selain itu dengan sistem yang berbasis web maka informasi dapat diakses dengan waktu dan tempat yang tidak terbatas. Pada sistem ini, menu

4 hanya dapat diakses oleh user tertentu yaitu siswa, pengajar dan administrator. Pada hasil penelitian ini telah dikembangkan sebuah Sistem Informasi Akademik Berbasis Web dengan studi kasus pada SMP Negeri 4 Samarinda. Dalam membangun sistem ini digunakan alat bantu pengembangan sistem yaitu Data Flow Diagram (DFD), Context Diagram, Entity Relationship Diagram (ERD) dan Flowchart serta dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP, HTML dan MySQL sebagai databasenya. Dari beberapa penelitian yang telah dilakukan oleh beberapa peneliti tersebut di atas, maka perbedaan penelitian ini dengan penelitian-penelitian terdahulu, bahwa pada penelitian terdahulu kebanyakan membahas tentang perancangan sistem informasi manajemen sekolah yang memfokuskan pada manfaat yang diperuntukkan sebagai pelayanan terhadap pelanggan ( siswa, mahasiswa), maka penelitian yang akan dilakukan adalah mengembangkan model sistem informasi manajemen sekolah yang mampu mendukung pengambilan keputusan tiap level manajemen yang terintegrasi berdasarkan kebutuhan tiap level manajemen. 2.2 Konsep Sistem Informasi Manajemen (SIM) Sistem Sebagaimana istilah SIM, sistem juga telah didefinisikan oleh para ahli dalam berbagai cara yang

5 berbeda. Perbedaan tersebut terjadi karena perbedaan cara pandang dan lingkup sistem yang ditinjau. Secara umum sistem dapat didefinisikan sebagai sekumpulan hal /kegiatan/elemen/ subsistem yang saling bekerja sama (yang dihubungkan) dengan cara-cara tertentu sehingga membentuk suatu kesatuan untuk melaksanakan fungsi guna mencapai tujuan.suatu sistem mempunyai karakteristik tertentu yaitu mempunyai : a. Komponen b. Batas c. Lingkungan d. Penghubung antar komponen e. Masukan (input) f. Pengolahan (processing) g. Keluaran (output) h. Sasaran (objectives) dan tujuan (goal) i. Kendali j. Umpan balik Model umum suatu sistem terdiri atas masukan (input), pengolahan (proses) dan keluaran (output), seperti ditunjukkan dalam gambar berikut : Informasi Data dan Informasi : Gambar 2.1 Model sistem

6 Data dapat didefinisikan sebagai bahan keterangan tentang kejadian nyata (fakta) yang dirumuskan dalam sekelompok lambang tertentu yang tidak acak, yang menunjukkan jumlah, tindakan atau hal. Data akan menjadi bahan dalam suatu proses pengolahan data. Oleh karena itu, data belum dapat banyak berbicara sebelum diolah lebih lanjut. Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting dan memiliki kegunaan sebagai dasar pengambilan keputusan. Untuk memperoleh informasi diperlukan adanya data yang akan diolah dan unit pengolah. Faktor-faktor yang berpengaruh terhadap suatu informasi adalah fungsi informasi, biaya informasi, nilai informasi dan mutu informasi. Transformasi data menjadi informasi dapat digambarkan dalam gambar berikut : Gambar 2.2 Transformasi data menjadi informasi Manajemen Manajemen dapat diartikan sebagai proses memanfaatkan berbagai sumber daya yang tersedia untuk mencapai suatu tujuan. Manajemen juga dapat dimaksudkan sebagai suatu sistem kekuasaan dalam suatu organisasi agar orang-orang menjalankan pekerjaan. Sumber daya yang tersedia dalam manajemen meliputi

7 manusia, material, dan modal. Dalam sistem manajemen, sumber daya manajemen meliputi ketiga sumber daya tadi ditambah dengan sumber daya berupa informasi. Dalam upaya memanfaatkan sumber daya manajemen tersebut, manajer akan melakukan tiga macam proses manajemen yaitu: a. Perencanaan b. Pengendalian (meliputi pengorganisasian, penggerakan dan koordinasi) c. Pengambilan keputusan Proses manajemen dapat dilakukan dalam tiga tingkatan kegiatan manajemen yaitu: a. Perencanaan dan pengendalian operasional b. Perencanaan taktisdan pengendalian manajemen c. Perencanaan strategis Ketiga tingkatan kegiatan manajemen tersebut dapat digambarkan sebagai sebuah piramida seperti ditunjukkan pada gambar berikut. Gambar 2.3 Tingkatan kegiatan manajemen Definisi Sistem Informasi Manajemen

8 Istilah sistem Informasi Manajemen sebenarnya terdiri atas tiga kata kunci, yaitu sistem, informasi, dan manajemen. Sistem informasi manajemen dapat didefinisikan sebagai sekumpulan subsistem yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama dan membentuk satu kesatuan, saling berinteraksi dan bekerja sama antara bagian satu dengan yang lainnya dengan cara-cara tertentu untuk melakukan fungsi pengolahan data, menerima masukan (input) berupa data, kemudian mengolahnya (processing), dan menghasilkan keluaran (output) berupa informasi sebagai dasar bagi pengambilan keputusan yang berguna dan mempunyai nilai nyata yang dapat dirasakan akibatnya baik pada saat itu maupun dimasa mendatang, mendukung kegiatan operasional, manajerial, dan strategis organisasi, dengan memanfaatkan berbagai sumber daya yang ada guna mencapai tujuan Siklus Hidup Informasi Dalam Sistem Informasi Manajemen, sistem tersebut akan melakukan pengolahan data yang ada di dalam basis data, baik secara manual, elektromekanik, elektronik komputer dan menghasilkan informasi yang sesuai dengan kebutuhan para pemakai. Para manajer sebagai salah satu pemakai informasi juga akan menggunakan informasi tersebut sebagai dasar dalam proses pengambilan keputusan manajemen. Hasil keputusan manajemen tersebut dapat berupa aturan, standar, atau ukuran yang

9 digunakan sebagai acuan oleh para pelaksana di lapangan untuk melaksanakan tugasnya. Ketika pelaksana melaksanakan pekerjaannya ia akan memperoleh catatan kejadian yang menjadi data-data transaksi baru yang kemudian disimpan sebagai basis data. Aktifitas seperti ini akan berlangsung secara terus menerus, tak akan pernah berhenti dan membentuk suatu siklus hidup yang dikenal sebagai siklus hidup informasi. Gambar 2.4 Siklus hidup sistem 2.3 Sistem Informasi Manajemen Sekolah Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan bidang ilmu yang masih relatif baru. Awalnya, SIM hanya merupakan bidang terapan yang mendapat perhatian para pelaku bisnis. Pada tahun 1960-an, para akademisi dari berbagai bidang ilmu, SIM mendapatkan kontribusi dari berbagai bidang ilmu yang lebih mapan, seperti Ilmu Komputer, Ilmu Teknik Elektro, Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Ilmu Matematika dan Statistika, Ilmu Ekonomi dan Manajemen, serta berbagai Ilmu Sosial lainnya seperti Psikologi, Budaya, Filsafat, dan mungkin masih ada klaim

10 dari ilmu lainnya yang tidak dapat diuraikan satu persatu mulai memperhatikan dan mengadakan kajian-kajian dan praktik dalam bidang ini. Konsekuensi dari sebuah bidang ilmu yang relatif baru ialah para penelitinya memiliki latar belakang non-sim. Mereka cenderung memanfaatkan kaidah dan metoda sesuai latar belakang yang mereka anut, serta mempertahankan warna bawaannya tersebut. Para akademisi berupaya untuk menyelesaikan permasalahan SIM dengan beraneka ragam kerangkaacuan, sesuai dengan latar belakang pendidikan masingmasing (Ibrahim, 2004: 1-2). Dengan mempertimbangkan uraian-uraian di atas dapat dikemukakan definisi alternatif sistem informasi manajemen pendidikan, yakni: sistem, yang terdiri dari sekelompok orang, pedoman, dan perangkat pengolah data, yang memantau dan mengambil kembali data dari lingkungan, yang memperoleh data dari transaksi dan operasi dalam organisasi, dan yang menyaring, mengatur, dan memilih data serta menyajikannya sebagai informasi kepada para pemangku kepentingan pendidikan/sekolah, terutama bagi para manajer pendidikan pada semua level dan fungsi organisasi, untuk mendukung pengambilan keputusan dalam menjalankan fungsi-fungsi manajemen, untuk mendukung komunikasi, dan untuk mendukung kegiatan operasional, termasuk di dalamnya kegiatan instruksional.

11 2.4 Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Sekolah Metode yang digunakan dalam pengembangan sistem yaitu metode penelitian dan pengembangan (research and development). Metode Penelitian dan Pengembangan (research and development) adalah metode penelitian yang digunakan untuk menghasilkan produk tertentu, dan menguji keefektifan produk tersebut. Menurut Sujadi (2003:164) Penelitian dan Pengembangan atau Research and Development (R&D) adalah suatu proses atau langkahlangkah untuk mengembangkan suatu produk baru, atau menyempurnakan produk yang telah ada, yang dapat dipertanggungjawabkan. Produk tersebut tidak selalu berbentuk benda atau perangkat keras (hardware), seperti buku, modul, alat bantu pembelajaran di kelas atau di laboratorium, tetapi bisa juga perangkat lunak (software), seperti program komputer untuk pengolahan data, pembelajaran di kelas, perpustakaan atau laboratorium, ataupun model-model pendidikan, pembelajaran, pelatihan, bimbingan, evaluasi, manajemen, dll. Untuk dapat menghasilkan produk tertentu digunakan penelitian yang bersifat analisis kebutuhan dan untuk menguji keefektifan produk tersebut supaya dapat berfungsi di masyarakat luas, maka diperlukan penelitian untuk menguji keefektifan produk tersebut. Jadi penelitian dan pengembangan bersifat longitudinal (bertahap bisa multy years). Penelitian Hibah Bersaing, adalah penelitian

12 yang menghasilkan produk, sehingga metode yang digunakan adalah metode penelitian dan pengembangan. Dalam pelaksanaan penelitian dan pengembangan, ada beberapa metode yang digunakan, yaitu metode: deskriptif, evaluatif, dan eksperimental. Metode penelitian deskriptif, digunakan dalam penelitian awal untuk menghimpun data tentang kondisi yang ada. Kondisi yang ada mencakup: (1) kondisi produk-produk yang sudah ada sebagai bahan perbandingan atau bahan dasar (embrio) untuk produk yang akan dikembangkan, (2) kondisi pihak pengguna, seperti sekolah, guru, kepala sekolah, siswa, Berta pengguna lainnya, (3) kondisi faktor-faktor pendukung dan penghambat pengembangan dan penggunaan dari produk yang akan dihasilkan, mencakup unsur manusia, saran-prasarana, biaya, pengelolaan, dan lingkungan. Metode evaluatif, digunakan untuk mengevaluasi proses uji coba pengembangan suatu produk. Produk dikembangkan melalui serangkaian uji coba, dan setiap kegiatan uji coba diadakan evaluasi, baik evaluasi hasil maupun evaluasi proses. Metode eksperimen digunakan untuk menguji keampuhan dari produk yang dihasilkan. Walaupun dalam tahap uji coba telah ada evaluasi (pengukuran), tetapi pengukuran tersebut masih dalam rangka pengembangan produk, belum ada kelompok pembanding. Dalam eksperimen telah diadakan pengukuran selain pada

13 kelompok eksperimen juga pada kelompok pembanding atau kelompok kontrol. Pemilihan kelompok eksperimen dan kelompok kontrol dilakukan secara acak atau random. Pembandingan hasil eksperimen men pada kedua kelompok tersebut dapat menunjukkan tingkat keampuhan dari produk yang dihasilkan. Strategi penelitian dan pengembangan banyak digunakan dalam teknologi instruksional atau teknologi pembelajaran yang sekarang lebih difokuskan pada sistem instruksional atau sistem pembelajaran. Strategi ini banyak digunakan untuk mengembangan model-model: desain atau perencanaan pembelajaran, proses atau pelaksanaan pembelajaran, evaluasi pembelajaran dan model-model program pembelajaran. Penelitian dan pengembangan juga banyak digunakan untuk mengembangkan bahan ajaran, media pembelajaran serta manajemen pembelajaran. Penggunakan strategi penelitian dan pengembangan dalam teknologi instruksional banyak digunakan dalam pendidikan dan pelatihan bidang industri, bisnis, kemiliteran, teknologi, kedokteran, dll. Pendekatan ini digunakan untuk pengembangan segi software, hardware, teknoware maupun manage ware. Metode penelitian dan pengembangan ini telah banyak digunakan pada bidang-bidang ilmu alam dan teknik. Hampir semua produk teknologi, seperti alat-alat elektronik, kendaraan bermotor, pesawat terbang, kapal laut, senjata, obat-obatan, alat-alat kedokteran, bagunan

14 gedung bertingkat dan alat-alat rumah tangga yang moderen diproduk dan dikembangkan melalui penelitian dan pengembangan. Tapi juga model ini juga bisa digunakan dalam bidang ilmu-ilmu sosial seperti psikologi, sosiologi, pendidikan, manajemen, dan lain-lain. Dalam penelitian ini mengacu pada langkah-langkah yang dilakukan oleh borg & gall yang kemudian dimodifikasi menjadi studi pendahuluan yang dibagi menjadi studi lapangan dan studi pustaka, analisis sistem, perancangan sistem, pengembangan sistem, pengujian sistem, verifikasi dan validasi sistem, revisi dan review sistem, uji coba sistem, dan analisis hasil. 2.5 Aspek Penilaian Aspek penilaian dalam penelitian ini yaitu menilai kualitas informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi manajemen sekolah. Informasi dapat berguna bagi pemakainya atau bisa juga tidak berguna sama sekali. Hal ini tergantung kepada kualitas informasi yang dihasilkan, informasi akan berguna apabila kualitasnya baik. Baik buruknya kualitas informasi dipengaruhi oleh tiga faktor penentu, yaitu isi informasi, waktu penyajian dan bentuk informasi. Untuk lebih jelasnya berikut uraian tentang beberapa syarat kualitas informasi (Kusrini,2007): Ketersediaan (avability)

15 Syarat yang mendasar bagi suatu informasi adalah tersedianya informasi itu sendiri. Informasi harus dapat diperoleh bagi orang-orang yang hendak memanfaatkannya Mudah dipahami (comprehensibility) Informasi harus mudah dipahami oleh pembuat keputusan, baik itu informasi yang menyangkut pekerjaan rutin maupun keputusan-keputusan yang bersifat strategis Kesesuaian (relevan) Dalam konteks oraganisasi, informasi yang diperlukan adalah yang benar-benar sesuai dengan permasalahan, misi dan tujuan organisasi Kelengkapan (complete) Cukup tidaknya informasi jika digunakan sebagai bahan untuk membuat keputusan. Lengkap bukan berarti semakin banyak semakin baik Ketepatan waktu (timeliness) Saat yang paling baik dalam memberikan informasi adalah pada saat diperlukan untuk membuat keputusan, biasanya pada saat akan dilakukan analisis Kemudahan akses (aksesibilitas) Berhubungan erat dengan kelonggaran cara memperoleh data atau informasi (mudah dalam mendapatkannya) Akurat (accuracy)

16 Syarat ini mengharuskan bahwa informasi bersih dari kesalahan dan kekeliruan. Ini juga berarti bahwa informasi harus jelas dan mencerminkan makna yang terkandung dari data pendukungnya Konsisten (consisten) Informasi tidak boleh mengandung kontradiksi di dalam penyajiannya, dan lebih mengacu pada jumlah informasi yang harus ditampilkan (tanpa berlebihan) karena hal ini merupakan syarat penting bagi dasar pengambilan keputusan.