: PENILAIAN MULTI SUMBER/360 DERAJAT CALON DIREKSI BUMN PADA PORTAL SDM BUMN

Transkripsi

1 1 Subyek Organisasi / Fungsi Yang Terlibat : PENILAIAN MULTI SUMBER/360 DERAJAT CALON DIREKSI BUMN PADA PORTAL SDM BUMN : Kementerian Negara BUMN Admin SDM KN BUMN Admin Sistem KN BUMN Pengguna Calon Direksi BUMN Atasan calon Direksi sesuai struktur organisasi. Rekan kerja Calon Direksi sesuai struktur organisasi. Bawahan Calon Direksi sesuai struktur organisasi. Tim Evaluasi Fit & Proper Test Calon Direksi BUMN. Kepala Bagian SDM atau pejabat yang berwenang KN BUMN. BUMN Admin SDM BUMN Admin Sistem BUMN Calon Direksi dari internal BUMN. Atasan calon Direksi sesuai struktur organisasi. Rekan kerja Calon Direksi sesuai struktur organisasi.

2 2 Bawahan Calon Direksi sesuai struktur organisasi. Bagian SDM atau pejabat yang berwenang pada setiap BUMN Referensi : Undang Undang Republik Indonesia nomor: 19 tahun 2003 tentang BUMN Peraturan Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara No 01 Tahun 2005 Tentang Organisasi Dan Tata Kerja Kantor Menteri Negara BUMN RI Keputusan Menteri Negara BUMN No 100 Tahun 2002 Tentang Penilaian Tingkat Kesehatan BUMN Salinan keputusan Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara Nomor : KEP- 09A/MBU/2005 tentang Penilaian Kelayakan dan Kepatutan (Fit and Proper Test) Calon Anggota Direksi Badan Usaha Milik Negara

3 3 A. Maksud dan Tujuan Prosedur Penilaian Multi Sumber atau 360 derajat terhadap calon Direksi Badan Usaha Milik Negara (selanjutnya disebut BUMN) dimaksudkan untuk mengatur tatacara, wewenang dan tanggungjawab setiap organisasi atau fungsi dalam proses Penilaian calon Direksi BUMN dari berbagai sumber melalui angket yang tersedia dalam modul Portal SDM BUMN. Adapun tujuan adanya prosedur Penilaian Multi Sumber / 360 derajat ini adalah agar setiap fungsi atau organisasi yang terlibat mengetahui tatacara yang benar tentang pengisian angket Penilaian sehingga data yang didapatkan benar-benar akurat dan bermanfaat untuk melengkapi data persyaratan formal dan persyaratan materiil calon Direksi dalam proses Fit & Proper Test Calon Direksi BUMN. B. Ruang Lingkup Ruang lingkup prosedur ini meliputi : a. Tata cara pengisian Angket Penilaian Pribadi oleh diri sendiri dan penilaian dari Orang Lain yang melibatkan penilaian dari Atasan, Rekan kerja dan Bawahan calon Direksi. b. Tata cara penunjukkan Penilai dari Atasan, Rekan kerja dan Bawahan calon Direksi. c. Pemeriksaan kelengkapan pengisian angket dan validasi pengisian angket. d. Hak akses dan Batas waktu hak akses Penilai (atasan, rekan kerja, bawahan).

4 4 C. Definisi 1. Angket adalah daftar pertanyaan atau pernyataan tertulis berikut ruang untuk checklist jawaban mengenai suatu topik atau masalah yang disusun berdasarkan indikator tertentu dari suatu topik atau masalah. Sesuai dengan tujuan dalam pembuatan angket ini, maka indikator-indikator yang ditetapkan terkait dengan keahlian calon direksi di bidang manajerial dan kepemimpinan, antara lain : leadership, planning and organizing, judgement, analysis, decisiveness, developing organizational talent, persuasiveness, delegating dan communication. 2. Angket Penilaian Pribadi adalah angket yang diisi oleh Pengguna terdaftar Portal SDM BUMN terutama calon direksi BUMN mengenai diri sendiri. 3. Angket Penilaian Orang Lain adalah angket yang diisi oleh orang lain yaitu Atasan, Rekan kerja dan Bawahan calon Direksi sesuai struktur organisasi masing-masing mengenai calon direksi yang dimaksud. 4. Persyaratan formil Calon Direksi adalah persyaratan calon Direksi yang meliputi identitas pribadi, riwayat karir, riwayat pendidikan formal, pengalaman organisasi, Pelatihan & Kursus, Penghargaan & tanda jasa dan riwayat kesehatan. 5. Persyaratan materiil Calon Direksi adalah persyaratan calon Direksi yang meliputi aspek integritas, kinerja dan keahlian tekhnis serta aspek psikologis. 6. Penilaian Multi Sumber atau 360 Derajat adalah penilaian dengan melibatkan berbagai sumber Penilai, baik dari Diri sendiri, Atasan, Rekan kerja maupun Bawahan calon Direksi sesuai struktur organisasi masingmasing

5 5 7. Kinerja adalah suatu fungsi kemampuan pekerja dalam menerima tujuan pekerjaan, tingkat pencapaian tujuan dan interaksi antara tujuan dan kemampuan pekerja 8. Pemeriksaan adalah proses pengecekan data oleh pejabat yang diberi wewenang dan tanggungjawab untuk memeriksa keabsahan pengisian angket oleh calon direksi, Atasan, Rekan kerja dan bawahan calon Direksi 9. Validasi adalah proses persetujuan dan pengesahan pengisian seluruh angket oleh Administrator Kementerian Negara BUMN (yang selanjutnya disebut Admin SDM KN BUMN) atau pihak yang diberi wewenang dan tanggung jawab untuk hal tersebut 10. Calon Direksi BUMN adalah seseorang yang mencalonkan diri atau dicalonkan untuk menempati atau menduduki jabatan sebagai Direksi BUMN 11. Atasan Calon Direksi BUMN adalah seseorang yang memiliki jabatan satu tingkat di atas jabatan calon direksi, baik sebagai atasan langsung maupun tidak langsung sesuai struktur organisasi masing-masing BUMN 12. Rekan Kerja Calon Direksi BUMN adalah seseorang yang memiliki jabatan pada tingkat yang sama dengan calon direksi sesuai dengan struktur organisasi masing-masing BUMN 13. Bawahan Calon Direksi BUMN adalah seseorang yang memiliki jabatan satu tingkat di bawah jabatan calon direksi sesuai dengan struktur organisasi masing-masing 14. Admin SDM KN BUMN adalah Pengelola data Sumber Daya Manusia (SDM) di seluruh lingkungan BUMN terutama untuk kebutuhan fit & proper test calon Direksi

6 6 15. Admin SDM BUMN adalah Pengelola data Sumber Daya Manusia (SDM) di lingkungan BUMN masing-masing 16. Admin Sistem KN BUMN adalah Pengelola hak akses Pengguna untuk lingkungan KN BUMN 17. Admin Sistem BUMN adalah Pengelola hak akses Pengguna untuk lingkungan BUMN 18. Admin Sistem FPT adalah Pengelola hak akses Pengguna untuk diluar lingkungan BUMN (calon eksternal) 19. Fit & Proper Test yang selanjutnya disingkat FPT dan diterjemahkan sebagai Penilaian Kepatutan dan Kelayakan adalah suatu test pengujian dalam rangka memilih calon terbaik untuk menduduki salah satu dalam jajaran Direksi BUMN dengan cara pengujian tertentu dengan menggunakan tolok ukur yang jelas serta sistem pengujian yang baku, transparan dan profesional yang dilakukan oleh Lembaga Profesional dan dievaluasi oleh Tim yang dibentuk oleh Menteri BUMN ( KEP- 09A/MBU/2005). 20. TEV FPT KN BUMN adalah Team Evaluasi calon Anggota Direksi BUMN yang melakukan pengujian terhadap calon anggota Direksi BUMN yang susunan keanggotaannya sebagai berikut : - Sekretaris Kementerian BUMN selaku Ketua merangkap anggota - Deputi yang bersangkutan selaku Wakil Ketua merangkap anggota - 3 (tiga) orang tidak tetap yang ditunjuk oleh Mneteri BUMN

7 7 D. Gambaran Umum dan Ketentuan a. Angket Penilaian ini disusun untuk mendapatkan informasi mengenai kinerja calon direksi dari berbagai sumber secara lengkap dengan melibatkan penilaian terhadap diri sendiri maupun penilai dari internal perusahaan yang terdiri dari Atasan, Rekan kerja dan Bawahan. Dalam hal ini tidak melibatkan penilai eksternal perusahaan, semisal pelanggan atau konsultan. b. Hasil penilaian ini berfungsi sebagai bahan pertimbangan dan pembanding terhadap informasi yang diperoleh dari data persyaratan formil dan persyaratan materiil. Selain itu tujuan dari penilaian multi sumber atau 360 derajat adalah untuk memenuhi rasa keadilan, keakuratan dan tanggungjawab. c. Modul Penilaian Multi Sumber/360 Derajat terdiri dari dua Angket, yaitu Angket Penilaian Pribadi yang hanya dapat diakses oleh Calon direksi yang bersangkutan dan Angket Penilaian Orang Lain yang ditujukan bagi Atasan, Rekan kerja dan Bawahan calon Direksi. d. Tiap-tiap Angket berisi 54 pertanyaan yang pada saat digunakan, akan dirandom secara acak menjadi 27 pertanyaan dengan pembatasan waktu pengisian 8 menit khusus angket Penilaian Diri sendiri dan diberikan tambahan waktu 2 menit jika sistem memberitahu bahwa angket belum lengkap terisi. Sedangkan angket Penilaian Orang Lain tidak dibatasi waktu pengisiannya. e. Penggunaan modul Penilaian Multi Sumber / 360 Derajat Calon Direksi BUMN terbatas pada calon Direksi dan seseorang yang ditunjuk oleh Admin KN BUMN atau Admin SDM BUMN sebagai penilai terhadap calon direksi BUMN dengan jangka waktu akses tertentu yang ditetapkan oleh Admin KN BUMN atau Admin SDM BUMN.

8 8 f. Untuk mencapai keobyektifan dan akurasi informasi, Penilai yang ditunjuk oleh Admin KN BUMN atau Admin SDM BUMN terdiri dari 3 (tiga) orang Atasan, 3 (tiga) Rekan kerja dan 3 (tiga) orang Bawahan calon Direksi. g. Modul Penilaian Multi sumber / 360 Derajat hanya terbatas untuk calon direksi dari lingkungan BUMN dan KN BUMN. Calon Direksi yang berasal dari umum tidak memiliki kewajiban untuk mengisi modul ini. h. Adapun prosedur atau langkah pengisian angket sebagai berikut : Kepala Bagian SDM atau pejabat yang berwenang KN BUMN dan Bagian SDM atau pejabat yang berwenang pada masing-masing BUMN membuat surat penunjukkan untuk calon Direksi dan Penilai (Atasan, Rekan Kerja, Bawahan) sesuai struktur organisasi dalam lingkup masing-masing Admin SDM KN BUMN atau Admin SDM BUMN menerima surat penunjukan dan sesuai lingkup masing-masing mengirimkan surat penunjukan tersebut di atas melalui kepada 3 (tiga) orang Atasan, 3 ( tiga) orang Rekan Kerja atau 3(tiga) orang Bawahan Calon Direksi sesuai struktur organisasinya masing-masing untuk memberikan penilaian calon diri melalui angket dalam modul Penilaian 360 derajat dalam sistem Portal SDM BUMN berikut hak akses dengan jangka waktu hak akses selama 2 minggu Calon Direksi yang telah mendapat hak akses segera mengisi angket Penilaian Pribadi secara lengkap dan benar sesuai ketentuan sehingga data dinyatakan valid oleh sistem dalam waktu 8 (delapan) menit. Jika dalam batas waktu yang ditentukan calon Direksi belum mengisi seluruh pertanyaan dalam angket maka sistem akan memberikan tambahan waktu selama 2 menit untuk melengkapi jawaban dengan

9 9 pemberitahuan tentang nomor-nomor yang belum terisi. Jika dengan tambahan waktu yang diberikan oleh sistem, calon Direksi tetap belum mengisi seluruh pertanyaan dalam angket maka pertanyaan yang belum terisi akan mendapat skor nol. Hal ini sebaiknya dihindari oleh calon direksi; mengingat berpengaruh terhadap nilai akhir yang diperoleh. Masing-masing Penilai yang telah mendapat hak aksesnya segera mengisi angket Penilaian Orang Lain sesuai dengan posisinya baik sebagai Atasan, Rekan Kerja atau bawahan. Dalam hal ini Penilai harus mengisi seluruh pertanyaan dalam angket. Jika semua pertanyaan belum terisi, sistem akan memberitahu tentang nomor-nomor yang harus dilengkapi oleh Penilai Jika dalam jangka waktu hak akses yang diberikan, Penilai tidak mengisi Angket sesuai kewajibannya, maka penilai harus memberitahukan hal ini kepada Admin masing-masing untuk perpanjangan waktu atau oleh Admin dialihkan penunjukannya ke Penilai lain berdasarkan persetujuan Kepala Bagian SDM di KN BUMN atau oleh Pejabat yang berwenang di masing-masing BUMN dan untuk sanksi bagi user yang diberikan hak akses untuk menilai tapi tidak melakukan penilaian, akan ditentukan oleh kebijakan masing-masing Kepala Bagian SDM di KN BUMN atau oleh Pejabat yang berwenang di masing-masing BUMN. Sistem akan mencatat kejadian tersebut berikut alasan tidak diisinya angket tersebut. Admin SDM KN BUMN dan Admin SDM BUMN sesuai lingkup masingmasing segera menghapus hak akses calon Direksi dan Penilai yang

10 10 telah mengisi angket secara lengkap dan benar, meskipun sesungguhnya jangka waktu akses yang dimiliki masih belum genap 2 (dua) minggu. Admin SDM KN BUMN dan Admin SDM BUMN tidak dibenarkan mengkoreksi, memperbaiki, melengkapi atau mengisi pertanyaan yang belum dijawab dalam angket yang telah diisi oleh calon Direksi atau Penilai. E. Form Yang Dipergunakan a. Form 1 : Surat penunjukan

11 11 F. Prosedur (Dalam Bentuk Diagram Alir)

12 12

13 13

14 14

15 15 G. Wewenang dan Tanggung Jawab 1. Kabag SDM atau pejabat yang berwenang KN BUMN a. Menunjuk 3 (tiga) orang yang posisinya sebagai Atasan, 3 (tiga) orang Rekan kerja dan 3(tiga) orang Bawahan sesuai struktur organisasinya untuk memberikan penilaian terhadap Calon Direksi dari lingkup KN BUMN. b. Memberikan pengesyahkan terhadap data rekapitulasi yang akan diberikan kepada TEV sebagai bahan pertimbangan dalam proses fit & proper test calon Direksi 2. Admin SDM KN BUMN a. Menerima tebusan surat penunjukan Calon Direksi ataupun Penilai yang terdiri dari 3 (tiga) orang yang posisinya sebagai Atasan, 3 (tiga) orang Rekan kerja dan 3 (tiga) orang Bawahan sesuai struktur organisasinya dalam lingkup KN BUMN. b. Memberikan hak akses untuk calon Direksi dan Penilai yang terdiri dari 3 (tiga) Atasan, Rekan kerja dan 3(tiga) orang Bawahan sesuai struktur organisasinya pada modul Penilaian Multi Sumber / 360 derajat dengan jangka waktu akses selama 2 (dua) minggu dari dimulainya proses fit & proper test calon Direksi dalam lingkup KN BUMN c. Memeriksa dan memberikan validasi angket yang telah diisi secara lengkap serta segera menon-aktifkan hak akses calon Direksi dan Penilai pada modul Penilaian Multi Sumber/360 Derajat. d. Memberikan notifikasi dan permintaan kembali kepada Penilai agar segera mengisi angketnya jika batas waktu akses akan berakhir.

16 16 e. Memberikan perpanjangan waktu hak akses untuk calon Direksi atau Penilai jika dibutuhkan; yang lamanya ditentukan Admin SDM KN BUMN berdasarkan permintaan masing-masing Admin BUMN melalui f. Mengalihkan penunjukan Penilai ke Penilai lain berdasarkan permintaan dari masing-masing Admin SDM BUMN melalui dikarenakan Penilai yang ditunjuk : i. Meninggal dunia ii. Sakit yang membutuhkan perawatan di rumah sakit iii. Melakukan pelanggaran hukum, etika atau prinsip-psinsip dan nilai-nilai perusahaan yang baik (Good Corporate Governance). g. Mencetak hasil penilaian dalam bentuk rekapitulasi sesuai kebutuhan dan menyerahkan kepada Kabag SDM atau pejabat yang berwenang KN BUMN untuk mendapat pengesyahan. h. Menjaga kerahasiaan seluruh data hasil penilaian Multi Sumber / 360 derajat dari pihak-pihak yang tidak berkepentingan. i. Tidak dibenarkan membocorkan hasil penilaian Multi Sumber / 360 derajat, kecuali diminta oleh instansi yang berwenang dalam rangka pelaksanaan kewajiban berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku. 3. Bagian SDM atau pejabat yang berwenang BUMN a. Membuat surat penunjukkan kepada 3 (tiga) orang yang posisinya sebagai Atasan, 3 (tiga) orang Rekan kerja dan 3(tiga) orang Bawahan sesuai struktur organisasinya untuk memberikan penilaian terhadap Calon Direksi dari lingkup masing-masing BUMN.

17 17 b. Memberikan pengesyahkan terhadap data rekapitulasi yang akan diberikan kepada TEV sebagai bahan pertimbangan dalam proses fit & proper test calon Direksi 4. Admin SDM BUMN a. Menunjuk 3 (tiga) orang yang posisinya sebagai Atasan, 3 (tiga) orang Rekan kerja dan 3(tiga) orang Bawahan sesuai struktur organisasinya untuk memberikan penilaian terhadap Calon Direksi dari lingkungan BUMN masing-masing b. Memberikan hak akses untuk calon Direksi dan Penilai yang terdiri dari 3 (tiga) Atasan, Rekan kerja dan 3(tiga) orang Bawahan sesuai struktur organisasinya pada modul Penilaian Multi Sumber / 360 derajat dengan jangka waktu akses selama 2 (dua) minggu dari dimulainya proses fit & proper test calon Direksi c. Memeriksa dan memberikan validasi angket yang telah diisi secara lengkap serta segera menon-aktifkan hak akses calon Direksi dan Penilai pada modul Penilaian Multi Sumber/360 Derajat. d. Memonitor, memberikan notifikasi dan permintaan kembali kepada Penilai agar segera mengisi angketnya jika batas waktu akses akan berakhir. e. Memberikan perpanjangan waktu hak akses untuk calon Direksi atau Penilai jika dibutuhkan; yang lamanya ditentukan Admin SDM KN BUMN dengan persetujuan Kabag SDM atau pejabat yang berwenang KN BUMN berdasarkan permintaan masing-masing Admin BUMN melalui f. Mengajukan permintaan pengalihan penunjukan Penilai ke Penilai lain kepada KN Admin SDM BUMN melalui dikarenakan Penilai yang ditunjuk :

18 18 - Meninggal dunia - Sakit yang membutuhkan perawatan di rumah sakit - Melakukan pelanggaran hukum, etika atau prinsip-psinsip dan nilainilai perusahaan yang baik (Good Corporate Governance). g. Segera menon-aktifkan hak akses berikut jangka waktu akses calon direksi dan Penilai terhadap Modul Penilaian Multi Sumber / 360 Derajat setelah angket telah terisi secara lengkap h. Mencetak hasil penilaian dalam bentuk rekapitulasi sesuai kebutuhan. i. Menjaga kerahasiaan seluruh data hasil penilaian Multi Sumber / 360 derajat dari pihak-pihak yang tidak berkepentingan. j. Tidak dibenarkan membocorkan hasil penilaian Multi Sumber / 360 derajat, kecuali diminta oleh instansi yang berwenang dalam rangka pelaksanaan kewajiban berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku. 5. Calon Direksi a. Segera mengisi Angket Penilaian Pribadi dengan baik dan benar dalam jangka waktu akses selama 2 (dua) minggu sesuai pemberian dari Admin masing-masing. b. Mendapat penilaian dari berbagai pihak yaitu 3 (tiga) orang Atasannya sesuai struktur organisasinya, 3 (tiga) orang Rekan kerja dan 3 (tiga) orang bawahannya sesuai struktur organisasinya. 6. Penilai (Atasan, Rekan kerja, Bawahan calon Direksi) a. Segera mengisi Angket Penilaian Orang Lain yang ditujukan hanya kepada calon Direksi yang telah ditentukan oleh Administrator dengan

19 19 baik dan benar sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan dan dalam jangka waktu hak akses yang diberikan, yaitu selama 2 (dua) minggu. 7. Tim Evaluasi Fit & Proper test a. Membaca Rekapitulasi Hasil Penilaian Multi Sumber / 360 Derajat. b. Menjaga kerahasiaan seluruh data hasil penilaian Multi Sumber / 360 derajat dari pihak-pihak yang tidak berkepentingan. c. Tidak dibenarkan membocorkan hasil penilaian Multi Sumber / 360 derajat, kecuali diminta oleh instansi yang berwenang dalam rangka pelaksanaan kewajiban berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku. H. Lampiran Tidak ada