ANALISIS KETERSEDIAAN BAHAN AJAR DI UPBJJ AN ANALYSIS OF THE AVAILABILITY OF LEARNING MATERIAL AT THE REGIONAL OFFCIES

Transkripsi

1 ANALISIS KETERSEDIAAN BAHAN AJAR DI UPBJJ AN ANALYSIS OF THE AVAILABILITY OF LEARNING MATERIAL AT THE REGIONAL OFFCIES Nuraini Soleiman To provide an accurate quantity of course materials on time is one of the most important components in managing an Open Distance Education (ODE) Institution. Indonesia Open University (IOU) is an ODE institution that has 36 regional offices across Indonesia. These Regional Offices function as students service centers in the region, including to provide the course materials. With the current IOU 's system, students are not required to buy course materials for courses they registered. Therefore, there is no correlation between the courses taken and course materials needed by students. This causes difficulties in predicting the quantity of each course materials in a given semester. To improve the quality of delivery system of the course materials, this paper offers some suggestions such as early registration systems, intensive coordination among relevant units regarding course materials data, and the coordination between the Regional Offices and the IOU Head Office. Key words: course materials, open and distance institution, quantity of course materials, regional offices. Kemajuan pembangunan suatu bangsa erat hubungannya dengan tingkat pendidikan Sumber Daya Manusia (SDM) bangsa tersebut. Indonesia sebagai negara berkembang sangat menyadari hal ini sehingga pemerintah menganggap perlu dilakukan suatu percepatan peningkatan pendidikan SDM dengan kualitas baik, yang pada akhirnya dapat berperan dalam pembangunan Indonesia. Salah satu cara untuk mendidik SDM agar dapat memperoleh pendidikan tinggi adalah dengan menambah daya tampung universitas atau dengan membuka universitas baru. Pembukaan suatu universitas konvensional (tatap muka) mempunyai banyak kendala, terutama kendala SDM sebagai tenaga pengajarnya dan biaya untuk penyiapan sarana dan prasarana Nuraini Soleiman adalah dosen pada FMIPA Universitas Terbuka 124

2 Soelaiman, Analisis Ketersediaan Bahan Ajar di UPBJJ pendidikannya. Di samping itu universitas konvensional mempunyai keterbatasan dalam daya tampung peserta didik. Permasalahan yang dihadapi oleh pemerintah Indonesia dalam meningkatkan pendidikan SDM baik secara kuantitas maupun secara kualitas antara lain dijawab dengan menghadirkan Universitas Terbuka (UT) pada tahun 1984 sebagai salah satu Perguruan Tinggi Negeri (PTN). Sebagai universitas negeri ke 45, UT merupakan institusi pendidikan tinggi yang melaksanakan fungsinya dengan menggunakan sistem belajar jarak jauh. Sistem Pendidikan Tinggi Jarak Jauh (PTJJ) yang diterapkan oleh UT menyebabkan lebih dari mahasiswa yang mendaftar ke UT pada saat berdirinya. Dengan jumlah mahasiswa yang terus meningkat, pada tahun 1996 UT sudah merupakan salah satu dari Mega Universities di dunia. Mega University adalah suatu institusi belajar jarak jauh yang memiliki lebih dari mahasiswa aktif (Daniel, 1996). Kemampuan UT untuk dapat menampung sedemikian banyak mahasiswa ini karena sistem PTJJ tidak membutuhkan ruangan untuk proses belajar mengajarnya seperti yang ada pada universitas tatap muka. Pada PTJJ, selama masa belajar terjadi pemisahan antara pengajar dan yang diajar (Keegan, 1991). Sehingga antara pengajar dan yang diajar tidak harus langsung bertatap muka. Patut diketahui berdasarkan statistik tahunan tentang profil mahasiswa UT- di usianya yang ke 19 di tahun 2003 UT telah meluluskan lebih dari lulusan. Suatu jumlah yang sulit dicapai oleh universitas konvensional di Indonesia dalam kurun waktu yang sama. BAHAN AJAR Sebagai mega university UT bergantung kepada sistem yang menghasilkan tiga keluaran yaitu: bahan ajar yang baik, pelayanan kepada mahasiswa yang efektif, dan penggunaan sumberdaya yang efisien (Daniels, 1996). Ke tiga keluaran di atas berpengaruh terhadap pengelolaan bahan ajar. Para mahasiswa sudah harus dapat mempelajari materi ajar begitu mereka selesai registrasi matakuliah. Ini berarti bahan ajar harus selalu tersedia di tempat penjualannya. Sistem pengelolaan bahan ajar di UT terdiri dari pengembangan, pengadaan, pendistribusian, dan penjualan bahan ajar kepada mahasiswa. Sistem tersebut haruslah dapat memenuhi syarat tertentu sehingga keluarannya dapat sesuai dengan hasil yang dikemukakan oleh Daniels (1996). Sebagai perguruan tinggi dengan sistem belajar jarak jauh, mahasiswa UT belajar secara mandiri dari bahan ajar yang disediakan. Namun demikian belajar mandiri ini bukan berarti mahasiswa harus belajar seorang diri. Mereka dapat juga membentuk kelompok untuk 125

3 Jurnal Pendidikan Terbuka dan Jarak Jauh, Vol. 6, No. 2, September 2005, membahas materi pelajaran (Holmberg, 1986). Peran bahan ajar sebagai pengganti kehadiran pengajar dalam melakukan transfer ilmu pengetahuan kepada peserta didik, mengakibatkan bahan ajar ini harus dikembangkan sedemikian rupa sehingga peserta didik dapat mempelajarinya secara mandiri. Bahan ajar cetak yang merupakan bahan ajar utama UT ditulis oleh pengajar yang berasal dari PTN yang terbaik di negara ini. Keterlibatan banyak pihak dalam proses pengembangan bahan ajar membutuhkan suatu manajemen yang baik. Setiap tahapan dari proses pengembangan bahan ajar dapat berkontribusi secara efektif terhadap produk yang akan dihasilkan dari pengembangan bahan ajar tersebut. Proses selanjutnya adalah proses pengadaan, pendistribusian, dan penjualan bahan ajar kepada mahasiswa, yang juga melibatkan banyak pihak, baik dari unsur UT maupun pihak-pihak diluar UT. Keterlibatan banyak pihak ini membutuhkan suatu pengadministrasian yang baik sehingga secara keseluruhan sistem ini dapat dilaksanakan secara efisien. Hal ini ditegaskan oleh Peters & Keegan (1994) bahwa industrialisasi belajar jarak jauh menuntut pengadministrasian yang baik dan terpusat sehingga secara ekonomis dapat dipertanggungjawabkan. Selain sisi efisiensi sistem pengelolaan bahan ajar seperti yang dikemukan oleh Peters & Keegan (1994), penyediaan bahan ajar merupakan salah satu jenis pelayanan kepada mahasiswa. Dengan demikian, tujuan dari sistem pengelolaan bahan ajar adalah agar mahasiswa dapat memperoleh bahan ajar tepat pada waktunya sehingga mahasiswa dapat mempersiapkan diri lebih awal sebelum mereka mengikuti ujian. Untuk itu dibutuhkan koordinasi pelayanan kepada mahasiswa yang efektif antara pihak-pihak yang terlibat, sehingga kebutuhan bahan ajar di masingmasing tempat penjualan bahan ajar dapat terpenuhi. MAHASISWA Seperti pada umumnya mahasiswa PTJJ, mahasiswa UT adalah sekelompok masyarakat yang karena suatu hal belum dapat memperoleh kesempatan menikmati pendidikan tinggi pada institusi pendidikan tinggi tatap muka yang ada. Keberadaan UT ini sudah tentu memberikan kesempatan kepada mereka (Pannen, 1999). Kelompok masyarakat lebih memilih PTJJ daripada PT tatap muka karena berbagai alasan, seperti tidak dapat meninggalkan pekerjaan dan lokasi PT tatap muka sulit dijangkau oleh calon mahasiswa. Bagi UT indikasi ini tampak dari cukup banyaknya mahasiswa yang berdomisili di kota kecil yang tidak ada perguruan tingginya. Sebagian besar mahasiswa UT adalah mereka yang sudah 126

4 Soelaiman, Analisis Ketersediaan Bahan Ajar di UPBJJ bekerja. Selain itu, pada PTJJ ada kebebasan dalam menentukan waktu belajar dan cara belajar yang tidak dapat diperolehnya pada perguruan tinggi biasa. Mahasiswa PTJJ dapat belajar dari bahan ajar yang tersedia kapan saja mereka mau dan mereka dapat mengikuti tutorial melalui internet kapan saja mereka sempat (Daniel, 1996; Suparman & Zuhairi, 2004). Di lain pihak, perkuliahan di perguruan tinggi tatap muka sudah terjadwal dan umumnya dilakukan dari pagi hingga petang hari. Bagi mereka yang bekerja, waktu kuliah tersebut sulit untuk dapat dipenuhi. Karena itu, mahasiswa UT kebanyakan terdiri dari mereka yang sudah bekerja, guru yang aktif mengajar namun relatif sedikit yang berasal dari tamatan SMTA yang baru lulus. Untuk melayani kelompok masyarakat ini, UT mempunyai empat fakultas yaitu, Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam (FMIPA), Fakultas Ekonomi (FEKON), Fakultas Ilmu Sosial dan Politik (FISIP), dan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan (FKIP). Masing- masing fakultas mempunyai beberapa jurusan yang dapat dipilih oleh calon mahasiswa. Kecuali FKIP yang mempersyaratkan calon mahasiswanya adalah guru, fakultas lain tidak memberikan persyaratan khusus kepada calon mahasiswanya, selain syarat ijasah SMTA. Dengan latar belakang calon mahasiswa seperti ini maka setiap warga negara Indonesia yang mempunyai ijasah SMTA dapat menjadi mahasiswa UT di manapun domisilinya. Perlu diketahui bahwa tidak ada ujian saringan masuk untuk menjadi mahasiswa UT. Secara garis besar mahasiswa UT dapat dikelompokkan atas dua jenis, yaitu: 1. Mahasiswa yang mengikuti pendidikan di UT karena inisiatifnya sendiri. Mahasiswa seperti ini disebut mahasiswa individual. Mereka berhubungan dengan UT secara individual baik untuk kebutuhan akademik maupun administrasi akademik. Sekalipun mahasiswa tersebut membentuk kelompok belajar (Pokjar) di wilayahnya, namun UT tidak melakukan hubungan dengan Pokjar tersebut. Biaya pendidikan mahasiswa ini biasanya ditanggung sendiri. 2. Mahasiswa jenis kedua adalah mahasiswa yang studi di UT karena kebutuhan suatu institusi untuk meningkatkan SDMnya. Biasanya UT menjalin kerjasama dengan institusi tersebut dalam pengelolaan kegiatan akademik dan administrasi akademiknya. Mahasiswa ini diberi beasiswa oleh institusinya. Selain tidak adanya persyaratan khusus untuk menjadi mahasiswa kecuali lulus SMTA, UT juga memberikan 'kebebasan' kepada mahasiswa untuk memilih dan menentukan jumlah matakuliah yang akan diregistrasikan dalam setiap semester sesuai dengan kemampuannya. Kebebasan yang diberikan kepada mahasiswa ini 127

5 Jurnal Pendidikan Terbuka dan Jarak Jauh, Vol. 6, No. 2, September 2005, berdampak sangat besar kepada pengadministrasian dan pengelolaan sistem layanan yang dilakukan oleh UT. Salah satu dampak dari kebebasan ini adalah tingginya jumlah matakuliah yang ditawarkan pada setiap semester. Pada tahun 2003 saja, terdapat sekitar 800 jenis matakuliah yang ditawarkan untuk dapat diregistrasikan dan untuk dapat diikuti ujiannya oleh mahasiswa. Besarnya jumlah matakuliah yang ditawarkan dan besarnya jumlah mahasiswa yang melakukan registrasi (Tabel 1) pada setiap semester mengakibatkan produksi bahan ajar UT dilakukan secara masal. Selain itu ketersebaran mahasiswa di seluruh tanah air berkontribusi terhadap sistem pendistribusian bahan ajar yang menuntut ketepatan waktu. Apalagi dalam salah satu analisis situasi yang diterangkan dalam Renstra UT dinyatakan bahwa untuk menjembatani kesenjangan kualitas pendidikan tinggi di tanah air, diperlukan adanya penyebarluasan bahan ajar (cetak dan non-cetak) serta evaluasi hasil belajar yang baku di seluruh wilayah Indonesia (Universitas Terbuka, 1998). Untuk menangani semua ini secara efisien, sudah tentu dibutuhkan investasi yang besar dan sistem pengadministrasian yang baik. Tabel 1. Sebaran Mahasiswa dan Layanan Pendistribusian Bahan Ajar KODE AGEN UPBJJ-UT / AGEN MHS DO SET 11 BANDA ACEH MEDAN , PADANG 1, , PANGKAL PINANG , PEKANBARU 1, , JAMBI , PALEMBANG 1, , BENGKULU , BANDAR LAMPUNG 1, , JAKARTA 10, , BOGOR 3, , BANDUNG 4, ,775 24A TOKO BUKU MERAH DELIMA 8 4, PURWOKERTO 1, , SEMARANG 2, , SURAKARTA ,992

6 YOGYAKARTA 1, ,729

7 Soelaiman, Analisis Ketersediaan Bahan Ajar di UPBJJ KODE AGEN UPBJJ-UT / AGEN MHS DO SET SURABAYA 1, ,971 MALANG JEMBER ,095 PONTIANAK 2, ,127 PALANGKARAYA ,124 BANJARMASIN 1, ,770 SAMARINDA 1, ,132 DENPASAR ,470 MATARAM ,794 KUPANG 1, Kandep P&K Flores Timur 2 50 Dinas P&K Sumba Barat MAKASSAR ,015 PALU ,004 KENDARI MANADO GORONTALO AMBON JAYAPURA ,324 TERNATE 688 TOTAL 48, ,256 PERAN UPBJJ DALAM PENYEDIAAN BAHAN AJAR UT Dengan mengenyampingkan konotasi negatif dari istilah konsumen, Peters & Keegan (1994) menyatakan bahwa mahasiswa adalah konsumen dari pendidikan secara akademik. Dengan demikian mahasiswa adalah konsumen maka institusi PTJJ adalah produsen dari produk akademik. Sebagai produsen UT harus menjaga kualitas produk yang dihasilkannya. Demi menjaga kualitas, UT mendirikan Unit Program Belajar Jarak Jauh (UPBJJ) yang berkedudukan di kota-kota besar di Indonesia dimana terdapat PTN. Diharapkan PTN tersebut dapat membantu UT terutama dalam bidang akademik seperti penyediaan tutor bagi matakuliah yang ditawarkan oleh UT sehingga kualitas akademik yang diberikan oleh UT dapat dijamin (Universitas Terbuka, 2001). Karena keterpisahan jarak antara mahasiswa dan institusi dapat mengakibatkan rasa keterasingan bagi mahasiswa maka UPBJJ adalah unit UT di daerah yang dapat menjembatani hubungan mahasiswa 129

8 Jurnal Pendidikan Terbuka dan Jarak Jauh, Vol. 6, No. 2, September 2005, dengan UT. Dengan demikian maka semua layanan administrasi akademik seperti registrasi, pengelolaan tutorial, penyelenggaraan ujian, dan penyediaan bahan ajar yang dibutuhkan mahasiswa di suatu wilayah dapat dilakukan melalui UPBJJ setempat. Sebagai unit UT yang memberikan layanan bagi mahasiswa, UPBJJ juga melakukan penjualan bahan ajar UT. UPBJJ berfungsi sebagai toko buku bagi bahan ajar UT. Dengan fungsi tersebut maka UPBJJ adalah salah satu unit yang menentukan ketersediaan bahan ajar bagi mahasiswa. Ketersediaan bahan ajar memungkinkan mahasiswa dapat memperoleh bahan ajar dengan mudah dan tepat waktu sehingga mahasiswa terbantu dalam menjalankan proses pembelajarannya. Tampak jelas bahwa UPBJJ berhadapan langsung dengan konsumen yang harus memperoleh layanan sebaik mungkin. Ketersediaan bahan ajar di UPBJJ dapat ditinjau dari dua hal yaitu, 1. Kebutuhan bahan ajar mahasiswa UT pada matakuliah yang diregistrasikan di suatu semester. Tinjauan ini berdasarkan permintaan bahan ajar oleh UPBJJ. 2. Ketersediaan bahan ajar ditinjau dari sisi laporan hasil penjualan bahan ajar yang dikirim oleh UPBJJ kepada UT-Pusat. PREDIKSI KEBUTUHAN BAHAN AJAR DI UPBJJ Salah satu kesulitan dalam pengelolaan bahan ajar adalah melakukan prediksi kebutuhan bahan ajar mahasiswa pada suatu semester. Beberapa data pendukung seperti data registrasi matakuliah, data permintaan bahan ajar oleh UPBJJ, dan data penjualan bahan ajar dari UPBJJ untuk setiap semester dibutuhkan untuk dapat menentukan prediksi pengadaan bahan ajar. Dengan demikian dibutuhkan keakuratan dan kecepatan proses penyediaan data pendukung ini. Terkait dengan hal tersebut, artikel ini membahas kebutuhan bahan ajar mahasiswa dengan menganalisis data registrasi matakuliah pada tahun 2003 semester 1 (2003.1), serta data pengiriman bahan ajar yang diminta oleh UPBJJ, dan laporan hasil penjualan bahan ajar yang dilaporkan oleh UPBJJ. Beberapa asumsi harus dilakukan untuk mempermudah perhitungan dan penjelasan. 1. Data permintaan dari UPBJJ dibuat berdasarkan analisis data registrasi matakuliah sebelumnya sehingga permintaan bahan ajar dari UPBJJ dianggap sebagai kebutuhan bahan ajar mahasiswa pada semester bersangkutan. 130

9 Soelaiman, Analisis Ketersediaan Bahan Ajar di UPBJJ 2. Seluruh permintaan bahan ajar oleh UPBJJ dipenuhi oleh UT Pusat sehingga data pengiriman bahan ajar merupakan data permintaan bahan ajar dari UPBJJ. 3. Data hasil penjualan bahan ajar pada semester bersangkutan dianggap sebagai data penjualan dari bahan ajar yang diminta (pada kenyataannya belum tentu demikian mengingat bahwa ada kemungkinan mahasiswa membeli bahan ajar yang berbeda dari yang diminta oleh UPBJJ dan bahan ajar tersebut masih tersedia di UPBJJ dari permintaan semester sebelumnya). 4. Nilai (harga) setiap set bahan ajar dianggap sama untuk dapat memperoleh data jumlah bahan ajar yang terjual di masing-masing UPBJJ. Hal ini dilakukan karena data penjualan bahan ajar dari masingmasing UPBJJ yang diterima hanya menggambarkan nilai bahan ajar yang terjual. Tidak ada penjelasan rinci yang memberikan informasi tentang jenis dan jumlah bahan ajar yang terjual. KEBUTUHAN BAHAN AJAR DITINJAU DARI PERMINTAAN BAHAN AJAR OLEH UPBJJ Permintaan bahan ajar yang diajukan oleh UPBJJ kepada UT Pusat dilayani dengan mengeluarkan Delivery Order (DO) sebagai alat untuk melakukan pendistribusian bahan ajar. Tingginya jumlah permintaan yang dinyatakan dalam jumlah DO yang dikeluarkan (Tabel 1) untuk masingmasing UPBJJ menyatakan bahwa kebutuhan bahan ajar sangat tinggi. Tingginya tingkat permintaan ini juga memberikan gambaran bahwa UPBJJ akan memberikan pelayanan kepada mahasiswa dengan baik. Tampak pada semester , terdapat mahasiswa yang melakukan registrasi (Tabel 1). Misalnya, seorang mahasiswa meregistrasikan lima matakuliah maka data untuk mahasiswa tersebut akan tercatat sebagai lima buah data. Tabel 2 memberikan jumlah registrasi matakuliah yang dilakukan mahasiswa untuk pertama kalinya. Angka yang disajikan pada Tabel 2 yaitu menunjukkan prediksi banyaknya bahan ajar yang dibutuhkan pada semester Andaikan saja tiap mahasiswa melakukan registrasi untuk lima matakuliah maka dari angka dibagi dengan lima matakuliah akan diperoleh sekitar 34 ribu mahasiswa dari 48,994 yang melakukan registrasi matakuliah untuk pertama kalinya. Dengan demikian sekitar 34,000 mahasiswa tersebut sangat berpotensi untuk memiliki bahan ajar sendiri atau dengan lain perkataan akan membeli bahan ajar untuk matakuliah yang diregistrasikannya pada semester tersebut. 131

10 Jurnal Pendidikan Terbuka dan Jarak Jauh, Vol. 6, No. 2, September 2005, Tabel 2. Sebaran Mahasiswa Registrasi Matakuliah Bukan ujian Ulang pada semester KODE AGEN UPBJJ-UT / AGEN JUMLAH 11 BANDA ACEH 1, MEDAN 2, PADANG 3, PANGKAL PINANG 3, PEKANBARU 3, JAMBI 3, PALEMBANG 5, BENGKULU 2, BANDAR LAMPUNG 3, JAKARTA 35, BOGOR 12, BANDUNG 18, PURWOKERTO 5, SEMARANG 8, SURAKARTA 2, YOGYAKARTA 4, PONTIANAK 8, PALANGKARAYA 1, BANJARMASIN 4, SAMARINDA 3, SURABAYA 4, MALANG 1, JEMBER DENPASAR 1, MATARAM KUPANG 3, MAKASSAR 1, PALU KENDARI 1, MANADO 1, GORONTALO 2, AMBON 2, JAYAPURA 2, DILLI 2 89 TERNATE 3, LUAR NEGERI 298 TOTAL 162,

11 Soelaiman, Analisis Ketersediaan Bahan Ajar di UPBJJ Agar dapat memenuhi kebutuhan bahan ajar ini dan dengan mengasumsikan bahwa permintaan bahan ajar dari UPBJJ seluruhnya dipenuhi oleh UT Pusat maka 91,256 set bahan ajar dikirim ke 37 tempat penjualan bahan ajar UT (Tabel 1). Untuk dapat melihat kebutuhan bahan ajar dari setiap mahasiswa dari sisi registrasi matakuliah, permintaan bahan ajar, dan dari jumlah bahan ajar yang terjual diberikan data dalam bentuk tabel pada Tabel 3. Tabel 3. Kebutuhan Bahan Ajar Kebutuhan BA Data Data BA Terjual Registrasi prediksi BA oleh UPBJJ Untuk seluruh mahasiswa 162,615 set set set pada semester Untuk setiap mahasiswa 5 set 2 set 1 set pada semester Kebutuhan bahan ajar yang diprediksi oleh UPBJJ dinyatakan dalam jumlah set bahan ajar yang diminta oleh UPBJJ, yaitu sejumlah 91,256 set. Jika kebutuhan bahan ajar ini dibagikan kepada 34 ribu mahasiswa yang melakukan registrasi lima matakuliah untuk pertama kalinya maka setiap mahasiswa membutuhkan 2 set bahan ajar. Dari data permintaan bahan ajar yang diajukan oleh UPBJJ terlihat bahwa kebutuhan mahasiswa untuk memiliki bahan ajar sendiri hanya 40% dari jumlah matakuliah yang diregistrasikan. Hal ini juga menyatakan bahwa 60% dari matakuliah yang diregistrasikan oleh mahasiswa, bahan ajarnya diperoleh dari sumber lain yang tidak diketahui oleh UT secara pasti. Agar proses pembelajaran mahasiswa dapat berjalan dengan baik maka UT perlu melakukan penelitian lebih lanjut untuk melihat proses mahasiswa mempelajari matakuliah yang bahan ajarnya belum diketahui sumbernya ini. Disamping itu dari sisi sistem pengelolaan bahan ajar, UT perlu juga mengetahui keberadaan sumber lain yang dapat memenuhi kebutuhan bahan ajar bagi 60% matakuliah yang diregistrasikan oleh mahasiswa tersebut. Ke dua hal ini sangat penting bagi UT, mengingat salah satu kesulitan dalam sistem pengelolaan bahan ajar adalah melakukan prediksi terhadap kebutuhan bahan ajar bagi mahasiswa. Permasalahan yang timbul bagi UT adalah menentukan jenis dan jumlah bahan ajar yang termasuk dalam kelompok 40% dan yang termasuk dalam kelompok 60%. Untuk dapat menjawab hal ini laporan yang diberikan oleh UPBJJ mengenai penjualan bahan ajar haruslah 133

12 Jurnal Pendidikan Terbuka dan Jarak Jauh, Vol. 6, No. 2, September 2005, dapat diberikan kepada UT Pusat secepatnya sehingga UT Pusat dapat melakukan prediksi kebutuhan bahan ajar secara tepat. KEBUTUHAN BAHAN AJAR DITINJAU DARI PENJUALAN BAHAN AJAR DI UPBJJ Untuk dapat melihat kebutuhan bahan ajar di UPBJJ, berikut ini diberikan analisa tentang laporan hasil penjualan bahan ajar pada semester yaitu dari bulan Januari sampai dengan Juni 2003, yang dikirim ke UT Pusat. Kebutuhan bahan ajar ditinjau dari hasil penjualan yang dilakukan oleh UPBJJ, adalah sekitar set bahan ajar terjual (Tabel 4). Dengan menggunakan asumsi yang sama yaitu mahasiswa melakukan registrasi untuk lima matakuliah dan menggunakan data Tabel 3 yaitu mahasiswa yang melakukan registrasi matakuliah pertama kalinya, maka setiap mahasiswa akan membutuhkan satu set bahan ajar. Tabel 4. Penjualan Bahan Ajar di UPBJJ Jmh Set Jmh Set Persentasi UPBJJ-UT Permintaan Terjual Terjual BANDA ACEH % MEDAN % PEKANBARU % PADANG % PANGKAL PINANG % JAMBI % PALEMBANG % BENGKULU % BANDAR LAMPUNG % JAKARTA % BOGOR % BANDUNG % SEMARANG % SURAKARTA % PURWOKERTO % YOGYAKARTA % SURABAYA % MALANG % JEMBER % DENPASAR % MATARAM % KUPANG % 134

13 Soelaiman, Analisis Ketersediaan Bahan Ajar di UPBJJ UPBJJ-UT PONTIANAK PALANGKARAYA BANJARMASIN SAMARINDA MAKASSAR PALU KENDARI MANADO GORONTALO AMBON JAYAPURA Jmh Set Jmh Set Persentasi Permintaan Terjual Terjual % % % % % % % % % % % Berdasarkan data permintaan bahan ajar dan laporan hasil penjualan bahan ajar tampak bahwa: 1. Persentasi bahan ajar yang terjual di masing-masing UPBJJ sangat bervariasi, namun secara total bahan ajar yang terjual sekitar 42% dari bahan ajar yang dikirim ke UPBJJ. 2. Dari lima matakuliah yang diregistrasikan mahasiswa untuk pertama kalinya, hanya 20% yang dibeli bahan ajarnya oleh mahasiswa, atau hanya satu matakuliah yang bahan ajarnya dimiliki sendiri oleh mahasiswa. Empat matakuliah yang lain tidak diketahui sumber bahan ajarnya. Dari data penjualan yang disajikan disini terlihat bahwa kebutuhan untuk memiliki bahan ajar sendiri untuk matakuliah yang diregistrasikan oleh mahasiswa, hanya 42% dari bahan ajar yang diprediksi akan dibutuhkan oleh mahasiswa. Beberapa hal yang membutuhkan penjelasan lebih lanjut adalah, sumber bahan ajar lain selain yang dijual oleh UPBJJ dan jenis bahan ajar yang dirasakan harus dimiliki sendiri oleh mahasiswa. KESIMPULAN DAN SARAN Dari hasil analisis terhadap data tahun 2003 semester 1 tampak bahwa: 1. Tingginya frekuensi permintaan bahan ajar dari UPBJJ dapat menggambarkan bahwa UPBJJ berusaha memenuhi kebutuhan bahan ajar mahasiswa sehingga pelayanan bahan ajar kepada mahasiswa di UPBJJ dapat dikatakan dilakukan dengan baik. 2. Kebutuhan bahan ajar mahasiswa yang dianalisis dari data registrasi matakuliah dan permintaan bahan ajar oleh UPBJJ menyatakan 135

14 Jurnal Pendidikan Terbuka dan Jarak Jauh, Vol. 6, No. 2, September 2005, bahwa untuk semester setiap mahasiswa yang meregistrasikan lima matakuliah memiliki bahan ajar untuk dua matakuliah. Tiga matakuliah lainnya tidak diketahui sumber bahan ajarnya. 3. Kebutuhan bahan ajar mahasiswa yang dianalisis dari data registrasi matakuliah dan penjualan bahan ajar oleh UPBJJ menyatakan bahwa untuk semester , setiap mahasiswa yang meregistrasikan lima matakuliah memiliki bahan ajar untuk satu matakuliah. Empat matakuliah lainnya tidak diketahui sumber bahan ajarnya. 4. Bahan ajar yang tidak dibeli oleh mahasiswa, tidak diketahui dengan pasti atau tidak dapat diprediksi sejak awal baik jumlah maupun jenisnya. Dengan demikian, kesimpulan yang dapat ditarik dari hasil analisis adalah: 1. Permintaan bahan ajar oleh UPBJJ tidak selalu menggambarkan kebutuhan bahan ajar mahasiswa. 2. Tidak terdapat hubungan antara matakuliah yang diregistrasikan dengan bahan ajar yang akan dibutuhkan oleh mahasiswa. Dari hasil kajian di atas dapat dimengerti bila UT mengalami kesulitan dalam melakukan prediksi kebutuhan bahan ajar. Akan terjadi kelebihan atau kekurangan dalam penyediaan bahan ajar untuk matakuliah tertentu, yang mengakibatkan tingkat efisiensi dari sistem penyediaan bahan ajar akan rendah. Inefisiensi dari sistem penyediaan bahan ajar tersebut, disebabkan oleh sistem yang diterapkan oleh UT yang memberikan kebebasan kepada mahasiswa untuk tidak perlu membeli bahan ajar bagi matakuliah yang diregistrasikannya. Mengingat bahwa bahan ajar merupakan satu-satunya sumber belajar bagi mahasiswa dalam PTJJ dan UT sebagai lembaga PTJJ berkewajiban menyediakan bahan ajar maka ketersediaan bahan ajar merupakan salah satu pelayanan kepada mahasiswa yang harus dilakukan oleh UT secara efektif dengan memanfaatkan sumberdaya secara efisien. Untuk itu disarankan empat hal berikut ini. 1. UT perlu meninjau kembali sistem kepemilikan bahan ajar bagi mahasiswanya, misalnya mahasiswa diwajibkan untuk membeli bahan ajarnya di UT pada saat melakukan registrasi untuk matakuliah tersebut untuk pertama kali. Agar sistem ini dapat diterapkan secara baik maka perbaikan bahan ajar harus terus diupayakan terutama pada bagian tugas mandiri dan latihan. Dengan demikian daya tarik bahan ajar akan semakin tinggi. 2. UT perlu menerapkan sistem registrasi terencana paling tidak untuk satu semester lebih awal, terutama bagi matakuliah yang diregistrasikan untuk pertama kali. Namun untuk registrasi 136

15 Soelaiman, Analisis Ketersediaan Bahan Ajar di UPBJJ matakuliah ujian ulang dapat dilakukan pada semester yang diinginkan oleh mahasiswa. Dengan demikian proses penyediaan bahan ajar, bahan registrasi dan penyediaan tutor bagi matakuliah tertentu, dapat direncanakan dengan baik. Selain itu, pendistribusian bahan ajar ke UPBJJ dapat dilakukan dengan lebih efisien. 3. Dengan menggunakan sistem komputerisasi pengelolaan bahan ajar yang telah diterapkan pada setiap UPBJJ maka UPBJJ dapat dengan mudah mengetahui keadaan stok bahan ajar di UPBJJnya. Dengan demikian UPBJJ seharusnya dapat memprediksi kebutuhan bahan ajar dalam waktu singkat dan mengirimkan data tersebut kepada UT Pusat melalui sistem jaringan internet ataupun fax. Selain itu UT Pusat dapat melakukan penyiapan bahan ajar lebih awal. Untuk itu perlu ditetapkan waktu tertentu dimana data tersebut harus masuk ke UT Pusat, terutama pada awal masa registrasi, mengingat bahan ajar UT juga digunakan oleh bukan mahasiswa UT. 4. Pengiriman data stok dan kebutuhan bahan ajar di UPBJJ dialamatkan kepada unit yang membawahi bidang operasional sehingga dapat segera dilakukan koordinasi dengan unit operasional yang terkait. Hal ini mengingat selama ini data yang berhubungan dengan penyiapan bahan ajar tersebar dibeberapa unit kerja, sehingga koordinasi sangat dibutuhkan untuk memperoleh output yang dapat meningkatkan efisiensi pengadaan dan pendistribusian bahan ajar. REFERENSI Daniel, J.S. (1996), Mega universities & knowledge media, Kogan Page. Holmberg, B. (1986). Growth and structure of distance education. New Hampshire: Croom Helm. Keegan, D. (1991). Foundations of distance education. Great Britain: Biddles Ltd. Panen, P. (Ed.). (1999), Cakrawala pendidikan. Universitas Terbuka. Peters, O. & Keegan, D. (1994), The industrialization of teaching & learning, London, Routledge. Suparman, M.A. & Zuhairi, A. (2004). Pendidikan jarak jauh: Teori dan praktek. Jakarta: Pusat Penerbitan Universitas Terbuka. Universitas Terbuka (1998). Rencana pembangunan Universitas Terbuka : Buku I Rencana Strategis. Jakarta: Depdikbud - Universitas Terbuka. Universitas Terbuka (2001). Buku pedoman pengelolaan UPBJJ. Jakarta: Depdikbud - Universitas Terbuka. 137