KONSEP PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF PADA UNIVERSITAS DENGAN MODUL PERPUSTAKAAN. Suparto Darudiato, Vivensius, Edward, Erric Suryadi

Transkripsi

1 KONSEP PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF PADA UNIVERSITAS DENGAN MODUL PERPUSTAKAAN Suparto Darudiato, Vivensius, Edward, Erric Suryadi Binus University Jl. Kebon Jeruk Raya no. 27 Jakarta Barat, (021) Abstract Library is one of the most essential learning facilities in a university. In order to help the executives in managing and monitoring the library, the executive information system is built, to depict information for those executives. The purposes to achieves are getting data regarding processes available on the library and resulting in an executive information system to give informations for the executives. Methods used in collecting data are literature studies, survey and interview; as for methods used in analyses there are information needs analysis, SWOT analysis, Cost & Benefit Analysis, and Value Shop analysis. Development of the executive information system is based on Executive Information Framework by Kamaruddin and Razali, along with Moss and Atre s Executive Information System Life Cycle. The result obtained from this is a dashboard page giving reports for the executives of the library. The conclusions concluded are executive information system is able to depict information through executive dashboard page, which is needed by the executives in order to determine business strategy to meet the objectives. Keywords: University Library, Executive Information System, EIS Lifecycle & Framework, Dashboard. Abstrak Perpustakaan merupakan salah satu fasilitas pembelajaran yang esensial di universitas. Untuk membantu para eksekutif dalam mengelola dan mengawasi perpustakaan maka dikembangkanlah sistem informasi eksekutif, yang memberikan gambaran informasi bagi para eksekutif tadi. Tujuan yang hendak dicapai yakni mendapatkan data terkait proses yang ada di perpustakaan serta menghasilkan sistem informasi eksekutif guna memberikan informasi pada para eksekutif. Metodologi pengumpulan data yang digunakan yakni studi kepustakaan, survey dan wawancara; sedangkan metodologi analisis yang digunakan yakni analisis kebutuhan informasi, SWOT Analysis, Cost & Benefit Analysis, dan Value Shop Analysis. Pengembangan sistem informasi eksekutif dilakukan dengan mengacu pada Executive Information Framework oleh Kamaruddin dan Razali, serta Executive Information System Life Cycle oleh Moss dan Atre. Hasil yang didapat adalah halaman dashboard yang memberikan laporan pada para eksekutif perpustakaan. Kesimpulan yang ditarik adalah sistem informasi eksekutif mampu memberikan gambaran informasi lewat halaman dashboard eksekutif, yang dibutuhkan para eksekutif guna menentukan strategi bisnis dalam memenuhi sasaran yang hendak dicapai. Kata kunci: Perpustakaan Universitas, Sistem Informasi Eksekutif, Siklus Hidup & Kerangka Kerja SIE, Dashboard.

2 Pendahuluan Perpustakaan umumnya dikenal sebagai tempat yang menyediakan berbagai sumber tertulis, baik itu bukubuku teks, majalah atau bulletin, jurnal hingga karya-karya ilmiah. Konsep perpustakaan yang konvensional ini telah berubah seiring dengan perkembangan teknologi informasi. Di beberapa negara-negara, aksesibilitas pada informasiinformasi tidak lagi terbatas pada kunjungan manual, namun bisa juga melakukan akses secara digital kepada literatur yang diinginkan, atau sekedar melakukan peminjaman secara digital sehingga peminjam hanya perlu datang untuk mengambil buku pinjaman seusai melalui proses peminjaman secara digital tadi. Di dalam dunia pendidikan sendiri, perpustakaan terbukti menjadi salah satu sarana yang patut dipertimbangkan dalam mendukung kegiatan belajar-mengajar. Tentunya ada banyak hal yang dapat dipelajari melalui koleksi-koleksi literatur yang ada pada perpustakaan untuk memperluas wawasan seseorang. Oleh karena itu, perpustakaan patut dikembangkan sebagai satu dari sekian instalasi penting dalam menyediakan literaturliteratur yang berguna bagi kelangsungan kegiatan belajar-mengajar yang ada. Untuk mendukung dan mengelola kelancaran proses bisnis yang ada pada perpustakaan, maka digunakanlah sistem informasi eksekutif padanya. Adapun sistem informasi eksekutif yang dimaksud ini ditujukan kepada pengguna dari kalangan eksekutif perpustakaan agar bisa melakukan fungsi-fungsi bisnis pada lingkungannya, seperti memantau dan melakukan pengambilan keputusan atas informasi-informasi yang disajikan oleh sistem informasi eksekutif tadi. Dengan demikian keputusan yang diambil bisa memberikan keefisienan maksimum untuk pengelolaan perpustakaan, serta menjadi lebih efektif. Oleh karena itu, topik pengembangan sistem informasi eksekutif pada universitas, dengan modul perpustakaan ini, menjadi sedemikian penting untuk dibahas, dan perlu mendapat dukungan, terutama dari setiap pihak yang berkepedulian terhadap dunia pendidikan Metode Penelitian Metode penelitian yang digunakan, yaitu : 1. Metode Pengumpulan Data i. Studi kepustakaan dilakukan tim untuk mendapatkan teori yang menunjang pada saat perancangan sistem melalui buku teks dan artikel-artikel yang ada di internet berkaitan dengan sistem pada Perpustakaan, terutama Perpustakaan Universitas. ii. Melakukan survey dengan cara berkunjung langsung ke perpustakaan Universitas untuk melihat bagaimana pelaksanaan sistem perpustakaan dari universitas tersebut. iii. Wawancara dengan narasumber guna mengetahui proses bisnis dalam perpustakaan dan keorganisasian di dalamnya. 2. Metode Analisis i. Analisis kebutuhan informasi, lewat pendefinisian fungsi dan proses pada perpustakaan. ii. Value Shop Analysis, guna perumusan kegiatan-kegiatan utama perpustakaan dan kegiatan-kegiatan pendukung perpustakaan. iii. SWOT Analysis, guna mengidentifikasi kelebihan dan kekurangan perpustakaan, serta potensi dan ancaman bagi perpustakaan. iv. Analisis dan penilaian keuntungan berdasarkan Cost and Benefit Analysis. v. Metode rancangan sistem informasi eksekutif berdasarkan Executive Information Framework menurut Kamaruddin dan Razali ( 2011 ) dan Executive Information Lifecycle menurut Moss dan Atre ( 2004 ) Hasil dan Pembahasan Pengembangan sistem informasi eksekutif menggunakan EIS Lifecycle yang dibagi menjadi 6 tahap, yaitu : justification, planning, business analysis, design, construction, & deployment.

3 Gambar 1 EIS Lifecycle ( Moss dan Atre, 2004, p6 ) Pada tahap justification, akan dilakukan pengajuan proposal terkait perencanaan, keuntungan dan kerugian dari proyek pengembangan sistem ini. Proposal akan diajukan sebagai tolak ukur disetujui atau tidaknya pengembangan ini dilakukan. Pembuatan proposal didasari oleh business case assessment yang dilakukan dengan menganalisa kebutuhan bisnis sebelumnya. Pada tahap planning, akan dilakukan perancangan terkait kebutuhan infrastruktur seperti spesifikasi perangkat keras dan perangkat lunak serta jaringan komputer yang harus tersedia. Jaringan komputer yang harus disediakan seperti yang digambarkan pada gambar 2. Gambar 2 Jaringan Komputer Lalu, berikut spesifikasi perangkat lunak dan perangkat keras yang harus dipenuhi agar sistem informasi eksekutif yang diterapkan dapat berjalan dengan baik dan spesifikasi minimum untuk server yang akan digunakan dalam pembangunan sistem informasi eksekutif, yaitu :

4 Tabel 1 Spesifikasi perangkat lunak dan perangkat keras Operating System Processor Memory Hard Disk Browser Connection Tools Microsoft Windows XP Intel Core 2 Duo GHz 2 GB 250 GB Mozilla Firefox, Google Chrome Internet LAN Cable Connection / Ethernet Internet wireless access Tabel 2 Spesifikasi Server Aplikasi Operating System Microsoft Windows Server 2003 R2 Standard Edition Processor Varcharel Xeon 2 GHz, Dual Core Memory 2 GB Database Tools Microsoft SQL Server 2008 R2 Business Inteligence Microsoft SQL Business Intelligence Development Studio Tools Application Tools Microsoft Visual Studio 2012 DevExpress v12.2 Web Server Apache Tabel 3 Spesifikasi Server Data Mart Operating System Processor Memory Database Tools Microsoft Windows Server 2003 R2 Standard Edition Intel Xeon GHz 4 GB Microsoft SQL Server 2008 R2

5 Pada tahap business analysis, dilakukan perancangan sistem informasi yang akan digunakan nantinya. Perancangan ini berupa gambaran diagram Use Case yang digunakan pada sistem informasi eksekutif. Diagram ini dibuat berdasarkan pemenuhan kebutuhan dari analisa kebutuhan sistem yang telah dilakukan sebelumnya. System Informasi Eksekutif Perpustakaan pada Universitas Melihat Dashboard Mengakses Detil Laporan Sirkulasi Eksekutif Mengakses Detil Laporan Pengadaan Mengakses Detil Laporan Aktifitas Gambar 3 Use Case Diagram EIS perpustakaan pada universitas

6 Pada tahap design, rancangan arsitektur database dan proses ETL (Extract, Transform, Load) akan dilakukan. Pembuatannya meliputi analisis dimensionality model, metadata dan proses ETL yang dilakukan. Gambar 4 Arsitektur Sistem Informasi Eksekutif Perpustaakan pada Universitas Pada tahap construction, proses pengembangan ETL dilakukan dengan mentransformasi data OLTP menjadi OLAP melalui proses ETL. Sumber data yang berasal dari database operasional diubah menjadi data mart yang berguna bagi eksekutif perpustakaan pada universitas. Proses transformasi ini dilakukan dengan menggunakan SQL Server Business Intelligence Development Studio Integration Service Project sebagai tools pengembangannya. Pada tahap deployment, setelah tahap konstruksi selesai aktifitas akan dilanjutkan dengan melakukan evaluasi pada EIS yang telah dirancang. Pada tahap ini dilakukannya uji coba terhadap EIS kepada eksekutif perpustakaan. Setelah diuji coba oleh eksekutif, akan dilakukan penilaian uji coba dan penerimaan saran-saran dan masukan terhadap sistem sehingga nantinya sistem dapat berjalan dengan baik sesuai dengan kebutuhan eksekutif perpustakaan. Saran-saran yang diterima, kemudian dianalisis kembali. Apabila pengaplikasian saran tidak menjadi scope creeping maka akan dilakukan perbaikan atau modifikasi pada sistem. Kesimpulan dan Saran 1. Kesimpulan Berdasarkan hasil dan pembahasan yang didapat dari melakukan analisis dan pengembangan sistem informasi eksekutif pada perpustakaan universitas, maka dapat ditarik beberapa kesimpulan sebagai berikut. a. Dari kebutuhan-kebutuhan informasi yang ada, dibangunlah dashboard untuk memberikan informasi bagi para eksekutif. b. Executive Information Systems mampu memberikan gambaran informasi yang dibutuhkan oleh para eksekutif untuk menentukan strategi bisnis dalam memenuhi sasaran yang hendak dicapai. 2. Saran Untuk dapat mengembangkan mutu perpustakaan universitas, maka kiranya diperlukan saran-saran sebagai berikut. a. Pengembangan lebih lanjut dari Executive Information Systems ini, seperti melengkapi dashboard untuk fungsi-fungsi bisnis lainnya. b. Pemeliharaan sistem untuk menjaga keoptimalan kinerjanya, serta melakukan backup data secara berkala.

7 Referensi c. Pemantauan terhadap kebutuhan informasi, mengingat dinamisnya perkembangan kebutuhan informasi yang ada, sehingga diperlukan pengelolaan padanya agar informasi yang dapat terus mendukung kebutuhan eksekutif. Kamaruddin, Mahamsiatus & Razali, Rozilawati. (2011). A Framework of Successful Executive Information System Development for Education Domain. American Journal of Applied Sciences, 8, Moss, Larissa T. & Atre, Shaku. (2003). Business Intelligence Roadmap: The Complete Project Lifecycle for Decision-Support Applications. Boston : Addison Wesley. Riwayat Penulis Vivensius lahir di Jakarta pada tanggal 26 Januari Penulis menamatkan program S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Sistem Informasi pada tahun Edward lahir di Jakarta pada tanggal 26 Oktober Penulis menamatkan program S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Sistem Informasi pada tahun Erric Suryadi lahir di Jakarta pada tanggal 8 Juli Penulis menamatkan program S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Sistem Informasi pada tahun 2014.