SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN DAN PEMELIHARAAN KENDARAAN OPERASIONAL PADA PT NIKOMAS GEMILANG

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN DAN PEMELIHARAAN KENDARAAN OPERASIONAL PADA PT NIKOMAS GEMILANG Abstract WAHYUDI STMIK Mahakarya JL. TAMPAK SIRING RAYA BLOK KJE NO. 2 KALIDERES JAKARTA BARAT Administrations maintenance include the condition of vehicle maintenance operational at the company be big problems and not easy to handle if this company still use the convensional ways. Technically maintenance of vehicle consist of keeping and service. Administrationly maintenance of this vehicle need the record, it is mean that the vehicle always be monitored by condition and schedule of periodical keeping. As one of the famous company, PT. Nikomas Gemilang need to use management information system and maintenance of vehicle operation so that handling of vehicle of operational can be better. So that,it should be use a rational way to development an effective system to help decision making. The problems are studied in this research were : (1) How does record administration of vehicle maintenance company that be monitored by condition and schedule of periodical keeping?, (2) What Does information system of vehicle maintenance at the company had done effectively?, (3) How does apply information system that can handle vehicle maintenance from report until repairing effectively. This study aims to: (1) To get the preview about application from information system of vehicle maintenance that be done at PT. Nikomas Gemilang, (2) Knowing what the system of vehicle maintenance at PT. Nikomas Gemilang had be done effectively, (3) Applying PHP and Mysql to make information system. Management information system and maintenance of vehicle operation is hope can help administrations of vehicle maintenance process. So that, not only the users but also the managers that can understand about the variety of vehicles information status, that used by them. Keyword : Maintenance of Vehicle A. PENDAHULUAN 1. Latar Belakang Masalah Ilmu Pengetahuan dan teknologi telah berkembang dengan sangat pesatnya dewasa ini,sehingga kebutuhan akan informasi yang cepat, tepat, dan akurat sangat dibutuhkan oleh setiap perusahaan. Apalagi pada perusahaan-perusahaan besar, dengan menggunakan teknologi komputer beban pekerjaan akan semakin ringan. Untuk membangun sebuah sistem informasi tersebut, peranan manusia sangatlah dibutuhkan. 44 Vol. 3 No. 1 Feb. 2015

2 Administrasi pemeliharaan termasuk monitoring kondisi kendaraan operasional pada PT. Nikomas Gemilang yang tergolong besar tentu menjadi permasalahan tersendiri yang tidak mudah ditangani apabila masih menggunakan cara konvensional. Secara teknis pemeliharaan kendaraaan terdiri dari perawatan dan service. Perawatan kendaraan secara umum antara lain ganti oli, tune up, ganti freon AC, fanbelt, timing belt yang dilakukan secara berkala. Sedangkan service merupakan proses perbaikan kendaraan yang dilakukan dengan pergantian spare part maupun tidak. Secara administrasi pemeliharaan kendaraan ini perlu dilakukan pencatatan, hal tersebut dimaksudkan agar kendaraaan selalu termonitor kondisi dan jadual perawatan berkala.sebagai salah satu perusahaan terbesar PT. Nikomas Gemilang merasa perlu untuk menggunakan sistem informasi pemeliharaan kendaraan operasional agar penanganan kendaraan operasional dapat berlangsung dengan baik. Dengan mengandalkan sistem informasi maka proses penanganan, mulai dari pelaporan hingga perbaikan dapat segera tertangani. 2. Rumusan Masalah Masalah dalam penelitian ini adalah sebagai berikut : a. Bagaimana sistem pencatatan administrasi pemeliharaan kendaraan opreasional pada PT.Nikomas Gemilang termonitor kondisi dan jadwal perawatan berkala. b. Apakah sistem informasi pemeliharaan kendaraan operasional perusahaan sudah berjalan efektif. c. Bagaimana penerapan sistem informasi yang dapat menangani pemeliharaan kendaraan mulai dari pelaporan hingga perbaikan secara efektif. B. LANDASAN TEORI 1 Konsep Dasar Sistem Mempelajari suatu sistem akan lebih mudah apabila mengetahui pengertian sistem itu sendiri. Sistem dapat didefinisikan menjadi dua pendekatan, pendekatan pertama akan lebih menekankan pada pendekatan prosedur dan pendekatan kedua menekankan pada komponen. Menurut Jerri Fitz Gerald, pendekatan yang menekankan pada prosedur yaitu: Suatu sistem adalah suatu jaringan dari prosedur-prosedur Vol. 3 No. 1 Feb

3 yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyalesaikan suatu sasaran tertentu. Pendekatan sistem yang menekankan pada elemen atau komponen yaitu: Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu (Jerry Gerland, 2005, hal:1). Sistem dalam manajemen sering diartikan sebagai kumpulan elemen-elemen yang saling beriteraksi dan bertanggungjawab mentransformasi atau memproses masukan untuk menghasilkan suatu keluaran yang dapat digunakan dalam mengambil suatu keputusan oleh seorang manager atau lembaga, sehingga keputusan yang diambil tersebut merupakan keputusan yang benar-benar dapat dipertanggungjawabkan kebaikannya maupun keburukannya dan diharapkan keputusan tersebut memberi nilai lebih bagi pengguna. 2 Konsep Dasar Informasi Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil sebuah keputusan saat ini atau masa depan. Atau dengan kata laininformasi merupakan hasil pemrosesan yang berasal dari data dasar menjadi sesuatu yang lebih bernilai informatif atau kesimpulan, argumentasi atau sebagai dasar untuk peramalan atau pengambilan keputusan.definisi data adalah kelompok teratur simbol - simbol yang mewakili kuantitas, tindakan, benda, dan sebagainya. Data merupakan sesuatu yang masih mentah yang harus diolah terkebih dahulu sehingga menghasilkan suatu informasi yang akan digunakan. 3 Konsep Dasar Sistem Informasi Sistem informasi adalah sebuah sistem manusia dan mesin yang terpadu, untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras perangkat lunak komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan keputusan serta sebuah database. 4. Analisa Terstruktur Analisa terstruktur dapat didefinisikan sebagai suatu pengembangan ke dalam bagian - bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi 46 Vol. 3 No. 1 Feb. 2015

4 permasalahan - permasalahan yang terjadi dan kebutuhan yang diinginkan sehingga dapat diusulkan perbaikan. 5. Normalisasi Normalisasi merupakan cara pendekatan dalam membangun desain lojik basis data relasional yang tidak secara langsung berkaitan dengan model data, tetapi dengan menerapkan sejumlah aturan dan kriteria standar untuk menghasilkan tabel yang normal. Selain itu normalisasi merupakan proses pendekataan formal untuk menelaah dan mengelompokkan item/field/atribut ke bentuk yang lebih baik dalam menghadapi perubahanperubahan di masa mendatang serta meminimumkan pengaruh perubahan-perubahan pada sistem aplikasi program. Pada proses normalisasi dikenal beberapa bentuk tahapan sebagai berikut : ( Fatansyah, 2004:48 ) 6 Sistem Informasi Service (pemeliharaan) Sistem informasi service adalah suatu sistem yang menyediakan informasi pelayanan kepada pihak yang bersangkutan. Informasi pelayanan di sini menyangkut pelayanan perbaikan kendaraan dan penjualan suku cadang. Informasi menjelaskan sistem yang terjadi. Informasi tersebut berbentuk laporan, dimana hasil dari laporan tersebut akan membentuk keputusan yang akan digunakan untuk memecahkan masalah yang terjadi. 7 Sekilas Mengenai PHP PHP (PHP Hypertext Proccessor) adalah server-side programming yang populer digunakan untuk membuat web-based application. PHP saat ini menjadi salah satu dari server-side programming yang paling banyak disukai karena kemudahaan penggunaan, tersedianya ratusan built-in function serta fleksibilitas modulmodul yang bisa dikembangkan. PHP adalah bahasa intrepeter seperti Perl atau Python, bukan bahasa compiler seperti C atau Java. Oleh karena itu PHP sangat sesuai utk web programming karena ekskusi relatif cepat, struktur bahasa yang mudah dipahami, serta debugging yang lebih cepat. Kemampuan tersebut sangat berguna khususnya untuk web programming yang memerlukan solusi cepat, mudah dibuat serta mudah untuk dikembangkan. PHP juga menyediakan ratusan built-in function yang siap digunakan dengan berbagai macam fungsi seperti fungsi pengolahan array, koneksi database, pengolahan string, filesystem, session, dsb. Vol. 3 No. 1 Feb

5 8 MySQL-Front MySQL-Front adalah software pengolah mysql berbasis desktop, jadi dari berbagai segi mempunyai kemampuan yang lebih baik dibanding PHPMyAdmin diantaranya: proses lebih cepat, bersifat stand alone, bisa digunakan untuk relasi tabel secara friendly (bagi anda yang tidak terlalu suka dengan perintahperintah sql), lebih user friendly dibanding PHPMyAdmin. sampai saat ini mysql-front sudah mencapai versi 5.0, tapi software ini tidak bersifat free hanya shareware. C. METODE DAN OBJEK PENELITIAN 1. Metode Penelitian Metode analisis yang digunakan penulis adalah analisis terstruktur dan desain terstruktur, dimana tranformasi informasi input output dinyatakan dengan diagram arus data (data flow diagram) yang diperoleh dengan mengamati kebutuhan informasinya. Pembuatan diagram arus data dilihat berdasarkan aliran informasi dari system yang sudah ada. Metode analisis digunakan untuk mengidentifikasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. 2. Metode Pengumpulan Data a. Metode Wawancara Wawancara adalah suatu bentuk komunikasi verbal, semacam percakapan yang bertujuan untuk memperoleh informasi. Wawancara telah diakui sebagai teknik pengumpulan data/fakta yang penting dan banyak dilakukan dalam pengembangan sistem informasi. Dalam wawancara ini analisis sistem sebagai pewawancara untuk mengumpulkan data secara tatap muka langsung dengan orang yang diwawancara. Wawancara pada umumnya dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu: i. Wawancara Terstruktur Dalam wawancara ini semua pertanyaan telah dirumuskan sebelumnya dengan cermat, biasanya secara tertulis. ii.wawancara Tidak Terstruktur Dalam wawancara ini tidak dipersiapkan daftar 48 Vol. 3 No. 1 Feb. 2015

6 pertanyaan sebelumnya. Pertanyaan yang timbul secara spontanitas pewawancara. b. Metode Observasi Metode observasi atau pengamatan merupakan salah satu metode pengumpulan data/fakta yang cukup efektif. Observasi merupakan pengamatan langsung suatu kegiatan yang bertujuan untuk mengkaji validitas dari data hasil wawancara yang telah didapatkan. Metode observasi yang telah dijalankan dalam penelitian ini adalah metode yang langsung dilakukan dengan melihat pengolahan data order barang yang dibuat oleh petugas order dan transaksi pembayaran yang dilakukan kasir. Hasil dari metode observasi adalah : Informasi mengenai proses pendataan form request masih belum optimal dan sering kali terlambat sehingga menyulitkan dalam proses pencarian bila customer melakukan pembayaran secara tunai dan menghambat proses perhitungan transaksi pembayaran secara keseluruhan. c. Metode Literatur Metode literatur merupakan metode pengumpulan data dari hasil pembacaan literatur yang berhubungan dengan transaksi pembayaran cetakan berdasarkan pemakaian bahan baku. D. ANALISIS DAN PEMBAHASAN 1. Analisa Sistem Analisa sistem adalah tahap awal yang dilakukan untuk mengembangkan suatu sistem dari sistem yang telah ada sebelumnya. Analisa sistem ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana proses sistem yang sedang berjalan. Berdasarkan hal tersebut, penulis dapat menganalisa apakah sistem yang sedang berjalan telah sesuai dengan kebutuhan atau tidak. Metode analisis yang digunakan adalah Structure Analysis and Design yaitu dimana transformasi informasi input output dinyatakan dengan menggunakan diagram arus data (Data Flow Diagram) yang diperoleh dengan mengamati kebutuhan dari informasi tersebut. Pembuatan diagram arus data dilihat berdasarkan aliran informasi dari sistem yang sudah ada. Vol. 3 No. 1 Feb

7 Dalam tahap analisa sistem ini, terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan : 1. Mengidentifikasi masalah, merupakan langkah pertama yang harus dilakukan karena dalam tahap ini dilakukan suatu rumusan masalah yang pada tahap berikutnya akan dicari pemecahannya. 2. Pemahaman dari cara kerja sistem yang ada, adalah untuk mempelajari sistem yang telah berjalan, sehingga perlu adanya data-data untuk melakukan penelitian. 3. Menganalisa sistem, adalah proses analisa apakah sistem yang telah diterapkan tersebut sudah dapat memenuhi kebutuhan yang ada. Analisa sistem ini berdasarkan data yang diperoleh dari penelitian. 4. Pembuatan laporan, merupakan tahap akhir jika terjadi kesalahan dan kekurangan pada sistem yang ada dapat segera diperbaiki. 2. Analisis Pembahasan Proses Penanganan Proyek pada PT.Nikomas Gemilang Konstruksi pada dasarnya berjalan kurang baik, karena selama ini proses pendataan proyek masih dilakukan secara manual, sehingga menyebabkan tidak efektifnya penanganan proyek tersebut. Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan suatu permasalahan sebagai berikut : a. Sulitnya mendata pekerja/karyawan yang terlibat dalam proyek karena data-data karyawan disimpan pada File karyawan yang b. Data-data proyek yang tidak jelas, karena sering berkasberkas yang ada, hilang atau tercecer di tempat pengerjaan proyek. c. Sulitnya menghitung berapa banyak tenaga kerja yang dibutuhkan dalam proyek tersebut. 3. Analisis Kebutuhan Analisis yang dibutuhkan untuk menyelesaikan permasalahan diatas dapat dibagi menjadi beberapa tahap yaitu : Analisis Data Pada tahap ini data yang ditemukan untuk menyelesaikan permasalahan diatas dapat dibagi menjadi beberapa tahap yaitu sebagai berikut : 50 Vol. 3 No. 1 Feb. 2015

8 a. Data Proyek, Data terdiri dari : No Kontrak, Tanggal Kontrak., Nama Proyek, Kode Owner, Nilai Proyek, Lokasi, Rencana Selesai. b. Data Owner, data ini terdiri dari : Kode Owner, Owner, Alamat, Kota. c. Data Pekerjaan Selesai, data ini terdiri dari No Kontrak dan Tanggal selesai. d. Data Man Power Planning, data ini terdiri dari No Kontrak, Kode Pekerja dan Pekerja, Jumlah Pekerja e. Data Pekerja, data ini terdiri dari Kode Pekerja dan Pekerja. f. Data Progress, data ini terdiri dari No Kontrak, Kegiatan, Qty, Unit, Rencana Selesai, Waktu Kegiatan Analisis Kerja Analisis Kerja adalah Proses dimana suatu sistem berjalan sesuai dengan yang diharapkan, selain itu analisis kerja merupakan proses awal dalam perancangan sistem. Adapun analisis kerja yang dibuat sesuai dengan metode analisis diagram alir, karena selanjutnya perancangan sistem akan dibuat dengan menggunakan metode perancangan Diagram alir Data (DAD) atau Data Flow Diagram (DFD). Analisis kerja dari sistem tersebut adalah sebagai berikut : a. Proses pemasukan data Proyek. Data ini diisi oleh Project Manager dan Owner. Kemudian akan diproses untuk menentukan rencana selesainya proyek.. b. Proses pemasukan data Owner. Data ini diisi oleh Owner. c. Proses pemasukan data Pekerjaan Selesai. Data ini ditentukan oleh Project Manager. d. Proses pemasukan data Man Power Planning. Data ini dilakukan oleh Project Manager. e. Proses pemasukan data Pekerja. Data ini dilakukan oleh Project Manager f. Proses pemasukan data Progress, data ini dilakukan oleh Project Manager 4. Hasil Perancangan Hasil perancangan yang digunakan yaitu : a. Diagram Konteks, yaitu diagram yang menggambarkan sistem yang ada didalam secara keseluruhan. Vol. 3 No. 1 Feb

9 b. Diagram konteks ini akan dibagi menjadi beberapa level yang lebih kecil untuk menggambarkan kejadian yang berlangsung dalam suatu sistem. Hasil dari pembagian menjadi beberapa level tersebut dinamakan Data Flow Diagram (DFD) c. Relasi tabel, yaitu model data relational dengan cara menggabungkan antar file direlasikan dengan kunci relasi yang merupakan kunci utama dari masing-masing file. 5. Diagram Konteks Diagram konteks hanya mengandung satu proses saja yang mewakili semua proses yang ada dalam suatu sistem. Diagram ini menggambarkan hubungan masukan atau keluaran antara sistem dengan kesatuan luarnya. Diagram Konteks penanganan proyek ini terdiri dari tiga entitas yaitu : Owner, Project Manager, Steering Comitee. Entitas owner menghasilkan data berupa data proyek dan data owner, selanjutnya entitas owner mendapatkan masukan dari sistem berupa data proyek Outline,dan Data pekerjaan selesai, berikutnya entitas project manager menghasilkan data proyek, data Pekerjaan selesai, data Man Power. selanjutnya Project Manager mendapat masukan berupa data proyek, owner, data Pekerja, Sebagai proses akhir sistem ini akan menghasilkan keluaran untuk steering Comitee berupa datadata laporan data proyek, Laporan Owner, Laporan data Pekerjaan selesai, Laporan data Man Power Planning, Diagram konteks sistem penanganan proyek akan terlihat seperti pada gambar Vol. 3 No. 1 Feb. 2015

10 Owner Dt Proyek Dt Owner Dt Owner Dt Proyek Dt. MPP Dt Pekerja Project Manager Dt. Pekerjaan Selesai 0.0 Sistem Informasi Penanganan Proyek Dt. Pekerjaan Selesai Dt Proyek Dt. MPP Dt Pekerja Lap. Proyek Lap. Owner Lap. Pekerja Lap. MPP Lap Selesainya Proyek Lap. Progress Steering Comitte Gambar 4.1 Diagram Konteks Penanganan Proyek PT. Nira Murni Kontruksi Cilegon a) Diagram Alir Data Level I Proses Sistem Informasi Penanganan Proyek pada PT. Nikomas Gemilang. Proses pada diagram alir data level I Proses Sistem Informasi Penanganan Proyek terbagi lebih terinci manjadi enam proses yaitu : 1. Proses Pendataan Proyek Fungsi : Untuk melakukan pendataan proyek Input : Data proyek Output : Data proyek 2. Proses Pendataan Owner Fungsi : Untuk melakukan pendataan Owner Input : Data Owner Output : Data Owner 3. Proses Pendataan Pekerja Proyek Fungsi: Untuk menentukan Jumlah Pekerja dalam proyek Input : Data Pekerja Output : Data Pekerja 4. Proses Pengolahan Pekerjaan Selesai Fungsi : Untuk menentukan Kapan pekerjaan proyek itu selesai Input : Data Pekerjaan selesai Output : Data Pekerjaan selesai Vol. 3 No. 1 Feb

11 5. Proses Pengolahan Man Power Planning Fungsi : Untuk menentukan rencana jumlah tenaga kerja yang akan digunakan dalam suatu proyek Input : Data Man Power Planning Output : Data Man Power Planning 6. Proses Pengolahan Progress Proyek Fungsi : Untuk menentukan hasil dari kegiatan pekerja dalam mengerjakan suatu proyek Input : Data Progress Proyek Output : Data Progress Proyek 7. Laporan-laporan Fungsi : Untuk manampung semua laporan Input : data Proyek, data Owner, data Pekerja, data progress proyek, data Man Power Planning, data Pekerjaan selesai. Output : Laporan proyek, Laporan Owner, data Pekerja, data progress proyek, Laporan Man Power Planning, Laporan Pekerjaan Selesai. E. KESIMPULAN DAN SARAN 1. Kesimpulan Setelah menyelesaikan pembuatan aplikasi dan menganalisa permasalahan yang terjadi selama proses Perancangan Sistem informasi Penanganan Proyek study kasus di PT.Nikomas Gemilang, maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut : 1. Sistem pengolahan data Penananan Proyek yang ada belum memberikan hasil yang maksimal sehingga diperlukan adanya perbaikan pada system sebelumnya dengan merancang Sistem Informasi Penanganan Poryek yang berbasis computer. 2. Dengan adanya perbaikan system penanganan proyek ini, maka dapat meningkatkan kinerja proses pengolahan, pendataan maupun pembuatan laporan yang berhubungan dengan system penanganan proyek, sebab beberapa pekerjaan yang sebelumnya dilakuakn secara manual menjadi lebih mudah cepat, dan akurat. 54 Vol. 3 No. 1 Feb. 2015

12 3. Implementasi system dibuat dalam bentuk antar muka menggunakan Micrasoft Visual Basic Kelemahan Sistem Penanganan Proyek ini adalah ruang penyimpanan yang terbatas dan masih menggunakan system single user. 2. Saran Dalam hal ini penulis menyadari bahwa system ini masih banyak kekurangan dan kelemahan oleh karena itu disarankan : 1. Untuk pengembangan selanjutnya, diharapkan dapat menggunakan aplikasi yang memiliki ruang penyimpanan besar dan menggunakan system multi user atau menggunakan jaringan. 2. Untuk penggunaan system, diharapkan pengguna yang memakai aplikasi penanganan proyek ini benar-benar mengetahui fungsi-fungsi yang ada, memahami input, proses, dan Output serata alu system agar dapat menghasilkan nformasi yang cepat, eteoat dan akurat. DAFTAR PUSTAKA Fathansyah, 2002, Basis Data, Informatika, Bandung. Hartono, Jogiyanto, 2000, Analisis dan Disain Sistem Informasi : Pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis, Andi Offset, Yogyakarta. Hartono, Jogiyanto, 2000, Pengenalan Komputer Dasar Ilmu Komputer, Pemrograman, Sistem Informasi dan Intelegensi Buatan, Andi Offset, Yogyakarta. Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan dan Pedoman Umum Pembentukan Istilah, 2004, Penerbit M2S, Bandung. Pramono, Djoko, 2001, Mudah Menguasai Visual Basic 6.0, Elex Media Komputindo, Jakarta. Siswanto, 2005, Pengantar Manajemen, Bumi Aksara, Bandung. Diakses tanggal 19 Mei 2007 Vol. 3 No. 1 Feb