ANALISA DAN DESAIN APLIKASI KEBUTUHAN TENAGA GURU DALAM ERA OTONOMI DAERAH DI KABUPATEN KUPANG PROPINSI NUSA TENGGARA TIMUR

Transkripsi

1 ANALISA DAN DESAIN APLIKASI KEBUTUHAN TENAGA GURU DALAM ERA OTONOMI DAERAH DI KABUPATEN KUPANG PROPINSI NUSA TENGGARA TIMUR November E.L.U.L. Manulangga, Aris Tjahyanto Magister Manajemen Teknologi - Manajemen Teknologi Informasi Pascasarjana Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya ten_jahatan@yahoo.com, aris@its-sby.edu ABSTRAK Dalam laporan Direktorat Jenderal pendidikan tinggi tahun 2008 menyebutkan jumlah sarjana yang menganggur melonjak drastis dari orang pada tahun 2006 menjadi pada tahun 2007, dan pemegang ijazah diploma I, II, III, yang menganggur berdasarkan penan tahun 2007 sebanyak orang. Dalam laporan Kepala Dinas Pendidikan dan Kebudayaan propinsi NTT tahun 2007 menyatakan bahwa kekurangan guru pada pada berbagai jenis dan jenjang pendidikan di NTT mencapai sekitar orang dengan berbagai kualifikasi. Sementara itu setiap tahun sejumlah LPTK yang ada di NTT terus menghasilkan calon guru yang sebagian besar tidak dapat diangkat oleh pemerintah daerah setempat sesuai dengan kewenangannya karena kualifikasi ijazah calon guru tersebut tidak cocok dengan kebutuhan guru di sekolah. Dalam dunia pendidikan salah satu aspek penting dan sangat strategis dalam proses pembelajaran adalah tersedianya tenaga guru yang cukup baik dalam jumlah, mutu dan kualifikasinya pada setiap jenis dan jenjang pendidikan. Sampai dengan saat ini ternyata masih banyak sekolah-sekolah di NTT yang memiliki kekurangan guru di berbagai bidang studi, baik pada sekolah swasta maupun sekolah negeri. Masalah ini muncul karena tidak adanya koordinasi dan sistem informasi kebutuhan guru antara dinas dengan LPTK. Dalam penelitian ini penulis berusaha mengembangkan suatu sistem informasi tenaga guru dengan menggunakan IT untuk mengantikan sistem yang lama (sistem manual). Sistem yang baru tersebut dapat membantu semua pemangku kepentingan pendidikan terutama Dinas Pendidikan dan LPTK sehingga dapat bekerja dengan baik dalam koordinasi yang harmonis dalam menyiapkan calon guru sesuai kebutuhan sekolah. Kata kunci: Pendidikan, Kekurangan guru, LPTK, Sistem Informasi PENDAHULUAN Dalam dunia pendidikan salah satu aspek penting dan sangat strategis dalam proses pembelajaran adalah tersedianya tenaga guru yang cukup baik dalam jumlah, mutu dan kualifikasinya pada setiap jenis dan jenjang pendidikan. Sampai dengan saat ini ternyata masih banyak sekolah-sekolah di Propinsi Nusa Tenggara Timur yang memiliki kekurangan guru pada berbagai bidang studi. Kekurangan guru-guru tersebut tidak saja pada sekolah swasta baik di daerah perkotaan maupun di pedesaan, tetapi juga pada banyak sekolah-sekolah negeri mulai dari TKK, SD, sampai pada tingkat SMA/SMK. Dalam laporan Kepala Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Propinsi Nusa Tenggara Timur tahun 2007 menyatakan bahwa kekurangan guru pada berbagai jenis

2 dan jenjang pendidikan di Nusa Tenggara Timur mencapai sekitar orang dengan berbagai kualifikasi. Sementara itu setiap tahun sejumlah LPTK yang ada di Propinsi Nusa Tenggara Timur terus menghasilkan calon guru yang sebagian besar tidak dapat diangkat oleh Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota setempat sesuai dengan kewenangannya karena kualifikasi ijazah calon guru tersebut tidak cocok dengan kebutuhan guru di sekolah. Disamping itu juga disebabkan terbatasnya jumlah pengangkatan guru baru mengakibatkan banyak sarjana pendidikan /calon guru yang tidak dapat diangkat sebagai guru. Akibatnya banyak sarjana yang menganggur karena tidak mendapat pekerjaan dan akan berpotensi menciptakan masalah sosial yang baru. Munculnya masalah tersebut kepermukaan oleh karena perencaan pendidikan terutama perencanaan kebutuhan guru tidak mendapat perhatian serius sebelum maupun setelah otonomi daerah dengan berlakunya UU nomer 22 tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah dan diperbaruhi lagi dengan UU nomer 32 tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah, yang memberikan kewenangan yang luas kepada Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota untuk menyelenggarakan pendidikan sebagai kewenangan wajib termasuk di dalamnya menyelenggarakan pendidikan dasar dan menengah termasuk pengangkatan guru. Koordinasi dan sistem informasi kebutuhan guru ( jumlah dan kualifikasinya ) antara Dinas Pendidikan sebagai konsumen/pemakai tenaga guru dengan LPTK sebagai supplier atau produsen tenaga guru tidak terjembatani dengan sistem informasi kebutuhan guru. Setelah pelaksanaan otonomi daerah tahun 2001 yang lalu urusan penyelenggaraan pendidikan dasar dan menengah merupakan urusan wajib Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota, sementara itu penanganan Perguruan Tinggi/LPTK yang menghasilkan tenaga guru tetap menjadi kewenangan Pemerintah Pusat. Keadaan ini menyebabkan tidak jelasnya lagi koordinasi perencanaan kebutuhan guru antara Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota dengan LPTK. Sebagai akibat terputusnya mata rantai koordinasi antara Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota beserta sekolah-sekolah binaannya sebagai konsumen lulusan LPTK dengan LPTK sebagai lembaga yang bertanggung jawab menghasilkan tenaga guru untuk sekolah-sekolah di kabupaten/kota yang nota bene merupakan kewenangan Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota termasuk didalamnya kewenangan mengangkat guru-guru, maka terjadi mismatch antara lulusan LPTK (jumlah dan kualifikasinya) dengan kebutuhan guru secara riel di sekolahsekolah dengan segala macan akibat buruknya. Tujuan penelitian ini adalah: Menganalisa dan mendesain aplikasi kebutuhan tenaga guru SD dan SMP pada Dinas Pendidikan Kabupaten Kupang di Propinsi Nusa Tenggara Timur sebagai acuan dalam proses rekriutmen calon guru pada LPTK di Nusa Tenggara Timur Manfaat yang bisa diambil dari penelitian ini adalah memberikan rekomendasi suatu desain aplikasi kebutuhan tenaga guru kepada Pimpinan Dinas Pendidikan dan Pemerintah Daerah Kabupaten Kupang jika ditindak lanjuti untuk mengimplementasikan aplikasi ini dapat meminimalisasikan waktu dan meningkatkan akurasi dalam proses pengolahan dan penyajian sehingga dapat dilakukan dengan cepat, tepat dan mudah untuk proses pengambilan keputusan. METODA Metoda penelitian adalah suatu proses, yaitu rangkaian langkah-langkah yang dilakukan secara terencana dan sistematis untuk mendapatkan jawaban dari pertanyaanpertanyaan tertentu. Adapun tahapan dalam perencanaan penelitian ini melalui tiga tahapan utama. Tahap tahap tersebut meliputi : C-5-2

3 Tahap perencanaan penelitian : Langkah pertama yang dilakukan pada tahap ini adalah dengan melakukan survei awal. Dari survei awal ini akan diketahui struktur organisasi dan permasalahan yang terjadi. Tahap analisis sistem : Pada tahap ini melakukan studi terhadap - yang berkaitan dengan sistem informasi kebutuhan guru dan wawancara dengan pihak yang berwewenang di lingkungan Dinas Pendidikan Kabupaten Kupang yaitu Kepala Dinas Pendidikan, Kepala Bidang Pendidikan, Kepala Sub Bagian Kepegawaian serta sejumlah kepala sekolah dilingkungan Dinas Pendidikan Kabupaten Kupang. Tahap perancangan sistem : Langkah langkah yang dilakukan pada tahap ini meliputi perancangan Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), perancangan antar muka HASIL DAN DISKUSI Analisis Sistem Existing Sistem Analisis sistem yang sedang berjalan dilakukan dengan cara menelaah berbagai kekurangan dan kelemahan dari sistem tersebut. Adapun kelemahan sistem yang sudah ada, yang dapat kami identifikasi yaitu: 1. Pendistribusian kuesioner/pengumpulan/pengolahan (TK, SD). 2. Pendistribusian kuesioner Pengumpulan/Pengolahan (SMP, SMA dan SMK). 3. Sebagai akibat dari sistem pengumpulan dan pengolahan guru tersebut dilakukan secara manual maka dibutuhkan waktu yang relative lama dan sering melampaui target waktu yang ditentukan. 4. Data dan informasi sering disajikan terlambat dan bahkan kurang akurat karena terjadi kesalahan perhitungan yang dilakukan oleh pengolah baik.di tingkat sekolah, UPTD Pendidikan Kecamatan maupun pada tingkat kabupaten. 5. Sering terjadi penumpukan berbagai macam yang belum terolah dan yang sudah diolah sehingga mudah hilang dan bahkan membutuhkan ruangan penyimpanan khusus. penyimpanan yang khusus. 6. Pengambilan keputusan oleh pimpinann sering tidak objektif dan atau terlambat dilakukan.yang mengakibatkan masalah kekurangan guru di sekolah tidak dapat diatasi secara tepat. 7. Data tersebut sulit digunakan untuk memprediksi kebutuhan guru dan kekurangan guru dimasa dating. 8. Data dan informasi tidak mudah diakses oleh pihak lain yang memerlukan terutama pihak LPTK sebagai lembaga penghasil tenaga calon guru. Akibatnya lulusan LPTK banyak yang tidak terserap sebagai guru karena tidak sesuai dengan kebutuhan riel sekolah. 9. Sistem informasi dapat merugikan kepentingan mutasi guru dan pada gilirannya sekolah-sekolah yang tetap mengalami kesulitan mendapatkan tenaga guru yang diperlukan dan pada gilirannya proses pembelajaran tidak dapat terlaksana secara efektif. 10. Sistem yang ada tidak dapat digunakan untuk memperhitungksn kebutuhan guru ke depan secara cepat dan tepat. C-5-3

4 Expected Sistem Gambar 1. Expected System Keterangan: 1. Dinas Pendidikan Kabupaten mendistribusikan kuesioner ke sekolah-sekolah melalui UPTD Pendidikan Kecamatan. 2. Sekolah-sekolah segera mengisi kuesioner tersebut dan di kembalikan ke Dinas Pendidikan Kabupaten melalui UPTD Pendidikan Kecamatan. 3. Dinas Kendidikan Kabupaten/Subdin Pendidikan mengolah pendidikan tersebut (terutama guru) dengan memanfaatkan teknologi informasi/ komputerisasi 4. Data guru hasil olahan komputerisasi tersebut dapat diakses oleh LPTK yang bertanggung jawab dalam pengadaan calon guru dan Bagian Kepegawaian Pemda yang bertanggung jawab dalam perencanaan dan mutasi guru. 5. LPTK merencanakan rekrutmen calon mahasiswa/calon guru sesuai kebutuhan sekolah (menurut jumlah, mutu dan kualifikasi). 6. LPTK mengkomunikasikan output lulusannya ke Bagian Kepegawaian Pemerintah daerah Kabupaten dan Dinas Pendidikan Kabupaten. 7. Dinas Pendidikan Kabupaten dan Bagian Kepegawaian merencanakan proses pengadaan dan penempatan tenaga guru untuk sekolah-sekolah (SD/SMP). Desain sistem Desain sistem informasi administrasi tenaga guru yang akan dibuat ini dimulai dari mendesain Context Diagram, desain Data Flow Diagram (DFD), desain input dan desain output serta desain menu utama. Context Diagram Sistem Context Diagram ini menggambarkan input dan output pada sistem informasi kebutuhan guru C-5-4

5 ketersediaan guru pemberian formulir UPTD Pendidikan Dinas Pendidikan pengembalian kebutuhan guru laporan mutasi Bagian Kepegawaian Pemda Kab. sekolah 0 Sistem Informasi Kebutuhan LPTK pemberitahuan kebutuhan guru Gambar 2. Context Diagram Data Flow Diagram Data Flow Diagram menggambarkan komponen-komponen sebuah sistem, aliran-aliran antara komponen-komponen tersebut serta asal, tujuan dan penyimpanan tersebut. Data flow diagram tersebut dapat dilihat pada diagram berikut ini: Data Dinas Pendidikan 1 Data Sekolah kelebihan Proses Input Data Sekolah kekurangan 2 kekurangan guru kelebihan guru Proses Pemberitahuan sekolah 3 Bagian Kepegawaian Pemda. Kab Proses berkas pemberitahuan berkas pemberi tahuan berkas pemberitahuan mutasi guru 4 Proses Mutasi berkas mutasi guru berkas mutasi berkas mutasi 5 laporan mutasi Proses Laporan arsip mutasi arsip Gambar 3. Data Flow Diagram Dari flow diagram diatas terdiri dari 2 entity yaitu dinas pendidikan dan bagian kepegawaian. Dan terdiri dari 5 proses yaitu proses input, proses C-5-5

6 pemberitahuan, proses berkas pemberitahuan, proses mutasi dan proses laporan. Desain Interface Informasi dan pengolahannya dalam sistem informasi administrasi tenaga guru, pengguna (users) yang ada dalam sistem ini adalah Pimpinan Dinas (Kepala Dinas), Sub Bagian Kepegawaian, LPTK. Pada Sub Bagian Kepegawaian untuk menginputkan dan report hasil dari proses administrasi tenaga guru, sedangkan pimpinan dinas untuk mengetahui jumlah guru dan kekurangan secara keseluruhan berdasarkan sekolah dan kualifikasi. Adapun desain interfacenya sebagai berikut. Gambar 4. Desain Interface Desain Input Merupakan admin interface yang digunakan untuk memasukan. Desain input pada sistem informasi kebutuhan tenaga guru akan terdiri dari empat desain input yaitu desain input untuk guru, bidang studi, sekolah, penempatan dan kebutuhan guru Gambar 5. Desain Input C-5-6

7 KESIMPULAN 1. Pengambilan Keputusan di bidang kepegawaian pada Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Provinsi NTT selama ini masih menggunakan system manual dan mengakibatkan sering terjadinya keterlambatan dan ketidakakuratan dalam pengambilan keputusan. 2. Sistem Informasi yang di rancang berbasis komputer ini dimaksudkan untuk memberikan kemudahan (kecepatan, ketepatan) arus informasi kepada pimpinan Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Provinsi NTT dalam rangka pengambilan keputusan di bidang kepegawaian. 3. Pengambilan Keputusan yang tepat dan cepat dibidang kepegawaian akan menentukan penempatan atau kesempatan yang diperoleh atau diberikan kepada pejabat atau personil yang ada dalam organisasi / Dinas (mutasi, promosi, demosi, diklat dll), dan berdampak pada peningkatan kinerja organisasi tersebut. DAFTAR PUSTAKA Alma, Buchari.(2008). Manajemen Corporate Strategi Pemasaran Jasa Pendidikan Fokus pada Direktorat Jenderan Pendidikan Dasar dan Mengengah, Depdiknas. (2003). UU Republik Indonesia nomor 22 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional. Peraturan Pemerintah no 25 tahun (2000) tentang Pembagian Kewenangan antar Pemerintah, Pemerintah Daerah Propinsi dan Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota. Peraturan Pemerintah no 38 tahun (2007) tentang Pembagian Kewenangan antar Pemerintah, Pemerintah Daerah Propinsi dan Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota. Sutabri,Tata.(2005). Sistem Informasi Manajemen. Penerbit andi. Yogajakarta UU Nomor 22 tahun (1999) tentang Pemerintahan Daerah. UU nomor 32 tahun (2004) tentang Pemerintahan Daerah. C-5-7