BAB III PEMBAHASAN Pengertian Sekretaris, Sekretariat dan Kesekretariatan

Transkripsi

1 BAB III PEMBAHASAN 3.1. Pengertian Sekretaris, Sekretariat dan Kesekretariatan Sekretaris adalah seseorang yang berkegiatan mengatur dan mengelolah segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan pimpinan perusahaan dalam melaksanakan tugas secara efektif dan efisien.menurut Saiman (2002:24) sekretaris merupakan seseorang yang berkaitan dengan kegiatan tulis-menulis atau catat-mencatat dari suatu kegiatan kegiatan perkantoran atau perusahaan. Menurut Wursanto (2006:15)secretariat adalah satuan organisasi atau lembaga yang melaksanakan jasa-jasa perkantoran dalam bidang ketatausahaan. Sedangkan Kesekretariatan ialah aktivitas yang dilakukan pada sekretariat, yaitu dengan menunjukkan tata kerja atau proses kerjanya sekretariat. Dengan demikian kesekretariatan bersifat aktif dan dinamis dalam kegiatan jasa-jasa perkantoran, terutama yang sangat berkaitan dengan proses administrasi perusahaan. 3.2.Macam-macam Sekretaris Didalam suatu organisasi atau perusahaan, sekretaris dapat dibedakam menjadi beberapa macam berdasarkan tiga segi, yaitu luas lingkup tanggung jawab, kemampuan dan pengalaman kerja, dan bidang khusus atau spesialisasi bidang kerjanya.dari segi luas lingkup tanggungjawabnya, dikenal sekretaris organisasi dan sekretaris pribadi.sekretaris pribadi dapat dibedakan lagi menjadi sekretaris pribadi atau sekretaris pimpinan.dari segi kemampuan dan pengalamannya, dikenal sekretaris yunior dan sekretaris senior.dari bidang kerja

2 khususnya, dikenal sekretaris bidang seperti bidang hukum, bidang teknik dan lainnya. 1. Sekretaris Organisasi Sekretaris organisasi adalah orang yang memimpin suatu sekretariat.sekretaris organisasi membantu melakukan fungsi manajemen, misalnya merencanakan, mengorganisasikan, mengurus dan mengatur tenaga kerja, memimpin dan mengawasi kegiatan perusahaan secara keseluruhan demi tercapainya tujuan oeganisasi secara keseluruhan. Contoh: Sekretaris Jenderal, Sekretaris Wilayah Daerah, Sekretaris Perusahaan dan Sekretaris Lembaga. Didalam dunia bisnis, sekretaris organisasi disebut sekretaris perusahaan (business secretary) dan dalam lembaga disebut sekretaris eksekutif (executive secretary). 2. Sekretaris Pribadi Sekretaris pribadi (private//personal secretary) adalah seseorang yang di pekerjakan dan digaji untuk membantu menangani pekerjaan dan urusan pribadi orang yang memperkerjakannya. Contoh: sekretaris pribadi seorang pengarang novel, sekretaris pribadi seorang bintang film dan sekretaris pribadi seorang takoh masyarakat. 3. Sekretaris Pimpinan Sekretaris pimpinan adalah orang yang diperkerjakan dan digaji oleh perusahaan, organisasi atau yayasan untuk membantu seorang pimpinan melaksanakan tugas dalam hal-hal yang bersifat kedinasan. Contoh: sekretaris presiden direktur, sekretaris direktur.

3 4. Sekretaris Yunior Sekretaris yunior adalah sekretaris yang secara relatif belum lama diterima kerja dalam perusahaan, organisasi atau yayasan, maka belum mempunyai banyak pengalaman dan dianggap belum memiliki cukup pengetahuan tentang seluk-beluk kesekretariatan. Contoh tugasnya: menerima tamu, menjaga telepon, mencatat pesan dan mengagenda surat masuk dan surat keluar. 5. Sekretaris Senior Sekretaris senior adalah sekretaris yang dianggap memiliki masa, pengalaman, kemampuan kerja sebagai sekretaris secara memadai.oleh karena itu, sekretaris senior juga dianggap sudah mampu mandiri, kurang memerlukan bimbingan dan dapat menangani tugas dan segala permasalahannya dengan baik.tugas sekretaris senior mencakup segala pekerjaan yang dituntut beserta segala urusannya. 6. Sekretaris Bidang Sekretaris bidang adalah sekretaris yang membantu pimpian dan mendapat bidang tugas tertentu, misalnya bidang hukum, medis,teknik dan lainnya. Sekretaris bidang mendapat lingkup perhatian atau pemikiran atas pekerjaan tertentu.untuk menangani, mengurus, mengelolah bidang yang diserahkan, seorang sekretaris bidang perlu juga memiliki pengetahuan dan kecakapan kerja sebagai sekretaris pada umumnya.

4 3.3.Syarat-syarat Menjadi Sekretaris Profesional Adapun syarat-syarat agar menjadi sekretaris professional adalah sebagai berikut : 1. Typing Skill, yaitu kemampuan mengetik dengan cepat. 2. Computer Skill, yaitu kemampuan mengoperasikan computer dan aplikasi-aplikasi yang digunakan perusahaan. 3. Language Skill, yaitu memiliki keahlian dankemampuan mengunakan bahasa asing dengan baik. 4. Communication Skill, yaitu mampu berkomunikasi dengan baik dengan menggunakan kalimat yang baik dan sopan. 5. Planning & Organizing Skill, yaitu kemampuan menyusun dan mengorganisasikan pekerjaan dengan menentukan prioritas kerja. 6. Interpersonal Skill, yaitu sekretaris harus memiliki kemampuan untuk mengembangkan dan memelihara hubungan baik antarmanusia yang merupakan soft skill yang utama dalam perusahaan. 7. Time Management, yaitu sekretaris harus memiliki kemampuan dalam mengatur waktu dengan baik agar pekerjaannya terselesaikan secara efektif dan efisien. 8. Manajerial Skill, yaitu keterampilan menajerial terkait dengan kualitas kepribadian serta sifat seseorang yaitu kualitas yang membuat seseorang mampu mengelolah pekerjaan secara efektif.

5 3.4. Peran dan Tugas Sekretaris Dalam praktek penyelenggaraan kantor di mana telah lazim bahwa pimpinan dari suatu perusahaan, instansi atau lembaga lainnya dibantu oleh seorang pegawai yang dibebani dengan tugas surat menyurat, filing dan pelayanan tamu maupun urusan-urusan rapat. Pegawai tersebut dinamakan sekretaris, apabila ia menyelenggarakan surat menyurat yang bersifat pribadi atau rahasia dari pimpinannya. Pada mulanya sekretaris adalah seorang petugas yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia.kemudian lalu berarti petugas yang menyelenggarakan surat menyurat bagi seorang pejabat pimpinan yang kadang-kadang meliputi pula surat-surat rahasia atau surat yang bersifat pribadi yang tidak pada tempatnya disiarkan sembarangan. Akhirnya tugas sekretaris itu diperluas dengan segi-segi tata usaha lainnya.kini seorang sekretaris pada pokoknya adalah asisten yang membantu dalam segala hal agar pimpinan dapat bersifat secara efektif dalam menunaikan tugas manajemennya. Tugas sekretaris tidak lagi dibatasi dalam bidang tata usaha saja, melainkan cenderung untuk terus menerus meluas.dengan demikian selain sekretaris yang berperan semata-mata sebagai seorang pembantu, terdapatlah sekretaris yang mempunyai fungsi manajer.karena kedudukannya sebagai manajer, maka sekretaris yang demikian itu lalu mempunyai pegawai-pegawai bawahan.akhirnya pegawai-pegawai bawahan itu dengan segenap bidang kerjanya lalu dikembangkan menjadi sebuah satuan organisasi.satuan organisasi ini sekarang lazimnya disebut sebagai sekretariat dan dikepalai oleh seorang

6 sekretaris yang berfungsi sebagai manajer itu.jadi sekretaris yang bertindak sebagai seorang manajer pada umumnya memimpin satuan organisasi yang disebut sekretariat (dalam lingkungan organisasi yang besar disebut juga Sekretaris Jenderal). Tugas sekretaris dalam arti sempit adalah sebagai orang yang dipercaya oleh pimpinan untuk menyimpan rahasia. Sedangkan tugas sekretaris dalam arti luas adalah pelaksanaan tugas-tugas yang bersifat membantu manajer atau pimpinan untuk menjalankan roda organisasi, lembaga, maupun kantor. Dalam pencapaian tujuan perusahaan, sekretaris memiliki peran terhadap atasan dan bawahan, antara lain : 1. Peranan sekretaris terhadap atasan a. Sebagai perantara saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan. b. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab. c. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas. d. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide. e. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan dan bawahan.

7 2. Peranan sekretaris terhadap bawahan a. Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil, yaitu mengenai peraturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kecakapan dan kemampuan (rule of the place). b. Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil dengan baik. c. Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaan. d. Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah. e. Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih mengerahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan. Peranan sekretaris terhadap bawahan merupakan penilaian dari bawahan sehingga sikap dan tingkah laku sekretaris akan berpengaruh terhadap pekerjaan pegawai bawahan. Bagi sekretaris yang ramah dan komunikatif akan memberikan suasana hubuungan kerja yang baik bagi bawahan sehingga segala permasalahan dapat didiskusikan dan dicari cara penyelesaiannya. Berkaitan dengan peranan sekretaris dalam menjalankan tugas dan fungsi jabatannya, hal yang sangat penting adalah mengenai pendekatan yang dapat dilakukan oleh seorang sekretaris. Beberapa cara seorang sekretaris dalam mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan, yaitu : 1. Memberi perintah atau instruksi kepada bawahan secara resmi, baik secara lisan maupun tertulis.

8 2. Mengadakan rapat atau pertemuan secara bersama-sama pada suatu waktu tertentu dengan pegawai bawahan. 3. Mengadakan pengawasan secara langsung pada saat-saat tertentu kepada pegawai bawahan yang sedang melaksanakan tugasnya, yaitu pengawasan yang bersifat positif. Bila terjadi kesalahan diberi petunjuk dan pmbinaan. 4. Mengadakan hubungan yang bersifat informal terhadap pegawai bawahan agar mendapat dukungan moril dalam pelaksanaan perkejaannya. Peranan sekretaris dalam melakukan pendekatan terhadap bawahan sangat penting.peranan sekretaris terhadap bawahan ataupun yang lainnya biasanya dikenal dengan istilah hubungan antar manusia atau lebih dikenal dengan istilah human relations.human relation memiliki peranan yang penting dalam memecahkan berbagai masalah yang menyangkut faktor manusia dalam organisasi.benturan psikologis dan konflik antara kepentingan pribadi dengan kepentingan organisasi sering terjadi, bukan saja antara pimpinan dengan karyawan, tetapi juga antara karyawan dengan karyawan, yang dapat mengganggu kelancaran organisasi dalam mencapai tujuan. Bagi organisasi yang besar, tugas sekretaris juga lebih berat karena selain betugas dan bertanggung jawab terhadap pimpinannya, ia juga harus bertanggung jawab untuk mengatur dan mengawasi tugas dan kegiatan bawahannya.secara umum tugas-tugas sekretaris meliputi hal-hal sebagai berikut : 1. Menerima dikte dari pimpinan. 2. Melaksanakan korespondensi (menerima dan mengirim surat-surat termasuk telepon, telegram, dan faksimile).

9 3. Menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting. 4. Menerima tamu-tamu pimpinan. 5. Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian-perjanjian pimpinan dengan teman relasi maupun kegiatan lainnya. 6. Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan sesuai dengan kebutuhan pimpinan dalam rapat maupun kegiatan lainnya. 7. Bertindak sebagai perantara antara pimpinan dan bawahan. 8. Mengatur rapat-rapat dan seminar pimpinan dengan bawahan. 9. Menemani pimpinan dalam pertemuan penting. 10. Menyusun pidato-pidato untuk pimpinan. Dalam pelaksanaan tugas dan tanggung jawab pada setiap orang untuk menjadi lebih baik, harus ada motivasi atau semangat kerja.hal ini sangat penting bagi sekretaris terutama sekretaris eksekutif atau manajer karena mereka mempunyai tugas ganda, yaitu tugas terhadap kegiatan pimpinan sehari-hari dan tugas terhadap koordinasi maupun pengendalian bawahan Pengertian Citra Perusahaan Citra perusahaan merupakan kesan psikologis dan gambaran dari berbagai kegiatan suatu perusahaan di mata khalayak publiknya yang berdasarkan pengetahuan, tanggapan serta pengalaman-pengalaman yang telah diterimanya.penilaian tertentu terhadap citra perusahaan oleh publiknya bisa berbentuk citra baik, sedang dan buruk.berdasarkan definisi tersebut, dapat disimpulkan bahwa citra perusahaan adalah gambaran singkat mengenai sebuah organisasi atau perusahaan yang diciptakan melalui akumulasi pesan-pesan yang

10 diterima melalui pengalaman yang dirasakan oleh seluruh indera.( (20 Juni 2016)) Faktor-faktor yang Mempengaruhi Citra Perusahaan Adapun faktor-faktor yang dapat mempengaruhi citra perusahaan antara lain : 1. Orientasi terhadap manfaat yang telah diberikan atau diterima, dan sebagaimana diinginkan oleh kelompok khalayak sasarannya. 2. Manfaat yang ditampilkan melalui kualitas atau kuantitas pelayanan cukup realistis dan mengesankan bagi khalayaknya. 3. Citra yang baik tersebut telah dipresentasikan berdasarkan kemampuan perusahaan, kebangggaan, nilai nilai kepercayaan, kejujuran dan mudah dimengerti oleh publik sebagai khalayak sasaran. 4. Citra yang baik muncul dari akibat penilaian atau tanggapan publik terhadap berbagai aktivitas, empati, prestasi dan reputasi perusahaan selama melakukan berbagai kegiatannya. 5. Citra baik perusahaan lainnya yang dapat timbul dari aspek yang menampilkan keseriusannya dalam tanggung jawab sosial perusahaan yang lebih peduli pada kelestarianlingkungan hidup, menggunakan teknologi ramah lingkungan dan meningkatkan kesejahteraan masyarakat sekitarnya.

11 3.7.Pengaruh Kualitas Pelayanan terhadap Citra Perusahaan Citra yang baik dari suatu organisasi ( baik korporasi maupun lokal), merupakan asset, karena citra mempunyai suatu dampak pada persepsi konsumen dari komunikasi dan operasi organisasi dalam berbagai hal. Terdapat empat peran citra bagi suatu organisasi, antara lain : ( (21Juni 2016)). 1. citra menceritakan harapan, bersama dengan kampanye pemasaran eksternal, seperti periklanan, penjualan pribadi dan komunikasi dari mulut ke mulut. Citra yang positif lebih memudahkan bagi organisasi untuk berkomunikasi secara efektif, dan membuat orang-orang lebih mudah mengerti dengan komunikasi dari mulut ke mulut. 2. citra adalah sebagai penyaring yang mempengaruhi persepsi pada kegiatan perusahaan. Kualitas teknis dan khususnya kualitas fungsional dilihat melalui saringan ini. Jika citra baik, maka citra menjadi pelindung. 3. citra adalah fungsi dari pengalaman dan juga harapan konsumen. Ketika konsumen membangun harapan dan realitas pengalaman dalam bentuk kualitas pelayanan teknis dan fungsional, kualitas pelayanan yang dirasakan menghasilkan perubahan citra, citra akan mendapat penguatan dan bahkan meningkat.

12 4. citra mempunyai pengaruh penting pada manajemen. Dengan kata lain, citra mempunyai dampak internal. Citra yang kurang nyata dan jelas mungkin akan mempengaruhi sikap karyawan terhadap organisasi yang mempekerjakannya. Terdapat 2 alasan citra perusahaan perlu dikembangkan dan perlu mendapatkan perhatian khusus dari pihak manajemen, yaitu : 1. Perubahan lingkungan perusahaan yang begitu cepat menyebabkan citra yang telah ada saat ini tidak sesuai lagi. Hal ini terjadi karena ada konsumen menuntut produk dan pelayanan yang lebih tinggi, perusahaan melakukan diversifikasi, reorganisasi atau perusahaan mengalami kejadian buruk karena satu hal. 2. Citra merupakan identitas yang bisa membedakan dari perusahaan lain dan juga dijadikan sebagai alat persaingan yang efektif terutama bagi perusahaan jasa. Hal ini terjadi karena situasi persaingan antar perusahaan yang telah menjadi tajam. ( (20 Juni 2016)). Citra adalah realitas, oleh karena itu jika komunikasi pasar tidak cocok dengan realitas, secara normal realitas akan menang. Jika masalah citra adalah problem yang nyata, hanya tindakan nyata pulalah yang akan menolong. Masalahmasalah nyata yang berkaitan dengan kinerja organisasi yaitu kualitas teknis atau fungsional yang sebenarnya menyebabakan masalah citra.tindakan internal yang memperbaiki kinerja organisasi dibutuhkan jika citra yang buruk ingin

13 diperbaiki.bahkan citra adalah kesan yang diperoleh sesuai dengan pengetahuan dan pemahaman seseorang tentang sesuatu.citra terbentuk dari bagaimana perusahaan melaksanakan kegiatan operasionalnya, yang mempunyai landasan utama bagi segi layanan.oleh sebab itu, untuk dapat menghasilkan citra atau kesan positif dimata konsumen, maka hal yang harus diperbaiki dan ditingkatkan adalah dari segi kualitas pelayanan yang diberikan oleh sebuah organisasi atau perusahaan. ( (21Juni 2016)) Peran Sekretaris Perusahaan Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero)Medan Perusahaan yang mampu mencapai tujuan perusahaannya merupakan perusahaan yang memiliki sekretaris yang berhasil menjalankan perannya dalam kelancaran aktivitas perusahaan.dalam menjalankan perannya, seorang sekretaris memiliki tugas, tanggung jawab dan wewenang. Adapun tugas, tanggung jawab dan wewenang Sekretaris Perusahaan pada PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) adalah sebagai berikut : Tugas Adapun tugas-tugas yang dimiliki oleh Sekretaris Perusahaan PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan adalah sebagai berikut : 1. Mengorganisasikan dan mengkoordinasikan Rapat Direksi, Rapat Direksi dan Dewan Komisaris, Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) dan kegiatan lainnya dengan stakeholders, antara

14 lainconference pers, dengar pendapat dengan anggota Dewan dan sebagainya. 2. Memberikan informasi yang relevan kepada stakeholders berdasarkan ketentuan yang berlaku. 3. Mengkoordinasikan penyusunan Laporan Manajemen Triwulan dan Tahunan yang akurat dan dapat diandalkan. 4. Menyampaikan Laporan Manajemen Triwulan dan Tahunan kepada Dewan Komisaris secara tepat waktu. 5. Memutakhirkan materi informasi yang disajikan dalam website perusahaan secara berkala. 6. Mengkoordinasikan penyiapan dan penyediaan bahan-bahan untuk press release atas setiap peryataan dalam tingkatan direksi. 7. Memberikan informasi yang dibutuhkan mengenai performance dari perusahaan dalam batas-batas yang ditetapkan dalam perusahaan sesuai peraturan perundang-undangan dan disampaikan secara tepat waktu. 8. Menyajikan hasil rapat Direksi sesuai kepentingannya baik melalui fasilitas internet maupun fasilitas lainnya agar hasil keputusan rapatdapat diketahui oleh bagian terkait dan ditindaklanjuti secara tepat waktu. 9. Membangun terbentuknya citra perusahaan yang positif melalui hubungan dan komunikasi yang baik dengan stakeholders agar citra perusahaan dapat meningkat.

15 10. Mendokumentasikan data-data dan dokumen yang terkait dengan aktivitas perusahaan yang merupakan hasil evaluasi bagian teknis terkait dan melakukan updating setiap bulannya sehingga diperoleh data yang akurat. 11. Melaksanakan koordinasi, komunikasi dan konsultasi (K3) dengan Bagian, Distrik Manajer, Kebun/unit,melalui surat dan media komunikasi sehingga tugas-tugas dan kebijaksanaan yang digariskan Direksi dapat terlaksana dengan baik. 12. Menyusun dan mengevaluasi Rencana Kegiatan Anggaran Perusahaan (RKAP) Bagian Sekretariat Perusahaan secara berkala dengan memonitor realisasi pemakaian anggaran guna mendapatkan gambaran sebenarnya dari realisasi pemakaian anggaran sehingga terciptanya cost effectiveness. 13. Membuat laporan kinerja Bagian Sekretariat Perusahaan sesuai dengan tugas pokoknya. 14. Mengawasi dalam pelaksanaan prosedur pemakaian uang kerja Bagian Sekretariat Perusahaan. 15. Mengkoordinir penyelenggaraan kegiatan upacara bendera setiap bulan di Kantor Direksi Medan dengan menyiapkan fasilitas dan petugas upacara sehingga pelaksanaannya dapat berjalan lancar.

16 16. Menjamin bahwa SMM, SMI, SMK3, Malcom Baldrige dan RSPO diterapkan di Bagian Sekretariat Perusahaan dengan melakukan pengawasan implementasinya sehingga system manajemen dapat berjalan efektif sesuai dengan sasaran. 17. Mewakili Direksi dalam menghadiri undangan dan pertemuan sesuai dengan instruksi yang diberikan oleh Direksi sehingga substansi pertemuan dapat diketahui untuk ditindaklanjuti. 18. Melaksnakan Sistem Penilaian Kerja (SPK). 19. Mengelola informasi dan mempersiapkan informasi yang akan dikomunikasikan kepada pihak terkait. 20. Menjalankan fungsi pelaksanaan dan pendokumentasian Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS), Rapat Direksi, Rapat Direksi dengan Dewan Komisaris dan Rapat Direksi dengan jajarannya. 21. Membuat dan menyelenggarakan program pengenalan bagi anggota Direksi dan/atau anggota Dewan Komisaris yang baru diangkat. 22. Membuat keterangan mengenai tugas dan tanggung jawab Dewan Komisaris, Dewan Pengawas dan Direksi serta hal-hal yang tidak diperbolehkan. 23. Menelaah peraturan perundang-undangan yang baru tingkat kepatuhan perusahaan terhadap undang-undang. 24. Menyelenggarakan kegiatan ketatausahaan dan tugas-tugas protokoler Direksi, menyiapkan penyajian dan sambutan Direksi.

17 25. Membuat program, menyeleksi proposal dan penyaluran dana kegiatan corporate social responsibility (CSR) untuk meningkatkan jaminan kelangsungan aktivitas perusahaan sehingga tercipta hubungan yang serasi, harmonis dan saling ketergantungan antara perusahaan dengan masyarakat secara berkesinambungan Tanggung Jawab Agar tugas-tugas Sekretaris Perusahaan dapat dijalankan dengan baik, maka Sekretaris Perusahaan juga memiliki tanggung jawab antara lain : 1. Memastikan kecukupan pengungkapan informasi yang harus dicantumkan dalam Laporan Tahunan termasuk manajemen risiko, jumlah rapat, dan tingkat kehadiran Dewan Komisaris/Direksi, renumerasi Dewan Komisaris/Direksi, penerapan good corporate government (GCG). 2. Memastikan berlangsungnya komunikasi dan mekanisme pengaturan hubungan antara Pemegang Saham, Dewan Komisaris dan Direksi. 3. Meyakinkan perusahaan telah taat kepada peraturan yang berkaitan dengan pasar modal. 4. Mewakili Direksi dalam menjalankan fungsi Direksi berkaitan dengan pengelolaan dan penyampaian informasi. 5. Melaporkan pelaksanaan tugasnya kepada Direktur utama, yaitu : a. Laporan yang berkaitan dengan tugas berkala, dan apabila diminta dapat memberikannya kepada Dewan Komisaris.

18 b. Laporan/hasil telaah terhadap peraturan perundang-undangan yang baru. c. Laporan/hasil telaah tingkat kepatuhan perusahaan terhadap peraturan perundang-undangan Wewenang Untuk mendukung pelaksanaan tugas dan tanggung jawabnya Sekretaris Perusahaan (Corporate Secretary) memiliki wewenang antara lain: 1. Akses terhadap informasi ke berbagai level di perusahaan. 2. Menetapkan biaya yang dibutuhkan dalam rangka: a. Memfasilitasi kegiatan protokoler Direksi. b. Penyampaian informasi tentang aktivitas perusahaan. c. Penyelesaian permasalahan yang dihadapi perusahaan sesuai dengan ketentuan yang berlaku Peranan Sekretaris dalam Meningkatkan Citra PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan Dalam rangka pencapaian hasil kerja yang maksimal, seorang karyawan dituntut untuk memahami ruang lingkup perusahaan dan lingkungan sekitar tempatnya bekerja.sebagai karyawan yang profesional dalam menjalankan profesinya seseorang harus mampu membangun dan meningkatkan citra perusahaan. Hal ini berguna untuk menjaga dan meningkatkan nama baik perusahaan dan dalam proses pertumbuhan dan perkembangan perusahaan.begitu pula dengan seorang sekretaris yang harus mampu menerapkan peranan sekretaris

19 dalam meningkatkan citra perusahaan.dalam menerapkan citra perusahaan, seorang sekretaris harus mampu menjalankan tugas-tugasnya secara professional. Seperti halnya pada bagian Sekretariat Perusahaan PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan, berdasarkan pengamatan dan penelitian yang penulis lakukan selama melakukan kegiatan magang di PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan, Sekretaris Perusahaan (Corporate Secretary) telah mampu menerapkan fungsinya dalam meningkatkan citra perusahaan melalui aktivitas kerja, etika, kepribadian dan penampilan yang terapkan dalam menjalankan pekerjaannya. Hal ini dapat di lihat dari terwujudnya tujuan dan fungsidari tugas, tanggung jawab dan wewenang Sekretariat Perusahaan dalam menjalankan kinerja perusahaan. Dalam menjalankan peran untuk meningkatkan citra PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan, Sekretaris Perusahaan sangat teliti dan bertanggung jawab sertamemanfaatkan waktu sebaik seefisien mungkin dalam menyelesaikan pekerjaannya. Mulai dari memgelolah dan memelihara dokumen perusahaan, proses penanganan surat masuk dan surat keluar hingga pendistribusian informasi kepada pihak-pihak terkait. Dalam menjalankan tugasnya Sekretaris Perusahaan juga mampu untuk menyeimbangkan antara pekerjaan dan kegiatan ibadah.hal ini dapat dilihat saat Karyawan mampu menjalankan kewajiban beribadah tetapi tetap mampu melaksanakan pekerjaannya dengan baik.

20 Selain melakukan tugasnya dalam bidang sekretariat, Sekretaris Perusahaan juga menjalin kerjasama yang baik dengan mitra kerja maupun kantor-kantor bagian pada PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan.Dalam menjalin kerjasama tersebut Sekretaris Perusahaan selalu berusaha untuk menjaga hubungan baik melalui komunikasi yang efektif dan pemberian pelayanan terbaik kepada setiap tamu atau rekanan. Kerjasama tersebut sangat berguna bagi suatu lembaga atau perusahaan untuk membantu Sekretaris Perusahaan dalam menyelesaikan pekerjaannya demi kelangsungan hidup perusahaan dalam proses pencapaian tujuan perusahaan. Citra perusahaan tidak hanya bermanfaat bagi perusahaan saja, melainkan bagi seluruh pihak-pihak terkait yang ada pada suatu lembaga atau perusahaan tersebut.apabila suatu perusahaan telah berhasil dalam membentuk citra yang positif dibenak masyarakat atau konsumen, maka akan mendapat keuntungan seperti: 1. Memperpanjang hidup produk itu sendiri. Ada beberapa syarat yang harus dipenuhi, yaitu : a. Kesadaran diantara manajer perusahaan tentang tujuan perusahaan jangka panjang. b. Menetapkan lebih jelas tujuan dari perusahaan dan pimpinannya. c. Meningkatkan wawasan dan pengetahuan mengenai posisi pesaing dan kondisi pasar yang dihadapinya. d. Meningkatkan komunikasi internal dan eksternal.

21 2. Citra yang positif akan memberikan keutungan terciptanya loyalitas/kesetiaan konsumen, kepercayaan terhadap produk dan kerelaan konsumen dalam mencari produk/jasa tersebut apabila membutuhkannya. 3. Dapat memperoleh konsumen yang baru, hal ini dikarenakan konsumen yang merasa puas dengan produk/jasa dari perusahaan akan menceritakan pengalaman mereka kepada orang lain sehingga orang lain tersebut untuk membeli produk/jasa yang sama.

22 BAB IV PENUTUP 4.1. Kesimpulan Adapunkesimpulan yang dapatdiambilolehpenulisdarihasilpenelitianantaralain : 1. Sekretariat Perusahaan PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan menjalankanfungsinya sebagai Sekretaris Perusahaan (Corporate Secretary)berdasarkan tugas, tanggungjawabdanwewenang yang diberikan perusahaan. 2. Peranan Sekretaris Perusahaan (Corporate Secretary)dalam menciptakan dan meningkatkan citra perusahaan telah diterapkan dengan sangat baik, seperti melakukan kerja sama dengan stakeholdersperusahaan melalui komunikasi yang efektif serta memberikan kualitas pelayanan yang optimal kepada tamu dan rekanan. 3. Dalam melakukan upaya peningkatan citra perusahaan, Sekretaris Perusahaan selalu berusaha menyelesaikan tugasnya dengan maksimal dan tepat waktu, terutama dalam proses pencapaian tujuan perusahaan. Dengan hasil kinerja yang maksimal tersebut, maka nama baik perusahaan akan tetap terjaga sehingga citra perusahaan akan terus meningkat.

23 4.2. Saran Berdasarkankesimpulandiataspenulisbermaksudmemberikan saran yang mungkindapatbergunabagibeberapapihak.adapun saran yang dapatpenulisberikanantara lain: 1. Dalam menjalankan peran dan fungsinya sebagai Sekretaris Perusahaan (Corporate Secretary)Bagian Sekretariat Perusahaan harus lebih meningkatkan kualitas kerja yang sesuai dengan tugas, tanggung jawab dan wewenang yang diberikan perusahaan. 2. Untuk meningkatkan citra perusahaan sebaiknya Sekretaris Perusahaan (Corporate Secretary) harus lebih terbuka dalam menjalin komunikasi dengan berbagai pihak, serta harus lebih memberikan pelayanan yang optimal dalam melakukan kerja sama dengan berbagai pihak. 3. Dalam menjaga citra perusahaan, maka seorang sekretaris harus menyelesaikan tugasnya dengan baik. Sehingga upaya pencapaian tujuan perusahaan dapat berjalan lancar.