RANCANG BANGUN MESIN ABSENSI RFID DILENGKAPI SMS GATEWAY PADA KANTOR BPTIKP

Transkripsi

1 RANCANG BANGUN MESIN ABSENSI RFID DILENGKAPI SMS GATEWAY PADA KANTOR BPTIKP Donovan Ahmad Teknik Elektro S1 / Fakultas Teknik UDINUS ahmaddonovan547@gmail.com Abstrak Karyawan pada kantor BPTIKP unit dari Dinas Pendidikan mempunyai permasalahan saat melakukan absensi secara manual karena absensi tersebut memiliki beberapa kelemahan, yaitu hilangnya lembar absensi karena kesalahan manusia dan penulisan jam masuk kerja yang tidak sesungguhnya supaya tidak dianggap terlambat karena takut dipotong gajinya. Pemotongan gaji ini berlaku karena mengikuti Peraturan Pemerintah nomer 53 Tahun 2010 tentang kedisiplinan. Berkaitan Peraturan Pemerintah ini yang diterapkan ada karyawan yang seharusnya tidak terlambat namun karena mendapat telepon supaya datang ke kantor Dinas Pendidikan dahulu untuk mengikuti rapat atau mengambil berkas kemudian menuju ke BPTIKP maka orang tersebut terlambat. Dari latar belakang tersebut maka dirancanglah mesin absensi yang mampu dijadikan solusi permasalahan pada kantor BPTIKP, yaitu kartu pengenal karyawan yang dirubah bahannya menjadi kartu RFID dimana karyawan dapat memakai kartu tersebut sebagai alat absensi secara langsung, dan ijin menggunakan SMS ke mesin SMS Gateway saat terlambat karena permasalahan ke kantor Dinas Pendidikan terlebih dahulu. Kata Kunci: Absensi, RFID, SMS Gateway. Abstract Employees at the office BPTIKP unit of the Department of Education have problems while doing it manually absenteeism due to absent have some disadvantages, namely the loss of the attendance sheet due to human error and the writing clock in which no actual work that is not considered late for fear of being cut off his salary. This is true because the pay cuts following the Government Regulation number 53 Year 2010 regarding discipline. Relating this regulation is applied, but no employee should not be late, but it gets the phone to come to the Department of Education of first to attend a meeting or taking a file and then headed to BPTIKP then that person is too late. From this background then designed attendance machine which is able to be used as a solution to the problems in the office BPTIKP, namely employee identification cards that changed the material into an RFID card which employees may use the card as an attendance device directly, and permission to use SMS to machine SMS Gateway moment too late as problems to the office of the Department of Education first. Keyword: Absent, RFID, SMS Gateway. PENDAHULUAN Peraturan tata tertib digunakan untuk menertibkan karyawan pada sebuah perusahaan atau lembaga resmi. Peraturan ini dibuat untuk mencegah ketidakdisiplinan karyawan, misalkan absensi yang tidak tepat waktu. Seperti yang diberitakan oleh harian sindonews.com, Dua PNS Anambas Diberhentikan Dari Pekerjaan Karena Pelanggaran Kedisiplinan [1]. Ketidakdisiplinan karyawan pada lembaga pemerintahan bertentangan dengan Peraturan Pemerintah Nomer 53 Tahun 2010: Bagian Ketiga Pelanggaran dan Jenis Hukuman yang membahas mengenai kedisiplinan [2]. Peraturan

2 kedisiplinan ini juga diterapkan pada kantor pemerintahan BPTIKP (Balai Pengembangan Teknologi Informasi Dan Komunikasi Pendidikan) yang berlokasi di Ngaliyan, Semarang. Pada kantor pemerintahan BPTIKP poin kedisiplinan yang diprioritaskan adalah kedisiplinan absensi apel pagi. Pada saat penelitian ini dibuat, sistem absensi yang digunakan pada kantor BPTIKP adalah sistem absensi manual. Sistem absensi manual yang dimaksud adalah sistem absensi dengan menggunakan lembaran kertas yang harus diisi oleh karyawan pada saat apel pagi. Faktanya, penggunaan sistem absensi manual tersebut tidak efektif. Ketidak efektifan terjadi dikarenakan penulisan jam masuk tidak sesuai dengan jam masuk sebenarnya [3]. Adapun kelemahan lainnya pada sistem absensi manual ini adalah hilangnya lembar kertas absensi dikarenakan kesalahan manusia. Di sisi lain keterlambatan juga disebabkan keperluan resmi kantor yaitu seorang karyawan mendapat telepon supaya mengikuti rapat pada kantor Dinas Pendidikan atau mengambil surat penting bersifat mendesak, setelah itu baru bisa menuju ke kantor BPTIKP. Dimana kasus tersebut merupakan pengecualian atau tidak digolongkan dalam kasus keterlambatan kehadiran karyawan. Dari permasalahan tersebut maka menuntut adanya suatu sistem yang digunakan untuk menangani permasalahan tersebut. Pada umumnya karyawan kantor diperintahkan untuk menggunakan kartu pengenal terlebih lagi BPTIKP adalah kantor pemerintahan yang wajib memakai kartu tersebut. Oleh karena itu untuk menangani permasalahan absensi maka kartu pengenal karyawan diganti bahannya berupa kartu RFID sehingga dapat menjadi alat untuk daftar hadir karyawan. Sedangkan permasalahan absensi yang timbul karena proses merekap data yang tidak tepat, kemudian perhitungan gaji dapat berubah saat ada pemotongan karena pelanggaran yang dilakukan karyawan seperti bolos kerja maupun terlambat masuk, maka perlu merancang sistem absensi yang mengatasi masalah tersebut menggunakan SMS Gateway [4]. METODE PENELITIAN Metodologi untuk penelitian ini menggunakan pengumpulan data yang mewakili keadaan objek yaitu sebagai berikut:

3 A. Studi Literatur Studi ini dilakukan dengan mempelajari data yang menyangkut RFID dan SMS Gateway melalui beberapa sumber yaitu buku dan jurnal. B. Perancangan Perangkat Keras dan Perangkat Lunak Untuk mewujudkan alat ini, penyusunan tahap perancangan adalah sebagai berikut: 1. Mengkoneksikan RFID seri ID12 dengan Converter Serial To USB. Selanjutnya modem SMS Gateway dikoneksikan dengan Converter Serial To USB. Dalam tahap percobaan, digunakan kartu RFID sebagai media absensi. Untuk mencetak laporan absensi digunakan printer yang telah terinstall pada komputer. 2. Merancang software absensi dengan menggunakan bahasa pemrograman Delphi 7. Antarmuka dari software tersebut digunakan untuk menampilkan daftar absensi dan mengkonfigurasikan perangkat keras yang digunakan di dalam sistem. Adapun skema sistem yang akan digunakan sebagai ilustrasi adalah seperti berikut: Sistem SMS GATEWAY Staf ijin Pimpinan OUT Staf absensi Sistem RFID Gambar Skema Perangkat Keras Absensi RFID Dilengkapi SMS Gateway HASIL DAN PEMBAHASAN Perancangan Hardware Pada perancangan hardware absensi ini terdiri atas blok RFID dan blok modem SMS Gateway yang terhubung menjadi satu ke computer host. Skema Blok RFID yaitu modul RFID yang hasil output serialnya dihubungkan ke Converter Serial to USB, kemudian output dari Converter masuk ke terminal USB pada komputer. Adapun gambar skemanya adalah seperti berikut ini:

4 RFID RS 232 netbook USB HUB SMS Gateway RS 232 Gambar Skema Blok SMS Gateway dan RFID Perancangan Software Setelah Hardware disusun dan diuji dengan benar maka kemudian perancangan Software yang akan dibangun pada sebuah komputer Stand Alone berbasis Windows XP dengan menggunakan pemrograman Delphi 7. Pada perancanganan software dibutuhkan urutan proses sebagai dasar pembuatan program yang disebut diagram alir. Berikut ini adalah diagram alir yang telah direncanakan sebelumnya: Start Tunggu input Sms dari karyawan C Cek Serial Rfid dan Sms Gateway Tampilkan menu 1 dan 2 Inisialisasi Sms berdasar nama dan nip, serta keterangan ijin Kirim sms tersebut ke nomer pimpinan Update data masuk Kerja gabungan Sudah Jam 3 Pilih 1 atau 2 Pimpinan menjawab sms Tunggu input Tag Rfid dan tampilkan Silakan Tag Kartu Anda Update data pulang kerja Tunggu input Tag Rfid dan tampilkan Silakan Tag Kartu Anda Pimpinan Setuju Kirim sms tidak untuk karyawan Ingin cetak Laporan Cetak Laporan lengkap Inisialisasi kartu berdasar nama dan nip, serta mengikuti waktu berlaku Kirim sms ya untuk karyawan dan update data masuk kerja Update data masuk kerja C Lanjut Absensi Rfid Ingin gabung data Update data ijin kerja A Gambar Diagram Alir Sistem Absensi RFID dan SMS Gateway C

5 Uji Absensi Kehadiran Menggunakan Kartu RFID Melakukan simulasi bahwa karyawan saat masuk pagi menempelkan kartu pada pemancar RFID yang sekaligus reader sehingga muncul nama dan waktu orang tersebut saat melakukan absensi, kemudian langsung ter-rekam datanya di basis data komputer. Gambar Uji Absensi Menggunakan Kartu RFID Dari hasil Tag yang dilakukan akan muncul tampilan pada program absensi yaitu sebagai berikut : Gambar Absensi Menggunakan Kartu RFID Atas Nama Sucipto Uji Absensi Menggunakan SMS Gateway Setelah uji Absensi menggunakan Kartu RFID, kali ini akan melakukan absensi melalui SMS yang akan dikirimkan ke mesin SMS Gateway. Absensi melalui SMS ini adalah untuk menjawab permasalahan pada kantor BPTIKP saat ada karyawan maupun salah satu pimpinan yang menuju

6 ke kantor Dinas Pendidikan dahulu, sehingga dengan kejadian itu karyawan tersebut terlambat sampai kantor BPTIKP. Gambar SMS Ijin dari Layar Handphone Karyawan Dan Layar Handphone Pimpinan. Cetak Hasil Absensi Setelah tahap ujicoba telah selesai, maka tahap akhir adalah mencetak hasil Absensi. Adapun tata cara mencetak ialah pada program absensi lalu masuk ke menu edit data absensi. Maka akan tampil gambar seperti berikut ini:

7 Gambar Rekap Data Absensi Karyawan. KESIMPULAN Setelah semua proses penelitian dilakukan, mulai studi literatur, perancangan hardware dan software, serta pembahasan hasil pengujian, maka terdapat beberapa hal yang dapat disimpulkan yaitu: 1. Rancang bangun mesin absensi berbasis RFID dan SMS Gateway telah dapat diselesaikan untuk diaplikasikan sehingga menjadi solusi permasalahan absensi karyawan pada BPTIKP. 2. Mengintegrasikan mesin absensi SMS Gateway dengan Server yaitu mengikuti prosedur pemakaian alat absensi. 3. Alat atau sistem telah diuji sampai mendapatkan hasil yang sesuai dengan harapan dari BPTIKP yaitu karyawan saat absensi tidak bisa mengelabui jam masuk, data absensi tersimpan aman dalam server sehingga tidak takut hilang, karyawan yang ikut rapat dapat ijin lewat SMS ke nomer mesin. Laporan absensi dapat dicetak pada printer yang telah terpasang adalah sebagai bukti laporannya. DAFTAR PUSTAKA 1. diakses pada 1 Oktober diakses pada 3 Oktober 2015.

8 3. Cahyadi, Dedy, 2009, Desain Sistem Absensi PNS Berbasis Teknologi RFID, Jurnal Penelitian Universitas Mulawarman, Samarinda. 4. Purnama Diaz, Tengku Achmad Riza, Rita Destiwati, 2012, Realisasi Aplikasi Jadwal Mengajar dan Absensi Asisten Praktikum Berbasis Web Dan SMS Gateway Pada Kampus Politeknik Telkom, Jurnal Penelitian Politeknik Telkom, Bandung diakses pada 5 Oktober diakses pada 7 Oktober diakses pada 10 Oktober 2015 pada halaman diakses pada 12 Oktober Prasetya, Yudi, 2010, Perhitungan Jumlah Kendaraan Dengan RFID, TA Teknik Elektro Universitas Dian Nuswantoro, Semarang diakses pada 15 Oktober 2015.