SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN BAHAN BAKU PADA PT BERKAT MANUNGGAL JAYA

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN BAHAN BAKU PADA PT BERKAT MANUNGGAL JAYA Aditya Yusuf Sani Sistem Informasi, Ilmu Komputer, UDINUS adityayusufsani@ymail.com Abstrak Suatu sistem yang baik harus mampu memberikan informasi pada waktunya, dengan data-data yang akurat dan tepat dalam proses pengolahannya. Salah satu faktor yang terjadi pada PT Berkat Manunggal Jaya adalah Sering terjadi kesalahan dalam penghitungan stok barang pada kartu stok serta membutuhkan waktu yang cukup lama untuk membuat laporan persediaan dan transaksi barang masuk maupun keluar, karena harus mengumpulkan data pada mutasi atau LOM untuk dilakukan pengecekan transaksi dengan kartu stok dan jumlah fisik barang. Sering terjadi kehilangan data softcopy yang tersimpan pada komputer, karena terlalu banyak file sehingga resiko kehilangan file lebih besar. PT Berkat Manunggal Jaya Semarang memerlukan sebuah sistem informasi yang mampu memberikan bantuan dalam mengatasi permasalahan dan mempercepat proses transaksi barang masuk dan keluar serta menghasilkan laporan-laporan yang standart. Perancangan sistem dan pembuatan aplikasi Persediaan Bahan Baku dengan menggunakan metode pengembangan System Development Life Cycle (SDLC), Microsoft Visual Basic 6.0 sebagai programnya, MySQL sebagai database server, dan Crystal Report untuk laporan. Dari hasil analisis dan perancangan sistem, dapat disimpulkan bahwa sistem persediaan bahan baku pada yang sudah dibuat dapat mengatasi permasalahan administrasi di gudang yang berhubungan dengan pendataan data, pengolahan data transaksi dan membuat laporan persediaan bahan baku dengan format yang standar perusahaan pada umumnya. Sistem persediaan bahan baku bisa menjadi solusi yang baik untuk mengatasi permasalahan administrasi gudang pada PT Berkat Manunggal Jaya Semarang.. Kata Kunci: Sistem Informasi, Persediaan, Bahan Baku, administrasi gudang, System Development Life Cycle (SDLC) Abstract A good system must be able to give information on time, with data which is accurate and precise in the. One of the factors that happened at PT Berkat Manunggal Jaya as is often there is a mistake in the count in stock work on the stock card and a lot was quite a long time to make a report

2 preparation and transaction work check-in and out, because I have to gather data on mutation or LOM with their medieval stave to be checking transaction with a card in stock and the number of physical work. There are often a loss of data soft copy that are stored in a computer, because there were too many files so risk lost files. Furthermore, PT Berkat Manunggal Jaya Semarang need an information system there is able to resolve the issue to provide assistance in order to speed up the process and come in and transaction work out and produce a report to report that standards. Designs development of system for supplier of raw material using System Development Life Cycle (SDLC) method, Microsoft Visual Basic 6.0 as his program, MySQL database server, and as Crystal Report to design the report. From the system analysis and design, it can be concluded that the system for supplier of raw material which has been made is able to solve the problems in the administration of the warehose, associated with the data collection, data processing and made a transaction report preparation materials format with the standard of defined by company. The system for supplier of raw material become a solution that is good to address the problems administration warehouse at PT Berkat Manunggal Jaya Semarang. Keywords: Information Systems, Inventory, Raw Material, warehouse administration, System Development Life Cycle (SDLC) 1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pada PT Berkat Manunggal Jaya seharusnya memiliki sistem administrasi yang baik untuk melakukan proses pengolahan data secara tepat dan efisien sehingga informasi yang dihasilkan lebih akurat. Dalam proses pengolahan data administrasi gudang, PT Berkat Manunggal Jaya masih menggunakan sistem manual. Banyak permasalahan yang sering terjadi di gudang khususnya bagian administrasi gudang dan operasional gudang. Kendala yang sering dialami perusahaan adalah berbedanya jumlah stok pada kartu stok dengan fisik barang, kesalahan dalam menghitung jumlah persediaan bahan baku produksi, kehilangan rekapan file, membutuhkan waktu yang lama untuk mencari barang yang akan diambil apakah stok tersedia atau sudah habis dan pembuatan laporan laporan persediaan dengan format yang tidak standar. Banyaknya waktu yang tersita karena sistem administrasi yang masih berjalan kurang efisien dan efektif menjadi kendala bagi karyawan PT Berkat Manunggal Jaya.

3 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan uraian latar belakang diatas, maka dapat dirumuskan permasalahan yang ada bagaimana membuat sebuah sistem informasi yang mampu mengatasi masalah pengolahan data persediaan barang di gudang dengan dan menghasilkan informasi yang tepat dan akurat dengan format laporan yang standart. 1.3 Batasan Masalah Dengan memperhatikan keterbatasan waktu, tenaga serta banyaknya masalah yang dihadapi, maka dalam pembuatan tugas akhir ini penulis akan membatasi permasalahan pada: 1. Sistem yang dibuat hanya terfokus pada administrasi gudang. 2. Penulis tidak mengedepankan interface sistem tapi lebih pada kinerja sistem 3. Sistem persediaan ini hanya melakukan proses pengolahan data bahan baku gudang bukan barang jadi hasil produksi. 1.4 Tujuan Penelitian Tujuan dari penulisan tugas akhir ini adalah : 1. Membuat sebuah sistem yang bisa membantu karyawan khususnya bagian gudang dalam melakukan aktifitas administrasi gudang. 2. Sistem yang baru nanti dapat mengatasi permasalahan yang sering dihadapi karyawan bagian gudang ketika masih menggunakan sistem manual. 3. Dapat memberikan informasi yang akurat berdasarkan data data yang sudah diolah pada sistem persediaan. 1.5 Manfaat Peneletian Manfaat yang diharapkan dapat diperoleh dari penyusunan penelitian tugas akhir ini adalah sebagai berikut: 1. Bagi Penulis Dengan menyusun laporan tugas akhir ini, penulis dapat mengimplementasikan ilmu pengetahuan yang sudah diperoleh dan mendapatkan pengalaman dalam membangun sistem informasi di lingkungan perusahaan. 2. Bagi Instansi Perusahaan Meningkatkan efisiensi dan efektifitas dalam melakukan proses administrasi pengolahan data persediaan barang dan menghasilkan laporan yang tepat dan akurat. 3. Bagi Akademik Dapat digunakan sebagai bahan informasi, referensi, artikel dan arsip

4 dan sebagai tolak ukur keberhasilan dalam membimbing mahasiswa. 1. LANDASAN TEORI 2.1 Sistem Informasi Menurut Andri Kristanto (2011) Sistem informasi adalah suatu satuan gkomponen yang saling berhubungan yang mengumpulkan atau mendapatkan kembali, memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pengembalian keputusan dan kendali dalam suatu organisasi. Menurut Jogiyanto (2005) Sistem informasi adalah suatu system didalam suatu organsiasi yang mempertemuakan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperluakan. 2.2 Pengembangan Sistem Informasi Pengembangan sistem informasi (systems information development) dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Sistem yang lama perlu diperbaiki atau diganti karena: a. Permasalahan-permasalahan Ketidakberesan. Pertumbuhan atau perkembangan organisasi. b. Untuk meraih kesempatan (opportunities) c. Adanya instruksi-instruksi (directives) Dengan telah dikembangkan system yang baru, maka diaharapkan akan terjadi peningkatan-peningkatan di system yang baru. Peningkatan-peningkatan ini berhubungan dengan PIECES: 1. Performance (Kinerja) 2. Informastion (Informasi) 3. Economy (Ekonimis) 4. Control (Pengendalian) 5. Efficiency (Efisiensi) 6. Service (Pelayanan) 2.3 Siklus Hidup Pengembangan Sistem Informasi Pengembangan sistem informasi yang berbasis komputer dapat merupakan tugas kompleks yang membutuhkan banyak sumber daya dan dapat memakan waktu berbulan-bulan bahkan bertahun-tahun untuk menyelesaikannya. Proses pengembangan sistem melewati beberapa tahapan dari mulai sistem itu direncanakan sampai dengan sistem

5 tersebut diterapkan, dioperasikan dan dipelihara. Bila operasi sistem yang sudah dikembangkan masih menimbulkan kembali permasalahan-permasalahan yang kritis serta tidak dapat diatasi dalam tahap pemeliharaan sistem, maka perlu dikembangkan kembali suatu sistem untuk mengatasinya dan proses ini kembali ke tahap yang pertama, yaitu tahap perencanaan sistem. Siklus ini disebut dengan siklus hidup suatu sistem (systems life cycle). Gambar 1 :Metode SDLC 2.5 Bagan alir (Flowchart) Bagan alir (flowchart) adalah bagan yang menggambarkan urutan instruksi proses dan hubungan satu proses dengan proses lainnya menggunakan simbol-simbol tertentu. Bagan alir digunakan sebagai alat bantu komunikasi dan dokumentasi. Bagan alir sistem (system flowchart) merupakan bagan yang menunjukkan pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urut-urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem dan menunjukkan apa saja yang dikerjakan pada sistem. 2.6 Context Diagram Context Diagram adalah kasus khusus DFD (bagian dari DFD yang berfungsi untuk memetakan model lingkungan) yang dipresentasikan dengan lingkungan tunggal yang mewakili keseluruhan sistem. Context Diagram meliputi karakteristik penting dalam sistem yaitu: 1. Kelompok pemakai, organisasi atau sistem lain. 2. Data masuk, data yang diterima sistem dari lingkungan dan harus diproses dengan cara tertentu. 3. Data keluar, data yang dihasilkan sistem dan diberikan ke lingkungan luar sistem. 2.7 Diagram Alir Data (Data Flow Diagram) DFD digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data mengalir dan data tersebut disimpan. DFD merupakan alat yang populer sekarang ini karena menggambarkan arus data di dalam sistem dengan terstuktur dan jelas. Jogiyanto H. M, 2005

6 2.8 Kamus Data (Data Dictionary) Kamus data adalah merupakan katalo fakta tentang data dan kebutuhankebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Jogiyanto, H. M, Dengan adanya kamus data, analisa sistem dapat didefinisikan data mengalir sistem dengan dan dapat digunakan sebagai alat komunikasi antara analisa sistem dengan pemakai sistem tentang data yang mengalir di sistem. 2.9 Entity-Relationship Diagram (ERD) Entity-Relationship Diagram (ERD) adalah suatu model yang mendeskripsikan hubungan antar penyimpanan data (file data). ERD digunakan untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data serta untuk menguji model dengan menyampaikan proses yang harus dilakukan Normalisasi Normalisasi adalah merupakan suatu bentuk teknik yang menstrukturkan data dalam cara-cara tertentu, untuk membantu mengurangi atau mencegah timbulnya masalah yang berhubungan dengan pengolahan data. Jogiyanto HM, Decomposisi Diagram Decomposisi diagram merupakan grafik yang dapat dipecah menajdi beberapa bagian yang kecil sehingga mudah dipelajari. Decomposisi diagram mempunyai 4 bagian, yaitu: 1. Memecahkan masalah yang besar ke bagian-bagian yang bisa dipecahkan. 2. Untuk membantu testing program. 3. Untuk membantu penggambaran 4. Untuk membantu dala melacak proses terkecil sampai tertinggi Visual Basic Visual Basic merupakan salah satu software untuk mengatur data dengan cara mudah, fleksibel dan cepat memprosesnya. Pengaturan data tersebut dikelompokkan dalam bentuk file database. Dalam Visual Basic User tidak perlu menuliskan ekstention pada saat menuliskan nama file untuk menyimpan file tersebut, karena Visual Basic secara otomatis akan mendefinisikan sendiri. Setiap objek pada Visual Basic didefinisikan oleh suatu class MySql MySQL pertama kali dirintis oleh seorang programmer database bernama Michael Widenius. Selain database server, MySQL juga merupakan program yang dapat mengakses suatu database

7 MySQL yang berposisi sebagai server. Pada saat itu program berposisi sebagai Client. Database MySQL, biasa dibaca mai-es-ki-el atau mai-se-kuel, merupakan suatu perangkat lunak database yang berbentuk database relasional atau dalam bahasa basis datanya disebut dengan Relational Database Management System (RDBMS) yang menggunakan suatu bahasa permintaan bernama SQL. Selain MySQl ada beberapa program database server lain yang menggunakan standar query berupa SQL antara lain. 3. PEMBAHASAN 3.1 Analisa Sistem Tujuan paling penting dalam tahap ini adalah proses menemukan permasalahan dan menghasilkan alternatif pemecahan masalah serta diharapkan dapat memahami sistem yang ada guna menentukan kebutuhan-kebutuhan pemakai dan hambatan-hambatan pada suatu sistem baru. 3.2 Identifikasi Masalah Dari hasil identifikasi sistem informasi persediaan bahan baku pada PT BMJ terdapat empat proses yaitu : a. Pendataan Barang b. Transaksi Barang Masuk dan Keluar c. Pemotongan Stok d. Proses pembuatan laporan - laporan Dari hasil identifikasi masalah diatas, yang menjadi penyebab terjadinya sumber masalah adalah pencatatan transaksi yang masih manual, dimana terjadi penumpukan dokumen yang dihasilkan, sering terjadi kehilangan data di folder karena pencatatan menggunakan MS Excel dan disimpan pada folder, kemungkinan besar terjadinya kesalahan menghitung stok karena proses penghitungan yang masih manual, laporan - laporan yang tidak standart. 1.3 Identifikasi Sumber Masalah Adapun sumber masalah yang dihadapi dalam pengembangan sistem informasi untuk persediaan bahan baku adalah belum terdapat sebuah sistem informasi untuk menangani masalah administrasi kantor gudang seperti pendataan barang baru, pendataan transaksi barang masuk dan barang keluar, pemotongan dan penambahan stok pada kartu stok yang masih manual dan pembuatan laporan laporan yang lebih efisien dan lebih cepat. 3.4 Alternatif Sistem yang Diusulkan Sistem baru yang diusulkan adalah sistem informasi persediaan bahan baku gudang untuk memudahkan bagian adminstrasi

8 gudang dalam melakukan aktifitas administrasi seperti pendataan barang baru, pendataan masuk dan keluar, pencarian data-data yang dibutuhkan dan pembuatan laporan laporan dengan efektiv dan efisien.sistem komputerisasi ini dibuat dengan menggunakan program visual basic 6, DatabaseMySQL, dan cetak laporan dengan crystal report. 3.5 Perancangan Model Sistem a. Context diagram c. DFD Level 0 Sistem Persediaan Gambar 4 : DFD Level 0 d. DFD Level 1 c Gambar 2 :Context Diagram b. Dekomposisi Diagram 0 Sisfo Persediaan Bahan Baku Top Level Level 0 1 Barang Masuk 2 Barang Keluar 3 Stock Opname Level 1 11 Pendataan Bahan Baku 12 Pendataan Barang Masuk 13 Lap. Barang Masuk 21 Pendataan LOM SPK 22 Pendataan Mutasi Keluar 23 Lap. Material List SPK 24 Laporan Mutasi Keluar Pendataan Laporan Stok Persediaan Bahan Baku Gambar 3 :Dekomposisi Diagram Gambar 5 : DFD Level 1

9 3.6 Tabel Relasi b. Form Material LOM brg_masuk *id_masuk tanggal jenis **id_brg no_rak nama qty satuan diserahkan supplier keterangan brg_keluar *id_keluar tanggal k_produksi **id_brg nama qty satuan diambil supplier keterangan data_brg *id_brg no_rak nama jenis qty satuan serial_no tgl_masuk keterangan DLom *k_produksi komponen type data_spk *no_ref tanggal type **k_produksi model jenis keterangan data_mlist *k_produksi tanggal komponen **id_brg no_rak nama qty satuan pengambil supplier keterangan Gambar 8 : Form Material LOM c. Lap Material LOM Gambar 6 : Tabel Relasi 3.7 Desain Input Output Desain input adalah produk dari sistem informasi yang dapat dilihat dan digunakan untuk memasukan data-data yang akan diolah dan nantinya akan menghasilkan informasi-informasi yang diperlukan, serta menghasilkan data-data untuk diolah menjadi informasi bentuk lain. a. Form Pendataan Bahan Baku Gambar 9 : Lap Material LOM d. Laporan Persediaan Bahan Baku Gambar 10 : Laporan Persediaan Bahan Baku Gambar 7 : Form Bahan Baku

10 2. KESIMPULAN Berdasarkan hasil pembahasan diatas, penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut : 1. Sistem Persediaan Bahan Baku yang diajukan penulis ini dapat membantu bagian adminisitrasi gudang untuk melakukan kegiatan seperti pendataan stock bahan baku, pendatmaan barang masuk, pendataan barang keluar, Pendataan aterial list bahan baku dan menampilkan laporan dengan format yang baik. 2. Sistem yang terkomputerisasi dapat membantu operator dalam melakukan pengecekan stok barang karena sudah terintegrasi database dan proses pengolahan data bisa menjadi lebih cepat. 3. Pembuatan laporan laporan menjadi lebih mudah dengan adanya data yang sudah terintegrasi dalam database sistem dan menggunakan format yang standart. 5. SARAN Diperlukan saran-saran untuk pengembangan sistem lebih lanjut diantaranya : Dalam sistem komputerisasi tentunya ada beberapa kekurangan. Dengan beberapa kelebihan yang dimiliki Microsoft Visual Basic 6.0, dapat dijadikan suatu pertimbangan sebagai salah satu alternatif pilihan dalam pembuatan aplikasi untuk meningkatkan sumber daya kualitas manusia. Untuk mengurangi resiko kehilangan data perlu mengadakan penyelamatan data ( back up) setiap bulan sekali agar data yang sudah ada tidak hilang dan menyediakan software anti virus untuk keamanan sistem. Penulis juga menyarankan pengadaan perangkat keras client-server yang digunakan untuk menyimpan database dari semua data data yang dibutuhkan PT Berkat Manunggal Jaya sehingga dalam pemanggilan data yang dibutuhkan bisa dilakukan lewat sistem. 6. DAFTAR PUSTAKA Alex, Hall Alysis System Information. PT. Elex Media Komputindo, Jakarta. Bunafit Nugroho. (2009). Database Relasional dengan mysql. Yogyakarta : AndiOffset. Andri,Kristanto PerancanganSistemInformasidanAplikas inya.yogyakarta : Penerbit Gava Media. Fathansyah, Ir Basis Data. Cetakan Keenam. Bandung : Informatika,. Jogiyanto H.M Analisa Dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset.