PEMERINTAH KOTA BANDUNG. Page 1.

Transkripsi

1 Page 1

2 KELOMPOK KERJA PENYUSUNAN PEDOMAN UMUM BANDUNG INTEGRATED RESOURCES MANAGEMENT SYSTEM (BIRMS) Pengarah : DR. H. Edi Siswadi, M.Si Sekretaris Daerah Penanggungjawab : dr. H. Gunadi Sukma Bhinekas, M.Kes Kepala Bappeda Ketua Tim : H. Salman Fauzi, SIP., M.Si Kepala Bidang Perencanaan Pemerintahan WakilKetua : Srie Dhiandini, SST., MT Kepala UPT LPSE pada Bappeda Sekretaris : Tris Avianti R, SE Ka. Sub. Bid. Perencanaan Kerjasama Pembangunan Daerah pada Bappeda Anggota : Page 2 1. Drs. Dharmawan : Sekretaris DPKAD 2. Ir. Chairul Anwar, Msi : Kepala Bidang PPS pada Bappeda 3. H. Soni Bakhtiyar, S.Sos, MSi : Kepala Bidang Perencanaan Sosbud dan Kesra pada Bappeda 4. Hj. Lien Herlina, SE : Kepala Bidang Perencanaan Ekonomi dan Pembiayaan pada Bappeda 5. Dra. Iim Dewi Mulyani : Kepala Bidang Telematika pada Diskominfo 6. Adhitya Yanuarsyah, S.Si : Pelaksana pada Bappeda 7. Kris Ibnu Prayogo, S.Kom : Pelaksana pada Bappeda 8. Angga Fitrah, ST : Pelaksana pada Bappeda 9. KurniawanYusup, SE : Pelaksana pada Dinas Pendapatan Daerah 10. Sonny Gantira,S.Sos.,M.AP : Pelaksana pada Bagian Pembangunan dan SDA 11. Dasep Irawan Noor, S.Ap : Pelaksana pada DPKAD 12. Usep Zenal Mutaqin, SE : Pelaksana pada DPKAD 13. Yogi Yugasmana, S.STP : Pelaksana pada DPKAD 14. Yunita C. Manurung, ST : Pelaksana pada Diskominfo 15. Eneng Mira, ST : Pelaksana pada Diskominfo 16. Titan Hadiyan, S.T : Tim IT BIRMS Editor : - Kabid Perencanaan Pemerintahan pada Bappeda - Kepala UPT LPSE pada Bappeda

3 KATA PENGANTAR WALIKOTA BANDUNG Peraturan Daerah Nomor 08 Tahun 2011 tentang Perubahan Peraturan Daerah Nomor 9 Tahun 2009 tentang Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) Kota Bandung Tahun telah mengamanatkan secara tegas dan jelas agenda penerapan Reformasi Birokrasi serta agenda tata kelola pemerintah secara elektronik (e-government). Dua agenda ini merupakan hal yang saling terkait, saling memperkuat dan saling mempengaruhi. Penerapan sistem pemerintahan elektro nik merupakan delapan puluh persen faktor dalam pelaksanaan reformasi birokrasi, dan ke depan akan memberikan perubahan, dan pada gilirannya sangat bermanfaat sebagai leverage (pengungkit) dalam mendukung keberhasilan pemberantasan korupsi. Dalam konteks tersebut maka pengembangan Bandung Integrated Resources Management System (BIRMS) atau sistem yang mengintegrasikan sumber-sumber daya pemerintahan yang akan diterapkan secara keseluruhan pada Tahun 2013 merupakan salah satu terobosan penting dan mendasar dalam pengembangan e-government dan pe nerapan Reformasi Birokrasi di Kota Bandung. Page 3

4 Bandung Integrated Resources Management System (BIRMS), sebagai sistem pengelolaan daerah yang terintegrasi dari hulu hingga hilir yang diawali dari Proses Pe rencanaan Pembangunan Daerah, Pelaksanaan Anggaran dan Pengawasan Anggaran serta Penilaian Kinerja Pelaksanaan Anggaran di seluruh SKPD di lingkungan Pemerintah Kota Bandung, akan membantu memudahkan dan mempercepat proses perencanaan dan penganggaran yang selama ini dilakukan secara manual, sehingga penggunaan anggaran diharapkan akan lebih tepat sasaran, lebih transparan, efektif dan efisien. Namun demikian yang kiranya patut dipahami bahwa Teknologi Informasi adalah tools yang tidak akan banyak mem berikan dampak apabila tidak didukung dengan ada nya relationship yang seimbang antara technology, business process, dan people sebagai penggerak inti dari IT itu sendiri. Kita tentu sangat menyadari bahwa memanfaatkan teknologi informasi se-optimum mungkin berarti harus mengubah mindset. Dengan demikian keberhasilan penerapan BIRMS bukan semata-mata didorong pemanfaatan teknologinya, tapi sejauh mana keinginan melakukan perubahan. Page 4 Akhirnya, kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah menyusun dan menyelesaikan Pedoman Umum ini, semoga sumbangan tenaga dan fikiran yang telah dicurahkan memberi makna positif bagi pengemba ngan e-government dan Reformasi Birokrasi di Kota Ban dung. WALIKOTA BANDUNG DR. H. DADA ROSADA, SH., M.Si

5 DAFTAR ISI Kelompok Kerja Penyusun 2 Kata Pengantar Walikota Bandung 3 Daftar Isi 5 BAB I PENDAHULUAN 7 A. Latar Belakang Pemikiran 7 B. Maksud dan Tujuan 9 C. Sasaran 10 D. Manfaat 10 BAB II DESAIN SYSTEM 11 A. Arsitektur BIRMS 11 B. Cakupan System Electronic Revenue Electronic City Planning Electronic Budgeting Electronic Project Planning Electronic Procurement Electronic Contract Electronic Progress Electronic Project Performance Electronic Asset 83 C. Persyaratan 92 Page 5

6 BAB III SPESIFIKASI SYSTEM Spesifikasi Fungsional Spesifikasi Nonfungsional 94 BAB IV PENUTUP 95 Page 6

7 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Pemikiran E-government secara umum merupakan program yang digagas oleh pemerintah dalam upaya untuk mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik dengan berbasis teknologi informasi. Keinginan /political will yang kuat dalam pelaksanaan e-government ini dilatarbelakangi oleh beberapa permasalahan dan kondisi yang umum terjadi di seluruh Pemerintah Daerah di Indonesia. Tata kelola pemerintahan secara manual selama ini berpotensi menimbulkan berbagai permasalahan administratif, kesalahan prosedur dan seringkali berujung pada berbagai permasalahan hukum, penurunan motivasi kerja, inisiatif dan kreativitas aparatur birokrasi serta menjadi salah satu penyebab kinerja anggaran/apbd tidak dapat optimal. Pemerintah Kota Bandung mengambil langkah-langkah antisipatif dan upaya strategis dalam meningkatkan kualitas pengelolaan dan pengendalian APBD, dengan memanfaatkan Teknologi Informasi untuk membantu menyusun sebuah rancangan sistem tata kelola anggaran yang komprehensif secara elektronik dan terintegrasi, yang kemudian disebut dengan Bandung Integrated Resources Management System (BIRMS), yaitu sistem pengelolaan daerah yang terintegrasi dari hulu hingga hilir yang diawali dari Proses Perencanaan Pembangunan Daerah, Pelaksanaan Anggaran dan Pengawasan Anggaran serta Penilaian Kinerja Pelaksanaan Anggaran. Page 7 Bandung Intregrated Resources Management System dirancang untuk meningkatkan efisiensi, efektifitas, transparansi dan akuntabilitas serta

8 sinkronisasi dalam tata kelola pemerintahan yang antara lain mengelola sistem perencanaan pembangunan Kota dengan sistem pengelolaan keuangan da erah, sebagai berikut: 1) Proses Perencanaan Pembangunan Kota Bandung, terdiri dari proses penyusunan RPJPD, RPJMD, Renstra, Renja SKPD dan RKPD. 2) Pengelolaan Keuangan Daerah berdasarkan Permendagri Nomor 13 Tahun 2006 sebagaimana telah diubah untuk kedua kali dengan Permendagri Nomor 21 Tahun 2011, yang dimulai dari proses penyusunan Kebijakan Umum Anggaran (KUA), Plafond dan Prioritas Anggaran Sementara (PPAS), RAPBD, APBD, Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA), Penyusunan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA), Pelaksanaan Anggaran serta Pengawasan Pelaksanaan Anggaran. Sub-sub system Bandung Integrated Resources Management System (BIRMS), sebagai berikut : 1) Proses Hulu terdiri dari Proses Perencanaan Pembangunan berupa: a. Electronic Revenue, output yang dihasilkan adalah laporan pendapatan Kota Bandung. b. Electronic City Planning, output yang dihasilkan adalah dokumen RKPD (hasil Musrenbang), KUA dan PPAS. c. Electronic Budgeting, ouput yang dihasilkan adalah dokumen RKA 2) Proses Hilir terdiri dari Proses Pengelolaan Keuangan Daerah berupa: a. Electronic Project Planning, ouput yg dihasilkan adalah rincian paket pekerjaan setelah DPA disahkan; Page 8 b. Electronic Procurement, ouput yang dihasilkan dokumen pengadaan barang/jasa; c. Electronic Contract, ouput yang dihasilkan kontrak dan proses pe ngadaan langsung; d. Electronic Progress, output yang dihasilkan adalah dokumen kemajuan pekerjaan (fisik dan keuangan); e. Electronic Project Performance output yang dihasilkan penilaian kinerja (SKPD, Pengguna Anggaran, PPK dan Rekanan),

9 f. Electronic Asset, output yang dihasilkan adalah pencatatan aset dari belanja modal belanja langsung tahun berjalan. Prinsip dasar dalam perencanaan sistem BIRMS ini adalah mendesain sebuah sistem manajemen perencanaan, pengelolaan, pengendalian, monitoring dan evaluasi anggaran secara terintegrasi antar SKPD, dengan basis elektronik. Sistem BIRMS ini diharapkan dapat menjadi motor utama dalam peningkatan kinerja anggaran serta diharapkan dapat membawa perubahan mind set dan budaya kerja yang mendasar di lingkungan pemerintah daerah, sehingga dapat bermanfaat dalam mewujudkan transparansi, efektifitas dan efisiensi dalam pengelolaan APBD serta meningkatnya kinerja pelayanan kepada publik. B. Maksud dan Tujuan 1. Maksud Pedoman Umum Bandung Integrated Resources Management System (BIRMS) dimaksudkan sebagai acuan dalam perencanaan dan penganggaran terintegrasi dengan berbasis Web. 2. Tujuan Tujuan utama dari seluruh system BIRMS ini adalah untuk memudahkan Pimpinan di Lingkungan Pemerintah Kota Bandung dalam mengambil kebijakan anggaran dan memantau seluruh penyelenggaraan pemerintahan dalam bidang perencanaan pembangun an dan pengelolaan keuangan daerah serta untuk memudahkan penyusunan Pertanggungjawaban Walikota Bandung yang akurat, akuntabel dan transparan. C. Sasaran Sasaran Bandung Intregrated Resources Management System adalah : Page 9 1) Tercapainya kesamaan pengertian dan pemahaman tentang penyelenggaraan Operasionalisasi BIRMS di seluruh instansi pemerintah Kota Bandung;

10 2) Terwujudnya keterpaduan Operasionalisasi BIRMS di seluruh instansi pemerintah Kota Bandung; 3) Lancarnya komunikasi dan kemudahan dalam Operasionalisasi BIRMS di seluruh instansi pemerintah Kota Bandung; 4) Tercapainya efektifitas dan efisiensi dalam Operasionalisasi BIRMS di seluruh instansi pemerintah Kota Bandung; 5) Terwujudnya pemanfaatan teknologi informasi Operasionalisasi BIRMS di seluruh instansi pemerintah Kota Bandung. D. Manfaat Manfaat Operasionalisasi BIRMS sebagai berikut : 1) Terwujudnya percepatan Pemerintahan Elektronik (e-goverment). Pemanfaatan Operasionalisasi BIRMS akan mendukung terwujudnya tata kelola pemerintahan yang baik dengan memanfaatkan teknologi informasi; 2) Mewujudkan efisiensi, efektifitas dan transparansi proses pertanggung jawaban anggaran yang akuntabel di lingkungan instansi pemerintah Kota Bandung. Page 10

11 BAB II DESAIN SISTEM A. ARSITEKTUR BIRMS BIRMS disusun dan didesain untuk membantu system pengelolaan managemen/ tata kelola anggaran terintegrasi di Kota Bandung. Sebagai system pengelolaan anggaran, BIRMS bersifat sebagai back-office system, mengarah ke internal management pemerintahan. Hal ini diawali dengan filosofi bahwa perbaikan pelayanan kepada masyarakat (eksternal) dalam bentuk apa pun tidak akan dapat mencapai hasil yang optimal jika kinerja management pengelolaan anggaran di internal pemerintahan belum berjalan secara efektif dan efisien. Dengan demikian, perbaikan kinerja pelayanan kepada publik hendaknya diawali dengan perbaikan di sisi internal tata kelola anggaran. Secara umum, desain BIRMS terbagi dalam 4 bagian besar yakni tahap perencanaan, pelaksanaan, evaluasi dan integrasi. Pengembangan tahap ini disesuaikan dengan alur perencanaan pembangunan di daerah yang secara umum diawali pada tahap perencanaan program dan kegiatan di tingkat kota (sesuai dengan RPJP,RPJMD dan RKPD), kemudian berlanjut pada tahap perencanaan dan pengelolaan kegiatan di seluruh SKPD; sebagai ujung tombak keberhasilan/capaian program di tingkat kota. Dengan demikian, esensi awal dari BIRMS adalah pengendalian program dan kegiatan. BIRMS didesain seefektif mungkin agar dapat menghimpun informasi yang valid dan mampu merekam segala aktivitas pelaksanaan anggaran di seluruh paket pekerjaan dan di seluruh level fungsi antara lain : informasi laporan keuangan, data asset dan kinerja pegawai. Pada akhirnya, BIRMS Page 11

12 terimplementasi sebagai sistem perencanaan dan pengendalian anggaran proyek yang terintegrasi dengan berbagai fungsi pengendalian anggaran lain di luar proyek. BIRMS berfungsi sebagai alat bantu pembuat kebijakan dalam memutuskan berbagai kebijakan internal dalam rangka meningkatkan efektifitas pembangunan di daerah dan pelayanan kepada publik. Secara umum digambarkan alur Bandung Integrated Resources Management System BIRMS adalah sebagai berikut: Page 12 B. CAKUPAN SISTEM Cakupan sistem meliputi: Electronic Revenue, Electronic City Planning, Electronic Budgeting, Electronic Project Planning, Electronic Procurement, Electronic Contract, Electronic Progress, Electronic Project Performance, dan Electronic Asset, berikut adalah penjelasannya.

13 e-revenue Page 13

14 e-revenue LATAR BELAKANG : Dalam pengelolaan keuangan daerah unsur Pendapatan merupakan hal yang cukup penting yang perlu dikelola, karena dengan informasi pendapatan yang akurat, maka Pemerintah Daerah dapat merencanakan belanja daerah sesuai dengan kebutuhan dan kesediaan dana yang ada sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 58 Tahun 2005 tentang Pengelolaan Keuangan Daerah. Dalam PP tersebut yang dimaksud dengan Pendapatan Daerah adalah perolehan hak pemerintah daerah yang diakui sebagai penambah nilai kekayaan bersih. Sumber Pendapatan Asli Daerah terdiri dari Pajak Daerah, Retribusi Daerah, Pengelolaan Perusahaan Milik Daerah dan Lain-Lain Pendapatan Yang Sah. Page 14 Pengelolaan Pendapatan Asli Daerah (PAD) di Lingkungan Pemerintah Kota Bandung dilaksanakan oleh beberapa SKPD, yaitu : 1) Dinas Pengelola Keuangan dan Aset Daerah; (2) Dinas Kesehatan; (3) Rumah Sakit Umum Daerah; (4) Rumah Sakit Ibu dan Anak; (5) Rumah Sakit Khusus Gigi dan Mulut; (6) Dinas Bina Marga dan Pengairan; (7) Dinas Kebakaran; (8) Badan Pelayanan Perijinan Terpadu; (9)Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil; (10) Dinas Pemuda dan Olah Raga; (11) Dinas Perhubungan; (12) Dinas Pemakaman dan Pertamanan; (13) Dinas Pertanian dan Ketahanan Pangan; (14) Dinas Pendapatan. Pengelolaan PAD terdiri dari Pajak Daerah dan Retribusi Daerah, yang dikelola oleh masing-masing SKPD tersebut, dalam pelaporannya dilakukan secara berkala. Namun demikian pada kenyataannya, saat pembahasan RAPBD maupun ketika pimpinan membutuhkan informasi mengenai realisasi pendapatan dari seluruh SKPD

15 Penghasil, tidak serta merta informasi tersebut dapat diperoleh de ngan cepat, hal ini dikarenakan diperlukan proses koordinasi terlebih dahulu. Berdasarkan kondisi tersebut, maka pengembangan sistem informasi berbasis web diharapkan dapat membantu tugas-tugas pemerintahan dalam bidang pendapatan. Sehubungan dengan hal tersebut, Pemerintah Kota Ban dung memandang perlu membuat aplikasi berbasis teknologi informasi yang membantu proses penyusunan laporan penyetoran pendapatan, yang mampu menyajikan laporan yang dapat diakses oleh pimpinan, sehingga dapat diperoleh informasi besarnya pendapatan yang update secara mudah kapanpun dan dimanapun. KONDISI EKSISTING : Data pendapatan dari masing-masing SKPD yang akan di setorkan ke Kas Daerah dicatat secara manual oleh SKPD masing-masing dan di laporkan ke pengelola SIMDA di DPKAD dengan memberikan soft copy file untuk verifikasi data pendapatan. Proses ini belum dilakukan secara online. Bendahara pendapatan di SKPD masing-masing mempunyai tugas untuk menyetorkan pendapatannya ke Bank BJB dan melaporkan hasil setoran tersebut kepada Dinas Pengelola Keuangan dan Aset Daerah (DPKAD) secara manual. Dengan adanya proses manual ini berakibat pada hasil pembuatan laporan pendapatan yang berbeda antara SKPD dan DPKAD, sehingga kesulitan memperoleh data yang akurat dan update dan hal ini dapat menghambatan dalam pengambilan keputusan. Page 15

16 Operator Verifikator Kadis DPKAD TAPD Pimpinan Admin PEMERINTAH KOTA BANDUNG Permasalahan yang timbul yaitu transfer data base pendapatan masih dilakukan dengan cara manual sehingga realisasi pendapatan tidak bisa dilihat secara real time karena SKPD penghasil mengirimkan data pendapatan ke DPKAD sebagai verifikator tidak secara rutin setiap hari dan dalam bentuk file. ALUR INTEGRASI E-REVENUE : E-revenue merupakan aplikasi teknologi informasi berbasis Web untuk membantu SKPD yang mempunyai tugas pokok dan fungsi dalam bidang anggaran pendapatan untuk menyajikan laporan pendapatan berdasarkan jumlah pendapatan yang disetorkan ke Bank dan yang telah diverifikasi leh Dinas Pengelola Pendapatan dan Aset Da erah (DPKAD). Pengguna aplikasi dan hak akses dapat dilihat pada matriks berikut : URAIAN HAK AKSES PENGGUNA Login Input Data Realisasi Pendapatan Page 16 Input Data Target Pendapatan Cetak STS Lihat/Cetak Laporan Lihat Grafik Verifikasi Data Realisasi Pendapatan Kelola Pengguna Sistem Kelola SKPD Kelola Rekening Pendapatan

17 Aplikasi alur dari e-revenue sebagai berikut : E-Revenue BANK JABAR DPKAD MULAI Upload data realisasi pendapatan STS Laporan Rekening Koran Verifikasi data setor TIDAK Update e- Revenue YA Data valid? YA SELESAI Update SIMDA SELESAI Keterangan alur dari e-revenue adalah sebagai berikut : 1. SKPD penghasil memasukkan data realisasi pendapatan melalui modul yang terdapat di dalam portal BIRMS. 2. Sistem akan mencetak Surat Tanda Setoran (STS) sebagai surat pengantar setoran pendapatan. 3. Petugas dari SKPD menyetorkan pendapatan melalui Bank BJB. Page Petugas Bank BJB mencetak Laporan Rekening Koran.

18 5. Petugas DPKAD melakukan verifikasi antara data realisasi pendapatan yang telah di masukkan oleh SKPD dengan hasil Laporan Rekening Koran dari Bank BJB. 6. Sistem BIRMS akan menampilkan laporan realisasi pendapatan per rekening dari SKPD Penghasil apabila data tersebut telah di verifikasi. Input Data Realisasi Pendapatan Menginput data realisasi dapat dilakukan oleh kelompok pengguna Operator dan Admin. Pengguna dapat mengakses modul ini melalui tombol navigasi yang tertera di bagian atas (lihat gambar). Cetak STS Page 18 Bendahara Pendapatan (sebagai Operator) dari masingmasing SKPD diwajibkan membuat Surta Tanda Bukti Setor (STS) dari BIRMS yang hanya dapat dilakukan oleh kelompok pengguna Operator. Untuk mencetak STS, terlebih dahulu pengguna harus mengakses halaman Lihat/Cari Data Realisasi (lihat gambar).

19 Setelah data pendapatan yang dicari berhasil ditemukan, selanjutnya menekan tombol Cetak STS. Lihat /Cetak Laporan Modul ini dapat diakses melalui menu sebagai berikut: Pimpinan dapat melakukan akses untuk melihat tampilantampilan sebagai berikut : Page 19 Grafik Laju Pendapatan yang menggambarkan laju pendapatan Kota Bandung dari tahun ke tahun.

20 Grafik Laju Pendapatan (per jenis pendapatan) Per-periode yang menggambarkan laju pendapatan Kota Bandung dari bulan ke bulan dalam satu periode/tahun anggaran. Page 20 Grafik Progress Pendapatan menggambarkan progress total pendapatan Kota Bandung yang dibandingkan dengan besaran target pendapatan per jenis pendapatan.