SAMBUTAN MENTERI KOMUNIKASI DAN INFORMASI REPUBLIK INDONESIA

Transkripsi

1 Pedoman Standar Mutu, Jangkauan Pelayanan Dan Pengembangan Aplikasi e Government

2

3 COVER DALAM Pedoman Standar Mutu, Jangkauan Pelayanan Dan Pengembangan Aplikasi e Government

4

5 SAMBUTAN MENTERI KOMUNIKASI DAN INFORMASI REPUBLIK INDONESIA Kemajuan teknologi informasi yang pesat serta pemanfaatannya secara luas telah membuka peluang bagi pengaksesan, pengelolaan, dan pendayagunaan informasi dalam volume yang besar secara cepat dan akurat. Kenyataan menunjukkan bahwa penggunaan media elektronik merupakan faktor yang sangat penting, sehingga penataan yang tengah kita laksanakan harus pula diarahkan untuk mendorong bangsa Indonesia menuju masyarakat informasi. Perubahan perubahan yang terjadi saat ini menuntut terbentuknya pemerintahan yang bersih, transparan, dan mampu menjawab tuntutan perubahan secara efektif di mana masyarakat menuntut pelayanan publik yang memenuhi kepentingan masyarakat luas di seluruh wilayah negara, dapat diandalkan dan terpercaya, serta mudah dijangkau secara interaktif. Pemerintah pusat dan daerah harus mampu membentuk dimensi baru ke dalam organisasi, sistem manajemen, dan proses kerja yang lebih dinamis. Dengan demikian perlu dikembangkan sistem dan proses kerja yang lebih lentur untuk memfasilitasi berbagai bentuk interaksi yang kompleks dengan lembaga lembaga negara lain, masyarakat, dunia usaha, dan masyarakat internasional.

6 Organisasi pemerintah harus lebih terbuka untuk membentuk kemitraan dengan dunia usaha (public private partnership), memanfaatkan kemajuan teknologi informasi untuk meningkatkan kemampuan mengolah, mengelola, menyalurkan dan mendistribusikan informasi bagi pelayanan publik. Oleh karena itu ketika masyarakat mendambakan terwujudnya reformasi sektor publik, pemerintah harus segera melaksanakan proses transformasi menuju e Government. Melalui proses tersebut, pemerintah dapat mengoptimasikan pemanfaatan kemajuan teknologi informasi untuk mengeliminasi sekatsekat organisasi dan birokrasi, serta membentuk jaringan sistem manajemen dan proses kerja yang memungkinkan lembaga lembaga pemerintah bekerja secara terpadu. Masyarakat, sektor swasta dan pemerintah mengharapkan pembangunan teknologi informasi dan komunikasi (telematika) di Indonesia menjadi lebih terarah dan terintegrasi serta tidak tumpang tindih pengembangannya mulai dari tingkat kabupaten/kota, provinsi maupun pemerintah pusat. Oleh karenanya pemerintah menyusun pula konsep sistem informasi nasional sebagai acuan/panduan bagi penyusunan national e Strategy di Indonesia yang dilengkapi dengan konsep pelaksanaan secara makro melalui program e Indonesia, yang didalamnya termasuk pembangunan e Government. Pengembangan e Government merupakan upaya untuk mengembangkan penyelenggaraan pemerintahan yang berbasis elektronik dalam rangka meningkatkan kualitas layanan publik secara efektif dan efisien. Untuk itu pemerintah telah mengeluarkan Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e Government melalui INPRES No. 3 Tahun 2003 yang merupakan payung bagi seluruh kebijakan teknis operasional di bidang e Government. Agar kebijakan pengembangan e Government dapat dilaksanakan secara sistematik dan terpadu, maka diperlukan peraturan, standarisasi dan panduan yang konsisten dan saling mendukung.

7 Pada awal tahun 2004 telah diselesaikan panduan yaitu : Panduan Pembangunan Infrastruktur Portal Pemerintah, Panduan Manajemen Sistem Dokumen Elektronik Pemerintah dan Panduan Penyusunan Rencana Induk Pengembangan e Government dan ketiga panduan tersebut telah mulai disosialisasikan ke pemerintah daerah dan para stakeholder di beberapa kota di Indonesia. Pada kesempatan ini pula saya menyambut baik penerbitan buku panduan Standar Mutu, Jangkauan Pelayanan dan Pengembangan Aplikasi e Government bagi lembaga Pemerintah Pusat dan Daerah. Panduan ini diharapkan dapat menjadi acuan dasar bagi strategi pengembangan aplikasi e Government yang sesuai dengan standar mutu dan jangkauan pelayanan. Panduan ini perlu disebarluaskan kepada semua kalangan baik pemerintah pusat, pemerintah daerah maupun masyarakat, serta perlu pula disosialisasikan sebagai bagian dari kebijakan dan strategi pemerintah dalam pengembangan e Government guna mewujudkan kepemerintahan yang baik (good governance). Ucapan terima kasih saya sampaikan kepada Task Force e Government dan semua kalangan yang telah ikut secara aktif berpartisipasi dalam menyiapkan buku panduan ini. Semoga bermanfaat. Jakarta, Agustus 2004 MENTERI KOMUNIKASI DAN INFORMASI SYAMSUL MU ARIF

8

9

10 SAMBUTAN SEKRETARIS TIM KOORDINASI TELEMATIKA INDONESIA Aplikasi adalah bagian yang berfungsi memanfaatkan infrastruktur teknologi informasi dan menjembatani unsur unsur sistem, prosedur, proses dan faktor manusia Aplikasi sebaiknya dirancangbangun dan dikembangkan secara luwes dan terpisah dari infrastruktur, dengan tujuan apabila terjadi perubahan pada tingkat infrastruktur yang umumnya terjadi secara terus menerus, maka tidak diperlukan penyesuaian yang terlalu banyak pada aplikasi. Disamping itu diharapkan pengembangan aplikasi dilakukan dengan melihat alternatif infrastruktur yang tersedia di berbagai lingkungan instansi pusat dan daerah, sesuai dengan tugas pokok dan fungsi, kompleksitas serta tahapan implementasi masing masing instansi. Aplikasi yang dikembangkan harus dapat mengakomodasi peningkatan jumlah dan kualitas layanan publik sesuai dengan perkembangan kebutuhan, sehingga e Services dapat diberikan sesuai dengan kebutuhan layanan publik. Tim Koordinasi Telematika Indonesia telah menetapkan Pengembangan e government sebagai salah satu program utama (flagship) dalam rangka untuk mendorong bangsa Indonesia menuju masyarakat informasi. Aplikasi yang dikembangkan disetiap lembaga pemerintah ikut menentukan keberhasilan di dalam penyelenggaraan e government Oleh karena itu, Tim Koordinasi Telematika Indonesia menyambut baik diterbitkannya buku Panduan Standar Mutu, Jangkauan Pelayanan dan Pengembangan Aplikasi e Government bagi lembaga Pemerintah Pusat dan Daerah dalam menunjang pengembangan e government. Hal ini

11 sejalan dengan strategi dan program Tim Koordinasi Telematika Indonesia dalam mengadopsi kemajuan teknologi informasi dan komunikasi. Buku Panduan ini diharapkan dapat memberikan manfaat sebagai pedoman dan proses kerja di semua instansi pemerintah, baik dipusat maupun didaerah dalam melaksanakan proses transformasi menuju pengembangan e government. Panduan ini akan terus disempurnakan, untuk itu kritik dan saran guna penyempurnaannya lebih lanjut sangat diharapkan agar panduan ini dapat dipergunakan sesuai dengan kebutuhan secara lebih luas. Jakarta, Agustus 2004 SEKRETARIS MENTERI KOMUNIKASI DAN INFORMASI SELAKU SEKRETARIS TIM KOORDINASI TELEMATIKA INDONESIA, J. B. KRISTIADI

12 MENTERI KOMUNIKASI DAN INFORMASI REPUBLIK INDONESIA KEPUTUSAN MENTERI KOMUNIKASI DAN INFORMASI NOMOR : /KEP/M.KOMINFO/VIII/2004 TENTANG PANDUAN STANDAR MUTU, JANGKAUAN PELAYANAN MENTERI KOMUNIKASI DAN INFORMASI, Menimbang : a. bahwa dalam rangka mendukung pengembangan dan pelaksanaan e Government dan meningkatkan efisiensi dan efektivitas layanan maka dipandang perlu adanya Panduan Standar Mutu, Jangkauan Pelayanan dan Aplikasi e Government; b. bahwa berdasarkan pertimbangan tersebut pada butir a, perlu ditetapkan Panduan Standar Mutu,

13 Jangkauan Pelayanan dan Aplikasi e Government dalam menunjang e Government. Mengingat : 1. Keputusan Presiden R.I. Nomor 228/M Tahun 2001 tentang Susunan Kabinet Gotong Royong; 2. Keputusan Presiden R.I. Nomor 101 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Menteri Negara, sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Keputusan Presiden R.I. Nomor 47 Tahun 2003; 3. Keputusan Presiden R.I. Nomor 9 Tahun 2003 tentang Tim Koordinasi Telematika Indonesia; 4. Instruksi Presiden R.I. Nomor 6 Tahun 2001 tentang Pengembangan dan Pendayagunaan Telematika di Indonesia; 5. Instruksi Presiden R.I. Nomor 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e Government; 6. Keputusan Menteri Negara Komunikasi dan Informasi Nomor : 05/SK/MENEG/KI/2001 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Menteri Negara Komunikasi dan Informasi; 7. Keputusan Menteri Negara Komunikasi dan Informasi Nomor : 12/SK/MENEG/KI/2002 tanggal 1

14 Maret 2002 tentang Pembentukan Organisasi Task Force Pengembangan e Government. MEMUTUSKAN Menetapkan : KEPUTUSAN MENTERI KOMUNIKASI DAN INFORMASI TENTANG PANDUAN STANDAR MUTU, JANGKAUAN PELAYANAN DAN PENGEMBANGAN APLIKASI E GOVERNMENT PERTAMA : Panduan Standar Mutu, Jangkauan Pelayanan dan Aplikasi e Government dalam menunjang e Government yang selanjutnya disebut Panduan sebagaimana tersebut dalam Lampiran Keputusan ini. KEDUA : Panduan sebagaimana tersebut pada Diktum PERTAMA digunakan sebagai acuan dalam menyiapkan Standar Mutu, Jangkauan Pelayanan dan Aplikasi e Government dalam menunjang e Government bagi lembaga pemerintah baik di pusat maupun daerah. KETIGA : Hal hal yang sifatnya teknis akan ditetapkan dengan keputusan tersendiri. KEEMPAT : Keputusan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Ditetapkan di : Jakarta Pada tanggal : Agustus 2004

15 MENTERI KOMUNIKASI DAN INFORMASI SYAMSUL MU ARIF Salinan Keputusan ini disampaikan kepada : 1. Para Menteri Kabinet Gotong Royong; 2. Pimpinan LPND, dan; 3. Para Gubernur/Walikota/Bupati di seluruh Indonesia.

16

17 Lampiran Keputusan Menteri No... Tentang PEDOMAN STANDAR MUTU, JANGKAUAN PELAYANAN DAN PENGEMBANGAN APLIKASI E GOVERNMENT

18

19 DAFTAR ISI DAFTAR ISI PRAKATA i iii BAB I PENDAHULUAN 1 BAB II PENGELOMPOKAN APLIKASI E GOVERNMENT Kelompok Aplikasi e Government Berdasarkan Orientasi Layanan 2.2 Kelompok Aplikasi e Government Berdasarkan Jenis Layanan 2.3 Kelompok Aplikasi e Government Berdasarkan Fungsi 2.4 Kelompok Aplikasi e Government Berdasarkan Obyek Layanan BAB III STANDAR MUTU DAN JANGKAUAN LAYANAN 25 BAB IV PEDOMAN UMUM PENGEMBANGAN APLIKASI E GOVERNMENT Spesifikasi Kebutuhan 4.2 Kepemilikan Hak Atas Kekayaan Intelektual 4.3 Dokumentasi 4.4 Pengacuan Pada Standar Teknologi. 4.5 Dukungan Teknis. BAB V TAHAPAN IMPLEMENTASI LAYANAN E GOVERNMENT Tingkat Persiapan. i

20 5.2 Tingkat Pematangan. 5.3 Tingkat Pemantapan. 5.4 Tingkat Pemanfaatan. BAB VI PENUTUP 51 LAMPIRAN LAMPIRAN 1 1 LAMPIRAN 1 CONTOH MODUL APLIKASI E GOVERNMENT 1 2 LAMPIRAN 2 PUSTAKA KATA 2 1 ii

21

22 ii

23 PRAKATA iii

24 iv

25 PRAKATA Pedoman ini menjelaskan tentang Standar Mutu, Jangkauan Pelayanan dan Pengembangan Aplikasi e Government bagi lembaga Pemerintah Pusat dan Daerah. Salah satu tujuan utama pengembangan e Government adalah meningkatkan efektivitas dan efisiensi layanan publik sebagai hasil dari pemanfaatan teknologi informasi. Perbaikan layanan publik ini sedikit banyak akan memberikan pengaruh positif pada berbagai sektor dan sisi kehidupan bangsa dan negara. Pengembangan dan penerapan layanan publik berbasis teknologi informasi (e Services) memerlukan persiapan, perencanaan dan penanganan secara sistematis dan terpadu sehingga dapat memberikan hasil yang maksimum. v

26 Mengingat sangat beragamnya jenis layanan publik serta alternatif teknologi pengantar layanan yang ada (service delivery channel) maka diperlukan penjabaran dan pengelompokan layanan berdasarkan antara lain orientasi layanan, obyek layanan, dan jenis layanan. Pengelompokan ini juga akan membantu mengoptimalkan jangkauan pelayanan (service coverage). Selain diperlukan perhatian yang terus menerus pada aspek infrastruktur teknologi informasi, diperlukan juga perhatian terhadap satu aspek yang tidak kalah pentingnya yaitu aspek aplikasi. Aplikasi adalah bagian yang berfungsi memanfaatkan infrastruktur teknologi informasi dan menjembatani unsurunsur sistem, prosedur, proses dan faktor manusia sehingga e Services dapat diberikan sesuai dengan kebutuhan layanan publik. Aplikasi sebaiknya dirancangbangun dan dikembangkan secara luwes dan terpisah dari infrastruktur, dengan tujuan apabila terjadi perubahan pada tingkat vi

27 infrastruktur yang umumnya terjadi secara terus menerus, maka tidak diperlukan penyesuaian yang terlalu banyak pada aplikasi. Disamping itu diharapkan pengembangan aplikasi dilakukan dengan melihat alternatif infrastruktur yang tersedia di berbagai lingkungan instansi pusat dan daerah, sesuai dengan tugas pokok dan fungsi, kompleksitas serta tahapan implementasi masing masing instansi. Aplikasi yang dikembangkan harus dapat mengakomodasi peningkatan jumlah dan kualitas layanan publik sesuai dengan perkembangan kebutuhan. Pedoman ini bertujuan memberikan acuan dasar bagi strategi pengembangan aplikasi e Government yang sesuai dengan standar mutu dan jangkauan pelayanan. DASAR PELAKSANAAN vii

28 a. Instruksi Presiden Republik Indonesia Nomor 6 tahun 2001 tentang Pengembangan dan Pendayagunaan Telematika di Indonesia. b. Keputusan Presiden RI Nomor 228/M tahun 2001 tentang Pembentukan Kabinet Gotong Royong; c. Keputusan Presiden RI nomor 101 tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja Menteri Negara; d. Kerangka kerja Teknologi Informasi Nasional (National IT Framework/NITF). e. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2003 tentang Tim Koordinasi Telematika Indonesia. f. Instruksi Presiden Republik Indonesia No. 3 Tahun 2003, tentang Strategi dan Kebijakan Nasional Pengembangan E Government. viii

29 BAB I PENDAHULUAN 1

30 2

31 Pendahuluan Yang dimaksud aplikasi e Government adalah susunan piranti lunak yang dirancang dan dibangun untuk mendukung proses layanan publik tertentu yang berkaitan langsung dengan pengguna akhir (end user), yaitu petugas instansi pemerintah ataupun publik. Berbagai piranti lunak yang umum digunakan dalam otomasi perkantoran seperti pengolah kata, surat elektronik (e mail) tidak termasuk dalam definisi aplikasi, meskipun dapat bekerja secara terpadu dengan aplikasi yang dimaksud dalam definisi di atas. Aplikasi e Government dapat dikelompokkan berdasarkan beberapa unsur atau karakteristik yang akan dibahas lebih lanjut dalam pedoman ini. Aplikasi e Government umumnya dibangun diatas suatu aplikasi dasar seperti database, electronic record management dan lain lain. 3

32 Penjelasan lebih lanjut mengenai posisi aplikasi e Governement dalam infrastruktur e Government dapat dilihat pada Gambar 1. Gambar 1. Posisi Aplikasi e Government terhadap Infrastruktur 4

33 BAB II PENGELOMPOKAN APLIKASI E GOVERNMENT 5

34 6

35 Aplikasi e Government dapat dikelompokkan berdasarkan orientasi, jenis, fungsi dan obyek layanannya Kelompok Aplikasi e Government Berdasarkan Orientasi Layanan Berdasarkan orientasi layanan, aplikasi e Government dapat dibagi dalam dua kategori yaitu : a. Back office. Aplikasi e Government dalam kelompok back office tidak langsung menyediakan layanan untuk publik. Aplikasi back office lebih banyak menangani keperluan internal dari instansi pemerintah. Jenis aplikasi back office dapat pula menangani masalah administrasi yang berkaitan erat dengan layanan publik. 7

36 Contoh aplikasi back office antara lain : 1. Keuangan 2. Kepegawaian 3. Pengendalian dan pengawasan Proyek 4. Pengadaan Barang dan Jasa 5. Kekayaan/aset instansi 6. Sistem Pelaporan 7. Pengawasan Internal b. Front office. Aplikasi e Government dalam kelompok front office secara langsung menyediakan layanan untuk publik. Aplikasi tersebut dapat langsung digunakan oleh publik sesuai dengan jenis teknologi layanan elektronik yang disediakan (e Service Channel), maupun digunakan oleh petugas dalam melayani publik dalam format tatap muka (contoh, petugas unit layanan 8

37 tertentu menggunakan aplikasi di kantor atau pada loket layanan). Contoh aplikasi front office antara lain : 1. Pendaftaran (Tanda Daftar Perusahaan, Tanda Daftar Rekanan, Tanda Daftar Perdagangan, Tanda Daftar Industri Kecil dan lain lain) 2. Perijinan (IMB, SIUP, SIM, STNK, Ijin Lokasi, Ijin Gangguan, Ijin Reklame, Ijin Penambangan dan lain lain). 3. Kependudukan (KTP, Paspor, Akta Lahir, Akta Nikah, Akta Kematian, Kartu Keluarga, Kartu Ijin Menetap Sementara dan lain lain) 4. Pembayaran (Pajak, Cukai, Iuran, Retribusi, Listrik, Air, Telepon dan lain lain) 9

38 5. Informasi (Kebijakan Publik, Potensi Daerah, Kegiatan Instansi, Darurat/Bencana, GIS/ Pemetaan, Kesehatan, Pendidikan, Pariwisata, Industri, Perdagangan, Investasi, Pertanian, dan lain lain) 6. Layanan Kesehatan 7. Layanan Pendidikan Pembedaan antara kedua kategori aplikasi sesuai dengan orientasi sangat penting, karena kedua kategori aplikasi tersebut pada umumnya memerlukan: tingkat pengamanan yang berbeda; teknologi dan infrastruktur yang berbeda; rancang bangun yang berbeda; langkah langkah implementasi yang berbeda (sosialisasi, pelatihan dan lain lain). 10

39 Pemisahan kedua kategori aplikasi tersebut akan memudahkan pengembangan lebih lanjut bila terjadi perubahan kebutuhan, sebagai hasil dari berkembangnya teknologi maupun berkembangnya kebutuhan publik. Pembedaan kedua kategori aplikasi sesuai dengan orientasi layanan dapat dilihat pada Gambar 2. 11

40 Gambar 2. Kategori Aplikasi e Government Sesuai Dengan Orientasi Layanan 12

41 2.2. Kelompok Aplikasi Berdasarkan Jenis Layanan Aplikasi e Government berdasarkan jenis layanannya dapat dibedakan dalam 5 (lima) layanan yaitu : a. Layanan Informasi Umum Layanan Informasi Umum adalah jenis layanan yang sifatnya memberikan informasi umum kepada publik. Aplikasi e Government ini harus dapat memberikan kemudahan bagi publik untuk mengambil informasi sesuai dengan kebutuhannya dan memudahkan bagi pengelola informasi untuk terus memelihara informasi agar dapat terjaga pemutakhirannya (up to date). Contoh layanan informasi umum antara lain : 13

42 1. Informasi Umum mengenai instansi (struktur organisasi, nama pejabat, tugas dan fungsi, layanan yang diberikan, alamat dan lain lain); 2. Peraturan dan Perundang undangan; 3. Potensi Daerah. b. Layanan Pendaftaran Layanan Pendaftaran adalah jenis layanan yang sifatnya melakukan pencatatan data publik. Aplikasi e Government ini harus dapat memberikan kemudahan bagi publik untuk melakukan berbagai keperluan pendaftaran sesuai dengan kebutuhannya dan juga memudahkan bagi pengelola informasi dan pihak lain yang terkait dan berwewenang untuk terus memelihara informasi agar dapat terjaga pemutakhirannya (up to date). 14

43 Contoh layanan pendaftaran antara lain : 1. Catatan Sipil 2. Akte Kelahiran 3. Kartu Keluarga 4. Pendaftaran Ijin Usaha 5. Tanda Daftar Perusahaan 6. Tanda Daftar Rekanan 7. Tanda Daftar Perdagangan 8. Tanda Daftar Industri Kecil c. Layanan Perijinan Layanan Perijinan adalah jenis layanan dimana publik mengajukan permohonan perijinan tertentu. Pada umumnya aplikasi perijinan berkaitan dengan proses internal di instansi yang berwenang memberikan perijinan tertentu berdasarkan tugas dan fungsi instansi, peraturan dan perundang undangan yang berlaku. Aplikasi e government harus memberikan 15

44 kemudahan bagi publik untuk mengajukan permohonan, mengikuti status proses perijinan sampai mendapatkan dokumen perijinan yang diperlukan secara efisien. Perijinan dapat berupa pengajuan baru maupun perpanjangan perijinan tertentu. Perijinan dapat berkaitan dengan syarat syarat pembayaran tertentu dimana proses pembayarannya dapat dilakukan secara elektronik (e Payment). Contoh layanan perijinan antara lain : 1. Ijin Usaha Perdagangan 2. Ijin Lokasi 3. IMB 4. Ijin Gangguan 5. Ijin Mengemudi 6. Ijin Trayek 7. Ijin Reklame 8. Ijin Hotel 16

45 9. Ijin Restoran 10. Ijin Galian d. Layanan Pembayaran (e Payment) Layanan Pembayaran adalah jenis layanan dimana publik melakukan proses pembayaran tertentu. Aplikasi e goverment harus dapat memberikan kemudahan bagi publik untuk memilih metoda dan sistem pembayaran, serta menjaga keamanan data yang terkait dalam proses pembayaran. Aspek keamanan data merupakan aspek penting dalam jenis layanan publik yang berkaitan dengan pembayaran secara elektronik. Layanan pembayaran dapat juga berkaitan dengan aplikasi penagihan elektronik (e Billing), yaitu suatu proses penagihan yang dilakukan secara elektronik. Selain layanan pembayaran, ada juga aplikasi dimana pemerintah melakukan pembayaran seperti pemberian bantuan, tunjangan 17

46 dan lain lain yang pada saat ini belum banyak menjadi perhatian. Contoh aplikasi layanan pembayaran antara lain : 1. Pajak (Pajak Pertambahan Nilai, Pajak Penghasilan, Pajak Bumi dan Bangunan, Pajak Kendaraan Bermotor, PPN Barang Mewah, dan lain lain) 2. Cukai 3. Iuran 4. Retribusi 5. Pengadaan barang dan jasa e. Layanan Lain Layanan Lain adalah berbagai jenis layanan yang tidak termasuk dalam kelompok di atas. Jenis layanan ini dapat bersifat sementara (adhoc) tanpa mengurangi arti pentingnya, seperti layanan yang berkaitan dengan 18

47 bencana alam, penyakit menular dan lain lain. Layanan dalam kelompok ini juga dapat berkaitan dengan program nasional tertentu. Contoh layanan lain seperti: 1. Layanan darurat (kebakaran, wabah penyakit, dan lain lain); 2. Layanan bencana alam ( banjir, gempa bumi, tanah longsor, gunung meletus dan lain lain); 3. Layanan kecelakaan (lalulintas, kereta api, kapal laut, pesawat terbang, dan lain lain); 4. Informasi dari masyarakat Kelompok Aplikasi e Government Berdasarkan Fungsi. Berdasarkan fungsinya, aplikasi e Government dapat dibedakan dalam dua kategori yaitu: 19

48 a. Aplikasi Generik. Aplikasi e Government dalam kelompok generik menangani permasalahan antar satu instansi dengan instansi lain yang mempunyai keseragaman pada proses, prosedur, aturan aturan dan lain lainnya. Informasi yang terkandung di masing masing instansi dan pemanfaatan informasinya dapat berbeda beda, namun aplikasinya dapat dikatakan memiliki keseragaman. Beberapa contoh aplikasi generik antara lain: 1. Keuangan 2. Kepegawaian 3. Kekayaan/Aset Instansi 4. Sistem Pelaporan 5. Pengawasan Internal 6. Pengendalian dan Pengawasan Proyek 20

49 Unit Kerja dalam Instansi yang memiliki kewenangan terhadap bidang tertentu yang berkaitan dengan aplikasi generik agar menyusun spesifikasi acuan atau spesifikasi dasar yang berisi fungsi fungsi utama aplikasi, standar struktur data, proses dan lain lain sehingga dapat menjadi dasar dari pengembangan aplikasi tersebut. Hal ini akan memudahkan menjaga mutu layanan, konsolidasi, konsistensi penerapan dan pengembangan lebih lanjut. b. Aplikasi Spesifik. Aplikasi e Government dalam kelompok spesifik menangani permasalahan yang khas dilihat dari proses, prosedur dan fungsinya. Pada umumnya, aplikasi e Government ini sangat terkait dengan fungsi 21

50 operasional yang sangat spesifik dari instansi pemerintah yang menjalankan aplikasi. Beberapa contoh aplikasi spesifik antara lain : 1. Permohonan Perijinan 2. Pembayaran Iuran 3. Pembayaran Denda 4. Pembayaran Cukai Pembedaan antara kedua kategori aplikasi e Government sesuai dengan tugas dan fungsi sangat penting, karena: 1. Aplikasi generik dapat dikembangkan sebagai paket standar, sehingga menghindari pemborosan biaya dan waktu yang disebabkan pengembangan dan implementasi yang berulang ulang. 22

51 2. Aplikasi generik umumnya memerlukan konsolidasi data pada beberapa tingkat. 3. Aplikasi generik umumnya memerlukan keseragaman dalam struktur data (antara lain kodifikasi, format) dan dalam rangka menjaga keterpaduan dan konsolidasi di atas. Aplikasi spesifik dapat dikembangkan sebagai satu paket, bila penerapannya dapat dilakukan secara seragam di banyak lokasi. Sebagai contoh aplikasi perijinan tertentu yang dilakukan di berbagai daerah yang mengacu pada satu ketentuan yang seragam di tingkat nasional. Hal ini sangat berguna bagi publik yang memerlukan kemudahan dalam mendapatkan layanan yang sama dimanapun mereka berada yang merupakan tujuan utama dari penerapan e Government. 23

52 Instansi yang memiliki kebutuhan aplikasi spesifik agar menyusun spesifikasi acuan atau spesifikasi dasar yang berisi fungsi fungsi utama aplikasi, standar struktur data, proses, prosedur, aturan dan lain lain, sehingga dapat menjadi dasar dari pengembangan aplikasi tersebut. Hal ini akan memudahkan dalam upaya menjaga mutu layanan, konsolidasi dan pengembangan lebih lanjut Kelompok Aplikasi e Government Berdasarkan Obyek Layanan. Berdasarkan obyek layanan aplikasi e Government dapat dibedakan dalam 3 (tiga) kategori yaitu: a. Aplikasi Government to Government (G2G). Aplikasi e Government dalam kategori ini menangani masalah layanan antar instansi pemerintah dan/atau 24

53 antar negara. Berbagai layanan dapat diberikan oleh satu instansi pemerintah pada instansi pemerintah yang lain sesuai dengan tugas dan fungsi dari instansi tersebut atau sesuai dengan kebutuhan koordinasi antar instansi. Pada umumnya aplikasi jenis G2G bekerja di atas satu jaringan data yang disebut sebagai intranet yaitu jaringan data yang digunakan untuk keperluan internal instansi pemerintah (periksa Panduan Pembangunan Infrastruktur Portal Pemerintah). Beberapa contoh aplikasi G2G antara lain; 1. Koordinasi dan Konsolidasi Anggaran 2. Koordinasi Kepegawaian 3. Koordinasi Kegiatan Bidang Ekonomi 4. Koordinasi Bidang Politik dan Keamanan b. Aplikasi Government to Citizen (G2C). 25

54 Aplikasi e Government dalam kategori ini menangani masalah yang berkaitan dengan layanan masyarakat luas, baik warga negara Indonesia maupun warga negara asing. Beberapa contoh aplikasi G2C antara lain: 1. Kependudukan. 2. Keimigrasian. 3. Akta Nikah. c. Aplikasi Government to Business (G2B). Aplikasi e Government dalam kategori ini menangani masalah yang berkaitan dengan layanan pada sektor usaha. Sektor usaha pada umumnya dapat berupa berbagai jenis dan bentuk usaha komersial baik nasional maupun asing. 26

55 Beberapa contoh aplikasi G2B antara lain : 1. Pembayaran Pajak. 2. Perijinan Usaha. 3. Pengadaan Barang dan Jasa (e Procurement). 27

56 28

57 BAB III STANDAR MUTU DAN JANGKAUAN LAYANAN 29

58 30

59 Pemanfaatan teknologi informasi mempunyai peran penting dalam peningkatan layanan publik. Untuk itu diperlukan standar mutu layanan yang disusun oleh instansi yang terkait dan berwenang dengan jenis layanan tertentu yang mengacu pada pemenuhan kebutuhan publik. Pada awalnya proses penjabaran standar mutu dilakukan dengan mengacu pada visi dan misi utama dari instansi yang bersangkutan. Peran dan fungsi organisasi instansi pemerintah yang berkaitan dengan layanan publik dirinci dalam kelompok satuan layanan yang lebih spesifik. Setiap satuan layanan dilengkapi dengan spesifikasi standar mutu, proses, prosedur dan aturan aturan layanan sesuai dengan perundangan dan peraturan yang berlaku. Selanjutnya, setiap satuan layanan dianalisis peluang pemanfaatan teknologi informasinya, kemudian dirumuskan 31

60 menjadi satuan layanan berbasis teknologi informasi (e Services), termasuk perumusan standar mutunya. Standar mutu untuk e Services antara lain : 1 Ketersediaan dalam waktu (availability) yaitu terukur dengan angka persentase layanan elektronik yang dapat digunakan oleh publik. Sebagai contoh, layanan tertentu diharapkan tersedia selama 24 jam, 7 hari dalam seminggu, 365 hari dalam setahun dengan toleransi kerusakan 24 jam dalam setahun (99.7%). 2 Jangkauan (coverage) yaitu ketersediaan di area geografis tertentu. Sebagai contoh diperlukan alternatif jenis layanan sesuai dengan ketersediaan infrastruktur 32

61 di daerah tertentu dimana satu jenis e Service Channel lebih tersedia dibandingkan jenis yang lain. 3 Waktu proses. Sebagai contoh, dokumen perijinan selesai dalam 3 hari kerja sesudah semua persyaratan terpenuhi. 4 Waktu layanan. Sebagai contoh, pengurusan perpanjangan Kartu Tanda Penduduk selesai dalam waktu 2 jam. 5 Waktu tanggap. Waktu yang diperlukan suatu instansi untuk memberikan tanggapan atas satu permintaan layanan dari masyarakat. Sebagai contoh, dalam 2 hari kerja e mail yang masuk harus dijawab dengan e mail konfirmasi, tentang permintaan yang telah diterima serta memberikan nomor referensi tindak lanjut, sehingga 33

62 proses penanganannya (status) dapat dipantau lebih lanjut. 6 Kelengkapan, akurasi dan keterkinian dari informasi yang disediakan. 7 Tingkat kemudahan dan kenyamanan. Ukuran kemudahan penggunaan oleh publik yang dapat terukur dan berapa besar upaya yang diperlukan untuk penyesuaian dan pelatihan. 8 Kemudahan prosedur dan tata cara. Sebagai contoh persyaratan dan prosedur aplikasi perijinan yang sederhana dan wajar sesuai dengan kebutuhan administrasi. 9 Pilihan media (e Service Channel) antara lain seperti telepon, fax, e mail, loket, situs internet. 34

63 10 Keseragaman antar instansi atau pengacuan pada standar layanan publik yang lain. 11 Pilihan sistem pembayaran (Tunai, kartu ATM, kartu kredit, kartu debit dan lain lain.) 12 Biaya. 13 Acuan dan tolok ukur lain Secara garis besar proses perumusan standar mutu e Services dapat dilihat pada Gambar 3. 35

64 Gambar 3. Proses Perumusan Standar Mutu e Services 36

65 37

66 BAB IV PEDOMAN UMUM PENGEMBANGAN APLIKASI E GOVERNMENT 38

67 39

68 Pengembangan aplikasi e Government harus memperhatikan berbagai hal meliputi spesifikasi kebutuhan, rancang bangun dan pengembangan, kepemilikan hak atas kekayaan intelektual, dokumentasi, standar teknologi dan dukungan teknis Spesifikasi Kebutuhan Aplikasi e Government harus dikembangkan berdasarkan satu spesifikasi tertulis yang antara lain menjabarkan tujuan, fungsi, standar proses, format data, masukan dan keluaran. Aplikasi e Government dapat dikembangkan sendiri oleh instansi terkait (dengan atau tanpa bantuan pihak lain) atau dapat dikembangkan pihak lain. Rancang Bangun dan Pengembangan. 40

69 Aplikasi e Government yang dikembangkan harus dapat memberikan hasil yang maksimal dari pemanfaatan teknologi informasi. Berbagai prosedur kerja dan proses manual perlu ditinjau ulang relevansinya (rasionalisasi) sehingga tidak dibawa serta dalam proses kerja dan sistem baru yang berbasis teknologi informasi. Beberapa contoh rasionalisasi antara lain: a. Penghilangan dan atau pengurangan jumlah rangkap formulir. b. Penghilangan dan atau pengurangan lampiran dokumen. c. Penyederhanaan prosedur pemeriksaan dan pengesahan dari unit kerja satu ke unit kerja lainnya. Pada umumnya efektivitas dan efisiensi layanan dapat dicapai sebagai hasil dari rekayasa ulang proses (business process reengineering) yang melakukan pembaharuan pada proses 41

70 dan tata cara kerja yang tidak sesuai lagi. Perubahanperubahan ini perlu dilakukan dengan menjaga keseimbangan antara kebutuhan kontrol dan kebutuhan layanan (efisiensi, waktu dan kemudahan) Kepemilikan Hak Atas Kekayaan Intelektual Pengembangan aplikasi e Government sebaiknya memberikan kejelasan tentang kepemilikan Hak Atas Kekayaan Intelektual (HAKI) yang dikembangkan, karena hal ini akan berpengaruh pada ketergantungan dari instansi pemerintah pada pihak lain dalam perawatan/pemeliharaan aplikasi maupun pengembangan lebih lanjut dari aplikasi. 42

71 4.3. Dokumentasi Pengembang aplikasi e government (dilakukan instansi sendiri maupun oleh pihak lain) diharuskan membuat dan menyerahkan dokumentasi dari aplikasi agar kesinambungan implementasi aplikasi dapat terjaga. Dalam dokumentasi termasuk di dalamnya antara lain: a. Spesifikasi Fungsional (fungsi fungsi yang dijalankan, masukan, luaran, laporan dan lain lain); b. Spesifikasi Teknis (desain, proses, struktur data, interkoneksi dan lain lain); c. Prosedur Standar Operasi (SOP) dan Petunjuk Pemakaian (user manual); d. Kode program (Source Code). tergantung kesepakatan dalam pemilikan kekayaan intelektual; e. Dokumentasi lain sesuai dengan kebutuhan dan peraturan yang berlaku. 43

72 Dokumentasi ini kemudian akan menjadi acuan bagi pengujian laik operasi aplikasi dan pengukuran unjuk kerja aplikasi (audit e government) Pengacuan Pada Standar Teknologi. Pengembangan aplikasi e government sebaiknya memberikan peluang untuk terus mengikuti perkembangan teknologi dan kebutuhan publik. Rancang bangun aplikasi sejauh mungkin tidak mengacu pada suatu jenis teknologi dan merek tertentu agar tidak menjadi kendala pada saat alternatif teknologi lain diperlukan untuk memberikan efisiensi dan keunggulan yang lebih baik. Pengembang aplikasi diharapkan dari awal dapat memberikan alternatif pilihan teknologi secara luwes. Hal ini akan menghindari diperlukannya waktu yang lama dan biaya yang tinggi pada saat aplikasi perlu menggunakan standar teknologi baru. 44

73 Beberapa contoh standar teknologi ini antara lain: a. Jenis perangkat keras (jenis prosesor dan lain lain) b. Sistem operasi c. Basis data d. Jenis tampak muka atau user interface (client server, web based dan lain lain) e. Jenis teknologi pengamanan data (enkripsi dan lainlain) f. Jenis development tools (bahasa program dan lainlain) g. Jenis teknologi akses (internet, telepon dan lain lain) h. Jenis bentuk informasi (tabuler, text, grafik, gambar, suara, video, data spatial dan lain lain) Selain hal di atas, aplikasi harus memiliki skalabilitas yaitu kemampuan mengakomodasi peningkatan jumlah pemakai (user) dan jumlah transaksi. Hal ini penting mengingat 45

74 besarnya potensi publik yang perlu dijangkau sesuai perjalanan waktu Dukungan Teknis. Pengembangan aplikasi e Government yang dilakukan oleh pihak di luar instansi pemerintah, perlu dukungan teknis yang jelas dan teratur agar kelangsungan operasional aplikasi dari waktu ke waktu dapat terjamin. Beberapa contoh dukungan teknis antara lain : a. Layanan purna jual harus dijabarkan secara spesifik dengan ukuran ukuran yang jelas sesuai lingkup tanggung jawab. b. Alih teknologi agar menyertakan serah terima dokumentasi (dalam bahasa Indonesia) dan pelatihan yang terjadwal. c. Kompetensi yang terbentuk sebagai hasil dari alih teknologi harus dapat dievaluasi lebih lanjut. 46

75 d. Diperlukan prosedur kerja yang mengatur penanganan masalah antara instansi dengan pihak pengembang aplikasi, termasuk untuk melakukan perawatan dan pemeliharaan aplikasi. Adanya dukungan teknis membuat kelancaran operasional aplikasi dari waktu ke waktu dapat lebih terjamin, dan berbagai masalah yang mungkin timbul dapat diantisipasi lebih dini. Organisasi yang mengelola sistem informasi instansi pemerintah sebaiknya memiliki bagian yang menangani pengembangan dan beroperasinya aplikasi. Ketergantungan pada pihak lain seperti pengembang dan konsultan di luar instansi agar berdasarkan perjanjian kerja sama yang jelas sehingga beroperasinya aplikasi dapat lebih terjamin kelangsungannya. 47

76 48

77 BAB V TAHAPAN IMPLEMENTASI LAYANAN E GOVERNMENT 49

78 50

79 Implementasi Aplikasi e Government dapat digambarkan ke dalam 4 (empat) tingkatan sesuai dengan strategi ke enam Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e Government (INPRES No. 3 Tahun 2003) dan Panduan Penyusunan Rencana Induk Pengembangan e Government Lembaga (KEPMEN KOMINFO No. 56 Tahun 2003). Tingkatan ini menggambarkan tingkat kematangan implementasi layanan publik berbasis teknologi informasi. Setiap tingkatan memiliki tingkat kesulitan yang cenderung meningkat pada tingkatan berikutnya. Tidak tertutup kemungkinan bahwa implementasi aplikasi suatu layanan langsung berada dalam tingkatan 3 bahkan 4 tanpa melalui tingkatan yang lebih awal. Dengan demikian tingkatan tidak perlu diartikan sebagai langkah yang harus dilalui terlebih dahulu. 51

80 Penjelasan mengenai ke 4 (empat) tingkatan adalah sebagai berikut Tingkat Persiapan. Dalam konteks pengembangan portal informasi dan situs web (website), tingkat ini disebut sebagai tingkat keberadaan situs web (web presence). Pada tingkat ini perhatian utama diberikan pada fungsi menyediakan informasi bagi publik. Penyediaan informasi ini memanfaatkan teknologi informasi sehingga dapat memberikan kemudahan bagi publik yang lazim disebut kemudahan mengakses. Implementasi e Government umumnya dimulai dengan tingkat persiapan. Salah satu cara yang ditempuh adalah dengan membuat situs web tentang instansi pemerintah. Situs web ini memuat 52

81 berbagai informasi penting yang berguna bagi publik (lihat : Panduan Penyelenggaraan Situs Web Pemerintah Daerah). Pada tingkat ini instansi pemerintah sudah mulai mempersiapkan diri untuk mengembangkan aplikasi secara sistematis. Satu hal yang perlu mendapatkan perhatian dalam tingkatan ini adalah sistem dan prosedur untuk menjaga ketersediaan informasi dan kualitas informasi. Sebagai contoh, perlu kejelasan unit kerja mana yang bertanggung jawab untuk melakukan pemutakhiran informasi di situs web. Sedapat mungkin kemampuan untuk melakukan pemeliharaan informasi dapat dilakukan oleh instansi sendiri. Hal ini seringkali dikenal sebagai content management Tingkat Pematangan. 53

82 Tingkatan ini merupakan tahapan lanjutan dari tingkat persiapan. Dalam tingkat ini layanan yang diberikan lebih dari sekedar menyediakan informasi dan mulai menyediakan kemungkinan bagi publik untuk melakukan interaksi dengan instansi pemerintah. Layanan dalam bentuk interaktif ini menuntut instansi pemerintah lebih mempersiapkan diri secara organisasi dan sistem, karena layanan interaktif akan memberikan beban yang lebih besar tergantung pada jenis layanan dan teknologi yang digunakan. Satu contoh jenis layanan interaktif adalah layanan surat elektronik (e mail). Publik yang mengirimkan e mail untuk satu keperluan tertentu memerlukan penanganan yang sistematis dimana e mail dari publik tersebut harus masuk ke dalam satu sistem penanganan yang terpadu sehingga dapat ditindaklanjuti dan dijawab Tingkat Pemantapan. 54

83 Pada tingkatan ini layanan yang diberikan lebih dari sekedar menyediakan informasi dan interaksi, tetapi sudah masuk ke dalam bidang layanan administrasi publik yang sebenarnya. Tahapan ini memerlukan persiapan yang matang dalam pengembangan aplikasi karena layanan yang diberikan berkaitan dengan proses, sistem, prosedur dan aturan administrasi yang lebih kompleks. Contoh aplikasi yang sudah memasuki tingkat pemantapan adalah aplikasi pembayaran pajak secara on line dimana publik mendapatkan informasi pajak yang harus dibayar, melakukan pembayaran secara elektronik dan mendapatkan nomor referensi dan bukti pembayaran secara elektronik. 55

84 5.4. Tingkat Pemanfaatan. Pada tingkatan ini, layanan yang diberikan sudah lebih meningkat lagi, tidak hanya menangani transaksi satu per satu, tetapi sudah masuk pada tingkat terintegrasinya aplikasi baik di dalam instansi pemerintah tersebut maupun antar instansi pemerintah. Satu proses transaksi layanan publik seringkali terkait dengan proses administrasi internal dalam instansi pemerintah. Layanan keluar secara elektronik baru dapat dilakukan secara efisien bila proses internal pendukungnya juga efisien. Berkaitan dengan hal ini seringkali diperlukan sistem dan aplikasi yang mendukung aplikasi layanan publik ke luar sehingga keduanya dapat bekerja secara lebih terpadu. Satu contoh jenis aplikasi ini adalah aplikasi pendukung proses kerja yang seringkali disebut document work flow. 56

85 Dalam beberapa jenis layanan publik proses layanan melibatkan lebih dari satu instansi pemerintah. Hal ini menyebabkan diperlukannya integrasi antar instansi satu dengan instansi lainnya. Tanpa adanya integrasi dan keterpaduan ini efisiensi maksimal yang diharapkan akan sulit dicapai. Secara keseluruhan, pentahapan implementasi aplikasi e Government dapat dilihat pada Gambar 4. Tingkat Persiapan (informasi) Tingkat Pematangan (interaksi) Tingkat Pemantapan (transaksi) Tingkat Pemanfaatan (Integrasi) Web presence Responsif Efisien Efisiensi tinggi Informasi umum Pro aktif Administrasi Sistem terpadu satu arah dua arah On line Antar Instansi Gambar 4. Diagram Tingkatan Implementasi Aplikasi 57

86 e Government 58

87 BAB VI PENUTUP 59

88 60

89 PENUTUP Dokumen Panduan Standar Mutu, Jangkauan Pelayanan dan Pengembangan Aplikasi e Government diharapkan dapat menjadi acuan dasar bagi strategi pengembangan aplikasi e Government yang berkaitan erat dengan standar mutu dan jangkauan pelayanan. Dengan adanya panduan ini diharapkan akan mempermudah penyiapan rancang bangun aplikasi e Government agar dapat dikembangkan secara luwes dan sesuai kebutuhan. Panduan ini juga diharapkan akan membawa perbaikan dalam proses bisnis pada setiap instansi pemerintah yang secara langsung akan memberi pengaruh positif pada pelayanan publik, dan dilain pihak secara tidak langsung akan meningkatkan daya saing bangsa. 61

90 Panduan ini adalah versi 1.0 dan akan terus disempurnakan, dilengkapi dan dimutakhirkan dari berbagai sumber dan serta dimodifikasi sesuai dengan kondisi yang ada di Indonesia. Buku panduan ini dikelola dan direvisi oleh Kementerian Komunikasi dan Informasi, dan dapat dilihat melalui situs web Kementerian Komunikasi dan Informasi dengan alamat 62

91 LAMPIRAN LAMPIRAN 1 1

92 LAMPIRAN 1 Contoh Modul Aplikasi e Government 1 2

93 Pengembangan Aplikasi E Govern ment Pemerintah Pusat Aspek yang diperhatikan Pemerintah Daerah 1. Tupoksi 2. Tahapan 3. Kompleksitas Back Office : Untuk Pusat dan Daerah 1. Administrasi Keuangan 2. Kekayaan / Asset 3. Kepegawaian 4. Pengendalian Proyek 5. Pengadaan Barang Dan Jasa 6. Sistem Pelaporan 7. Pengawasan Internal 8. dll Aplikasi Layanan Publik Pada Instansi Pemerintah Pusat Informasi Kebijakan Publik (UU, PP, Kepres, Inpres, Kepmen, Kepdirjen, dll) Layanan Informasi Umum tentang Instansi Informasi dari Masyarakat Layanan Darurat/Bencana Layanan Pencatatan/Pendaftaran Layanan Perijinan Layanan Pembayaran Layanan Khusus lainnya Aplikasi Layanan Publik Pada Instansi Pemerintah Daerah Informasi Kebijakan Publik Informasi dari Masyarakat Informasi Daerah (perekonomian, pariwisata, pertanian, kependudukan, pendukung, dll) GIS/Mapping Informasi Darurat/Bencana Layanan Kependudukan (KTP, KK, Akte Lahir Akte Nikah, Akte Cerai, Akte Kematian, dll) Layanan Pendidikan Layanan Kesehatan Layanan Pendaftaran Layanan Perijinan Layanan Pembayaran LAMPIRAN 2 PUSTAKA KATA 1 3

94 1 4