SURAT PENGANTAR Nomor: KW 20.1/3/KU /2015

Transkripsi

1 KEMENTERIAN AGAMA KANTOR WILAYAH PROVINS! NUSA TENGGARA TIMUR Jalan Frans Seda fif (0380) Kade Pas KUPANG - NTT SURAT PENGANTAR Nomor: KW 20.1/3/KU /2015 Kupang, 23 Maret 2015 Kepada Yth. 1. Ketua ST AKN Ku pang 2. Kepala Bidang, Pembimbing dan Pembimas di Lingkup Kanwil Kementerian Agam. Prov. NTT. 3. Kepala Kantor Kemenag Kabupaten/Kota Se- Provinsi NTT 4. Kepala Madrasah Negeri (MAN,MTsN,MIN) Se- Provinsi NTT No Isi Surat Banyaknya Keterangan 1 Penjelasan Surat Edaran MENPAN Dikirim dengan hormat No. 11 Tahun 2014 ten tang 1 ( satu) berkas untuk dipedomani. Pembatasan Kegiatan Pertemuan Terima kasih. Rapat di luar Kantor. Ternbusan Kepala Kantor Wilayah Kementerian Agama Prov.NTT

2 KEMENTERIAN AGAMA R.I. SEKRETARIAT JENDERAL Jalan La pang an Banteng Ba rat Nomor 3-4 Jakarta Telepon (Hunting) Nomor : SJ/B.Vl/l/HM.00/'Zs-63 /2015 Lampiran : I Exp Perihal : Penjelasan Surat Edaran No. 11 Tahun 2014 Pembatasan l<egiatan Pertemuan / Rapat di luar Kantor Jakarta, 16 Maret 2015 Kepada Yth :1. Para Sekretaris Eselon 1 Kemenag Pusat 2. Para Kakanwil Kementerian Agama 3. Para Rektor / Ketua, UIN, IAIN, dan STAIN Se Indonesia. Assalamu'alaikum Wr. Wb. Menindak lanjuti Surat Edaran Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik lndonesia No. 11 Tahun 2014 tentang Pembatasan Kegiatan Pertemuan I Rapat di luar Kantor dengan ini kami sampaikan penjelasan Surat Edaran dimaksud agar dapat mengatasi keragu - raguan dalam pelaksanaanya dilapangan ( Copy Terlampir). Demikian kami sampaikan untuk dapat dipedomani Tembusan : 1. Menteri Agama RI 2. ltjen Kemenag RI TGL.: f\.genda VJ /t:r3 /JJJ.t~. ~~'0 : J<,4J )JJ I I tff~~j!jp ()() /1"Js:r'-f /J..d6-

3 MENTER! PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI REPUBLIK INDONESIA ) Yth. 1. Para Menteri Kabinet Kerja; Panglima Tentara Nasional Republik Indonesia; Kepala Kepolisian Negara Republik Indonesia; Jaksa Agung Republik Indonesia; Para Kepala Lembaga Pemerintah Non Kementerian; Para Pimpinan Kesekretariatan Lembaga Negara; Para Pimpinan Kesekretariatan Lembaga Non Struktural; Para Gubernur; dan Para Bupati/Walikota. di Tempat SURAT ED ARAN NOMOR 11 TAHUN 2014 TENT ANG PEMBATASAN KEGIATAN PERTEMUAN/RAPAT DI LUAR KANTOR Menindaklanjuti perintah Presiden pada Sidang Kabinet kedua pada hari Senin, tanggal 3 November Tahun 2014 dan Surat Edaran Menteri PAN RB Nomor 10 Tahun 2014 tentang Peningkatan Efektivitas dan Efisiensi Kerja Aparatur Negara tanggal 4 November 2014, bahwa dalam rangka penghematan terhadap anggaran belanja barang dan belanja pegawai khususnya yang terkait dengan pembatasan kegiatan pertemuan/rapat di luar kantor, agar dilakukan langkah-langkah sebagai berikut: 1. Menyelenggarakan seluruh kegiatan instansi pemerintah di lingkungan masing-masing atau di lingkungan instansi pemerintah lainnya, kecuali melibatkan jumlah peserta kegiatan yang kapasitasnya tidak mungkin ditampung untuk dilaksanakan di lingkungan instansi masing-masing atau instansi pemerintah lainnya.

4 Menghentikan rencana kegiatan konsinyering/ Focus Group Discussion (FGD), dan rapat-rapat teknis lainnya di luar kantor, seperti: di hotel/ villa/ cottage/ resort, selama tersedia fasilitas ruang pertemuan di lingkungan instansi pemerintah masing-masing atau instansi pemerintah di wilayahnya yang memadai. 3. Penyelenggaraan seluruh kegiatan instansi pemerintah dengan menggunakan fasilitas di luar kantor, agar berakhir p.ad~ tanggal 30 November ) 4. Melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan pembatasan kegiatan pertemuan/rapat di luar kantor di lingkungan Instansi masing-masing secara berkala setiap 6 bulan dan melaporkan kepada Kementerian PAN RB. 5. Meneruskan Surat Edaran ini kepada seluruh jajaran instansi di bawahnya sampai dengan unit organisasi terkecil untuk melaksanakan dan mematuhi ketentuan dalam Surat Edaran ini secara konsisten dan sungguh-sungguh. Demikian untuk menjadi perhatian dan dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab. Ditetapkan di Jakarta Pada tanggal 17 November 2014 Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Tembusan: 1. Presiden Republik Indonesia; 2. Wakil Presiden Republik Indonesia.

5 PENJELASAN SE MEN. PANRB NOMOR 11 TAHUN 2014 Pelaksanaan Surat Edaran Men. PANRB Nomor 11 Tahun 2014 merupakan salah satu upaya untuk menerapkan Asas-asas Umum Pemerintahan Yang Baik (AUPB) bagi seluruh Aparatur Sipil Negara sebagaimana disebut dalam Pasal 10 dalam UU Nomor 30 Tahun 2014 tentang Administrasi Pemerintahan, rneliputi asas-asas: a. Kepastian Hukum; b. Kemanfaatan; c. Ketidak berpihakan; d. Kecermatan; e. Tidak Menyalahgunakan kewenangan; f. Keterbukaan; g. Kepentingan Umum; dan h. Pelayanan Yang Baik. 1. Surat Edaran Men. PANRB Nomor 11 Tahun 2014 merupakan gerakan penghematan Nasional sebagai perintah langsung dari Presiden RI pada Sidang Kabinet kedua tanggal 3 November 2014 untuk mengimplementasikan nilai-nilai Trisakti (kedaulatan dalam politik, berdikari. dalarn ekonomi, kepribadian dalam kebudayaan) dan 9 (sembilan) Program Prioritas (Nawa Cita); 2. Menteri Dalam Negeri telah 'men.ndak lanjuti Surat Eda ran Men. PAN RB Nomor 11 Tahun 2014, dengan mengeluarkan surat Nomor 900/6975/SJ, tanggal 28 November 2014 hal Penghematan Anggaran Orientasi dan Pendalaman Tugas bagi Pimpinan dan Anggota DPRD agar memperhatikan Surat Edaran Men. PANRB Nomor 10 dan 11 Tahun 2014; 3. Terkait dengan Surat Edaran Men. PANRB Nomor 11 Tahun 2014 pembatasan kegiatan pertemuan/rapat di luar kantor, kami sampaikan: a. Surat Edaran ini dimaksudkan untuk mendorong pelaksanaan penghematan secara nasional sebagai bagian revolusi mental bagi aparatur; b. pelaksanaan surat edaran ini hendaknva dikoordinasikan dengan Unit/Satuan pengawasan internal (lnspektorat Jendral/lnspektorat Utama/lnspektorat dan lnspektorat Provinsi/Kabupaten/Kota) untuk pemecahannya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; Jawaban SE Menpanrb No. 11th 2014

6 c. Tidak benar bahwa langkah-langkah yang disebutkan dalam SE tersebut menghambat pelaksanaan program kerja dan kegiatan K/L dan Pemda serta instansi pemerintah lainnya; d. Pembatasan dimaksudkan sebagai strategi pencapaian pembangunan nasional yang lebih besar dengan cara menerapkan prinsip-prinsip kesederhanan hidup, efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan pemerintahan dan AUPB. Upaya tersebut justru untuk mendayagunaan sumber daya yang dimiliki oleh instansi masing-masing secara optimal tanpa mengurangi substansi pencapaian program kerja, kegiatan dan anggaran; e. Pembatasan pertemuan/rapat di luar kantor dengan memaksimalkan penggunaan fasilitas di instansi masing-masing atau fasilitas mitra instansi pemerintah lainnya, merupakan salah satu upaya untuk mewujudkan kebersamaan langkah dan menghilangkan sekat-sekat ego sektoral yang selama ini membelenggu; f. Penyelenggaraan kegiatan instansi di lingkungan masing-masing, kecuali melibatkan jumlah peserta dan sarana prasarana yang kapasitasnya tidak mungkin ditampung untuk dilaksanakan di lingkungannya atau instansi pemerintah diwilayahnya dapat mengunakan hotel; g. Menghentikan rencana kegiatan konsinyering/focus Group Discussion (FGD), dan rapat-rapat -' teknis iainrwa di luar kantor, seperti: di hotel/villa/cottage/resort, selama tersedia fasilitas ruang pertemuan di lingkungan instansi pemerintah masing-masing atau instansi pemerintah di wilayahnya memadai; h. Melaporkan pelaksanaan Surat Edaran ini jika ditemui hambatan dan kendala dalam pelaksanaannya sebagai evaluasi bagi rnasing-rnasing instansi secara berkala atau 6 (enam) bulan setelah pelaksanaan surat edaran ini kepada Men. PANRB, sebagai bahan evaluasi. Demikian atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih. Jawaban SE Menpanrb No. 11th ~ '"' ~ -. "" - ~ - -

7 . '), l [ PENJELASAN SURAT EDARAN MENPAN RB NOMOR 11TAHUN2014 TENT ANG PEMBATASAN KEGIATAN PERTEMUAN/RAPAT DI LUAR_!(ANTOR I. LA TAR BELAKANG 1. Menindaklanjuti perintah Presiden pada Sidang Kabinet kedua pada hari Senin, tanggal 3 November Tahun 2014 untuk mengimplementasikan gerakan penghematan nasional yang merupakan perwujudan nilai-nilai Trisakti telah diterbitkan Surat Edaran Menteri PAN RB Nomor 11 Tahun Dalam rangka menertibkan pelaksanaan surat edaran tersebut dipandang perlu adanya penjelasan lebih lanjut guna menyamakan persepsi mengenai maksud pengaturan tersebut. 3. Penjelasan lebih lanjut ini dimaksudkan juga sebagai strategi pencapaian pembangunan nasional yang lebih besar dengan cara menerapkan prinsip-prinsip kesederhanan hidup, efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan pemerintahan dan Asas-asas Umum Pemerintahan yang Baik (AUPB). 4. Penjelasan ini memuat pedoman mengenai jenis kegiatan rapat/pertemuan di luar kantor, kriteria rapat/pertemuan di luar kantor dan tata cara pelaksanaan rapat/pertemuan di luar kantor untuk menjarnin pelaksanaan kegiatan ASN secara efektif dan efisien. II. DASAR/LANDASAN 1. UU Nomor 30 Tahun 2014 Tentang Administrasi Pemerintahan 2. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 113/PMK.05/2012 Perjalanan Dinas Dalam Negeri Bagi Pejabat Negara, Pegawai Negeri, Dan Pegawai Tidak Tetap 3. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 71/PMK.02/2013 Tentang Pedoman Standar Biaya, Standar Struktur Biaya, Dan IndeksasiDalam Penyusunan Rencana Kerja Dan AnggaranKementerian Negara/Lembaga sebagaimana telah diubah dengan PMK Nomor 51/PMK.02/2014.

8 4. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 136/PMK.02/2014 Tentang Petunjuk Penyusunan dan Penelaahan Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian Negara/Lem bag a 5. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 53/PMK.02/2014 Tentang Standar Biaya Masukan Tahun Anggaran SE MENPAN RB Nomor 10 Tahun 2014 tentang Peningkatan Efektivitas dan Efesiensi Kerja Aparatur 7. SE MENPAN RB Nomor 11 Tahun 2014 tentang Pembatasan Kegiatan Pertemuan/Rapat di Luar Kantor III. BATASANPENGATURAN I. Kegiatan yang menjadi ruang lingkup pengaturan ini adalah kegiatan pertemuan/rapat di luar kantor yang dananya bersumber dari APBN dan/atau APBD. 2. Tata laksana kegiatan di luar kantor, hakikatnya merupakan: a. langkah-langkah yang terencana dan sistematis untuk mewujudkan sistem tata kelola yang efektif, efisien, dan akuntabel. b. Instrumen aturan sebagai acuan penyelenggaraan dan pertanggungjawaban kegiatan di luar kantor untuk menjamin akuntabilitas dalam rangka efektifitas, serta efisiensi kerja. 3. Pejabat yang berwenang memberikan perintah kegiatan di luar kantor sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. 4. Pedoman ini dimaksudkan sebagai acuan bagi kementerian, lembaga dan pemerintah daerah dalam melaksanakan kegiatan ASN/TNI/ Anggota Polri di l uar kantor. A. PENG A TURAN KEG IATAN PERTEMUAN/RAP AT DI LUAR KANTOR I. Jenis kegiatan pertemuan/rapat diluar kantor meliputi: a. Penyelenggaraan sidang/konvensi International, konvensi tingkat menteri, senior official meeting (bilateral/regional/multilateral) di dalam negeri yang diselenggarakan b. Workshop/ seminar/ simposium/ sosialisasi/ bimbingan teknis/ sara sehan berskala international yang diselenggarakan di dalam negeri c. Sosialisasi/ bimbingan teknis/ diseminasi/ workshop/ d. Focus Group Discussion (FGD)/ pertemuan/ rapat koordinasi/ rapat pimpinan 2

9 2. Berdasarkan lama penyelenggaraannya rapat/pertemuan di luar kantor terbagi dalam tiga jenis, yaitu: a. Paketfullboard b. Paketfullday c. Paket halfday 3. Pelaksanaan kegiatan pertemuan/rapat di luar kantor dilaksanakan secara selektif apabila memenuhi salah satu kriteria sebagai berikut: a. Sarana dan Prasarana Rapat 1) tidak tersedia ruangan kantor milik sendiri/ Instansi Pemerintah di wilayah terse but; 2) tidak tersedia sarana prasarana rapat yang memadai kedua hal tersebut harus dibuktikan dengan surat pemyataan dari penanggung jawab kegiatan b. Domisili Dan Sarana Transportasi Peserta 1) Domisili sebagian besar peserta di luar penyelenggaraan acara yang mernerlukan waktu perjalanan (minimal 4 jam perjalanan); 2) Sarana Transportasi yang digunakan peserta masih terbatas sehingga memerlukan waktu tempuh yang lama untuk mencapai lokasi. c. Materi Pembahasan dan output yang dihasilkan 1) Materi yang dibahas bersifat strategis atau lintas sektoral yang memerlukan koordinasi, sekurang-kurangnya dihadiri peserta dari eselon I lainnya/masyarakat untuk Instansi pusat. Sedangkan untuk Instansi Pemerintah Daerah sekurang-kurangnya dihadiri peserta dari eselon II. 2) Urgensi materi memerlukan penyelesaian yang cepat dan mendesak sehingga memerlukan waktu penyelesaian di luar kantor. 3) Memiliki output/hasil yangjelas, yang dibuktikan berupa: a) Transkrip hasil rapat; b) Notulensi rapat; dan/atau c) Laporan 4. Khusus untuk kegiatan rapat/pertemuan di luar kantor yang diselenggarakan di luar kota, selain mengikuti ketentuan di atas, dilaksanakan sepanjang memenuhi ketentuan sebagai berikut: a. melibatkan Instansi vertikal; 3

10 b. berskala regional/nasional/internasional; dan/atau c. mendapat persetujuan dari PPK dengan pertimbangan: 1) dari sisi teknis hams dilaksanakan di luar Kota satuan kerja penyelenggara, a tau 2) diselenggarakan pada lokasi yang terdekat dengan Kota satuan kerja penyelenggara 5. Untuk menjamin akuntabilitas kegiatan, maka ketentuan dalam kriteria di atas hams ditandatangani oleh penanggung jawab kegiatan dan laporan atas kegiatan dimaksud disampaikan kepada unit pengawas internal. IV. TATA CARA PELAKSANAAN KEGIATAN PERTEMUAN/RAPAT DI LUARKANTOR A. Persiapan: 1. Setiap pelaksanaan kegiatan di luar kantor perlu didukung jadwal dan perencanaan yang logis. Jadwal dan rencana yang jelas akan rnemandu setiap pelaku organisasi dalam melaksanakan kegiatan tersebut. Perencanaan kegiatan terse but meliputi peserta yang akan diundang, narasumber/pembicara termasuk moderator. Selain ha! tersebut dukungan anggaran yang jelas perlu disusun dalam rangka pembiayaan kegiatan. Dalam tahap ini juga perlu didukung kerangka acuan kegiatan yang menggambarkan pelaksanaan kegiatan secara terinc} yang didalamnya juga mencakup waktu dan tempat kegiatan. 2. Setiap kegiatan di luar kantor perlu dilakukan identifikasi perencanaan yang meliputi aspek penganggaran serta output dan outcome yang akan dicapai. Kegiatan dalam pencapaian output/outcome 3. Dokumen perencanaan kegiatan tersebut disampaikan kepada pimpinan unit kerja untuk mendapatkan persetujuan. Berdasarkan hasil persetujuan pimpinan, maka penanggung jawab kegiatan membuat Surat Perintah Kegiatan Luar Kantor (SPKLK) sebagai dasar pelaksanaan kegiatan. 4. Atas dasar SPKLK tersebut kegiatan dapat dilaksanakan dan didukung dengan kelengkapan administrasi dalam pelaksanaannya. 5. Setelah kegiatan tersebut selesai dilaksanakan selanjutnya disusun laporan tertulis sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan. 4

11 B. Pelaksanaan 1. Pelaksanaan kegiatan pertemuan/rapat di luar kantor dilakukan berdasarkan SPKLK yang ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. 2. Pelaksanaan kegiatan pertemuan/rapat harus sesuai dengan dokumen perencanaan yang telah disusun, 3. Dalam hal kegiatan pertemuan/rapat di luar kantor yang akan dilaksanakan belum tercantum dalam dokumen perencanaan agar terlebih dahulu melakukan revisi terlebih dahulu terhadap dokumen perencanaan dimaksud. 4. Narasumber untuk setiap materi pada kegiatan rapat, seminar, dan sejenisnya diatur sebagai berikut: a. Narasumber setingkat pejabat eselon I dan pejabat eselon II dapat membawa maksimal 2 (dua) orang pendamping sebagai narasumber; b. Narasumber setingkat pejabat eselon III dapat membawa maksimal l(satu) orang pendamping sebagai narasumber; atau c. Narasumber setingkat pejabat eselon IV kebawah tanpa pendamping. d. Dalam hal kegiatan rapat, seminar, dan sejenisnya memerlukan instruktur, jumlah instruktur disesuaikan dengan kebutuhan materi yang disampaikan narasumber. C. Pelaporan dan Pertanggungjawaban 1. Setelah kegiatan tersebut selesai dilaksanakan selanjutnya disusun laporan tertulis sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan. 2. Kegiatan perternuan/ rapat di luar kantor harus menghasilkan output berupa: a. Transkrip hasil rapat; b. Notulensi rapat; dan/atau c. Laporan 3. Laporan sebagaimana dimaksud setidaknya memuat: a. Dasar pelaksanaan b. jumlah Pelaksana c. Kesesuaian d. Waktu e. Urgensi f. Target kinerja (Output dan Outcomes) 4. Penyampaian laporan kepada eselon II penanggung jawab kegiatan dan APIP dengan tembusan kepada eselon I

12 D. Pemantauan dan Evaluasi I. Pelaksanaan pemantauan, evaluasi, dan pelaporan untuk menilai efektivitas 2. dan efisiensi kegiatan di luar kantor dilaksanakan oleh K/L/Pemda dan hasilnya disampaikan kepada unit pengawas internal masing-masing dilengkapi dengan data-data pendukung. Hasil pemantauan Unit pengawasan Internal disampaikan secara berkala setiap 6 bulan sekali kepada Kementerian PAN RB c.q Deputi Bidang Reformasi Birokrasi, Akuntabilitas dan Pengawasan ~yang selanjutkan dilaporkan kepada Presiden dan Wakil Presiden Republik Indonesia. E. Lain-lain Dalam rangka memmjang keberhasilan gerakan penghematan nasional yang merupakan perwujudan nilai-nilai Trisakti khususnya pengendalian atas kegiatan pertemuan/rapat di luar kantor, diminta agar menempuh langkah sebagai berikut: 1. Sekretaris/Sekretaris Utama/Sekretaris J enderal/sekretaris Pemerintah Daerah rnasing-masing Kementerian/Lembaga/Pernerintah Daerah untuk menyusun petunjuk teknis beserta Standar Operasional Prosedur (SOP) mengenai Tata Kelola kegiatan di luar kantor yang berfungsi mengelola kegiatan di luar., kantor secara selektif, efektif dan efisien 2. Unit pengawasan masing-masing Kementerian/Lembaga/Pemerintah menyusun petunjuk tek.nis beserta Standar Operasional Prosedur (SOP) n:engenai tata cara pengawasan dan evaluasi pelaksanaan kegiatan/rapat di luar kantor Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi 6