Rancang Bangun Aplikasi Manajemen Database Sekolah (Studi Kasus: Lembaga Pendidikan Maarif Nahdlatul Ulama Jakarta)

Transkripsi

1 Rancang Bangun Aplikasi Manajemen Database Sekolah (Studi Kasus: Lembaga Pendidikan Maarif Nahdlatul Ulama Jakarta) Nia Kumaladewi 1, Nur Aeni Hidayah 2 Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Sains dan Teknologi, Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah 1 nia_april12@yahoo.com, 2 nungkie04@yahoo.com Abstrak Secara institusional, Lembaga Pendidikan (LP) Maarif NU Jakarta merupakan lembaga pendidikan madrasah yang mendirikan satuan-satuan pendidikan mulai dari tingkat dasar, menengah hingga perguruan tinggi; di bawah naungan Departemen Pendidikan Nasional RI (dulu Departemen Pendidikan dan Kebudayaan RI) maupun madrasah; maupun Departemen Agama RI. Pada saat dilakukan penelitian, sudah terdapat Aplikasi Data Sekolah EMIS Direktorat Jenderal Pendidikan Islam Departemen Agama, namun belum dapat mengupdate informasi data madrasah tepat pada waktunya. Penelitian ini berusaha merancang dan membangun Aplikasi Manajemen Database Sekolah dengan metodologi pengembangan sistem siklus hidup pengembangan sistem atau System Development Life Cycle (SDLC), dengan model Waterfall. Aplikasi ini terdiri dari komponen : pengaturan penyimpanan data madrasah seluruh Indonesia yang berada dibawah naungan LP Maarif NU, input data madrasah, monitoring jumlah data madrasah di seluruh provinsi. Berdasarkan hasil pengujian, dapat disimpulkan bahwa aplikasi manajemen database sekolah telah berjalan sesuai tujuan pembuatannya. Kata kunci : aplikasi, madrasah, manajemen database, waterfall Abstract The institutional, NU Jakarta Maarif Education Institute an institution that founded the madrasah education units from the level of basic education, secondary to higher education; schools that shelter under the Ministry of National Affairs (formerly the Ministry of Education and Cultural Affairs) and madrasah; and Ministry of Religious Affairs. At the time of the study, there were already EMIS School Data Applications Directorate General of Islamic Education, Ministry of Religious Affairs, but has not been able to update information madrasah data on time. The research is purpose to design the school database management application with System Development Life Cycle (SDLC), Waterfall model. This application consists of components: data storage settings madrasah all over Indonesia under the auspices of the LP Maarif NU, data input madrasah, madrasah monitoring the amount of data across the province. Based on test results, it can be concluded that the school database management application has been running according to the purpose of manufacture. Keywords: applications, madrasah, database management, waterfall 1. Pendahuluan Lembaga Pendidikan Maarif Nahdlatul Ulama (LP Maarif NU) merupakan aparat departemensi Nahdlatul Ulama (NU) yang berfungsi sebagai pelaksana kebijakan-kebijakan pendidikan Nahdlatul Ulama, yang ada di tingkat Pengurus Besar, Pengurus Wilayah, Pengurus Cabang, dan Pengurus Majelis Wakil Cabang. Secara institusional, LP Maarif NU juga mendirikan satuan-satuan pendidikan mulai dari tingkat dasar, menengah hingga perguruan tinggi; sekolah yang bernaung di bawah Departemen Nasional RI. Manajemen data madrasah merupakan salah satu bagian yang harus diperhatikan. Adanya aplikasi khusus yang menangani informasi data madrasah bagi keseluruhan madrasah adalah suatu keharusan untuk meningkatkan pelayanan bagi madrasah dan juga untuk kemudahan instansi dalam mencari ataupun melakukan update terhadap data madrasah. Kebutuhan akan aplikasi ini semakin meningkat, ketika aplikasi yang ada, yakni Aplikasi Data Sekolah EMIS Direktorat Jenderal Pendidikan Islam Departemen Agama belum dapat meng-update informasi data madrasah tepat pada waktunya. Informasi dari aplikasi tersebut tidak dapat diubah sama sekali, contohnya: bila pada tahun 2004 jumlah murid ada 30 orang, setelah tahun 2009 jumlah murid pun bertambah menjadi 40. Namun, informasi ini tidak dapat ditampilkan karena keterbatasan fungsi dari aplikasi. Begitu pula dengan informasi lainnya yang menyangkut informasi madrasah. Hal ini tentunya akan mempersulit bagian Sub Bidang Data dan Informasi, yang dalam hal ini menangani database seluruh madrasah di seluruh Indonesia. Dan juga hal ini berkaitan dengan harus diintegrasikannya aplikasi tersebut ke dalam web LP Maarif ( sehingga dituntut 52 ISSN:

2 informasi yang up to date. Adanya aplikasi khusus yang menangani data akademis madrasah bagi LP Maarif adalah suatu keharusan untuk meningkatkan pelayanan bagi LP Maarif sekaligus dapat memberikan kemudahan bagi pihak madrasah. Dari uraian singkat di atas sangat menarik untuk melakukan penelitian dan pembuatan Aplikasi Manajemen Database Sekolah dengan PHP dan MySQL. Serta memberikan solusi untuk menangani permasalahan tersebut dengan cara memberikan suatu usulan rancangan Aplikasi dengan tema Rancang Bangun Aplikasi Manajemen Database Sekolah. 2. Kerangka Teori 2.1 Konsep Aplikasi Manajemen Database Sekolah Aplikasi Komputer merupakan bagian dari software komputer yang menggunakan kemampuan komputer secara langsung dan menyeluruh untuk mengerjakan suatu tugas atau fungsi tertentu sesuai dengan kebutuhan pengguna. (Euis, 2008). Aplikasi Manajemen Database Sekolah didefinisikan sebagai sebuah program yang ditujukan kepada lembaga sekolah untuk menyelesaikan suatu permasalahan dengan proses penggunaan sumberdaya secara efektif untuk mencapai sasaran menggunakan sistem berkas terpadu yang dirancang terutama untuk meminimalkan pengulangan data. 2.2 Basis Data (Database) Database sendiri dapat didefinisikan sebagai kumpulan file yang saling berhubungan. Akan tetapi, database tidak hanya kumpulan file, Record di dalam tiap file harus dapat dihubungkan dengan record di dalam file lain. (Whitten, 2004) Prinsip utama dari Database adalah pengaturan data/arsip. Sedangkan tujuan utamanya adalah kemudahan dan kecepatan dalam pengambilan kembali data/arsip. (Fathansyah, 2007). Ruang lingkup sistem database dapat dilihat pada gambar 1 berikut: Gambar 1. Ruang Lingkup Sistem Database Sederhana (Elmasri, 2006) 2.3 RDBMS (Relational Database Management System) Relational Database sebenarnya adalah salah satu konsep penyimpanan data, sebelum konsep database relasional muncul sebenarnya sudah ada dua model database yaitu Network Database dan Hierarchie Database. Dalam database relasional, data disimpan dalam bentuk relasi atau tabel dua dimensi, dan antar tabel satu dengan tabel lainnya terdapat hubungan atau relationship. Untuk membuat struktur tabel, mengisi data ke tabel, mengubah data jika diperlukan dan menghapus data dari tabel diperlukan software. Software yang digunakan membuat tabel, isi data, ubah data dan hapus data disebut Relational DatabaseManagement System (RDBMS). Saat ini, Sistem Manajemen Basis Data Relasional (Relational Database Management System) yang berdasarkan model data relasional merupakan pendekatan yang paling dominan, yang pertama kali diperkenalkan E.F. Codd (1970) dalam makalah berjudul A relational model of data for large shared data banks. (Bambang, 2004). 2.4 Bahasa DBMS Bahasa Basis Data (database language) adalah bahasa pada sistem basis data untuk melakukan pendefinisian dan manipulasi basis data (Bambang, 2004). Implementasi bahasa DBMS bervariasi sesuai dengan variasi perusahaan yang merancangnya, namun pada prinsipnya bahasa ini bisa dikategorikan ke dalam tiga komponen bahasa, yaitu: 1. DDL (Data Definition Language) DDL adalah komponen bahasa DBMS yang digunakan untuk mendefinisikan struktur data. Komponen bahasa ini banyak digunakan oleh para administrator basis data pada saat merencanakan atau membangun file-file basis data. 2. DML (Data Manipulation Language) DML adalah komponen bahasa DBMS yang digunakan untuk memanipulasi data. Komponen ini diperlukan oleh para pengguna untuk memanipulasi data. 3. DCML (Device Control Media Language) DCML adalah komponen bahasa DBMS yang digunakan untuk mengatur perekaman atau penyimpanan data secara fisik. Komponen bahasa DCML digunakan oleh operatoroperator sistem basis data didalam mengatur file-file data secara fisik. Perintah-perintah yang termuat dalam komponen ini, antara lain perintah perintah: merekam (Write Record, Create Table), menghapus (Drop, Delete Table). 2.5 Internet Interconnected Network atau Internet merupakan sekumpulan jaringan yang terhubung satu dengan lainnya, dimana jaringan menyediakan ISSN:

3 sambungan menuju global informasi. Internet telah memungkinkan komunikasi antar komputer dengan menggunakan Transmission Control Protocol/Internet Protocol (TCP/IP) yang didukung media komunikasi, seperti satelit dan paket radio (Oetomo, 2007). WWW atau web saja, yakni sebuah sistem dimana informasi dalam bentuk teks, gambar, suara, dan lain-lain dipresentasikan dalam bentuk hypertext serta dapat diakses oleh perangkat lunak yang disebut browser. Informasi di web pada umumnya ditulis dalam format HTML. Informasi lainnya disajikan dalam bentuk grafis (dalam format GIF, JPG, PNG), suara (dalam format AU, WAV), dan objek multimedia lainnya (seperti MIDI, Shockwave, Quicktime Movie, 3D World). Terdapat tiga bagian dari WWW (Bambang Hariyanto, 2004): 1. Server (HTTP Server atau disebut web server) yang mengendalikan dokumen-dokumen. 2. Jaringan yang digunakan untuk mentransfer informasi (menggunakan protokol HTTP). 3. Client (HTTP Client atau disebut web browser) yang menampilkan informasi. 3. Metode Penelitian 3.1 Metode Pengumpulan Data Dalam mengumpulkan data untuk pengembangan sistem ini dilakukan dengan cara : 1. Observasi 2. Wawancara 3. Studi Pustaka 3.2 Metode Pembuatan Sistem Dalam pembuatan Aplikasi Manajemen Sekolah, menggunakan metodologi waterfall development system (Whitten, 2004). Tahap-tahap pengembangan sistem yang dilakukan, yaitu: 1. Permulaan sistem (system initiation) 2. Analisis sistem (system analysis) 3. Desain sistem (system design) 4. Implementasi sistem (system implementation) 3.3 Kerangka Penelitian Dalam melakukan penelitian ini, peneliti melakukan tahapan-tahapan kegiatan dengan mengikuti rencana kegiatan yang tertuang dalam kerangka penelitian meliputi metode pengumpulan data dan metode pengembangan sistem. Berikut ini dapat dilihat kerangka berpikir penelitian pada gambar 2. Gambar 2. Kerangka Penelitian 4. Hasil Dan Pembahasan 4.1 Permulaan Sistem Identifikasi Masalah Pada sistem yang berjalan saat ini, penggunaan Aplikasi Data Sekolah EMIS tidak bisa dilakukan pengolahan data. Adapun implementasi Aplikasi Data Sekolah EMIS hingga saat ini terdapat masalah yang melatarbelakangi dalam pengembangan sistem ini, yaitu: 1. Dari data sekolah madrasah yang ada, pegawai tidak bisa melakukan penambahan ataupun pengurangan data madrasah. 2. Data madrasah yang ada hanya bisa dilihat (view) tanpa bisa dilakukan modifikasi data, sementara kebutuhan informasi yang update sangat diperlukan mengingat madrasah yang berada dibawah naungan LP Maarif NU ini mencakup seluruh sekolah madrasah NU se- Indonesia. 3. Data madrasah yang diterima Bagian Bidang Data dan Informasi, selama ini masih diarsip secara manual, sehingga ketika ingin dilakukan pencarian data madrasah, pencariannya masih secara manual, yang tentunya kurang efisien. Dari permasalahan diatas, dapat disimpulkan bahwa diperlukannya sebuah aplikasi manajemen sekolah yang dapat menyelesaikan masalah di atas. Identifikasi Lingkup Sistem Adapun lingkup sistem pada aplikasi ini, yaitu: 1. Penggunaan sistem database yang terkomputerisasi, dikarenakan belum adanya suatu sistem database terkomputerisasi pada LP Maarif NU Jakarta. 2. Pengisian data madrasah secara online yang dilakukan oleh pihak LP Maarif. 54 ISSN:

4 3. Melengkapi laporan data madrasah dengan memberikan tampilan laporan data setiap madrasah dan tampilan laporan madrasah secara keseluruhan provinsi di Indonesia. 4. Memberikan fasilitas admin kepada pihak LP Maarif untuk dapat melakukan modifikasi data madrasah. 5. Aplikasi yang digunakan dalam pengembangan sistem ini berbasis web (web-base application). 6. Pembuatan sistem ini menggunakan web server Apache, bahasa pemrograman web PHP, dan MySQL sebagai database-nya. 7. Pembuatan sistem ini tidak membahas keamanan data secara terinci. 8. Pembuatan sistem ini tidak dilakukannya tahap mengoperasikan aplikasi dalam tahap implementasi sistem, melainkan hanya dilakukan tahap membangun, meng-install, dan menguji aplikasi. Tujuan Sistem Merancang suatu Aplikasi manajemen database sekolah yang dapat memberikan solusi optimal terhadap permasalahan-permasalahan di atas. 4.2 Analisis Sistem Analisis Persyaratan Sistem Analisis persyaratan sistem yang terbagi ke dalam dua bagian, yaitu Persyaratan fungsional dan persyaratan non-fungsional (Whitten, 2004). a. Persyaratan Fungsional 1. Pengaturan penyimpanan data madrasah seluruh Indonesia yang berada dibawah naungan LP Maarif NU, yang terdiri dari data umum madrasah, provinsi, jumlah guru dan murid. 2. Penginputan data madrasah dan proses validasi secara langsung atau otomatis. 3. Memonitor jumlah data madrasah di seluruh provinsi. 4. Mengintegrasikan data-data tersebut diatas sehingga terletak pada database yang sama. 5. Data madrasah terdokumentasi dengan baik dan lengkap. b. Persyaratan Non Fungsional Aplikasi Manajemen Sekolah dengan berbasis web. ini dibangun Gambar 3. Rich Picture Sistem Berjalan Analisis Sistem Usulan Gambar 4 menggambarkan sistem usulan yang akan dibangun: 4.3 Desain Sistem Gambar 4. Rich Picture Sistem Usulan 1. Pemodelan Proses Gambar 5 dan 6 menggambarkan diagram konteks dan diagram zero untuk sistem usulan. Analisis Sistem Berjalan Gambar 3 menggambarkan sistem berjalan : Gambar 5. Diagram Konteks ISSN:

5 3. State Transition Diagram (STD) Dalam perancangan aplikasi ini rancangan yang dibuat terdiri dari Rancangan Modul Menu utama. Gambar 6. Diagram Zero 2. Pemodelan Database Gambar 7 memperlihatkan hubungan antara tabel-tabel yang membangun aplikasi manajemen sekolah Rancangan Modul Menu Utama Rancangan modul Menu berfungsi untuk memanggil sub-program lain (modul-modul lain) untuk dijalankan. Terdapat 3 rancangan modul Menu utama, yaitu untuk account Madrasah, Admin Pusat dan Admin Propinsi. STD rancangan modul Menu dapat dilihat pada gambar 9, 10, dan 11 berikut: STD Menu Utama Account Madrasah Gambar 9. STD Menu Utama Account Madrasah STD Menu Utama Account Admin Pusat Gambar 7. Entity Relationship Diagram Gambar 8 di bawah ini memperlihatkan transformasi ERD dari gambar 7 ke Logical Record Structure (LRS) Gambar 10. STD Menu Account Admin Pusat STD Modul Account Admin Propinsi Gambar 11. STD Menu Account Admin Propinsi 4. Perancangan Antarmuka Gambar 8. Transformasi ERD ke Logical Record Structure (LRS) Menggambarkan halaman rancangan antarmuka yang akan dibuat. 1. Rancangan Halaman Untuk Account Madrasah a. Home b. Halaman Madrasah Ibtidaiyah c. Halaman Madrasah Tsanawiyah d. Halaman Madrasah Aliyah e. Halaman Contact Us 56 ISSN:

6 2. Rancangan Halaman Untuk Account Admin Pusat a. Menu Login b. Halaman Madrasah Ibtidaiyah c. Halaman Input, Edit, Delete Madrasah Ibtidaiyah d. Halaman Madrasah Tsanawiyah e. Halaman Input, Edit, Delete Madrasah Tsanawiyah f. Halaman Madrasah Aliyah g. Halaman Input, Edit, Delete Madrasah Aliyah h. Halaman Search i. Halaman Provinsi j. Halaman Input, Edit, delete Provinsi k. Halaman Kabupaten l. Halaman Input, Edit, delete Kabupaten m. Halaman Kecamatan n. Halaman Input, Edit, Delete Kecamatan o. Halaman Tingkat p. Halaman Input, Edit, Delete Tingkat 3. Rancangan Halaman Untuk Account Admin Propinsi a. Menu Login b. Halaman Madrasah Ibtidaiyah Propinsi c. Halaman Input, Edit, Delete Madrasah Ibtidaiyah Propinsi d. Halaman Madrasah Tsanawiyah Propinsi e. Halaman Input, Edit, Delete Madrasah Tsanawiyah Propinsi f. Halaman Madrasah Aliyah Propinsi g. Halaman Input, Edit, Delete Madrasah Aliyah Propinsi 4.4 Implementasi Sistem 1. Pemrograman Pada tahap ini dilakukan pemrograman dengan menggunakan bahasa pemrograman XAMPP versi yang meliputi: Apache versi untuk web server, PHP versi untuk bahasa pemrograman dan MySQL versi untuk database-nya. Selain itu, juga menggunakan EditPlus 2 dan Macromedia Dreamweaver CS3 sebagai web design & programming serta Adobe Photoshop CS3 untuk mengolah gambar. 1) Spesifikasi Perangkat Keras Dalam Pengembangan Sistem Processor : Intel Pentium GHz. Memory : 1 GB DDR2 Hardisk : 80 GB HDD VGA : Mobile Intel (R) 965 Express 384 MB. 2) Spesifikasi Perangkat Lunak Dalam Pengembangan sistem Sistem Operasi : Windows XP Professional Servis Pack 2 Pemrograman : XAMPP versi Database : MySQL Desain : EditPlus 2, Macromedia Dreamweaver CS3, Adobe Photosop CS3. Web Browser : Mozilla Firefox 2. Spesifikasi Sistem Usulan 1) Hardware untuk Server Pada sistem yang diusulkan menggunakan satu perangkat komputer server dengan tipe IBM Server System X ) Hardware untuk User Pada sistem yang yang diusulkan menggunakan komputer di tiap unit kerja dengan spesifikasi sebagai berikut : Processor : Intel Pentium Core 2 2, 8 GHz Memory : 1 GB RAM Harddisk: 160 GB Monitor : LCD Samsung 17 Printer : CANON PIXMA MP 198 3) Software untuk Server Pada sistem yang diusulkan kebutuhan akan perangkat lunak sistem operasi, adalah sebagai berikut : Sistem Operasi : Linux / Windows 2003 Server Web Server : Apache Web Server Versi DBMS : MySQL Database versi a Engine : PHP Script Language version Browser : MS Explorer/Mozilla Firefox/ Opera Reader : Acrobat Reader, MS Office, Open Office 4) Software Untuk User Sistem Operasi : Linux / Windows 2003 Server Browser : MS Explorer/Mozilla Firefox/ Opera Reader : Acrobat Reader, MS Office, Open Office 5) Perancangan Jaringan Pada penelitian ini komputer yang terhubung antara yang satu dengan yang lain terhubung dengan jaringan internet. Gambar 12. Konfigurasi Jaringan Sistem Usulan ISSN:

7 3. Pengujian Pada tahap ini, menggunakan metode pengujian unit dengan pendekatan black-box testing. Pengujian dengan Black-box testing yang dilakukan untuk memperlihatkan bahwa fungsi-fungsi bekerja dengan baik dalam arti masukan yang diterima dengan benar dan keluaran yang dihasilkan benarbenar tepat, pengintegrasian dari eksternal data berjalan dengan baik. Cara pengujian yang dilakukan dengan menjalankan Aplikasi Manajemen Sekolah dan melakukan input data serta melihat output-nya apakah sesuai dengan proses yang diharapkan. 4. Display Hasil Berikut adalah tampilan pada Aplikasi Manajemen Sekolah (gambar 14, 15, 16, dan 17) a. Halaman home untuk Account Madarasah d. Halaman Form Input Madrasah Ibtidayah untuk Account Admin Pusat Gambar 16. Halaman Form Input Madrasah Ibtidayah untuk Admin Pusat e. Halaman Form Input Madrasah Ibtidayah Propinsi untuk Account Admin Propinsi Gambar 17. Halaman Form Input Madrasah Ibtidayah Propinsi 5. Kesimpulan Gambar 13. Halaman Home Account Madarasah b. Halaman Contact Us untuk Account Madarasah Gambar 14. Halaman Contact Us untuk Account Madarasah c. Halaman Login untuk Account Admin Pusat Berdasarkan uraian dan pembahasan sebelumnya, maka dapat ditarik simpulan bahwa: 1. Telah dilakukannya suatu perancangan aplikasi manajemen sekolah yang dapat memfasilitasi bagian Sub Bidang Data dan Informasi dalam mengolah data madrasah yang tersebar di seluruh Indonesia. 2. Aplikasi Manajemen Database Sekolah ini dapat memudahkan dalam pengolahan data madrasah yang berfungsi sebagai Data Editor Sekolah pada Lembaga Pendidikan Maarif Nahdlatul Ulama Jakarta. 3. Aplikasi Manajemen Database Sekolah ini berbasis web (web-base application) yang dapat diakses melalui internet sehingga dapat diintegrasikan dengan website yang telah dimiliki oleh pihak LP Maarif NU untuk kemudian dapat juga diintegrasikan dengan website Nahdlatul Ulama. 4. Pengguna pada sistem ini adalah Account Madrasah, Admin Pusat dan Admin Propinsi. Gambar 15. Halaman Login untuk Admin Pusat 58 ISSN:

8 Daftar Pustaka [1] Albahra, Ladjamudin Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta : Graha Ilmu. [2] Euis. Pengantar Aplikasi Komputer. Artikel diakses pada 11 Juni 2011 dari Pengantar-Aplikasi- Komputer. [3] Fathansyah Buku Teks Komputer Basis Data. Bandung: Informatika. [4] Connolly, Thomas. Carolyn Database Systems: A Practical Approach to Design, Implementation and Management 4th Edition. Swiss: Pearson. [5] Elmasri, Ramez. Navathe Fundamentals of Database Systems. Kanada: Versaware Inc. [6] Gulo, W Metodologi Penelitian. Jakarta: PT Grasindo. [7] Jogiyanto Analisis dan Disain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi. [8] Kadir, Abdul Tuntunan Praktis Belajar Database Menggunakan MySQL. Yogyakarta: Andi. [9] Munawar Pemodelan Visual Dengan UML. Yogyakarta: Graha Ilmu. [10] Nugroho, Bunafit Membuat Sistem Informasi Penjualan Berbasis Web Dengan PHP Dan MySQL. Yogyakarta: Gava Media. [11] Pressman, Roger S Rekayasa Perangkat Lunak. Yogyakarta:Andi. [12] Whitten, Jeffery L. Bentley, Lonnie D. Dittman, Kevin C Metode Desain dan Analisis Sistem Yogyakarta: Penerbit Andi. COPYRIGHT Dengan ini kami menyatakan bahwa jurnal ini benar-benar hasil karya sendiri yang belum pernah diajukan sebagai jurnal atau karya ilmiah pada perguruan tinggi atau lembaga manapun. Penulis bertanggung jawab dalam menyalin (mereproduksi) gambar atau tabel dan citra yang diperoleh dari pihak lain dengan apresiasi (acknowledgement) yang benar. ISSN: