SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN PADA HOTEL RIO CITY PALEMBANG METODE RATIONAL UNFIED PROCESS

Transkripsi

1 IJCCS, Vol.x, No.x, Julyxxxx, pp. 1~5 ISSN: SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN PADA HOTEL RIO CITY PALEMBANG METODE RATIONAL UNFIED PROCESS 1 Ade Pertiwi Tobing, 2 Lisa Aprianti, 3 Sudiadi, 4 Della Oktaviany STMIK MDP; jalan Rajawali No. 14 Palembang, Telp :(0711) Fax: ( Jurusan Sistem, STMIK GI MDP, Palembang 1 adeetobing08@gmail.com, 2 Lisaaprianti25@yahoo.com, 3 sudiadi@mdp.ac.id, 4 dellaoktaviany@mdp.ac.id Abstrak Sistem kepegawaian ini adalah untuk dapat mengetahui dan menganalisis sistem informasi kepegawaian pada Hotel Rio City Palembang. Beberapa permasalahan yang ada di Hotel Rio City adalah data pegawai, data absensi, data jabatan dan data gaji dalam proses penginputan data ke Microsoft Excel yang berbeda sehingga kurang efisien saat membuat laporan dan data kepegawaian belum tersortir secara sistematis sehingga lambatnya proses pencarian data pegawai. Proses pengembangan sistem ini dalam proses skripsi menggunakan metode RUP (Rational Unfied Process) yaitu dengan melakukan fase permulaan, fase perencanaan, tahapan konstruksi, dan tahapan transisi. Hasil yang didapat dengan adanya sebuah Sistem Kepegawaian ini, diharapkan dapat lebih memudahkan dalam memberikan informasi pengolahan data pegawai, data absensi, data jabatan dan data gaji karyawannya menghasilkan laporan perhitungan gaji bulanan karyawan yang akurat.. Kata kunci: Microsoft Visual Studio 2008 dan Microsoft SQL Server 2008 Abstract Staffing information system is to be able to know and analyze the personnel information system at Rio City Hotel Palembang. Some of the existing problems in the Hotel Rio City is employee data, attendance data, the data position and salary data in the process of inputting data into Microsoft Excel is different so it is less efficient when creating reports and employment data have not been systematically sorted so that slow the search process employee data. The process of developing this system in the process of thesis using RUP ( Rational unfied Process) by performing the start-up phase, the planning phase, construction phase, and phase transitions. The results obtained in the presence of a Human Resources Information System, is expected to further facilitate the information processing employee data, attendance data, the data position and salary data of employees generate reports employees' monthly salary calculation accurate.. Keywords: Microsoft Visual Studio 2008 dan Microsoft SQL Server 2008 Received June1 st,2012; Revised June25 th, 2012; Accepted July 10 th, 2012

2 2 ISSN: PENDAHULUAN merupakan salah satu kebutuhan setiap instansi. dianggap sangat penting karena dapat menambah pengetahuan, mengurangi ketidak pastian, serta dapat membantu para pimpinan dalam mengambil suatu kesimpulan atau keputusan. Adapun masalah yang dihadapi Hotel Rio City Palembang adalah data pegawai, data absensi, data jabatan dan data gaji dalam proses penginputan ke Microsoft Excel yang berbeda sehingga kurang efisien saat membuat laporan dan data kepegawaian belum tersortir secara sistematis sehingga lambatnya proses pencarian data pegawai. Data gaji belum terintegrasi dengan data pegawai dan absen sehingga jika terjadi perubahan data relatif lama. Prosedur yang digunakan dalam sistem informasi kepegawaian pada Hotel Rio City Palembang sudah menggunakan sistem terkomputerisasi, yaitu menggunakan aplikasi Microsoft Excel yang memiliki kelemahan dalam hal waktu yang diperlukan cukup lama dalam proses penginputan data. Salah satu alat yang dapat digunakan untuk memperbaiki aktivitas tersebut adalah dengan menciptakan suatu sistem informasi kepegawaian pada Hotel Rio City 2 Palembang yang benar-benar efisien dan otomatis. Karena hal ini sangat penting untuk menghindari kesalahan dalam penginputan data pegawai dan penggajian yang di inginkan. Hotel Rio City Palembang adalah sebuah Hotel baru berbintang 3 dengan konsep klasik dengan sentuhan modern. Berdiri pada tahun 2012, yang di pimpin oleh Bapak Muhammad Husin sebagai General Manager dan Ibu Kurniati sebagai Human Resources Department (HRD). Karyawan Hotel Rio City Palembang ini berjumlah 45 karyawan diantaranya: Front Office 8 orang, Accounting 4 orang, Housekeeping 9 orang, Enginering 5 orang, Sales and Marketing 2 orang, Food and Beverage 8 orang, Kitchen 7 orang. Lokasi Hotel berada ditengah kota Palembang yang beralamat Jl. Lingkaran 1, Dempo Palembang. Berdasarkan pertimbangan pentingnya membuat sistem informasi kepegawaian yang dapat memberikan kemudahan dalam mengolah sumber informasi dan dapat mempermudah menginput data karyawan pada Hotel Rio City Palembang, karena itu penulis mengambil tema dengan judul SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN PADA HOTEL RIO CITY PALEMBANG. 2. METODE PENELITIAN Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode RUP (Rational Unfied Process). RUP adalah pendekatan pengembangan perangkat lunak yang dilakukan berulangulang ( iterative), fokus pada arsitektur ( architecture-centric), dan lebih diarahkan berdasarkan penggunaan kasus (use 5 case driven). RUP merupakan proses rekayasa perangkat lunak dengan pendefinisian yang baik ( well defined) dan penstrukturan yang baik ( well structured). RUP menyediakan pendefinisian struktur yang baik untuk alur hidup proyek perangkat lunak [1]. IJCCS Vol. x, No. x, July201x : first_page end_page

3 IJCCS ISSN: Gambar 1 fase pada RUP yaitu: RUP memiliki empat buah tahap atau fase yang dapat dilakukan pula secara iteratif, 1. Inception (Permulaan) Tahap ini lebih pada memodelkan proses bisnis yang dibutuhkan ( business modelling) dan mendefinisikan kebutuhan akan sistem yang dibuat (requirements). 2. Elaboration (Perluasan/perencanaan) Tahap ini lebih difokuskan pada perencanaan arsitektur sistem. Tahap ini juga dapat mendeteksi apakah arsitektur sistem yang diinginkan dapat dibuat atau tidak. Tahap ini lebih pada analisis dan desain sistem serta implementasi sistem yang fokus pada purwarupa sistem (Prototype). 3. Contruction (Konstruksi) Tahap ini lebih pada pengembangan komponen dan fiturfitur sistem. Tahap ini lebih pada implementasi dan pengujian sistem yang fokus pada implementasi perangkat lunak pada kode program. Tahap ini menghasilkan produk perangkat lunak di mana menjadi syarat dari Initial Operational Capability Milestone atau batas kemampuan operasional awal. 4. Transition (Transisi) Tahap ini lebih pada deployment atau instalasi sistem agar dapat dimengerti oleh user. Tahap ini menghasilkan produk perangkat lunak di mana menjadi syarat dari Initial Operational Capability Milestone atau batas/tonggak kemampuan operasional awal. Aktivitas pada tahap ini termasuk pada pelatihan user, pemeliharaan dan pengujian sistem apakah sudah memahami harapan user [1]. 2.1 Pengertian Sistem Berikut ini disajikan pengertian system menurut para ahli Hartono: Menurut Bonita J.Campbel, sistem adalah sehimpunan bagian-bagian atau komponenkomponen yang saling berkaitan dan secara bersama-sama berfungsi atau bergerak untuk mencapai suatu tujuan [2]. Menurut Theo Lippeveld, sistem adalah sehimpunan komponen yang secara bersamasama bekerja untuk mencapai sauatu tujuan bersama [2]. Berdasarkan definisi-definisi diatas, maka penulis menarik kesimpulan bahwa system adalah suatu elemen yang saling berkaitan antara satu dengan yang lainnya untuk mencapai tujuan. 2.2 Pengertian Pengertian informasi menurut para ahli antara lain Hartono: Menurut Henry C.Lucas, informasi adalah data yang telah ditafsirkan agar memberikan makna tertentu bagi seseorang [2]. Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)

4 4 ISSN: Menurut Gordon B.Davis, informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang berguna bagi penerimanya dan memiliki nilai bagi pengambilan keputusan saat ini atau di masa yang akan dating [2]. Berdasarkan definisi-definisi diatas, maka penulis menarik kesimpulan bahwa informasi adalah hasil suatu proses yang terorganisasi dan berguna bagi orang yang menerimanya serta mempunyai nilai semakin tinggi. 2.3 Pengertian Sistem Berikut ini adalah pengertian sistem informasi menurut para ahli Hartono: Menurut Lippeveld, sistem informasi adalah suatu kumpulan dari komponen-komponen dalam perusahaan atau organisasi yang berhubungan dengan proses penciptaan dan pengaliran informasi [2]. Menurut Davis, sistem informasi adalah transformasi data menjadi informasi dilakukan di dalam sebuah sistem, di mana data yang merupakan masukan kemudian diolah atau diproses oleh sistem menjadi keluaran yang berupa informasi [2]. Jadi sistem informasi adalah suatu kerangka kerja yang mana peralatannya terkoordinasi untuk mencapai suatu tujuan perusahaan. 2.4 Sistem Kepegawaian Dr. Manulang mengemukakan bahwa manajemen kepegawaian adalah seni dan ilmu perencanaan, pelaksanaan, dan pengontrolan tenaga kerja untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu dengan adanya kepuasan hati pada diri para pegawai [3]. Handoko menjelaskan bahwa manajemen kepegawaian adalah penarikan, seleksi, pengembangan, pemeliharaan dan pembinaan sumber daya manusia untuk mencapai tujuan baik tujuantujuan individu maupun organisasi [4]. Dari beberapa definisi tersebut maka penulis menarik kesimpulan bahwa manajemen kepegawaian adalah segala aktivitas yang berkenaan dengan pemberdayaan sumber daya pegawai dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu Microsoft SQL Server 2008 SQL (Structure Query Language ) Server 2008 adalah terobosan baru dari microsoft dalam bidang database. SQL Server adalah sebuah DBMS (Database Management System) yang dibuat oleh Microsoft yang berkecimpung dalam persaingan dunia pengolahan data menyusul pendahulunya seperti IBM dan Oracle. SQL Server dibuat pada saat kemajuan dalam bidang hardware seemikian pesat, oleh karena itu sudah dapat dipastikan bahwa SQL Server membawa beberapa terobosan dalam bidang pengolahan dan penyimpan data [5] Microsoft Visual Basic 2008 Visual Basic 2008 adalah salah satu bahasa terlaris dan merupakan andalan Microsoft Visual Studio. Kemudahan dan kesederhanaan bahasa pemrograman tersebut telah dikenal luas sehingga dicari dan dijadikan alternatif sebagai alat belajar bagi seorang programmer pemula yang ingin memperdalam pemrograman windows form hingga seorang senior programmer yang membutuhkan Visual Basic sebagai alat untuk mengembangkan berbagai program aplikasi [5]. 3. HASIL DAN PEMBAHASAN 3.1 Analisis Permasalahan Untuk membantu mengidentifikasi, menganalisis, dan memecahkan masalah-masalah yang dihadapi Hotel Rio City Palembang, penulis menggunakan metode PIECES. Berikut ini adalah tahapan-tahapan analisis masalah yang dilakukan penulis : [6] IJCCS Vol. x, No. x, July201x : first_page end_page

5 IJCCS ISSN: Kerangka PIECES Performance Economics Control Eficiency Service Tabel 1 PIECES Permasalahan Lamanya proses pengolahan data kepegawaian, data absensi, dan proses perhitungan gaji. a. Penyajian laporan kepegawaian belum dibuat secara keseluruhan. b. Karyawan belum mendapatkan informasi gaji secara lengkap dalam hal ini perhitungan pajak dan sejenisnya. Seringkali terjadi selisih dalam perhitungan gaji karyawan. Data dan informasi belum terkontrol secara aman, dalam hal ini data masih rentan disalah gunakan oleh pihak yang tidak berwenang. Belum efisiennya proses pengelompokkan data yang dilakukan oleh bagian Human Resources Department. Pelayanan kepada pimpinan dan karyawan akan memakan waktu yang banyak karena pembuatan laporan menghabiskan waktu yang lama. 3.1 Penelitian Terdahulu Berikut ini adalah kumpulan dari jurnal yang di kutip oleh penulis guna mendukung dalam penulisan skripsi. Adapun jurnal yang di kutip oleh penulis sebagai berikut : [7] Tabel 2 Jurnal Penelitian Terdahulu No Judul No Pemilik Kesamaan Ruang Lingkup Jurnal ISSN 1 Pembangunan Sistem Sekolah Dasar Sistem Menghasilkan sistem Kecamatan Kepegawaian informasi data Pengolahan Data Pringkuku Penggajian pegawai dan Pegawai Dan penggajian pada Penggajian Pada unit pelaksaan Unit Pelaksana teknis TK dan Teknis Taman sekolah dasar Kanak-Kanal Dan Sekolah Dasar Kecematan Pringkuku [7] 2 Aplikasi Kepegawaian Di Perusahaan Daerah Bank Perkreditan Rakyat Bank Solo Berbasis Desktop [8] 3 Rancang Bangun Sistem Kepegawaian - Universitas Muhammadi yah Surakarta Aplikasi Kepegawaian - STMIK MDP Memakai Metode RUP Meningkatkan pengolahan data pegawai, penggajian dan absensi Membantu pengelolaan adminitrasi kepegawaian Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)

6 6 ISSN: PNS Berbasis Client Server Dan Sms Gateway.[9] 4 Sistem Kepegawaian Dan Gaji Madrasah Tsanawiyah (MTSN) 2 Simo Kabupaten Boyolali.[10] 5 Perancangan Sistem Kepegawaian Pada Perusahaan Daerah Air Minum Kabupaten Kubu Raya [11] - Universitas Tanjungpura Universitas Surakarta Sistem Kepegawaian Kepegawaian pada badan kesatuan bangsa dan politik Data pegawai, data kenaikan, riwayat data, surat keputusan, daftar, logout Proses pengolahan data adminitrasi pegawai, dan perhitungan gaji pegawai 3.2 Analisis Kebutuhan Proses selanjutnya adalah gambar use case aplikasi sistem informasi kepegawaian pada Hotel Rio City Palembang yag telah teridentifikasi gambar 2 : IJCCS Vol. x, No. x, July201x : first_page end_page

7 IJCCS ISSN: Gambar 2 Use Case 3.3 Activity Diagram Activity diagram login merupakan diagram kejadian ketika Manager dan HRD akan masuk ke aplikasi dengan memasukkan username dan password seperti diuraikan pada Gambar 3 menunjukkan activity diagram login pengguna [1]. Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)

8 8 ISSN: Gambar 3 Activity Diagram Login. 3.4 Class Diagram Class diagram merupakan diagram yang mengambarkan jenis-jenis objek-objek dalam sistem dengan berbagai macam relasi yang dimiliki. Class diagram ini merupakan diagram yang paling umum dijumpai pada pemodelan berbasis UML. Class diagram juga menjelaskan hubungan antar class dalam sebuah sistem yang sedang dibuat dan bagaimana caranya agar mereka saling berkolaborasi untuk mencapai tujuan. Adapun class diagram aplikasi sistem informasi kepegawaian pada Hotel Rio City Palembang dapat dilihat pada gambar 4 [1]. IJCCS Vol. x, No. x, July201x : first_page end_page

9 IJCCS ISSN: Gambar 4 Class Diagram 3.5 Sequence Diagram Sequence Diagram adalah suatu diagram yang menggambarkan interaksi antar proyek dan mengindikasikan komunikasi diantara objek-objek untuk melakukan suatu tugas atau aksi tertentu. Sequence diagram ini, terdiri dari dimensi vertikal (waktu) dan dimensi horizontal (obyek-obyek yang terkait) [1]. Gambar 5 Sequence Diagram Login Pengguna Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)

10 10 ISSN: Halaman Tampilan Awal Halaman tampilan awal menunjukan tampilan aplikasi yang dikelola oleh HRD dapat dilihat pada gambar 6 berikut : Gambar 6 Halaman Tampilan Awal 4. KESIMPULAN Berdasarkan pembuatan sistem informasi kepegawaian pada Hotel Rio City Palembang, maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut. 1. Dengan adanya sistem informasi kepegawaian ini dapat membantu dalam proses penginputan data kepegawaian, data absensi, data jabatan, dan data gaji ke Microsoft Excel, sehingga mempermudah saat membuat laporan dan data pegawai. 2. Dengan adanya sistem informasi kepegawaian ini dapat membantu secara cepat dalam mengurutkan data kepegawaian dan mempermudah proses pencarian data pegawai. 3. Dengan adanya sistem informasi kepegawaian ini dapat membantu dalam proses pengelompokkan data pegawai dengan data gaji dan absensi sehingga jika terjadi perubahan data relatif cepat dilakukan oleh bagian Human Resources Department. 5. SARAN Dalam perancangan dan pembangunan sistem infomasi kepegawaian ini, penulis menyadari masih terdapat kekurangan pada sistem yang dibangun. Maka dari itu, penulis memberikan saran yang dapat digunakan untuk pengembangan sistem informasi kepegawaian pada Hotel Rio City Palembang. 1. Sistem pengolahan data pegawai yang telah ada sebaiknya perlu ditata, di update sesuai dengan perkembangan teknologi komputer sehingga dapat meningkatkan sistem kerja di Hotel Rio City Palembang. 2. Dengan adanya sistem informasi kepegawaian ini, maka disarankan adanya pengembangan lebih lanjut untuk merancang sistem yang lebih baik dan kompleks sesuai dengan kebutuhan. 3. Aplikasi ini diharapkan dapat dikembangkan menjadi Web. IJCCS Vol. x, No. x, July201x : first_page end_page

11 IJCCS ISSN: UCAPAN TERIMA KASIH Pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih yang sebesarbesarnya kepada Allah SWT yang telah memberikan kesehatan jasmani maupun rohani. Yang telah membantu baik secara langsung maupun tidak langsung,juga kepada pihak-pihak yang telah memberikan bimbingan,pengarahan,maupun ide-ide untuk penulisan selama proses penyelesaian laporan skripsi ini terutam kepada :. 1. Bapak Johannes Petrus, S. Kom, M.T.I., CFP selaku ketua STMIK MDP. 2. Ibu Desy Iba Ricoida, ST., M.T.I selaku PembantuKetua I STMIK GI MDP Palembang. 3. Ibu Yulistia, S.Kom, M.T.I., selaku PembantuKetua II STMIK GI MDP Palembang 4. Bapak Antonius Wahyu Sudrajat, S.Kom, M.T.I., selaku Pembantu Ketua III STMIK GI MDP Palembang 5. Ibu Mardiani S.Si., M.T.I selakuketua Program Studi Sistem. 6. Bapak Sudiadi, IR. M. M. A. E selaku Dosen Pembimbing Utama yang telah meluangkan waktu dan banyak membimbing kami dalam menyelesaikan laporan skripsi ini. 7. Ibu Della Oktaviany, S.Kom, M.T.I selaku Dosen Pembimbing Pembantu yang telah meluangkan waktu dan banyak membimbing kami dalam menyelesaikan laporan skripsi ini. 8. Hotel Rio City Palembang selaku perusahaan yang mengizinkan sebagai tempat pengambilan data skripsi. 9. Staf Administrasi STMIK GI MDP yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan urusan akademis. 10. Staf Perpustakaan STMIK GI MDP yang telah membantu penulis dalam mencari datadata yang dibutuhkan dalam penyusunan laporan skripsi ini. 11. Kedua Orang Tua dan Keluarga Penulis yang telah memberi banyak dukungan dan semangat kepada Penulis, dan semua sahabat-sahabat Penulis yang tidak dapat Penulis sebutkan satu per satu, terima kasih banyak buat kalian semua. Penulis menyadari bahwa laporan skripsi ini masih banyakkekurangan untuk itu,segala saran dan kritik yang dapat membangun akan penulis terima dengan kerendahan hati,terima Kasih. DAFTAR PUSTAKA [1] A.S, Rossa dan Shalahudin, M 2014, Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur dan Berorientasi Objek, Informatika, Bandung. [2]Hartono, Bambang 2013, Sistem Manajemen Berbasis Komputer, Rineka Cipta, Jakarta. [3] M. Manullang, 2008, Dasar-DasarManajemen, Yogyakarta. [4] Handoko, T. Hani, 2000, Manajemen Kepegawaian, Jakarta. [5] Komputer Wahana 2013, Visual Basic 2012 Programming, Andi Offset, Yokyakarta. [6] Al Fatta, Hanif 2007, Analisis & Perancangan Sistem, ANDI, Yogyakarta. [7] Titin Purnama Sari, 2013, Pembangunan Sistem Inforamsi Pengolahan Data Pegawai Dan Penggajian pada Unit Pelaksana Teknis Taman Kanak-kanak dan Sekolah Dasar Kecamatan Pringkuku dari Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)

12 12 ISSN: [8] Lina Dwi Hastuti, Aris Rakhmadi S.T., M. Eng, dan Aris Budiman, S.T., M.T, 2012, Aplikasi Kepegawaian Di Perusahaan Daerah Bank Perkreditan Rakyat Bank Solo Berbasis Desktop, Surakarta dari [9] Firdho Rua, Rian Arianto, dan Antonius Wahyu Sudrajat, Rancang Bangun Sistem Kepegawaian PNS Bebasis Client Server Dan Sms Gateway, Sumatera Selatan. Skripsi Jurusan Sistem STMIK MDP, Palembang dari %20RIAN%20ARIANTO%281%29.pdf [10] Salihin Miftah, Tri Irianto, dan Jani Kusanti, 2014, Sistem Kepegawaian Dan Gaji Madrasah Tsanawiyah Negeri (MTSN) 2 Simo Kab Boyolali, skripsi Program Studi Teknik Informatika, Universitas Surakarta, Surakarta dari. ti%2c+2014%2c+sistem++kepegawaian+%09dan+gaji+madrasah+tsanawiya h+negeri+%28mtsn%29+2+simo+kab+boyolali%2c+skripsi+%09program+studi+tek nik+informatika%2c+universitas+surakarta%2c+surakarta.&ie=utf-8&oe=utf-8 [11] M. Azhar Irwansyah, dan Yanto, 2012, Perancangan Sistem Kepegawaian Pada Perusahaan Daerah Air Minum Kabupaten Kubu Raya. skripsi Program Studi Teknik Informatika Jurusan Teknik Elektro,Tanjung Pura.dari IJCCS Vol. x, No. x, July201x : first_page end_page