BAB I PENDAHULUAN. harus memiliki prosedur dan otorisasi yang jelas sesuai dengan tugas dan bagian. dan prosedurnya mudah dimengerti serta diikuti.

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Secara umum tujuan utama berdirinya suatu perusahaan adalah meraih suatu keuntungan yang berasal dari usaha yang di jalankan untuk dapat mempertahankan kelangsungan hidup perusahaan pada era globalisasi ini. Untuk itu pengelolaan segala bagian di dalam perusahaan harus tertata dan terorganisir dengan sangat baik guna mencapai tujuan tersebut. Perusahaan dalam pengelolaannya membutuhkan suatu sistem yang saling berhubungan erat satu dengan yang lain. Oleh karena itu, dalam pengelolaan sistem tersebut perusahaan harus memiliki prosedur dan otorisasi yang jelas sesuai dengan tugas dan bagian masing masing berdasarkan sistem terkait dalam perusahaan. Sistem ini di katakan baik apabila dapat menghasilkan informasi yang tepat dan relevan untuk proses pengambilan keputusan di dalam suatu perusahaan. Selain itu, sistem juga di harapkan dapat memberikan nilai ekonomis tanpa mengurangi kehandalan yang di ciptakan melalui tingkat ketelitian yang tinggi, dan dapat beroperasi secara efektif dan efisien walaupun sistem cukup sederhana sehingga struktur, operasi dan prosedurnya mudah dimengerti serta diikuti. Kinerja perusahaan itu sendiri akan terlihat melalui laporan laporan yang tersaji di dalamnya. Laporan tersebut dalam hal ini yaitu laporan keuangan dapat dihasilkan melalui sistem akuntansi yang berlaku dalam perusahaan. Melalui sistem akuntansi dan pengendalian yang baik, laporan yang di hasilkan melalui 1

2 sistem akuntansi dan pengendalian yang baik, laporan yang dihasilkan dapat memberikan informasi yang berguna bagi semua pihak yang berkepentingan. Selain sistem akuntansi yang menjadi pertimbangan dalam suatu perusahaan, fungsi pembelian dan fungsi persediaan merupakan dua fungsi yang sangat mempengaruhi efektivitas dan efisiensi operasional perusahaan. Suatu perusahaan sangat tergantung pada pengadaan persediaan dan proses pembelian itu sendiri yang dilakukan perusahaan, sehingga apabila prosedur mengenai fungsi fungsi ini terdapat masalah atau kesalahan, maka tidak dapat di pungkiri bahwa akan terdapat kesalahan juga dalam proses operasional terkait fungsi fungsi tersebut dalam perusahaan yang pada akhirnya menggangu sistem pencatatan perusahaan. Oleh karena itu, fungsi pembelian dan persediaan memerlukan pengawasan yang di harapkan dapat meminimalkan kemungkingan terjadinya penyalahgunaan dan penyimpangan yang dapat terjadi di dalamnya. Demikian pentingnya seperti terurai jelas di atas, maka itu di butuhkan sistem informasi yang terintegrasi sehingga data data akuntansi dapat di olah menjadi informasi akuntansi. Salah satu informasi yang penting bagi perusahaan adalah informasi akuntansi yang berkaitan dengan pembelian.pembelian merupakan pos yang cukup signifikan karena merupakan salah satu pos pengendalian yang dapat mempengaruhi arus kas perusahaan. Ketika akan melakukan pembelian, perusahaan akan mencari penawaran harga termurah dari supplier, tujuannya agar biaya yang di keluarkan dapat di tekan sehingga dapat memperbesar margin yang di dapat. Demikian berpengaruh terhadap arus kas perusahaan yang di perlukan manajemen pengeluaran kas yang baik agar 2

3 pengeluaran perusahaan baik secara tunai maupun melalui giro/cek tetap dapat menjaga kestabilan arus kas perusahaan.dengan adanya sistem yang terintegrasi antara fungsi pembelian, fungsi akuntansi memungkinkan tercapainya efektivitas dan efisiensi kerja. Uraian di atas juga di dukung oleh Mulyadi ( 2008 : 300) mengenai Sistem akuntansi pembelian di gunakan dalam perusahaan untuk pengadaaan barang dagang yang di gunakan oleh perusahaan, sehingga dalam prosesnya terdapat fungsi fungsi terkait yang menurut Mulyadi ( 2001: 300) yaitu Fungsi Gudang yang bertanggung jawab untuk mengajukan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada, Fungsi Pembelian yang bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan menentukan pemasok yang di pilih dalam pengadaan barang, Fungsi Penerimaan yang bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kualitas barang yang di terima, serta Fungsi Akuntansi yang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian. Maka menurut Mulyadi ( 2001 :300) juga ada dokumen yang di gunakan dalam sistem akuntansi pembelian tersebut yaitu berupa Surat Permintaan Pembelian, Surat Order Pembelian (Purchase Order), Laporan Penerimaan Barang, Surat Perubahan Order Pembelian dan Bukti Kas Keluar. Terkait hal tersebut Mulyadi, (2001 : 308) juga mengemukakan adanya Catatan Catatan Akuntansi yang di gunakan untuk mencatat transaksi pembelian berupa Register Bukti Kas Keluar, Jurnal Pembelian, Kartu Utang dan Kartu Persediaan.Maka prosedur pembelian pun di laksanakn melalui bebrapa bagian dalam perusahaan, bagian bagian yang terkait dalam prosedur ini adlaah bagian 3

4 pembelian, penerimaan barang, hutang dan gudang, yang kemudian membentuk sistem akuntansi pembelian. PT Intracawood Manufacturing ini merupakan salah satu perusahaan manufacture dari delapan perusahaan yang masih eksis di bidang kayu lapis, selain pabrik nya di Tarakan Kalimantan Timur juga memiliki sebuah kantor cabang yang berkedudukan di Jakarta Pusat, dalam hal pengadaan barang cenderung lebih banyak di alihkan ke kantor cabang ini. PT Intracawood Manufacturing ini menerima banyak vendor atau supplier dengan tujuan untuk menjalankan kegiatan operasional perusahaan dengan baik agar dapat mencapai sasaran yang ditetapkan oleh perusahaan dan memperoleh profit yang tinggi namun masih ada kekurangan dalam hal pengadaan barang. Contohnya PT Intracawood Manufacturing tidak memiliki prosedur secara tertulis mengenai bagaimana sistem pembelian dan penerimaan serta pengelolaan persediaan yang berjalan dalam perusahaan dan adanya ketidaklengkapan dokumen dalam sistem pembelian dan penerimaan barang membuat penulis semakin ingin mengetahui bagaimana prosedur, otorisasi, koordinasi yang berjalan selama ini dalam perusahaan. Sistem pembelian yang di lakukan perusahaan terdiri dari pembelian sparepart secara impor dan local, pengeluaran kas terkait aktivitas pembelian tersebut, serta pengelolaan persediaan itu sendiri. Lemah atau tidak terdapatnya pengendalian internal dalam perusahaan atas sistem terkait akan berakibat besar pada kerugian yang akan di tanggung perusahaan karena tidak mampu mengendalikan atau mengeliminasikan resiko 4

5 yang timbul atas sistem pembelian dan persediaan perusahaan.untuk itu diperlukan adanya evaluasi kembali atas pengendalian yang telah terimplementasikan dalam perusahaan untuk mendukung sistem akuntansi yang lebih baik. Berdasarkan latar belakang di atas, maka penulis ingin meneliti dalam skripsi penulis tentang : ANALISIS PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN (studi kasus PT Intracawood Manufacturing) B. Rumusan Masalah Pembahasan dalam penulisan skripsi ini meliputi sistem pembelian perusahaan pada perusahaan. Dikarenakan yang terdapat dalam sistem pembelian sangat luas, sehingga penulis membatasi permasalahan tersebut pada: 1. Bagaimana proses transaksi pembelian barang yang di lakukan perusahaan? 2. Bagaimana kelengkapan dokumen, pencatatan serta koordinasi fungsi berkaitan dengan transaksi pembelian dan persediaan barang dagang perusahaan? 3. Bagaimana pengendalian internal PT Intracawood Manufactring terkait dengan sistem pembelian perusahaan? 5

6 C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian Tujuan yang ingin di capai yaitu : a) Menganalisis Sistem Informasi Akuntansi Pembelian yang berjalan pada PT Intracawood Manufacturing sehingga dapat di ketahui kelemahan dan inefisiensi dalam sistem tersebut b) Mengidentifikasi kebutuhan informasi dan masalah yang di hadapi Sistem Informasi Akuntansi Pembelian yang berjalan pada PT Intracawood Manufacturing c) Memberikan saran dan usulan atas Sistem dan Prosedur pembelian bagi PT Intracawood Manufacturing 2. Manfaat Penelitian Manfaat yang di harapkan yaitu : a) Menghasilkan suatu Sistem Informasi Akuntansi Pembelian untuk salah satu PT Intracawood Manufacturing yang sesuai dengan proses bisnis dan karaterisktik perusahaan b) Meningkatkan efektivitas dan efisiensi perusahaan dalam memproses informasi yang di butuhkan dalam rangka mengambil keputusan sehubungan dengan pembelian c) Membantu pihak manajemen untuk mengambil keputusan dan kebijakan sehubungan dengan informasi informasi pembelian yang di hasilkan 6

7 d) Membantu para pengguna Sistem Informasi Akuntansi Pembelian, pada PT Intracawood Manufacturing dalam memproses transaksi pembelian secara optimal e) Manfaat akademis dengan memilih PT Intracawood Manufacturing sebagai penelitian adalah menambah pengetahuan bagi peneliti khususnya dan semua pembaca pada umumnya mengenai peran sistem informasi akuntansi pembelian pada perusahaan manufaktur seperti PT Intracawood Manufacturing. 7