BAB II TINJAUAN PUSTAKA. Istilah komunikasi atau dalam bahasa inggris communication berasal dari

Transkripsi

1 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Komunikasi Pengertian Komunikasi Istilah komunikasi atau dalam bahasa inggris communication berasal dari bahasa latin communication, dan bersumber dari kata communis yang berarti makna. Komunikasi akan terjadi atau berlangsung selama ada kemasan makna mengenai apa yang yang percakapan. Kemasan bahasa yang digunakan percakapan itu belum tentu menimbulkan kesamaan makna. Jelas percakapan kedua orang dapat dikatakan komunikatif apabila kedua-duanya mengerti bahasa yang di pergunakan, juga mengerti dari bahan percakapannya. 4 Kata komunikasi menurut kamus bahasa mengacu pada suatu upaya yang bertujuan mencapai kebersamaan. Menurut para ahli Gode komunikasi adalah suatu proses yang membuat sesuatu dari semula yang dimiliki oleh sesorang (monopoli seseorang) menjadi dimiliki oleh dua atau lebih. 5 Public Relations sangat memerlukan komunikasi untuk sebagai proses pertukaran fakta, dan gagasan diantara suatu bisnis atau organisasi tanpa laba dengan publiknya untuk mencapai saling pengertian. 6 Komunikasi secara terminologis merujuk pada adanya proses penyampaian suatu pernyataan oleh seseorang kepada orang lain. Jadi pengertian dalam komunikasi adalah manusia. 7 4 Deddy Mulyana. Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar. Bandung : PT Remaja Rosdakarya Hal 62 5 Riswandi, Ilmu Komunikasi, Yogyakarta: Garah Ilmu. hal Ardianto Evinaro. Public Relations. Jakarta: PT Raja Grafindo Persada, Hal 17 7 Onong Uchjana Effendy. Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek. Bandung: PT Remaja Rosdakarya, 2007 hal 9 12

2 Unsur-Unsur Komunikasi Komunikasi terdiri dari unsur-unsur (source), pesan (message), saluran (channel), penerima (receiver), serta efek (effect). Menurut Harold D. Lasswell, guna memahami komunikasi massa, kita harus mengerti unsur-unsur yang diformulasikan olehnya dalam bentuk pertanyaan, who says what in which channel to whom and with what effect? 8 1. Unsur Who (Sumber atau Komunikator) Sumber utama dalam komunikasi massa adalah lembaga, organisasi atau orang yang bekerja dengan fasilitas lembaga atau organisasi (institutionalized person). Yang dimaksud dengan lembaga atau organisasi adalah perusahaan surat kabar, stasiun radio atau televisi, studio film, penerbit buku atau majalah. Yang dimaksud dengan institutionalized person adalah orang, seperti direktur surat kabar yang melalui tajuk rencana menyatakan pendapatnya dengan fasilitas lembaga. 2. Unsur Say What (Pesan) Menurut Charles Wright (1977) memberikan karakteristik pesan-pesan komunikasi massa sebagai berikut: a. Publicly Pesan-pesan komunikasi massa pada umumya tidak ditujukan kepada perorangan tertentu yang eksklusif, melainkan bersifat terbuka untuk umum atau publik. Semua anggota mengetahui, orang lain juga menerima pesan yang sama dan disampaikan secara publicly. 8 Wiryanto Teori Komunikasi Massa. Jakarta: PT Grasindo. hal 3-9

3 14 b. Rapid Pesan-pesan komunikasi massa dirancang untuk mencapai audiens yang luas dalam waktu yang singkat dan simultan. Pesan-pesan dimuat secara massal dan tidak seperti fine art yang dapat dinikmati berabad-abad. c. Transient Pesan-pesan komunikasi massa umumnya dibuat untuk memenuhi kebutuhan segera, dikonsumsi sekali pakai dan bukan untuk tujuan-tujuan yang bersifat permanen. Namun, ada pengecualian, seperti buku-buku perpustakaan, film, transkripsi-transkripsi, radio, dan rekaman audiovisual yang merupakan kebutuhan dokumentatif. Pada umumnya pesan-pesan komunikasi massa adalah pesan-pesan yang expandable. Maka isi media cenderung dirancang secara timely, sepervisial dan kadang-kadang bersifat sensasional. 3. Unsur In Which Channel (Saluran atau Media) Unsur ini menyangkut semua peralatan mekanik yang digunakan untuk menyebarluaskan pesan-pesan komunikasi massa. Tanpa saluran ini pesan-pesan tidak dapat meyebar secara cepat, luas, dan simultan. Media yang mempunyai kemampuan tersebut adalah surat kabar, majalah, radio, film, televisi, dan internet. Yang dipelajari disini bukanlah aspek-aspek teknis dari media itu, melainkan aspek psikologi sosialnya. 4. Unsur To Whom (Penerima atau Mass Audience) Unsur ini menyangkut sasaran-sasaran komunikasi massa, seperti perorangan-perorangan yang membaca surat kabar, yang membuka

4 15 halaman-halaman majalah, yang sedang mendengarkan berita radio, yang sedang menikmati film bioskop dan film televisi, dan yang sedang menggunakan internet disebut sebagai perorangan-perorangan dalam mass audience. mereka ini menurut Charles Wright memiliki karakteristik-karakteristik sebagai berikut: a. Large Besarnya mass audience adalah relative dan menyebar dalam berbagai lokasi, yaitu peroragan-perorangan yang tidak terikat oleh tempat yang sama. Mereka dapat tersebar di berbagai tempat yang relatif luas. b. Heterogen Komuikasi massa tidak ditujukan kepada audiens tertentu yang eksklusif, melainkan untuk sasaran-sasaran yang menduduki berbagai posisi, seperti orang-orang dari berbagai tigkat sosial, jenis kelamin, pendidikan, dan tempat tinggal. Heterogen adalah semua lapisan masyarakat dengan berbagai keragamannya. c. Anonim Anonim diartikan anggota-anggota dari mass audience. pada umumya tidak saling kenal secara pribadi dengan komunikator (vice versa). Anggota-anggota dari suatu mass audience dapat mengelompok berdasarkan kepentingan yang sama, minat yang sama, pendapat yang sama dan kesamaan lain-lain yang berhubungan dengan jeis-jenis pesan media yang diterima. Berdasarkan adanya pengelompokan tersebut, komunikator dapat megklasifikasikan mass audience ke dalam apa yang

5 16 dinamakan intended audience (khalayak yang dikehendaki) dan unintended audience (khalayak yang tidak dikehendaki). 5. Unsur With What Effect (Unsur Efek atau Akibat) Efek adalah perubahan-perubahan yang terjadi dii dalam diri audiens sebagai akibat terpaan pesan-pesan media. David Berlo mengklasifikasikan efek atau perubahan ke dalam tiga kategori, yaitu perubahan dalam ranah pengetahuan, sikap, dan perilaku nyata. Efek diketahui melalui tanggapan khalayak yang digunakan sebagai umpan balik (feed back). Jadi, umpan balik merupakan sarana untuk mengetahui efek. Jadi berdasarkan paradigma Lasswell tersebut, secara sederhana proses komunikasi adalah pihak komunikator membentuk (encoding) pesan didalam penyampaiannya melalui suatu saluran tertentu kepada pihak penerima yang menimbulkan efek tertentu Fungsi-fungsi Komunikasi Menurut A.W.Wijadja dalam buku "Komunikasi dan Hubungan Masyarakat", fungsi komunikasi sebagai berikut : 1. Informasi Pengumpulan, penyimpanan, pemprosesan, penyebaran berita, data, gamar, fakta, pesan,opini, serta komentar yang dibutuhkan agar dapat dimengerti dan beraksi dengan jelas terhadap kondisi lingkungan dan orang lain agar dapat mengambil keputusan yang tepat.

6 17 2. Stimulasi Menyediakan sumber ilmu pengetahuan yang memungkinkan orang untuk bersikap dan bertindak sebagai anggota masyarakat yang efektif. 3. Motivasi Menjelaskan tujuan setiap masyarakat, baik jangka pendek maupun jangka panjang mendorong orang untuk menentukan pilihan dan keinginannya serta mendorong kegiatan individu. 4. Diskusi Menyediakan dan saling menukar pikiran diperlukan untuk memungkinkan persetujuan atau menyelesaikan perbedaan pendapat mengenai masalah publik. 2.2 Public Relations Pengertian Public Relations Seorang Praktisi Public Relations harus berinteraksi dan menciptakan opini publik sebagai input yang menguntungkan untuk kedua belah pihak. Public Relations merupakan profesi yang profesional dalam bidangnya sebab merupakan faktor yang sangat penting dalam pencapaian tujuan organisasi dengan secara tepat dan dengan secara terus menerus karena public relations merupakan kelangsungan hidup organisasi. Public Relations harus mampu untuk mengelola komunikasi diantara organisasi dan publiknya. Public Relations juga dituntut untuk menjalin hubungan baik dengan pihak internal maupun eksternal. Dalam lingkungan internal Public Relations harus mampu menjalin hubungan baik dengan para karyawan, stakeholders, investor. Dan untuk lingkungan eksternal seorang Public Relations

7 18 harus mejalin hubungan dengan masyarakat atau khalayak. Bukan hanya itu seorang Public Relations harus mampu menjalin hubungan baik dengan para rekan media hal ini terkait dengan kegiatan Public Relations adalah media relations. Public Relations merupakan suatu departemen disebuah organisasi yang bertanggung jawab terhadap hal-hal yang berkaitan dengan hubungan dengan publik. Public Relations juga bertanggung jawab atas citra yang terbentuk oleh organisasi atau perusahaan yang dikelolanya. Sebab apa yang dilakukan oleh seorang Public Relations maka akan menimbulkan dampak bagi organisasinya tersebut. Seorang Public Relations harus pandai berinteraksi dengan orang banyak. Hal ini bertujuan Public Relations harus membangun networking yang luas sehingga akan mempermudah dalam melakukan segala aktivitas yang ingin dijalankan. Public Relations harus selalu berpegang teguh pada etika public relations. Sebab itu semua bisa menjadi acuan dalam setiap penampilan. Menurut Frank Jefkins, Public Relations didefinisikan sebagai "semua bentuk komunikasi yang terencana, baik itu kedalam maupun keluar, antara suatu organisasi dengan semua khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan-tujuan spesifik yang berlandaskan pada saling pengertian. 9 Praktisi Public Relations harus mampu mengambil hati publik internal maupun eksternal. Suatu perusahaan tidak akan sempurna jika didalamnya anggota perusahaan tersebut tidak mempunyai jiwa untuk berinteraksi yang tinggi. 9 Frank Jefkins, Public Relations : Edisi Kelima, Erlangga, Jakarta, Hlm 10.

8 19 Sebab, Public Relations adalah orang yang berhubungan langsung dengan publicnya. Seorang Public Relations juga sebagai penghubung atau menyembatani semua permasalahan yang terjadi di perusahaan. Oleh karena itu, orang yang berada di dalam naungan Public Relations adalah orang yang bisa menghandle setiap pekerjaan dan juga selalu mementingkan kepentingan perusahaan daripada pribadi jika Public Relations tersebut sedang berada dalam perusahaan Fungsi Public Relations Cutlip, Center, dan Broom merumuskan fungsi Public Relations adalah sebagai berikut : Menunjang aktivitas utama manajemen dalam mencapai tujuan bersama. 2. Membina hubungan yang harmonis antara badan atau organisasi dengan publiknya sebagai khalayak sasaran. 3. Mengidentifikasi hal yang menyangkut opini, persepsi, dan tanggapan masyarakat terhadap badan atau organisasi yang mewakilinya atas sebaliknya. 4. Melayani keinginan publiknya dan memberikan saran kepada pimpinan manajemen untuk tujuan dan manfaat bersama. 5. Menciptakan komunikasi dua arah secara timbal balik dan mengatur arus informasi, publikasi serta pesan dari badan atau organisasi ke publiknya atau terjadi sebaliknya demi tercapainya citra positif kedua belah pihak. 10 Cutlip, Center, dan Broom. Effecitve Public Relations. Edisi Kedelapan. Jakarta: Indeks, Hlm.189

9 20 Fungsi tersebut dapat menjadi acuan untuk seorang public relations untuk selalu sesuai dengan fungsi tersebut dalam setiap melakukan segala tindakan didalamnya. Fungsi tersebut dijalankan sesuai dengan kebutuhan dari seorang praktisi Public Relations tersebut. Program dan aktivitas Public Relations akan lebih optimal dan mencapai sasaran yang telah ditentukan, sehingga tercapainya pembentukan citra positif dan reputasi yang baik, tentunya harus ditunjang oleh fungsi dan struktur Public Relations dalam organisasi. 11 Public Relations mempunyai wewenang untuk memasukkan unsur tanggungjawab sosial, pemahaman publik dan komunikasi dua arah dalam seluruh kegiatan organisasi. Dengan demikian Public Relations akan memiliki peluang yang cukup besar dalam membentuk suatu hubungan jangka panjang dengan stakeholdernya. 12 Peran dan fungsi Public Relations belum ditempatkan dalam posisi strategis seperti terungkap dalam berbagai penelitian yang telah diurai diatas, perlu kiranya ada upaya-upaya untuk mereposisi peran dan fungsi strategis Public Relations dalam organisasi Peran Public Relations Didalam organisasi peran seorang Public Relations (PR) sangat dibutuhkan, guna untuk membangun, mengatur, memelihara atau mempertahankan citra dan reputasi dari suatu organisasi atau lembaga di mata khalayak luas serta berguna untuk mengatur lancarnya suatu komunikasi di dalam organisasi. 11 Bachtiar Aly, Teknik Hubungan Masyarakat. Jakarta. Universitas Terbuka Hlm 4 12 Sonny Sumarsono, Ekonomi Manajemen Sumber Daya Manusia dan Ketenagakerjaan. Yogyakarta. Graha Ilmu Hlm 5

10 21 Peranan seorang Public Relations dalam suatu organisasi dapat di bagi menjadi empat kategori, yakni 13 : a. Penasehat Ahli (Expert presciber) Seorang praktisi atau pakar Public Relations yang berpengalaman dan memiliki kemampuan tinggi dapat membantu mencarikan solusi dalam menyelesaikan masalah hubungan dengan publiknya (public relationship). Dengan adanya penasehat ahli maka seorang Public Relations dapat tahu bagaimana cara mengambil sebuah keputusan. b. Fasilitator Komunikasi (communication fasilitator) Praktisi Public Relations bertindak sebagai komunikator atau mediator untuk membantu pihak manajemen dalam hal mendengar apa yang diinginkan dan diharapkan oleh publiknya. Seorang Public Relations harus mampu menjadi media antara pihak manajemen dengan publiknya sehingga keduanya dapat saling menyampaikan informasi ataupun dapat saling bertukar pendapat. c. Fasilitator Proses Pemecahan Masalah (Problem selving process fasilitator). Praktisi Public Relations dalam memecahkan suatu permasalahan merupakan bagian dari tim manajemen,. Bertujuan untuk membantu pimpinan organisasi baik sebagai penasihat (advisor) hingga mengambil tindakan eksekusi (keputusan) dalam mengatasi persoalan atau krisis yang tengah dihadapi secara nasional dan profesional. 13 Ibid. Hlm 20

11 Tujuan Utama Public Relations Tujuan utama Public Relations adalah untuk memengaruhi perilaku orang secara individu ataupun kelompok saat saling berhubungan, melalui dialog dengan semua golongan, serta persepsi, sikap dan opininya terhadap suatu kesuksesan sebuah perusahaan. 14 Seorang Praktisi Public harus mampu berinteraksi dengan publik demi menjalin hubungan baik dan mengubah persepsi publik yang tadinya tidak benar menjadi benar. Untuk itulah Public Relations sangat berperan penting didalam suatu perusahaan. Seorang Praktisi Public Relations juga harus menciptakan, membina, dan memelihara sikap sehingga dapat mencerminkan suatu keprofesionalan dalam bekerja. Dan dapat menciptakan suasana yang nyaman bagi lembaga atau organisasi pada publik itu sendiri sehingga dapat menimbulkan feedback bagi keduanya. 2.3 Humas Pemerintahan Seorang humas harus mampu menjalin hubungan baik dengan pihak internal maupun eksternal. Untuk itulah, suatu pemerintahan harus mempunyai seorang humas untuk menyelesaikan persoalan. Praktisi Public Relations juga harus mampu mengembangkan kinerja pemerintahannya sehingga dapat menciptakan citra positif. 14 Toni Greener, Public Relations dan Pembentukam Citranya, Cetakan ketiga, 2002, Jakarta : Bumi Aksara, Hlm 46

12 23 Rosady Ruslan mengutip Dimock dan Koening dalam bukunya, pada umumnya tugas dan kewajiban pihak humas lembaga pemerintahan adalah sebagai berikut : 15 a. Berupaya memberikan penerangan atau informasi kepada masyarakat (public services), kebijaksaan, serta tujuan yang akan dicapai oleh pihak pemerintah dalam melaksanakan program kerja pembangunan tersebut. b. Mampu menanamkan keyakinan dan kepercayaan, serta mengajak masyarakat dalam partisipasinya untuk melaksanakan program pembangunan di berbagai bidang, seperti sosial, ekonomi, hukum, politik, serta menjaga stabilitas keamanan dan ketertiban nasional. c. Keterbukaan dan kejujuran dalam memberikan pelayanan serta pengabdian dari aparatur pemerintah bersangkutan perlu dijaga atau dipertahankan dalam melaksanakan tugas dan kewajibannya masing-masing secara konsisten secara profesional Fungsi Goverment Relations Fungsi pokok goverment relations pada dasarnya sebagai berikut : a. Mengamankan kebijaksanaan dan program kerja pemerintah yang diwakilinya b. Memberikan pelayanan, menyebarluaskan pesan-pesan dan informasi mengenai kebijaksanaam, hingga mampu mensosialisasikan program-program pembangunan, baik secara nasional maupun daerah kepada masyarakat. 15 Rosady Ruslan, Etika dan Kehumasan Konsepsi & Aplikasi. 2011, Jakarta : PT Raja Grafindo Persada, Hlm

13 24 c. Menjadi komunikator sekaligus mediator yang proaktif dalam upaya menjembatani kepentingan instansi pemerintah disatu pihak dan menampung aspirasi atau opini publik (masyarakt), serta memperhatikan keinginan-keinginan masyarakat dilain pihak. d. Berperan serta secara aktif dalam menciptakan iklim yang kondusif dan dinamis demi mengamankan stabilitas dan program pembangunan, baik dalam jangka panjang. 2.4 Public Relations dan Media Pengertian Media merupakan salah satu alat perantara penyampaian isi pesan dari suatu perusahaan kepada publiknya. Media dianggap paling efektif sebab masyarakat pasti menggunakan media untuk memenuhi kebutuhannya dalam mencari informasi atau berita. Media adalah saluran penghubung alat komunikasi. Media Public Relations adalah berbagai macam sarana penghubung yang dipergunakan seorang Public Relations (mewakili organisasi) dengan publiknya, yaitu publik internal maupun publik eksternal untuk membantu pencapaian tujuan. Alat-alat komunikasi yang dipergunakan dalam ha imi ada berbagai jenis. 16 Praktisi Public Relations menggunakan media sebagai alat penyampaian pesan kepada publik internal maupun publik eksternal. Oleh karena itu, peran media sangat penting untuk menyampaikan pesan. Dengan menggunakan media sebagai alat diharapkan perusahaan tersebut dapat dengan mudah menyampaikan pesan atau informasi sehingga dapat langsung memperoleh feedback dari publik. 16 Maria Assumpta Rumanti, Dasar-dasar Public Relations, 2002, Jakarta : PT Gramedia, Hlm 118

14 25 Media Public Relations juga bisa menjadi sarana promosi suatu perusahaan bahkan dalam meningkatkan pemasaran suatu produk atau jasa. Dan juga dapat meningkatkan kepercayaan publik sehingga dapat meningkatkan citra yang baik suatu perusahaan atau organisasi Macam-macam Media Media Public Relations selalu digunakan demi mejaga citra suatu perusahaan dimata publiknya. Untuk itulah seorang Praktisi Public Relations harus mampu menggunakan media komunikasi Public Relations. Secara garis besar media tersebut dapat dikelompokkan sebagai berikut : 17 a. Media cetak, yang termasuk didalam adalah house journal, surat kabar, majalah. b. Broadcasting media, termasuk didalamnya adalah radio, televisi. c. Spesial event, kegiatan-kegiatan khusus yang dilakukan suatu perusahaan. d. Media luar ruang, termasuk di dalamnya spanduk, papan reklame, poster. Media Public Relations itulah yang selalu digunakan untuk menyampaikan pesan atau suatu informasi yang berkaitan dengan perusahaan. Media tersebut sangat berperan penting sebagai arus komunikasi antara pihak manajemen dengan lingkungan internal maupun eksternal. 2.5 Website Praktisi Public Relations pada umumnya menggunakan media Public Relations yang berbentuk Elektronik Public Relations (E-PR). Seorang Praktisi Public Relations menggunakan salah satu E-PR adalah website. Website 17 Ibid, Hlm 118

15 26 merupakan salah satu alat penghubung antara semua orang yang menggunakan media online tersebut. Website merupakan fasilitas yang paling banyak digunakan dalam mengakses informasi yang paling banyak digunakan dalam mengakses informasi yang tersedia di internet. Website juga dijadikan media promosi yang cukup efektif. Dengan memiliki website, perusahaan dapat mempublikasikan produk atau layanan perusahaan tanpa batas tempat dan waktu. Komunikasi berjalan dengan efektif jika memiliki kriteria dalam efektifitas adalam sebagai berikut : 18 a. Penerima/pemakai : penerima pesan vs penerima yang dituju. Diharapkan yang menerima pesan merupakan penerima pesan yang dituju. Dengan adanya penerima pesan maka pesan yang akan disampaikan kepada si penerima akan sampai sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai. b. Isi : yang diterima/tersalur vs yang dimaksudkan. Maksudnya adalah isi yang diterima oleh penerima pesan adalah isi yang dimaksudkan pengirim pesan. Isi merupakan bagian terpenting dari suatu pesan untuk itulah isi yang ingin disampaikan kepada khalayak harus benar-benar sesuai dengan apa yang ingin disampaikan sehingga akan memperoleh feedback. c. Ketepatan waktu : sesuai jadwal vs menyimpang jadwal. Kondisi dan situasi penerimaan pesan diharapkan sesuai dengan situasi dan kondisi yang diharapkan pengirim pesan. Dalam penyampaian pesan harus memperhatikan waktu dalam pemberitaan tersebut jangan terlalu menunda ataupun 18 Andre Hardjana. Audit Komunikasi. Jakarta : PT Grasindo Hlm 24

16 27 menyimpang sesuai dengan informasi yang ingin disampaikan. d. Media : saluran yang digunakan vs saluran yang dimaksud. Pengertiannya adalah saluran atau media yang digunakan untuk menerima pesan sesuai dengan media yang diharapkan pengirim pesan. Media dalam menyampaikan isi pesan harus benar-benar di perhatikan agar apa yang ingin disampaikan tidak terhambat karena media yang tidak sesuai dengan kebutuhan. e. Format kemasan : struktur yang diterima vs yang dikirim. Maksudnya adalah apa yang diterima penerima pesan sesuai dengan format yang dikirim pengirim pesan. Website merupakan alat penyampaian pesan yang paling sering digunakan oleh perusahaan dalam menyampaikan isi pesan. Untuk itulah, website harus dapat menarik perhatian pembaca sehingga pesan yang ingin disampaikan dapat tertuju pada khalayak yang dituju. Proses dalam komunikasi merupakan interaksi antar manusia yang bertujuan untuk menumbuhkan suatu pengertian antara komunikator dengan komunikan. Jadi, komunikasi yang efektif terjadi bila antara komunikator dengan komunikan saling tercipta suatu pengertian yang sama tengtang pesan yang disampaikan tersebut. Model yang digunakan dalam penelitian ini adalah model komunikasi seperti yang dikemukakan oleh Andre Hardjana, dimana efektivitas komunikasi meliputi beberapa unsur, yaitu: penerima/pemakai, isi, ketepatan waktu, media, format, dan sumber Ibid. Hal 30

17 28 Saluran atau media yang digunakan dalam penelitian ini adalah website. Website adalah media yang sangat penting dalam memasarkan atau mempublikasikan produk dan layanan perusahaan. Sebuah website mencerminkan perusahaan yang diperkenalkan. Aswandi menyatakan ada beberapa syarat-syarat website efektif : Informasi Detail Dibandingkan dengan iklan dimedia lain, informasi yang disajikan pada website lebih detail dan tuntas dari produk dan jasa yang akan dipublikasikan. 2. Tampilan yang baik Pada saat mengunjungi, calon pelanggan akan menangkap image tentang perusahaan. Situs yang baik dengan isi menarik, desain, dan warna yang menarik pasti akan menarik calon pelanggan untuk menghubungi langsung. Peran copywriter disini sangat diperlukan untuk situs yang serius. 3. Isi yang selalu up-to-date Pengunjung akan selalu berhadapan dengan informasi terkini dari produk dan jasa, selama ini website selalu mengupdate informasi tersebut. Manfaat dari memiliki sebuah website atau situs internet diantaranya adalah : 1. Memperluas jangkauan promosi, dengan memiliki website maka pesan-pesan seperti program-program Pemprov DKI Jakarta yang ingin disampaikan akan lebih cepat sampai ke masyarakat, bahkan sampai ke mancanegara. Dengan luasnya promosi maka otomatis akan membentuk image positiv Pemprov 20 Ibid hal 33

18 29 DKI Jakarta. Website dapat lebih cepat mengenalkan program-program kepada masyarakat. Hal ini disebabkan masyarakat bisa menggali lebih dalam tentang sejarah, program-program dan detail informasi lainnya. 2. Media tanpa batas, internet adalah media informasi yang tanpa batas. Dengan memiliki website berarti sama saja memiliki karyawan yang mengkomunikasikan program-program Pemprov DKI Jakarta selama 24 jam sehari dan 7 hari seminggu. Artinya website akan memberikan kepada masyarakat selama 2 jam non stop. 3. Internet bisa diakses oleh seluruh lapisan masyarakat diseluruh dunia. 2.6 Efektivitas Komunikasi efektif harus direncanakan dengan memperhatikan situasi, watku, tempat, dan pendengarnya. Permasalahan yang sering dihadapi oleh perusahaan adalah bagaimana cara kita untuk mengumpulkan anggota perusahaan untuk diberi penjelasan tentang informasi yang ingin disampaikan. Kemajuan teknologi yang memaksa kita untuk berinteraksi dengan semua anggota untuk membangun networking yang luas. Komunikasi tatap muka dan juga dapat dilakukan melalui media massa lebih banyak digunakan mendapatkan informasi untuk itulah mempunya tingkat efektivitas yang tinggi. Efektivitas dari usaha kerjasama (antar individu) berhubungan dengan pelaksanaan yang dapat mencapai suatu tujuan dalam satu sistem dan hal itu ditentukan dengan suatu pandangan dapat memenuhi sistem itu sendiri. 21 Media dikatakan efektif jika media tersebut dapat mencapai tujuan yang diharapkan. 21 Chester Bernard, Kebijakan Kinerja Karyawan, Cambrigde Mass, Harvard University PresS, 1999, Hlm 28

19 30 Dapat dikatakan juga sudah tepat dalam penyampaian pesan dari sumber berita kepada penerima. Efektivitas adalah pemanfaatan sumber daya, sarana, dan prasarana dalam jumlah tertentu yang secara sadar ditetapkan sebelumnya untuk menghasilkan sejumlah barang atas jasa kegiatan yang dijalankan. Efektivitas menunjukkan keberhasilan dari segi tercapai tidaknya sasaran yang telah ditetapkan. Jika hasil kegiatan semakin mendekati sasaran, berarti makin tinggi efektifitasnya. 22 Media yang digunakan seorang Praktisi Public Relations harus selalu di perhatikan dalam penyampaian pesan kepada masyarakat, hal ini dilakukan untuk mengetahui apakah media tersebut sudah cukup mewakili apa yang dibutuhkan dan apabila masyarakat ingin mengeluarkan aspirasinya bisa menggunakan media tersebut sehingga perusahaan dapat mengetahui apa yang menjadi masalah masyarakat. Efek pesan adalah pengaruh yang ditimbulkan pesan komunikator dalam diri komunikannya. 23 Pesan yang disampaikan dari komunikator pasti mempunyai tujuan mengapa itu semua disampaikan kepada komunikan. Sebab komunikator ingin mengharapkan adanya feedback didalamnya. 2.7 Pemenuhan Kebutuhan Informasi Manusia sebagai makhluk sosial yang pastinya membutuhkan suatu informasi untuk menambah wawasan pemikirannya. Menurut Philip Kotler Kebutuhan adalah keadaan yang ditandai dengan perasaan kekurangan atau keinginan perwujudan tindakan tertentu. Dengan demikian kebutuhan merupakan perasaaan 22 Sondang P Pasaribu, Audit Manajemen. Jakarta. Bumi Aksara Hlm Deddy Mulyana, Pengantar Ilmu Komunikasi, Ghalia Indonesia Hlm 10

20 31 kekurangan di dalam diri organism, yang diperlukan guna memperbaiki kehidupan dan dirinya sendiri. 24 Suatu organisasi pasi memerlukan informasi guna memajukan organisasi tersebut sebab dengan adanya informasi maka perusahaan dapat melihat kekurangan atau kelebihan perusahaan. Informasi merupakan suatu proses yang memiliki arti bagi penerima dan dapat berupa fakta-fakta, nilai-nilai yang bermanfaat. Jadi, didalamnya terdapat suatu proses transformasi data suatu informasi. Informasi suatu menjadi hal penting yang terdapat dalam organisasi sehingga perlu bagi semua anggota organisasi untuk mengetahui informasi yang berhubungan dengan perusahaannya itu sendiri. Menurut R. Wayne Pace dan Don F. Faules, informasi adalah suatu istilah untuk merujuk kepada apa yang disebut pertunjukkan informasi dan sering digunakan untuk merujuk kepada nilai keberuntungan dan kerugian, evaluasi kinerja, dan pendapat pribadi yang dinyatakan dalam surat, memo, laporan teknis dan data. 25 Sedangkan menurut Ference (1970), informasi adalah setiap masukan bagi seseorang dalam suatu sistem komunikasi. 26 Dalam suatu organisasi, penyebaran informasi dapat dilakukan dengan tiga cara, yaitu secara serentak, berurutan, maupun kombinasi dari keduanya : 1. Secara Serentak. Penyebaran informasi dengan cara serentak dilakukan apabila semua anggota/pihak-pihak berkentingan menerima informasi dalam Waktu bersamaan. Teknik penyebaran informasi ini dipilih dengan 24 Philip Kotler, Manajemen Pemasaran, Jakarta : Salemba Empat Hlm R Wayne and Don F. Faules. Komunikasi Organisasi "Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan". Editor Deddy Mulyana. Bandung : PT Remaja Rosdakarya Hal Ference, T.P Organizational Communication System and the Decision Process. Management Science Hal 83

21 32 pertimbangan apakah informasi dapat didistribusikan secara bersamaan. Sejalan dengan berkembangnya media telekomunikasi, penyebaran informasi secara serentak menjadi lebih sederhana dan dapat dengan mudah dilakukan, misalnya melalui media televisi, radio, surat elektronik, intranet, sehingga proses menyebaran informasi menjadi lebih efektif dan efisien. 2. Secara Berurutan. Penyebaran informasi dengan cara berurutan dilakukan melalui beberapa pihak degan waktu yang tidak bersamaan, misalnya suatu informasi disampaikan oleh A kepada B dan kemudian disampaikan kembali kepada C, sehingga proses penyebaran informasi cara ini membutuhkan waktu yang berbeda dan dirasakan. Pawit M Yusup mendefinisikan kebutuhan informasi sebagai berikut : Kebutuhan informasi adalah fungsi dari keraguan ekstrinsik yang dihasilkan dari suatu perbedaan pengamatan dari kriteria ukuran kepastian seseorang mengenai obyek lingkungan yang penting, dan pernyataan terhadap suatu kriteria yang ingin dicapai. 27 Informasi yang beredar dikalangan individu tidak selamanya langsung diserap kepemikiran individu tersebut tentunya mereka memilih informasi yang memang mereka butuhkan dan dianggap bisa menambah wawasan mereka dalam memperoleh informasi. Suatu organisasi atau perusahaan sebelum memberikan informasi kepada khalayak tentunya mereka harus mengetahui apa saja informasi yang dibutuhkan sehingga nantinya informasi tersebut dapat menjadi acuan untuk mereka dalam mengambil keputusan. 27 Pawit M Yusup. Pedoman Praktis Mencari Informasi, Bandung : PT Remaja Rosdakarya, 1995, Hlm 53