PEDOMAN & TATA TERTIB DEWAN KOMISARIS

Transkripsi

1 PEDOMAN & TATA TERTIB DEWAN KOMISARIS (Board of Commissioners Manual) PT BANK MESTIKA DHARMA Tbk

2 Daftar Isi / Table of Contents I. Pendahuluan / Preamble... 1 II. Landasan Hukum dan Ketentuan / Underlying Provisions and Regulations... 2 III. Organisasi & Keanggotaan / Organization & Membership... 3 IV. Independensi / Independence... 5 V. Tugas & Wewenang / Duties & Authorities... 6 VI. Fungsi Presiden Komisaris / Role of President Commissioner... 9 VII. Etika Kerja / Code of Ethics VIII. Benturan Kepentingan & Transparansi / Conflict of Interest & Transparency IX. Rapat / Meeting X. Program Peningkatan Kompetensi & evaluasi Kinerja / Appropriate Competency Enhancement Program & Performance Evaluation XI. Penyesuaian & Perubahan / Amendment to Retain Adaptability XII. Ketidaksesuaian & Lampiran / Discrepancy & Attachment i

3 I. Pendahuluan Manual Dewan Komisaris ini berlandaskan pada berbagai regulasi / ketentuan yang disebutkan di bawah ini, merupakan salahsatu komitmen Dewan Komisaris dalam mengimplementasikan prinsip-prinsip GCG, digunakan untuk menjelaskan hubungan Komisaris dan Direksi serta anggota Manajemen lainnya dalam menjalankan tugas, agar tercipta pengelolaan secara professional, transparan, efektif dan efisien. Prinsip dasar hubungan Komisaris-Direksi yakni Komisaris bertindak sebagai pengawas terhadap pelaksanaan tugas dan tanggung jawab Dewan Direksi, memberikan nasihat kepada Direksi, dan melakukan evaluasi serta memutuskan permohonan atau usulan Direksi yang berkaitan dengan transaksi atau kegiatan usaha yang membutuhkan persetujuan Dewan Komisaris. I. Preamble This Board of Commissioners ( BoC ) Manual, in which developed from principles of below-mentioned regulations, serve as one of the BoC commitments in GCG implementation, is intended to elaborate the working relationships of the BoC and Directors as well as other members of the Bank Management in performing each duties and responsibilities to serve the purpose of creating professional, transparant, effective and effecient banking management. Fundamentally, BoC and BoD relationship pertain in supervisory functions, oversighting the executions of duties and responsibilities of Board of Directors ( BoD ), provides recommendations, evaluate the transactions or business activities that require BoC approval. 1

4 II. Landasan Hukum dan Ketentuan Anggaran Dasar Perseroan. Peraturan Otoritas Jasa Keuangan nomor 33/POJK.04/2014 tentang Direksi dan Dewan Komisaris Emiten atau Perusahaan Publik. II. Underlying Provisions and Regulations The Company Articles of Association. Indonesia Financial Services Authority Regulation Number 33/POJK.04/2014 regarding BoD and BoC of Issuers and Public Company. Peraturan Otoritas Jasa Keuangan nomor 21/POJK.04/2015 tentang Penerapan Pedoman Tata Kelola Perusahaan Terbuka dan Surat Edaran Otoritas Jasa Keuangan Nomor 32/SEOJK.04/2015 tentang Pedoman Tata Kelola Perusahaan Terbuka. Ketentuan Tata Kelola Bank perihal Penerapan dan Pelaksanaan GCG bagi Bank Umum : Peraturan Bank Indonesia Nomor 8/4/PBI/2006 tanggal 30 Januari 2006 beserta perubahannya nomor 8/14/PBI/2006 tanggal 5 Oktober 2006, dan Surat Edaran Bank Indonesia Nomor 15/15/DPNP tanggal 29 April Ketentuan Penerapan Manajemen Risiko bagi Bank Umum : Peraturan Bank Indonesia Nomor 5/8/PBI/2003 tanggal 19 Mei 2003 sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Bank Indonesia Nomor 11/25/PBI/2009 tanggal 1 Juli 2009 dan Surat Edaran Bank Indonesia Indonesia Financial Services Authority Regulation Number 21/POJK.04/2015 regarding Implementation of Governance Guideline for Public limited Company and Indonesia Financial Services Authority Circular Letter Number 32/SEOJK.04/2015 concerning Governance Guideline for Public limited Company. Regulations regarding Implementation of Good Corporate Governance of Commercial Bank : Bank Indonesia Regulation Number: 8/4/PBI/2006 dated 30 January 2006 Bank as amended by Bank Indonesia Regulation Number 8/14/PBI/2006 dated 5 October 2006, and Bank Indonesia Circular Letter Number 15/15/DPNP dated 29 April Regulations regarding Implementation of Risk Management : Bank Indonesia Regulation Number 5/8/PBI/2003 dated 19 May 2003 Bank as amended by Bank Indonesia Regulation Number 11/25/PBI/2009 dated 1 July 2009, and Bank Indonesia Circular Letter Number 2

5 Nomor 13/23/DPNP tanggal 25 Oktober 2011, dan Surat Edaran Bank Indonesia Nomor 11/16/DPNP tentang Penerapan Manajemen Risiko untuk Risiko Likuditas. POJK no 18/POJK.03/2016 tentang penerapan Manajemen risiko bagi Bank Umum. Ketentuan Penilaian Kemampuan dan Kepatutan (Fit& Proper Test): Peraturan Bank Indonesia Nomor 12/23/PBI/2010, POJK nomor 27/POJK.03/2016 SEOJK No.39/SEOJK.03/ /23/DPNP dated 25 October 2011, also Bank Indonesia Circular Letter Number 11/16/DPNP concerning Implementation of Liquidity Risk Management. Indonesia Financial Services Authority Regulation Number 18/POJK.03/2016 concerning Implementation of Risk Management in commercial banks. Regulations regarding Fit and Proper Test: Bank Indonesia Regulation Number 12/23/PBI/2010, POJK number 27/POJK.03/2016 SEOJK No.39/SEOJK.03/2016 Undang-undang Republik Indonesia nomor 40 tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas. Act of Republic of Indonesia number 40 year 2007 regarding Limited Liability Company. III. Organisasi & Keanggotaan 1) Dewan Komisaris terdiri dari Komisaris dan Komisaris Independen, dan paling kurang 50% (lima puluh persen) dari jumlah anggota Dewan Komisaris adalah Komisaris Independen. 2) Jumlah anggota Dewan Komisaris paling kurang 3 (tiga) orang dan paling banyak sama dengan jumlah anggota Direksi. 3) Paling kurang 1 (satu) orang anggota Dewan Komisaris wajib berdomisili di Indonesia. III. Organization & Membership 1) The BoC shall consist of Commissioners and Independent Commissioner(s), and at least 50% (fifty percent) of the number of BoC members shall be Independent Commissioners. 2) The BoC shall consist of at least 3 (three) members, and at the maximum shall be the same with the number of Board of Directors members. 3) At least 1 (one) member of the BoC must reside in Indonesia. 3

6 4) Dewan Komisaris dipimpin oleh Presiden Komisaris. 5) Masa Jabatan Dewan Komisaris ditentukan sesuai dengan Anggaran Dasar. 6) Setiap usulan penggantian dan / atau pengangkatan anggota Dewan Komisaris kepada Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) harus memperhatikan rekomendasi Komite Remunerasi dan Nominasi. 7) Dalam hal anggota Komite Remunerasi dan Nominasi memiliki benturan kepentingan dengan usulan yang direkomendasikan, maka usulan tersebut wajib diungkapkan. 8) Setiap anggota Dewan Komisaris harus memenuhi persyaratan sesuai dengan regulasi penilaian kemampuan dan kepatutan yang berlaku. 9) Jabatan Anggota Dewan Komisaris berakhir dengan sendirinya, apabila anggota Dewan Komisaris bersangkutan: Mengundurkan diri; atau Diberhentikan berdasarkan RUPS; atau Tidak lagi memenuhi persyaratan regulasi yang berlaku; atau Meninggal dunia. 10) Anggota Dewan Komisaris berhak mengundurkan diri dari jabatannya dengan memberitahukan secara tertulis 4) The BoC is chaired by a President Commissioner. 5) BoC s term of service shall be stipulated in the Company s Articles of Association. 6) Any proposal for replacement and / or appointment of BoC members to the General Assembly of Shareholders must observe the recommendation of the Nomination and Remuneration Committee. 7) If there is any basis for believing recommendation from a Nomination and Remuneration Committee member is not independent due to conflict of interest, the facts and circumstances should be disclosed. 8) Each member of BoC must eligible to the qualifications as regulated in prevailing Fit and Proper Test regulations. 9) Position as a member of BoC officially and automatically terminated, when the member of BoC: Resign; or Dismissed by virtue of resolution of General Assemby of Shareholders; or Incapable to meet the regulations requirements; or Deceased. 10) Any member of BoC may resign by submitting written resignation notice to the Bank Management 60 (sixty) days 4

7 kepada Bank paling lambat 60 (enam puluh) hari sebelum pengunduran dirinya, atau jangka waktu lebih singkat yang disetujui oleh Rapat Umum Pemegang Saham. Anggota Dewan Komisaris yang telah mengajukan pengunduran diri tersebut tidak dapat membuat keputusan yang secara hukum mengikat dan mempengaruhi kondisi keuangan Bank. prior to his / her effective resignation date, or earlier under aprrovement by General Assemby of Shareholders. Any member of BoC who has submitted written resignation notice is prohibited to make any decision which legally bind and affect Bank financial condition. IV. Independensi 1) Mantan anggota Direksi atau Pejabat Eksekutif Bank atau pihak-pihak yang mempunyai hubungan dengan Bank, yang dapat mempengaruhi kemampuannya untuk bertindak independen tidak dapat menjadi Komisaris Independen, sebelum menjalani masa tunggu (cooling off) selama 1 (satu) tahun. Ketentuan ini tidak berlaku untuk mantan Direksi atau pejabat eksekutif yang melakukan fungsi pengawasan. 2) Komisaris Independen Bank tidak diperbolehkan memiliki hubungan keuangan, kepengurusan, kepemilikan saham dan/atau hubungan keluarga dengan sesama anggota Dewan Komisaris lainnnya, anggota Direksi dan / atau Pemegang Saham Pengendali atau hubungan lain yang secara alamiah dapat mempengaruhi kemampuannya untuk bertindak independen. IV. Independence 1) Former BoD members or executive officers of the Bank or parties who have a relationship with the Bank, which may affect his / her abilities to act independently may not become an Independent Commissioners before going through a Cooling Off period of 1 (one) year. This provision shall not apply to former BoD members or executive officers of the Bank who perform supervisory functions. 2) Independent Commissioner shall has no financial, administrative, share-ownership and/or family relationship with other BoC members, BoD and/or controlling shareholders or other relationship of whatever nature, which may influence his/her ability to act independently. 5

8 3) Dewan Komisaris wajib melaksanakan tugas dan tanggungjawabnya secara independen. 4) Dalam melakukan pengawasan, Dewan Komisaris dilarang terlibat dalam pengambilan keputusan kegiatan operasional Bank kecuali: a. Penyediaan dana kepada pihak terkait sebagaimana diatur dalam ketentuan Bank Indonesia tentang Batas Maksimum Pemberian Kredit. b. Hal-hal yang ditetapkan dalam Anggaran Dasar Bank atau peraturan yang berlaku. 5) Pengambilan keputusan oleh Dewan Komisaris sebagaimana dimaksud di atas tidak meniadakan tanggung jawab Direksi atas pelaksanaan kepengurusan Bank. 6) Setiap Anggota Dewan Komisaris yang terlibat dalam kejahatan keuangan wajib mengajukan pengunduran diri sebagai Anggota Dewan Komisaris. 3) The BoC must perform its tasks and responsibilities in an independent manner. 4) For the appropriate control action, The BoC are prohibited from engaging in banking operational activities decisionmaking, except for: a. The provision of funds to related parties as provided in the Legal Lending Limit regulations. b. Other matters that are stipulated in the Bank Articles of Association or prevailing regulations. 5) The BoC business decisions and its adoptions as noted above shall not eliminate Directors responsibilities in managing Bank. 6) Member of the BoC who are involved in financial crimes is obliged to resign. V. Tugas & Wewenang Pada prinsipnya, Dewan Komisaris bertanggung jawab kepada pemegang saham dengan tugas meningkatkan kinerja Bank, melindungi kepentingan stakeholders, meningkatkan kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan serta nilai-nilai etika yang berlaku umum. V. Duties & Authorities Principally, The BoC responsible to shareholders by committed to generating sustainable performance, protecting stakeholders value, enhancing positive compliance culture by adhering to applicable laws, regulations and code of ethics. 6

9 1) Dewan Komisaris wajib memastikan 1) The BoC shall ensure the optimal terselenggaranya pelaksanaan Good Corporate Governance dalam setiap kegiatan usaha Bank pada seluruh tingkatan atau jenjang organisasi. implementation of Good Corporate Governance principles in all banking activities across organizational level and hierarchy. 2) Dewan Komisaris wajib melaksanakan 2) The BoC shall oversight Directors in pengawasan terhadap pelaksanaan performing duties and responsibilities, tugas dan tanggung jawab Direksi, monitor and evaluate the mengarahkan, memantau dan implementation of Bank business mengevaluasi pelaksanaan kebijakan strategis Bank serta memberikan nasihat kepada Direksi. Termasuk dalam hal ini adalah pengawasan dan evaluasi sesuai pedoman penerapan manajemen risiko, sistem pengendalian internal, kepatuhan dan rencana stratejik teknologi informasi, menelaah kebijakan dan prosedur manajemen strategies and provide views, advices and recommendations. The BoC shall oversight and evaluate to ensure a sound risk management as guided in risk management framework manual, internal control system, compliance and Information Technology Strategic Plan including its related policies, procedures and the implementation. risiko terkait penggunaan teknologi oleh Bank. 3) Dewan Komisaris wajib memastikan 3) The BoC shall ensure Directors have bahwa Direksi telah menindaklanjuti temuan audit dan rekomendasi dari Satuan Kerja Audit Intern Bank, auditor eksternal, hasil pengawasan Bank address and follow-up audit findings and recommendations of Internal Auditor, External Auditor, and / or Financial Authority. Indonesia / Otoritas Jasa Keuangan dan/atau hasil pengawasan otoritas lain. 4) Mengajukan calon akuntan publik 4) Propose the candidate of Independent kepada Rapat Umum Pemegang Saham. Certified Public Accounting Firm to be selected in General Assembly of Stockholders. 5) Dewan Komisaris wajib menyediakan 5) The BoC must allocate sufficient waktu yang cukup untuk melaksanakan tugas dan tanggungjawabnya secara optimal. working hours to ensure the optimal performance of duties and responsibilities. 7

10 6) Dalam menjalankan tugasnya, Dewan Komisaris berhak memperoleh informasi dan penjelasan yang memadai dari Direksi atau setiap anggota Direksi tentang segala hal yang diperlukan oleh Dewan Komisaris terkait pengelolaan Bank. 7) Dewan Komisaris wajib memberitahukan kepada Bank Indonesia / Otoritas Jasa Keuangan paling lambat 7 (tujuh) hari kerja sejak ditemukannnya: a) Pelanggaran peraturan perundangundangan di bidang keuangan dan perbankan. b) Keadaan atau perkiraan keadaan yang dapat membahayakan kelangsungan usaha Bank. 6) In executing the duties, BoC are entitled to gain adequate information and explanation from Directors or each member of BoD regarding all necessary matters of the Bank management. 7) The BoC shall notify Financial / Banking Authority at the latest 7 (seven) work days as of the finding of: a) Violation of financial and banking acts and regulations. b) Condition or presumed condition that may endanger the Bank sustainability. 8) Untuk mendukung efektifitas pelaksanaan tugas dan tanggungjawab, Dewan Komisaris wajib membentuk sekurangnya: Komite Audit Komite Pemantau Risiko Komite Remunerasi dan Nominasi 8) To support the effectiveness of duties and responsibilities, the BoC is required to set up at least: An Audit Committee A Risk Oversight Committee A Remuneration and Nomination Committee. 9) Dewan Komisaris wajib memastikan bahwa komite yang telah dibentuk memiliki pedoman dan tata tertib kerja serta menjalankan tugasnya secara efektif. 9) The BoC shall ensure the abovementioned committes owned a standard manual, and shall ensure the committees carry out their duties effectively. 8

11 10) Dewan Komisaris wajib melakukan evaluasi dan memutuskan permohonan atau usulan Direksi yang berkaitan dengan transaksi atau kegiatan usaha yang membutuhkan persetujuan Dewan Komisaris secara kolegial. 10) The BoC shall evaluate and approve the BoD request that relate to transaction or business activities that need an approval from BoC collegially. VI. Fungsi Presiden Komisaris 1) Presiden Komisaris bertindak selaku ketua Dewan Komisaris, dan bertindak mengkoordinasikan kegiatan Dewan Komisaris, undangan dan agenda rapat dan memastikan agar setiap anggota Dewan Komisaris dapat menyampaikan pendapatnya dengan didasarkan kepada informasi yang cukup. VI. Role of President Commissioner 1) Acts as a chairman of the BoC, with duties to run the BoC activites, setting meeting events and its agendas, and ensuring each members of BoC can express their objective judgements on basis of adequate and timely information. 2) Menerima kuasa dari Rapat Umum Pemegang Saham untuk mendistribusikan tantiem kepada anggota Dewan Komisaris. 2) Distributing tantiem to BoC members upon authority delegation from General Assemby of Shareholders. 3) menentukan keadaan mendesak dalam hal undangan rapat Dewan Komisaris dilakukan dalam waktu kurang dari 3 (tiga) hari. 3) Shall determine urgent condition to distribute invitation of BoC meeting to be held in less than 3 (three) days. 4) Dari waktu ke waktu, menerima laporanlaporan dari Komite-komite dibawah Dewan Komisaris. 4) Ensures adequate reports of committees are maintained to facilitate the BoC members carrying out oversight responsibilities. 9

12 VII. Etika Kerja 1) Memberikan dedikasi terbaik untuk pengembangan dan pengawasan Bank sesuai dengan prinsip-prinsip tata kelola yang baik. VII. Code of Ethics 1) Dedicated to promote growth and banking supervising in according to good corporate governance principles. 2) Anggota Dewan Komisaris wajib tunduk pada Kode Etik Bank dan peraturan perbankan lainnya yang berlaku, dan menghindari benturan atau potensi benturan kepentingan dalam menjalankan tugasnya. 2) BoC members are obliged to act in accordance with the Bank Code of Ethics standard and prevailing banking regulations, also to avoid any conflict or potential conflict of interest. 3) menjaga rahasia jabatan yang dijalankannya. 3) Maintain highest standard of professional secrecy. 4) Dewan Komisaris dilarang memanfaatkan Bank untuk kepentingan pribadi mereka masing-masing, keluarga, dan / atau pihak lain yang dapat merugikan atau mengurangi keuntungan Bank. 4) BoC members are prohibited to use authority and Bank s facilities to gain personal, relatives and / or other parties benefits, that may detriment or diminish the interest of Bank. 5) Anggota Dewan Komisaris dilarang mengambil dan / atau menerima keuntungan pribadi dari Bank selain remunerasi dan fasilitas lainnya yang ditetapkan dalam Rapat Umum Pemegang Saham. 5) BoC members are prohibited from taking and / or receiving any personal benefit from the Bank, other than facilities and remunerations stipulated on General Assembly of Shareholders. 6) Anggota Dewan Komisaris hanya dapat merangkap jabatan sebagai anggota Dewan Komisaris, Direksi, atau Pejabat Eksekutif pada 1 (satu) lembaga / 6) BoC members can only have concurrent position as a member of BoC, Directors or as Executive Officer in 1 (one) institution / a company of non-financial 10

13 perusahaan bukan lembaga keuangan, atau anggota Dewan Komisaris, Direksi, atau Pejabat Eksekutif yang melaksanakan fungsi pengawasan pada 1 (satu) perusahaan anak bukan Bank yang dikendalikan oleh Bank. institution, or a member of the BoC, Director, or executive officer performing the supervisory function in 1 (one) nonbank subsidiary controlled by the Bank. VIII. Benturan Kepentingan & Transparansi 1) Dalam hal terjadi benturan kepentingan, anggota Dewan Komisaris dilarang mengambil tindakan yang dapat merugikan atau mengurangi keuntungan Bank dan wajib mengungkapkan benturan kepentingan dimaksud dalam setiap keputusan. VIII. Conflict of Interest & Transparency 1) In the event of conflict of interest, BoC members are prohibited to take any action which may inflict loss or reduce Bank profit, and shall disclose the conflict in each decision made. 2) Pengungkapan benturan kepentingan dituangkan dalam risalah rapat, mencakup nama pihak yang memiliki benturan kepentingan, masalah pokok dan dasar pertimbangan pengambilan keputusan. 2) Event of conflict of interest shall be disclosed in minutes of meeting, including the party involved, the event details and judgements in decision making process. 3) Dewan Komisaris wajib untuk mengungkapkan dalam Laporan Pelaksanaan GCG: Remunerasi dan Fasilitas dari Bank. kepemilikan saham yang mencapai 5% (lima perseratus) atau lebih, baik pada Bank yang bersangkutan maupun pada bank dan perusahaan lain, yang berkedudukan di dalam 3) BoC members is obliged to disclose in the GCG Implementation Report as follows: Their remuneration and facilities provided by the Bank. Any share ownership of 5% (five percent) or more, in the relevant Bank or in the other banks and companies domiciled within and outside Indonesia. 11

14 dan di luar negeri. hubungan keuangan dan hubungan keluarga dengan anggota Dewan Komisaris lain, anggota Direksi dan/atau pemegang saham pengendali Bank. Jabatan mereka di perusahaan lainnya. Any financial and family relationship with other BoC members, BoD and/or the Bank s controlling shareholders. Their position in other company. IX. Rapat 1) Rapat Dewan Komisaris wajib diselenggarakan secara berkala paling kurang 1 (satu) kali dalam 2 (dua) bulan dan wajib dihadiri oleh seluruh anggota Dewan Komisaris secara fisik paling kurang 2 (dua) kali dalam setahun. IX. Meeting 1) The BoC meetings periodically at least once per 2 (two) months, and physically attended by all members at least twice in a year. 2) Rapat Dewan Komisaris dipimpin oleh Presiden Komisaris, atau dalam hal berhalangan, oleh komisaris lain yang ditunjuk dalam rapat tersebut. 2) The BoC meetings shall be chaired by President Commissioner or in the absence of President Commissioner, chaired by appointed member of the BoC in attendance. 3) Pengambilan keputusan dalam rapat Dewan Komisaris berdasarkan musyarah mufakat. Dalam hal tidak terjadi musyawarah mufakat, pengambilan keputusan berdasarkan suara terbanyak. 4) Segala keputusan secara sah dalam rapat Dewan Komisaris bersifat mengikat bagi seluruh anggota Dewan Komisaris. 3) Decision making of the BoC meetings is through consensus. In the event of agreement for decision cannot be reached through consensus, majority voting shall be used. 4) All BoC meeting resolutions shall be binding upon all members. 12

15 5) Perbedaan pendapat (dissenting opinions) yang tejadi dalam rapat Dewan Komisaris beserta alasan perbedaan pendapat tersebut wajib dicantumkan secara jelas dalam risalah rapat. 5) Dissenting opinions occurring in the BoC meetings and the underlying reasons of such dissenting opinions must be clearly stated in the minutes of meeting. 6) Hasil rapat Dewan Komisaris wajib dituangkan dalam risalah rapat, ditandatangani oleh seluruh anggota Dewan Komisaris yang mengikuti rapat, didistribusikan kepada masing-masing anggota Dewan Komisaris dan Coporate Secretary Bank, serta didokumentasikan dengan baik. 6) The BoC meeting resolutions shall be stated in minutes of meeting, signed by attendees, distributed to each members and Corporate Secretary, also properly documented. 7) Undangan rapat harus diupayakan disampaikan kepada peserta rapat minimal 5 (lima) hari kerja sebelum rapat dilaksanakan melalui atau telepon. 7) Meeting invitation shall be disseminated to all participants at a minimum 5 (five) working days before the commencement of the meeting via or telephone. 8) Materi rapat Dewan Komisaris harus diupayakan didistribusikan kepada peserta rapat minimal 5 (lima) hari sebelum rapat dilaksanakan melalui , atau hardcopy. 8) Materials of meeting shall be disseminated to all participants at a minimum 5 (five) days before the commencement of the meeting via or hardcopy. 9) Seorang anggota Dewan Komisaris hanya dapat diwakili oleh kuasanya dalam rapat Dewan Komisaris oleh anggota Dewan Komisaris yang lain berdasarkan surat kuasa. 9) A BoC member can only be represented by at a meeting by another BoC member on the basis of Power of Attorney letter. 13

16 10) Dalam hal anggota Dewan Komisaris tidak dapat menghadiri rapat secara fisik, maka dapat menghadiri rapat melalui media teknologi, seperti telepon konferensi, video konferensi, atau sistem komunikasi lainnya yang dapat membuat semua peserta rapat mendengar, berbicara dan berpartisipasi secara langsung. Rapat dengan cara demikian harus dianggap sebagai kehadiran langsung dari anggota Dewan Komisaris tersebut, dan keputusan yang diambil dalam rapat tersebut dibuat secara tertulis dan ditandatangani oleh Ketua Rapat dan anggota Dewan Komisaris lainnya, sebagai persetujuan hasil rapat dan keputusan. Hasil rapat dan keputusan dengan cara demikian memiliki kekuatan yang sama dengan rapat Dewan Komisaris yang dihadiri semua peserta secara fisik. 10) In the event that a BoC member is unable to attend the meeting physically, he/she may participate via technology media, such as telephone conference, video conference, or other means of communication which enable all the participants speak and listen / participate actively. The BoC meeting in such method is considered valid, with the written resolutions of the meeting signed by the Chair person, and by other members of BoC as participants, as approval on the result and the resolutions of the meeting. The BoC meeting result and resolutions in such method has the same valid authority with the BoC meetings attended physically. 11) Setiap anggota Dewan Komisaris yang mempunyai konflik kepentingan dengan Bank dalam suatu hal, harus menyatakan sifat kepentingannya tersebut dalam Rapat Dewan Komisaris dan tidak berhak untuk ikut dalam pengambilan suara mengenai hal tersebut, kecuali jika Rapat Dewan Komisaris menentukan lain. 11) Each BoC member who has conflict of interest contrary to the Bank best interest in whatever form, shall disclose the nature of his interest at the BoC Meeting, and such BoC member shall not be entitled to cast vote for the related matter, unless otherwise determined by the BoC Meeting. 14

17 X. Program Peningkatan Kompetensi & evaluasi Kinerja 1) Dewan Komisaris memastikan kompetensi, pengetahuan dan pemahaman perkembangan karakteristik & kompleksitas kegiatan perbankan senantiasa dimuktahirkan, melalui metode-metode sebagai berikut: Reguler yakni updating yang dilakukan sendiri mengenai perkembangan peraturan & regulasi, kondisi keuangan dan ekonomi serta isu lain yang relevan. Program Pengembangan, yakni mengikuti seminar, pelatihan, sertifikasi dan kegiatan lainnya yang sejenis. Program Penyegaran, yakni mengikuti kegiatan pelatihan dan seminar yang bersifat penyegaran pada berbagai penerapan dalam manajemen perbankan, seperti program penyegaran yang berlaku pada ketentuan penerapan manajemen risiko. 2) Evaluasi kinerja Dewan Komisaris dilakukan berdasarkan penilaian yang dilakukan sesuai dengan ketentuan Otoritas Jasa Keuangan / Bank Indonesia terkait Pelaksanaan dan Penilaian Good Corporate Governance (GCG). 3) Dewan Komisaris melakukan penilaian sendiri atas kinerja Dewan Komisaris X. Appropriate Competency Enhancement Program & Performance Evaluation 1) BOC has to ensure the updated competency, knowledge, and understanding on the growing characteristic and complexities of the banking activities by engaging in: Regular updating, i.e. actively selfupdating of regulatory inquiries, financial & economic conditions, and other relevant issues. Development Program, i.e. attending seminars, training, certification and other similar activities. Refreshment program, i.e. attending training and seminars for updating competencies, such as in risk management application. 2) Performance of BoC shall be evaluated in accordance to the Regulation of Indonesia Financial Service Authority on the implementation and assessment of Good Corporate Governance (GCG). 3) The BoC shall conduct self-assessment on the collegial performance of the BoC 15

18 secara kolegial minimal sekali dalam 1 (satu) tahun. 4) Hasil penilaian sendiri kinerja Dewan Komisaris wajib diungkapkan dalam Laporan Tahunan Bank. at a minimum once per year. 4) The performance result of selfassessment shall be disclosed in the Annual Report of the Bank. XI. Penyesuaian & Perubahan Mempertimbangkan kompleksnya regulasi fungsi tata kelola dan aktifitas Dewan Komisaris, maka Dewan Komisaris berwenang untuk melakukan penyesuaian dan perubahan terhadap manual ini jika diperlukan sepanjang tidak bertentangan dengan ketentuan ketentuan yang berlaku. XI. Amendment to Retain Adaptability Considering the complexity of Good Corporate Governance regulations and BoC activities, BoC reserves the right to amend this manual at any time on necessity, as far as not contradict with the prevailing regulations. XII. Ketidaksesuaian & Lampiran XII. Discrepancy & Attachment 1) Jika ada ketidaksesuaian, pertentangan atau kekurangan apapun di antara salah satu ketentuan dalam manual ini dengan Peraturan Otoritas Jasa Keuangan / Bank Indonesia, maka yang berlaku adalah Peraturan Otoritas Jasa Keuangan / Bank Indonesia. 2) Semua kegiatan Dewan Komisaris, baik berupa pedoman dan tata tertib, rapat, materi dan agenda rapat, notulen rapat, laporan dan hal lainnya, wajib diselenggarakan dan dibuat dalam bahasa Indonesia. Dalam hal adanya versi terjemahan ke bahasa Inggris untuk memenuhi kebutuhan stakeholders, maka versi bahasa Indonesia digunakan 1) In any events of discrepancy, dispute, or insufficiency between the content of this manual with other applicable regulations and provisions of Indonesia Financial Service Authority / Bank Indonesia, hence the applicable regulations and provisions of Indonesia Financial Service Authority / Bank Indonesia is applied. 2) Every BoC activities, such as manual, meeting events, meeting material and agendas, minutes, report and other matters, are obliged to be held and made in Indonesian language. In case of English version is made to fulfill the needs of stakeholders, the Indonesia language version shall prevail in the event of difference interpretation, 16

19 untuk menyelesaikan timbulnya perbedaan interpretasi, persepsi dan terjemahan. 3) Untuk hal-hal rinci lebih lanjut yang mengatur tentang pelaksanaan aktifitas kegiatan Dewan Komisaris, termasuk uraian pekerjaan masing-masing anggota, merujuk pada Lampiran dari Pedoman ini. perception and translation. 3) For further details and reference of the BoC activities, including job descriptions of each member, please refer to this Manual attachment. Pedoman dan Tata Tertib Dewan Komisaris ini berlaku efektif sejak tanggal ditetapkan. This comes into force as of the date of its enactment. Ditetapkan di: Medan Pada tanggal: 5 Desember 2016 Oleh : Dewan Komisaris PT Bank Mestika Dharma Tbk 17