Charter of the Board of Commissioners of PT Bank Danamon Indonesia Tbk. Pedoman Dan Tata Tertib Kerja Dewan Komisaris PT Bank Danamon Indonesia Tbk.

Transkripsi

1 Organisasi Pedoman Dan Tata Tertib Kerja Dewan Komisaris PT Bank Danamon Indonesia Tbk. Dokumen ini mengatur pedoman dan tata tertib kerja Dewan Komisaris ( BoC ) PT Bank Danamon Indonesia Tbk ( Bank ). Dewan Komisaris akan mereview dan mengkaji ulang Pedoman dan Tata Tertib Kerja ini minimal sekali dalam setahun. Jumlah anggota Dewan Komisaris minimal 3 (tiga) orang dan maksimal sama dengan jumlah anggota Direksi. Minimal 1 orang anggota Dewan Komisaris harus berdomisili di Indonesia. Dewan Komisaris diketuai oleh Komisaris Utama. Dewan Komisaris terdiri dari Komisaris dan Komisaris Independen, paling kurang 51% (lima puluh satu persen) dari anggota Dewan Komisaris adalah Komisaris Independen. Setiap pengajuan untuk menganti dan/atau menominasikan anggota Dewan Komisaris kepada Rapat Umum Pemegang Saham harus mempertimbangkan rekomendasi dari Komite Nominasi & Remunerasi. Setiap anggota Dewan Komisaris harus lulus Uji Kepatutan dan Kelayakan (fit and proper test) sesuai dengan peraturan Bank Indonesia tentang Uji Kepatutan dan Kelayakan. Mantan anggota Direksi atau Pejabat Eksekutif Bank atau pihak-pihak yang mempunyai hubungan dengan Bank, yang dapat mempengaruhi kemampuannya untuk bertindak independen tidak dapat menjadi Komisaris Independen pada Bank yang bersangkutan, sebelum menjalani masa tunggu (cooling off) selama 1 (satu) tahun. Namun demikian ketentuan ini tidak berlaku bagi mantan Direksi atau Pejabat Eksekutif yang melakukan fungsi pengawasan. Charter of the Board of Commissioners of PT Bank Danamon Indonesia Tbk. Organization This Charter governs the workings of the Board of Commissioners ( BoC ) of PT Bank Danamon Indonesia Tbk ( Bank ). The BoC shall review this charter at least annually. BoC members shall consist of at least 3 (three) people and at most shall be the same number with members of Board of Directors ( BoD ). At least 1 (one) BoC member must reside in Indonesia. The BoC is chaired by a President Commissioner. The BoC shall consist of Commissioners and Independent Commissioner(s) and at least 51% (fifty one percent) of the number of BoC members shall be Independent Commissioners. Any proposal for replacement and/or appointment of BoC members to the General Meeting of Shareholders must observe the recommendation of the Nomination and Remuneration Committee. Each BoC member must pass the Fit and Proper Test pursuant to Bank Indonesia regulation concerning Fit and Proper Test. Former BoD members or executive officers of the Bank or parties who have a relationship with the Bank, which may affect his/her abilities to act independently may not become an Independent Commissioner at the relevant Bank without going through a cooling off period of 1 (one) year. However, this rule shall not apply to former BoD members or executive officers of the Bank who perform supervisory functions. Charter: Board of Commissioners Page 1 of 7

2 Independensi Dewan Komisaris wajib melaksanakan tugas dan tanggung jawab secara independen. Yang dimaksud dengan Komisaris Independen adalah anggota Dewan Komisaris yang tidak memiliki hubungan keuangan, kepengurusan, kepemilikan saham dan/atau hubungan keluarga dengan sesama anggota Dewan Komisaris lainnnya, anggota Direksi dan/ atau Pemegang Saham Pengendali atau hubungan lain yang secara alamiah dapat mempengaruhi kemampuannya untuk bertindak independen; Yang dimaksud dengan Pihak Indenpenden adalah pihak luar Bank yang tidak memiliki hubungan keuangan, kepengurusan, kepemilikan saham dan/atau hubungan keluarga dengan anggota Dewan Komisaris, anggota Direksi dan/atau Pemegang Saham Pengendali atau hubungan lain yang secara alamiah dapat mempengaruhi kemampuannya untuk bertindak independen; Independence The BoC must perform its tasks and responsibilities in an independent manner. Independent Commissioner shall mean a member of BoC having no financial, administrative, share-ownership and/or family relationship with other BoC members, BoD and/or controlling shareholders or other relationship of whatever nature, which may influence his/her ability to act independently; Independent Party shall means parties outside of the Bank having no financial, administrative, share-ownership and/or family relationship with other BoC members, BoD and/or controlling shareholders or other relationship of whatever nature, which may influence his/her ability to act independently. Tugas dan Tanggung Jawab Dewan Komisaris wajib memastikan terselenggaranya pelaksanaan Good Corporate Governance dalam setiap kegiatan usaha Bank pada setiap tingkatan dan hierarki organisasi perusahaan. Dewan Komisaris wajib melaksanakan pengawasan terhadap pelaksanaan tugas dan tanggung jawab Direksi, serta memberikan saran/nasehat kepada Direksi. Dalam melakukan pengawasan, Dewan Komisaris wajib mengarahkan, memantau, dan mengevaluasi pelaksanaan kebijakan strategis Bank. Dewan Komisaris wajib melakukan pengawasan dan evaluasi Rencana Stratejik Duties & Responsibilities The BoC shall ensure the actual implementation of Good Corporate Governance ( GCG ) in all of the Bank s business activities across all levels and organizational hierarchies. The BoC shall oversee the performance of the BoD, including the way it dispenses its duties and responsibilities, and provide advice to the BOD. In its supervisory capacity, the BoC shall provide direction, monitor and assess the execution of the Bank s strategic policy. The BoC shall monitor and evaluate the Information Technology Strategic Plan, Charter: Board of Commissioners Page 2 of 7

3 Teknologi Informasi termasuk menelaah kebijakan-kebijakan dan prosedur manajemen risiko yang berkisar mengenai penggunaan informasi teknologi oleh Bank seperti yang diajukan oleh Direksi. Dewan Komisaris wajib melakukan kaji ulang dan menyetujui Visi & misi Bank secara periodic. Dalam melakukan pengawasan, Dewan Komisaris dilarang terlibat dalam pengambilan keputusan kegiatan operasional Bank, kecuali untuk: penyediaan dana kepada pihak terkait sebagaimana diatur dalam ketentuan perundangan yang berlaku hal-hal lain yang ditetapkan dalam Anggaran Dasar Bank atau peraturan perundangan yang berlaku. Pengambilan keputusan oleh Dewan Komisaris sebagaimana dimaksud di atas tidak meniadakan tanggung jawab Direksi atas pelaksanaan kepengurusan Bank. Dewan Komisaris harus mengalokasikan waktu yang cukup demi untuk melaksanakan tugas dan kewajibanya secara efektif Dewan Komisaris wajib memastikan bahwa Direksi telah menindaklanjuti temuan audit dan rekomendasi dari satuan kerja audit internal Bank, auditor eksternal, hasil pengawasan Bank Indonesia dan/atau hasil pengawasan otoritas lain. Dewan Komisaris wajib memberitahukan kepada Bank Indonesia paling lambat 7 (tujuh) hari kerja sejak ditemukannya: pelanggaran peraturan perundangundangan di bidang keuangan dan perbankan; dan keadaan atau perkiraan keadaan yang dapat membahayakan kelangsungan usaha Bank. including review of risk management policies and procedures surrounding the use of information technology by the Bank as proposed by the BoD. Board of Commissioner shall periodically review and approve Vision & Mission of the Bank. In its supervisory capacity, the BoC is prohibited from taking decisions pertaining to the Bank s operation; except for: the provision of funds to related parties as provided for in the prevailing regulations other matters stipulated in the Bank s Articles of Association or prevailing regulations. The adoption of decisions by the BOC as noted above shall not eliminate the BoD s responsibility of managing the Bank. The BoC must allocate adequate time to perform its tasks and responsibilities effectively. The BoC shall ensure that the BoD has followed up on audit findings and recommendation from the Bank s internal audit unit, external auditors, result from Bank Indonesia s and/or other authorities supervision. The BoC shall notify Bank Indonesia at the latest 7 (seven) work days from the finding of: a violation of a financial or banking regulation; and a condition or presumed condition that may endanger the continuation of the Bank s business. Dewan Komisaris diwajibkan mengikuti pelatihan-pelatihan dalam rangka The BoC must attend trainings to enhance their competencies and skills. Charter: Board of Commissioners Page 3 of 7

4 meningkatkan kompetensi dan keahlian. Tugas dan Tanggung Jawab Komisaris Utama Dapat menerima kuasa dari Rapat Umum Pemegang Saham untuk mendistribusikan tantiem kepada anggota Dewan Komisaris. Komisaris Utama menentukan keadaan mendesak dalam hal undangan rapat Dewan Komisaris dilakukan dalam waktu kurang dari 3 hari. Sebagai Ketua Rapat Dewan Komisaris menandatangani berita acara rapat. Komisaris Utama bertindak selaku ketua Dewan Komisaris. Duties & Responsibilities of President Commissioner Receive the authorization from the Shareholders Meeting to distribute tantiem to member of the Board of Commissioners. President Commissioner to determine urgent condition in the event of Board of Commissioner s meeting invitation has been sent out in less than 3 days. As chairman of the meeting, President Commissioner will sign the minute of meeting. President Commissioner will act as a chairman of the Board of Commissioners. Dari waktu ke waktu, Komisaris Utama menerima laporan-laporan dari Komite- Komite dibawah Dewan Komisaris. Mengundang anggota Dewan Komisaris untuk menghadiri rapat Dewan Komisaris. From time to time will receive report from the Committees under Board of Commissioners. Invite other commissioner/member of the Board of Commissioner to attend the Board of Commisisoners meeting. Keterbukaan Dewan Komisaris wajib untuk mengungkapkan dalam Laporan Pelaksanaan GCG: Remunerasi dan Fasilitas dari Bank. Disclosure The BOC members is obliged to disclose in the GCG Implementation Report: their remuneration and facilities provided by the Bank. kepemilikan saham baik pada Bank yang bersangkutan maupun pada bank dan perusahaan lain, yang berkedudukan di dalam dan di luar negeri. any share ownership in the relevant Bank or in the other banks and companies domiciled within and outside Indonesia. hubungan keuangan dan hubungan keluarga dengan anggota Dewan Komisaris lain, anggota Direksi dan/atau pemegang saham pengendali Bank Any financial and family relationship with other BoC members, BoD and/or the Bank s controlling shareholders. Charter: Board of Commissioners Page 4 of 7

5 Jabatan mereka di perusahaan lainnya. Their position in other company. Etika Kerja Dewan Komisaris wajib tunduk pada Kode Etik Bank dan peraturan perbankan lainnya yang berlaku. Mayoritas anggota Dewan Komisaris dilarang untuk saling memiliki hubungan keluarga sampai dengan derajat kedua dengan sesama anggota Dewan Komisaris dan/atau anggota Direksi. Anggota Dewan Komisaris hanya dapat merangkap jabatan sebagai anggota Dewan Komisaris, Direksi, atau Pejabat Eksekutif pada 1 (satu) lembaga/perusahaan bukan lembaga keuangan, atau anggota Dewan Komisaris, Direksi, atau Pejabat Eksekutif yang melaksanakan fungsi pengawasan pada 1 (satu) perusahaan anak bukan Bank yang dikendalikan oleh Bank. Dewan Komisaris dilarang memanfaatkan Bank untuk kepentingan pribadi mereka masing-masing, keluarga, dan/atau pihak lain yang dapat merugikan atau mengurangi keuntungan Bank. Anggota Dewan Komisaris dilarang mengambil dan/atau menerima keuntungan pribadi dari Bank selain remunerasi dan fasilitas lainnya yang ditetapkan dalam Rapat Umum Pemegang Saham. Pembentukan Komite-Komite Dalam rangka mendukung efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawabnya, Dewan Komisaris wajib membentuk paling kurang: Komite Audit; Komite Pemantau Risiko; Komite Remunerasi dan Nominasi; Komite Corporate Governance. Work Ethics Board of Commissioners is obliged to comply with Bank s Code of Ethic and prevailing banking regulations. The majority of BoC members are prohibited from having a family relationship up to the second level with their co-members within the BoC and/or with BoD members. BoC members can only assume concurrent positions as a BoC member, BoD, or Executive in 1 (one) non financial institution/company, or BoC member, BoD, or Executive that performs a supervisory role in 1 (one) non Bank subsidiary company controlled by the Bank. BoC members are prohibited from using the Bank for their own interests, the interests of their families and/or other parties that could harm or reduce the profit of the Bank. BoC members are prohibited from taking and/or receiving personal benefit from the Bank other than remuneration and other facilities determined by the General Meeting of Shareholders. Formation of Committees To support the effective performance of its duties and responsibilities, the BoC shall form at the minimum the following: an Audit Committee; a Risk Monitoring Committee; a Remuneration and Nomination Committee; Corporate Governance Committee. Charter: Board of Commissioners Page 5 of 7

6 Dewan Komisaris wajib memastikan bahwa komite yang telah dibentuk sebagaimana tersebut di atas menjalankan tugasnya secara efektif. Rapat Rapat Dewan Komisaris wajib diselenggarakan secara berkala paling kurang 4 (empat) kali dalam setahun. Dewan Komisaris harus menyelengga-rakan Rapat Dewan Komisaris yang dihadiri oleh seluruh anggota Dewan Komisaris minimal dua kali dalam satu tahun. Rapat Dewan Komisaris yang harus dihadiri secara fisik oleh semua anggota Dewan Komisaris tidak kurang dari dua kali setahun. Rapat Dewan Komisaris dipimpin oleh Komisaris Utama. Jika Komisaris Utama tidak hadir, maka salah satu anggota Dewan Komisaris yang hadir dalam rapat ditunjuk untuk memimpin rapat. Pengambilan keputusan Rapat Dewan Komisaris dilakukan berdasarkan musyawarah mufakat. Dalam hal tidak terjadi musyawarah mufakat, pengambilan keputusan dilakukan berdasarkan suara terbanyak. Segala keputusan Dewan Komisaris bersifat mengikat bagi seluruh anggota Dewan Komisaris. Perbedaan pendapat (dissenting opinions) yang terjadi dalam rapat Dewan Komisaris wajib dicantumkan secara jelas dalam risalah rapat beserta alasan perbedaan pendapat tersebut. Keputusan Rapat Dewan Komisaris wajib dituangkan dalam risalah rapat dan didokumentasikan secara baik. Risalah rapat disimpan dan didistribusikan kepada masing-masing anggota Dewan Komisaris dan Sekertaris Perusahaan. The BoC shall ensure that the committees formed above carry out their duties effectively. Meeting BoC meetings shall be convened periodically at least 4 (four) times per annum. BoC must have at least two meetings attended by all members in a year. BoC meetings must be physically attended by all members of the BoC no less than twice a year BoC meetings shall be chaired by the President Commissioner. In the absence of the President Commissioner, the meeting shall be chaired by an appointed member of the BoC in attendance. The adoption of the BoC meeting resolutions shall be done by consensus. In the event a consensus cannot be reached, the adoption of a resolution shall be done by majority vote. All BoC resolutions shall be binding upon all members. Dissenting opinions occurring in the BOC meetings must be clearly noted in the minutes of meeting accompanied by reasons underlying such dissenting opinions. The BoC meeting resolutions must be properly drawn up in the minutes of meeting. Each minutes of meeting will be kept and distributed to each BoC member and the Bank s Corporate Secretary. Charter: Board of Commissioners Page 6 of 7

7 Rapat Dewan Komisaris dinyatakan quorum jika dihadiri secara fisik atau melalui telekonferensi 2/3 (dua per tiga) dari jumlah anggota Dewan Komisaris Bahan rapat harus diupayakan untuk dibagikan kepada peserta rapat minimum 5 (lima ) kerja sebelum rapat dilakukan. Undangan Rapat disampaikan kepada peserta rapat minimum 5 (lima) hari kerja sebelumnya. Seorang anggota Dewan Komisaris hanya dapat diwakili oleh kuasanya dalam Rapat Dewan Komisaris oleh anggota Dewan Komisaris yang lain berdasarkan surat kuasa. Dalam hal anggota Dewan Komisaris tidak dapat menghadiri rapat secara fisik, maka dapat menghadiri rapat melalui teknologi telekonferensi. Setiap anggota Dewan Komisaris yang secara pribadi dengan cara apapun baik secara langsung maupun secara tidak langsung mempunyai kepentingan dalam suatu transaksi, kontrak atau kontrak yang diusulkan, dalam mana Perseroan menjadi salah satu pihaknya, harus menyatakan sifat kepentingannya tersebut dalam Rapat Dewan Komisaris dan tidak berhak untuk ikut dalam pengambilan suara mengenai hal-hal yang berhubungan dengan transaksi atau kontrak tersebut, kecuali jika Rapat Dewan Komisaris menentukan lain. Lain-lain Untuk hal-hal rinci lebih lanjut yang mengatur tentang syarat dan ketentuan Dewan Komisaris, merujuk pada Anggaran Dasar Bank. Pedoman Tata Kerja ini ditetapkan di Jakarta, dan akan berlaku efektif sejak tanggal ditandatanganinya. A BoC meeting is deemed to reach a quorum if attended physically or through teleconference 2/3 (two third) of BoC members. Meeting documents must be disseminated to meeting participants at a minimum of 5 (five) business days before the commencement of the meeting. Meeting invitation must be sent to meeting participants at a minimum of 5 (five) business days before the commencement of the meeting. A BoC member may only be represented at a BoC meeting by another BoC member by virtue of a power of attorney. In the event that BoC members are unable to attend a meeting, he/she may participate in the meeting via teleconference. Each BoC member who has personal interest in whatever form, either directly or indirectly, in any transaction, contract or proposed contract where the Company is one of the parties, shall confirm the nature of his interest at the BoC Meeting, and such BoC member shall not be entitled to cast vote for matters related to such transaction or contract, unless otherwise determined by the BoC Meeting. Other For further details of the term and reference of the BoC, refer to the Banks Article of Association. This Charter is stipulated in Jakarta and shall take effect at its signed date. Charter: Board of Commissioners Page 7 of 7