LAPORAN PROYEK PERUBAHAN

Transkripsi

1 LAPORAN PROYEK PERUBAHAN PENINGKATAN KUALITAS KEPUTUSAN KOMISI PEMILIHAN UMUM MELALUI MANAJEMEN PENYUSUNAN KEPUTUSAN DISUSUN OLEH: LIVIRTA ADHESIA NIP BADAN PEMERIKSA KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV ANGKATAN I TAHUN 2016

2 KATA PENGANTAR Dalam rangka pemenuhan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Angkatan I Tahun 2015 peserta diwajibkan untuk merancang dan melaksanakan proyek perubahan. Proyek perubahan yang menjadi tema adalah Peningkatan Kualitas Keputusan Komisi Pemilihan Umum melalui Sistem Informasi Penyusunan Keputusan. Ide proyek ini dipicu dari masih banyaknya Keputusan Komisi Pemilihan Umum yang tidak sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 yang menjadi dasar hukum pembentukan peraturan perundang-undangan tidak dijadikan acuan dalam penyusunan Keputusan sehingga masih banyak yang tidak sesuai. Proyek ini merupakan tahap awal dari pengembangan Sistem Informasi mengenai teknik penyusunan Keputusan. Besar harapan kami Sistem Informasi Penyusunan Keputusan ini akan terus ditetapkan seiring dengan tugas penyusunan Peraturan dan Keputusan sehingga akan bermanfaat untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi Biro Hukum khususnya Bagian Perundang-undangan dan Subbagian Penyusunan Peraturan dan Keputusan. Di masa yang akan dating diharapkan pengembangan berkelanjutan akan terus dilakukan sehingga Sistem Informasi Penyusunan Keputusan akan dapat memenuhi kebutuhan Sekretariat Jenderal Komisi Pemilihan Umum. Terima kasih yang sebesar-besarnya untuk semua pihak yang mendukung pelaksanaan proyek perubahan ini, yaitu 1. Kepala Biro Hukum yang telah memberikan arahan dan kewenangan bagi kami untuk membuat Sistem Informasi Penyusunan Keputusan. 2. Kepala Bagian Perundang-Undangan sebagai mentor yang telah memberikan arahan dan saran mengenai proyek perubahan ini, serta atas kesediaan waktunya untuk menjadi teman diskusi proyek perubahan. 3. Bapak Hairil Anwar selaku coach yang telah memberikan arahan, saran dan masukan dalam pengembangan proyek perubahan. 4. Pejabat dan Staf Bagian Perundang-Undangan Biro Hukum KPU selaku Tim Kerja Manajemen Penyusunan Keputusan yang telah banyak membantu dalam membuat desain SITUS dan menyusun petunjuk teknis serta template rancangan Keputusan. 5. Narasumber TI yang telah banyak membantu dalam merancang dan mengintegrasikan SITUS ke dalam website JDIH. 6. Rekan-rekan Biro Hukum yang telah banyak memberikan masukan dan dukungan. Peserta Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Angkatan I Tahun 2016 Livirta Adhesia - ii -

3 DAFTAR ISI KATA PENGANTAR... DAFTAR ISI... DAFTAR GAMBAR... DAFTAR TABEL... DAFTAR LAMPIRAN... ii iii iv vi vii BAB I PENDAHULUAN... 1 A. Latar Belakang... 1 B. Tujuan dan Manfaat Proyek Perubahan... 4 C. Ruang Lingkup Proyek Perubahan... 6 D. Standar/Kriteria Keberhasilan... 8 BAB II DESKRIPSI DAN ANALISIS PELAKSANAAN PROYEK A. Deskripsi Pelaksanaan Proyek B. Pelaksanaan Tahapan Kegiatan Tahap Persiapan Tahap dan Hasil Pelaksanaan C. Analisis Peran dan Pengaruh Stakeholder Stakeholder Internal Stakeholder Eksternal Analisis Peran dan Pengaruh Stakeholder Kendala Internal dan Eksternal Strategi Mengatasi Masalah Capaian Instrumen Monitoring yang Digunakan BAB III KESIMPULAN DAN SARAN LAMPIRAN - iii -

4 DAFTAR GAMBAR 1. Gambar 2.1. Menu Beranda pada SITUS Gambar 2.2. Rapat Perencanaan Proyek Perubahan Tanggal 29 Maret Gambar 2.3. Rapat Pembahasan Hasil Evaluasi Keputusan Tanggal 31 Maret Gambar 2.4. Rapat Pembentukan Tim Kerja Tanggal 29 April Gambar 2.5. Penyusunan Pedoman Teknis Penyusunan Keputusan Gambar 2.6. Rapat Pembahasan Pedoman Teknis Penyusunan Keputusan Gambar 2.7. Rapat Pembahasan Jenis Template Rancangan Keputusan Gambar 2.8. Pembuatan Template Rancangan Keputusan Gambar 2.9. Pembahasan SITUS dengan Narasumber TI dan Kasubag Informasi Peraturan Gambar Menu Beranda pada SITUS Gambar Menu Template Rancangan Keputusan pada SITUS Gambar Menu Contoh Keputusan pada SITUS Gambar Menu Ruang Konsultasi pada SITUS Gambar Menu Percakapan Online pada SITUS Gambar Menu Jawaban Konsultasi pada Halaman Administrator Gambar Pengunggahan Data ke dalam SITUS Gambar Pengunggahan Contoh Keputusan ke dalam SITUS Gambar Sosialisasi kepada KPU Provinsi Bali Gambar Sosialisasi kepada KPU Provinsi Jawa Barat Gambar Testimoni KPU Provinsi Jawa Barat Gambar Sosialisasi kepada KPU Kota Bandung Gambar Sosialisasi kepada KPU Provinsi Banten Gambar Testimoni KPU Provinsi Banten Gambar Sosialisasi kepada KPU Kabupaten Boalemo Gambar Sosialisasi kepada KPU Kabupaten Gorontalo iv -

5 26. Gambar Sosialisasi Tahap 1 kepada Pegawai Sekretariat Jenderal KPU Gambar Sosialisasi Tahap 2 kepada Pegawai Sekretariat Jenderal KPU Gambar Uji Coba/Simulasi Penggunaan SITUS Gambar Permintaan Respon/Feedback Gambar Struktur Organisasi Manajemen Penyusunan Keputusan Gambar Diskusi dengan Kepala Bagian Perundang- Undangan (Mentor) Gambar Diskusi dengan Kepala Biro Hukum (Stakeholder) Gambar Diskusi dengan Kepala Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum (Stakeholder) Gambar Koordinasi dengan Kasubag Informasi Peraturan (Stakeholder) Gambar Koordinasi dengan Kasubag Pengembangan Teknologi Informasi dan Program Aplikasi (Stakeholder) Gambar Koordinasi dengan Kasubag TU Pimpinan (Stakeholder) Gambar Koordinasi dengan Narasumber TI Gambar Grafik Hasil Analisa Kuesioner Gambar Testimoni Kasubag Monev Biro Perencanaan dan Data Gambar Testimoni Kasubag TU Logistik Gambar Testimoni Kasubag TU Umum Gambar Testimoni Kasubag Penyuluhan Peraturan Biro Hukum Gambar Testimoni dari Subbagian Inventarisasi BMN dan Pengadaan Gambar Testimoni Kasubag Informasi Hukum Biro Hukum Gambar Testimoni dari Kabag Hukum KPU Provinsi Jawa Barat Gambar Testimoni dari Kasubag Teknis KPU Provinsi Banten v -

6 DAFTAR TABEL 1. Tabel 2.1. Hasil Evaluasi Keputusan per Satker Tabel 2.2. Hasil Evaluasi Keputusan per Indikator Tabel 2.3. Tabel Hasil Analisa Kuesioner I Tabel 2.4. Tabel Hasil Analisa Kuesioner II vi -

7 DAFTAR LAMPIRAN A. LAMPIRAN I KEGIATAN PERENCANAAN 1. Lampiran I.A. Rapat Identifikasi Permasalahan dan Kebutuhan 2. Lampiran I.B. Rapat Pembahasan Evaluasi Keputusan 3. Lampiran I.C. Hasil Evaluasi Keputusan B. LAMPIRAN II PEMBENTUKAN TIM KERJA 1. Lampiran II.A. Rapat Pembentukan Tim Kerja 2. Lampiran II.B. Keputusan Pembentukan Tim Kerja C. LAMPIRAN III PENYUSUNAN PEDOMAN TEKNIS 1. Lampiran III.A. Rapat Pembahasan Pedoman Teknis 2. Lampiran III.B. Pengajuan Pedoman Teknis 3. Lampiran III.C. Pengajuan Rancangan PKPU Pedoman Penyusunan Peraturan Dan Keputusan D. LAMPIRAN IV PEMBUATAN TEMPLATE RANCANGAN KEPUTUSAN 1. Lampiran IV.A. Nota Dinas Pengajuan Template 2. Lampiran IV.B. Template Rancangan Keputusan KPU 3. Lampiran IV.C. Template Rancangan Keputusan KPU Provinsi 4. Lampiran IV.D. Template Rancangan Keputusan KPU Kabupaten/Kota 5. Lampiran IV.E. Template Rancangan Keputusan Sekretaris Jenderal KPU 6. Lampiran IV.F. Template Rancangan Keputusan Sekretaris KPU Provinsi 7. Lampiran IV.G. Template Rancangan Keputusan Sekretaris KPU Kabupaten/Kota E. LAMPIRAN V SOP PENYUSUNAN KEPUTUSAN (MATERI SITUS) F. LAMPIRAN VI KEGIATAN SOSIALISASI DAN PENYULUHAN 1. Lampiran VI.A. Materi Sosialisasi dan Penyuluhan 2. Lampiran VI.B. Sosialisasi ke KPU Provinsi Bali 3. Lampiran VI.C. Sosialisasi ke KPU Kota Bandung 4. Lampiran VI.D. Sosialisasi ke KPU Provinsi Banten 5. Lampiran VI.E. Sosialisasi ke KPU Kabupaten Boalemo dan KPU Kota Kendari 6. Lampiran VI.F. Sosialisasi ke Sekretariat Jenderal KPU Tahap I 7. Lampiran VI.G. Sosialisasi ke Sekretariat Jenderal KPU Tahap II G. LAMPIRAN VII KEGIATAN UJI COBA/SIMULASI - vii -

8 H. LAMPIRAN VIII KEGIATAN PERMINTAAN RESPON/FEEDBACK 1. Lampiran VIII.A. Kuesioner Pra Penyuluhan 2. Lampiran VIII.B. Kuesioner Pasca Penyuluhan 3. Lampiran VIII.C. Hasil Analisa Kuesioner I. LAMPIRAN IX CAPAIAN PROYEK PERUBAHAN 1. Lampiran IX.A. Nota Dinas dan Surat Edaran Petunjuk Penyusunan Keputusan 2. Lampiran IX.B. Testimoni Stakeholder 3. Lampiran IX.C. Surat Pernyataan Dukungan Stakeholder - viii -

9 - 1 - BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Berdasarkan Peraturan Komisi Pemilihan Umum Nomor 6 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal Komisi Pemilihan Umum, Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Provinsi, dan Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Komisi Pemilihan Umum Nomor 22 Tahun 2008, Biro Hukum mempunyai tugas menyiapkan penyusunan rancangan Peraturan KPU dan Keputusan KPU. Fungsi untuk melaksanakan tugas dimaksud dilaksanakan oleh Bagian Perundang-Undangan melalui Subbagian Penyusunan Peraturan dan Keputusan KPU. Keputusan merupakan produk hukum yang disusun/dibuat oleh Komisi Pemilihan Umum (KPU) dan Sekretaris KPU, yang mengikat bagi Komisi Pemilihan Umum (KPU), Komisi Pemilihan Umum Provinsi (KPU Provinsi) dan Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota (KPU Kabupaten/Kota) beserta sekretariatnya, serta stakeholder lain. Keputusan KPU terdiri dari: a. Keputusan KPU; b. Keputusan KPU Provinsi; c. Keputusan KPU Kabupaten/Kota. Keputusan Sekretaris KPU terdiri dari: a. Keputusan Sekretaris Jenderal KPU; b. Keputusan Sekretaris KPU Provinsi; c. Keputusan Sekretaris KPU Kabupaten/Kota. Dalam Pasal 97 Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-Undangan, disebutkan bahwa setiap teknik penyusunan dan/atau bentuk yang diatur dalam Undang-Undang ini berlaku secara mutatis mutandis bagi teknik penyusunan dan/atau bentuk Keputusan Kepala Lembaga. Berdasarkan ketentuan tersebut, teknik penyusunan Keputusan KPU, KPU Provinsi, dan KPU Kabupaten/Kota harus mengikuti ketentuan yang diatur dalam undang-undang tersebut. Dalam penyusunan Keputusan KPU dan Keputusan Sekretaris Jenderal KPU, Biro Hukum melalui Subbagian Penyusunan dan Keputusan KPU memiliki tugas untuk melakukan legal drafting (teknik penyusunan keputusan) dan melakukan harmonisasi terhadap rancangan keputusan yang diajukan oleh Biro-Biro terkait, sesuai dengan ketentuan sebagaimana diatur

10 - 2 - dalam Pasal 97 Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-Undangan. Sedangkan untuk Keputusan pada KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota, disusun oleh Bagian atau Subbagian Hukum pada KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota. Sedangkan Biro Hukum melalui Subbagian Penyusunan dan Keputusan KPU memiliki tugas untuk melakukan supervisi terhadap penyusunan Keputusan pada KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota. Proyek perubahan ini dilatarbelakangi dengan masih terdapatnya Keputusan KPU dan Keputusan Sekretaris KPU yang tidak sesuai dengan peraturan perundang-undangan baik dari segi format maupun substansi atau rumusan yang kurang jelas sehingga menimbulkan multitafsir. Berdasarkan hasil evaluasi yang dilakukan Subbagian Penyusunan Peraturan dan Keputusan KPU, persentase Keputusan KPU dan Keputusan Sekretaris KPU yang telah ditetapkan yang tidak sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yaitu 20%. Sedangkan untuk evaluasi Keputusan KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota, dilakukan terhadap Keputusan KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota tentang penetapan hasil Pemilihan Gubernur, Bupati dan Walikota tahun 2015, dengan persentase ketidaksesuaian yaitu rata-rata 40% pada Keputusan KPU Provinsi, dan 60% pada Keputusan KPU Kabupaten/Kota. Evaluasi dilakukan dengan membandingkan Keputusan yang telah ditetapkan dengan teknik penulisan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan, mulai dari format, teknik penulisan judul, konsideran menimbang, dasar hukum, diktum, batang tubuh, dan penutup, dengan data tercantum pada Lampiran II. Berdasarkan hasil identifikasi permasalahan terhadap masih terdapatnya Keputusan yang tidak sesuai dengan peraturan perundangundangan, terdapat beberapa faktor yang menjadi kendala dalam penyusunan Keputusan, antara lain: a. Sumber daya manusia: 1) terbatasnya pegawai pada KPU, KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota yang memiliki pengetahuan dan pemahaman dalam melakukan legal drafting berupa analisis legal, bahasa baku peraturan, format peraturan perundang-undangan, mekanisme/alur penyusunan Keputusan; 2) kurangnya pemahaman dan kesadaran pegawai pada KPU, KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota tentang pentingnya menyusun keputusan yang sesuai peraturan perundang-undangan untuk menciptakan kepastian hukum; 3) ketidakcermatan pegawai KPU, KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota dalam menyusun Keputusan;

11 - 3-4) jumlah staf pada Subbagian Penyusunan Peraturan dan Keputusan KPU tidak sebanding dengan banyaknya Keputusan yang harus dilakukan legal drafting dan untuk melakukan supervisi kepada KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota. b. Peraturan: 1) UU 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang- Undangan belum dijadikan pedoman dalam menyusun Keputusan karena tidak secara rinci mengatur tentang teknik penyusunan Keputusan; 2) Peraturan KPU Nomor 17 tahun 2015 tentang Tata Naskah Dinas belum mengatur secara rinci tentang teknik penyusunan Keputusan; 3) belum ada peraturan atau pedoman yang dibuat/dikeluarkan oleh KPU yang mengatur secara jelas dan rinci tentang penyusunan Keputusan. c. Prosedur: 1) prosedur SOP penyusunan Keputusan KPU tidak berjalan karena belum disosialisasikan; 2) belum adanya SOP penyusunan Keputusan pada Bagian atau Subbagian KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota, sehingga tidak memahami mekanisme/alur penyusunan Keputusan. d. Lain-Lain: 1) kurangnya anggaran untuk melakukan sosialisasi dan penyuluhan pembuatan dan penyusunan Keputusan KPU kepada seluruh KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota; 2) desain/template rancangan Keputusan yang telah dibuat oleh Biro Hukum belum mencakup setiap jenis Keputusan; 3) terbatasnya waktu yang tersedia bagi Biro Hukum untuk melakukan legal drafting Keputusan KPU. Keputusan yang dikeluarkan oleh KPU, KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota terutama yang terkait dengan penetapan Pasangan Calon dan hasil Pemilihan Umum berpotensi menjadi objek gugatan pada lembaga peradilan seperti Peradilan Tata Usaha Negara dan Mahkamah Konstitusi, untuk itu sangat penting menyusun Keputusan yang sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan untuk menciptakan kepastian hukum demi terselenggaranya Pemilihan Umum yang berkualitas. Untuk mengatasi permasalahan-permasalahan tersebut diatas, maka dalam proyek perubahan ini akan dilakukan upaya manajemen penyusunan keputusan yang dapat dimanfaatkan dalam pelaksanaan tugas dan fungsi Biro Hukum pada Sekretariat Jenderal KPU, Bagian dan Subbagian Hukum pada KPU Provinsi dan Subbagian Hukum pada KPU Kabupaten/Kota. Manajemen penyusunan keputusan tersebut dilaksanakan dalam bentuk

12 - 4 - pembuatan pedoman teknis, desain/template rancangan Keputusan, informasi dan sosialisasi SOP dan ruang konsultasi online yang akan ditampilkan dan diinformasikan melalui fitur sistem informasi yang terintegrasi pada website JDIH KPU, yaitu Sistem Informasi Penyusunan Keputusan (SITUS). B. Tujuan dan Manfaat Proyek Perubahan 1. Tujuan proyek perubahan ini terbagi menjadi 3 (tiga) tahapan, yaitu: a. Tujuan Jangka Pendek yaitu tujuan yang direncanakan akan dicapai dalam jangka waktu 65 (enam puluh lima) hari terdiri dari: 1) Peningkatan kemudahan akses informasi penyusunan Keputusan dengan tersedianya Sistem Informasi Penyusunan Keputusan (SITUS). 2) Peningkatan kemudahan dan ketepatan pembuatan rancangan Keputusan dengan tersedianya pedoman penyusunan Keputusan berupa rancangan Keputusan Sekretaris Jenderal KPU tentang Petunjuk Teknis Penyusunan Keputusan di Lingkungan KPU. 3) Peningkatan kemudahan, kecepatan dan ketepatan dengan tersedianya template rancangan setiap jenis Keputusan KPU dan Keputusan Sekretaris KPU. 4) Peningkatan pemahaman mengenai alur penyusunan Keputusan dengan tersedianya SOP Penyusunan Keputusan KPU dan Keputusan Sekretaris Jenderal KPU. 5) Peningkatan pengetahuan dan pemahaman mengenai teknik penyusunan keputusan pada unit kerja yang telah dilakukan sosialisasi. b. Tujuan Jangka Menengah yaitu tujuan yang direncanakan akan dicapai dalam kurun waktu satu tahun, terdiri dari: 1) Penetapan Peraturan KPU tentang Pedoman Penyusunan Peraturan dan Keputusan KPU. 2) Penetapan Keputusan Sekretaris Jenderal KPU tentang Petunjuk Teknis Penyusunan Keputusan di Lingkungan KPU. 3) Peningkatan pengetahuan dan pemahaman mengenai teknik penyusunan keputusan pada unit kerja yang dilakukan sosialisasi pada tahap menengah. 4) Pemanfaatan Sistem Informasi Penyusunan Keputusan (SITUS) di lingkungan KPU dalam penyusunan Keputusan. 5) Peningkatan kemudahan berkomunikasi melalui pemanfaatan ruang konsultasi online secara luas yang dapat

13 - 5 - menjangkau seluruh KPU Provinsi dan sampai dengan tingkat KPU Kabupaten/Kota. 6) Peningkatan pemahaman dengan tersedianya FAQ (Frequently Ask Question) tentang teknik penyusunan Keputusan pada ruang konsultasi online dalam SITUS. c. Tujuan Jangka Panjang yaitu tujuan yang direncanakan akan dicapai dalam kurun waktu yang lama antara 1 (satu) sampai dengan 2 (dua) tahun terdiri dari: 1) Penerapan pedoman teknis penyusunan keputusan dalam menyusun rancangan keputusan di lingkungan KPU, KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota. 2) Keseragaman format dan penurunan tingkat kesalahan format Keputusan KPU, KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota. 3) Peningkatan pengetahuan dan pemahaman mengenai teknik penyusunan Keputusan yang sesuai dengan peraturan perundang-undangan di lingkungan KPU, KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota. 4) Peningkatan kompetensi pegawai di lingkungan KPU terkait dengan teknik penyusunan Keputusan (legal drafting). 5) Peningkatan kualitas Keputusan KPU, KPU Povinsi dan KPU/KIP Kabupaten/Kota sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. 2. Manfaat Proyek Perubahan Manfaat yang paling cepat dapat dirasakan dengan adanya proyek ini adalah adanya kejelasan prosedur dan mekanisme dalam menyusun keputusan bagi unit kerja yang mengajukan rancangan keputusan dan bagi unit kerja yang menyusun (legal drafting) keputusan. Selama ini unit kerja yang mengajukan rancangan awal keputusan masih menggunakan rancangan lama yang terkadang tidak sesuai dengan ketentuan karena tidak adanya pedoman/acuan dan kurangnya informasi tentang penyusunan keputusan. Sedangkan untuk pegawai pada unit kerja yang melakukan legal drafting Keputusan akan mendapatkan kejelasan mengenai prosedur penyusunan Keputusan yang sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Manfaat berikutnya yaitu proses pembuatan rancangan keputusan dan proses legal drafting keputusan lebih cepat, lebih mudah dan lebih tepat. Dengan adanya SITUS (Sistem Informasi Penyusunan Keputusan) para pegawai pada saat membuat rancangan keputusan dapat memanfaatkan template dan menggunakan pedoman teknis

14 - 6 - yang tersedia sebagai panduan dan acuan dalam menyusun keputusan sehingga dapat dengan cepat, mudah dan tepat merancang keputusan. Manfaat selanjutnya yaitu dengan adanya pedoman teknis dan template kemungkinan kesalahan format keputusan lebih kecil, selain itu para pegawai dapat memanfaatkan ruang konsultasi melalui chatting sehingga bisa bertanya atau berkonsultasi mengenai substansi atau materi keputusan. Melalui pemberian informasi yang dapat diakses secara mudah dan berulang-ulang dapat memberikan manfaat berupa peningkatan pengetahuan dan pemahaman para pegawai di seluruh lingkungan KPU mengenai teknik penyusunan keputusan. Peningkatan pengetahuan dan pemahaman ini akan membawa pengaruh/efek terhadap peningkatan kompetensi para pegawai apabila pemberian informasi/sosialisasi/bimbingan teknis/penyuluhan tentang teknik penyusunan keputusan dilakukan secara berulang-ulang dan efektif. Dengan adanya manajemen penyusunan keputusan pada SITUS yang memberikan informasi mengenai teknik penyusunan keputusan yang sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan diharapkan dapat meningkatkan kualitas keputusan KPU baik dari segi bentuk, format, teknik penulisan, dan kejelasan rumusan demi menciptakan kepastian hukum. C. Ruang Lingkup Proyek Perubahan Ruang lingkup proyek perubahan ini meliputi: 1. Identifikasi permasalahan dan kebutuhan melalui evaluasi Keputusan. Merupakan kegiatan pengkajian permasalahan dalam penyusunan Keputusan melalui rapat pembahasan, komunikasi secara personal, serta evaluasi terhadap Keputusan KPU, KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota yang telah ditetapkan pada tahun Pembuatan pedoman teknis penyusunan Keputusan Merupakan kegiatan pengumpulan dan pengkajian bahan serta penyusunan pedoman teknis berupa rancangan Keputusan Sekretaris Jenderal tentang Petunjuk Teknis Penyusunan Keputusan di Lingkungan Komisi Pemilihan Umum. Dalam pedoman ini akan diatur mengenai alur penyusunan Keputusan, teknik penulisan, bentuk dan format keputusan, dan contoh-contoh penulisan keputusan. Kegiatan dilaksanakan dalam bentuk rapat pembahasan dan penyusunan pedoman. Selanjutnya apabila rancangan pedoman teknis sudah

15 - 7 - disusun, kemudian diajukan kepada Kepala Biro Hukum untuk mendapatkan koreksi, selanjutnya Kepala Biro Hukum mengajukan rancangan tersebut kepada Sekretaris Jenderal melalui nota dinas. 3. Pembuatan template setiap jenis Keputusan Merupakan kegiatan pembuatan template rancangan Keputusan yang terdiri dari template Keputusan KPU, KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota, serta template Keputusan Sekretaris Jenderal KPU, Sekretaris KPU Provinsi dan Sekretaris KPU Kabupaten/Kota. Kemudian template rancangan Keputusan dimaksud diajukan kepada Kepala Biro Hukum untuk mohon persetujuan agar dapat diinformasikan melalui SITUS. 4. Perancangan SITUS dan pengintegrasian SITUS Merupakan kegiatan perencanaan, perancangan grand design dan pengintegrasian fitur SITUS pada website Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum (JDIH) KPU pada laman Kegiatan ini dilakukan dengan melakukan koordinasi dan konsultasi antara Tim proyek perubahan dengan Narasumber Teknologi Informasi (TI) Biro Hukum KPU. Perancangan desain dilakukan dengan merancang menumenu yang akan dimasukkan ke dalam SITUS dan merancang desain/tampilan SITUS agar menarik para pembaca untuk mengakses SITUS. Selanjutnya Narasumber TI melakukan proses pengintegrasian SITUS pada website JDIH KPU. 5. Pengunggahan data ke dalam SITUS Merupakan kegiatan pengunggahan (uploading) data-data yang akan ditampilkan/ditayangkan pada SITUS. Data-data ini berupa petunjuk teknis penyusunan Keputusan, template rancangan Keputusan dan SOP Penyusunan Keputusan serta contoh-contoh Keputusan. 6. Melakukan sosialisasi SITUS dan penyuluhan pedoman teknis Pada tahapan ini kegiatan yang dilakukan adalah memperkenalkan proyek perubahan kepada customers agar mengetahui keberadaan fitur SITUS pada website JDIH KPU dan mengetahui bagaimana cara mengakses fitur ini dan memanfaatkannya sehingga tujuan proyek perubahan ini dapat tercapai. Penyuluhan dilakukan kepada customers dengan menjelaskan materi yang diatur dalam petunjuk teknis mengenai bagaimana menyusun rancangan keputusan yang sesuai dengan peraturan perundang-undangan. 7. Uji coba/simulasi penggunaan SITUS Pada kegiatan ini dilakukan uji coba penggunaan SITUS serta simulasi penyusunan Keputusan melalui penggunaan/pemanfaatan fitur SITUS. Kegiatan ini ditujukan untuk mengetahui apakah fitur SITUS ini dapat

16 - 8 - berjalan baik dan untuk mendapatkan masukan dan saran dari berbagai pihak untuk perbaikan dan pengembangan sistem informasi ini. 8. Permintaan respon atau feedback dan evaluasi Merupakan kegiatan akhir berupa meminta pendapat dan masukan dari customers terkait fitur SITUS dan materi pedoman teknis sehingga kemudian dapat dilakukan perbaikan-perbaikan agar menjadi lebih sempurna dan dapat lebih bermanfaat bagi customers. Kegiatan ini juga bertujuan untuk mengetahui tingkat pemahaman para customer yang telah diberikan penyuluhan. Kegiatan ini dilakukan melalui penyebaran kuesioner kepada pihak-pihak yang telah mendapatkan sosialisasi SITUS dan penyuluhan pedoman teknis serta permintaan testimoni dari pihak-pihak tersebut. D. Standar/Kriteria Keberhasilan Kriteria keberhasilan proyek perubahan ini dibagi menjadi 3 tahap, yaitu keberhasilan jangka pendek, kriteria keberhasilan jangka menengah, dan kriteria keberhasilan jangka panjang, yang meliputi: 1. Kriteria keberhasilan jangka pendek meliputi: a. telah terbentuknya fitur SITUS pada website JDIH KPU; b. telah tersedianya pedoman penyusunan Keputusan berupa rancangan Keputusan Sekretaris Jenderal KPU tentang Petunjuk Teknis Penyusunan Keputusan KPU dan Keputusan Sekretaris KPU dan pengunggahan pedoman tersebut pada SITUS; c. tersedianya template rancangan Keputusan yang telah diunggah pada SITUS; d. tersedianya SOP Penyusunan Keputusan KPU dan Keputusan Sekretaris Jenderal KPU yang telah diunggah pada SITUS; e. tersedianya ruang konsultasi online pada SITUS; f. pegawai Sekretariat Jenderal KPU, KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota yang telah mendapatkan sosialisasi SITUS, telah memahami apa itu fitur SITUS serta merasakan peningkatan layanan di bidang hukum yaitu kemudahan akses informasi mengenai teknik penyusunan Keputusan, sehingga mendapatkan kemudahan, kecepatan dan ketepatan ketika menyusun rancangan Keputusan, serta dapat meningkatkan pengetahuan dan pemahaman tentang teknik penyusunan Keputusan. Untuk pengukuran tingkat keberhasilan ini yaitu apabila para pegawai di lingkungan KPU telah merasakan manfaat atas sistem informasi dan pedoman teknis ini serta terjadi peningkatan pemahaman

17 - 9 - teknik penyusunan Keputusan. Adapun cara pengukurannya berupa survei customer atau testimoni. 2. Kriteria keberhasilan jangka menengah berupa: a. Adanya kejelasan prosedur dan mekanisme penyusunan Keputusan melalui penetapan Keputusan Sekretaris Jenderal KPU tentang petunjuk teknis penyusunan Keputusan KPU, sehingga para pegawai di lingkungan KPU, KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota dapat menyusun Keputusan dengan tepat sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan, dengan demikian tingkat kesalahan format keputusan lebih kecil; b. untuk para pegawai di lingkungan KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota yang telah mendapatkan sosialisasi/penyuluhan pada tahap jangka menengah dapat memanfaatkan fitur SITUS untuk meningkatkan kinerjanya dalam merancang Keputusan, dan untuk Biro Hukum, Bagian Hukum dan Subbagian Hukum pada KPU, KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota dapat menggunakan proyek perubahan ini sebagai pedoman dalam melakukan legal drafting Keputusan yang tepat sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Untuk mengukur tingkat keberhasilan ini adalah pemanfaatan fitur SITUS secara luas pada KPU, KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota melalui data pengakses SITUS, serta survei kepuasan konsumen atau testimoni. 3. Kriteria keberhasilan jangka panjang berupa: a. melalui peningkatan pengetahuan dan pemahaman para pegawai tentang teknik penyusunan Keputusan dapat membawa dampak positif terhadap peningkatan kompetensi pegawai terkait dengan penyusunan (legal drafting) Keputusan; b. peningkatan kualitas Keputusan KPU dan Keputusan Sekretaris KPU yang sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan mulai dari jenis, bentuk dan format sampai dengan teknik penulisan. Untuk mengukur tingkat keberhasilannya adalah berdasarkan hasil evaluasi terhadap kesesuaian Keputusan KPU dan Keputusan Sekretaris KPU yang telah ditetapkan dengan teknik penulisan Keputusan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Evaluasinya dilakukan dengan membandingkan Keputusan yang telah ditetapkan dengan teknik penulisan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan, serta membandingkannya dengan hasil evaluasi Keputusan sebelum dibuatnya proyek perubahan.

18 BAB II DESKRIPSI DAN ANALISIS PELAKSANAAN PROYEK A. Deskripsi Pelaksanaan Proyek 1. Kondisi Umum Selama ini KPU belum pernah mengeluarkan pedoman teknis tentang penyusunan keputusan yang dapat dijadikan acuan dalam menyusun Keputusan. Informasi yang disampaikan terkait dengan penyusunan Keputusan sebatas pada penyuluhan atau bimibingan teknik kepada KPU Provinsi melalui acara rapat koordinasi. Hal ini kurang efektif apabila pegawai pada KPU Provinsi yang telah mendapatkan penyuluhan tidak dapat menyampaikan materi hasil penyuluhan kepada unit kerjanya dan kepada unit kerja pada tingkat dibawahnya yaitu KPU Kabupaten/Kota. Penyuluhan tentang teknik penyusunan Keputusan juga belum pernah dilakukan kepada Biro-Biro di lingkungan Sekretariat Jenderal KPU, sehingga rancangan Keputusan yang diajukan tidak sesuai karena masih menggunakan format lama yang tidak sesuai ketentuan peraturan perundangundangan. Meskipun SOP penyusunan Keputusan KPU sudah dibuat, namun belum disosialisasikan sehingga pengajuan rancangan Keputusan tidak sesuai mekanisme, seperti adanya beberapa Keputusan yang diajukan tidak melalui Biro Hukum sehingga format Keputusan tidak sesuai ketentuan. Minimnya informasi dan tidak adanya panduan dalam menyusun Keputusan, dapat menyulitkan para pegawai dalam menyusun Keputusan sehingga peningkatan kualitas Keputusan KPU yang menjadi target kinerja Sekretariat Jenderal KPU khususnya Biro Hukum akan sulit terwujud. Dengan adanya proyek perubahan ini, melalui pembuatan pedoman teknis yang diinformasikan pada sebuah sistem informasi penyusunan Keputusan (SITUS), diharapkan akan tersedia informasi dan panduan mengenai teknik penyusunan Keputusan yang dapat diakses secara luas dan mudah. 2. Deskripsi Proyek Perubahan Sistem Informasi Penyusunan Keputusan (SITUS) berisi informasi mengenai pedoman teknis penyusunan Keputusan, template rancangan Keputusan, SOP Penyusunan Keputusan, Contoh-Contoh Keputusan dan ruang konsultasi online. SITUS akan menjadi media informasi secara online yang dapat di akses di mana saja, kapan saja

19 dan oleh siapa saja di lingkungan KPU, KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota. Dengan SITUS ini akan memudahkan pegawai di lingkungan KPU dalam membuat rancangan Keputusan, dan khususnya untuk Biro Hukum, Bagian Hukum dan Subbagian Hukum pada KPU, KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota dalam melakukan legal drafting Keputusan. Melalui pedoman teknis penyusunan Keputusan pada SITUS, para pegawai dapat memanfaatkan ini sebagai sarana belajar untuk meningkatkan pengetahuan dan pemahaman mengenai teknik penyusunan Keputusan sehingga dapat meningkatkan kompetensi di bidang legal drafting. SITUS diharapkan akan menjadi media informasi dan komunikasi dari Biro Hukum kepada KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota mengenai segala sesuatu yang berhubungan dengan penyusunan Keputusan, agar pegawai baik di Sekretariat Jenderal KPU maupun di KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota dapat dengan mudah memperoleh akses informasi dan layanan dari Biro Hukum KPU. Rancangan Sistem Informasi Penyusunan Keputusan (SITUS) berisikan konten-konten sebagai berikut: Gambar 2.1. Menu Beranda pada SITUS Gambaran umum masing-masing konten akan menampilkan data sebagai berikut: 1. Pedoman Teknis Penyusunan Keputusan, berisi Keputusan Sekretaris Jenderal tentang Petunjuk Teknis Penyusunan Keputusan di Lingkungan Komisi Pemilihan Umum. Dalam pedoman teknis ini diatur mengenai:

20 a. alur penyusunan Keputusan mulai dari Keputusan KPU, KPU Provinsi hingga KPU Kabupaten/Kota; b. teknik penyusunan Keputusan, yang meliputi: 1) jenis dan bentuk keputusan; 2) susunan keputusan, terdiri dari pengaturan: a) penulisan judul; b) pembukaan yaitu jabatan pembentuk Keputusan, konsiderans, dasar hukum dan diktum; c) batang tubuh; d) penutup; e) lampiran; f) pengesahan; g) penyimpanan; h) salinan; setiap penjelasan pengaturan sebagaimana dimaksud pada huruf a sampai dengan huruf h disertai dengan contoh-contoh penulisannya agar lebih informatif dan lebih jelas. 3) pengaturan jenis huruf dan tata letak keputusan c. bentuk dan format Keputusan. 2. Template, berisi template rancangan Keputusan meliputi: a. Keputusan KPU; b. Keputusan KPU Provinsi; c. Keputusan KPU Kabupaten/Kota; d. Keputusan Sekretaris Jenderal KPU; e. Keputusan Sekretaris KPU Provinsi; f. Keputusan Sekretaris KPU Kabupaten/Kota. 3. SOP, berisi Standard Operational Procedure (SOP) Penyusunan Keputusan KPU dan Keputusan Sekretaris Jenderal KPU. 4. Contoh Keputusan, berisi contoh-contoh Keputusan KPU dan Keputusan Sekretaris Jenderal KPU yang telah ditetapkan, agar dapat dijadikan sebagai contoh atau acuan bagi KPU, KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota dalam menyusun Keputusan. 5. Ruang Konsultasi, merupakan wadah atau media komunikasi secara online melalui chatting antara KPU yang diwakili oleh Biro Hukum Bagian Perundang-Undangan dengan pegawai pada KPU, KPU Provinsi atau KPU Kabupaten/Kota yang mengakses SITUS. 6. FAQ, yaitu Frequently Ask Question (FAQ) berisi tentang pengumpulan pertanyaan-pertanyaan yang sering diajukan dalam ruang konsultasi online beserta jawabannya. FAQ ini merupakan kegiatan yang ditargetkan dapat dilaksanakan pada jangka menengah.

21 B. Pelaksanaan Tahapan Kegiatan 1. Tahap Persiapan Tahap persiapan dimulai pada saat penyusunan formulir kesepakatan area perubahan dimana pada tahap inilah dilakukan identifikasi mengenai permasalahan yang timbul dalam penyusunan Keputusan. Diskusi dilakukan pada tanggal 29 Maret 2016 di lingkungan Biro Hukum dan dengan mengundang Biro-Biro lain pada Sekretariat Jenderal KPU untuk membahas tentang identifikasi permasalahan yang terjadi pada proses penyusunan Keputusan.Hasil diskusi yaitu berupa banyaknya Keputusan yang tidak sesuai dengan format peraturan perundang-undangan, banyak keputusan yang rumusannya kurang jelas sehingga menyebabkan multitafsir, banyak keputusan yang jenis dan muatan materinya tidak sesuai, dan banyak keputusan yang menjadi objek sengketa sehingga perlu dirumuskan sesuai dengan format dan ketentuan peraturan perundang-undangan. Untuk mengidentifikasi sejauh mana tingkat kesesuaian dan kesalahan terhadap Keputusan yang telah ditetapkan, perlu dilakukan evaluasi terhadap Keputusan KPU, KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota. Berdasarkan identifikasi permasalahan tersebut, diperlukan suatu pedoman yang dapat dijadikan acuan bagi KPU, KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota dalam menyusun Keputusan. Pedoman ini harus terinformasikan secara luas dan dapat diakses secara mudah agar seluruh pegawai dapat memperoleh materi informasi dalam pedoman ini secara baik. Untuk itu perlu dibuat sebuah pedoman teknis yang mengatur mengenai mekanisme, alur dan teknik penyusunan Keputusan yang sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. Pedoman ini harus dapat terinformasikan secara luas dan terjangkau sampai dengan tingkat KPU Kabupaten/Kota sehubungan dengan terbatasnya anggaran sosialisasi/penyuluhan.

22 Gambar 2.2. Rapat Perencanaan Proyek Perubahan Tanggal 29 Maret 2016 Berdasarkan hasil diskusi pada tanggal 29 Maret 2016 sebagaimana telah disebutkan di atas, dilakukan evaluasi terhadap Keputusan KPU, Keputusan KPU Provinsi dan Keputusan KPU Kabupaten/Kota. Diskusi terhadap hasil evaluasi dilakukan pada tanggal 31 Maret 2016, dengan mengundang seluruh Pejabat dan staf pada Bagian Perundang-Undangan. Berdasarkan hasil evaluasi, masih banyak Keputusan yang tidak sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan sehingga diperlukan supervisi dan bimbingan yang lebih intensef terhadap pegawai di lingkungan KPU, KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota, khususnya pada bagian/sub bagian yang menangani bidang hukum. Gambar 2.3. Rapat Pembahasan Hasil Evaluasi Keputusan Tanggal 31 Maret 2016

23 Evaluasi Keputusan dilakukan untuk mengetahui sejauh mana jajaran Sekretariat pada KPU, KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota memahami teknik penyusunan Keputusan sesuai dengan Undang- Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-Undangan serta Peraturan KPU Nomor 17 Tahun 2015 tentang Tata Naskah Dinas Komisi Pemilihan Umum, Komisi Pemilihan Umum Provinsi/Komisi Independen Pemilihan Aceh dan Komisi Pemilihan Umum/Komisi Independen Pemilihan Kabupaten/Kota. Evaluasi untuk Keputusan KPU dilakukan terhadap Keputusan KPU dan Keputusan Sekretaris Jenderal KPU yang telah ditetapkan pada tahun 2015, dengan jumlah 16 (enam belas) Keputusan. Evaluasi untuk Keputusan KPU Provinsi dilakukan terhadap 9 (sembilan) Keputusan KPU Provinsi tentang Penetapan Rekapitulasi Hasil Penghitungan Perolehan Suara dan Hasil Pemilihan Gubernur dan Wakil Gubernur pada Tahun Sedangkan evaluasi untuk Keputusan KPU Kabupaten/Kota dilakukan terhadap Keputusan KPU Kabupaten/Kota tentang Penetapan Rekapitulasi Hasil Penghitungan Perolehan Suara dan Hasil Pemilihan Bupati dan Wakil Bupati atau Walikota dan Wakil Walikota pada Tahun 2015 di 31 Provinsi, dengan mengambil sampel minimal 30% Keputusan KPU Kabupaten/Kota di setiap provinsinya. Total keputusan yang dievaluasi berjumlah 99 (sembilan puluh sembilan). Evaluasi dilakukan dengan membandingkan Keputusan yang telah ditetapkan dengan teknik penulisan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. Penilaian dalam evaluasi Keputusan KPU Kabupaten/Kota meliputi 9 (sembilan) indikator yaitu jenis huruf, judul, nama jabatan, menimbang, dasar hukum, diktum, batang tubuh, penutup, dan lampiran. Adapun dari hasil evaluasi telah diperoleh hasil sebagai berikut: 1. Hasil evaluasi berdasarkan satuan kerja: Satuan Kerja Persentase Ketidaksesuaian KPU 20% KPU Provinsi 40% KPU Kabupaten/Kota 60% Tabel 2.1. Hasil Evaluasi Keputusan per Satker

24 Hasil evaluasi berdasarkan indikator: Indikator Presentase Ketidaksesuaian Keputusan KPU Presentase Ketidaksesuaian Keputusan KPU Provinsi Presentase Ketidaksesuaian Keputusan KPU Kabupaten/Kota Jenis Huruf 20% 33% 31% Judul 7% 11% 42% Nama Jabatan 7% 33% 53% Menimbang 33% 33% 64% Dasar Hukum 33% 44% 53% Diktum 27% 44% 66% Batang Tubuh 20% 67% 73% Penutup 20% 78% 80% Lampiran 20% 0% 3% Tabel 2.2. Hasil Evaluasi Keputusan per Indikator Rincian hasil evaluasi sebagaimana tercantum dalam Lampiran Hasil Evaluasi Keputusan. Berdasarkan identifikasi permasalahan tersebut, dilakukan diskusi secara personal dengan Kepala Biro Hukum dan Kepala Bagian Perundang-Undangan selaku mentor untuk merencanakan agenda perubahan yang akan dilakukan. Diskusi juga dilakukan dengan para pejabat struktural dan staf pada Bagian Perundang-Undangan yang memahami proses penyusunan Keputusan. Berdasarkan hasil identifikasi permasalahan, kebutuhan customer serta hasil diskusi, yang paling dibutuhkan adalah pedoman penyusunan Keputusan yang terinformasikan dengan baik. Setelah itu disusunlah proposal yang menjadi rancangan bagaimana proyek ini akan dikelola sehingga hasil yang diharapkan dapat tercapai. Proyek dilaksanakan dalam tiga tahap, sebagai berikut: 1) Jangka Pendek a) Identifikasi permasalahan dan kebutuhan dalam penyusunan Keputusan melalui diskusi dan evaluasi Keputusan. b) Penyusunan pedoman teknis penyusunan Keputusan. c) Pembuatan template rancangan Keputusan. d) Pembuatan grand design SITUS. e) Sosialisasi SITUS dan penyuluhan pedoman teknis penyusunan Keputusan kepada Kasubag dan/atau staf pada

25 Biro-Biro Setjen KPU yang mengajukan Keputusan, dan Kabag/Kasubag/staf Bagian Hukum pada 5 KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota. f) Uji coba/simulasi penggunaan SITUS. g) Meminta respon feedback melalui kuesioner atau testimoni. 2) Jangka Menengah a) Penetapan Keputusan Sekretaris Jenderal KPU tentang Petunjuk Teknis Penyusunan Keputusan KPU dan Keputusan Sekretaris KPU. b) Sosialisasi lanjutan bagi KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota yang belum mendapatkan sosialisasi/penyuluhan tentang SITUS dan petunjuk teknis penyusunan Keputusan. c) Pembuatan Frequently Ask Question (FAQ) dalam ruang konsultasi online pada SITUS. Pada tahap ini dilakukan pengumpulan pertanyaan-pertanyaan yang sering diajukan dan menjadi permasalahan dalam penyusunan Keputusan dan menyusun jawaban dari pertanyaan-pertanyaan tersebut berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan. d) Penambahan template-template pada SITUS, seiring dengan penyesuaian dasar hukum (apabila ada perubahan) dan terkait dengan substansi Keputusan yang ingin diatur, namun belum ada templatenya pada SITUS. e) Penambahan contoh-contoh Keputusan KPU dan Keputusan Sekretaris KPU pada SITUS, untuk menambah ragam Keputusan demi meningkatkan pemahaman teknik penyusunan Keputusan. 3) Jangka Panjang a) Menerapkan pedoman teknis penyusunan keputusan dalam menyusun rancangan keputusan di lingkungan KPU, KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota. b) Melakukan evaluasi terhadap Keputusan KPU, KPU Provinsi, dan KPU Kabupaten/Kota setelah pemanfaatan dan penggunaan manajamen penyusunan Keputusan. c) Menyelenggarakan sosialisasi dan penyuluhan secara terusmenerus kepada para pegawai di lingkungan KPU, KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota untuk meningkatkan pemahaman dan pengetahuan para pegawai. d) Memantau forum konsultasi online pada SITUS dengan menugaskan personil yang secara khusu menjawab pertanyaan-pertanyaan yang diajukan dalam forum konsultasi tersebut.

26 e) Melakukan evaluasi terhadap fitur SITUS dan materi yang ada pada SITUS untuk perbaikan dan pengembangan ke depan. 2. Tahap dan Hasil Pelaksanaan Pelaksanaan proyek ini meliputi hal-hal yang dirancang sebagai tahapan jangka pendek. Pelaksanaannya dimulai pada minggu keempat bulan April 2016 yaitu pada saat peserta diklat kembali ke Satuan Kerja yaitu Biro Hukum KPU. Untuk pengembangan SITUS telah disusun Tim yang ditunjuk melalui Surat Tugas. Walaupun perikatan di dalam Surat Tugas dialokasikan pada tanggal 2 Mei 2016 namun pada realisasinya penunjukan Tim telah dilakukan sejak tanggal 29 April 2016 melalui rapat diskusi pembentukan Tim Kerja. Secara rinci dapat dijelaskan sebagai berikut: a. Pembentukan Tim Kerja Pembentukan tim kerja diawali dari rapat internal pada Bagian Perundang-Undangan yang dilakukan pada tanggal 29 April Pada rapat ini dibahas mengenai pembagian tugas untuk masingmasing personal pada Tim. Berdasarkan hasil rapat ini, dibentuklah Tim kerja Manajemen Penyusunan Keputusan. Adapun susunan Tim terlampir dalam Surat Tugas Kepala Biro Hukum Nomor 61/ST-RO HUKUM/VI/2016 tanggal 2 Mei Gambar 2.4. Rapat Pembentukan Tim Kerja Tanggal 29 April 2016 b. Penyusunan Pedoman Teknis Penyusunan Keputusan Penyusunan rancangan awal pedoman teknis penyusunan Keputusan dilakukan setelah Tim Kerja dibentuk yaitu mulai tanggal 2 Mei sampai dengan tahap finalisasi dan pengajuan

27 pedoman tanggal 7 Juni Pada awal penyusunan dilakukan diskusi dengan Tim Manajemen Penyusunan Keputusan pada rapat tanggal 2 Mei Pada diskusi awal ini dibahas mengenai pokok-pokok materi atau isu strategis yang akan diatur di dalam pedoman teknis. Penyusunan diawali dengan penyusunan sistematika dan materi-materi yang akan diatur. Penyusunan pedoman teknis ini mengacu kepada Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-Undangan dan Peraturan KPU Nomor 17 Tahun 2015 tentang Tata Naskah Dinas KPU, KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota. Adapun sistematika dan ruang lingkup pengaturan dalam pedoman teknis penyusunan Keputusan meliputi: BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang B. Dasar Hukum C. Maksud dan Tujuan D. Pengertian Umum E. Ruang Lingkup BAB II TEKNIK PENYUSUNAN KEPUTUSAN Pengertian Jenis dan Bentuk Keputusan Susunan Keputusan Kerangka Keputusan Hal-Hal Khusus Pengaturan Jenis Huruf, Tata Letak Dan Kata Penyambung BAB III ALUR PENYUSUNAN KEPUTUSAN Kualifikasi Pelaksana Uraian Tugas Alur Koordinasi Pencatatan dan Pendataan BAB IV PENUTUP Adapun pedoman teknis penyusunan Keputusan sebagaimana tercantum dalam Lampiran.

28 Gambar 2.5. Penyusunan Pedoman Teknis Penyusunan Keputusan Setelah rancangan Keputusan disusun, dilakukan rapat pembahasan rancangan dengan Tim yang dilaksanakan pada tanggal 16 Mei Dalam rapat ini dihasilkan pembahasan mengenai perlunya dilakukan perbaikan terhadap rancangan pedoman teknis yaitu penambahan beberapa materi yang meliputi contoh-contoh penulisan Keputusan, perbaikan pengaturan mengenai format penulisan sesuai dengan ketentuan terbaru dari Kemenkumham, perbaikan pengaturan mengenai alur penyusunan Keputusan, serta perbaikan pengaturan mengenai teknik penyusunan Sekretaris KPU. Gambar 2.6. Rapat Pembahasan Pedoman Teknis Penyusunan Keputusan

29 Setelah pembahasan finalisasi, dilakukan perbaikan terhadap pedoman teknis. Selanjutnya pedoman diajukan kepada Kepala Biro Hukum melalui nota dinas pada tanggal 7 Juni 2016 untuk diajukan kepada Sekretaris Jenderal KPU. Kepala Biro Hukum menyatakan bahwa pedoman ini sangat diperlukan sebagai panduan dalam penyusunan Keputusan. Untuk itu agar mempunyai landasan hukum yang lebih kuat dan agar penerapannya dapat lebih maksimal, Kepala Biro Hukum memerintahkan kepada Sub Bagian Penyusunan Peraturan dan Keputusan agar selain menyiapkan rancangan Keputusan Sekretaris Jenderal, juga membuat rancangan Peraturan KPU yang mengatur tentang Pedoman Penyusunan Peraturan dan Keputusan KPU. Dengan demikian selain merancang Keputusan Sekretaris Jenderal tentang petunjuk teknis penyusunan Keputusan. Sub Bagian Penyusunan Peraturan dan Keputusan KPU juga menyusun rancangan Peraturan KPU dimaksud sebagai landasan hukum bagi pedoman teknis penyusunan Keputusan. Untuk itu penetapan rancangan Keputusan tentang Petunjuk Teknis ini dilakukan setelah penetapan rancangan Peraturan KPU tentang Pedoman Penyusunan Peraturan dan Keputusan KPU diajukan Adapun pengajuan rancangan Peraturan KPU dimaksud tercantum dalam Lampiran. c. Pembuatan Template Rancangan Keputusan Pembuatan template rancangan Keputusan dilakukan mulai tanggal 16 Mei sampai dengan 14 Juni Template rancangan Keputusan yang dibuat yaitu untuk setiap jenis Keputusan seperti Keputusan KPU, Keputusan KPU Provinsi, Keputusan KPU Kabupaten/Kota, Keputusan Sekretaris Jenderal KPU, Keputusan Sekretaris KPU Provinsi, Keputusan Sekretaris KPU Kabupaten/Kota. Pembuatan template diawali dengan pembahasan mengenai jenis template yang akan dibuat. Pemilihan jenis template tersebut berdasarkan kebutuhan untuk tahapan penyelenggaraan Pemilihan Gubernur, Bupati dan Walikota yang akan diselenggarakan tahun 2018, sehingga template yang dibuat lebih banyak untuk kebutuhan tahapan Pemilihan Gubernur, Bupati dan Walikota. Pemilihan jenis template ini juga berdasarkan hasil

30 identifikasi dan analisa kebutuhan KPU Provinsi/Kabupaten/Kota terhadap jenis rancangan Keputusan untuk tahapan Pemilihan Gubernur, Bupati dan Walikota. Selanjutnya dibuat kerangka template dengan menyusun dasar hukum yang akan menjadi konsideran dan dasar hukum mengingat. Selanjutnya apabila template telah tersusun, kemudian diajukan kepada Kepala Biro Hukum untuk mendapatkan arahan dan koreksi serta persetujuan untuk dimuat/di unggah ke dalam SITUS. Pada nota dinas Kepala Biro Hukum memberikan persetujuan terhadap template yang diajukan dan untuk berkoordinasi dengan Bagian Dokumen tasi dan Informasi Hukum untuk mengunggah template tersebut. Adapun pengajuan template sebagaimana tercantum dalam Lampiran. Gambar 2.7. Rapat Pembahasan Jenis Template Rancangan Keputusan Gambar 2.8. Pembuatan Template Rancangan Keputusan

31 d. Perancangan Grand Design Sistem Informasi Penyusunan Keputusan Sistem Informasi Penyusunan Keputusan (SITUS) dirancang sesuai dengan identifikasi kebutuhan data penyusunan Keputusan yang dilakukan sebelumnya. Pada saat merancang SITUS, dilakukan pembahasan dengan Tim Manajemen Penyusunan Keputusan dan Bagian TI, serta Kasubag Informasi Peraturan Perundang-Undangan. Hasil pembahasan grand design SITUS menghasilkan identifikasi terhadap data-data yang akan ditampilkan di dalam SITUS, desain gambar dan logo yang digunakan dalam SITUS, serta menu utama dalam SITUS. Menu SITUS akan terintegrasi dalam Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum (JDIH) KPU yang telah ada. Gambar 2.9. Pembahasan SITUS dengan Narasumber TI dan Kasubag Informasi Peraturan

32 Gambar Menu Beranda pada SITUS Untuk menu pedoman teknis pada SITUS, akan langsung ditampilkan Keputusan Sekretaris Jenderal KPU tentang Petunjuk Teknis Penyusunan Keputusan KPU dan Keputusan Sekretaris KPU dalam bentuk pdf. Karena terbatasnya waktu pembuatan SITUS, maka untuk tahap jangka pendek pedoman teknis ditampilkan dalam bentuk pdf. Untuk menu template Keputusan, akan ditampilkan submenu berupa jenis-jenis template yang dapat diunduh. Template rancangan Keputusan yang tersedia dalam SITUS dibuat dalam bentuk word, sehingga ketika pegawai menyusun Keputusan dapat langsung menggunakan template dengan hanya mengubah atau mengganti substansi tanpa harus memformat ulang atau merapikan format rancangan Keputusan sehingga dapat mempercepat dan mempermudah pembuatan Keputusan.

33 Gambar Menu Template Rancangan Keputusan pada SITUS Untuk menu contoh Keputusan, akan ditampilkan sub-menu berupa jenis-jenis contoh Keputusan yang telah ditetapkan. Contoh-contoh Keputusan yang tersedia dalam SITUS merupakan contoh Keputusan untuk setiap jenis Keputusan yang dapat dijadikan rujukan atau acuan cara menyusun Keputusan yang sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Hal ini dimaksudkan untuk memudahkan para pegawai dalam menyusun Keputusan, karena dengan adanya contoh para customer dapat lebih mudah memahami bagaimana menyusun rumusan yang jelas berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan. Gambar Menu Contoh Keputusan pada SITUS

34 Ruang konsultasi online pada SITUS menjadi wadah komunikasi dan konsultasi online bagi para pegawai di lingkungan KPU, KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota. Untuk memfasilitasi ruang konsultasi online ini, Bagian Perundang- Undangan pada Biro Hukum menjadi administrator. Jawaban atas setiap pertanyaan disampaikan pada saat jam kerja yaitu Senin s.d Jumat pukul s.d Untuk menjaga keberlangsungan konsultasi online ini diperlukan personil yang dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan yang diajukan, serta diperlukan standar waktu untuk menjawab pertanyaan, jangan sampai pertanyaan yang diajukan dijawab dalam waktu yang terlalu lama. Gambar Menu Ruang Konsultasi pada SITUS Gambar Menu Percakapan Online pada SITUS

35 Gambar Menu Jawaban Konsultasi pada Halaman Administrator e. Pengunggahan data ke dalam SITUS Merupakan kegiatan pengunggahan (uploading) data-data yang akan ditampilkan/ditayangkan pada SITUS. Data-data ini berupa pedoman teknis penyusunan Keputusan, desain/template rancangan Keputusan, SOP Penyusunan Keputusan, dan Contoh- Contoh Keputusan. Untuk pengunggahan data-data ini dilakukan koordinasi dengan Narasumber IT. Pengunggahan data-data yang akan ditampilkan dalam SITUS hanya dapat dilakukan oleh administrator. Data-data ini dapat di update sesuai dengan kebutuhan, jadi apabila ada perbaikan atau penambahan jenis template dapat dilakukan setiap saat oleh administrator. Gambar Pengunggahan Data ke dalam SITUS

36 Gambar Pengunggahan Contoh Keputusan ke dalam SITUS f. Melakukan sosialisasi SITUS dan penyuluhan pedoman teknis penyusunan Keputusan Pada tahapan ini kegiatan yang dilakukan adalah memperkenalkan proyek perubahan kepada customers agar mengetahui fitur SITUS dan mengetahui manfaat dari sistem informasi ini, serta melakukan penyuluhan teknik penyusunan Keputusan berdasarkan pedoman teknis penyusunan Keputusan yang telah dirancang. Kegiatan mulai dilakukan pada Bulan Mei sampai dengan Juni Karena keterbatasan anggaran untuk melakukan sosialisasi proyek perubahan ini kepada KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota, maka kegiatan sosialisasi selain dilakukan secara khusus, juga dilakukan di sela-sela penyelenggaraan rapat-rapat koordinasi yang mengundang daerah. Selain itu, karena terbatasnya waktu untuk melakukan sosialisasi dan penyuluhan, kegiatan ini juga dilakukan secara bertahap setelah pembuatan pedoman teknis yaitu mulai tanggal 18 Mei Tahapan sosialisasi dimulai dengan melakukan penyuluhan teknis penyusunan Keputusan sesuai dengan pedoman teknis penyusunan Keputusan, selanjutnya dengan memperkenalkan SITUS kepada para customer, serta materi-materi yang ada pada menu SITUS.

37 Adapun kegiatan sosialisasi yang dilakukan yaitu: a. Sosialisasi kepada KPU Provinsi Bali Sosialisasi/penyuluhan dilakukan di sela rapat koordinasi launching rumah pintar pemilu di Denpasar, Bali pada tanggal Mei Sosialisasi dilakukan kepada Kabag Hukum dan Teknis KPU Provinsi Bali, Kasubag dan staf subbagian Hukum KPU Provinsi Bali. Sosialisasi dilakukan dengan didampingi oleh Kepala Biro Hukum Setjen KPU. Kegiatan diawali dengan melakukan penyuluhan tentang teknik penyusunan Keputusan berdasarkan pedoman teknis, dan kemudian memperkenalkan fitur SITUS kepada KPU Provinsi Bali. Sosialisasi dan penyuluhan juga bertujuan untuk mendapatkan masukan tentang rancangan pedoman teknis untuk perbaikan dan penyempurnaan pedoman teknis tersebut. Adapun hasil kegiatan sosialisasi secara rinci terlampir dalam Laporan Penyuluhan kepada KPU Provinsi Bali. Gambar Sosialisasi kepada KPU Provinsi Bali

38 b. Sosialisasi kepada KPU Provinsi Jawa Barat Sosialisasi dilakukan di sela rapat pembahasan Peraturan KPU tentang tahapan Pemilihan Gubernur, Bupati dan Walikota di Bogor. Sosialisasi dilakukan kepada Kabag Hukum dan Teknis KPU Provinsi Jawa Barat. Sosialisasi SITUS dan rancangan pedoman teknis ini juga bertujuan untuk menghimpun pendapat dan saran dari daerah terhadap rancangan pedoman teknis untuk perbaikan dan penyempurnaan rancangan pedoman teknis tersebut. Gambar Sosialisasi kepada KPU Provinsi Jawa Barat Setelah diberikan sosialisasi, Kabag Hukum dan Teknis KPU Provinsi Jawa Barat memberikan saran dan pendapatnya secara langsung dan juga melalui . Menurut beliau, proyek perubahan ini sangat bermanfaat bagi proses penyusunan Keputusan karena selama ini belum ada pedoman teknis yang dapat dijadikan acuan dalam menyusun Keputusan. Adapun testimoni dari KPU Provinsi Jawa Barat sebagaimana tercantum dalam Lampiran.

39 Gambar Testimoni KPU Provinsi Jawa Barat c. Sosialisasi kepada KPU Kota Bandung Sosialisasi dilakukan dalam kesempatan acara bimbingan teknis legal drafting produk hukum pada tanggal 25 Mei 2016 di KPU Kota Bandung. Pada acara ini dilakukan penyuluhan teknik penyusunan Keputusan sesuai dengan pedoman teknis penyusunan Keputusan, dan memperkenalkan SITUS sebagai proyek/program KPU dalam meningkatkan pemahaman dan pengetahuan para pegawai dalam menyusun Keputusan. Sosialisasi dan penyuluhan ini dilakukan kepada seluruh pegawai dan Anggota KPU Kota Bandung. Adapun hasil sosialisasi sebagaimana tercantum dalam Lampiran Laporan Penyuluhan kepada KPU Kota Bandung.

40 Gambar Sosialisasi kepada KPU Kota Bandung d. Sosialisasi kepada KPU Provinsi Banten dan KPU Kota Serang Sosialisasi dan penyuluhan pedoman teknis dilaksanakan pada tanggal 30 Juni 2016 dengan bertempat di KPU Provinsi Banten. Sosialisasi dan penyuluhan dilakukan kepada Kasubag Hukum, Kasubag Teknis dan Hupmas, serta beberapa staf. Sosialisasi dilakukan dengan memperkenalkan fitur SITUS serta materi yang ada dalam pedoman teknis. Menurut Kasubag Hukum pada KPU Provinsi Banten, KPU di daerah sangat membutuhkan petunjuk atau pedoman karena pada setiap penyuluhan yang selama ini pernah dilakukan oleh KPU, materi hanya berupa slide presentasi sehingga tidak mempunyai landasan

41 hukum yang kuat dan terkadang materi yang disampaikan berbeda-beda sehingga membutuhkan acuan yang pasti. Gambar Sosialisasi kepada KPU Provinsi Banten Setelah diberikan sosialisasi, Kasubag Teknis KPU Provinsi Banten memberikan saran dan pendapatnya secara langsung dan juga melalui . Menurut beliau, proyek perubahan ini sangat bermanfaat bagi proses penyusunan Keputusan karena selama ini belum ada pedoman teknis yang dapat dijadikan acuan dalam menyusun Keputusan.

42 Gambar Testimoni KPU Provinsi Banten e. Sosialisasi kepada KPU Kabupaten Boalemo dan KPU Kota Kendari Untuk menyiasati keterbasan anggaran, sosialisasi SITUS dan penyuluhan pedoman teknis dilakukan secara personal kepada KPU Kabupaten Boalemo dan KPU Kota Kendari yang sedang berkunjung ke KPU untuk melakukan konsultasi terkait penyusunan Keputusan yang sesuai ketentuan Peraturan Perundang-Undangan. Sosialisasi dilakukan kepada Anggota KPU Divisi Hukum dan Divisi Teknis KPU Kabupaten Boalemo, serta Kasubag Hukum KPU Kota Kendari. Mereka menyatakan bahwa memang diperlukan pedoman teknis sebagai panduan penyusunan Keputusan dan template rancangan Keputusan yang dapat memudahkan mereka ketika membut sebuah rancangan Keputusan. Dukungan mereka dinyatakan dalam surat pernyataan dukungan sebagaimana terlampir.

43 Gambar Sosialisasi kepada KPU Kabupaten Boalemo Gambar Sosialisasi kepada KPU Kabupaten Gorontalo f. Sosialisasi dan penyuluhan kepada para Kasubag dan staf pada Biro Sekretariat Jenderal KPU Sosialisasi dan penyuluhan dilaksanakan pada tanggal 22 sampai dengan 23 Juni Kegiatan sosialisasi dibagi ke dalam 2 tahap. Tahap pertama dilakukan sosialisasi kepada para pejabat dan staf pada Biro Hukum, Biro Keuangan dan Biro Teknis dan Hupmas Sekretariat Jenderal KPU pada tanggal 22 Juni Rapat sosialisasi dipimpin oleh Wakil Kepala Biro Hukum. Dari kegiatan sosialisasi dan penyuluhan yang dilakukan ada beberapa pegawai yang menyampaikan bahwa proyek perubahan ini sangat bermanfaat bagi KPU, KPU Provinsi dan KPU

44 Kabupaten/Kota untuk meningkatkan pemahaman mengenai penyusunan Keputusan, serta berharap bahwa kegiatan sosialisasi ini diselenggarakan untuk lingkup yang lebih luas yaitu untuk seluruh pegawai di lingkungan Sekretariat Jenderal KPU. Gambar Sosialisasi Tahap 1 kepada Pegawai Sekretariat Jenderal KPU Sosialisasi tahap ke-2 diselenggarakan pada tanggal 23 Juni Sosialisasi dilakukan kepada beberapa pegawai pada Biro Logistik, Biro Perencanaan dan Data, Biro Sumber Daya Manusia. Dari kegiatan sosialisasi dan penyuluhan yang diselenggarakan, masih banyak pegawai yang belum memahami bagaimana menyusun Keputusan yang sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan, sehingga menurut beberapa pegawai proyek perubahan ini bermanfaat untuk meningkatkan pemahaman

45 dan sebagai panduan yang dapat dijadikan acuan yang pasti dalam penyusunan Keputusan. Gambar Sosialisasi Tahap 2 kepada Pegawai Sekretariat Jenderal KPU g. Uji coba/simulasi penggunaan SITUS Kegiatan ini dilaksanakan pada tanggal 1 Juli 2016 dengan melibatkan stakeholder pada Sekretariat Jenderal KPU. Tahap ini diselenggarakan untuk melakukan simulasi penyusunan Keputusan dengan memanfaatkan fitur SITUS. Simulasi dilakukan dengan menyusun rancangan Keputusan menggunakan template yang telah tersedia pada SITUS dan menggunakan pedoman teknis sebagai petunjuk dalam menyusun Keputusan. Simulasi juga dilakukan untuk

46 mencoba menu konsultasi online yang tersedia dalam SITUS. Pada tahapan uji coba konsultasi online ini stakeholder memberikan masukan bahwa untuk ruang konsultasi ini sebaiknya hanya menjadi media komunikasi antara penanya dan Bagian Perundang-Undangan sebagai administrator, agar materi jawaban yang disampaikan tepat sesuai dengan ketentuan, namun hal ini tidak membatasi ruangan untuk berdiskusi. Sehingga sesuai dengan masukan dari para stakeholder dilakukan perubahan terhadap konten ruang konsultasi online pada SITUS. Gambar Uji Coba/Simulasi Penggunaan SITUS

47 h. Permintaan respon atau feedback dan evaluasi Merupakan kegiatan yang berupa meminta pendapat dan masukan dari customers terkait fitur SITUS dan materi pedoman teknis sehingga kemudian dapat dilakukan perbaikan-perbaikan agar menjadi lebih sempurna dan dapat lebih bermanfaat bagi customers. Permintaan respon atau feedback dilakukan melalui kuesioner yang dibagikan kepada para pegawai yang telah menerima sosialisasi SITUS atau penyuluhan pedoman teknis. Gambar Permintaan Respon/Feedback Kuisioner ini diisi oleh jajaran pejabat dan staf yang ada di Sekretariat Jenderal KPU maupun staf yang ada di Sekretariat KPU Provinsi dan Sekretariat KPU Kabupaten/Kota dimana penyuluhan dilakukan. Sejauh ini jumlah kuisioner yang telah diisi berjumlah 53 (lima puluh

48 tiga) Kuisioner Pra Penyuluhan Manajemen Penyusunan Keputusan dan 53 (lima puluh tiga) Kuisioner Pasca Penyuluhan Manajemen Penyusunan Keputusan. JADWAL PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN No Kegiatan Jadwal Output Maret April Mei Juni Juli IV IV I II III IV I II III IV I 1 Melakukan koordinasi dan diskusi dengan stakeholder terkait rencana proyek perubahan 2 Pembentukan Tim Kerja 3 Pembuatan pedoman teknis penyusunan Keputusan 4 Pembuatan desain/template rancangan Keputusan 5 Perancangan sistem informasi penyusunan Keputusan (SITUS) dan pengintegrasian ke JDIH 6 Pengunggahan materi pada SITUS 7 Sosialisasi SITUS dan penyuluhan pedoman teknis kepada Sekretariat Jenderal KPU, serta KPU Provinsi dan KPU/Kabupaten/Kota Undangan rapat, notulensi, daftar hadir Undangan rapat, notulensi, daftar hadir, nota dinas, SK Tim Kerja nota dinas, rancangan Keputusan Sekjen tentang pedoman teknis Template setiap jenis keputusan Desain fitur SITUS yang terintegrasi dengan website JDIH KPU Materi informasi yang ditayangkan pada SITUS Undangan rapat, notulensi, daftar hadir, surat tugas, laporan pelaksanaan tugas

49 No Kegiatan Jadwal Output Maret April Mei Juni Juli IV IV I II III IV I II III IV I 8 Uji coba/simulasi penggunaan SITUS 9 Meminta respon/feedback atas SITUS Undangan rapat, notulensi, daftar hadir Kuesioner, hasil analisa kuesioner C. Analisis Peran dan Pengaruh Stakeholder Struktur Organisasi STRUKTUR Kabag Dokumentasi & Informasi Hukum Kabag PUU (Mentor) Wakaro Hukum Karo Hukum Sekjen KPU Kasubag TU Pimpinan Kasubag Informasi Peraturan Kasubag Penyusunan Peraturan & Keputusan Kasubag Penyuluhan Peraturan Kasubag Pengkajian & Evaluasi Kasubag Pengembangan Teknologi Informasi Coach Staf Penyusunan Peraturan & Keputusan Staf Penyuluhan Peraturan Staf Pengkajian & Evaluasi Peraturan Keterangan: Komando Koordinasi Gambar Struktur Organisasi Manajemen Penyusunan Keputusan Berdasarkan lingkup kegiatannya stakeholder yang terlibat dalam pelaksanaan manajemen penyusunan Keputusan dan terkait dengan proyek perubahan dapat dipetakan menjadi sebagai berikut :

50 Stakeholder Internal Yang dimaksud dengan stakeholder internal adalah orang-orang yang dilibatkan dalam Tim Manajemen Penyusunan Keputusan KPU. Pada tahap perencanaan proyek perubahan seluruh pejabat dan staf di Bagian Perundang-Undangan akan dilibatkan di dalam Tim. Ketua Tim dibantu dengan Anggota Tim bertugas untuk mengelola pelaksanaan pengembangan manajemen penyusunan Keputusan. Pengelolaan tersebut meliputi tahap perancangan manajemen penyusunan Keputusan termasuk identifikasi kebutuhan dan tahap pelaksanaan pengembangan yang meliputi penyusunan pedoman teknis dan template serta perancangan struktur sistem informasi penyusunan Keputusan. a. Kepala Bagian Perundang-Undangan selaku Mentor bertugas: 1) memberikan masukan dan arahan kepada project leader dan untuk menjamin bahwa pelaksanaan pengembangan manajemen penyusunan Keputusan telah sesuai dengan arah dan tujuan pengembangan; 2) menjembatani koordinasi dengan para pejabat struktural lainnya untuk kelancaran pelaksanaan proyek perubahan dan akan mengawasi proyek ini; 3) memberikan dukungan kepada tim proyek dalam mendayagunakan sumber daya manusia dalam implementasi proyek perubahan. Gambar Diskusi dengan Kepala Bagian Perundang-Undangan (Mentor) b. Project Leader (Kepala Sub Bagian Penyusunan Peraturan dan Keputusan KPU) bertugas: 1) mengoordinasikan kegiatan proyek perubahan;

51 - 43-2) memimpin pelaksanaan proyek perubahan; 3) melakukan koordinasi dengan stakeholder atas keseluruhan rancangan proyek serta mengatur sumber daya yang dimiliki untuk keberhasilan proyek perubahan. c. Tim Proyek Perubahan terdiri dari: 1) Staf pada Sub Bagian Penyusunan Peraturan dan Keputusan KPU pada Bagian Perundang-Undangan Biro Hukum Setjen KPU, berperan dalam melaksanakan proyek perubahan manajemen penyusunan Keputusan, mulai dari menyusun pedoman teknis, menyelenggarakan kegiatan rapat pembahasan, membuat template Keputusan. 2) Kepala Sub Bagian dan staf pada Sub Bagian Penyuluhan Peraturan Perundang-Undangan pada Bagian Perundang- Undangan Biro Hukum Setjen KPU, berperan dalam mengadakan kegiatan sosialisasi dan penyuluhan teknik penyusunan Keputusan kepada pegawai Sekretariat Jenderal KPU. 3) Kepala Sub Bagian dan staf pada Sub Bagian Pengkajian dan Evaluasi Peraturan Perundang-Undangan pada Bagian Perundang-Undangan Biro Hukum Setjen KP, berperan dalam memberikan masukan terkait dengan evaluasi Keputusan dan penyusunan pedoman teknis. 2. Stakeholder Eksternal Stakeholder eksternal dari proyek perubahan ini antara lain: a. Sekretaris Jenderal KPU, berperan memberikan arahan dan masukan serta memiliki kewenangan untuk menetapkan Keputusan Sekretaris Jenderal KPU tentang pedoman teknis penyusunan Keputusan. Menurut Sekjen KPU proyek perubahan ini diperlukan dalam mendukung pelaksanaan reformasi birokrasi namun penetapan pedoman teknis ini menunggu penetapan Peraturan KPU tentang pedoman penyusunan Peraturan dan Keputusan, yang saat ini sudah diajukan kepada Anggota KPU utnuk diplenokan dan ditetapkan. Dukungan Sekjen KPU dapat dilihat dalam surat pernyataan dukungan dari Sekjen yang mendukung proyek perubahan manajemen penyusunan Keputusan ini setelah penyampaian nota dinas pengajuan proyek perubahan oleh Kepala Biro Hukum. b. Kepala Biro Hukum dan Wakil Kepala Biro Hukum Sekretariat Jenderal KPU berperan dalam menentukan kebijakan pada Biro Hukum dan memberikan arahan atau masukan bagi rancangan proyek perubahan, menyampaikan rancangan proyek perubahan

52 kepada Sekretaris Jenderal KPU, dan dalam memberikan kewenangan kepada Tim Proyek Perubahan yang dituangkan dalam bentuk Surat Tugas. Dukungan Kepala Biro Hukum dapat dilihat dalam nota dinas penyampaian proyek perubahan kepada Sekjen KPU dan surat dukungan. Selain itu Kepala Biro Hukum juga menyatakan bahwa pedoman teknis penyusunan ini sifatnya penting sehingga harus mempunyai landasan hukum yang lebih kuat agar dapat maksimal dalam penerapannya, maka dibuatlah rancangan Peraturan KPU tentang Pedoman Penyusunan Peraturan dan Keputusan yang menjadi landasan hukum bagi Keputusan Sekjen KPU tentang pedoman teknis penyusunan Keputusan. Gambar Diskusi dengan Kepala Biro Hukum (Stakeholder) c. Kepala Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum, Kepala Sub Bagian Informasi Peraturan dan staf berperan berperan sebagai user dan memiliki peran penting dalam dalam memfasilitasi integrasi sistem informasi penyusunan Keputusan ke dalam Jaringan Dokumentasi Informasi Hukum (JDIH KPU) dan memberikan masukan terkait dengan sistem informasi. Dukungan stakeholder ini dapat dilihat dari surat dukungan dan kesediaan mereka sebagai Bagian yang berwenang dalam mengeloa substansi JDIH KPU untuk menyediakan ruang bagi Sistem Informasi Penyusunan Keputusan.

53 Gambar Diskusi dengan Kepala Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum (Stakeholder) Gambar Koordinasi dengan Kasubag Informasi Peraturan (Stakeholder) d. Kasubag Pengembangan Teknologi Informasi dan Program Aplikasi, berperan sebagai user dan dalam memberikan masukan terkait dengan sistem informasi penyusunan Keputusan. Dukungan stakeholder ini dapat dilihat dari surat dukungan serta masukannya terkait dengan pengembangan sistem informasi ini.

54 Gambar Koordinasi dengan Kasubag Pengembangan Teknologi Informasi dan Program Aplikasi (Stakeholder) e. Kepala Sub Bagian TU Pimpinan berperan sebagai user dan memiliki peranan dalam menyampaikan rancangan Keputusan tentang pedoman teknis dan menghubungkan informasi kepada Sekretaris Jenderal KPU. Dukungan stakeholder ini dapat dilihat dari surat dukungan dan kesediaannya untuk memfasilitasi penyampaian proyek perubahan kepada Sekjen KPU. Gambar Koordinasi dengan Kasubag TU Pimpinan (Stakeholder) f. Narasumber dari Ahli Teknologi Informasi beperan dalam mendesain dan membuat sistem aplikasi informasi penyusunan Keputusan serta sharing informasi dan memberikan masukan dalam perancangan sistem informasi.

55 Gambar Koordinasi dengan Narasumber TI g. Coach berperan dalam memberikan bimbingan dan arahan pada penyusunan laporan proyek perubahan, memberikan masukan dan motivasi kepada peserta untuk menyelesaikan laporan proyek perubahan, dan memantau kemajuan proyek perubahan. 3. Analisis Peran dan Pengaruh Stakeholder Peran para stakeholder di atas dan cara memaksimalkan peran tersebut di setiap tahap proyek perubahan dapat dilihat pada penjelasan berikut: a. Identifikasi Kebutuhan Melalui Diskusi Identifikasi kebutuhan melibatkan stakeholder internal maupun eksternal kecuali Sekjen KPU dan Kepala Sub Bagian TU Pimpinan. Identifikasi kebutuhan dilakukan melalui diskusi secara perorangan maupun diskusi dalam forum. Peran para stakeholder adalah memberikan masukan terhadap identifikasi permasalahan yang ada pada proses penyusunan Keputusan. b. Penyusunan Pedoman Teknis dan Pembuatan Template Penyusunan pedoman teknis dan pembuatan template melibatkan stakeholder internal melalui forum diskusi, pengkajian, dan penyusunan, dengan berkomunikasi secara langsung maupun melalui media komunikasi. Keterlibatan pihak ini diikat dalam bentuk Surat Tugas sehingga muncul tanggung jawab untuk ikut di dalam proyek perubahan. Komunikasi tetap dilakukan

56 setiap kali menemui kendala dalam penyusunan pedoman teknis dan pembuatan template. c. Perancangan Sistem Informasi Penyusunan Keputusan Perancangan sistem informasi melibatkan stakeholder eksternal yaitu Narasumber TI dan Kepala Sub Bagian Pengembangan Teknologi Informasi, Kepala Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum, dan Kepala Sub Bagian Informasi Peraturan untuk mendapatkan masukan mengenai pengembangan sistem informasi serta pengintegrasian ke dalam website Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum. Diskusi dilakukan melalui forum serta melalui komunikasi secara langsung. Sehubungan dengan sistem informasi ini akan berada di bawah pengelolaan Tim JDIH, maka dilakukan komunikasi secara langsung untuk mendapatkan dukungan dari Bagian Dokumentasi dan Informasi yang menangani dan mengelola JDIH KPU. d. Sosialisasi Dan Penyuluhan Sistem Informasi Dan Pedoman Teknis Sosialisasi dan penyuluhan manajemen penyusunan Keputusan dilakukan kepada para pejabat struktural dan staf di lingkungan Sekretariat Jenderal KPU, Sekretariat KPU Provinsi dan Sekretariat KPU Kabupaten/Kota yang bertugas dalam merancang dan menyusun Keputusan. Pelaksanaan sosialisasi dilakukan dengan melibatkan Kepala Biro Hukum KPU dan Wakil Kepala Biro Hukum sebagai pengarah, serta beberapa kesempatan sosialisasi dilakukan secara informal kepada KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota di sela-sela rapat koordinasi atau ketika sedang berkonsultasi kepada Sekretariat Jenderal KPU. Sosialisasi juga dilakukan melalui dengan mengirimkan pedoman teknis dan menu utama pada SITUS. Selain pihak stakeholder yang telah disebutkan di atas, ternyata proyek perubahan ini mendapatkan dukungan dari pihak lain yaitu Anggota KPU Ketua Divisi Hukum. Dukungan akan kebutuhan terhadap proyek perubahan ini dapat dilihat dari arahan beliau melalui nota dinas nomor 05/ND-IB/V/2016 tanggal 11 Mei Isi nota dinas tersebut yaitu meminta kepada Biro Hukum untuk membuat pedoman penyusunan Keputusan untuk ditujukan kepada KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota agar Keputusan yang ditetapkan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Sehubungan dengan batas waktu yang diberikan dalam arahan tersebut untuk membuat pedoman ini, sedangkan rancangan pedoman teknis menunggu pembentukan

57 landasan hukum melalui Peraturan KPU, maka kami berinisiatif untuk mengeluarkan surat edaran Ketua KPU tentang petunjuk penyusunan Keputusan yang ditetapkan pada tanggal 17 Mei Dari arahan dan perintah ini dapat terlihat dukungan dari Anggota KPU selaku pimpinan tertinggi lembaga yang menyatakan bahwa pedoman untuk penyusunan Keputusan perlu untuk dibuat. 4. Kendala Internal dan Eksternal Kendala yang dihadapi baik dari pihak internal maupun pihak eksternal antara lain: a. Kurangnya ketersediaan waktu untuk secara khusus membahas mengenai dan menyusun penyusunan pedoman teknis dan template serta perancangan sistem informasi penyusunan Keputusan, disebabkan oleh beban pekerjaan yang cukup banyak karena Sub Bagian Penyusunan Peraturan dan Keputusan harus mempersiapkan dan menyusun 8 (delapan) rancangan perubahan Peraturan KPU terkait dengan Pemilihan Gubernur, Bupati dan Walikota pada tahun 2017 seiring dengan adanya perubahan Undang-Undang Pemilihan Gubernur, Bupati dan Walikota, dan juga beberapa rancangan Peraturan non tahapan Pemilu serta beberapa rancangan keputusan yang harus dilakukan legal drafting. b. Keterbatasan sumber daya manusia pada Sub Bagian Penyusunan Keputusan yang hanya berjumlah 3 staf (1 PNS dan 2 tenaga kontrak) untuk mengerjakan proyek perubahan, karena banyaknya beban pekerjaan terutama dengan adanya penyusunan Peraturan penyelenggaraan Pemilihan Gubernur, Bupati dan Walikota. c. Sulitnya mengumpulkan pegawai di lingkungan Sekretariat Jenderal KPU untuk diberikan penyuluhan dan sosialisasi mengenai teknik penyusunan Keputusan dan Sistem Informasi penyusunan Keputusan. d. Keterbatasan anggaran yang tersedia untuk melakukan sosialisasi kepada KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota mengingat anggaran proyek perubahan ini belum dialokasikan ke dalam DIPA KPU Tahun Anggaran Strategi Mengatasi Masalah Strategi yang dijalankan dalam mengatasi masalah tersebut antara lain: a. Keterbatasan waktu untuk melakukan pembahasan penyusunan pedoman teknis dan template serta perancangan sistem informasi penyusunan Keputusan dicoba diselesaikan melalui pembagian tahapan pengerjaan proyek perubahan dan jadwal kegiatan.

58 Selain itu dilakukan komunikasi personal dan diskusi secara informal mengenai kebutuhan data-data untuk penyusunan pedoman teknis dan identifikasi jenis template yang dibutuhkan. b. Keterbatasan sumber daya manusia untuk mengerjakan proyek perubahan diantisipasi dengan melakukan pembagian tugas dan personel dalam Tim Kerja serta melakukan komunikasi secara intensif kepada Tim Kerja dan melakukan pemantauan terhadap pengerjaan proyek perubahan. c. Membangun komunikasi yang efektif dan intensif kepada pihak stakeholder agar dapat mendukung proyek perubahan, dengan pendekatan personal dan melalui forum diskusi. d. Untuk mengumpulkan pegawai pada Sekretariat Jenderal KPU yang akan dilakukan sosialisasi diadakan rapat di dalam kantor di luar jam kerja untuk memberikan motivasi kepada para pegawai agar menghadiri sosialisasi dan penyuluhan. e. Sehubungan dengan belum dialokasikannya anggaran untuk proyek perubahan, sosialisasi dan penyuluhan dilakukan dengan memanfaatkan anggaran yang tersedia untuk kegiatan penyuluhan peraturan dan teknik penyusunan Keputusan, serta memanfaatkan waktu di sela-sela rapat koordinasi atau pembahasan peraturan, serta melalui surat elektronik ( ). 6. Capaian Ada beberapa hal yang menjadi capaian keberhasilan implementasi proyek ini, yaitu: a. Tersedianya pedoman teknis penyusunan Keputusan melalui rancangan Keputusan Sekretaris Jenderal KPU tentang Teknik Penyusunan Keputusan KPU dan Keputusan Sekretaris KPU yang diunggah pada Sistem Informasi Penyusunan Keputusan (SITUS). Penyampaian pedoman teknis ini telah disampaikan kepada Sekretaris Jenderal KPU dan mendapatkan respon yang positif dan dukungan untuk pelaksanaan proyek perubahan. Untuk penetapan Keputusan tentang petunjuk teknis ini menunggu rancangan Peraturan KPU tentang pedoman penyusunan Peraturan dan Keputusan yang saat ini sudah diajukan kepada Anggota KPU untuk ditetapkan (sebagaimana terlampir). b. Tersedianya setiap jenis template rancangan Keputusan. Penyampaian template rancangan Keputusan ini telah disampaikan kepada Kepala Biro Hukum untuk mendapatkan arahan dan mendapatkan respon yang positif, serta dukungan untuk mengunggah template ini ke dalam sistem informasi karena template ini sangat berguna dalam penyusunan Keputusan. c. Tersedianya Sistem Informasi Penyusunan Keputusan yang akan dimasukkan/menjadi salah satu konten dalam Jaringan

59 Dokumentasi dan Informasi Hukum (JDIH) KPU. Pembangunan sistem informasi ini melalui hasil kerja dari Tim Kerja yang telah membuat desain sistem informasi, layout/tampilan sistem informasi, pengintegrasian sistem informasi ke website JDIH serta pengunggahan data-data ke dalam sistem informasi. d. Peningkatan pemahaman pada para pegawai yang telah dilakukan sosialisasi dan penyuluhan teknik penyusunan Keputusan. Pengukuran dari meningkatnya pemahaman para pegawai yang telah dilakukan sosialisasi yaitu melalui kuesioner yang dibagikan sebelum dilakukan penyuluhan dan setelah dilakukan penyuluhan. Dari hasil kuesioner dapat dianalisa bahwa tingkat pemahaman para pegawai setelah dilakukan penyuluhan meningkat. Dari hasil analisis terhadap seluruh kuisioner tersebut, dapat dilihat secara singkat hasil analisa kuesioner pada tabel sebagai berikut: Jenis Kuesioner Pra Penyuluhan Pasca Penyuluhan Isi Kuesioner tingkat pemahaman terhadap dasar hukum penyusunan Keputusan KPU, prosedur pembuatan Keputusan, sistematika Keputusan, dan teknik penyusunan Keputusan Sangat Paham Paham Cukup Paham Kurang Paham Tidak Paham 8% 34% 36% 22% 0% 42% 47% 11% 0% 0% Tabel 2.3. Tabel Hasil Analisa Kuesioner I Dari hasil analisa kuesioner pada tabel diatas, dapat dilihat terjadi peningkatan pemahaman para pegawai yang cukup signifikan setelah dilakukan sosialisasi dan penyuluhan mengenai manajemen penyusunan Keputusan. Responden yang semula masuk dalam kategori Kurang Paham tidak ada lagi, sedangkan responden yang masuk dalam kategori Cukup Paham menurun dari 36% menjadi 11% saja. Sebaliknya untuk kategori responden yang Paham meningkat dari 34% menjadi 47% dan kategori

60 Sangat Paham meningkat dengan sangat tajam dari 8% menjadi 42%. Dengan kata lain, dari seluruh responden yang menjadi peserta dalam Penyuluhan tersebut, 89% diantaranya paham dengan materi yang disampaikan, yaitu tentang pengetahuan dan teknik serta prosedur dalam Penyusunan Keputusan di Lingkungan KPU. Selain untuk mengetahui tingkat pemahaman responden terhadap teknik dan prosedur penyusunan Keputusan, kuisioner ini juga dibuat untuk mengetahui apakah Proyek Perubahan tentang Manajemen Penyusunan Keputusan di Lingkungan KPU berupa Sistem Informasi Penyusunan Keputusan (SITUS) diterima dan mendapatkan tanggapan yang positif dari responden yang berasal dari jajaran staf dan pegawai di KPU, KPU Provinsi, dan KPU Kabupaten/Kota dengan hasil sebagai berikut: Isi Kuesioner Tanggapan terhadap Petunjuk Teknis Tanggapan terhadap Template Tanggapan terhadap ruang konsultasi pada SITUS Sangat Setuju Kurang Tidak Setuju Setuju Setuju 66% 34% 0% 0% 62% 36% 2% 0% 53% 45% 2% 0% Tabel 2.4. Tabel Hasil Analisa Kuesioner II Secara keseluruhan, seluruh responden sangat mendukung adanya aplikasi SITUS ini sebagaimana digambarkan dalam grafik berikut: Kelengkapan SITUS sebagai aplikasi pendukung dalam menyusun Keputusan BELUM CUKUP 11% 0% 0% SUDAH CUKUP 89% Gambar Grafik Hasil Analisa Kuesioner

61 Dari grafik di atas dapat dilihat bahwa hampir seluruh responden merasa aplikasi ini sudah cukup dalam mendukung stakeholder dalam menyusun Keputusan. Tercatat 89% responden merasa SITUS Sudah Cukup dalam mendukung penyusunan Keputusan, dan hanya 11% sisanya yang merasa aplikasi ini Belum Cukup mendukung. Dengan mencakup adanya Petunjuk Teknis Penyusunan Keputusan, Template Rancangan Keputusan, Contoh Keputusan dan Ruang Konsultasi yang disediakan dalam aplikasi SITUS ini, maka dapat disimpulkan bahwa SITUS ini sangat bermanfaat dalam membantu mendukung penyusunan Keputusan agar sesuai dengan kaidah peraturan p erundang-undangan. Manajemen penyusunan Keputusan yang diinformasikan melalui SITUS sudah mulai dirasakan manfaatnya oleh pejabat dan staf di Sekretariat Jenderal KPU, KPU Provinsi, dan KPU Kabupaten/Kota. Manfaat tersebut dirasakan dapat memberikan kemudahan, ketepatan, kecepatan dalam menyusun Keputusan. Beberapa manfaat yang diperoleh dapat dilihat dari pernyataan dalam surat dukungan sebagaimana terlampir dan beberapa testimoni lewat media elektronik ( ) sebagai berikut: Gambar Testimoni Kasubag Monev Biro Perencanaan dan Data

62 Gambar Testimoni Kasubag TU Logistik Gambar Testimoni Kasubag TU Umum

63 Gambar Testimoni Kasubag Penyuluhan Peraturan Biro Hukum Gambar Testimoni dari Subbagian Inventarisasi BMN dan Pengadaan