KODE : Manual Prosedur Pelaksanaan Tinjauan Manajemen Dan Perancangan RENSTRA

Transkripsi

1 KODE : Manual Prosedur Pelaksanaan Tinjauan Manajemen Dan Perancangan RENSTRA Jurusan Teknik Elektro Universitas Brawijaya Malang 2013

2 Manual Prosedur Pelaksanaan Tinjauan Manajemen Dan Perancangan RENSTRA Jurusan Teknik Elektro Universitas Brawijaya Kode Dokumen : Revisi : 1 Tanggal : 16 Juli 2013 Disiapkan oleh : Ketua UJM Jurusan Teknik Elektro Ttd Ir. Sigit Kusmaryanto, M.T. Dikaji oleh : Sekretaris Jurusan Teknik Elektro Ttd M. Aziz Muslim, S.T., M.T., Ph.D. Disetujui oleh : Ketua Jurusan Teknik Elektro Ttd Dr. Ir. Sholeh Hadi Pramono, M.S. 1

3 Daftar Isi Tujuan... 3 Ruang Lingkup... 3 Definisi... 3 Rujukan... 3 Garis Besar Prosedur... 3 Bagan Alir Prosedur Monitoring dan Tinjauan Manajemen Prosedur Analisis Ketidaksesuaian Capaian Target Prosedur Perancangan Tindakan Perbaiakan Prosedur Perancangan RENSTRA... 7 Lampiran Borang Capaian Target Kinerja Jurusan ( ) Borang Akar Masalah dan Tindakan perbaikan ( ) Borang Komponen Biaya Pendukung Tindakan perbaikan ( ) Borang Draft RENSTRA ( )

4 Tujuan Tinjauan manajemen bertujuan memonitoring, menganalisis dan merancang tindakan korektif dan preventif proses yang telah dilakukan untuk meningkatkan kualitas proses dalam rangka mempertahankan konsistensi pengendalian produk, yang kemudian tidakan korektif ini kemudian dituangkan dalam Program Kerja maupun RENSTRA jurusan. Ruang Lingkup Tinjauan manajemen ini diterapkan pada setiap tahap proses baik dalam periode pendek (setiap rapat pleno) maupun periode panjang (setiap semester, setiap tahun maupun periode 4 tahunan). Definisi 1. Manual Mutu (MM) adalah pedoman pendokumentasian sistem mutu Organisasi UJM TEUB untuk menunjukkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan produk secara konsisten sesuai dengan persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku. 2. Instruksi Kerja (IK) adalah urut-urutan instruksi yang dilakukan untuk suatu pekerjaan tertentu untuk menjamin pekerjaan berjalan sesuai standar. 3. Rencana Mutu (Quality Plan) adalah pedoman yang menjadi acuan target pencapaian rencana strategis TEUB dan sasaran mutu TEUB. 4. Dokumen Mutu adalah dokumen yang melengkapi dokumen akademik, digunakan sebagai alat (sarana) untuk menjalankan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI). Dokumen Mutu untuk jurusan/program studi adalah Manual Prosedur, Dokumen Pendukung, Instruksi Kerja dan Borang. Semua dokumen harus memenuhi standar sistem mutu. Rujukan 1. Manual Mutu TEUB ( ) 2. Manual Prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman TEUB ( ) 3. Manual Prosedur Tindakan Korektiv dan Pencegahan ( ) 4. Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Manajemen Mutu (SMM) Persyaratan ISO 9001:2008, Badan Standardisasi Nasional Garis Besar Prosedur 1. Prosedur Tinjauan Manajemen jangka pedek: a. Menampilkan capaian indikator kinerja dari proses yang telah dilaksanakan. b. Memverifikasi capaian yang tidak sesuai dengan target kepada PIC yang bersangkutan. c. Menganalisis proses, operasi kerja, rekaman mutu, keluhan pelanggan, dan sebagaianya untuk menentukan tindakan perbaikan yang diperlukan. 2. Prosedur Tinjauan Manajemen jangka panjang: a. Menampilkan capaian indikator kinerja dari proses yang telah dilaksanakan. b. Menganalisis proses, operasi kerja, rekaman mutu, keluhan pelanggan, dan sebagaianya untuk menentukan tindakan perbaikan yang diperlukan. 3

5 c. Memilih tindakan perbaikan yang paling mungkin untuk dilaksanakan pada semester/tahun berikutnya. d. Menentukan kegiatan dan sub-kegiatan perbaiakan untuk mendukung tindakan perbaiakan yang dipilih. e. Menentukan komponen biaya dari semua sub-kegiatan. 3. Prosedur analisis ketidaksesuaian capaian target: a. Rekam data capaian indikator kinerja b. Bandingkan dengan target capaian dalam standar mutu, program kerja ataupun RENSTRA. c. Tinjau kembali kegiatan dan subkegiatan yang mendukung proses yang terkait dengan capaian indikator kinerja yang tidak sesuai dengan target. d. Tentukan akar masalah yang paling sesuai dengan poin c. 4. Prosedur penentuan tindakan perbaikan a. Dari akar masalah yang telah ditentukan pada poin 3.c dilakukan analisis SWOT untuk menentukan tindakan perbaikan yang mampu menyelesaikan beberapa akar masalah sekaligus. b. Tindakan perbaikan kemudian dibagi menjadi beberapa kegiatan dan subkegiatan. c. Penentuan indikator kinerja yang ingin dicapai d. Penentuan besarnya anggaran yang dibutuhkan untuk menyelesaiakan kegiatan perbaiakan. 5. Perancangan Program Kerja jurusan a. Tentukan pagu anggaran yang disediakan b. Tentukan jenis-jenis pembiayaan yang diizinkan c. Tentukan tahap pembiayaan kegiatan berdasarkan anggaran yang dibutuhkan dan anggaran yang ada. d. Tentukan model evaluasi terhadap keberhasilan pencapaian target indicator kinerja dan target pembiayaan. e. Tentukan metode untuk menjaga keberlangsungan tindakan perbaikan. 4

6 Bagan Alir 1. Prosedur Tinjauan Manajemen Mulai Bandingkan capaian indicator kinerja dengan target yang ditentukan Memverifikasi ketidaksesuaian capaian Menganalisis ketidaksesuaian untuk mencari akarmasalah Borang Daftar Ketidaksesuaian Menentukan tindakan perbaikan yang berisi beberapa kegiatan dan subkegiatan. Pelayanan Umum Menentukan pembiayan dan metode monitoring Selesai 2. Prosedur Analisis Ketidaksesuaian Capaian Indkator Kinerja Mulai Bandingkan capaian indicator kinerja dengan target yang ditentukan Meninjaua kembali kegiatan dan subkegiatan yang mendukung indicator kinerja Tentukan akar masalah pada kegiatan dan subkegiatan tersebut Selesai 5

7 3. Prosedur Penentuan Kegiatan dan Subkegiatan Mulai Analsis SWOT akar masalah untuk menentukan jenis solusi Borang Daftar Ketidaksesuaian Penentuan kegiatan dan subkegiatan perbaikan Borang Klarifikasi Tindakan Korektif dan Preventif Sekretaris UJM Penentuan target indicator kinerja Penentuan biaya kegiatan Selesai 6

8 4. Prosedur Perancangan RENSTRA Mulai terkait Tentukan anggaran yang tersedia. Pelayanan Umum Tentukan jenis pembiayaan yang diizinkan Sekretaris UJM Tentukan tahap pembiayaan. Pelayanan Umum Tentukan metode monitoring pencapaian indicator kinerja Ketua UJM Tentukan metode untuk menjamin keberlanjutan kegiatan Selesai 7

9 Lampiran 1. Borang Daftar Ketidaksesuaian atau Corrective Action Requirement CAR ( ) Tindakan Korektif/Preventif ke- : Bulan : No Temuan Tanggal Temuan Kategori Temuan Status Temuan Auditor Teraudit Bidang/Dokumen yang diaudit Uraian Ketidaksesuaian Tindakan Perbaikan Target Waktu Selesai Verifikasi Status Akhir (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) Tanda tangan MR... (1) Nomer temuan (2) Tanggal temuan (3) Kategori temuan: KTS, Observasi (4) Status: New, open, closed (5) Nama Auditor (6) Personil /unit kerja yang diaudit (7) Bidang yang diaudit (8) Deskripsi temuan ketidaksesuaian (9) Tindakan perbaikan yang dilakukan (10) Tanggal waktu penyelesaian (11) Verifikasi pada dokumen yang diperbaiki(12) Status Akhir: open, closed 8

10 2. Borang Klarifikasi Tindakan Korektif dan Preventif ( ) Bidang /Jenis yang dikoreksi: Koreksike- : Tgl Koreksi : No. CAR/Koreksi : Uraian Temuan: Kategori: 1. KTS 2. Observasi Penyebab/Akar Masalah: Tanda tangan /MR Rencana perbaikan/preventif yang dilakukan Auditee: Target Waktu Selesai Verifikasi: Status CAR Tanda tangan Ketua UJM 1. OPEN 2. CLOSED 9