RANCANG BANGUN PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI

Transkripsi

1 UJIAN TENGAH TRIWULAN TAKE HOME MATA KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN RANCANG BANGUN PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI Oleh: Awaluddin P Dosen: Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc(CS) PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2011

2 I. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi pada setiap kegiatan penyelengaraan organisasi tidak dapat dihindari. Oleh sebab itu, penerapan teknologi informasi dan komunikasi disetiap organisasi merupakan sebuah kebutuhan yang tidak dapat ditawar-tawar lagi, dalam rangka mendukung pertukaran data dan informasi serta penyaluran berita secara cepat, akurat dan aman. Persaingan bisnis dalam era informasi telah mencapai tahapan kompetisi yang sangat ketat, dimana sistem pengelolaan bisnis secara konvensional tidak lagi memadai. Karena itu, kebutuhan akan informasi yang cepat dan akurat sangat diperlukan dalam pengambilan keputusan bisnis. Aplikasi sistem informasi dikembangkan untuk melayani kebutuhan-kebutuhan informasi setiap unit fungsional pada semua kegiatan manajemen. Isi informasi yang dibutuhkan tergantung pada fungsi masing-masing unit fungsional yang ada. Sedangkan ciri informasi yang dibutuhkan tergantung pada jenis pembuatan keputusan tergantung pada tingkatan kegiatan manajemen di perusahaan. Oleh sebab itu kegagalan dalam membangun sistem informasi bagi sebuah organisasi yang akan membangun sebuah sistem informasi akan menimbulkan kerugian baik secara langsung maupun tidak langsung bagi operasional perusahaan. Maka perencanan yang baik mengenai tahapan-tahapan dalam pembangunan sistem informasi mutlak diperlukan agar tujuan perusahaan tercapai. Makalah ini mencoba mempelajari tahapan pembangunan sistem informasi yang baik sehingga didapatkan tambahan pengetahuan yang baik akan pembangunan sistem informasi Tujuan Tujuan penyusunan makalah ini yaitu mempelajari secara umum tahapan pembangunan sistem informasi.

3 II. ISI 2.1. Pendekatan Pembangunan Sistem Informasi Untuk membangun sebuah sistem informasi maka ada beberapa pendekatan yang dapat diambil sebagai acuan. Sutanta (2003) membandingkan beberapa pendekatan serta kelebihan dan kelemahannya pada sub-bab berikut ini Pendekatan Klasik vs Pendekatan Struktur Pendekatan klasik menekankan bahwa pengembangan suatu sistem informasi akan berhasil apabila mengikuti tahapan sesuai daur hidup pembangunan sistem. Namun pendekatan ini tidak cukup karena tidak memberikan informasi yang lebih rinci akan tahapan-tahapan yang nanti dilaksanakan. Pendekatan terstruktur mencoba menyediakan tambahan alat-alat, teknikteknik, dan dokumntasi kepada analisis sistem dan dokumentasi kepada analisis sistem untuk mengmbangkan sistem disamping tetap mengikuti tahapan pembangunan sistem informasi yang sudah ada Pendekatan Sepotong vs Pendekatan Sistem Pendekatan sistem merupakan pendekatan pengmbangan sistem yang menekankan pada suatu kegiatan atau aplikasi tertentu saja. Pada pendekatan ini kegiatan atau aplikasi yang dipilih dikembangkan tanpa memperhatikan posisinya dalam sistem informasi atau tanpa memperhatikan sasaran keseluruhan dari organisasi. Pendekatan ini hanya memperhatikan sasaran dari kegiatan atau aplikasi saja. Pendekatan sistem merupakan pendekatan pengembangan sistem yang memperhatikan sistem informasi sebagai satu kesatuan terintgrasi untuk masingmasing kegiatan atau aplikasinya. Pendekatan ini juga menekankan pada pencapaian sasaran keseluruhan dari organisasi Pendekatan Bawah-Naik (Bottom Up) vs Atas-Turun ( Top Down) Pendekatan bawah-naik merupakan ciri pendekatan klasik dimana pengembangan sistem informasi menekankan pada kebutuhan pengolahan data transaksi pada level terbawah dan kemudian naik untuk memberikan informasi

4 yang disusun berdasarkan data-data transaksi yang ada. Pendekatan ini menekankan pada data bukan informasi. Pendekatan bawah naik merupakan ciri pendekatan terstruktur yang lebih menekankan pada informasi yang diperlukan untuk pembuat keputusan manajemen bagi kepentingsn manajerial. Pendekatan ini dimulai dengan mendefinisikan sasaran dan kebijaksanaan organisasi, selanjutnya proses semakin turun untuk menentukan kebutuhan pengolahan data yang dianalisis meliputi pemenuhan kebutuhan input, output, basis data, prosedur, operasi dan pengendalian Pendekatan Sistem Menyeluruh vs Pendekatan Moduler Pendekatan sistem menyeluruh merupakan pendekatan pengembangan sistem serentak secara menyeluruh pada saat yang bersamaan. Pendekatan ini kurang tepat untuk sistem yang kompleks karena pengembangnnya menjadi sulit. Pendekatan moduler berusaha memecah sistem yang kompleks menjadi lebih kecil atau modul yang sederhana, sehingga sistem akan mudah dipahami dan dikembangkan secara tepat waktu dan mudah dipahami pemakai sistem serta mudah dipelihara Pendekatan Lompatan Jauh vs Pendekatan Berkembang Pendekatan lompatan jauh merupakan pendekatan pengembangan sistem yang merupakan perubahan menyeluruh secara serentak menggunakan teknologi paling canggih saat itu. Pendekatan ini banyak mengandung resiko karena teknologi komputer berkembang sangat cepat sehingga cepat usang, menjadi sangat kompleks sehingga sulit dikembangkan dan terlalu mahal karena memerlukan investasi seketika untuk semua teknologi yang dikembangkan. Pendekatan berkembang merupakan pendekatan pembangunan sistem yang menerapkan teknologi canggih hanya untuk aplikasi yang memerlukan pada saat itu dan akan terus dikembangakn pada masa selanjutnya sesuai perkembangan teknologi. Pendekatan ini tidak terlalu mahal dan dapat mengikuti perkembangan teknologi yang cepat sehingga sistem yang dikembangkan tidak cepat usang.

5 2.2. Analisis Sistem Langkah selanjutnya adalah merinci lebih dalam sistem yang akan diterapkan apakah merancang sistem baru atau memperbaharui sistem lama. Analisis sistem bertugas mencari lebih spesifik seberapa besar ruang lingkup pekerjaan sistem dan apa saja yang dibutuhkan oleh pemakai sistem. Alasan untuk melakukan analisis sistem menurut Suwarni (1996) : 1. Problem solving (pemecahan masalah) Sistem yang sudah ada dianggap kurang berfungsi dengan baik, sehingga dibutuhkan analisis untuk memecahkan masalah tersebut. 2. Adanya peraturan baru Peraturan baru yang dimaksud dapat berupa peraturan hukum, praktek akuntansi produk atau jasa yang baru serta praktek manajemen baru. 3. Penerapan kebijakan baru Analisis sistem dijalankan karena ada kebutuhan untuk menerapkan kebijakan-kebijakan, seperangkat teknologi, atau teknik-teknik yang baru. 4. Perbaikan sistem menyeluruh Sistem yang sudah ada tidak memenuhi syarat lagi sehingga diperlukan penggantian sistem yang baru. Selama tahapan analisis, analisis sistem harus bekerja sama dengan pihakpihak yang berhubungan langsung dengan perusahaan agar mendapatkan informasi yang cukup dalam menganalisis sistem. O Brien (2005) menyatakan kegiatan analisis sistem meliputi pendefinisian kebutuhan informasi dan pendefinisian kriteria kinerja sistem. 1. Pendefinisian kebutuhan informasi Analisis sistem mempelajari kebutuhan informasi pemakai dengan terlibat dalam berbagai kegiatan pengumpulan informasi, yaitu wawancara, pengamatan, pencarian catatan dan survey. Pada titik siklus hidup sistem ini, analisis mengumpulkan dokumentasi dari sistem yang ada, menelaah dan menambahkan dokumentasi baru. Dokumentasi dapat berupa bagan arus (flowchart) dan diagram arus data (data flow diagram).

6 2. Pendefinisian kriteria kerja Tujuan tahap ini untuk menspesifikasi secara tepat apa yang harus dicapai oleh sistem. Pada tahapan ini dibutuhkan kerjasama antara pengguna dan analisis sistem Perancangan Sistem Tujuan perancangan sistem menurut Sutanta (2003) memberikan gambaran secara umum/ global kepada pemakai tentang sistem yang akan dikembangkan dan berfungsi sebagai persiapan untuk tahap perancangan sistem secara terinci. Komponen sistem informasi dijelaskan dalam sub-bab berikut Perancangan Model Perancangan model SI dapat dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu : a. Pembuatan model logik, pembuatan model logik digunakan untuk menjelaskan secara logik kepada pemakai tentang bagaimana fungsi-fungsi dalam sistem informasi akan bekerja. Model logik dapat ditunjukkan dengan menggunakan Diagram Arus Data/ DATA (Data Flow Diagram/DFD). DAD berfungsi untuk menggambarkan subsistem dan aliran data dalam sistem. Sedangkan arus data dalam DAD dapat dijelaskan menggunakan kamus data. b. Model Fisik digunakan untuk menjelaskan kepada pemakai tentang bagaimana sistem secara fisik akan diterapkan. Bagan alir sistem (system flowchart) merupakan alat yang tepat untuk menunjukkan model fisik sistem karena dapat menunjukkan simbol fisik yang digunakan seperti terminal, media penyimpan, laporan dan sebagainya Perancangan Output Perancangan output sistem dapat berupa penentuan kebutuhan output sistem yang baru dan penentuan parameter output. Jenis output sistem dapat berupa tampilan dilayar monitor (softcopy) atau cetakan pada media keras (hardcopy) seperti kertas dan mikro film. Kebutuhan output sistem dapat diketahui dari arus DAD. Output sistem berupa laporan-laporan dapat digunakan untuk menentukan bentuk/format dan tata letak laporan tersebut. Output sistem dibedakan menjadi dua, yaitu output intern (internal output) dan output ekstern (eksternal output). Output intern merupakan output yang

7 digunakan untuk mendukung kegiatan manajemen yang tidak terpakai lagi. Output intern dapat berupa laporan terinci, laporan ringkasan dll. Sedangkan output ekstern adalah yang akan didistribusikan ke pihak luar organisasi yang membutuhkannya. Output ekstern dapat berupa faktur, check, tanda terima pembayaran dan lain-lain. Perancangan output dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut : 1. Menentukan kebutuhan output sistem baru. Output yang akn dirancang dapat ditentukan dari DAD sistem baru. Output di DAD ditunjukkan oleh arus data dari suatu proses ke kesatuan luar atau dari proses ke proses yang lainnya. 2. Menentukan parameter output. Parameter output meliputi tipe output (intern atau ekstern), format output (keterangan, tabel, atau grafik), media yang digunakan (hardcopy dan softcopy), alat output yang digunakan, jumlah tebusan, distribusi dan periode output Perancangan Input Tahapan dalam perancangan input adalah sebagai berikut : 1. Perancangan dokumen dasar, dokumen dasar merupakan formulir yang memuat data-data yang akan dimasukkan ke dalam sistem. 2. Perancangan kode, penggunaan kode berhubungan dengan prosedur klasifikasi data sehingga dapat menyederhanakan kegiatan operasional sistem. Kode yang relatif pendek dapat digunakan untuk banyak informasi mengenai suatu entitas. Alat input dapat digolongkan menjadi dua golongan, yaitu : a. Alat input langsung (online input device), merupakan alat input yang langsung dihubungkan dengan CPU, seperti keyboard, mouse, touchscreen, dan lain-lain. b. Alat input tidak langsung (offline input device) merupakan alat input yang tidak langsung dihubungkan dengan CPU, seperti Key To Card (KTC), KeyTo Tape (KTT) dan Key To Disk (KTD).

8 Proses Input Proses input dapat melibatkan beberapa tahapan, pada umumnya terbagi menjadi 3 tahapan : 1. Penangkapan data, merupakan proses mencatat kejadian nyata yang terjadi akibat transaksi yang dilakukan oleh organisasi ke dalam dokumen dasar. Dokumen dasar merupakan bukti dari transaksi. 2. Penyiapan data, merupakan proses mengubah data yang telah ditangkap ke dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin misalnya,floppy disk atau harddisk. 3. Pemasukan data, merupakan proses membaca atau memasukkan data ke dalam computer Tipe Input Tipe input dapat dikelompokkan menjadi dua macam, yaitu : 1. Input Intern (internal input), merupakan input yang berasal dari dalam organisasi, seperti faktur penjualan, order penjualan dan lain-lain. Biasanya dokumen dasar yang diperancangkan adalahg dokumen dasar untuk penangkapandata input internal. 2. Input ekstern (external input), merupakan input yang berasal dari luar organisasi seperti faktur pembelian, kuitansi pembayaran dari luar organisasi dan lain-lain Langkah Perancangan input Langkah untuk perancangan input adalah sebagai berikut : 1. menentukan kebutuhan input sistem berdasarkan DAD sistem baru yang ditunjukkan oleh arus data dari kesatuan luar ke suatu proses dan bentuk tampilan input dialat input yang ditunjukkan oleh suatu proses memasukkan data 2. Menentukan parameter input yang meliputi bentuk input, dokumen dasar, dan bentuk isian (dialog layar terminal), sumber input, jumlah tembusan, distribusi, alat input yang digunakan serta periode input Perancangan Basis Data Beberapa hal penting yang perlu diperhatikan dalam perancangan basis data adalah :

9 1. Minimalisasi kerangkapan data (redundancy) 2. Inkonsensistensi data 3. Data-data dalam basis data harus dapat digunakan secara bersama-sama (shareability) 4. Standarisasi data untuk menyeimbangkan perbedaan kebutuhan data para pemakai 5. Pembatasan kewenangan (privacy) dan keamanan data (data security) 6. Menjamin integritas data (data integrity) 7. Menghindari terjadinya data terisolasi (data isolation) 8. Berorientasi pada data (oriented) dan bukan pada program (program oriented) 9. Data dapat digunakan oleh pemakai-pemakai yang berbeda atau beberapa program aplikasi tanpa perlu mengubah basis data 10. Data dapat berkembang dengan mudah baik volume maupun strukturnya 11. Data yang ada dapat memenuhi kebutuhan sistem-sistem baru secara mudah 12. Data dapat digunakan dengan cara-cara yang berbeda 13. Interdependensi data (data independency) baik secara logic maupun secara fisik 14. Dihindarinya terjadinya penyimpangan (anomali) dalam basis data Teknik Perancangan Basis Data Perancangan basis data dapat dilakukan dengan menggunakan teknik Entity Relationship atau teknik normalisasi (dalam model basis data relasional). Teknik Entity Relationship merupakan salah satu model data yang dikembangkan berdasarkan obyek. Teknik Entity Relationship merupakan suatu cara unutk menjelaskan kepada para pemakai tentang hubungan antar data dalam basis data secara logik dengan persepsi bahwa real world terdiri dari obyek-obyek dasar yang saling berhubungan dengan cara memvisualisasikan ke dalam bentuk simbol-simbol grafis. Perancangan dengan teknik Entity Relationship akan menghasilkan sebuah diagram yang disebut ER_Diagram/Entity Relationship Diagram. ER_Diagram berfungsi untuk menggambarkan hubungan antar entitas dalam suatu sistem. Sedangkan teknik normalisasi diterapkan dalam perancangan dalam perancangan basis data dalam model basis data relasional.

10 Tipe File Basis Data Basis data dibentuk dari kumpulan file yang dikategorikan dalam beberapa tipe, yaitu : 1. File Induk, merupakan file yang yang tetap ada selama SI digunakan. Terdapat dua tipe file induk, yaitu : a. File induk acuan (reference master file) merupakan file induk yang recordnya relative statis/jarang berubah nilainya, seperti file daftar gaji pokok, file daftar mata kuliah dan lain-lain. b. File induk dinamik (dynamic master file) merupakan file induk yang nilai-nilai dari recordnya sering berubah atau sering dimutkhirkan (update) sebagai akibat dari suatu transaksi, seperti file induk persediaan, file induk langganan dan lain-lain. 2. File transaksi (transaction file), sering disebut file input yaitu digunakan untuk merekam data hasil suatu transaksi. 3. File laporan (report file), sering disebut file output, yaitu berisi informasi yang akan ditampilkan dan dibuat untuk mempersiapkan pembuatan suatu laporan. 4. File sejarah (history file), disebut juga file arsip, yaitu file yang berisi data masa lalu yang sudah tidak aktif lagi, tetapi perlu disimpan untuk masa mendatang. 5. File Pelindung (backup file) Merupakan salinan dari file-file yang masih aktif dalam basis data pada suatu saat tertentu. 6. File Kerja (working file) Disebut juga file sementara (temporary file), file ini dibuat karena memori komputer tidak mencukupi atau untuk menghemat pemakaian memori selama proses dan akan dihapus bila proses telah selesai Metode akses file Akses file (file acces) adalah suatu metode yang menunjukkan bagaimana suatu program komputer akan membaca record-record dari suatu file. Secara umum metode akses file terdiri dari dua macam, yaitu : 1. Metode akses serial (sequential acces method), dimana proses pembacaan atau penulisan suatu record dalam suatu file terlebih dahulu mulai record pertama sampai dengan record yang diinginkan. Contoh piranti yang termasuk dalam

11 akses serial adalah pita magnetic (magnetic tape). Ciri piranti akses serial adalah : a. Proses pembacaan record harus berurutan. b. Tidak ada metoda pengalamatan record. c. Record disimpan dalam blok-blok data. d. Proses penulisan record hanya dilakukan sekali saja. e. Kecepatan akses data sangat tergantung pada : Kerapatan pita (char/inchi) Kecepatan pita (inchi/detik) Lebar celah/gap antar blok data (inchi) 2. Metode akses langsung (direct acces method), dimana proses pembacaan atau penulisan record dalam file dilakukan secara langsung pada posisinya dalam file tidak harus berurutan.. Contoh piranti akses langsung adalah : a. Proses pembacaan record tidak harus berurutan b. Memiliki metode pengalamatan record c. Record disimpan dalam karakteratau blok data d. Proses penulisan record hanya bisa dilakukan beberapa kali Pemilihan metode akses atau piranti penyimpanan harus mempertimbangkan beberapa hal penting sebagai berikut : a. Kemudahan dalam penyimpanan dan pengembalian data b. Efisiensi akses/kecepatan akses terhadap data c. Efisiensi penyimpanan data Organisasi File Basis Data Tujuan utama organisasi file basis data adalah : 1. Untuk menyediakan sarana pencarian record bagi pengolahan, seleksi atau penyaringan. 2. Memudahkan penciptaan dan pemeliharaan data Secara umum organisasi file basis data dapat dibedakan sebagai berikut : 1. Sequemtial 2. Index Sequentisl 3. Direct 4. Indexed random

12 5. Inverted 6. Hashing Desain Sistem Tahapan yang menjelaskan bagaimana bagaimana sistem akan memenuhi kebutuhan informasi bagi pengguna disebut desain sistem. Tahapan ini meliputi desain user interface,desain data, dan desain proses. 1. Desain User Interface Desain ini berfokus untuk memberikan dukungan pada interaksi antara pengguna dan aplikasi berbasisi computer. Desain berkonsentrasi pada rancangan form yang efisien dan menarik untuk input dan output bagi pengguna. 2. Desain data Aktivitas desain data berfokus dalam mendesain struktur basis data yang akan digunakan. Sistem ini didesain untuk memenuhi seluruh atau sebagian informasi yang dibutuhkan pengguna. 3. Desain proses Aktivitas desain proses adalah mendesain kebutuhan program dan prosedur bagi sistem informasi tersebut. Desainer berkonsentrasi dalam mengembangkan spesifikasi dari program yang akan dikembangkan agrar sejalan dengan desain user interface dan desain data Impelemantasi Tahapan implementasi menurut Suwarni (1996) meliputi : Pemrograman Pemrograman bisa didefinisikan sebagai penyiapan atas prosedur-prosedur yang akan dijalankan dalam komputer. Penulisan program-program komputer merupakan aktivitas tunggal yang terbesar dalam tahap implementasi pembangunan sistem informasi. Berikut hal yang harus diperhatikan dalam mencapai efisiensi dalam pemrograman. 1. Pendekatan modular Penggunaan pendekatan modular untuk pengembangan program memiliki banyak manfaat :

13 a. Produktivas program dapat dikembangkan dengan memberikan modulmodul yang sulit kepada programmer yang cakap. b. Efisiensi pengolahan dapat ditingkatkan dengan memfokuskan upaya pada modul-modul yang sering digunakan. c. Program bersifat lebih dapat dipelihara karena perubahan-perubahan yang potensial dapat dipisahkan pada modul-modul lokal agar tidak mengakibatkan perubahan yang menyeluruh Standar pemrograman Standar merupakan suatu set peraturan yang harus diikuti oleh programmer bila mereka menuliskan program-program. Dengan adanya standar, pelaksaan program dapat dilaksanakan secara konsisten, sehingga para personil yang baru dapat dengan mudah melaksanakan pemeliharaan. Standar pemrograman menurut adanya konsistensi di dalam file, table. catatan, variabel dan nama modul Pengetesan sistem Pengetesan terhadap sistem yang baru saja dikembangkan atau dimodifikasi merupakan aktivitas yang sangat penting dalam metodogi pengembangan sistem. Tahap pengetesan sistem memerlukan perencanaan yang seksama dan hati-hati. Tujuan pengetesan sistem adalah mengadakan verifikasi operasi logika dan fisik atas semua building block untuk mendapatkan jaminan bahwa building block berjalan sesuai dengan yang diinginkan.beberapa teknik yang dapat dipakai untuk mengetes sistem adalah : a. Pengetesan input b. Pengetesan model c. Pengetesan output d. Pengetesan teknologi e. Pengetesan basis data f. Pengetesan pengawasan 2.5. Perawatan Sistem informasi bersifat dinamik oleh sebab itu sumber daya berkemungkinan menjadi rusak, mengalami salah fungsi dan membutuhkan pembaharuan. Pemeliharaan merupakan persyaratan sistem ataupun dari manajmen. Sistem yang

14 mudah dipelihara membutuhkan lebih sedikit perhatian, modifikasi dan perubahan. Beberapa alasan perlunya pemeliharaan adalah: a. Pemeliharaan mendadak b. Pemliharaan rutin c. Pemliharaan laporan khusus d. Kebutuhan laporan khusus e. Perbaikan kualitas sistem Masalah-masalah yang sering dihadapi dalam pemeliharaan adalah : a. Masalah biaya b. Moral pegawai c. Kegagalan d. Biaya tambahan untuk training e. Kondisi yang tidak terkendali Tingkat perubahan sistem informasi yang terjadi dalam perusahaan cenderung meningkat. Oleh sebab itu perlu dibuatkan prosedur yang memungkinkan sistem mudah dirawat. Untuk mencapai prosedur tersebut maka yang harus diperhatikan adalah : a. Design yang memungkinkan perubahan, aspek-aspek yang termasuk di dalamnya yaitu : 1. Definisi data standar 2. Bahasa pemrograman 3. Konfigurasi sistem yang standar 4. Design program modular 5. Pemakaian tabel keputusan 6. Standar dokumentasi b. Perubahan design c. Konfigurasi design d. Pusat informasi

15 DAFTAR PUSTAKA Davis, G.B Sistem Informasi Manajemen. Kerangka Dasar. Terjemahan Management InfromationSystem : Conceptual, Foundation, Structure and Development.Jakarta : PT Pustaka Binaman Persindo McLeod, Raymond Sistem Informasi Manajemen. Studi Sistem Informasi Berbasis Komputer. Jilid I. Jakarta : PT Bhuana Ilmu Komputer O Brien, J. A Pengantar Sistem Informasi. Edisi 12. Terjemahan: Introduction to Information Systems, 12th Ed. Palupi W. (editor), Dewi F. dan Deny A. K. (penerjemah). Penerbit Salemba Empat : Jakarta. Sutanta, E Sistem Informasi Manajemen.Yogyakarta : Penerbit Graha Ilmu. Suwarni Sistem Informasi Manajemen.Yogyakarta :Penerbit Universitas Atmajaya