BUKU AJAR MATA KULIAH APLIKASI KOMPUTER 1 BUKU 1 PROGRAM STUDI DIII MANAJEMEN INFORMATIKA

Transkripsi

1 BUKU AJAR MATA KULIAH APLIKASI KOMPUTER 1 BUKU 1 PROGRAM STUDI DIII MANAJEMEN INFORMATIKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN POLITEKNIK NEGERI BANJARMASIN BANJARMASIN 2014

2 KATA PENGANTAR Aplikasi yang akan diajarkan pada matakuliah Aplikasi Komputer 1 ini adalah Microsoft Word. Microsoft Word merupakan salah satu produk unggulan Microsoft Corporation yang dikemas dalam bundel Microsoft Office. Pada saat buku ini disusun Microsoft Corporation sudah mengeluarkan Microsoft Office 2014, akan tetapi dalam perkuliahan versi Microsoft Word yang akan digunakan adalah versi Setelah mengikuti perkuliahan ini diharapkan Karyasiswa bisa memanfaatkan Microsoft Word dalam mempermudah pekerjaan terutama dalam pembuatan surat, dokumen dan laporan. Adapun materi yang akan diajarkan meliputi materi dasar Microsoft Word, penyuntingan dokumen, pengaturan format teks dan paragraf, pengaturan halaman, pengaturan tabel, menyisipkan objek, mail merge, dokumen panjang, formulir dan Pengantar Visual Basic for Application. Agar proses belajar mengajar dilakukan dengan baik, maka Karyasiswa dianjurkan membaca buku ini, mendengarkan penjelasan, mendiskusikan bersama, mencoba latihan yang diberikan. Simpan latihan yang dikerjakan secara regular untuk menghindari kehilangan data. Minta penjelasan kepada dosen pengajar apabila ada yang kurang dipahami. Jika latihan sudah selesai dikerjakan, segera laporkan kepada dosen pengajar. Banjarmasin, Juli 2013 Penulis ii

3 DAFTAR ISI BUKU AJAR... i KATA PENGANTAR... ii DAFTAR ISI... iii BAB I MENGENAL MICROSOFT WORD Tujuan Instruksional Umum Tujuan Instruksional Khusus Menjalankan Microsoft Word Mengenal Elemen Microsoft Word Mengetik Dokumen Menyimpan Dokumen Menutup Dokumen Membuka Dokumen Menampilkan Dokumen Menggunakan Print Preview Mencetak Dokumen Mengakhiri Microsoft Word Latihan Rangkuman Daftar Pustaka... 6 BAB II MENYUNTING DOKUMEN Tujuan Instruksional Umum Tujuan Instruksional Khusus Menjelajah Dokumen Menyorot dan Memblok Teks Memotong (Cut), Mengcopy, Mempaste Teks Mencari (Find) dan Mengganti (Replace) Teks Menyisipkan Waktu dan Tanggal Menyisipkan Simbol Menyisipkan Equation Membatalkan Perintah (Undo) dan Membatalkan Perintah (Redo) Mengamankan Dokumen Rangkuman iii

4 2.13 Latihan Daftar Pustaka BAB III MENGATUR FORMAT TEKS DAN PARAGRAPH Tujuan Instruksional Umum Tujuan Instruksional Khusus Mengatur Format Teks Mengatur Perataan Teks dalam Paragraph Mengatur Jarak Spasi Baris dalam Paragraph Mengatur Indentasi Paragraph Menggunakan Garis Mistar Menggunakan Kotak Dialog Paragraph Menggunakan tombol Increase dan Decrease Mengatur Tabulasi Menyalin Format Menggunakan Format Pointer Menambahkan Border pada Karakter dan Paragraph Menambahkan Border pada Halaman Menggunakan Drop Cap pada Paragraph Menggunakan Style Mengganti Teks Menggunakan Change Case Bekerja Dengan Watermark Menggunakan Watermark Teks Menjadikan Teks Tertentu Sebagai Watermark Menggunakan Gambar Sebagai Watermark Rangkuman Latihan Daftar Pustaka BAB IV PENOMORAN OTOMATIS DAN PENGATURAN HALAMAN Tujuan Instruksional Umum Tujuan Instruksional Khusus Penandaan dan Penomoran Otomatis Membuat Simbol Otomatis (Bullet) Membuat Nomor Otomatis (Number) Mengatur Ukuran Kertas Mengatur Orientasi Kertas dan Margin iv

5 4.6 Membuat Header dan Footer Mengatur Margin Header / Footer Menambahkan Nomor Halaman Menambahkan Nomor Baris Membuat Format Kolom Memodifikasi Format Kolom Rangkuman Latihan Daftar Pustaka BAB V TABEL Tujuan Instruksional Umum Tujuan Instruksional Khusus Mengenal Elemen Table Membuat tabel Membuat table dengan mouse Membuat Tabel dengan Menggunakan Insert Tabel Menggambar tabel Mengenal Toolbar Table Tools Menghapus Garis Table Memformat Garis Bingkai Tabel Memecah dan Menggabung Sel Menggabung Sel Memecah Sel Mengatur Perataan Teks di dalam Tabel Mengatur Lebar Kolom dan Tinggi Baris Mengatur Orientasi Teks pada Tabel Memindah Insertion Point dalam Tabel Menyisipkan Sel, Baris, dan Kolom Menyisipkan sel pada tabel Menyisipkan Baris pada Tabel Menyisipkan Kolom pada Tabel Menghapus Sel, Baris, dan Kolom Menghapus Sel pada Tabel Menghapus Baris atau Kolom pada Tabel v

6 5.15 Mengurutkan Data Tabel Membuat Rumus pada Tabel Mengatur Posisi Tabel dalam Naskah Rangkuman Latihan Daftar Pustaka BAB VI MENYISIPKAN OBJEK Tujuan Instruksional Umum Tujuan Instruksional Khusus Menyisipkan Objek Clip Art Menyisipkan File Objek Gambar Pengatur Posisi dan Urutan Objek Menggambar Objek Shape Membuat Teks Artistik / WordArt Membuat Diagram SmartArt Rangkuman Latihan Daftar Pustaka BAB VII MENGENAL MAILING Tujuan Instruksional Umum Tujuan Instruksional Khusus Mengenal Mailing Membuat Mail Merge Menyisipkan Field ke Dokumen Menggabung Data dan Dokumen Induk Mengolah Sumber Data Menambah dan Menghapus Data Menambah, Mengahapus, dan Mengganti Nama Field Menyaring dan Mengurutkan Data Membuat Data Alamat untuk Amplop Mencetak Data Alamat pada Label Rangkuman Latihan Daftar Pustaka vi

7 BAB VIII MEMBUAT DOKUMEN PANJANG Tujuan Instruksional Umum Tujuan Instruksional Khusus Catatan Kaki (Footnore & Endnote) Menyisipkan Catatan Kaki Memindah dan Menyalin Catatan Kaki Menghapus Footnote / Endnote Mengulang Penomoran Catatan Kaki Melanjutkan Penomoran Catatan Kaki dari Dokumen Lain Membuat Indeks Membuat Daftar Isi Mencetak Dokumen Menggunakan Print Preview Melakukan Proses Mencetak Rangkuman Latihan Daftar Pustaka BAB IX MEMBUAT FORMULIR Tujuan Instruksional Umum Tujuan Instruksional Khusus Menampilkan Toolbar Formulir Membuat Formulir Mengunci Formulir Rangkuman Latihan Daftar Pustaka vii

8 viii

9 BAB I MENGENAL MICROSOFT WORD Tujuan Instruksional Umum Diharapkan setelah mempelajari BAB I ini, mahasiswa dapat mengenal dan memahami area kerja Microsoft Word Tujuan Instruksional Khusus Diharapkan setelah mengikuti perkuliahan ini, mahasiswa dapat : 1. Memahami area kerja Microsoft word 2. Memahami bagaimana cara kerja di Microsoft word 1.3 Menjalankan Microsoft Word 2007 Microsoft Word (MS Word) adalah program untuk mengolah kata. Program ini umumya digunakan untuk menulis dokumen misalnya karya tulis, skripsi, novel, dan sebagainya. MS Word banyak dipakai saat ini dibandingkan dengan program pengolah kata lainnya, seperti WordStar, AmiPro, Word-Perfect dan lain-lain. Hal ini dikarenakan fasilitas yang disediakan, kemudahan dalam menggunakan, hasil yang diperoleh, tampilan yang menarik dan lain sebagainya. Untuk menjalankan Microsoft Word 2007, klik menu Start All Program Microsoft Office - Microsoft Word. Gambar 1.1 Menjalankan Microsoft Word 2007

10 1.4 Mengenal Elemen Microsoft Word 2007 Secara default tampilan area kerja progrrdiri atas MS Word 2007 Tittle Bar, Office Button, Quick Access Toolbar, Menu Bar, Ribbon, Ruler, Status Bar, dan View Toolbar. Tampilan area kerja dapat dilihat di bawah ini Gambar 1.2. Tampilan Kerja Microsoft Word Mengetik Dokumen Pada area kerja terdapat titik sisip (insertion point) dimana karakter akan diketikan. Titik sisip secara otomatis akan berpindah ke baris berikutnya apabila titik sisip telah mencapai batas kanan area kerja. Tekan tombol Enter untuk membuat paragraph baru dan memindahkan titik sisip ke baris di bawahnya. Tekan tombol Shift + Enter untuk memindahkan titik sisip ke baris di bawahnya tanpa membuat paragraph baru. Tekan tombol Backspace untuk menghapus karakter di samping kiri titik sisip. Tekan tombol Delete untuk menghapus karakter di samping kanan titik sisip. Untuk menggerakkan titik sisip dalam dokumen : Tekan tombol / untuk menggerakkan titik sisip ke kiri atau ke kanan. Tekan tombol Ctrl + / untuk menggerakkan titik sisip ke awal kata sebelum atau sesudah titik sisip. 2

11 1.6 Menyimpan Dokumen Untuk menyimpan dokumen, lakukan salah satu cara berikut : Klik tombol pada tool bar Tekan tombol Ctrl+S pada keyboard Apabila dokumen belum pernah disimpan sebelumnya, maka akan ditampilkan kotak dialog Save As. Gambar 1.3. Menyimpan Dokumen Tentukan di folder mana dokumen akan disimpan. Ketikan nama file pada bagian file name. klik save untuk menyimpan. 1.7 Menutup Dokumen Untuk menutup dokumen, lakukan salah satu cara berikut ini : Klik menu File Close Tekan tombol Ctrl+F4 Apabila dokumen belum disimpan, maka akan ditampilkan konfirmasi apakah dokumen mau disimpan atau tidak. Gambar 1.4. Tampilan Konfirmasi 3

12 1.8 Membuka Dokumen Untuk membuka dokumen yang sudah dibuat, lakkan salah satu cara berikut ini: Klik office button open Tekan tombol Ctrl+O pada keyboard Kotak dialog Open akan ditampilkan : Gambar 1.5.Membuka Dokumen 1.9 Menampilkan Dokumen Menggunakan Print Preview Untuk menampilkan dokumen menggunakan print preview, klik office button print print preview 1.10 Mencetak Dokumen Untuk mencetak dokumen, lakukan langkah-langkah berikut ini : Klik office button print print atau tekan Ctrl+P pada keyboard Gambar 1.6. Mencetak Dokumen 4

13 Pilih printer yang digunakan pada pilihan Printer name. Tentukan halaman yang akan dicetak pada pilihan page range. Pilih All untuk mencetak seluruh halaman. Pilih current page untuk mencetak halaman yang sedang aktif, atau isikan nomer halaman yang akan dicetak pada isian Pages. Tentukan jumlah copy pada isian Number of Copies Klik ok untuk memulai pencetakan atau Cancel untuk membatalkan Mengakhiri Microsoft Word 2007 Untuk mengakhiri Microsoft word 2007, lakukan salah satu cara berikut ini : Klik menu file exit Tekan tombol Alt + F4 pada keyboard Apabila dokumen belum disimpan maka akan ditampilkan konfirmasi apakah dokumen akan disimpan atau tidak Latihan 1. Buka dokumen baru, kemudian ketikan naskah di bawah ini dengan rapi. Mailing List di Internet Pada dasarnya mailing list bekerja dengan konsep yang sangat sederhana, seorang pengguna cukup mengirimkan ke satu alamat untuk kemudian disebarkan ke semua member mailing list yang tergabung/berlangganan ke alamat tersebut. Bayangkan bagi seorang yang sedang kesulitan masalah computer kemudian mengirimkan pertanyaan melalui ke mailing list tempat berkumpul hackers, dapat diharapkan bahwa kemungkinan satudua orang hackers mengetahui jawaban dari permasalahan yang dihadapi. Akhirnya dengan segera solusi dari masalah yang dihadapi dapat dipecahkan dalam waktu yang singkat (mungkin diperlukan beberapa jam). Jelas disini bahwa mailing list merupakan media yang lebih bersifat interaktif dan pro aktif dibandingkan dengan web yang biasa ada di Internet. Sifat ini menjadi kunci utama untuk memperkuat image dan eksistensi seseorang/perusahaan di Internet secara keseluruhan. Konsekuensi yang harus ditempuh oleh orang/perusahaan yang akan menggunakan mailing list adalah harus dapat berinteraksi/meresponds secara cepat menggunakan , karena semua pengguna di internet berharap agar respon dapat dilakukan secara cepat. Untuk itu dibutuhkan orang/karyawan yang ulet dan konsisten untuk menjawab. 5

14 2. Simpan dengan nama nimanda_latihan1. 3. Cetak file tersebut Rangkuman Microsoft Office Word adalah perangkat lunak yang digunakan sebagai salah satu program pengolah kata yang menyuguhkan berbagai macam fitur yang semakin menarik juga efisien. Microsoft word biasa digunakan untuk membuat laporan, membuat label suratr, membuat table pada dokumen, pembuatan Koran, dan masih banyak lagi Daftar Pustaka Faslah, Ronny Modul Latihan MS Word. Administrasi Bisnis. Politeknik Banjarmasin. Banjarmasin. Madcoms Microsoft Office Word Cetakan Pertama. Books Student. Madcoms Mahir dalam 7 hari Microsof Word Cetakan Pertama. Penerbit Andi. Sutomo, Erwin Menit Bersama Word Cetakan Pertama. Penerbit Andi. Yusmadi Panduan Lengkap Microsoft Word Cetakan Pertama. Jasakom 6

15 BAB II MENYUNTING DOKUMEN 2.1 Tujuan Instruksional Umum Setelah mempelajari perkuliah pada BAB II ini, mahasiswa diharapkan agar lebih memahami dan menggunakan cara menyunting dokumen pada Microsoft Word Tujuan Instruksional Khusus Setelah menyelesaikan perkuliahan ini, diharapkan mahasiswa dapat memahami proses penyuntingan dasar terhadap suatu dokumen yang meliputi proses penjelajahan dokumen, memilih teks, memindah dan menyalin teks, menyisipkan symbol, menyipkan equation, bagaimana cara membuat password pada Microsoft Word Menjelajah Dokumen Untuk menjelajahi dokumen, lakukan salah satu cara berikut ini : Tekan tombol / untuk berpindah ke kiri atau ke kanan. Tekan tombol / untuk berpindah ke baris di atas atau di bawah titik sisip. Tekan tombol Ctrl + / untuk berpindah satu kata ke kiri atau ke kanan titik sisip. Tekan tombol Ctrl + / untuk berpindah satu paragraph di atas atau di bawah titik sisip. Tekan tombol Home untuk berpindah ke awal baris. Tekan tombol End untuk berpindah ke akhir baris. Tekan tombol Ctrl + Home untuk berpindah ke awal dokumen. Tekan tombol Ctrl + End untuk berpindah ke akhir dokumen. 2.4 Menyorot dan Memblok Teks Untuk menyorot atau memblok teks menggunakan mouse, lakukan salah satu cara berikut ini : Drag mouse untuk memblok satu atau lebih karakter. Klik dua kali pada kata untuk memblok kata tersebut. Klik pada bagian kiri baris untuk memblok baris tersebut. Klik dua kali pada bagian kiri paragraph untuk memblok paragraph tersebut. Klik tiga kali pada bagian kiri dokumen untuk memblok seluruh dokumen. Klik di sembarang tempat pada area kerja untuk membatalkan blok. 7

16 Untuk menyorot atau memblok teks menggunakan keyboard, tempatkan titik sisip pada bagian teks yang akan di blok, lakukan salah satu cara berikut ini : Tekan tombol Shift + / untuk memblok satu atau lebih karakter di kiri atau kanan titik sisip. Tekan tombol Shift + Ctrl + / untuk memblok teks per kata di kiri atau kanan titik sisip. Tekan tombol Shift + End untuk memblok sampai akhir baris. Tekan tombol Shift + Home untuk memblok sampai awal baris. Tekan tombol Shift + Ctrl + End untuk memblok sampai akhir dokumen. Tekan tombol Shift + Ctrl + Home untuk memblok sampai awal dokumen. Tekan tombol Ctrl + A untuk memblok seluruh dokumen. Tekan tombol / / / untuk membatalkan blok. 2.5 Memotong (Cut), Mengcopy, Mempaste Teks Untuk memotong teks, blok teks yang akan dipotong menggunakan mouse atau keyboard, kemudian lakukan salah satu langkah berikut ini : Klik menu home, tool pada toolbar. Tekan tombol Ctrl + X pada keyboard. Untuk mencopy teks, blok teks yang akan dicopy menggunakan mouse atau keyboard, kemudian lakukan salah satu langkah berikut ini : Klik menu home, tool pada toolbar. Tekan tombol Ctrl + C pada keyboard. Untuk menempelkan/mempaste teks yang sudah dipotong atau dicopy, letakkan titik sisip dimana teks akan ditempelkan, kemudian lakukan salah satu langkah berikut ini : Klik menu home, tool pada toolbar. Tekan tombol Ctrl + V pada keyboard. 2.6 Mencari (Find) dan Mengganti (Replace) Teks Untuk mencari teks dalam dokumen, lakukan langkah berikut ini : 1. Klik tab Home, kemudian pilih tombol grup Editing atau tekan tombol Ctrl + F pada keyboard. 8

17 Gambar 2.1. Kotak Dialog Find 2. Ketikkan kata yang ingin dicari, klik Find Next untuk pencarian selanjutnya. Untuk mengganti teks dalam dokumen, lakukan langkah berikut ini : 1. Klik tab Home, kemudian pilih tombol grup Editing atau tekan tombol Ctrl + H pada keyboard. Gambar 2.2. Kotak Dialog Replace 2. Ketikkan kata yang akan diganti pada bagian Find What, ketikkan juga kata penggantinya pada bagian Replace With. 3. Klik Replace untuk mengganti kata satu per satu atau klik Replace All untuk mengganti semua kata yang ditemukan. 2.7 Menyisipkan Waktu dan Tanggal Untuk menyisipkan tanggal dan waktu dalam dokumen, lakukan langkah-langkah berikut ini : 1. Letakkan titik sisip dimana tanggal atau waktu akan disisipkan. 2. Klik tab Insert pilih pada grup Text. 9

18 Gambar 2.3. Kotak Dialog Date and Time 3. Pilih bahasa yang digunakan pada pilihan Language. 4. Pilih format yang akan digunakan pada pilihan Available Formats. 5. Tandai Update Automatically bila ingin tanggal atau waktu diperbaharui setiap kali dokumen dicetak. 6. Klik Ok untuk menambahkan Tanggal dan Waktu, Klik cancel untuk membatalkan. 2.8 Menyisipkan Simbol Untuk menyisipkan symbol, lakukan langkah-langkah berikut ini : 1. Klik tab Insert pilih pada grup Symbols. 10

19 Gambar 2.4. Kotak Dialog Symbol 2. Pada bagian Font, pilih jenis huruf yang digunakan. 3. Pilih symbol yang akan disisipkan. 4. Klik Insert untuk menyisipkan, klik Close untuk menutup kotak dialog. 2.9 Menyisipkan Equation Untuk Equation, lakukan langkah langkah berikut ini : 1. Klik tab Insert - pilih pada grup Symbol. Gambar 2.5. Kotak Dialog Ecpansion of a Sum 11

20 2. Pilih rumus yang ingin digunakan. 3. Klik insert New Equation untuk membuat rumus yang baru. 4. Klik normal teks untuk menyisipkan rumus ke file yang dikerjakan Membatalkan Perintah (Undo) dan Membatalkan Perintah (Redo) Untuk membatalkan perintah (Undo), lakukan salah satu langkah berikut ini : Klik tool Undo pada toolbar. Tekan tombol Ctrl + Z pada keyboard. Untuk membatalkan pembatalan perintah (Redo), lakukan salah satu cara berikut ini : Klik tool Redo pada toolbar. Tekan tombol Ctrl + Y pada keyboard Mengamankan Dokumen Dokumen pada Microsoft Word dapat diamankan. Pengamanan ini bertujuan agar dokumen yang sangat penting tetap terjaga kerahasiaannya. Langkah untuk mengamankan dokumen adalah : 1. Klik office button, pilih Prepare, klik pada menu Encrypt Document. Gambar 2.6. Kotak Dialog Encrypt Document 12

21 2. Akan muncul kotak dialog Encrypt Document, ketikan password (kata sandi) untuk memproteksi saat dokumen dibuka. Klik tombol Ok. Gambar 2.7. Kotak Dialog Pengisian Password 3. Klik tombol Save untuk penyimpanan. Ketika dokumen dibuka kembali, maka ms Word akan menampilkan kotak dialog Password. Ketikan password untuk membuka file tersebut. Gambar 2.8. Kotak Dialog Password 2.12 Rangkuman Dalam proses penyuntingan terhadap suatu dokumen dapat meliputi proses pengetikan dokumen, bagaimana cara menghapus teks, memindah teks, menyalin teks dalam dokumen. Disamping itu juga dalam ms Word dapat disisipkan beberapa symbol dan rumus rumus, sehingga pekerjaan menjadi lebih efisien. Dokumen penting dapat di amankan, sehingga dokumen tetap terjaga kerahasiaannya Latihan 1. Buka dokumen baru. 2. Ketikan naskah di bawah ini dengan rapi TEKNOLOGI INFORMASI DALAM PERUSAHAAN Teknologi Informasi telah menjadi suatu kebutuhan dalam perusahaan maupun instansi, baik perusahaan/instansi pemerintah lebih-lebih pada perusahaan yang berorientasi pada keuntungan. Perkembangan 13

22 Teknologi Informasi ini perlu dicermati dengan baik. Hal ini terutama berlaku bagi perusahaan yang memang mengandalkan Teknologi Informasi sebagai landasan kerjanya. Karena Teknologi Informasi merupakan salah satu alternative agar perusahaan dapat meningkatkan kinerja dan lebih efisien. Teknologi Informasi adalah sebutan lain dari teknologi computer, yang dikhususkan untuk pengolahan data menjadi informasi yang lebih bermanfaat. Teknologi Informasi sekarang makin banyak orang memperbincangkannya di berbagai forum, milis, karena diyakini dapat memberikan keunggulan dalam persaingan yang kompetitif. Contoh nyata penggunaan Teknologi Informasi dalam organisasi/perusahaan adalah pada Bank, Universitas atau Sekolah Tinggi. Kalangan perbankan termasuk yang harus memahami perkembangan Teknologi Informasi dan harus berusaha menghadirkan Teknologi Informasi tersebut bagi nasabahnya, karena merupakan salah satu bentuk pelayanan yang cepat, efektif dan efisien. Hal ini dapat dilihat dari produk-produk layanan perbankan, misalnya ATM dan Internet Banking. Dari bahasan di atas dapat kita tarik kesimpulan tentang pentingnya teknologi Informasi dalam perusahaan swasta maupun instansi pemerintah. Untuk mengantisipasi hal di atas, dewasa ini sudah banyak diadakan pelatihan-pelatihan yang khusus diadakan untuk meningkatkan kemampuan penguasaan karyawan terhadap Tekonologi Informasi. 3. Sisipkan symbol yang anda inginkan di setiap awal paragraph. 4. Simpan dengan nama nimanda_latihan Ganti Kata Teknologi Informasi menjadi TI. 6. Simpan dengan nama nimanda_latihan Daftar Pustaka Faslah, Ronny Modul Latihan MS Word. Administrasi Bisnis. Politeknik Banjarmasin. Banjarmasin. Madcoms Microsoft Office Word Cetakan Pertama. Books Student. Madcoms Mahir dalam 7 hari Microsof Word Cetakan Pertama. Penerbit Andi. Sutomo, Erwin Menit Bersama Word Cetakan Pertama. Penerbit Andi. Yusmadi Panduan Lengkap Microsoft Word Cetakan Pertama. Jasakom 14

23 BAB III MENGATUR FORMAT TEKS DAN PARAGRAPH 3.1 Tujuan Instruksional Umum Setelah mengikuti perkuliahan ini, mahasiswa diharapkan dapat mengetahui bagaimana caranya mengatur format teks dan paragraph. 3.2 Tujuan Instruksional Khusus Setelah mengikuti perkuliahan ini, diharapkan mahasiswa dapat memahami cara mengatur format teks dengan lebih detail dan mudah, bagaimana cara mengatur perataan teks, pengaturan jarak spasi. Membuat drop cap, memberi bingkai pada halaman, serta bagaimana membuat watermark pada dokumen, sehingga pekerjaan lebih efisien. 3.3 Mengatur Format Teks Untuk mengatur format teks menggunakan toolbar Formatting, toolbar Formating merupakan toolbar yang berisi tombol tombol perintah untuk memformat dokumen. Sebagian besar perintah format terletak dalam tab Home. Gambar 3.1. Toolbar Formating Langkah langkah yang dilakukan untuk mengatur format teks adalah : 1. Blok teks yang akan diatur formatnya. 2. Klik tool yang sesuai dengan perintah yang diinginkan pada menu Home, toolbar Formating. Tool Perintah Keterangan Shortcut Font Jenis Huruf Font Size Ukuran huruf Shift + Crtl + </> Bold Huruf Tebal Crtl + B Italic Huruf Miring Crtl + I Underline Garis Bawah Crtl + U 15

24 Strikethrough Memberikan Garis Tengah (garis Coret) Grow Font memperbesar ukuran huruf Crtl + > Shrink Font memperkecil ukuran huruf Crtl + < Subscript SuperSript Clear Formating Text Highlight Color Font Color mengetikan karakter pemangkatan (huruf kecil di bawah huruf sebelumnya). Contoh : CO2 CO 2 mengetikan karakter pemangkatan (huruf kecil di atas huruf sebelumnya Contoh : Menghapus semua format yang terpasang pada teks Member tanda blok warna pada teks Warna Huruf Crtl += Crtl + SHIFT Mengatur Perataan Teks dalam Paragraph Untuk mengatur perataan teks dalam paragraph, lakukan langkah berikut : 1. Blok paragraph atau lebih yang akan diformat. 2. Klik tool yang sesuai dengan perintah yang diinginkan pada menu home grup paragraph. Tool Perintah Keterangan Shortcut Align Left Ini adalah contoh untuk Rata kiri Crtl + L Align Center Ini adalah contoh untuk Rata Tengah Crtl + E Align Right Ini adalah contoh untuk Rata Kanan Crtl + R Justify Ini adalah contoh untuk Rata Penuh Crtl + J Selain dengan langkah di atas, perataan dokumen juga dapat diatur dengan menggunakan kotak dialog Paragraph. Buka kotak dialog Paragraph dengan cara klik tombol dialog pada grup Paragraph. Atur perataan paragraph pada 16

25 bagian tabulasi Indents and Spacing kategori General pada bagian Alignment. Gambar 3.2. Kotak Dialog Paragraph 3.5 Mengatur Jarak Spasi Baris dalam Paragraph Untuk mengatur jarak spasi dalam paragraph, pilih salah satu tombol perintah pengatur jarak spasi baris yang terletak di grup Paragraph, lakukan langkah langkah di bawah ini untuk mengatur jarak spasi baris : 1. Letakan titik sisip pada paragraph yang akan di format, atau blok paragraph yang akan di format. 2. Pilih tombol Line and Paragraph Spacing yang terdapat pada tab Home grup Paragraph hingga tampil pilihan seperti berikut : 17

26 Tool Perintah Keterangan Shortcut Line spacing Jarak Spasi 1 spasi 1.5 spasi 2 spasi Crtl + 1 Crtl + 5 Ctrl Pilih salah satu jarak spasi yang tampil dan perhatikan hasilnya. Apabila ingin mengatur jarak spasi baris namun ukuran jarak tersebut tidak tertera dalam tombol perintah Line Spacing, maka dapat mengklik pilihan Line Spacing Option untuk mebuka kotak dialog Paragraph. Gambar 3.3. Pilihan Perintah Line Spacing 18

27 Keterangan : Single, untuk mengatur jarak spasi antarbaris tunggal / normal 1,5 lines, untuk mengatur jarak spasi antarbaris menjadi 1.5 / satu setengah spasi. Double, untuk mengatur jarak spasi antarbaris ganda. At least, untuk mengatur jarak spasi antarbaris dengan menyesuaikan ukuran huruf terbesar yang terdapat pada teks tersebut. Exactly, untuk mengatur jarak spasi antarbaris secara pasti dan tidak menyesuaikan ukuran huruf. Multiple, untuk mengatur jarak spasi antarbaris berdasarkan kelipatan angka. Contoh : Mailing List di Internet Pada dasarnya mailing list bekerja dengan konsep yang sangat sederhana, seorang pengguna cukup mengirimkan e- mail ke satu alamat untuk kemudian disebarkan ke semua member mailing list yang tergabung/berlangganan ke alamat tersebut. Bayangkan bagi seorang yang sedang kesulitan masalah computer kemudian mengirimkan pertanyaan melalui ke mailing list tempat berkumpul hackers, dapat diharapkan bahwa kemungkinan satu-dua orang hackers mengetahui jawaban dari permasalahan yang dihadapi. Akhirnya dengan segera solusi dari masalah yang dihadapi dapat dipecahkan dalam waktu yang singkat (mungkin diperlukan beberapa jam). } Single }1,5 lines Jelas disini bahwa mailing list merupakan media yang lebih bersifat interaktif dan pro aktif dibandingkan dengan web yang biasa ada di Internet. Sifat ini menjadi kunci utama untuk memperkuat image dan eksistensi seseorang/perusahaan }Double di Internet secara keseluruhan. 19

28 3.6 Mengatur Indentasi Paragraph Indentasi adalah jarak antara batas pengetikan dengan teks, untuk mengatur indentasi dapat dilakukan dengan tiga cara, yaitu : 1. Menggunakan Garis Mistar a. Blok paragraph yang akan diatur indentasinya. b. Atur indentasi paragraph dengan cara klik tahan geser tanda tanda berikut : Untuk Mengatur Indentasi baris pertama Indentasi kiri / batas pengetikan teks pada bagian kiri. Indentasi baris pertama dan kiri / batas pengetikan teks pada baris pertama dan bagian kiri Indentasi kanan / batas pengetikan teks pada bagian kanan. Tanda Gambar 3.4. Paragraf dengan pengaturan First Line Indent pada baris pertama Gambar 3.5 Paragraf dengan pengaturan Hanging Indent pada baris kedua Gambar 3.6 Paragraf dengan pengaturan Left Indent pada paragraf 20

29 Gambar 3.7 Paragraf dengan pengaturan Right Indent pada paragraf Saat menggeser tanda indentasi pada bagian garis mistar horizontal, maka akan muncul garis pandu yang posisinya sejajar dengan teks dalam area lembar kerja. 2. Menggunakan Kotak Dialog Paragraph a. Blok paragraph yang akan diatur jaraknya b. Klik tombol dialog yang terdapat pada grup Paragraph tab Home hingga tampil kotak dialog Paragraph. c. Pada kotak dialog Paragraph tab Indent and Spacing, atur intentasi di bagian Indentation. Aktifkan kotak cek Mirror Indents untuk mengubah Left dan Right menjadi Inside dan Outside. Gambar 3.8 Pengaturan indentasi pada kotak dialog paragraf 3. Menggunakan tombol Increase dan Decrease a. Blok paragraf yang akan diatur jaraknya. b. Pada tab Home grup Paragraph, pilih tombol Increase untuk menambah jarak indentasi dan pilih tombol Decrease untuk mengurangi jarak indentasi. 3.7 Mengatur Tabulasi Untuk mengubah perataan tab, klik Perataan tab pada bagian Ruler sampai perataan yang diinginkan. Gambar 3.9 Tab Alignment dengan tipe Left Tab 21

30 Pilih tipe Tab dengan mengklik tombol Tab Alignment pada bagian kiri garis ruler. Tab Nama Tombol Left Tab, tab rata kiri Centre Tab, tab rata tengah Right Tab, tab rata kanan Decimal Tab, tab rata titik decimal Bar Tab, tab pembentuk garis vertikal Untuk mengatur posisi tab dalam paragraph, lakukan langkah-langkah berikut ini : 1. Letakkan titik sisip pada paragraph yang akan diatur. 2. Ubah perataan tab sesuai dengan yang diinginkan. 3. Klik pada Ruler sesuai dengan posisi Tab yang diinginkan. 4. Drag Tab yang baru dibuat untuk mengubah posisi. 5. Drag Tab ke luar penggaris untuk menghapus Tab. Langkah untuk mengatur posisi tab dengan kotak dialog adalah : 1. Klik tombol dialog grup Paragraph pada Tab Home untuk membuka kotak dialog Paragraph, dan pilih Tabs hingga tampil kotak dialog tabs. Gambar 3.10 Kotak Dialog Tabs 2. Ketik nilai posisi tab pada kotak teks Tab stop position, pilih jenis perataan tab pada bagian alignment. 3. Lakukan beberapa kali untuk menentukan posisi tab berikutnya. 22

31 4. Jika ingin menghapus salah satu posisi Tab yang telah terpasang, pilih salah satu nilai tabulasi yang akan dihapus dan klik tombol Clear. Atau, pilih tombol Clear All untuk menghapus semua daftar nilai tabulasi yang terpasang. 5. Leader digunakan untuk memilih pola garis yang akan muncul saat menekan tombol Tab pada keyboard. Untuk menggunakan Leader, ketik nilai posisi Tab pada kotak teks Tab Stop Position, pilih jenis perataan pada bagian alignment. Pilih salah satu Leader dan akhiri dengan klik tombol Set. 3.8 Menyalin Format Menggunakan Format Pointer Untuk menyalin format teks atau paragraph lakukan langkah-langkah di bawah ini : 1. Blok teks atau letakkan titik sisip pada paragraph yang akan dicopy formatnya. 2. Klik tool Format Painter yang terdapat pada tab Home grup Clipboard untuk menyalin format yang terpasang pada teks terpilih. Double klik tombol Format Pointer jika ingin menyalin format di beberapa lokasi, dan perhatikan, pointer akan berubah menjadi tanda. Gambar 3.11 Teks lain yang telah menerima format 3.9 Menambahkan Border pada Karakter dan Paragraph Untuk menambahkan border pada karakter dan paragraph, lakukan langkah langkah berikut ini : 1. Pilih/blok baris paragraph yang akan diformat. 2. Pilih drop down tombol Border pada grup Paragraph tab Home untuk menampilkan pilihan garis bingkai. 3. Pilih border yang sesuai. Selain dengan menggunakan pilihan garis pada tombol Border, dapat menggunakan kotak dialog Borders and Shading. Berikut langkahnya : 1. Blok teks atau beberapa baris paragraph yang akan diformat. 23

32 2. Klik pilihan Borders and Shading yang terdapat dalam tombol Borders untuk membuka kotak dialog Border and Shading. Selanjutnya, atur semua bagian dsekaligus Shading dalam kotak dialog tersebut. a. Setting, menampilkan pilihan garis bingkai mulai dari bentuk garis bawah sederhana (Box), garis bingkai dengan bayangan (Shadow), garis bingkai dengan efek 3-D, sampai garis bingkai yang dapat dibuat sendiri (Custom). Gambar 3.12 Kotak Dialog Border and Shading - Borders b. Style, Color, dan Widht untuk menentukan jenis, warna, dan ukuran garis bingkai. c. Preview untuk menampilkan hasil sementara dari format garis bingkai. Klik tombol garis bingkai yang terletak di sekitar kotak Preview untuk menghapus atau menambahkan garis garis bingkai. d. Horizontal Line, untuk membuat garis horizontal dengan berbagai pilihan bentuk garis. e. Apply to untuk menentukan bagian yang akan diberi format garis bingkai. Pilih Paragraph jika garis bingkai akan diberikan pada paragraph yang aktif atau pilih Teks jika garis bingkai akan diberikan pada teks. f. Tombol Option untuk menampilkan kotak dialog Border and Sharing Option yang digunakan untuk mengatur jarak garis bingkai dengan teks. Ketikan nilai jarak paragraph teks dengan border bagian atas, bawah, kanan, dan kiri, kemudian klik Ok. 24

33 Gambar 3.13 Kotak dialog Border and Shading Option 3. Setelah semua tatanan diatur, klik Ok dan perhatikan seperti contoh di bawah ini : Gambar 3.14 Baris paragraph setelah di format 4. Sedangkan tabulasi Shading dalam kotak dialog Borders and Shading digunakan untuk member warna latar belakang / arsiran pada teks atau tabel. Gambar 3.15 kotak dialog Border and Shading - Shading 5. Selanjutnya, pada bagian Apply to tentukan pada bagian mana pengaturan tersebut diterapkan. Jika pengaturan tersebut berlaku untuk teks, maka pilih Text, atau jika 25

34 pengaturan tersebut berlaku untuk paragraph, maka pilih paragraph. Perhatikan perbedaan antara pengaturan untuk paragraph dan teks pada gambar berikut : Gambar 3.16 Perbedaan format border dari pilihan apply to 3.10 Menambahkan Border pada Halaman Sama halnya dengan bingkai pada paragraph, bingkai pada halaman berfungsi untuk membuat teks semakin menarik untuk dibaca. Langkanya adalah sebagai berikut : 1. Buka file dokumen yang akan diberi bingkai halaman. 2. Klik drop down tombol Border dan pilih perintah Borders and Shading hingga tampil kotak dialog Borders and Shading. 3. Kemudian, pilih tab Page Border. 4. Selanjutnya atur tiap tiap bagian pada kotak dialog Borders and Shading tab Page Border. Berikut adalah penjelasannya : a. Setting, untuk menentukan pilihan jenis bingkai. b. Style, untuk menentukan pilihan garis bingkai. c. Color, untuk menentukan ketebalan garis bingkai. d. Art, untuk menampilkan daftar pilihan jenis garis bingkai halaman dengan pola gambar artistik. Gambar 3.17 Kotak dialog Border and Shading Page Border 26

35 e. Horizontal Line, untuk membuat garis horizontal. f. Option untuk membuka Border and Shadin Option yang berisi pengaturan jarak garis bingkai dengan tepi kertas atau jarak baris bingkai dengan teks mulai dari sisi atas (Top), bawah (Bottom), kiri (Left), dan kanan (Right). Gambar 3.18 kotak dialog Border and Shading Option Margin untuk mengatur jarak garis bingkai dari batas tepi kertas atau teks. Pilihan Measure from untuk mengatur jarak garis bingkai, dengan pilihan : Text yang berarti jarak garis bingkai diukur dari area teks, atau Edge of Page yang berarti jarak garis bingkai diukur dari batas tepi kertas. Options untuk mengatur tata letak garis bingkai, dengan pilihan : Align paragraph borders and table edges with page border untuk menyatukan garis kiri dan kanan garis bingkai pada paragraph atau tabel, always display in front untuk menampilkan garis bingkai halaman selalu di atas objek lain, Surrond header pilihan agar garis bingkai halaman meliputi bagian header, dan Surround Footer pilihan agar garis bingkai halaman meliputi bagian footer. g. Apply to, untuk menentukan bagian dari dokumen yang akan diberi garis bingkai. Pilihan Keterangan Whole document Semua halaman This section Pada section yang aktif 27

36 This section first page only This section all except first page Pada section yang aktif dan hanya untuk halaman pertama Pada section yang aktif, kecuali halaman pertama Untuk lebih jelasnya perhatikan contoh border page di bawah ini : Gambar 3.19 berbagai contoh format garis bingkai halaman 3.11 Menggunakan Drop Cap pada Paragraph Drop Cap adalah teks atau karakter yang berukuran lebih besar dari karakter lain dan terdapat di awal paragraph, selain itu format Drop Cap pun dapat dibedakan dengan teks lainnya. Pemberian Drop Cap biasa terlihat pada naskah novel, cerpen, Koran, dan sebagainya. Drop cap hanya dapat dipasang pada satu karakter, dan tidak dapat digunakan pada data tabel, header, ataupun footer. Berikut langkah untuk membuat Drop Cap : 1. Letakan insertion point pada sembarang paragraph untuk membuat drop cap. 2. Pilih menu tab insert, klik tombol Drop Cap yang terletak dalam grup Text. 28

37 Gambar 3.20 Tombol Drop Cap 3. Pilih salah satu format Drop Cap dan perhatikan contoh di bawah ini : Gambar 3.21 Contoh format drop cap : dropper dan In margin 4. Pilih None untuk menormalkan format tampilan teks. 5. Klik tombol Drop Cap Option untuk membuka kotak dialog Drop Cap yang berisi perintah untuk membuat Drop Cap dengan fasilitas yang lebih lengkap. Gambar 3.22 kotak dialog drop cap 6. Atur format Drop Cap dengan ketentuan di bawah ini : a. Position untuk mengatur posisi Drop Cap. None untuk menghapus format Drop Cap. Dropped untuk meletakan Drop Cap dalam area teks. 29

38 In margin untuk meletakan Drop Cap dalam area margin. b. Font untuk mengubah jenis font untuk Drop Cap c. Lines to drop untuk mengatur jumlah baris yang akan diletakan di samping kanan Drop Cap. d. Distance from text untuk mengatur jarak Drop Cap dengan teks dalam dokumen. 7. Klik Ok untuk mengakhiri proses. Drop Cap juga dapat diformat dengan menambahkan garis bingkai dan bayangan. Perhatikan contoh format Drop Cap dengan format garis bingkai dan Drop Cap untuk satu kata gambar di bawah ini : Gambar 3.23 contoh lain penggunaan format drop cap 3.12 Menggunakan Style Style adalah kumpulan perintah format untuk diterapkan pada teks yang dapat digunakan setiap saat. Penggunaan Style akan memudahkan untuk memformat teks / paragraph yang memiliki format yang sama. Langkah untuk memasang Style pada paragraph adalah : 1. Klik baris yang akan di format. 2. Klik drop down tombol Styles untuk menampilkan daftar Style. Gambar 3.24 daftar style dalam tombol style 3. Pilih salah satu Style dan perhatikan perubahannya. 30

39 Gambar 3.25 teks paragraph setelah di beri style 3.13 Mengganti Teks Menggunakan Change Case Secara default, format penulisan huruf berupa huruf kecil, namun seringkali dalam penulisan naskah diperlukan format huruf yang berbeda. Akan lebih mudah jika memanfaatkan tombol Change Case. Langkah untuk mengubah menggunakan Change Case adalah : 1. Blok teks yang akan diformat hurufnya. 2. Pilih tombol Change Case yang terdapat pada tab Home grup Font hingga tampil seperti berikut : Gambar 3.26 pilihan perintah tombol change case Pilihan Sentence case lowercase UPPERCASE Capitalize Each Word toggle Case Keterangan Mengubah setiap huruf pertama dalam kalimat menjadi huruf capital Mengubah semua huruf menjadi huruf kecil Mengubah semua huruf menjadi huruf besar atau capital Mengubah semua huruf pertama dari setiap kata menjadi huruf capital Mengubah setiap huruf kecil menjadi capital, atau sebaliknya. 3. Pilih salah satu diantara kelima pilihan tersebut dan perhatikan hasilnya. Pilihan Keterangan Sentence case Mengubah setiap huruf pertama dalam kalimat menjadi huruf capital 31

40 lowercase UPPERCASE Capitalize Each Word toggle Case mengubah semua huruf menjadi huruf kecil MENGUBAH SEMUA HURUF MENJADI HURUF BESAR ATAU CAPITAL Mengubah Semua Huruf Pertama Dari Setiap Kata Menjadi Huruf Capital mengubah SeTIaP HuRuF KeCIL MENJADI CAPITAL, ATAU SEBALIKNYA Bekerja Dengan Watermark Watermark merupakan sebuah efek air yang akan dihadirkan pada halaman Microsoft Word 2007 dan ditampilkan pada Background. Tampilan Watermark akan diatur sedemikian rupa sehingga keberadaannya tidak mengganggu isi dokumen. Efek air yang sengaja diciptakan ini dapat berupa berbagai objek dan dapat dibuat hanya dengan melakukan beberapa langkah, yaitu : 1. Menggunakan Watermark Teks Untuk memberikan kemudahan bagi pengguna dalam menggunakan fitur Watermark, Microsoft Word telah menyediakan dua buah kata atau kaliman siap pakai yang dapat digunakan sebagai Watermark. Kata / kalimat tersebut adalah CONFIDENTIAL dan Do NOT COPY. Selanjutnya, tampilan kata / kalimat tersebut juga tersedia dalam dua jenis, yaitu tampilang mendatar dan miring. Langkah penggunaan teks yang telah disediakan adalah : a. Aktifkan halaman dimana watermark akan dibuat. b. Klik tab Page Layout klik Watermark grup Page Background. 32

41 c. Pilih watermark yang akan digunakan. Gambar 3.27 pilihan watermak Gambar 3.28 tampilan watermark 2. Menjadikan Teks Tertentu Sebagai Watermark Selain menggunakan teks yang sudah tersedia, teks tertentu juga dapat dijadikan sebagai watermark. Langkah langkah yang harus dilakukan untuk menjadikan sebuah teks/kalimat tertentu adalah : a. Aktifkan halaman dimana watermark akan dibuat. 33

42 b. Klik tab Page Layout, pada grup Page Background klik watermark. c. Pilih Custom Watermark. Akan muncul kotak dialog Printed Watermark. d. klik pilihan Text Watermark. e. Pada kotak Language pilih bahasa yang digunakan. f. Pada kotak text ketik teks yang akan dijadikan watermark. g. Pada kotak Font tentukan jenis karakter yang akan digunakan pada teks yang akan dijadikan sebagai watermark. h. Pada kotak Size untuk menentukan ukuran teks. i. Pada kotak Color digunakan untuk menentukan warna yang akan dijadikan sebagai watermark. j. Pada bagian Layout, pilih jenis tampilan watrermark yang akan digunakan, ada dua pilihan, yaitu : 1) Diagonal, untuk nemampilkan watermark dengan tampilan miring. 2) Horizontal, untuk menampilkan watermark dengan tampilan mendatar. k. Klik tombol Ok. Gambar 3.29 kotak dialog Printed Watermark 3. Menggunakan Gambar Sebagai Watermark Bukan hanya teks, sebuah gambar juga dapat dijadikan sebagai watermark. Langkah untuk menjadikan gambar sebagai watermark adalah : a. Aktifkan halaman dimana watermark akan dibuat. b. Klik tab Page Layout pilih watermark pada grup Page Background. c. Klik Custom Watermark pilih Picture Watermark. 34

43 Gambar 3.30 kotak dialog pilihan picture watermark d. Klik tombol select picture, muncul kotak dialog Insert Picture. e. Aktifkan lokasi penyimpanan gambar dan pilih gambar yang akan dijadikan sebagai watermark. Gambar 3.31 Kotak Dialog Insert Picture f. Klik tombol Insert. Kembali ke kotak dialog Printer Watermark. g. Klik Ok Rangkuman Berbagai fasilitas yang dapat mempermudah dalam pengerjaan di Microsoft word. Baik dari segi pengaturan paragraph, maupun beberapa bentuk format lainnya. Sehingga mengetahui berbagai macam kegunaan dan cara pengerjaan format dalam dokumen. Pengaturan tabulasi juga diperlukan ketika sedang mengerjakan suatu tulisan dalam dokumen. Untuk membuat halaman dokumen menjadi lebih menarik, 35

44 dapat ditambahkan bingkai, yang tidak hanya dapat digunakan pada halaman, tetapi juga dapat digunakan pada paragraph. Selain itu juga dalam dokumen dapat juga ditambahkan watermark, untuk member tanda pada dokumen yang dikerjakan Latihan 1. Buka dokumen baru, dan ketikan naskah di bawah ini dengan rapi. Pengaruh Tenologi dalam Kehidupan Sehari hari Berkembang pesatnya teknologi informasi tidak bisa membendung aktivitas manusia untuk semakin cepat. Pengaruh teknologi informasi merambah para pebisnis untuk memperlancar dan memperluas usaha mereka. Promosi yang gencar dilakukan. Pelayanan publik makin ditingkatkan sampai kepuasan pelanggan terjamin. Ini sebagai bukti bahwa perkembangan teknologi sama halnya dengan sebuah keuntungan berlipat. Dalam dunia bisnis hal yang banyak dicari adalah sebuah informasi cepat dan akurat. Ketinggalan informasi sama dengan ketinggalan kereta. Tidak bisa naik kereta dan harus jalan kaki. Itu sebabnya pebisnis lebih mengutamakan peng-upgrade-an sistem informasi dalam perusahaan. Hal ini juga akan mendatangkan keuntungan dan akan makin dipercaya perusahaan tersebut di mata konsumen. Begitupun seorang konsumen bisa mengakses perkembangan terbaru dari perusahaan tersebut dengan mudah. Tuntutan fasilitas yang berkembang dalam masyarakat menuju pada teknologi informasi. Itu sebabnya teknologi informasi butuh dikenalkan kepada peserta didik sejak dini. Ini bertujuan agar peserta didik seusai lulus sekolah, tidak kaget dengan teknologi informasi yang berkembang dengan pesat. Pengenalan teknologi informasi ini bisa dilakukan dengan pemakaian teknologi informasi di lingkungan sekolah. Lebih mengena jika dalam sebuah pembelajaran menggunakan teknologi informasi ini. Selain hasil pembelajaran yang diperkirakan baik, peserta didik bisa mengenal dan tidak takut dengan teknologi informasi. Sampai peserta didik serasa menjadi manusia utuh sesuai dengan zamannya. 36

45 2. Ubah font menjadi Trebuchet MS, dan font size menjadi Judul diberi huruf tebal. 4. Atur perataan teks dalam paragraph. Untuk paragraph pertama rata kiri, paragraph kedua rata tengah, paragraph ketiga rata kanan, paragraph keempat rata penuh. 5. Pada paragraph kelima atur jarak spasi menjadi double. 6. Tambahkan border di paragraph ketiga. 7. Simpan dengan nama nimanda_latihan Tambahkan horizontal line, dan simpan dengan nama nimanda_latihan Pada paragraph kedua, tambahkan drop cap kata. 10. Pada paragraph pertama ubah teks menjadi format uppercase. 11. Simpan dengan nama nimanda_latihan Daftar Pustaka Faslah, Ronny Modul Latihan MS Word. Administrasi Bisnis. Politeknik Banjarmasin. Banjarmasin. Madcoms Microsoft Office Word Cetakan Pertama. Books Student. Madcoms Mahir dalam 7 hari Microsof Word Cetakan Pertama. Penerbit Andi. Sutomo, Erwin Menit Bersama Word Cetakan Pertama. Penerbit Andi. Yusmadi Panduan Lengkap Microsoft Word Cetakan Pertama. Jasakom 37

46 BAB IV PENOMORAN OTOMATIS DAN PENGATURAN HALAMAN 4.1 Tujuan Instruksional Umum Setelah mempelajari Bab ini, mahasiswa diharapkan dapat mengetahui bagaimana cara kerja penomoran dan pengaturan halaman secara otomatis, sehingga dapat memudahkan pekerjaan dan efisiensi waktu yang diperlukan. 4.2 Tujuan Instruksional Khusus Setelah perkuliahan pada materi ini berakhir, diharapkan mahasiswa dapat mengetahui bagaimana menyisipkan penomoran baik dengan menggunakan bullet maupun numbering secara otomatis, baik untuk penomoran tunggal, maupun penomoran multilevel list. Serta bagaimana mengatur halaman, dari segi kertas, orientasi kertas, header dan footer, juga menambahkan nomor pada halaman. 4.3 Penandaan dan Penomoran Otomatis Fasilitas lain yang terdapat dalam MS-Word adalah fasilitas penomoran otomatis. Penomoran otomatis terdiri dari dua hal, yaitu penomoran Number dan Buller. Bullet adalah symbol yang dipasang pada awal paragraph. Sedang Number adalah nomor otomatis pada setiap awal paragraph. 1. Membuat Simbol Otomatis (Bullet) Langkah untuk membuat Bullet adalah : a. Pilih beberapa baris paragraph yang akan diberi Bullet. b. Klik tombol Bullets pada tab Home grup Paragraph. Gambar 4.1 paragraf sebelum dan sesudah diberi bullet c. Untuk menghapus format Bullet, pilih paragraph tersebut dan klik sekali lagi tombol Bullet. d. Apabila pilihan Bullet yang diinginkan tidak terdapat dalam tombol perintah Bullets, maka langkah untuk mencari bentuk Bullet yang lain adalah : klik drop dwon tombol Bullets pada tab Paragraph grup Home hingga 38

47 tampil beberapa pilihan bentuk Bullet lainnya. Gambar 4.2 pilihan perintah bullet e. Jika pilihan bentuk Bullet masih belum ada, gunakan perintah Define New Bullet untuk membuka kotak dialog Define New Bullet. Gambar 4.3 kotak dialog Define New Bullet Klik tombol Symbol untuk membuka kotak dialog Symbol yang berisi daftar symbol Bullet. Pada bagian Font, pilih Wingdings dan pilih salah satu bentuk Bullet. Klik Ok. 39

48 Gambar 4.4 Kotak dialog Simbol f. Klik tool Decrease Indent atau klik tool Increase Indent menggeser level indentasi untuk Bullet maupun Numbering. untuk 2. Membuat Nomor Otomatis (Number) Prinsip kerja Number sebenarnya sama dengan Bullet. Perbedaannya, setelah memilih paragraph, klik tombol perintah Numbering pada tab Home grup paragraph sehingga akan ditambahkan nomor otomatis pada awal paragraph yang dimulai dari nomor satu. Gambar 4.5 paragraf sebelum dan sesudah diberi nomor a. Langkah untuk memodifikasi bentuk penomoran adalah : klik drop down tombol Numbering pada tab Paragraph grup Home, dan pilih perintah Define New Number Format untuk membuka kotak dialog Define New Number Format. 40

49 Gambar 4.6 kotak dialog Define New Number Format b. Sedangkan langkah untuk mengatur tatanan penomoran adalah : klik drop down tombol Numbering pada tab Paragraph grup Home, kemudian pilih perintah Set Numbering Value hingga tampil kotak dialog Set Numbering Value. Atur semua tatanan dari kotak dialog Set Numbering Value dan akhiri dengan klik Ok. Gambar 4.7 kotak dialog set numbering value Start New List untuk memulai penomoran baru yang dimulai dengan nomor tertentu. Continue from previous list untuk melanjutkan penomora dari suatu penomoran yang terdapat dalam paragraph paragraph sebelumnya. Set Value to untuk menentukan nilai awal penomoran. 41

50 c. Penomoran bertingkat atau Multilevel List adalah bentuk penomoran otomatis lain yang dapat digunakan selain bentuk Bullet ataupun Number. Langkah membuat penomoran bertingkat adalah : klik drop down tombol Multilevel List pada tab Paragraph grup Home, dan pilih salah satu format penomoran. Gambar 4.8 daftar pilihan dari tombol multilevel list Berikut adalah contoh langkah pembentukan penomoran bertingkat : - Blok teks yang akan diformat. - Pada tab Home grup Paragraph, pilih tombol Multilevel List - Pada daftar yang tampil, pilih perintah Define New Multilevel List hingga tampil kotak dialognya. 42

51 Gambar 4.9 Kotak dialog Define New Multilevel List - Pada bagian Click level to Modify, pilih salah satu. - Hapus angka yang terdapat pada kotak Enter Formatting for number, kemudian pilih bentuk penomoran pada pilihan Number style for this level, misal : pilih huruf capital untuk level pertama. Setiap penomoran yang dipilih, secara otomomatis akan masuk ke dalam kotak Enter formatting for number. - Selanjutnya pilih level kedua pada bagian Click level to modify. - Hapus kembali angka yang terdapat pada kotak Enter formatting for number, pilih bentuk penomoran pada pilihan Number Style for this level untuk menentukan bentuk penomoran tingkat kedua. - Untuk pemberian level ketiga, tetaplah aktif di dalam kotak dialog Define new Multilevel list dan pilih level ketiga. - Ulangi langkah seperti di atas untuk level selanjutnya. - Klik Ok. Membuat style penomoran bertingkat adalah salah satu fasilitas lain yang dapat digunakan. Langkahnya adalah : - Pada tab Home grup Paragraph, pilih tombol Multilevel List dan pilih Define New List Style, hingga tampil kotak dialog. 43

52 Gambar 4.10 paragraf yang penomorannya telah diganti oleh simbol - Atur format penomoran untuk membuat style baru. Name untuk menuliskan nama style. Style Type untuk menentukan jenis style penomoran. Start at untuk menentukan nomor awal penomoran. Apply formatting to untuk menentukan level dari format penomoran. Format berisi daftar perintah untuk mengatur format style penomoran. - Setelah pengaturan style selesai, klik Ok untuk menyimpan style tersebut. 4.4 Mengatur Ukuran Kertas Langkah untuk mengatur ukuran kertas adalah : 1. Aktif dalam tab Page Layout grup Page Setup, lalu pilih tombol Size hingga tampil beberapan pilihan ukuran kertas. 44

53 Gambar 4.11 Daftar ukuran kertas dari tombol Size 2. Pilih salah satu ukuran kertas. Jika ukuran kertas tidak terdapat dalam daftar, pilih More Paper Sizes, dan pilih Custom Size pada tab Paper Size. Masukan ukuran kertas yang diinginkan. Gambar 4.12 kotak dialog page setup tabulasi paper 45

54 3. Atur juga bagian Apply to yang berisi beberapa pilihan format page setup, antara lain : Whole Document apabila format page setup diberlakukan untuk seluruh halaman dokumen This point forward apabila diberlakukan pada bagian dokumen tertentu. This Section di berlakukan pada bagian dokumen tertentu yaitu pada bagian dimana posisi insertion point aktif. 4.5 Mengatur Orientasi Kertas dan Margin Orientasi halaman terdiri dari dua pilihan, yaitu : Potrait dan Landscape. Langkah untuk mengubah orientasi halaman pada teks adalah : 1. Pada tab Page Layout pilih grup Page Setup, pilih tombol Orientation hingga tampil beberapa orientasi. 2. Pilih salah orientasi yang diinginkan. 3. Selain dengan menggunakan tombol Orientation pada grup page layout gunakan tombol dialog untuk membuka kotak dialog Page Setup. 4. Aktifkan tab Margins - orientation dan tentukan orientasi yang diinginkan. Klik Ok. 5. Setelah mengatur orientasi halaman, atur juga batas margin. Margin adalah ruang kosong untuk mengatur jarak antara teks dengan batas tepi kertas. Langkahnya : Aktif di tab Page Layout grup Page Setup dan pilih tombol margin. Pilih salah satu ukuran margin. Untuk mengatur batas margin secara detail, gunakan perintah Custom Margin, hingga tampil kotak dialog Page Setup. 46

55 Gambar 4.13 Daftar Pilihan Margin Default Pilih tab margins, kemudian atur batas margin dengan mengetikan nilai jarak batas margin. Gambar 4.14 Bagian margin pada kotak dialog page setup - Top dan Bottom untuk mengatur batas margin atas dan bawah. - Left dan Right untuk mengatur batas kiri dan kanan. - Gutter untuk menentukan ukuran margin tambahan yang biasanya digunakan sebagai batas penjilidan untuk suatu dokumen. - Gutter position untuk mengatur posisi penjilidan dengan meletakan ukuran margin tambahan pada bagian kiri dan kanan. Setelah pengaturan selesai, klik Ok. 47

56 6. Bagian lain dari kotak dialog Page Setup tab Margins yang perlu diperhatikan adalah multiple Pages, yang berfungsi untuk mengatur tata letak dokumen yang memiliki jumlah halaman lebih dari satu. 7. Beberapa pilihannya adalah : Gambar 4.15 perintah multiple Page pada kotak dialog Page Setup Normal mencetak naskah dengan tatanan normal. Mirror margins mencetak naskah dimana tatanan dua sisi halaman akan dicerminkan sehingga bagian margin. 2 pages per sheet mencetak naskah dengan menampilkan dua halaman di dalam satu kertas. Book fold mencetak naskah dengan format booklet dimana semua akan ditampilkan beberapa halaman di dalam satu kertas. 4.6 Membuat Header dan Footer Header dan Footer adalah judul kepada dan kaki yang biasa terdapat dalam suatu teks. Header terdapat di batas atas (top) pencetakan. Sedangkan Footer berada di batas bawah (Bottom) pencetakan. Header dan Footer dapat berupa objek, teks, tabel, nomor halaman, tanggal dan waktu. Langkah untuk membuat Header dan Footer adalah : 1. Klik tombol Header pada tab Insert grup Header & Footer, dan pilih salah satu format header. Sebagai contoh pilih format Austere (Odd Page). 48

57 Gambar 4.16 tombol header 2. Setelah menjalankan perintah Header, maka akan tampil toolbar Header & Footer Tools dengan tab Design. Di dalam tab design terdapat tombol-tombol perintah yang dapt digunakan untuk memformat Header atau Footer sesuai kebutuhan. Gambar 4.17 toolbar Header & Footer Tools 3. Lakukan proses editing terhadap isi header. 4. Klik Close untuk kembali ke lembar kerja dokumen. Header dan Footer juga dapat diubah maupun dihapus. Langkahnya adalah : Untuk menyunting header : klik tombol Header pada grup Header & Footer dalam tab Insert, dan pilih perintah menu Edit Header. Untuk menghapus header : klik tombol Header pada Header & Footer dalam tab Insert dan pilih perintah menu Remove Header. 49

58 Sedangkan untuk menyisipkan footer, klik perintah Footer pada grup Header & Footer dalam tab Insert sehingga akan tampak beberapa pilihan format. Untuk prosesnya sama seperti pengolahan Header. 4.7 Mengatur Margin Header / Footer Pengaturan margin sebenarnya tidak hanya berlaku untuk dokumen saja, karena Header dan Footer dapat diatur marginnya. Berikut langkahnya : 1. Klik tombol dialog Page Setup pada tab Page Layout untuk membuka kotak dialog Page Setup. Kemudian aktifkan tab Layout. 2. Ketik ukuran jarak header dan footer dari batas tepi kertas pada kotak teks Header dan Footer. 3. Klik Ok sehingga area header/footer akan diletakan pada posisi yang diukur dari batas tepi kertas. Secara default, header dan footer berlaku sama untuk semua halaman. Namun demikian, Header dan Footer dapat ditampilkan dengan isi yang berbeda untuk halaman pertama, halaman genap, dan halaman ganjil. Untuk membedakan penulisan Header dan Footer, aktifkan piluhan perintah di bawah ini : Different odd and even untuk membedakan penulisan Header dan Footer pada halaman ganjil dan genap. Different First Page untuk membedakan penulisan Header dan Footer pada halaman pertama. First Page Header dan First Page Footer merupakan area untuk menuliskan teks Header dan Footer untuk halaman pertama. Even Page Header dan Even Page Footer merupakan area untuk menuliskan teks Header dan Footer untuk halaman genap. Odd Page Header dan Odd Page Footer merupakan area untuk menuliskan teks Header dan Footer untuk halaman ganjil. Selanjutnya, klik tombol Next Section dan Previous Section untuk berpindah area header/footer antarhalaman. Atau, klik Go to Header atau Go to Footer untuk pindah ke bagian header/footer. 50

59 4.8 Menambahkan Nomor Halaman Nomor halaman bertujuan untuk memudahkan pembaca menemukan secara cepat bagian bagian yang dibutuhkan. Langkahnya adalah : 1. Aktif pada tab Insert grup Header & Footer dan klik tombol Insert Page Number, sehingga tampil daftar pilihan format untuk member nomor halaman. Gambar 4.18 tombol perintah Insert Page Number Top of Page untuk menampilkan pilihan nomor halaman yang akan diletakan di bagian header. Bottom of Page untuk menampilkan pilihan nomor halaman yang akan diletakan di bagian footer. Page margin untuk menampilkan pilihan nomor halaman yang akan diletakan di margin dokumen. Current Positions untuk menampilkan pilihan nomor halaman yang diletakan di sembarang posisi, yang ditentukan oleh posisi insertion point di dalam dokumen. 2. Pilih salah satu pilihan di atas dan perhatikan perubahannya. Selain itu, di dalam tombol Insert Page Number juga terdapat beberapan pilihan perintah lain, seperti : 51

60 Remove Page Numbers, menghapus penomoran halaman yang telah terpasang dalam dokumen. Format Page Numbers, membuka kotak dialog Page Number Format dan memodifikasi penomoran halaman. Gambar 4.19 kotak dialog Page Number Format Number Format, untuk mengubah bentuk penulisan nomor halaman. Include chapter number, menyertakan nomor bab dokumen sebelum nomor halaman. Continue from Previous Section, melanjutkan system penomoran halaman dari bagian sebelumnya. Start at, menentukan nomor awal penomoran halaman. 4.9 Menambahkan Nomor Baris Nomor baris dibutuhkan untuk mengetahui jumlah baris dalam suatu naskah. Selain itu juga biasa dimanfaatkan oleh sebagian orang untuk mengetahui kecepatan membaca teks dalam jangka waktu tertentu. Langkahnya adalah : 1. Pada tab Page layout grup Page Setup, pilih tombol Line Numbers. None, untuk menghapus nomor baris yang telah terpasang sebelumnya. Continous, untuk member penomoran baris secara berlanjut hingga ke halaman terakhir. Restart Each Page, untuk member penomoran baris yang akan berulang ke nomor awal awal setiap ganti halaman. 52

61 Restart Each Section, untuk member penomoran baris yang akan berulang ke nomor awal setiap ganti section. Suppress for Current Paragraph, untuk menghapus nomor baris pada paragraph yang terpilih/terblok. Line Numbering Option, untuk membuka kotak dialog Page Setup. Pada kotak dialog Page Setup pilih tombol perintah Line Numbers Gambar 4.20 Kotak dialog Line Numbers 2. Aktifkan kotak periksa Add Line Numbering, dan pilih salah satu dari beberapa piliah : Start at untuk menentukan nilai awal nomor baris From text untuk mengatur jarak antara nomor baris dengan batas area pengetikan teks. Count by untuk menampilkan nomor baris dengan bentuk kelipatan angka tertentu. Restart each page untuk mengatur agar nomor baris dimulai dengan nomor awal pada setiap pergantian halaman Restart each section untuk mengatur agar nomor baris dimulai dengan nomor awal pada setiap pergantian section. 3. Klik ok untuk kembali ke dokumen Membuat Format Kolom Format kolom sering dijumpai di Koran atau majalah. Langkah untuk memformat dokumen dalam tampilan kolom adalah : 53

62 1. Blok paragraph paragraph yang akan diformat menjadi format kolom dan pastikan tampilan dokumen dalam kondisi print Layout. 2. Pada tab Page Layout grup Page Setup, pilih tombol perintah untuk menampilkan format kolom lainnya. Gambar 4.21 pilihan perintah tombol columns One, untuk memberi format satu kolom dalam naskah. Two, untuk memberi format dua kolom pada naskah Three, untuk memberi format tiga kolom pada naskah Left, untuk memberi format dua kolom dengan lebar kolom berbeda, yaitu sebelah kanan lebih besar di banding sebelah kiri. Right, untuk memberi format dua kolom dengan lebar kolom berbeda, yaitu sebelah kiri lebih besar di banding sebelah kanan. Gambar 4.22 hasil proses pembentukan kolom 54

63 4.11 Memodifikasi Format Kolom Memodifikasi format kolom berate mengatur tatanan format kolom lebih detail dengan perintah yang ada. Untuk memodifikasi format kolom adalah : klik tombol perintah Columns untuk membuka kotak dialog Columns. Gambar 4.22 kotak dialog columns Present, untuk memilih jenis format kolom. Number of Columns untuk menentukan berapa jumlah kolom Line Between, jika kotak cek aktif, maka antara kolom teks akan diberi garis pembatas. Width, Spacing, untuk mengatur jarak spasi dan lebar antar kolom. Equal columns width, untuk menyakan lebar seluruh kolom pada teks. Apply to, untuk memasang tatanan format - Whole document, berarti format kolom berlaku untuk seluruh dokumen. - This section, format kolom berlaku untuk bagian yang pada posisi insertion point berada. - Selection Text, format kolom berlaku pada bagian teks yang dipilih - This point forward, format kolom berlaku mulai dari paragraph dimana insertion point berada sampai akhir dokumen. Perhatikan contoh di bawah ini : 55

64 Gambar 4.23 comtoh format 2 kolom dengan lebar berbeda Gambar 4.24 comtoh format 3 kolom 4.12 Rangkuman Membuat penomoran otomatis dalam Microsoft Word 2007 adalah fasilitas untuk memudahkan dalam menambahkan penomoran, baik dengan menggunakan bullet maupun numbering. Selain itu, penomoran otomatis dapat dimodifikasi baik dari segi style maupun untuk penomoran bertingkat atau multilevel List. Pengaturan halaman meliputi proses mengatur ukuran kertas, batas pengetikan, orientasi halaman yang berupa Landscape dan Potrait, header dan footer serta beberapa perintah lainnya, seperti memodifikasi format kolom untuk pembuatan seperti halnya pada Koran, majalah,dan sebagainya Latihan 1. Ketikan naskah di bawah ini dengan rapi JENIS SURAT Jenis-jenis surat yang sering kita gunakan dan temukan dalam dunia 56

65 surat menyurat bermacam-macam jenisnya antara lain : A. Jenis Kartupos B. Jenis Warkatpos C. Jenis Surat Bersampul D. Memorandum A.1. Jenis Kartupos dilakukan apabila isi surat itu singkat dan tidak bersifat rahasia. A.1.a. Isi surat dalam kartupos boleh dibaca oleh setiap orang. A.1.b. Tergolong surat terbuka, karena siapapun boleh mengetahui isi surat. A.1.c. Jenis kartupos ini dapat digunakan, baik untuk surat pribadi maupun dalam surat-surat resmi. Umumnya digunakan dalam berbagai jenis undian. A.1.c.i. Biaya pengirimian kartupos sama dengan biaya pengiriman suret terbuka. A.1.c.ii. Biaya pengiriman barang cetakan sama dengan biaya pengiriman kartupos. B.1. Jenis warkatpos digunakan apabila isi surat lebih panjang dari kartupos. Ciri khusus dari warkatpos adalah : B.1.a. Isinya bersifat rahasia sehingga tidak boleh dibaca sembarang orang. B.1.b. Hanya orang yang berhak saja yang perlu tahu. Jenis Warkatpos terdiri dari : B.1.a.i. Warkatpos biasa B.1.a.ii. Warkatpos kilat Warkatpos kilat sering digunakan dalam hubungan surat menyurat yang bersifat resmi dan didalamnya tidak boleh diisi dengan barang apapun. C.1. Jenis surat bersampul digunakan apabila isi surat cukup panjang dan rahasia. a.1. Jenis memorandum digunakan dalam lingkungan sendiri. 2. Gunakan penomoran otomatis untuk membuat nomornya. 3. Atur paper size menjadi A4, dengan margin 3cm. 4. Tambahkan header dengan nama mata kuliah 5. Tambahkan footer dengan nama, nim, tanggal, dan nomor halaman. 6. Simpan dengan nama nimanda_latihan Ketiklah naskah di bawah ini dengan rapi setalah naskah di atas. Potret Pendidikan Indonesia Dalam panggung sejarah manusia, pendidikan telah ikut mewarnai catatan peradapan.mesir kuno dan Yunani kuno memiliki peradaban yang tinggi, karena pendidikannya yang maju. Bangsa di dunia yang 57

66 pendidikannya berkembang, menjadi negara yang maju pesat antara lain AS, Jepang dan Korea. Begitu pula Jerman dan Prancis yang basis pendidikan mereka kuat sehingga menjadi negara dengan tingkat kemajuan yang luar biasa. Jepang yang hancur setelah perang Dunia II memulai bangkit dengan melakukan pembenahan sistem pendidikan karena mereka sadar pendidikan adalah investasi jangka panjang, dan hasilnya jepang pun menjadi negara maju terdepan dalam percaturan ekonomi dunia. Tak terelakkan lagi pendidikan adalah salah satu instrumen penting untuk membangun sebuah bangsa. Berkaca dalam potret pendidikan kita, data statistik menunjukkan mayoritas penduduk Indonesia berusia tahun berpendidikan dasar sebesar 36,02%, SD dan SMP 55,6 %, SD+SMP+SMA sebanyak 78,2 %, Perguruan Tinggi adalah 5,1 % dan tidak berijazah sebanyak 16,8 %. Augka yang tinggi juga tercatatkan dalam kasus buta huruf dan putus sekolah di Indonesia. Menurut data UNESCO 2009 peringkat pendidikan Indonesia turun dari 58 menjadi 62 di antara 130 negara di dunia. Education Development Index (EDI) Indonesia adalah 0.935, di bawah Malaysia (0.945) dan Brunei Darussalam (0.965). Demikianlah cukup data yang memaparkan sekaligus menggambarkan kenyataan bahwasanya daya saing pendidikan Indonesia sekarang masih jauh panggang dari api. Pendidikan gratis yang sempat digulirkan pemerintah sebenamya cukup memberi angin segar, sebagai usaha dalam pemerataan pendidikan, terutama ditingkat sekolah dasar dan menengah pertama. Waiaupun juga belum semua dapat terealisasikan sepenuhnya. Akan tetapi, permasalahan timbul lagi ketika siswa akan melanjutkan ke jenjang sekolah atas. Wajib belajar 9 tahun yang dicanangkan dianggap sudah tak lagi relevan. Wajar 12 tahun mulai diwacanakan karena bagaimanapun tingkat sekolah atas akan memberikan lebih banyak wawasan dan kecakapan. Adanya pilihan penjurusan, seperti sekolah vokasi atau kejuruan (SMK) dengan berbagai macam jurusan semisal, pariwisata, tata boga, tata busana ataupun sejenis STM yang memiki jurusan seperti jurusan teknik mesin, bangunan, dan lain lain, akan menunjang bekal softskill untuk siap menghadapi dunia kerja pasca lulus. Begitu juga setingkat Sekolah Menengah Atas yang dijuruskan untuk dapat melanjutkan ke jenjang perguruan Tinggi dan selanjutnya menempuh spesialisasi ilmu yang akan digeluti. Namun pada realitanya, biaya sekolah di sekolah lanjutan tingkat atas belum terjangkau di kalangan rakyat bawah. Mereka masih harus membayar pendidikan dengan harga yang sangat tinggi, dan itu adalah suatu pilihan yang cukup menyesakkan dada. Karena apabila orang tua tidak memiliki cukup biaya maka anaknya pun takpunya pilihan lain kecuali tidak dapat melanjutkan sekolah. Rencana pemerintah lainnya dalam upaya peningkatan kualitas pendidikan dilndonesia ini yaitu dengan adanya otonomi pendidikan yang mengalokasikan APBD sebesar 20% diperuntukkan bagi penyelenggaraan pendidikan, hal itupun masih terlihat sulit dan tersendat-sendat untuk dilakukan. Tak jarang alasan yang dilontarkan pemerintah daerah masih seputar kebimbangan dalam kebij akan-kebij akan yang dikeluarkan pemerintah pusat mengenai pengalokasian anggaran tersebut. 8. Buat teks menjadi tiga kolom 9. Simpan dengan nama nimanda_latihan

67 4.14 Daftar Pustaka Faslah, Ronny Modul Latihan MS Word. Administrasi Bisnis. Politeknik Banjarmasin. Banjarmasin. Madcoms Microsoft Office Word Cetakan Pertama. Books Student. Madcoms Mahir dalam 7 hari Microsof Word Cetakan Pertama. Penerbit Andi. Sutomo, Erwin Menit Bersama Word Cetakan Pertama. Penerbit Andi. Yusmadi Panduan Lengkap Microsoft Word Cetakan Pertama. Jasakom 59

68 BAB V TABEL 5.1 Tujuan Instruksional Umum Setelah mempelajari Bab ini, mahasiswa diharapkan dapat mengenal bagaimana proses pembuatan tabel, serta dapat membuat dan menggunakannya untuk keperluan pada Microsoft Word Tujuan Instruksional Khusus Setelah mempelajari bab ini, mahasiswa diharapkan dapat mengetahui, mengenal, membuat, dan menggunakan elemen elemen table. Bagaimana cara memformat table, baik untuk menambahkan, menghapus, memodifikasi table, dan cara penggunaan tabel untuk keperluan pada Microsoft Word Mengenal Elemen Table Sebelum membuat tabel, kenali terlebih dahulu elemen-elemen dari suatu table : Gambar 5.1 contoh ilustrasi tabel Elemen-elemen tabel seperti tanda akhir sel atau tanda akhir baris merupakan tanda tanda yang tidak akan tercetak (non printing character), sehingga untuk dapat melihat elemen table tersebut anda harus mengaktifkan tombol Show/Hide pada tab Home grup Paragraph. 5.4 Membuat tabel Untuk membuat sebuah tabel,dapat Menggunakan perintah Insert Tabel, atau menggambar sendiri tabel yang diinginkan. Berikut penjelasan masing masing cara diatas. 60

69 1. Membuat table dengan mouse Cara pertama dalam pembuatan tabel adalah dengan menggunakan mouse. Membuat tabel dengan mouse berarti menyeleksi secara langsung baris dan kolom sebagai pembentuk tabel. Langkah untuk membuat tabel dengan mouse adalah: 1. Letakkan insertion point pada tempat lokasi dimana tabel akan disisipkan dalam dokumen 2. Klik tombol Table dalam tab Insert grup Tables, sehingga akan tampak kotak-kotak tabel dibawah tombol Insert Table. Gambar 5.2 tombol insert table 3. Geser mouse di atas kotak kotak tersebut sampai mendapatkan ukuran tabel ukuran tabel yang diinginkan dan klik mouse.misalnya geser mouse hingga membentuk blok empat kolom dan tiga baris. Gambar 5.3 hasil pembentukan tabel baru 2. Membuat Tabel dengan Menggunakan Insert Tabel Cara kedua pembuatan sebuah tabel adalah dengan menggunakan perintah Insert Table. Langkah untuk membuat tabel dengan perintah Insert Table adalah : 61

70 1. Letakkan insertion point pada tempat dimana tabel akan disisipkan dalam dokumen. 2. Pada tab Insert - grup Tables, pilih tombol perintah Table. Pada pilihan yang tampil, pilih perintah Insert Table hingga muncul kotak dialog Insert Table. Gambar 5.4 Kotak dialog Insert tabel Number of columns untuk menentukan jumlah kolom. Number of rows untuk menentukan jumlah baris. Fixed column width untuk mengatur lebar kolom dengan ukuran yang sama, yaitu dengan cara mengetikkan ukuran lebar kolom pada kotakteks yang di sediakan disamping kanan. Autofit to contens untuk mengatur lebar kolom disesuaikan dengan isi yang terdapat dalam sel. Autofit to window untuk mengatur lebar kolom disesuaikan denganukuran area penulisan teks. 3. Pada bagian Table Size, tentukan jumlah kolom pada kotak Number of columns dan tentukan pula jumlah baris pada kotak Number of rows. Sebagai contoh, ketikkan angka lima untuk jumlah kolom dan ketikkan pula angka dua sebagai jumlah baris. 4. Klik OK untuk mengakhiri proses pembuatan tabel. 3. Menggambar tabel Menggambar tabel berarti membuat tabel dengan cara menggambarnya secara manual pada dokumen kerja. Menggambar tabel dimaksudkan agar dapat dengan 62

71 leluasa untuk menambah garis garis vertikal atau horisontal pada tabel, menghapus garis, mengubah format garis, dan lain sebagainya. Langkah untuk menggambar tabel adalah: Pada tab Insert grup Table, pilih tombol Table hingga tampil beberapa pilihan perintah dan pili Draw Table hingga pointer mouse berubah menjadi bentuk pensil. Pada lembar kerja, klik mouse pada posisi dimana akan meletakkan tabel, kemudian tahan dan geser mouse ke arah kanan untuk membuat lebar tabel, selanjutnya geser pula ke arah bawah untuk membuat tinggi tabel. Gambar 5.5 Proses menggambar tabel Untuk membagi tabel tersebut menjadi 2 baris, klik tahan mouse pada garis batas kiri dan geser ke kanan hingga batas kanan tabel. Gambar 5.6 Proses pembentukan baris baris tabel Untuk membagi tabel tersebut menjadi 2 kolom, klik tahan mouse pada garis batas atas dan geser ke bawah hingga batas bawah tabel. 5.5 Mengenal Toolbar Table Tools Ketika menyisipkan sebuah tabel, maka akan tampil toolbar baru yang bernama Table Tools dan terdiri dari dua tab baru, yaitu tab Design da tab Layout. Kedua tab tersebut digunakan untuk mengatur dan memformat tabel yang telah dibuat. Gambar 5.7 Toolbar Table Tools tab Design 63

72 Berikut ini penjelasan dan kegunaan dari masing-masing tombol pada toolbar Tables Tools tab Design. Tombol Header Row Fungsi Untuk memformat tabel pada bagian header row/ baris pertama tabel dengan format yang berbeda. Total Row Untuk memformat tabel pada bagian header row/baris terakhir tabel dengan format yang berbeda. Banded Row First Column Last Column Banded Column Style Shading Borders Line Style Line Weight Pen Color Draw Table Eraser Untuk memformat baris-baris tabel dengan format yang berseling dengan format yang berbeda Untuk memformat tabel pada bagian kolom pertama tabel dengan format yang berbeda. Untuk memformat tabel pada bagian kolom terakhir tabel dengan format yang berbeda. Untuk memformat kolom-kolom tabel dengan format yang berseling dengan format yang berbeda. Untuk mengubah format tabel secaraa keseluruhan dan disesuaikan dengan item-item tabel yang terpilih pada grup Table Style Options. Untuk memberi warna latar belakang sel atau tabel. Untuk memberi format garis bingkai sel atau tabel. Untuk memilih jenis garis bingkai sel atau tabel. Untuk memilih tebal garis bingkai sel atau tabel. Untuk memilih warna garis bingkai sel ataau tabel. Untuk menggambar garis-garis tabel, baik garis vertikal maupun horisontal. Untuk menghapus garis-garis tabel, baik garis vertikal maupun horisintal. 64

73 Gambar 5.8 Toolbar Table Tools tab Layout Berikut ini keterangan dan kegunaan dari masing-masing tombol pada toolbar Tables Tools tab Layout. Tombol Select View Gridline Properties Delete Insert Above Insert Below Insert Left Insert Right Merge Cells Split Cells Autofit Text Direction Fungsi Untuk menyeleksi sel, baris, atau kolom tabel. Untuk menampilkan garis-garis pandu (gridlines) tabel. Untuk membuka kotak dialog Table Properties untuk mengatur properti table. Untuk menghapus sel, baris, atau kolom tabel. Untuk menyisipkan baris tabel di atas baris tabel yang aktif. Untuk menyisipkan bari stable di bawah baris tabel yang aktif. Untuk menyisipkan kolom tabel di kiri kolom tabel yang aktif. Untuk menyisipkan kolom tabel di kanan kolom tabel yang aktif. Untuk menggabung beberapa sel yang terpilih menjadi satu sel. Untuk membagi sel yang terpilih menjadi beberapa sel. Untuk mengatur lebar kolom dan tinggi tabel, serta untuk menyamakan lebar kolom dan tinggi baris. Untuk menyesuaikan ukurn lebar kolom secara otomatis berdasarkan kriteria tertentu. Untuk mengatur perataan teks pada bagian atau sel. Untuk mengatur perataan teks pada bagian tengah vertical sel. Untuk mengatur perataan teks pada bagian bawah sel. Untuk mengubah posisi atau arah pembacaan teks di dalam 65

74 Cell Margins Sort Repeat Header Rows Convert to Text Formula sel. Untuk mengatur ukuran margin sel. Untuk mengurutkan data-data tabel. Untuk menampilkan ulang bagian baris pertama tabel pada setiap pergantian halaman. Untuk mengubah format tabel menjadi format teks. Untuk menyisipkan rumus untuk menjumlahkan data-data tabel. 5.6 Menghapus Garis Table Ketika bekerja dengan tabel, kemungkinan untuk melakukan kesalahan cukup besar, terutama ketika bekerja dengan tabel yang dibuat sendiri dengan Draw Table. Salah satu kesalahan ketika bekerja dengan draw table adalah pembuatan garis tabel yang kurang tepat. Untuk menghapus garis tabel yang kurang tepat dapat menggunakan tombol Eraser yang terdapat pada tab Design grup Draw Borders. Gambar 5.9 Proses menghapus garis kolom table 5.7 Memformat Garis Bingkai Tabel Secara default, garis-garis bingkai tabel yang tampil ketika menyisipkan sebuah tabel adalah berupa garis berwarna hitam. Dengan tampilan tabel seadanya pasti menjadi kurang menarik, untuk itu dapat memformat garis-garis bingaki tabel dengan perintahperintah yang terdapat pada tab Design. Langkah untuk memformat garis bingkai tabel adalah : 1. Pilih bagian tabel yang akan di format. Gambar 5.10 Pilih bagian tabel yang akan diformat 66

75 2. Atur bagian-bagian pembentuk garis bingkai yang terdapat pada tab Design, seperti Line Style, Line Weight, serta Shading. Sebagai contoh, pilih Line Style terlebih dahulu dan pilih salah satu format yang tampil. Sebelum menerapkan format pada tabel, tentukan pula ketebalan garis pada Line Weight. Gambar 5.11Tombo, perintah untuk memformat garis tabel 3. Setelah menentukan jenis garis pada Line Style dan ketebalan garis pada Line Weight, selanjutnya sesuaikan beberapa format posisi garis dengan klik tombol Borders hingga tampil pilihan-pilihan format posisi garis dalam tabel. 4. Untuk memberi warna latar pada tabel, gunakan tombol perintah Shading dan pilih salah satu warna yang diinginkan. Atau, gunakan pilihan More Colors untuk membuka kotak dialog Colors dan pilih warna yang diinginkan. Selain menggunakan langkah-langkah di atas, masih ada langkah lain yang lebih kompleks untuk memformat garis bingkai tabel yaitu dengan menggunakan kotak dialog Borders and Shading. Langkah untuk memformat garis tabel menggunakan kotak dialog Borders and Shading adalah : 1. Pilih bagian tabel yang akan diformat. 2. Pada Tab Design grup Draw Border, pilih tombol Border hingga tampil pilihan format posisi garis dan pilih perintah Borders and Shading untuk membuka kotka dialog Borders and Shading. 67

76 Gambar 5.12 kotak dialog Border and Shading 3. Aktifkan tabulasi Borders untuk mengatur format garis bingkai, atau aktifkan tabulasi Shadings untuk memberi warna latar belakang tabel. Gambar 5.13 kotak dialog Border and Shading 4. Atur tatanan format pada masing-masing tabulasi tersebut di atas. Klik OK dan perhatikan hasilnya. Gambar 5.14 tabel setelah di format 68

77 5.8 Memecah dan Menggabung Sel Sel yang terdapat pada tabel dapat dipecah menjadi beberapa sel baru dan sebaliknya beberapa sel juga dapat digabungkan menjadi satu sel. 1. Menggabung Sel Langkah untuk menggabung beberapa sel menjadi sel tunggal adalah : a. Pilih beberapa sel yang akan digabungkan b. Pada toolbar Table Tools Tab Layout grup Merge, pilih tombol Merge Cells. Gambar 5.15 Proses penggabungan beberapa sel Sedangkan untuk menggabungkan beberapa sel yang terletak pada baris yang berbeda, perhatikan ilustrasi berikut : Gambar 5.16 proses penggabungan beberapa sel 2. Memecah Sel Langkah untuk memecah sel adalah : d. Pilih satu atau beberapa sel yang akan dipecah. e. Pada toolbar Table Tols tab Layout grup Merge, pilih tombol Split Cells hingga tampil kotak dialog Split Cells. Gambar 5.17 kotak dialog Split Cells 69

78 f. Tentukan jumlah kolom pada bagian Number Of Columns dan jumlah baris pada bagian Number Of Rows. g. Aktifkan kotak Merge Cells before Split untuk menggabungkan beberapa sel dan memecahnya kembali, sehingga sel-sel tabel akan memiliki ukuran lebar kolom dan tinggi baris yang sama. h. Klik Ok. Gambar 5.18 proses pemecahan sel 5.9 Mengatur Perataan Teks di dalam Tabel Pengaturan perataan teks juga berlaku untuk teks di dalam sebuah tabel. Untuk melakukan pengaturan teks di dalam tabel, gunakan tombol-tombol perintah perataan yang terdapat pada tab Layout grup Alignment. Langkah untuk mengatur perataan teks dalam tabel adalah : 1. Pilih atau blok beberapa sel yang akan di atur perataan teksnya. 2. Pada tab Layout grup Alignment, pilih salah satu pilihan perataan teks yang ada. Gambar 5.19 Pilihan tombol perataan teks dalam sel tabel 5.10 Mengatur Lebar Kolom dan Tinggi Baris Pengaturan lebar kolom dan tinggi baris merupakan salah satu hal yang cukup penting ketika bekerja dengan tabel. Pengaturan lebar kolom dan tinggi baris yang tepat akan membuat table terlihat rapi dan mudah terbaca. Langkah untuk mengatur lebar kolom dan tinggi baris adalah : 1. Letakkan Insertion point dalam tabel. Atau, blok kolom/ baris yang akan diubah lebar/ tingginya. 70

79 2. Pada tab Layout grup Cell Size, ketikkan nilai pada Table Row Height untuk menetukan tinggi baris dan tentukan pula nilai pada Table Column Width untuk menetukan lebar kolom. Gambar 5.20 Tabel sebelum dan sesudah diubah lebar kolomnya 5.11 Mengatur Orientasi Teks pada Tabel Mengatur orientasi teks memiliki pengertian mengubah bentuk arah penulisan teks di dalam sel-sel tabel. Untuk mengubah orientasi teks, klik tombol Text Direction pada grup Alignment dalam tab Layout. Langkah untuk mengatur orientasi teks di dalam tabel adalah : 1. Pilih teks yang akan di ubah orientasinya. 2. Pada tab Layout grup Alignment, pilih tombol Text Direction dan perhatikan perubahannya. Gambar 5.21 Pilihan orientasi teks di dalam tabel 5.12 Memindah Insertion Point dalam Tabel Memindah insertion point dapat dilakukan dalam dua cara, yaitu dengan menggunakan mouse dan dengan menggunakan keyboard. Untuk memindahkan insertion point dari satu sel ke sel yang lain dengan menggunakan mouse, cukup dengan menhklik sel yang dituju. Sedangkan jika menggunakkan keyboard, perhatikan tabel berikut : Tombol Fungsi Tab Memindah insertion point ke sel berikutnya Shift+Tab Memidah insertion point ke sel berikutnya Panah Kanan Memindah insertion point majuu satu karakter. Panah Kiri Memindah insertion point mundur satu karakter. 71

80 Panah Bawah Memindah insertion point ke baris berikutnya. Panas Atas Memindah insertion point ke baris sebelumnya. Alt+Home Memindah insertion point ke sel pertama pada suatu baris. Alt+End Memindah insertion point ke sel terakhir pada suatu baris. Alt+Page Up Memindah insertion point ke sel pertama pada suatu kolom. Alt+Page Down Memindah insertion point ke sel terakhir pada suatu kolom. Jika berada pada posisi sel terakhir tabel dan menekan tombol Tab, maka Ms-Word secara otomatis akan menambahkan baris baru. Jika memasang format tabulasi di dalam sel tabel,maka untuk pindah dari satu tab stop ke tab stop berikutnya, gunakan perintah Ctrl+Tab Menyisipkan Sel, Baris, dan Kolom Untuk menyisipkan sel, baris, atau kolom gunakan tombol perintah pada grup Rows & Columns dalam tab Layout. Tombol di bawah ini berfungsi untuk menyisipkan sel, baris atau kolom. Aktif tidaknya pilihan tersebut tergantung pada kodisi saaat bekerja dengan tabel. 1. Menyisipkan sel pada tabel Langkah untuk menyisipkan sel pada tabel adalah : a. Pilih/blok sel yang akan disisipkandengan sel baru. b. Selanjutnya, klik kana sel yang terpilih. Pada short cut menu yang tampil, klik Insert - Insert Cells hingga tampil kotak dialog Insert Cells. Gambar 5.22 Kotak dialog Insert Cells Keterangan : Shift cells right, menyisipkan sel baru disebelah kiri sel aktif. Shift cell down, menyisipkan sel baru di sebelah kanan sel aktif. Insert entire row, menyisipkan baris baru di atas sel aktif. Insert entire column, menyisipkan kolom baru di sebelah kiri sel aktif 72

81 c. Klik OK untuk mengakhiri proses dan perhatikan hasilnya, atau klik Cancel untuk membatalkan perintah ini. Gambar 5.23 Proses menyisipkan sel baru 2. Menyisipkan Baris pada Tabel Langkah untuk menyisipkan baris adalah : a. Pilih/ blok baris yang akan disisipkan dengan baris yang baru. Gambar 5.24 proses memilih baris yang akan disisipkan baris baru b. Pada Tabel Tools Tab Layout grup Rows and Columns, pilih tombol perintah Insert Above untuk menyisipkan baris baru di atas baris terpilih, atau pilih perintah Insert Bellow untuk menyisipkan baris baru di bawah baris terpilih. Sebagai contoh, pilih Insert Bellow dan perhatikan hasilnya. Gambar 5.25 Baris baru yang telah disisipkan 3. Menyisipkan Kolom pada Tabel Langkah untuk menyisipkan kolom adalah : a. Pilih atau blok kolom yang akan disisipkan dalam kolom yang baru. b. Pada Table Tools Tab Layout grup Rows and Columns, pilih tombol perintah Insert Left untuk menyisipkan kolom baru disebarah kiri kolom 73

82 terpilih atau pilih perintah Insert Right untuk menyisipkan kolom baru di sebelah kanan kolom terpilih. Sebagai contoh, pilih Insert Left dan perhatikan hasilnya. Gambar 5.26 Proses menyisipkan kolom baru 5.14 Menghapus Sel, Baris, dan Kolom 1. Menghapus Sel pada Tabel Langkah untuk menghapus sel tabel adalah : a. Pilih satu sel atau beberapa sel yang akan dihapus. b. Pada tab Layout grup Rows & Columns, klik tombol Delete. c. Pada pilihan yang tampil, pilih Delete Cells untuk menghapus sel hingga tampil kotak dialog Delete Cells. Gambar 5.27 kotak dialog Delete Cells Shift Cells Left untuk menghapus sel terpilih dan menggeser sel sebelah kanan ke sebelah kiri. Shift Cells up untuk menghapus sel terpilih dan menggeser sel bagian bawah ke atas. Delete entire row/ column untuk menghapus baris dan kolom pada posisi sel aktif d. Sebagai contoh, aktifkan pilihan Shift cell up dan perhatikan hasilnya 74

83 Gambar 5.28 Hasil Proses Penghapusan Sel 2. Menghapus Baris atau Kolom pada Tabel Langkah untuk menghapus baris/kolom tabel adalah : a. Pilih baris atau kolom yang akan dihapus. b. Pada tab Layout grup Rows & Columns, klik tombol Delete. Pilih perintah Delete Rows untuk menghapus kolom. Perhatikan hasilnya. Gambar 5.29 Contoh Proses penghapusan kolom 5.15 Mengurutkan Data Tabel Ketika bekerja dengan tabel, terkadang harus mengurutkan data-data tertentu dengan criteria tertentu pula. Dengan pengurutan data akan lebih mudah menyortir atau mengatur data-data kembali. Ms-Word menyediakan fasilitas untuk mengurutkan data tabel berdasarkan urutan abjad, angka, atau tanggal. Langkah untuk mengurutkan data tabel adalah : 1. Letakkan insertion point dalam tabel. Gambar 5.30 tabel data yang akan diurutkan 2. Dalam tab Layout grup Data, klik tombol Sort untuk membuka kotak dialog Sort. 75

84 Gambar 5.31 kotak dialog Sort 3. Pilih nama kolom tabel yang digunakan sebagai kunci pengurutan pertama pada bagian Sort By. 4. Tentukan pula tipe datanya pada bagian Type, yaitu : Text untuk data bertipe teks, Number untuk data bertipe angka, atau Date untuk data bertipe tanggal. 5. Selanjutnya, tentukan jenis pengurutan yang digunakan. Ascending untuk mengurutkan menaikkan data secara menaik, seperti dari A ke Z dari 0 ke 9. Descending untuk mengurutkan data secara menurun, seperti Z ke A atau dai 9 ke 0 6. Kemudian, tentukan tabel yang terpilih memiliki kepala judul atau tidak. Jika tabel yang terpilih memiliki kepala judul tabel, maka judul tabel tidak perlu diurutkan, untuk itu aktifkan pilihan Header Row pada bagian My List Has. Sebaliknya, apabila tabel yang terpilih tidak memiliki kepala judul/ hanya berisi data, maka aktifkan pilihan No Heaer Row. 7. Tekan tombol OK dan perhatikan hasilnya. Gambar 5.32 Hasil pengurutan data 5.16 Membuat Rumus pada Tabel Microsoft Word juga menyediakan beberapa fungsi atau rumus yang dapat digunakan untuk melakukan sebuah perhitungan dari suatu data numeric, seperti mencari nilai 76

85 total (SUM), rata-rata (AVERAGE), minimal (MIN), maksimal (MAX), dan lain-lain. Langkah untuk membuat rumus dalam tabel adalah : 1. Aktifkan kursor di dalam alamat sel dimana hasil perhitungan akan ditempatkan. Gambar 5.24 contoh data tabel yang akan dihitung 2. Pada tab Layout grup Data, klik tombol perintah Formula sehingga tampil kotak dialog Formula. Gambar 5.25 Kotak dialog Formula 3. Ketik rumus pada kotak Formula, atau dapat mengambil fungsi dari kotak Paste Function. 4. Tentukan pilihan format angka pada kotak Number Format atau menetukan sendiri format tersebut dengan cara mengetikkannya pada kotak Number Format. 5. Klik OK untuk melanjutkan proses. Gambar 5.26 Hasil perhitungan angka dalam tabel 77

86 Catatan : Tiap kolom diberi nama sesuai dengan urutan huruf abjad, sedang untuk baris diberi nama sesuai dengan urutan angka, sehingga nama tiap sel sesuai dengan urutan kolom dan baris, misal : A1, B3, C4, dan sebagainya. Dapat memproses data pada masing-masing sel dengan menggunakan operator matematika (+. -, /, dan *) atau dengan fungsi-fungsi lain Mengatur Posisi Tabel dalam Naskah Layaknya sebuah objek, tabel juga dapat diubah posisinya. Sebenarnya dapat dengan luluasa memposisikan tabel dimanapun di dalam dokumen, namun bagaimana jika tabel tersebut diposisikan di dalam sebuah naskah? Berikut ulasannya. Langkah untuk mengatur posisi tabel dalam suatu naskah adalah : 1. Pilh tabel atau letakkan insertion point di dalam tabel pada sembarangan posisi. Gambar 5.27 Pilih tabel dalam dokumen 2. Klik tombol dialog grup Cell Size dalam tab layout, dan pilih tabulasi Table dalam kotak dialog tabel Properties. Selanjutnya, atur bagian bagian dalam kotak dialog Tabel Properties sesuai kebutuhan. 78

87 Gambar 5.28 kotak dialog tabel properties 5.18 Rangkuman Dalam Miscrosoft word 2007, tabel dapat juga dibuat seperti pada miscrosoft Excel. Pembuatan tabel di Microsoft Word 2007 tidak terlalu rumit. Pembuatan tabel yang terdiri dari kolom dan baris, yang juga dapat di desain sendiri model dan bentuk table yang diinginkan. Perpotongan antara kolom dan baris dinamakan sel. Dalam table di Microsoft Word juga dapat dibuat rumus sederhana, seperti halnya di Microsoft Excel. Selain teks, table juga dapat disisipkan pada dokumen Latihan 1. Ketikan naskah di bawah ini dengan rapi. PT. WIDYA KENCANA KOMPUTER Jl. Kol. Soegiono No. 35 Banjarmasin 12 Agustus 2003 Faktur No. : 12/FK/VIII/2013 PO : 08/PO/VIII/2013 Yth. M. Wahyu Wardhana Prodi Man. Informatika Poliban Banjarmasin Untuk pembelian barang-barang sebagai berikut : No. Nama Barang Jumlah Harga Satuan Jumlah 1. Komputer Pentium IV GHz 2. Printer Epson LX LCD Monitor LG Flatron

88 Disc. 20% PPn 10% Total Dua Puluh Empat Juta Enam Ratus Delapan Puluh Empat Rupiah a.n Direktur Pemasaran Wahyu Kusniadi, SE. Asisten Direktur Pemasaran Nominal di atas dapat dibayar langsung ke bagian kas atau melalui BCA Cabang Banjarmasin dengan no. rekening Gunakan toolbar Tables and Borders untuk menggambar garis. 3. Hitung Jumlah, Discount, PPn dan Total menggunakan formula Daftar Pustaka Faslah, Ronny Modul Latihan MS Word. Administrasi Bisnis. Politeknik Banjarmasin. Banjarmasin. Madcoms Microsoft Office Word Cetakan Pertama. Books Student. Madcoms Mahir dalam 7 hari Microsof Word Cetakan Pertama. Penerbit Andi. Sutomo, Erwin Menit Bersama Word Cetakan Pertama. Penerbit Andi. Yusmadi Panduan Lengkap Microsoft Word Cetakan Pertama. Jasakom 80

89 BAB VI MENYISIPKAN OBJEK 6.1 Tujuan Instruksional Umum Setelah mempelajari materi ini, diharapkan mahasiswa dapat memahami, mengenal, dan menggunakan cara menyisipkan objek pada Microsoft Word Tujuan Instruksional Khusus Setelah mempelajari materi ini, diharapkan mahasiswa mampu menyisipkan file objek, baik untuk menyisipkan gambar, clip art, shape, wordart, dan Smartart. Bagaimana cara pemanfaatannya, pengaturan tata letak file objek. Sehingga dokumen yang dibuat menjadi lebih menarik dan lebih dimengerti bahasanya. 6.3 Menyisipkan Objek Clip Art Objek yang disisipkan ke dalam Ms-Word sebenarnya dapat berupa objek Clip Art, objek gambar, objek gambar jendela lain, objek shape, maupun objek WordArt. Dalam sub bab ini akan dibahas terlebih dahulu tentang objek Clip Art. Pilihan Clip Art digunakan untuk membuka task pane Clip Art yang berisi kumpulan gambar yang dapat disisipkan dalam dokumen. Langkah untuk menyisipkan objek gambar Clip Art adalah : 1. Pada tab Insert grup Illustrations, pilih tombol Clip Art untuk membuka task pane Clip Art. 2. Klik tombol Go untuk menampilkan gambar atau objek yang data digunakan. 3. Pilih salah satu objek gambar dan perhatikan bahwa objek akan disisipkan dalam dokumen. 81

90 Gambar 6.1 Jendela task pane Clip Art Gambar 6.2 Contoh objek yang telah disisipkan 4. Langkah lain untuk menyisipkan gambar ke dokumen adalah dengan cara menggeser gambar ke dokumen. Atau, klik tombol anak panah di kanan gambar dan pilih perintah Copy. 5. Tentukan lokasi tujuan untuk meletakkan objek gambar dalam dokumen. Klik tombol Paste dan pada grup Clipboard dalam tab Home untuk menyisipkan objek gambar dalam dokumen. Kadang kala ukuran gambar yang telah disisipkan tidak sesuai dengan ukuran yang dikehendaki, untuk itu dapat menggunakan titik handle untuk mengatur ukuran objek. Sebagai contoh, arahkan mouse pada titik handle kanan sampai berubah menjadi tanda (two head arrow), geser handle untuk mengubah ukurannya. 82

91 Gambar 6.3 Titik titik handle objek 6.4 Menyisipkan File Objek Gambar Objek berikutnya yang akan dibahas adalah objek gambar. Objek gambar adalah objek berupa file gambar yang tersimpan di dalam computer. Langkah untuk menyisipkan file gambar adalah : 1. Klik gambar Picture di grup Illustrations dalam tab Insert untuk membuka kotak dialog Insert Picture. Gambar 6.4 Kotak Dialog Insert Picture 2. Tentuka lokasi folder yang berisi file gambar yang akan disisipkan dalam laporan. 3. Bila perlu, pilih Large Icons pada tombol Change your view untuk menampilkan file dalam bentuk gambar. 4. Pilih file gambar dan klik tombol Insert untuk menyisipkannya dalam laporan. 83

92 Gambar 6.5 Contoh file gambar dalam dokumen 6.5 Pengatur Posisi dan Urutan Objek Ketika bekerja dengan objek di dalam satu naskah, masalah yang sering muncul adalah dimana akan memposisikan objek agar tetap terlihat menarik dan proporsional dengan teks. Hal tersebut bukanlah hal yang sulit jika dapat memanfaatkan tab Format grup Arrange. Berikut adalah tombol-tombol perintah untuk mengatur posisi dan urutan objek terdapat dalam tab Format grup Arrange. Gambar 6.6 Grup Arrange Langkah untuk mengatur posisi objek adalah : 1. Pilih objek gambar yang akan di atur posisinya. 2. Pada tab Format grup Arrange, klik tombol Position hingga tampil beberapa pilihan pengaturan posisi. 84

93 Gambar 6.7 Pilih posisi pada tombol position Sedangkan untuk mengatur letak objek dengan tombol Warp Text adalah : 1. Aktif pada objek yang akan diatur letaknya. 2. Pada tab Format grup Arrange, klik tombol Wrap Text hingga tsmpil beberapa pilihan perintah lainnya. Gambar 6.8 Pilihan perintah tombol Wrap text In Line with Text untuk meletakkan objek di antaa baris teks paragraph sehingga teks berada di atas dan bawah objek. Square, teks berada di empat sisi objek dengan membentuk segiempat. Tight, teks berada disekeliling objek dengan mengukuti bentuk alur objek. Behind Text untuk meletakkan objek di belakang teks. 85

94 In Front of Text untuk meletakan objek di depan teks sehingga teks tertutup oleh objek. Top and Bottom untuk meletakkan objek di bawah baris teks atau paragraph dimana teks berada disisi atas dan bawah objek. Through, sama seperti Tight hanya saja jika objek terbuka maka akan diisi dengan teks. Edit Wrap Points untuk mengatur letak teks terhadap objek, dengan cara : arahkan pointer mouse pada salah satu titik handle objek, kemudian klik, tahan dan geser ke arah yang diinginkan, sehingga letak teks akan mengikuti titik handle yang digeser tersebut. More Layout Options untuk menampilkan kotak dialog Advanced Layout yang memungkin untuk mengatur letak objek dengan perintah yang lebih kompleks. 3. Klik salah satu pilhan yang tampil, kemudian atur letaknya di dalam naskah. Gambar 6.9 contoh letak objek pilihan tight Selanjutnya untuk mengatur urutan posisi objek yang terletak diantara objek - objek lain dan memilik posisi yang saling bertumpuk adalah : 1. Pilih objek yang akan dipindah urutannya. 2. Klik kanan pada objek, pilih tombol Bring Forward atau Send Backward pada tab Format grup Arrange. Gambar 6.10 tombol perintah untuk mengatur urutan objek 86

95 Bring to Front untuk memindah urutan objek terpilih ke urutan paling depan. Bring Forward untuk memindah objek terpilih ke urutan satu level ke depan. Bring In Front of Text untuk memindah objek gambar di atas text. Send to Back untuk memindah urutan objek terpilih ke urutan paling belakang. Send Backward untuk memindah urutan objek terpilih ke urutan satu level ke belakang. Send Behind Text untuk memindah objek gambar di bawah teks. 3. Kemudian, pilih salah satu pilihan untuk merubah urutan objek. 6.6 Menggambar Objek Shape Objek Shape adalah berbagai bentuk (shape) objek dasar yang telah disediakan oleh Ms-Word. Langkah untuk menyisipkan objek Shape adalah : 1. Pada tab Insert grup Illustrations, klik tombol Shapes sehingga tampil beberapa pilihan Shape. Pilih salah satu shape. 2. Selanjutnya, pointer mouse akan berubah menjadi tanda Klik tahan dan geser mouse dalam dokumen untuk mulai menggambar objek. Gambar 6.11 Proses menggambar objek shape Saat menggeser mouse untuk membentuk gambar, gunakan salah satu tombol bantu berikut : Shift untuk membentuk objek dengan rasio ukuran tinggi dan labar yang simetris. Ctrl untuk membentuk objek muli dari posisi titik pusat objek gambar. Crtl+Shift untuk membentuk objek gambar mulai dari posisi titik pusat objek dan dengan ukuran simetris. Apabila bentuk objek yang diinginkan tidak terdaat dalam tombol Shape, anda dapat membuat objek bebas dengan fasilitas tombol Curve, Freeform, dan Scribble. Gambar 6.12 Tombol objek bebas 87

96 Perhatikan tiga contoh gambar di bawah ini yang merupakan hasil bentukan dari ketiga tombol tersebut. 6.7 Membuat Teks Artistik / WordArt WordArt merupakan fasilitas untuk membuat objek teks yang ditampilan dengan pola dan bentuk yang artistik. Prosedur untuk menyisipkan objek WordArt adalah : 1. Klik tombol WordArt di grup Text dalam tab Insert untuk menampilkan piihan bentuk objek teks artistic. Gambar 6.13Pilihan tombol perintah WordArt 2. Klik salah satu style WordArt, dan ketik teks untuk mengganti teks YOUR TEXT HERE pada kotak Text. Misal, ketik teks Ms-Word. Gambar 6.14 Proses pembentukan WordArt 6.8 Membuat Diagram SmartArt SmartArt adalah salah satu fasilitas unggulan yang digunakan untuk berbagai bentuk diagram dengan beragam variasi. Langkahnya adalah : 88

97 1. Pada tab Insert grup Illustrations, pilih tombol SmartArt, hingga tampil kotak dialog Choose a SmartArt Graphic. 2. Akhiri dengan klik tombol Ok, kemudian perhatikan hasilnya, atau klik Cancel untuk membatalkan perintah. Gambar 6.15 Kotak Dialog Choose a SmartArt Grafik 3. Ketikan teks ke dalam semua shape dengan cara klik pada shape diagram dan ketikan teks yang diperlukan. List untuk membuat diagram yang menampilkan informasi yang tidak saling berhubungan Process untuk membuat diagram proses yang saling berhubungan. Cycle untuk membuat diagram siklus atau proses yang saling berkesinambungan Hierarychy untuk membuat diagram alur keputusan dan membuat struktur organisasi yang menunjukan hubungan kerja baik secara horizontal atau vertical. Relationship untuk membuat diagram yang menggambarkan sebuah koneksi. Matrix untuk membuat diagram yang menggambarkan bagaimana suatu bagian saling berhubungan satu sama lain sehingga menciptakan sesuatu yang utuh. Pyramid untuk membuat diagram yang menggambarkan hubungan sebanding dengan komponen yang paling atas 6.9 Rangkuman Objek merupakan elemen lain yang juga dibutuhkan ketika bekerja dengan Microsoft Word Dengan objek pendukung, tampilan dokumen akan lebih menarik serta 89

98 mudah dipahami. Dari menyisipkan objek clip art, menyisipkan gambar, sampai membuat smartart. Sehingga dokumen tidak terasa monoton saja Latihan 1. Buat iklan tentang usaha anda, tidak boleh mengiklankan suatu produk. 2. Atur paper menjadi A5 3. Simpan dengan nama nimanda_latihan Daftar Pustaka Faslah, Ronny Modul Latihan MS Word. Administrasi Bisnis. Politeknik Banjarmasin. Banjarmasin. Madcoms Microsoft Office Word Cetakan Pertama. Books Student. Madcoms Mahir dalam 7 hari Microsof Word Cetakan Pertama. Penerbit Andi. Sutomo, Erwin Menit Bersama Word Cetakan Pertama. Penerbit Andi. Yusmadi Panduan Lengkap Microsoft Word Cetakan Pertama. Jasakom 90

99 BAB VII MENGENAL MAILING 7.1 Tujuan Instruksional Umum Setelah mempelajari bab ini, diharapkan mahasiswa dapat mengetahui bagaimana cara kerja mailing, serta dapat diaplikasikan dalam kehidupan sehari hari dalam hal surat menyurat. 7.2 Tujuan Instruksional Khusus Setelah mempelajari bab ini, diharapkan mahasiswa dapat mengetahui dan memahami bagaimana cara pembuatan amlop, surat, dan label dengan mudah, secara otomatis tanpa harus mengetikan tujuan suatu surat. Dari proses membuat mail merge, menyisipkan field di dalam sebuah dokumen, mengubah sumber data yang digunakan. 7.3 Mengenal Mailing Mailing merupakan sebuah dokumen yang dapat dicetak dalam jumlah banyak namun memiliki isi data yang berbeda. Misalnya, sebuah surat yang ditujukan ke beberapa alamat tujuan berbeda, bisa dalam bentuk amplop, label, atau catalog. 7.4 Membuat Mail Merge Dalam pembuatan Mail Merge diperlukan dua file dokumen, yaitu dokumen induk, dan file sumber data. Prosesnya adalah : 1. Pada tab Mailing grup Start Mail Merge, klik tombol Select Recipients. Gambar 7.1 pilihan perintah tombol select reciepients Type New List untuk mengetikan daftar data surat baru. Use Existing List untuk menggunakan daftar data surat yang telah dibuat sebelumnya. 2. Pilih perintah Type New List untuk mengetikan data baru hingga tampil kotak dialog New Address List. 91

100 Gambar 7.2 kotak dialog new address List 2. Klik tombol Customize Columns, sehingga tampil kotak dialog Customize Address List untuk membuat field/kolom data. Gambar 7.3 kotak dialog Customize Address List 3. Hapus semua field dari kotak Field Name dengan menggunakan tombol Delete. Selanjutnya klik tombol Add untuk menampilkan kotak dialog Add Field. Gambar 7.4 kotak dialog Add field 4. Ketikan nama field-nya dan akhiri dengan klik Ok. 92

101 5. Untuk mengubah nama field, klik Rename. Sedangkan untuk mengubah urutan nama field, gunakan tombol move Up dan Move Down. Akhiri dengan klik Ok hingga kembali ke kotak dialog New Address List. Gambar 7.5 Kotak dialog new Address List 6. Selanjutnya ketika data surat seperti gambar di atas. Gunakan tombol Tab pada keyboard untuk memindah kursor. Menambah data baru, gunakan tombol New Entry Menghapus baris data, gunakan tombol Delete Entry. 7. Jika semua data sudah dimasukan, klik Ok sehingga tampil kotak dialog Save Address List. Gambar 7.6 kotak dialog save Address List 8. Tentukan lokasi penyimpanannya. Klik Save. 93

102 7.5 Menyisipkan Field ke Dokumen Setelah pembuatan sumber data selesai, maka selanjutnya adalah menyisipkan field tersebut ke dalam dokumen induk. Langkah untuk menyisipkan field adalah : 1. Letakan insertion point pada posisi dimana nama field akan disisipkan dalam dokumen induk. 2. Pada tab Mailings grup Write & Insert Fields, klik tombol Insert Merge Field untuk menampilkan daftar field yang sudah dibuat, dan klik nama field yang akan disisipkan dalam dokumen. Gambar 7.7 Tombol perintah Insert Merge Field 3. Pindahkan posisi insertion point ke posisi lain dan ulangi perintah untuk menyisipkan nama field lain. Gambar 7.8 Dokumen induk dengan tampilan nama field 4. Untuk menampilkan data data sumber yang telah disisipkan ke dalam dokumen induk adalah dengan klik tombol Preview Result yang secara otomatis akan menampilkan data pada urutan pertama. Gunakan tombol tombol Navigation Record untuk melihat data data lain dari sumber data pada dokumen induk. Gambar 7.9 Grup preview result dalam tab mailing 94

103 Gambar 7.10 Hasil penyisipan data pada dokumen induk 7.6 Menggabung Data dan Dokumen Induk Setelah semua data telah diatur dalam surat sebagai dokumen induk, hal selanjutnya yang dapat dilakukan adalah menggabung data dengan surat sebagai dokumen induk menjadi beberapa halaman berdasarkan jumlah penerima surat. Langkah untuk menggabung data dengan dokumen induk adalah : 1. Pada tab Mailings grup Finish, klik tombol Finish & Merge hingga tampil beberapa pilihan perintah lain. Gambar 7.11 pilihan tombol finish and merge 2. Klik pilihan perintah Edit Individual Document hingga tampil kotak dialog Merge to New Document. Gambar 7.12 kotak dialog mege to new document 3. Pada kotak dialog Merge to New Document, klik salah satu pilihan berikut : 95

104 All untuk menggabung semua dokumen surat berdasarkan jumlah record yang ada. Current record untuk menggabungkan dokumen surat berdasarkan record yang aktif From untuk menggabungkan dokumen surat berdasarkan nomor record yang telah ditentukan. Misalnya, hanya ingin menggabung surat mulai dari record pertama samapai kedua, maka isikan angka 1 pada kotak From dan isikan angka 2 pada kotak To. 4. Klik OK, atau klik Cancel untuk membatalkan perintah ini. 7.7 Mengolah Sumber Data Data-data yang akan disisipkan sebenarnya masih dapat diolah kembali. Hal ini biasa dilakukan jika terjadi perubahan data sehingga harus mengolah record tertentu agar sesuai dengan dokumen induk. Proses mengolah sumber data akan meliputi hal, seperti : menambah dan menghapus record, menambah dan menghapus field, hingga menyaring dan mengurutkan data. Kita dapat mengolah sumber data dengan mengklik tombol Edit Recipients List pada tab Mailings grup Start Mail Merge. 1. Menambah dan Menghapus Data Data record yang telah ada dapat dihapus ataupun ditambah. Langkah untuk menambah ataupun menghapus data record adalah : a. Pada tab Mailings grup Start Mail Merge, klik tombol Edit Recipient List untuk menampilkan kotak Mail Merge Recipients berikut : b. Pilih nama file sumber data pada kotak Data Source. c. Klik tombol Edit untuk menampilkan kotak dialog Edit Data Source. 96

105 Gambar 7.13 kotak dialog edit data source d. Jika ingin menambah data baru, klik tombol New Entry dan isikan data baru pada baris kosong yang disediakan. Untuk menghapus data/ record, pilih baris record yang akan dhapus, kemudian klik tombol Delete Entry. e. Klik tombol OK untuk mengakhiri proses. 2. Menambah, Mengahapus, dan Mengganti Nama Field Setelah mengetahui cara mengatur data record, kali ini akan dibahas cara untuk menambah, menghapus, dan member nama field. Langkahnya adalah : a. Buka kotak dialog Mail Merge Recipients dengan cara yang sama seperti pembahasan sebelumnya, pilih nama file sumber data dalam kota Data Source. b. Klik tombol Edit untuk menampilkan kotak dialog Edit Data Source. c. Klik tombol Customize Column. Jika muncul konfirmasi, klik Yes. Selanjutnya akan tampil kotak dialog Customize Address List. d. Pada kotak dialog Customize Address List, klik tombol Add untuk menambahkan field baru, klik tombol Delete untuk menghapus field yang terpilih, dan tekan Rename untuk mengubah nama field. e. Klik tombol OK. 3. Menyaring dan Mengurutkan Data Hal lain yang dapat diatur dengan kata record adalah bagaimana cara untuk menyaring, serta mengurutkan data record. Langkah untuk menyaring data record adalah : 97

106 a. Pada tab Mailings grup Start Mail Merge klik tombol Edit Recipient List untuk menampilkan kotak Mail Merge Reecipients. b. Pada kotak dialog Mail Merge Recipients, klik tombol Filter hingga tampil kotak dialog Filter and Sort. Gambar 7.14 Kotak Dialog Filter amd Sort tabulasi Filter Record c. Pada kotak dialog Filter and Sort, klik tabulasi Filter Records. d. Pada bagian Field, pilih field yang akan disaring. Kemudian, pilih operator pembanding pada kotak Comparison dan pasang nilai pembanding pada kotak Compare to. Klik tombol OK. Sedangkan langkah untuk mengurutkan data record adalah : a. Pilih tabulasi Sort Records yang terdapat pada kotak dialog Filter and Sort. Gambar 7.15 kotak dialog filter and sort tabulasi sort record b. Pada bagian Sort by, pilih field yang akan diurutkan. Kemudian klik tombol pilihan Ascending untuk mengurutkan data secara menaik (A-Z), atau klik Descending untuk mengurutkan data dengan urutan menurun (Z-A). c. Selain menggunakan Sort by sebagai kunci pengurutan pertama, juga dapat menggunakan Then by sebagai kunci pengurutan kedua dan ketiga. d. Klik OK, atau klik Cancel untuk membatalkan perintah ini 98

107 7.8 Membuat Data Alamat untuk Amplop Kita dapat menggunakan fasilitas mailing untuk mencetak data nama dan alamat untuk membuat amplop. Kita dapat memanfaatkan informasi alamat pada sumber data, misalnya sumber data yang digunakan untuk membuat dokumen, atau buat sumber data baru. Langkah untuk membuat data alamat pada amplop adalah : 1. Buka lembar kerja baru. Pada tab Mailings grup Start Mail Merge, pilih tombol Start Mail Merge hingga tampil pilihan perintah lain. Gambar 7.16 Pilihan perintah tombol start mail merge 2. Untuk membuat data alamat amplop, pilih perintah Envelpoes hingga tampil kotak dialog Envelope Options. Gambar 7.18 Kotak dialog Envelope Option tabulasi Enpelove Option 3. Pada kotak dialog Envelope Options, aktifkan tabulasi Envelope Options dan atur beberapa perintah lain, seperti : 99

108 Pilih ukuran amplop pada kotak Envelope Size. Tentukan format font pada teks Delivery address (alamat tujuan) dan Return Address (alamat pengirim). Atur jarak antara teks Delivery Address dan Return Address dengan batas margin kiri dan atas pada kotak isian From Left dan From Top. 4. Selanjutnya, pilih tabulasi Printing Options untuk mengatur beberapa tatanan pencetakan amplop ke dalam printer. Gambar 7.19 Kotak dialog Envelope Option tabulasi Printing Option 5. Setelah kedua tabulasi selesai diatur, klik OK. 6. Ketik format amplop, buat dan sisipkan field yang akan digunakan dalam amplop. Gambar 7.20 Hasil dari pembuatan data alamat dengan mail merge 100

109 7.9 Mencetak Data Alamat pada Label Langah untuk membuat label atau katalog adalah : 1. Buka lembar kerja baru. Pada tab Mailings grup Start Mail Merge, klik tombol Start Mail Merge hingga tampil pilihan perintah lain. Gambar 7.21 Pilihan perintah start mail merge 2. Untuk membuat data alamat label, pilih perintah Labels hingga tampil kotak dialog Label Options. Gambar 7.22 kotak dialog label option 3. Pada bagian Printer information, pilih jenis pencetakan yang akan digunakan. Sebagai contoh, pilih Page printers. 4. Pada bagian Product number, pilih ukuran kertas label yang diinginkan. Kemudian, klik tombol Details untuk mengatur bagian yang lain hingga akan tampil kotak dialog Label Details. 101

110 Gambar 7.23 Kotak dialog Label option label detail 5. Ketikkan nama label yang dibuat, pada kotak Label name, kemudian tentukan bagian berikut : Top margin, mengatur batas margin atas. Side margin, mengatur batas sisi margin dalam kertas. Label height, mengatur ukuran tinggi label. Label width, mengatur ukuran lebar label. Vertical pitch, mengatur jarak antarlabel secara vertical. Horizontal pitch, mengatur jarak antarlabel secara horizontal. Number across, menentukan jumlah label ke arah horizontal. Number down, menentukan jumlah label kea rah vertical. Page size, menentukan pilihan ukuran kertas. 6. Untuk menentukan ukuran kerta sendiri, pada bagian Page Size, pilih Custom. Kemudian, tentukan lebar ukuran kertas pada kotak isian Page Width dan tinggi kertas pada kotak isian Page Height. 7. Klik Select Recipient pada grup Start Mail Merge dalam tab Mailing untuk memilih file sumber data. 8. Sebagai contoh, pilih Use an existing list dan klik baris perintah Browse untuk memilih file sumber data yang akan digunakan. 9. Selanjutnya data file tersebut dapat dibuka dengan mengklik tombol Edit Recipients List untuk membuka kotak dialog Mail Merge Recipients. 102

111 10. Format suatu label terbentuk dari tabel dan perintah field Next Record yang ditampilkan dalam bentuk kode { Next }. Kode tersebut tampak pada seluruh sel tabel, kecuali pada sel pertama. 11. Selanjutnya, buat desain label dalam dokumen induk. Pada bagian alamat tujuan, ketik teks dan sisipkan nama field dengan mengklik Insert Merge Fields. Perhatikan bahwa untuk sel kedua dan selanjutnya harus meletakkan teks dan nama field setelah kode { Next }. 12. Gunakan perintah Alt+F9 untuk mengubah kode field dan klik tombol Preview 7.10 Rangkuman Result untuk mengubah tampilan field dalam bentuk nama field atau data field. Mailing merupakan sebuah dokumen yang dapat dicetak dalam jumlah banyak namun memiliki isi data yang berbeda. Misalnya, sebuah surat yang ditujukan ke beberapa alamat tujuan yang berbeda. Sebenarnya format mailing yang dimaksud bukan saja berbentuk surat, namun juga dalam bentuk amplop, label, atau catalog. Untuk bekerja dengan mailing, diperlukan file dokumen, yaitu : file dokumen induk, dan file sumber data. File dokumen induk berisi format naskah, sedangkan file sumber data berisi beberapa surat Latihan 1. Buat surat penawaran seperti di bawah ini dengan rapi. PT. INDUSTRINDO TERPADU Jl. A. Yani KM. 4.5 No. 18 Banjarmasin Nomer :12/IT/VIII/ Juni 2013 Lampiran :- Hal :Penawaran Harga Kepada Yth. Pimpinan PT. Sejahtera Mandiri Bapak Adi Nugroho Di Surabaya Dengan hormat, Sehubungan dengan surat Bapak tanggal 10 Agustus 2003 mengenai penawaran harga, maka bersama ini kami menawarkan produk kami dengan harga berikut ini : No. Nama Barang Satuan Harga 103

112 1. Glazed Ceramic Dus $12,5 2. Ceramic Tile Pieces $2,75 3. Milano Ceramic Dus $13,25 4. Glass Panel Set $ Coloured Tile Pieces $1,125 Demikian surat penawaran harga ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja sama Bapak kami ucapkan terima kasih. Hormat Kami Marketing Manager, Pratiwi 2. Buat penawaran kepada lima perusahaan. 3. Simpan dengan nama nimanda_latihan Daftar Pustaka Faslah, Ronny Modul Latihan MS Word. Administrasi Bisnis. Politeknik Banjarmasin. Banjarmasin. Madcoms Microsoft Office Word Cetakan Pertama. Books Student. Madcoms Mahir dalam 7 hari Microsof Word Cetakan Pertama. Penerbit Andi. Sutomo, Erwin Menit Bersama Word Cetakan Pertama. Penerbit Andi. Yusmadi Panduan Lengkap Microsoft Word Cetakan Pertama. Jasakom 104

113 BAB VIII MEMBUAT DOKUMEN PANJANG 8.1 Tujuan Instruksional Umum Setelah perkuliahan ini selesai, diharapkan mahasiswa dapat mengetahui bagaimana cara pembuatan dokumen panjang, dengan rapi, efektif, dan efisien. 8.2 Tujuan Instruksional Khusus Setelah bab ini selesai, diharapkan mahasiswa mampu membuat dokumen panjang dengan rapi dan mengetahui elemen penting dalam pembuatan dokumen panjang, yang berisi tentang bagaimana cara pembuatan catatan kaki, membuat indeks, membuat daftar isi, bagaimana cara memodifikasi dan menggunakannya. Sampai bagaimana cara pencetakan dokumen, agar dokumen yang dicetak terlihat rapi. 8.3 Catatan Kaki (Footnore & Endnote) Di dalam penulisan karya ilmiah, skripsi, ataupun karya sastra lainnya, sering dijumpai catatan kaki yang ditampilkan di akhir halaman. Sebenarnya, catatan kaki tidak hanya terdapat pada akhir halaman (Footnote), di tiap akhir dokumen pun dapat diberi catatan kaki (Endnoote). Catatan kaki (footnote and endnote) adalah teks yang digunakan untuk menambah teks berupa : keterangan, komentar, atau referensi dalam suatu dokumen. Umumnya catatan kaki digunakan untuk menuliskan teks yang berisi sumber kutipan. Catatan kaki footnote atau endnote terdiri dari dua bagian, yaitu nomor catatan kaki dan teks catatan kaki. Untuk lebih jelasnya, perhatikan ilustrasi gambar di bawah ini : Gambar 8.1 Contoh layout catatan kaki Untuk menyisipkan dan memformat catatan kaki, gunakan beberapa tombol perintah pada tab References grup Footnotes. 105

114 Gambar 8.2 Grup footnotes tab references 8.4 Menyisipkan Catatan Kaki Langkah awal yang harus dilakukan sebelum membuat catatan kaki dalam dokumen adalah : 1. Tentukan format catatan kaki yang akan dibuat terlebih dahulu dengan mengklik tombol dialog grup Footnotes dalam tab References untuk membuka kotak dialog Footnote and Endnote. Gambar 8.3 Kotak dialog footnote and endnote 2. Atur letak footnote dan endnote dengan memilih salah satu pilihan pada kotak Footnotes atau Endnotes. Footnotes Bottom of page untuk meletakkan catatan kaki pada setiap akhir halaman. Footnotes Below text untuk meletakkan catatan kaki di bawah teks. Endnotes End of document untuk meletakkan catatan kaki pada akhir dokumen. Endnotes- End of section untuk meletakkan catatan kaki pada akhir section/ bagian. 106

115 3. Sebagai contoh, aktifkan Footnotes dan pilih Bottom of Page. 4. Pilih format nomor yang akan digunakan dalam kotak Number format, dan klik tombol Apply. Setelah pengaturan awal telah dilakukan, maka langkah selanjutnya adalah menyisipkan catatan kaki ke dalam dokumen, dengan langkah sebagai berikut : 1. Letakkan insertion poin pada posisi dimana akan meletakkan nomor catatan kaki. 2. Dalam tab References grup Footnotes, klik tombol Insert Footnote, sehingga akan disisipkan nomor pada area catatan kaki yang terbentuk. Perhatikan ilustrasi gambar berikut : Gambar 8.4 Contoh tampilan awal catatan kaki 3. Teks pada area catatan kaki. Selama bekerja dengan catatan kaki, dapat juga menggunakan tombol-tombol perintah pendukung pada tab References grup Footnotes, seperti : Tombol Insert Endnotes untuk menampilkan catatan kaki dan diletakkan di akhir dokumen. Tombol Next Footnote untuk pindah menuju catatan kaki lain. Gambar 8.5 Tombol next footnote Tombol Show Notes untuk memindah insertion point aktif dari nomor catatan kaki menuju teks catatan kaki dan sebaliknya. 107

116 8.5 Memindah dan Menyalin Catatan Kaki Sama seperti teks, tabel, objek, dan elemen lain dalam suatu naskah yang dapat dipindah atau disalin, catatan kaki pun dapat dipindah atau disalin. Bedanya, ketika memindah atau menyalin nomor catatan kaki, maka Microsoft Word akan melakukan penyesuaian terhadap urutan nomor catatan kaki. Langkah untuk menyalin atau memindah catatan kaki adalah : 1. Blok nomor catatan kaki yang akan dipindah/ disalin. 2. Selanjutnya, lakukan salah satu perintah berikut : Untuk memindah, geser nomor catatan kaki ke lokasi yang baru. Untuk menyalin, tekan tombol Ctrl pada keyboard dan geser nomor catatan kaki ke lokasi yang baru. 8.6 Menghapus Footnote / Endnote Langkah untuk menghaous catatan kaki adalah : blok nomor catatan kaki dan tekan Delete. Apabila menghapus nomor catatan kaki, maka Microsoft Word akan mengatur ulang nomor urut catatan kaki. 8.7 Mengulang Penomoran Catatan Kaki Mengulang penomoran catatan kaki dimaksudkan agar nomor catatan kaki dimulai dari satu pada setiap halaman/ section. Langkah untuk mengulang penomoran catatan kaki adalah : 1. Pada tab References klik tombol dialog grup Footnotes untuk membuka kotak dialog Footnote and Endnote. 2. Pada bagian format, ubah nilai pada kotak Start at box ke angka satu. Gambar 8.6 kotak dialog footnote and endnote - format 3. Pada kotak Numbering, pilih salah satu pilihan berikut : 108

117 Continuous untuk melanjutkan penomoran catatan kaki berdasarkan urutan penomoran catatan kaki yang sudah terbentuk sebelumnya. Restart each section untuk mengulang penomoran catatan kaki dari nomor 1 pada setiap section. Restart each page untuk mengulang penomoran catatan kaki dari nomor 1 pada setiap halaman. 4. Klik tombol Apply untuk mengakhiri proses 8.8 Melanjutkan Penomoran Catatan Kaki dari Dokumen Lain Pengaturan penomoran catatan kaki ada setiam dokumen sangatlah penting, terlebih lagi jika menginginkan penomoran catatan kaki yang berlanjut/ bersambung pada setiap dokumen. Untuk dapat melanjutkan penomoran catatan kaki dari dokumen lain, harus mengatur nilai awal catatan kaki untuk setiap dokumen. Langkah untuk melanjutkan penomoran catatan kaki adalah : 1. Dalam tab References, klik tombol dialog grup Footnotes untuk membuka kotak dialog Footnotes and Endnotes. 2. Ubah nilai awal pada kotak Start at box dengan nilai angka/ angka yang dikenhendaki. 3. Dalam kotak Numbering, pilih pilihan Continuous. 4. Klik tombol Insert untuk menyisipkan catatan kaki. 8.9 Membuat Indeks Indeks merupakan sebuah daftar yang berisi kata-kata penting dan disertai dengan nomor halaman yang menunjukkan posisi nomor halaman dari teks indeks tersebut berada. Langkah untuk membuat daftar indeks adalah : 1. Berilah tanda indek pada teks atau kata yang akan dijadikan teks, dengan cara : a. Pilih teks yang akan dimasukkan ke dalam daftar indeks. 109

118 Gambar 8.7 Contoh Pemilihan Teks b. Pada tab References grup Index, klik tombol Mark Entry untuk membuka kotak dialog Mark Index Entry. Gambar 8.8 Kotak dialog Mark Index Entry c. Selanjutnya, klik tombol Mark untuk member tanda indeks. Atau klik Mark All untuk memberi indeks pada semua data teks yang sama. d. Ulangi perintah pemberian tanda indeks untuk teks-teks lain dalam dokumen. Perhatikan bahwa Ms-Word akan menyisipkan tanda indeks XE (Index Entry) tepat di belakang teks indeks. Aktif dalam tab Home- grup Paragraph, kemudian klik tombol Show / Hide untuk menampilkan/ menyembunyikan tanda indeks. Perhatikan contoh di bawah ini : 110

119 Gambar 8.9 contoh hasil pemberian tanda data indeks 2. Selanjutnya, letakkan insertion point pada lokasi dokumen yang akan diisi dengan hasil indeks. 3. Dalam tab References grup Index, klik tombol perintah Insert Index dan buka tabulasi Index. Gambar 8.10 kotak dialog index 4. Untuk memodifikasi indeks, ikuti langkah berikut : Aktifkan kotak cek Right align page numbers agar nomor halaman indeks tampil rata kanan. Pada kotak Tab Leader, pilih salah satu bentuk garis hubung teks dan nomor halaman indeks. Pada kotak Formats, pilih pilihan format dan perhatikan hasilnya pada kotak Print Preview. Atau, klik Modify untuk membuat dokumen sendiri. Pada bagian Type, pilih salah satu bentuk penulisan indeks. Sebagai contoh, pilih Indented. Pada bagian Column, ketik jumlah kolom untuk indeks. 111

120 5. Klik OK dan perhatikan contoh hasil di bawah ini : Gambar 8.11 contoh hasil pemberian tanda data indeks Untuk menambah beberapa teks indeks baru dan memberlakukan perubahan terhadap daftar indeks yang telah terbentuk, maka letakkan insertion point pada salah satu data indeks pada daftar indeks dan klik tombol Update Indeks pada grup Index dalam tab References. Sedangkan langkah untuk menghapus data indeks adalah : 1. Aktifkan tombol Show/ Hide agar semua tanda paragraph tampil, termasuk tanda XE pada data indeks. 2. Blok seluruh field data indeks, terkurung kurawal { }, dan tekan tombol Delete. 3. Sekali lagi, klik Update Index pada grup Index dalam tab References untuk memberlakukan perubahan daftar indeks yang telah terbentuk Membuat Daftar Isi Langkah termudah untuk membuat daftar isi adalah dengan menggunakan fasilitas style. Jika membuat style untuk teks judul/ sub bab dalam dokumen, maka ikuti langkah - langkah berikut untuk membuat daftar isi : 1. Letakkan insertion point pada posisi dimana akan menyisipkan daftar isi. Misalnya letakkan di akhir dokumen. 2. Pada tab References grup Table of Contents, klik tombol Table of Contents, sehingga akam terbuka kotak dialog Table of Contents. Klik salah satu desain daftar isi pada kotak Formats, dan tentukan jumlah level outline/ style yang akan digunakan pada kotak Show Levels. 112

121 Gambar 8.12 kotak dialog table of content Aktifkan kotak cek Show page numbers untuk menampilkan nomor halaman pada tabel daftar isi. Aktifkan pilihan Right align page numbers untuk mengatur agar nomor halaman rata kanan. Pilih bentuk garis penghubung antara teks daftar isi dengan nomor halaman pada bagian Tab Leader. 3. Klik tombol Options untuk mengatur nomor level style yang akan dijadikan teks sumber pembentuk daftar isi. Gambar 8.13 kotak dialog tableof content option 4. Klik OK untuk kembali ke kotak dialog Table of Contents. Klik OK sekali lagi untuk melihat hasilnya. 113

122 Apabila naskah tidak memiliki format style, maka ikuti proses pembuatan daftar isi di bawah ini : 1. Pilih bagian pertama teks yang akan disertakan dalam daftar isi. Gambar 8.14 Teks Sumber pembentukan daftar isi 2. Tekan kombinasi tombol Alt+Shift+O. Gambar 8.15 Kotak dialog Mark Table of Content Entry 3. Dalam kotak Level, tentukan tingkatan untuk teks daftar isi dan klik Mark. Gambar 8.16 Hasil pemberian tanda daftar isi 4. Biarkan kotak dialog Mark Table of Contents tetap dalam kondisi terbuka, blok teks yang lain yang akan dijadikan sumber daftar isi pada bagian dokumen, kemudian klik tombol Entry sehingga teks yang terpilih akan tampil dalam kotak tersebut. Tentukan level pada kotak Level dan klik Mark. 5. Lakukan perintah nomor 4 secara berulang sampai seluruh teks sumber pembentuk daftar isi telah diberi tanda. Klik tombol Close untuk menutup kotak dialog Mark Table of Contents Entry. 6. Letakkan insertion point pada posisi dimana akan menyisipkan daftar isi pada dokumen. 7. Klik Table of Contents pada grup Table of Contents dalam tab References, sehingga akan terbuka kotak dialog Table of Contents. 8. Klik tabulasi Table of Contents, dan klik Options. 114

123 9. Pilih kotak cek Table entry fields dan kosongkan pilihan pada kotak cek Styles dan Outline levels. 10. Klik OK dan perhatikan hasilnya 8.11 Mencetak Dokumen Setelah dokumen selesai dikerjakan dan ditata dengan format yang baik dan rapi, mencetak adalah kegiatan terakhir yang akan dilakukan untuk menyajikan dokumen hasil kerja daam bentuk cetakan. Untuk mencetak dokumen, juga masih harus melakukan beberapa pengaturan agar hasil cetakan nanti menghasilkan dokumen yang maksimaldan sesuai dengan keinginan. 1. Menggunakan Print Preview Print Preview adalah proses menampilkan hasil cetakan dokumen pada layar monitor. Dengan Print Preview, akan diketahui kekurangan dari dokumen sebelum dicetak nantinya. Tampilan Print Preview pada Ms-Word 2010 sangat berbeda dengan tampila Print Preview program Word versi sebelumnya. Simak pembahasan berikut. Langkah untuk menggunakan Print Preview adalah : a. Setelah semua pengaturan naskah selesai, pilih Option Button dan klik kategori Print. Gambar 8.17 Print preview 115

124 b. Secara otomatis, lembar kerja Print Preview akan langsung tampil di bagian kanan tampilan kategori Print. 2. Melakukan Proses Mencetak Setelah semua pengaturan dokumen telah dilakukan, dan proses Print Preview juga telah selesai, hal selanjutnya adalah mencetak dokumen. Langkah untuk mencetak dokumen adalah : a. Pada Option Button, pilih print. Gambar 8.18 Pengaturan Proses Pencetakan b. Masukan nama printernya. Atur berapa jumlah untuk memcetak. c. Klik Ok untuk mencetak Rangkuman Dalam Microsoft Word 2007 terdapat elemen elemen yang biasa terdapat pada sebuah naskah, seperti membuat catatan kaki, membuat indeks, membuat daftar isi halaman. Catatan kaki tidak hanya berada pada bagian bawah dokumen saja, tetapi juga ada yang berada pada bagian atas suatu dokumen. Proses pembuatan daftar isi dengan cara yang sangat mudah sehingga dapat mengefisiensikan waktu dalam pengerjaannya. Proses mencetak dokumen pada dasarnya sama pada proses pendetakan lainnya. Dokumen yang dicetak bisa dimulai dari awal halaman maupun dari akhir halaman. Di dalam penulisan karya ilmiah, skripsi, ataupun karya sastra lainnya sering sekali dijumpai elemen elemen tersebut. Dengan adanya elemen elemen tersebut memudahkan dalam mengelola dokumen. 116

125 8.13 Latihan 1. Buat makalah tentang teknologi informasi. 2. Di dalam makalah harus berisi footnote, indeks, daftar gambar, daftar pustaka. 3. Simpan dengan nama nimanda_latihan Daftar Pustaka Faslah, Ronny Modul Latihan MS Word. Administrasi Bisnis. Politeknik Banjarmasin. Banjarmasin. Madcoms Microsoft Office Word Cetakan Pertama. Books Student. Madcoms Mahir dalam 7 hari Microsof Word Cetakan Pertama. Penerbit Andi. Sutomo, Erwin Menit Bersama Word Cetakan Pertama. Penerbit Andi. Yusmadi Panduan Lengkap Microsoft Word Cetakan Pertama. Jasakom 117

126 BAB IX MEMBUAT FORMULIR 9.1 Tujuan Instruksional Umum Setelah mempelajari bab ini, mahasiswa diharapkan mengetahui bagaimana cara membuat formulir dengan mudah dan rapi. 9.2 Tujuan Instruksional Khusus Setelah perkuliahan ini selesai, diharapkan mahasiswa dapat memahami dan mampu membuat formulir, dari mulai menggunakan toolbar formulir, pemanfaatan toolbar legacy tools dalam pembuatan dokumen, serta bagaimana agar formulir yang dibuat dapat terjaga kerahasiaanya dengan cara membuat password pada formulir yang dibuat. 9.3 Menampilkan Toolbar Formulir Microsoft word menyediakan fasilitas untuk membuat formulir interaktif yang membuat pengisian formulir menjadi lebih mudah. Langkah untuk menampilkan toolbar form adalah : 1. Jika dalam microsoft word 2007 belum terdapat tab developer, aktifkan terlebih dahulu. Klik office button, pilih word option. Aktifkan 2. Klik Ok. Gambar 9.1 menampilkan toolbar form 118

127 Gambar 9.2 toolbar form Keterangan : Tool text form field Check Box text box label option button image combo box command button Keterangan Membatasi masukan teks, angka atau tanggal dengan beberapa format tertentu Menampilkan daftar pilihan Menuliskan isian form Menuliskan judul Menampilkan daftar pilihan Menampilkan gambar Menampilkan daftar pilihan Untuk menampilkan tombol 9.4 Membuat Formulir Untuk menyisipkan toolbar sebagai formulir dalam dokumen, lakukan langkah di bawah ini : 1. Agar formulir yang dibuat terlihat rapi, gunakan tabel. Atur table menjadi columns 3 dan row Masukan 6 buah label pada tab Developer grup Controls. Atur seperti di bawah ini : Gambar 9.3 menambahkan label 3. Atur nama label sesuai dengan kebutuhan. Klik kanan pada label, pilih properties. Pada caption ganti sesuai dengan yang diinginkan misalnya label1 untuk 119

128 Formulir Pendaftaran, Label2 untuk Nama, Label3 untuk Jenis Kelamin, Label4 untuk Alamat, dan Label5 untuk Agama, Label6 untuk Hobby. Gambar 9.4 kotak dialog properties label 4. Masukan TextBox pada tab Developer grup Control untuk memasukan nilai nama dan alamat, Option Button pada jenis kelamin, dan ComboBox pada agama, CheckBox pada hobby, toolbox berada pada tab Developer grup Controls. 5. Untuk menambahkan ComboBox pada formulir, klik kanan pada ComboBox, pilih Properties, klik tombol Add, dan tambahkan isi dari ComboBox, jika sudah klik Ok. 6. Atur seperti tampilan di bawah ini. Gambar 9.5 kotak dialog combo box Gambar 9.6 Contoh formulir 120

129 9.5 Mengunci Formulir Untuk menjaga kerahasiaan dari formulir, dapat juga ditambahkan security. Langkah untuk mengunci formulir adalah : 1. Klik Protect Document pada grup Protect. 2. Kemudian klik Restrict Formating and Editing. 3. Beri tanda cek list pada Limit formatting to seletion of styles untuk mengunci agar tidak ada yang bisa mengubah style style tertentu. 4. Beri tanda cek list pada Allow only this type of editing in the document, kemudian pilih Filling in Form dari menu drop down agar hanyar form form saja yang dapat diubah, sedangkan yang lainnya tidak dapat diubah ubah. 5. Klik Yes, Start Enforcing Protection. 6. Masukan password bila ingin memberikan password sehingga hanya yang mengetahui password saja yang bisa mengubah status dokumen yang tadinya di protect menjadi tidak di protect pada kotak dialog Start Enforcing Protection. 7. Klik Ok. 8. Apabila ingin menghilangkan protect, klik Stop Protection dan akan diminta password. Gambar 9.7 kotak dialog restrict formatting and editing 9.6 Rangkuman Pada misrosoft word fasilitas membuat formulir juga ditemui, agar dapat mempermudah dan menjadikan lebih efisien dalam hal membuat formulir. Formulir merupakan dokumen terstruktur yang digunakan untuk memasukkan data atau informasi tertentu yang didalamnya berisi berbagai format seperti: teks, tanggal dan waktu, nomor, dll. 121