SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN STOK BARANG (STUDI KASUS PADA TOKO DIAMOND KERAMIK YOGYAKARTA)

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN STOK BARANG (STUDI KASUS PADA TOKO DIAMOND KERAMIK YOGYAKARTA) Astri Widari 1, Andino Maseleno 2 1 Jurusan Teknik Informatika, Universitas Pembangunan Nasional Veteran Yogyakarta Jl. Babarsari 2 Yogyakarta, 55281, Indonesia, astriwidari@yahoo.com 2 Program Studi Teknik Informatika, Perguruan Tinggi Darmajaya Jl. Zainal Abidin P.A. No. 93 Bandarlampung, 35148, Indonesia andinomaseleno@yahoo.com ABSTRAK Kebutuhan akan bahan bangunan sangat penting bagi banyak orang, terlebih saat ini banyak dibangun perumahan dan pertokoan sehingga membutuhkan sarana dan prasarana yang menunjang pembangunan yaitu toko bahan bangunan yang memberikan jasa pelayanan bahan-bahan bangunan khususnya keramik. Masalah yang dihadapi oleh toko keramik yang menyediakan bahan bangunan sangatlah komplek yang meliputi banyaknya data, arsip serta laporan-laporan, baik laporan pelanggan, laporan barang, laporan pemesanan dan pengiriman barang serta laporan keuangan. Persoalan tersebut membutuhkan ketelitian dalam pencatatan setiap harinya dan memungkinkan terjadinya kesalahan karena dilakukan secara manual. Untuk itu diperlukan suatu sistem yang mampu melakukan pengolahan data pelanggan, data barang, data pemesanan barang dan pengiriman barang serta laporan terhadap keuangan dan barang. Dari hasil pembuatan aplikasi didapat bahwa sistem informasi penjualan dan stok barang dapat memenuhi kebutuhan pengguna untuk saat ini terutama karena mampu melakukan pengolahan data pelanggan, data barang, data pemesanan barang dan pengiriman barang serta laporan terhadap keuangan dan barang. Kata kunci: sistem informasi, penjualan, stok barang PENDAHULUAN Dewasa ini perkembangan komputer semakin cepat, semakin meningkat pula kemudahan-kemudahan dan fasilitas-fasilitas yang mendukung manusia dalam menyelesaikan pekerjaannya, yang semula dikerjakan secara manual sekarang dapat dikerjakan dengan bantuan komputer. Teknologi komputer merupakan salah satu teknologi yang sebagian besar mewarnai kehidupan manusia saat ini, mulai dari bidang pendidikan sampai bidang usaha yang lain. Kebutuhan akan bahan bangunan sangat penting bagi semua orang, apalagi sekarang ini banyak dibangun perumahan-perumahan, oleh sebab itu dibutuhkan sarana prasarana yang menunjang pembangunan yaitu toko bahan bangunan yang memberikan jasa pelayanan bahan-bahan bangunan khususnya keramik. Masalah yang dihadapi oleh toko keramik yang menyediakan bahan bangunan sangatlah komplek yang meliputi banyaknya data, arsip serta laporan-laporan, baik laporan pelanggan, laporan barang, laporan pemesanan dan pengiriman barang serta laporan keuangan. Persoalan tersebut membutuhkan ketelitian dalam pencatatan setiap harinya dan memungkinkan terjadinya kesalahan karena dilakukan secara manual.

2 Penjualan Penjualan merupakan salah satu fungsi marketing yang sangat menentukan, ada tidaknya marketing sangat tergantung dari pelaksanaan penjualan. Pengertian penjualan adalah kegiatan yang berhubungan dengan penyaluran barang dan jasa dari produsen ke konsumen (Sidharta, 1996). Kegiatan penjualan merupakan kegiatan akhir perusahaan sekaligus merupakan kunci dari keberhasilan dan untuk kelangsungan hidup perusahaan. Dalam hal ini sudah barang tentu perusahaan harus memperhatikan produk yang dijual dengan harga yang ditawarkan pada konsumen. Faktor-faktor yang mempengaruhi harga di pasar, adalah: 1. Permintaan atau penawaran. 2. Persaingan. 3. Pengawasan pemerintah. 4. Biaya pembuatan. Untuk dapat menembus pasaran dengan produk yang ada, perusahaan harus berusaha menekan harga dan menerapkan harga tersebut, hal ini akan mendapatkan posisi yang baik dalam persaingan sehingga tujuan perusahaan yang berupa laba maksimal, penguasaan pasar, kembalinya modal yang tertanam dalam jangka waktu tertentu dapat tercapai. Tujuan dari perusahaan adalah memperoleh laba, laba akan diperoleh apabila perusahaan dapat menjual barang atau jasa dengan harga yang lebih tinggi dari harga pokok. Untuk itu perusahaan harus mempunyai tujuan: 1. Mencapai volume penjualan tertentu. 2. Mendapatkan laba tertentu 3. Menunjang pertumbuhan perusahaan. Usaha untuk mencapai ketiga tujuan tersebut harus ada kerjasama yang baik antara fungsionaris perusahaan. Namun demikian semua ini tetap menjadi tanggung jawab dari pimpinan, dan pemimpin juga harus mengukur seberapa besar sukses atau kegagalan yang dihadapi perusahaan, kondisi pasar merupakan faktor yang mempengaruhi sukses atau gagalnya suatu produk dipasaran. RANCANGAN PROSES Diagram arus Data level 0 Diagram context (level 0), untuk sistem informasi penjualan dan stok barang diperlihatkan pada Gambar 1. Pada diagram arus data level 0, merupakan kegiatan yang terjadi pada sistem penjualan. Pembeli Data order Data penjualan 0 Sistem Informasi penjualan Dan Stok Barang Status order data order Pelayan toko Gambar 1. Diagram Arus Data Level 0 C-4-2

3 Diagram Arus Data Level 1 Diagram context (level 1), untuk sistem informasi penjualan dan stok barang diperlihatkan pada Gambar 2 berikut ini: 1 D a ta o rd e r o rd e r S ta tu s o rd e r p e m b e li 2 p e la y a n to k o D a ta p e n ju a la n p e n ju a la n D a ta o r d e r D a ta p e n ju a la n 3 la p o ra n p e n ju a la n Diagram Arus Data Level 2 Gambar 2. Diagram Arus Data Level 1 Diagram context (level 2), untuk sistem informasi penjualan dan stok barang, merupakan uraian kegiatan yang terjadi pada proses order, diperlihatkan pada Gambar 3 berikut ini: a m b i l o r d e r d a t a o r d e r p e m b e l i s t a t u s o r d e r 1. 1 c e k o r d e r d a t a o r d e r d a t a s t o k f ile b a r a n g o r d e r t e r p e n u h i 1. 2 o r d e r s t a t u s o r d e r p e l a y a n t o k o D a t a p e n j u a l a n 1. 3 m e m b u a t o r d e r p e n j u a l a n Gambar 3. Diagram Arus Data Level 2 Proses Order Diagram context (level 2), untuk sistem informasi penjualan dan stok barang, merupakan uraian kegiatan yang terjadi pada proses penjualan, diperlihatkan pada Gambar 4 berikut ini: C-4-3

4 a m b il o rd e r d a ta o rd e r p e m b e li s ta tu s o rd e r 2.1 p e m e s a n a n b a r a n g s ta tu s o rd e r p e la y a n to k o 2.2 m e m b u a t n o ta d a ta o rd e r 2.3 d a ta o rd e r d a ta o rd e r tra n s a k s i d a ta o rd e r o rd e r d a ta p e n ju a la n 2.4 c a ta ta n p e n ju a la n d a ta o rd e r ite m o rd e r Rancangan Database Gambar 4. Diagram Arus Data Level 2 Penjualan Untuk menjalankan sistem informasi penjualan dan stok barang dibutuhkan beberapa tabel seperti tabel pelanggan, tabel barang, tabel tambah, tabel itemtambah, tabel order, tabel itemorder, tabel user, tabel panduan, tabel distributor, tabel merk, tabel ukuran. Kamus data dari tabel-tabel yang dibutuhkan oleh sistem informasi yang baru dapat dilihat pada tabel-tabel berikut ini: a. Tabel pelanggan Tabel pelanggan untuk menyimpan data pelanggan. Pada tabel pelanggan yang dibutuhkan adalah kode pelanggan, nama pelanggan, alamat, telpon. Masing-masing pelanggan memiliki satu kode pelanggan yang tidak sama dengan kode pelanggan lain. Rancangan database dapat dilihat pada Tabel 1 berikut ini: Tabel 1. Tabel Pelanggan 1 Kodeplg Character 6 Kode pelanggan 2 Namaplg Character 20 Nama pelanggan 3 Alamat Character 30 Alamat 4 Telp Character 15 Telpon C-4-4

5 b. Tabel barang Tabel barang untuk menyimpan data barang. Pada tabel barang yang dibutuhkan adalah kode barang, nama barang, merk, distributor, ukuran, tanggal input, harga satuan, stok awal, stok akhir, file gambar, gambar, keterangan gambar. Stok awal dimaksudkan untuk mengetahui jumlah stok sebelum terjadi penjualan, sedangkan stok akhir untuk mengetahui jumlah stok barang setelah terjadi penjualan. Rancangan database dapat dilihat pada Tabel 2 berikut ini: Tabel 2. Tabel Barang 1 Kodebrg Character 10 Kode barang 2 Namabrg Character 20 Nama barang 3 Merk Character 15 Merk barang 4 Distributor Character 20 Nama distributor 5 Ukuran Character 15 Ukuran barang 6 Tglinput Date 8 Tanggal memasukkan data 7 Hargasat Numeric 9 Harga beli 8 Hargajual Numeric 9 Harga jual 9 Stokawal Numeric 9 Stok awal 10 Stokakhir Numeric 9 Stok akhir 11 Filegbr Memo 4 File gambar 12 Gbr General 4 Gambar 13 Ket Memo 4 Keterangan c. Tabel tambah Tabel tambah untuk memasukkan data barang. Pada tabel tambah yang dibutuhkan adalah nomor nota, tanggal input barang, jam, petugas, total, keterangan. Untuk database dapat dilihat pada Tabel 3 berikut ini: Tabel 3. Tabel Tambah 1 Nonota Character 7 Nomor nota 2 Tglinput Date 8 Tanggal input barang 3 Jam Date 8 Jam 4 Petugas Character 20 Nama petugas kirim barang 5 Total Numeric 9 Total 6 Ket Memo 4 Keterangan d. Tabel itemtambah Tabel itemtambah adalah tabel yang mencatat data tambah barang. Pada tabel itemtambah yang dibutuhkan adalah nomor nota, kode barang, nama barang, harga beli, Qty, jumlah. Field nama barang pada tabel ini digunakan untuk mempermudah dalam pemanggilan nama barang di dalam implementasi. Untuk database dapat dilihat pada Tabel 4 berikut ini: Tabel 4. Tabel Itemtambah 1 Nonota Character 7 Nomor nota 2 Kodebrg Character 10 Kode barang C-4-5

6 3 Namabrg Character 20 Nama barang 4 Qty Numeric 5 Jumlah 5 Hargabeli Numeric 9 Harga beli 6 Jumlahstok Numeric 3 Jumlah Stok barang e. Tabel order Tabel order digunakan untuk menyimpan data-data yang diperlukan untuk pencatatan pesanan dan pengiriman barang. Pada tabel order yang dibutuhkan adalah nomor nota, kode pelanggan, tanggal order, jam, subtotal, diskon, total, uangmuka, sisa, kirim, petugas. Untuk database dapat dilihat pada Tabel 5 berikut ini: Tabel 5. Tabel Order 1 Nonota Character 7 Nomor nota untuk identifikasi 2 Kodeplg Character 6 Kode pelanggan 3 Tglorder Date 8 Tanggal terjadinya order 4 Jam Date 8 Jam terjadinya order 5 Subtotal Numeric 9 Subtotal yang dibayar 6 Diskon Numeric 3 Potongan pembayaran 7 Total Numeric 9 Total pembelian yang dibayar 8 Uangmuka Numeric 9 Uang muka 9 Sisa Numeric 9 Sisa pembayaran 10 Kirim Character 1 Barang dikirim atau tidak 11 Petugas Character 20 Petugas pengiriman barang d. Tabel itemorder Tabel itemorder adalah tabel yang mencatat data penjualan barang. Pada tabel itemorder yang dibutuhkan adalah nomor nota, nama pelanggan, kode barang, nama barang, harga, jumlah. Field nama barang pada tabel ini digunakan untuk mempermudah dalam pemanggilan nama barang di dalam implementasi. Untuk database dapat dilihat pada Tabel 6 berikut ini: Tabel 6. Tabel Itemorder 1 Nonota Character 7 Nomor nota untuk identifikasi 2 Namaplg Character 20 Nama pelanggan 3 Kodebr Character 10 Kode barang 4 Namabrg Character 30 Nama barang 5 Harga Numeric 9 Harga jual 6 Jumlah Numeric 3 Jumlah pembayaran 7 Total Numeric 9 Total pembayaran e. Tabel user Tabel user tidak berelasi dengan tabel lain. Tabel user merupakan tabel yang mencatat data-data user yang menggunakan sistem ini, beserta submenu yang dapat diakses oleh tiap user. Pada tabel user yang dibutuhkan adalah login, nama user, form pelanggan, form barang, form tambah barang, form laporan penjualan, form laporan C-4-6

7 tambah barang, form setup, form olah data user, form harga, form printer, form order. Rancangan database dapat dilihat pada Tabel 7 berikut ini: Tabel 7. Tabel User 1 Login Character 15 Login 2 Password Character 30 Kata yang dijadikan password 3 Fplg Numeric 1 Form olah data pelanggan 4 Fbrg Numeric 1 Form olah data barang 5 Ftambah Numeric 1 Form penambahan barang 6 Flapjual Numeric 1 Form laporan penjualan 7 Flaptambah Numeric 1 Form laporan penambahan barang 8 Fsetup Numeric 1 Form setup data 9 Fuser Numeric 1 Form olah data user 10 Fharga Numeric 1 Form daftar harga barang 11 Fprinter Numeric 1 Form setting printer 12 Forder Numeric 1 Form olah data order f. Tabel panduan Tabel panduan tidak berelasi dengan tabel yang lain. Tabel panduan berisi cara penggunaan dari masing-masing submenu. Rancangan database dapat dilihat pada Tabel 8 berikut ini: Tabel 8. Tabel Panduan 1 Topik Character 20 Topik dari tiap submenu 2 Ket Memo 4 Keterangan dari tiap submenu g. Tabel distributor Tabel distributor untuk menyimpan nama distributor dan digunakan untuk pilihan nama distributor pada tabel barang. Rancangan database dapat dilihat pada Tabel 9 berikut ini: Tabel 9. Tabel Distributor 1 nmdistributor Character 20 nama distributor h. Tabel merk Tabel merk untuk menyimpan nama merk dan digunakan untuk pilihan nama merk pada tabel barang. Untuk database dapat dilihat pada Tabel 10 berikut ini: Tabel 10. Tabel Merk 1 merk Character 20 merk barang C-4-7

8 i. Tabel ukuran Tabel ukuran untuk menyimpan ukuran barang dan digunakan untuk pilihan ukuran barang pada tabel barang.. Untuk database dapat dilihat pada Tabel 11 berikut ini: Tabel 11. Tabel Ukuran 1 ukuran Character 20 ukuran barang Hubungan Relasi Antar Tabel Pelanggan Kodeplg Namapel Alamat Telpon Tambah Nonota Tglinput Jam Petugas Total Ket Order Nonota Kodeplg Tglorder Jam Subtotal Diskon Total Uangmuka Sisa Kirim Petugas itemorder Nonota Namaplg Kodebrg Namabrg Harga Qty Jumlah Itemtambah Nonota Kodebrg Namabrg Hargabeli Qty Jumlah Gambar 5. Relasi Antar Tabel Barang Kodebrg Namabrg Merk Distributor Ukuran Tglinput Hargasat Hargajual Stockawal Stockakhir Filegbr Gbr Ket Dari Gambar 5 di atas dapat dijelaskan sebagai berikut: kodeplg pada tabel plg merupakan one to one karena satu pelanggan hanya memiliki satu kode, tapi kodepel di tabel order one to many karena pelanggan bisa memesan barang lebih dari satu kali. Kodebrg di tabel barang merupakan one to one karena satu barang hanya memiliki satu kode, tapi kodebrg di tabel itemorder one to many karena satu barang dapat dipesan lebih dari satu kali. Nonota di tabel order one to one karena satu nota hanya untuk satu kali pembelian, tetapi nonota di tabel itemmorder one to many karena setiap pembelian nota dapat dikeluarkan berkali-kali, kodebrg di tabel itemtambah one to one karena satu barang hanya memiliki satu kode, tetapi kodebrg di tabel barang one to many karena bisa dilakukan penambahan barang lebih dari satu kali. IMPLEMENTASI Pada bagian implementasi ini akan ditampilkan tampilan antarmuka pelanggan dan tampilan antarmuka barang. Tampilan Antarmuka Pelanggan Tampilan antarmuka Pelanggan untuk Data Pelanggan Submenu pelanggan untuk data pelanggan yang ada di menu master data berisi form yang berkaitan dengan data-data pelanggan mulai dari kode pelanggan, C-4-8

9 nama, alamat, no.telepon. Berikut tampilan Gambar 6 adalah tampilan hasil antarmuka pelanggan untuk data pelanggan: Gambar 6.Tampilan Antarmuka Pelanggan Tampilan antarmuka Pelanggan untuk Daftar Pelanggan Tampilan antarmuka pelangan untuk dafar pelangan berisi semua daftar pelanggan. Tampilan antarmukanya diperlihatkan pada Gambar 7 berikut ini: Gambar 7. Tampilan Antarmuka Pelanggan untuk Daftar Pelanggan Tampilan Antarmuka Barang Tampilan Antarmuka Barang untuk Daftar Barang Tampilan antarmuka ini berisi seluruh daftar barang, dan memiliki fasilitas urut kode barang dan nama barang dan fasilitas cetak. Tampilan antarmuka barang untuk daftar barang diperlihatkan pada Gambar 8 berikut ini: Gambar 8. Tampilan Antarmuka Barang untuk Daftar Barang C-4-9

10 Tampilan Antarmuka Barang untuk Identitas Barang Tampilan antamukanya berisi gambar beserta keterangannya, tampilan antarmuka barang untuk identitas barang, memiliki tombol rubah gambar yang berfungsi untuk mengambil barang dari drive penyimpan file. Tampilan antarmuka barang untuk identitas barang diperlihatkan pada Gambar 9 berikut ini: KESIMPULAN Gambar 9. Tampilan Antarmuka Barang untuk Identitas Barang Dari hasil pembuatan aplikasi didapat bahwa sistem informasi penjualan dan stok barang dapat memenuhi kebutuhan pengguna untuk saat ini terutama karena mampu melakukan pengolahan data pelanggan, data barang, data pemesanan barang dan pengiriman barang serta laporan terhadap keuangan dan barang. DAFTAR PUSTAKA Jogianto, HM, 1989, Analisa & Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Bisnis, Yogyakarta, Andi Offset Kadir A, 1998, Pemrograman Basis Data dengan Visual FoxPro 5 jilid 1 dan 2, Yogyakarta, Andi Offset Kristanto H, 1996, Konsep dan Perancangan Database, Yogyakarta, Andi Offset Sidharta L., 1996, Sistem Bisnis, Informasi Bisnis - Analisis dan Desain Sistem Informasi Jakarta, PT. Elex Media Komputindo C-4-10

11 C-4-11

12 C-4-12