Muhammad Ganda Diputera 1 )

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI PENILAIAN KINERJA PEGAWAI PADA KANTOR PELAYANAN IMPOR MENGGUNAKAN METODE 360-DERAJAT (Studi kasus pada Kantor Pelayanan Bea dan Cukai Tipe A1 Juanda Surabaya) Muhammad Ganda Diputera 1 ) 1) S1 / Jurusan Sistem Informasi, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Teknik Komputer Surabaya, g_bjm@yahoo.com Abstract: The office of Customs And Excise Type A1 Juanda Surabaya was the supervision office, the service, and the connected management of the country's finance was tight to the collection and the import of the export tax. The assessment of the achievement of the official in the office of the Customs And Excise service of Juanda Surabaya took place manually, this result in was needed by much time to carry out the assessment of the achievement of the official and not have the method in considering the achievement of the official. So as results of the assessment of the achievement did not give the understanding of the surplus and the weakness of the individual in the development of human resources. To carry out the assessment of the achievement in the office of the Customs And Excise service of Juanda Surabaya was used by the Method 360 Degree. The method 360 Degree carried out the assessment against the superior, the subordinate, and the colleague. This could give the understanding of the individual concerning how his effectiveness as the official was based on the view of the other person. Keywords: Planning and developed the system, the assessment of the achievement of the official, 360 Degree. Penilaian kinerja pegawai adalah masalah penting bagi seluruh organisasi atau perusahaan. Untuk mendapatkan kinerja yang memuaskan tidak terjadi secara otomatis. Kinerja merupakan suatu kondisi yang harus diketahui dan dikonfirmasikan kepada pihak tertentu untuk mengetahui tingkat pencapaian hasil suatu instansi dihubungkan dengan visi yang diemban suatu organisasi atau perusahaan serta mengetahui dampak positif dan negatif dari suatu kebijakan operasional. Kualitas kinerja akan diketahui dengan menggunakan sistem penilaian dari manajemen yang baik. Untuk memperoleh keakurasian data, kecepatan waktu, dan obyektifitas dalam proses penilaian kinerja pegawai Kantor Pelayanan Bea dan Cukai Tipe A1 Juanda Surabaya, dibutuhkan sebuah sistem informasi penilaian kinerja pegawai. Hasil penilaian itu dapat dipakai oleh organisasi untuk memperbaiki atau mempertahankan pengalokasian waktu yang sudah dilakukan agar kinerja organisasi dapat ditingkatkan (Longenecker:1996). Sistem informasi penilaian kinerja pegawai dapat membantu proses penilaian kinerja pegawai Kantor Pelayanan Bea dan Cukai Tipe A1 Juanda Surabaya menjadi lebih akurat dengan 1

2 menerapkan metode penilaian kinerja yang sesuai. Dengan adanya sistem informasi penilaian kinerja pegawai pada Kantor Pelayanan Bea dan Cukai Tipe A1 Juanda Surabaya diharapkan dapat menghasilkan suatu sistem informasi penilaian kinerja pegawai yang akurat dan dapat mengurangi subyektifitas untuk mengatasi berbagai permasalahan yang timbul. Analisis dan perancangan sistem informasi penilaian kinerja pegawai ini juga diharapkan dapat membantu merancang suatu sistem dalam pengambilan keputusan untuk menentukan pegawai yang kompeten berdasarkan hasil penilaian kinerja pegawai sesuai dengan metode 360-derajat yang diterapkan. Hasil penilaian itu dapat dipakai oleh organisasi untuk memperbaiki atau mempertahankan pengalokasian waktu yang sudah dilakukan agar kinerja organisasi dapat ditingkatkan (Longenecker:1996). LANDASAN TEORI Standar Kinerja Menurut Mathis dan Jackson (2002:78) standar kinerja menjelaskan tingkattingkat kinerja yang diharapkan, dan merupakan bahan perbandingan, tujuan atau target, tergantung dari pendekatan yang diambil. Semakin jelas standar kinerjanya, makin akurat tingkat penilaian kinerjanya. Masalahnya, baik para penyelia maupun pegawai tidak seluruhnya mengerti apa yang seharusnya mereka kerjakan. Standar kinerja yang realistis, terukur, dan mudah dipahami menguntungkan baik bagi organissasi maupun pegawai. Dalam artian, standar kinerja mendefinisikan tentang pekerjaan yang tergolong memuaskan. Hal yang seharusnya dilakukan adalah menetapkan standar-standar sebelum pekerjaan itu tampil, sehingga semua yang terlibat akan memahami tingkat kinerja yang diharapkan. Penilaian Kinerja Penilaian kinerja (performance appraisal) adalah suatu proses dalam organisasi yang bertujuan mengevaluasi pelaksanaan kerja masing-masing individu dalam organisasi tersebut (Simamora, 1999:415). Dalam penilaian kinerja dinilai kontribusi pegawai kepada organisasi selama periode waktu tertentu. Umpan balik kinerja (performance feedback) memungkinkan pegawai mengetahui seberapa baik mereka bekerja jika dibandingkan dengan standarstandar organisasi. Apabila penilaian kinerja dilakukan secara benar, para pegawai, penyelia-penyelia mereka, departemen sumber daya manusia, dan akhirnya organisasi akan diuntungkan dengan pemastian bahwa upayaupaya individu memberikan kontribusi kepada fokus strategik organisasi. Adapun kriteria penilaian unjuk kerja pegawai pada Kantor Pelayanan Bea dan Cukai Tipe A1 Juanda Surabaya dapat dilihat pada tabel berikut, 2

3 Metode 360 Derajat Menurut Antonioni (1996), Cara kerja metode penilaian 360 derajat adalah penilaian seorang pegawai tidak saja diambil dari penilaian atasan langsung ataupun atasan kedua di atasnya, akan tetapi juga dimintakan dari rekan sekerja yang satu level (peer) maupun dari bawahan langsung (subordinate) yang bersangkutan. manfaat yang akan diperoleh apabila organisasi di Indonesia menerapkan penilaian 360 Derajat adalah semua penilaian yang diberikan oleh pimpinan, bawahan, rekan sejawat dan diri sendiri dapat memberikan hasil yang sangat akurat dan obyektif mengenai kinerja pihak yang dinilai. Semua informasi yang diperoleh dari berbagai sumber (pimpinan dan rekan sejawat) dapat menambah keakuratan dan keobyektifan dalam melakukan penilaian kinerja. DESAIN ARSITEKTUR Analisis Kebutuhan Berdasarkan hasil analisis permasalahan dalam proses penilaian kinerja pegawai yang sedang berlangsung saat ini, maka dapat dilakukan analisis terhadap kebutuhan-kebutuhan yang dapat membantu menyelesaikan permasalahan yang timbul. Adapun kebutuhan-kebutuhan tersebut adalah sebagai betikut: 1. Sub Bagian Kepegawaian a. Kebutuhan akan media penyimpanan data (history) yang dapat menyimpan dan menjamin keamanan data pegawai dalam sebuah database pada proses pengolahan data. b. Kebutuhan akan sistem informasi kehadiran pegawai yang dapat menyimpan data kehadiran untuk menghitung kehadiran pegawai yang digunakan dalam perhitungan disiplin kerja. c. Kebutuhan akan media penyimpanan data (history) yang dapat menyimpan data hasil penilaian yang digunakan dalam perekapan data penilaian sehingga proses tersebut menjadi tepat waktu. d. Kebutuhan akan media penyimpanan data (history) yang dapat menyimpan data hasil rekapan yang digunakan dalam proses pembuatan laporan ke pihak manajemen menjadi tepat waktu. e. Kebutuhan akan rancangan desain laporan yang akan dicetak sehingga dapat menjadi bentuk laporan yang mudah untuk dianalisis oleh pihak manajemen untuk kepentingan perusahaan. 2. Kepala Kantor a. Kebutuhan akan rancangan basis data yang dapat menyimpan standarisasi kriteria penilaian yang dijabarkan dengan lebih detil berdasarkan proses pencatatan transaksi pekerjaan dan kehadiran sehingga mengurangi unsur subyektifitas. b. Kebutuhan akan rancangan basis data yang dapat menyimpan detil skala likert 3

4 penilaian sebagai acuan penilaian sehingga kecenderungan memusat pada skala ratarata atau sedang menjadi berkurang. c. Kebutuhan akan rancangan basis data yang dapat memuat data pendukung penilaian secara lebih kompleks sehingga proses penilaian kinerja pegawai oleh seorang kepala kantor menjadi lebih sederhana dan lebih terintegrasi. d. Kebutuhan akan penerapan sebuah metode yang sesuai dengan permasalahan penilaian kinerja pegawai yang memungkinkan pegawai untuk memperoleh kesempatan menerima umpan balik dari atasan dan rekan kerjanya dan dapat memberikan informasi yang tepat bagi individu untuk mengembangkan karirnya sebagai pegawai, kolega maupun staf berdasarkan pandangan orang lain. 3. Kepala Seksi a. Kebutuhan akan rancangan basis data yang dapat menyimpan standarisasi kriteria penilaian yang dijabarkan dengan lebih detil berdasarkan proses pencatatan transaksi pekerjaan dan kehadiran sehingga mengurangi unsur subyektifitas. b. Kebutuhan akan rancangan basis data yang dapat menyimpan detil skala likert penilaian sebagai acuan penilaian sehingga kecenderungan memusat pada skala ratarata atau sedang menjadi berkurang. c. Kebutuhan akan rancangan basis data yang dapat memuat data pendukung penilaian secara lebih kompleks sehingga proses penilaian kinerja pegawai oleh seorang kepala seksi menjadi lebih sederhana dan lebih terintegrasi. d. Kebutuhan akan penerapan sebuah metode yang sesuai dengan permasalahan penilaian kinerja pegawai yang memungkinkan pegawai untuk memperoleh kesempatan menerima umpan balik dari atasan dan rekan kerjanya dan dapat memberikan informasi yang tepat bagi individu untuk mengembangkan karirnya sebagai pegawai, kolega maupun staf berdasarkan pandangan orang lain. 4. Kepala Sub Seksi a. Kebutuhan akan rancangan basis data yang dapat menyimpan standarisasi kriteria penilaian yang dijabarkan dengan lebih detil berdasarkan proses pencatatan transaksi pekerjaan dan kehadiran sehingga mengurangi unsur subyektifitas. b. Kebutuhan akan rancangan basis data yang dapat menyimpan detil skala likert penilaian sebagai acuan penilaian sehingga kecenderungan memusat pada skala ratarata atau sedang menjadi berkurang. c. Kebutuhan akan rancangan basis data yang dapat memuat data pendukung penilaian secara lebih kompleks sehingga proses penilaian kinerja pegawai oleh seorang pimpinan menjadi lebih sederhana dan lebih terintegrasi. d. Kebutuhan akan penerapan sebuah metode yang sesuai dengan permasalahan penilaian kinerja pegawai yang memungkinkan pegawai untuk memperoleh kesempatan menerima umpan balik dari atasan dan rekan kerjanya dan 4

5 dapat memberikan informasi yang tepat bagi individu untuk mengembangkan karirnya sebagai pegawai, kolega maupun staf berdasarkan pandangan orang lain. Penyelesaian Masalah Dengan sistem ini diharapkan mampu memberikan informasi yang akurat dan mendukung dalam penentuan penilaian dengan cara memberikan kemudahaan memproses dengan komputer pada sistem ini, informasi kinerja pegawai diperoleh dari penilaian kinerja pegawai yang dilakukan pada pegawai baik secara vertikal maupun horizontal yang didukung dengan data pegawai, jabatan, bobot kriteria, bobot subkriteria dan bobot jenis_penilaian menghasilkan nilai kinerja pegawai dengan menggunakan metode 360- degree. Serangkaian proses tersebut dilakukan secara terkomputerisasi sehingga efesiensi waktu dan keakuratan informasi untuk penilaian kinerja pegawai terpenuhi. Yang dimaksud efisiensi waktu disini adalah melakukan pekerjaan sesingkat-singkatnya dan memperoleh hasil secepatnya. Serta dapat membantu perusahaan dalam melakukan proses penilaian kinerja pegawai yang lebih akurat, obyektif, terintegrasi dan tepat waktu. Penggambaran alur sistem dilakukan dengan membagi sistem yang kompleks menjadi sistem yang lebih sederhana dan mudah dimengerti. Pada context diagram menggambarkan entity yang berhubungan langsung dengan sistem dan aliran data secara umum. Data kepala kantor Data hasil penilaian kinerja kepala seksi Kepala Kantor Surat perintah penilaian kinerja kepala seksi Laporan kriterian penilaian kinerja pegawai Laporan kinerja pegawai per departemen Laporan kinerja pegawai per periode Surat permohonan penilaian pegawai Data akses login kepala kantor Laporan penilaian kinerja pegawai Data hasil penilaian rekan pegawai Kepala Seksi Kepegawaian Surat perintah penilaian kinerja pegawai Pegawai Surat perintah penilaian kinerja rekan pegawai Data kepala seksi kepegawaian Data akses login pegawai Data periode penilaian kinerja 1 Data pegawai Data akses login kepala sub seksi Laporan kinerja pegaawai tevalidasi Laporan kinerja pegawai Data kepala sub seksi Kepala Sub S Data kriteria penilaian kinerja tervalidasi Data kehadiraan Data kriteri penilaian Laporan penilaian kinerja pegawai Data akses login kepala seksi kepegawaian Sistem Informasi Penilaian Kinerja Data hasil penilaian kinerja kepala Data hasil peni laian kinerj a rekan Surat keputusan kepala kantor tentang manajemen untuk kerja pegawai Data hasil penilaian ki Surat perintah penil Surat perintah penilai Surat perinta + Laporan penilaian kinerja pegawai Data sub bagian kepegawaian Data kepala seksi Data akses login kepala seksi Data akses login pegawai Sub Bagi an Kepegawai an Hasil penilaian kinerja kepala kantor Kepala Seksi hasil penilaian kinerja rekan kepala seksi Hasil penilaian kinerja kepala sub seksi Surat perintah penilaian kinerja kepala kantor Surat perintah penilaian kinerja rekan kepala seksi Surat perintah penilaian kinerja kepala sub seksi Implementasi dan Evaluasi Sistem Tahap ini merupakan pembuatan perangkat lunak yang disesuaikan dengan rancangan atau desain sistem yang telah dibuat. Aplikasi yang dibuat akan diterapkan berdasarkan kebutuhan. Selain itu aplikasi ini akan dibuat sedemikian rupa sehingga dapat memudahkan pengguna untuk menggunakan pengembangan aplikasi Informasi Penilaian Kinerja Pegawai Menggunakan Metode 360 Degree pada Kantor Wilayah Bea Cukai Tipe A1 Juanda. Kebutuhan Perangkat Keras Untuk kebutuhan minimum perangkat keras yang diperlukan untuk menjalankan aplikasi pengembangan Penilaian Kinerja Pegawai Menggunakan Metode 360 Degree pada Kantor Wilayah Bea Cukai Tipe A Juanda adalah: 1. Processor Intel Celeron, Pentium IV, atau di atasnya. 2. Memory 1 Gb atau lebih. 3. Harddisk 30 Gb atau lebih. 5

6 4. Monitor dengan resolusi minimal 1024 x Printer. 6. Mouse. 7. keyboard. Kebutuhan Perangkat Lunak Perangkat lunak yang digunakan dalam pengembangan aplikasi ini adalah: 1. Sistem operasi menggunakan Microsoft Windows XP Professional. 2. Database untuk pengolahan data menggunakan SQL Server Bahasa pemrograman yang digunakan adalah Microsoft Visual Basic.NET Net Framework Minimal Versi Untuk report menggunakan Crystal Reports for Visual Studio.NET Komponen menggunakan Developer Express for Visual Studio.NET 2008 versi 9.1 yang merupakan versi lebih tinggi dibandingkan komponen yang digunakan pada aplikas sebelumnya. 7. Untuk perancangan sistem menggunakan Power Designer Untuk perancangan desain input/output menggunakan Microsoft Office Visio Evaluasi Hasil Uji Coba Sistem Untuk memastikan bahwa sistem telah dibuat sesuai dengan kebutuhan atau tujuan yang diharapkan maka dilakukan beberapa uji coba. Uji coba meliputi pengujian terhadap fitur dasar aplikasi, uji coba perhitungan dan uji coba validasi pengguna terhadap aplikasi. Contoh Studi Kasus Mengakses Sistem Informasi Penilaian kinerja pegawai menggunakan metode 360 Derajat dengan akses login sebagai kepala kantor Kepala kantor memiliki hak untuk mengakses menu surat perintah penilaian, menu penilaian kinerja, dan menu laporan. Gambar 2 Hak akses menu Kepala Kantor Berdasarkan metode 360 Derajat maka kepala kantor melakukan penilaian kepada kepala seksi dan tidak perlu melakukan penilaian kinerja kepada kepala sub seksi dan pegawai. Gambar 3 Form penilaian kinerja untuk Kepala Kantor Setelah penilaian kinerja per kriteria selesai, maka akan kembali pada form penilaian kinerja awal dan nilai akhir muncul beserta dengan nilai simbolnya. Nilai simbol terdiri dari K1 yang berarti individu tersebut 6

7 sangat memadai, K2 yang berarti individu tersebut memadai, dan K3 yang berarti individu tersebut kurang memadai. Informasi yang dihasilkan melalui laporan dari sistem informasi penilaian kinerja pegawai dengan metode 360 Derajat ini adalah hasil penilaian kinerja per periode, per level jabatan, per department, dan per pegawai. Kepala kantor juga dapat melihat laporan penilaian kinerja pegawai dalam bentuk grafik. Laporan grafik yang tersedia adalah grafik hasil penilaian kinerja per periode, grafik hasil penilaian kinerja per departemen dan grafik hasil penilaian kinerja per pegawai berdasarkan departemennya. Kesimpulan Dari hasil rancang bangun sistem informasi penilaian kinerja pegawai, diperoleh beberapa kesimpulan yaitu: 1. Sistem informasi penilaian kinerja pegawai di Kantor Wilayah Bea dan Cukai Jawa Timur I mampu menginterpretasikan proses penilaian kinerja secara otomatis dan objektif. Hasil rancangan sistem dapat didesain dengan multi user sesuai dengan akses yang diberikan. Penilaian kinerja pegawai dilakukan oleh berbagai sudut pandang pada setiap transaksi pekerjaan. Data transaksi dan absensi terintegrasi dengan penilaian kinerja pegawai, sehingga dapat diperoleh hasil penilaian kinerja secara otomatis dan objektif. 2. Metode 360 Degree dapat menghasilkan umpan balik terhadap hasil penilaian kinerja pegawai baik dari atasan, bawahan, maupun rekan sekerja berdasarkan kriteria penilaian beserta item penilaian yang dinilai. Hal ini dapat memberikan pemahaman terhadap individu mengenai bagaimana efektivitasnya sebagai pegawai, kolega maupun staf berdasarkan pandangan orang lain. Saran Berdasarkan rancang bangun sistem yang sudah dilakukan, saran yang dapat disampaikan oleh penulis untuk pengembangan desain sistem informasi penilaian kinerja pegawai yaitu: 1. Desain aplikasi yang saat ini berbasis desktop dapat dikembangkan menjadi berbasis web. Karena aplikasi web bersifat lebih memusat dan bisa diakses lebih cepat melalui jaringan. Sehingga memudahkan dalam pembuatan laporan. 2. Hasil akhir perhitungan penilaian kinerja pegawai ini selain dapat digunakan sebagai rekomendasi untuk peningkatan mutu sumber daya manusia yakni seperti rekomendasi pegawai untuk perolehan reward seperti kenaikan jabatan atau gaji, atau pemberian IKS (Imbalan Kerja Semesteran). Daftar Pustaka Antonioni, D Designing an effective 360-degree appraisal feedback process, Organizational Dynamics, Autumn: Ekawati, Yuli, 2008, Sistem Informasi Perpustakaan pada SMP Negeri 1 7

8 Kras Kediri, Proyek Akhir, STIKOMP Surabaya. Hodgett, R.M., Luthans dan Slocum, Jr., J.W Strategy and human resource management insiatives for the 00s environment. Organizational Dynamics, Autumn: 7 21 Whitten, Jeffrey, L.,MS, CDP., Bentley, Lonnie, D, MS, CDP., Barlow, Victor, MBA,CDP. Systems Analysis & Design Methods, SecondEdition, IRWIN, Homewood, IL, Bosto, United States,1989. Jogianto, 2005, Analisis dan Desain sistem Informasi: Pendekatan Tersruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, ANDI, Yokyakarta. Kendall dan Kendall, 2003, Analisis dan perancangan Sistem jilid1, Prenhallindo, Jakarta. Longenecker, J. G., et.al. (1996). Kewirausahaan (manajemen usaha kecil). Jakarta: Penerbit Salemba Empat Mathis, Robert L, dan Jakson, John H, 2002, Manajemen Sumber Daya Manusia, Buku 2, Penerbit Salemba Empat, Jakarta. Messmer, Max, 2000, Performance Reviews, Society for Human Resource Management, Putri, Rinella, , Mengenal 360- degree feedback, Jurnal Teknologi Pembelajaran. Romeo, 2003, Proses Bisnis, STIKOM, Surabaya. Siagian, Sondang P. 2001, Manajemen sumber daya manusia, Jakarta, Bumi Aksara. Simamora, Henry, 1999, Manajemen Sumber Daya Manusia, Edisi Kedua, Bagian Penerbitan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN, Yogyakarta. Werther, William B and Davis, Keith, Human Resources and Personal Management, McGraw-Hill International Editions, Singapore. 8