PANGKALAN DATA DOSEN UNIVERSITAS PANCASILA

Transkripsi

1 BUKU PANDUAN PENGGUNAAN PANGKALAN DATA DOSEN UNIVERSITAS PANCASILA

2 DAFTAR ISI 1. Kata Pengantar 2. Mengenal website pangkalan data dosen 3. Fitur administrator dosen 4. Merubah password 5. Memantau prestasi akademik mahasiswa 6. Memantau hasil angket persepsi mahasiswa terhadap kegiatan perkuliahan 7. Bimbingan konseling 8. Mengisi profil dosen dan mengupload foto 9. Mengisi, mengedit dan menghapus data kegiatan dosen 10. Membuat file PDF 2

3 KATA PENGANTAR Dalam era globalisasi untuk meraih tujuan menjadi Universitas berkelas dunia (World Class University), Universitas Pancasila senantiasa membangun citra (image building) dan penjaminan mutu (quality assurance). Dengan mengembangkan penjaminan mutu, diharapkan tumbuh budaya mutu untuk menetapkan standar, melaksanakan, monitoring, dan evaluasi, audit mutu akademik serta meningkatkan standar mutu berkelanjutan (Continuous Quality Improvement). Pengembangan Sistem Informasi Akademik Universitas Pancasila dalam rangka pengembangan Information and Communication Technology bagi peningkatan layanan Civitas Akademik diharapkan menjadi tulang punggung untuk menerapkan peningkatan standar mutu berkelanjutan. SIstem ini dibangun dengan melibatkan semua civitas yang ada di lingkungan Universitas Pancasila. Pangkalan data dosen ini dibangun sebagai dokumentasi digital yang terdiri dari kegiatan dosen dari mulai pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat. Setiap kegiatan yang dilakukan dosen diharapkan dapat di perbaharui (diupdate) secara mandiri oleh dosen yang bersangkutan. Setiap dosen yang mengajar di Universitas Pancasila akan mendapatkan Nomor Pokok Dosen (NPD) yang dikeluarkan oleh Universitas Pancasila (Pulahta Rektorat). Dosen dapat melihat NPD di situs dan melakukan login dengan password yang telah di dapat sebelumnya. Bagi dosen yang belum mendapatkan password dan NPD dapat menghubungi bagian kepegawaian fakultasnya yang kemudian akan diteruskan kepada Pulahta rektorat Universitas Pancasila. Pangkalan data dosen ini dibangun menggunakan Sistem Berbasis WEB sehingga dosen dapat mengakses sistem ini dimana saja melalui media akses internet. Kemudahan tersebut juga dapat dimanfaatkan oleh dosen untuk menjadikan setiap kegiatan dosen didokumentasikan sehingga dapat memudahkan dalam mengelola pengurusan KUM kelak dikemudian hari. Dan juga bagi Universitas Pancasila dapat memonitoring keaktifan dosen dalam melaksanakan Tridharma Perguruan Tinggi nya. Akhir kata, sistem yang kami bangun ini masih banyak perlu masukkan dari berbagai pihak untuk menyempurnakannya. Kami akan terus perbaiki dan disempurnakan sesuai dengan kebutuhan perkembangan masa depan. Jakarta, September

4 MENGENAL WEBSITE PANGKALAN DATA DOSEN Sistem pangkalan data dosen ini dibuat dengan aplikasi Web. Dosen dapat mengakses aplikasi ini melalui alamat website Gunakan browser terbaru seperti Mozilla Firefox, Google Chrome, Internet Explorer ver 6.0 keatas untuk kenyamanan dalam mengakses aplikasi tersebut. Gambar 1. Tampilan depan Website Pangkalan data dosen Universitas Pancasila 4

5 Beberapa fitur yang ada di tampilan depan website dosen menginformasikan dosen-dosen yang mengajar di Universitas Pancasila, baik sebagai dosen tetap maupun dosen tidak tetap. Pengunjung dapat melihat ataupun mencari dosen dan menampilkan profil dosen yang dicari. Ada menu yang dapat di klik disebelah kiri untuk mencari informasi yang dicari. Kembali ke beranda depan/tampilan awal Informasi dosen seluruh Universitas Pancasila yang dipisahkan menurut Alphabet nama dosen Informasi dosen tetap, tidak tetap, PNS di program studi Pencarian dosen berdasarkan nama Pintu akses dosen untuk memperbaharui pangkalan datanya Gambar 2. Struktur menu pangkalan data dosen Universitas Pancasila 5

6 Kita dapat mencari informasi dosen dengan mengklik salah satu menu disebelah kiri tersebut. Misal mencari dosen tetap di Universitas Pancasila. Klik di menu ini Maka akan tampil nama dosen tetap dengan mengelompokkan berdasarkan Aplhabet nama. Klik huruf- huruf ini untuk melihat dosen lain Klik di sini jika ingin mengetahui profil lebih lanjut mengenai dosen tersebut Gambar 3. Hasil klik menu Info dosen tetap. 6

7 Untuk mencari dosen dengan Alphabet tertentu, klik huruf di atas table tersebut dan akan tampil namanama dosen yang di dasarkan pengelompokkan nama. Pada table informasi dosen ditampilkan kolom informasi mengenai : 1. No. : no urut dalam table dosen 2. Home : informasi penempatan dosen tersebut di jenjang program studi. 3. Prodi : informasi penempatan dosen tersebut pada program studi. 4. Status : status dosen di Universitas Pancasila. 5. Kategori : kategori dosen tetap di Universitas Pancasila 6. Nama dosen : nama dosen di Universitas Pancasila 7. Gelar : gelar pendidikan dosen 8. N P D : nomor pokok dosen yang dikeluarkan oleh Universitas Pancasila 9. N I D N : nomor induk dosen negara yang dikeluarkan oleh pemerintah 10. View : kolom identitas dosen mengenai profil pribadi dan kegiatan dosen (klik untuk mengetahui informasi selajutnya pada kolom ini) Kita dapat melihat profil dosen dari mulai profil pribadi dan kegiatan pengajaran, penelitian, dan pengadian dengan mengklik pada kolom view pada dosen yang ingin kita ketahui. Klik di sini jika ingin mengetahui profil lebih lanjut mengenai dosen tersebut 7

8 Contoh profil dosen dengan mengklik pada kolom view. Gambar 4. Profil dosen 8

9 Pada tampilan profil dosen informasi yang ditambilkan sebagai berikut : 1. Foto dosen 2. Identitas dosen 3. Riwayat jabatan 4. Riwayat gol/pangkat akademis 5. Riwayat pendidikan 6. Riwayat publikasi/penelitian 7. Riwayat kegiatan seminar 8. Riwayat penghargaan 9. Riwayat bimbingan skripsi 10. Riwayat pengajaran 11. Riwayat hasil buku ajar / diktat kuliah 12. Riwayat kegiatan lainnya Kita juga dapat mencari dosen secara langsung dengan metode search by name. Klik menu Search by name untuk mencari dosen. Klik menu search untuk mencari dosen Akan keluar aplikasi pencarian dosen. Masukkan nama dosen yang akan dicari. Hasil pencarian Masukkan nama dosen dan klik proses 9

10 FITUR ADMINISTRATOR DOSEN Bagi dosen Universitas Pancasila diharapkan untuk aktif menperbaharui informasi kegiatan akademisnya. Dosen dapat melihat NPD dan meminta password di fakultas masing-masing. Loginlah terlebih dahulu untuk dapat mengakses fitur-fitur administrasi dosen. Klik menu Login untuk masuk. Klik menu login untuk masuk. Setelah klik menu login, akan tampil halaman login sebagai berikut : Masukkan NPD dan password Anda untuk masuk. 10

11 Tampilan awal setelah login berhasil. Header Kolom menu Ruang informasi yang ditampilkan Di screen tersebut ada 3 bagian besar, yaitu : a. Header menampilkan informasi gambar kepala dan nama dosen yang login pada aplikasi tersebut. b. Kolom menu kiri, yang menampilkan informasi yang ingin di dapatkan. c. Ruang informasi, yang akan berisikan hasil dari klik pada kolom menu kiri. 11

12 Menu yang ditampilkan sebagai berikut : 1. Home : mengembalikan ke tampilan awal login 2. Data MHS PA : informasi mahasiswa-mahasiswa yang menjadi pembimbing akademik nya. 3. MHS Skripsi : informasi mahasiswa yang memilih sebagai dosen pembimbing skripsi. 4. Rubah password : menu merubah password login 5. Index Angket : penilaian mahasiswa terhadap dosen mengajar (mahasiswa mengisi online) 6. Data MHS Lulus : Mahasiswa yang dibimbing skripsi dan telah lulus. 7. Inbox Pesan : pesan masuk dan keluar dari mahasiswa bimbingan akademik. 8. Upload Foto : mengupload foto profil dosen. 9. Data Pribadi : memperbaharui data pribadi dosen. 10. Jabatan : informasi riwayat jabatan stuktural yang pernah di emban di lingkungan UP. 11. Akademis : informasi riwayat gol/pangkat akademis dari mulai awal masuk. 12. Pendidikan : informasi riwayat pendidikan dari jenjang terendah. 13. Publ./Penelitian : informasi riwayat kegiatan publikasi/penelitian yang pernah dilakukan. 14. Seminar/Kursus : informasi riwayat kegiatan seminar / kursus yang pernah di ikuti. 15. Penghargaan : informasi riwayat penghargaan yang pernah didapatkan. 16. Data Keluarga : informasi anggota keluarga. 17. Bimb. Skripsi : informasi mahasiswa yang pernah di bimbing skripsi/tugas akhir. 18. Pengabdian : informasi kegiatan pengabdian yang pernah dilakukan. 19. Pengajaran : informasi kegiatan pengajaran yang pernah dilakukan. 20. Bahan Ajar : informasi hasil pembuatan buku ajar/diktat kuliah. 21. Lain-lain : informasi tambahan yang tidak masuk kedalam kategori diatas. 22. Ringkasan : informasi keseluruhan yang diperbaharui. 23. Logout : keluar dari administrator dosen (wajib ketika dosen selesai). Menu informasi yang tampil tersebut tidak menutup kemunkinan akan ada perbaikan/penyempurnaa atau ditambahkan sesuai dengan kebutuhan. 12

13 MERUBAH PASSWORD Pertama kali medapatkan username dan password, password yang diberikan masih berupa password standar. Lakukan penggantian password sesuai dengan yang Anda inginkan. Klik pada kolom menu di kiri pada menu Rubah Password Pada baris pertama, masukkan password lama Anda atau password standar yang di dapat pertama kali. Kemudian pada baris kedua dan ketiga, masukkan password baru Anda. Kemudian tekan tombol Update untuk mengganti password Anda. Jika berhasil, maka akan keluar informasi sebagai berikut : 13

14 MEMANTAU PRESTASI AKADEMIK MAHASISWA Dosen yang juga mempunyai mahasiswa pembimbing akademik, dapat memantau mahasiswa tersebut melalui menu berikut.. Menu tersebut bila di klik akan menampilkan data sebagai Pada tabel tersebut tersedia informasi sebagai berikut : 1. Kuliah : informasi jadwal kuliah pada semester berjalan 2. Nilai : informasi rekap nilai terbaik selama kuliah. 3. Absen : informasi kehadiran mahasiswa selama semester berjalan 4. Pribadi : informasi data pribadi mahasiswa. 5. Konversi : informasi nilai konversi (bagi prodi yang melakukan konversi kurikulum). 6. K R S : informasi matakuliah yang diambil mahasiswa ketika KRS Online. 7. Y M : status Yahoo Messenger Mahasiswa 8. Mail : kirim ke mahasiswa. Klik lah pada gambar untuk melihat informasi lebih detil pada masing-masing kolom tersebut. Tanda berarti tidak ada informasi yang ditampilkan. 14

15 HASIL ANGKET MAHASISWA TERHADAP KEGIATAN PERKULIAHAN Informasi ini berisikan hasil angket persepsi mahasiswa terhadap dosen mengajar pada semester berjalan. Hasil klik pada menu di perlihatkan sebagai berikut : Pada contoh diatas, angket tersebut dilakukan pada periode yang artinya, tahun akademik 2009/2010 semester genap. Penilaian tersebut berupa index dari 1 s/d 5 atau dari kurang sekali s/d baik sekali. Untuk melihat saran yang diberikan mahasiswa, dapat mengklik kolom saran paling kanan. Pertanyaan angket kepada mahasiswa dapat dilihat pada table dibawah nya. 15

16 BIMBINGAN KONSELING Menu ini merupakan fitur untuk menerima pesan dari mahasiwa bimbingan. Ini dapat digunakan pula pada waktu pengisian KRS-Online. Mahasiwa dapat berkonsultasi kepada dosen PA melalui internet. Pesan masuk Pesan keluar Ada 2 tabel yang diberikan pada Inbox Pesan yaitu INBOX (surat elektronik masuk dari mahasiswa bimbingan akademik) dan SENT (surat elektronik keluar yang dikirim oleh dosen PA kepada mahasiswa bimbingan akademiknya). balas. Jika ada pesan masuk, dosen dapat langsung membalas pesan tersebut dengan mengklik tombol Dosen PA dapat langsung mengirim balasan kepada mahasiwa bimbingan akademiknya melalui menu dan mengklik kolom mail. 16

17 MENGISI PROFIL DOSEN DAN MENGUPLOAD FOTO Setiap dosen diharapkan untuk melengkapi data diri dan mengupload foto diri. Foto yang dapat di upload ber ekstensi jpg atau jpeg. Lakukan proses upload foto setelah Anda mempersipkan foto diri Anda. Tekan menu ini untuk upload foto Setelah di klik menu tersebut, tekan tombol, kemudian pilih file gambar yang akan di upload, setelah itu tekan tombol untuk melihat hasil tekan refresh. dan tunggu sesaat sampai proses selesai. Jika telah selesai Bila berhasil akan keluar pesan berikut, tekan refresh untuk melihat hasil uploadnya. 17

18 Data pribadi dosen di rubah dengan mengklik menu data pribadi seperti dibawah ini., dan akan keluar tampilan Upload file scanner KTP berbentuk jpg Upload file scanner SK KUM berbentuk jpg Edit data pribadi Anda diminta mengupload file scanner KTP dan SK KUM berbentuk jpeg. Dan Edit data untuk memperbaharui data pribadi Anda. Lakukan pertama kali ketika login untuk menjadi pangkalan data dosen Universitas Pancasila. 18

19 MENGISI, MENGEDIT DAN MENGHAPUS DATA KEGIATAN DOSEN Pangkalan data dosen ini selain untuk memantau hasil akademis mahasiswa pembimbing akademiknya, juga untuk mencatat kegiatan dosen dalam melakukan tridharma perguruan tingginya. Pada dasarnya untuk pengisian, editing, dan penghapusan dilakukan dengan cara yang sama di setiap kegiatan. Contoh pada menu (dibawah diberikan contoh yang telah diisi). jika diklik akan keluar tabel riwayat jabatan Ada tiga proses yang dapat dilakukan di setiap tabel kegiatan, yaitu Tambah data, Edit, dan Hapus. Lakukan klik pada Tambah data untuk menambah data baru kedalam tabel kegiatan. Klik Edit di baris pada tabel yang ingin dilakukan edit data tersebut. Dan klik Hapus di baris pada tabel yang ingin dilakukan penghapusan data tersebut. Klik di sini untuk hapus data pada baris yg ingin dihilangkan Klik di sini untuk edit data pada baris yg ingin dirubah Klik di sini untuk tambah data baru Status cek bila Anda mengupload dokumen dalam bentuk pdf dan dapat didownload kembali bila diperlukan setiap saat. 19

20 Contoh untuk penambahan data baru pada Riwayat Jabatan. Isilah data-data tersebut dengan lengkap. Anda juga dapat menyimpan file dokumen berbentuk pdf sebagai dokumentasi digital Anda. Tekan tombol dengan data yang telah diisi, lakukan tekan tombol untuk mengambil file. Setelah Anda yakin untuk menyimpan data tersebut. Bila Anda ingin mengedit data untuk memperbaharui atau ingin mengupload file dokumen pdf karena ingin melengkapi. Klik Edit pada baris yang ingin dirubah. Contoh dibawah ini. Bila sebelumnya Anda telah mengupload dokumen pdf dan tidak ingin diganti, kosongkan baris Upload File, namun bila ingin mengganti file atau mengisi dokumen pdf tekan mencari file pdf yang akan diupload. untuk Untuk proses penghapusan, Anda hanya diminta klik baris yang telah dipilih. untuk menghilangkan data pada 20

21 MEMBUAT FILE PDF Sistem pangkalan data dosen berbasis web ini dapat menyimpan dokumen-dokumen kegiatan. Dokumen tersebut harus dalam bentuk pdf (Portable Document Format). Alasan dalam bentuk pdf ini karena format nya dapat dibaca secara umum dan dengan 1 file kita dapat menyimpan beberapa dokumen, seperti hasil ketikan, dan gambar. Gunakan Microsoft Word untuk menyatukan documen dokumen tersebut dan konversikan langsung ke pdf. PDF (Portable Document Format) file bisa dibuat menggunakan berbagai macam program, salah satunya menggunakan CutePDF Writer. PDF file dapat ditampilkan dengan menggunakan beberapa system operasi yang lain seperti linux. CutePDF Writer merupakan utilitas untuk membuat file PDF dengan menggunakan simulasi printer. Instalasi Program 1. Download program instaler CutePDF Writer kemudian simpan pada folder anda (download di sini ). 2. Download juga program Converter kemudian simpan juga pada folder anda (download di sini ). 3. Setelah proses download selesai 100%, double klik pada cutepdf writer untuk menginstal. 4. Tunggu proses instalasi selesai. 5. Kemudian baru instal converter dengan double klik pada converter. 6. Instalasi selesai. 21

22 Mensetting CutePDF Writer Sebagai Default Printer Sebelumnya siapkan file yang akan di convert ke bentuk PDF. Kemudian tetapkan CutePDF Writer sebagai Default Printer untuk memudahkan proses konversi. Untuk menentukan CutePDF Writer sebagai default printer pada Microsoft Windows XP Professional dengan langkah sebagai berikut: 1. Pilih Start > Control Panel > Printer and Other Hardware > Printers and Faxes. 2. Klik kanan CutePDF Writer, kemudian pilih Set As Default printer. Konversi File Dokumen ke dalam file PDF 1. Buka file yang akan diubah menjadi file PDF. 2. Pilih menu File > Print. 3. Pilih printer name ke CutePDF Writer dengan menekan pada panah drop-down disebelah kotak Name box. Apabila CutePDF Writer sudah diset sebagai default printer, Printer name akan secara otomatis berada di CutePDF Writer. 22

23 4. Kemudian Save dengan Save as type PDF files (*.PDF) pada direktori dan folder yang anda inginkan. Contoh file akan disimpan di My Document dengan nama Contoh seperti pada gambar dibawah ini, Kemudian pilih Save. 5. Untuk memastikan hasil konversi yang telah dilakukan, Buka Adobe Acrobat Reader dengan memilih Start>Programs>Adobe Acrobat>Acrobat Reader. 6. Pilih menu File>Open. Buka file hasil konversi. 7. Atau melalui Windows Explorer, buka lokasi penyimpanan. Kemudian buka file secara langsung. PENUTUP Terima kasih 23