PEDOMAN PELAKSANAAN SISTEM PENGENDALIAN INTERN BADAN LITBANG PERTANIAN

Transkripsi

1

2 PEDOMAN PELAKSANAAN SISTEM PENGENDALIAN INTERN BADAN LITBANG PERTANIAN BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN PERTANIAN KEMENTERIAN PERTANIAN 2013

3

4 KATA PENGANTAR Puji dan syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Kuasa atas segala rahmat dan karunianya, sehingga Pedoman Pelaksanaan Sistem Pengendalian Intern (SPI) Badan Litbang Pertanian telah selesai disusun. Pedoman Pelaksanaan ini disusun merujuk pada PP Nomor 60 tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah dan Permentan Nomor 23/Permentan/OT.140/5/2009 tentang Pedoman Umum SPI di Lingkungan Kementerian Pertanian. Pedoman Pelaksanaan ini sebagai acuan bagi UK/UPT lingkup Badan Litbang Pertanian untuk menyusun Pedoman Teknis Sistem Pengendalian Intern, sehingga pelaksanaan pengendalian intern dapat berlangsung secara efektif dan efisien. Pedoman pelaksanaan ini akan selalu direviu untuk disesuaikan dengan perkembangan lingkungan strategis di Badan Litbang Pertanian. Jakarta, November 2013 Kepala Badan, Dr. Haryono i

5

6 DAFTAR ISI Kata Pengantar... Daftar Isi... Daftar Gambar... Daftar Lampiran... i iii v vi BAB I PENDAHULUAN Latar Belakang Dasar Hukum Maksud dan Tujuan Pengertian dan Definisi... 7 BAB II RUANG LINGKUP SISTEM PENGENDALIAN INTERN Lingkungan Pengendalian Penilaian Risiko Kegiatan Pengendalian Informasi dan Komunikasi Pemantauan BAB III SATUAN PELAKSANA PENGENDALIAN INTERN Struktur Organisasi Satlak PI Badan Litbang Pertanian Kewenangan dan Uraian Tugas Rencana Kerja iii

7 3.4. Penganggaran Pelaporan BAB IV PENUTUP LAMPIRAN iv

8 DAFTAR GAMBAR Gambar 1. Struktur Organisasi Badan Litbang Pertanian... 4 Gambar 2. Gambar 3. Hubungan Antar Sub-Sistem yang Mendukung Pemantauan Pengendalian Intern Struktur Organisasi Satuan Pelaksana PI lingkup Badan Litbang Pertanian v

9 DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1. Lampiran 2. Lampiran 3. Form 1. Daftar Risiko dan Upaya Penanganan (satker) Form 2. Daftar Risiko dan Upaya Penanganan (UK/UPT Eselon II) Form 3. Daftar Risiko dan Upaya Penanganan (Eselon I) Lampiran 4. Mekanisme Evaluasi Pelaksanaan SPI Lampiran 5. Rekapitulasi Penilaian SPI Lampiran 6. Laporan Pelaksanaan SPI vi

10 BAB I PENDAHULUAN

11

12 BAB I. PENDAHULUAN, hal: Latar Belakang (Badan Litbang Pertanian) merupakan unit eselon I di bawah Kementerian Pertanian. Berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 38 Tahun 2013, Badan Litbang Pertanian mempunyai tugas melaksanakan penelitian dan pengembangan pertanian. Untuk melaksanakan tugas tersebut, Badan Litbang Pertanian menyelenggarakan fungsi: (1) Penyiapan perumusan kebijakan penelitian dan pengembangan pertanian; (2) Perumusan program penelitian dan pengembangan pertanian; (3) Pelaksanaan penelitian dan pengembangan pertanian; (4) Evaluasi pelaksanaan penelitian dan pengembangan pertanian; dan (5) Pelaksanaan administrasi Badan. Sebagai sumber utama inovasi teknologi pertanian, Badan Litbang Pertanian harus menghasilkan invensi yang terencana, fokus dengan sasaran yang jelas dan dapat diterapkan untuk memecahkan masalah aktual yang dihadapi masyarakat. Oleh karena itu, Badan Litbang Pertanian menetapkan 7 sasaran strategis yang terdiri atas: (1) Terciptanya varietas unggul dan galur/klon (benih dan bibit), pupuk, alsintan, serta strategi adaptasi dan mitigasi perubahan iklim dalam rangka peningkatan produksi dan produktivitas mendukung pencapaian swasembada dan swasembada berkelanjutan; (2) Terciptanya inovasi teknologi produksi dan pengelolaan sumber daya pertanian serta rekomendasi kebijakan mendukung pencapaian swasembada dan swasembada berkelanjutan; (3) Terciptanya teknologi pascapanen hasil pertanian berbasis sumber daya lokal mendukung diversifikasi pangan dan peningkatan nilai tambah, daya saing, dan ekspor; (4) Terciptanya model kelembagaan dan rekomendasi kebijakan pengembangan agribisnis dan agroindustri untuk peningkatan kesejahteraan petani; (5) Meningkatnya diseminasi dan promosi inovasi teknologi pertanian, serta jejaring kerja sama nasional dan internasional; (6) Meningkatnya jumlah publikasi di jurnal ilmiah nasional dan internasional, hak kekayaan intelektual (HaKI), dan komersialisasi hasil penelitian; serta (7) Meningkatnya kapasitas SDM, kelembagaan dan sarana prasarana penelitian. Struktur organisasi Badan Litbang Pertanian disusun berdasarkan pendekatan komoditas, bidang masalah, teknologi spesifik lokasi, dan pendekatan hulu hilir. Cakupan organisasi Badan Litbang Pertanian meliputi: (1) Sekretariat; (2) Empat Puslitbang yang menangani litbang komoditas; 3

13 Pedoman Pelaksanaan Sistem Pengendalian Intern (3) Dua Pusat di bawah Sekretariat Jenderal Kementerian Pertanian yang pembinaannya diserahkan kepada Badan Litbang Pertanian; (4) Tujuh Balai Besar yang menangani litbang komoditas/bidang masalah; (5) Lima belas Balai Penelitian komoditas/bidang masalah; (6) Tiga Loka Penelitian komoditas/ bidang masalah; (7) Tiga puluh satu Balai Pengkajian Teknologi Pertanian untuk melakukan pengkajian dan diseminasi teknologi spesifik lokasi; (8) Dua Loka Pengkajian Teknologi Pertanian untuk melakukan pengkajian dan diseminasi teknologi spesifik lokasi; dan (9) Satu Balai yang berada di bawah Sekretariat, menangani alih teknologi dan pemanfaatan teknologi bagi pembangunan pertanian nasional. Gambar 1. Struktur Organisasi Badan Litbang Pertanian Tugas dan fungsi (tusi) tersebut harus dilaksanakan secara ekonomis, efektif, efisien, dan tertib (3E+1T), serta taat terhadap peraturan perundangan yang berlaku. Keberhasilan pelaksanaan tusi untuk mencapai tujuan pembangunan pertanian sangat dipengaruhi oleh pengendalian intern yang holistik dan andal. Hal ini selaras dengan pasal 58 Undang-undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara, bahwa dalam rangka meningkatkan kinerja, transparansi, dan akuntabilitas pengelolaan keuangan negara, Presiden selaku Kepala Pemerintahan mengatur dan menyelenggarakan Sistem Pengendalian 4

14 BAB I. PENDAHULUAN, hal: 1-11 Intern (SPI) di lingkungan pemerintahan secara menyeluruh. Untuk melaksanakan ketentuan tersebut, pemerintah telah menetapkan Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) yang selanjutnya dijabarkan melalui Permentan Nomor 23/Permentan/OT.140/5/2009 tentang Pedoman Umum SPI di Lingkungan Kementerian Pertanian. Berdasarkan peraturan tersebut di atas, maka seluruh Unit Kerja (UK) dan Unit Pelaksana Teknis (UPT) lingkup Badan Litbang Pertanian yang mengelola anggaran mandiri wajib melaksanakan SPI. Penerapan SPI harus dilaksanakan secara terus-menerus, integral, dan tidak terpisahkan dari kegiatan UK/UPT. Oleh karena itu, Satuan Pelaksana Pengendalian Intern (Satlak PI) wajib dibentuk untuk membantu Kepala Badan/UK/UPT dalam mengevaluasi penerapan SPI guna memastikan tercapainya tujuan dan sasaran organisasi Dasar Hukum Pedoman Pelaksanaan SPI di lingkungan Badan Litbang Pertanian, merujuk pada: Undang-undang Nomor 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Negara yang Bersih dan Bebas Korupsi, Kolusi, dan Nepotisme (Lembaran Negara Tahun 1999 Nomor 75, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3851); Undang-undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara (Lembaran Negara Tahun 2003 Nomor 47, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4286); Undang-undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara (Lembaran Negara Tahun 2004 Nomor 5, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4355); Peraturan Pemerintah Nomor 42 Tahun 2004 tentang Pembinaan Jiwa Korps dan Kode Etik PNS (Lembaran Negara Tahun 2004 Nomor 142, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4450); Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2006 tentang Pelaporan Keuangan dan Kinerja Instansi Pemerintah (Lembaran Negara Tahun 2006 Nomor 25, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4614); 5

15 Pedoman Pelaksanaan Sistem Pengendalian Intern Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (Lembaran Negara Tahun 2008 Nomor 127, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4890); Peraturan Pemerintah Nomor 53 Tahun 2010 tentang Disiplin Pegawai Negeri Sipil (Lembaran Negara Tahun 2010 Nomor 74, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5135); Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/ Jasa Pemerintah sebagaimana telah diubah beberapa kali, terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012 (Lembaran Negara Tahun 2012 Nomor 155, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5334); Peraturan Presiden Nomor 38 Tahun 2013 tentang Perubahan Ketiga Atas Peraturan Presiden Nomor 24 Tahun 2010 tentang Kedudukan, Tugas, dan Fungsi Kementerian Negara serta Susunan Organisasi, Tugas, dan Fungsi Eselon I Kementerian Negara (Lembaran Negara Tahun 2013 Nomor 90, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5135); Peraturan Menteri Pertanian Nomor 23/Permentan/OT.140/5/2009 tentang Pedoman Umum Sistem Pengendalian Intern; Peraturan Menteri Pertanian Nomor 61/Permentan/OT.140/10/2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Pertanian; Peraturan Menteri Pertanian Nomor 44/Permentan/OT.140/8/2011 tentang Pedoman Umum Perencanaan Penelitian dan Pengembangan Pertanian; Peraturan Menteri Pertanian Nomor 06/Permentan/OT.140/2/2012 tentang Pedoman Kerja Sama Penelitian dan Pengembangan Pertanian sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Pertanian Nomor 67/Permentan/OT.140/11/ 2012; Peraturan Menteri Pertanian Nomor 69/Permentan/ OT.140/6/2013 tentang Pedoman Pengukuran Indek Penerapan Nilai Budaya Kerja di Lingkungan Kementerian Pertanian; Keputusan Kepala Nomor 225/Kpts/OT.140/J/11/2006 tentang Panduan Umum Penelitian/ Perekayasaan Koordinatif Lintas Puslit/Balit Lingkup Badan Litbang Pertanian; Keputusan Kepala Nomor 88.1/Kpts/OT.160/I/3/2013 tentang Panduan Pembentukan Kelembagaan Internal Badan Litbang Pertanian. 6

16 BAB I. PENDAHULUAN, hal: Maksud dan Tujuan Pedoman Pelaksanaan SPI dimaksudkan sebagai acuan bagi UK/UPT untuk menerapkan SPI dalam rangka meningkatkan kinerja, transparansi, akuntabilitas, pengelolaan keuangan, dan pengamanan aset negara. Pedoman Pelaksanaan SPI bertujuan memberikan panduan bagi UK/UPT lingkup Badan Litbang Pertanian untuk menyusun Pedoman Teknis yang disesuaikan dengan tusi masing-masing Pengertian dan Definisi Sistem Pengendalian Intern (SPI) adalah proses yang integral pada tindakan dan kegiatan yang dilakukan secara terus-menerus oleh pemimpin dan seluruh pegawai untuk memberikan keyakinan memadai atas tercapainya tujuan organisasi melalui kegiatan yang efektif dan efisien, keandalan pelaporan keuangan, pengamanan aset negara, dan ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) adalah Sistem Pengendalian Intern yang diselenggarakan secara menyeluruh di lingkungan pemerintah pusat dan pemerintah daerah Pengawasan Intern adalah seluruh proses kegiatan audit, reviu, evaluasi, pemantauan, dan kegiatan pengawasan lain terhadap penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi dalam rangka memberikan keyakinan yang memadai bahwa kegiatan telah dilaksanakan sesuai dengan tolok ukur yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien untuk kepentingan pemimpin dalam mewujudkan tata kepemerintahan yang baik Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP) adalah instansi pemerintah yang mempunyai tugas pokok dan fungsi melakukan pengawasan dan terdiri atas: Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) yang bertanggung jawab kepada Presiden Inspektorat Jenderal yang bertanggung jawab kepada Menteri/ Kepala Lembaga Pemerintah Non-Kementerian (LPNK) Inspektorat Provinsi bertanggung jawab kepada Gubernur. 7

17 Pedoman Pelaksanaan Sistem Pengendalian Intern Inspektorat Kabupaten/Kota bertanggung jawab kepada Bupati/Walikota Organisasi adalah Kementerian/LPNK/pemerintah daerah atau institusi yang menurut peraturan perundangan-undangan ditunjuk sebagai atasan APIP Instansi Pemerintah adalah unsur penyelenggara pemerintahan pusat atau unsur penyelenggara pemerintahan daerah Pengendalian adalah mengatur, mengarahkan dan mengambil tindakan korektif, mengawasi semua tindakan yang dilakukan dalam melaksanakan suatu rencana agar mencapai sasaran yang ditetapkan Lingkungan pengendalian adalah kondisi dalam instansi pemerintah yang memengaruhi efektivitas pengendalian intern Penilaian risiko adalah kegiatan penilaian atas kemungkinan kejadian yang mengancam pencapaian tujuan dan sasaran instansi pemerintah Kegiatan pengendalian adalah tindakan yang diperlukan untuk mengatasi risiko serta penetapan dan pelaksanaan kebijakan dan prosedur untuk memastikan bahwa tindakan mengatasi risiko telah dilaksanakan secara efektif Informasi adalah data yang telah diolah yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan dalam rangka penyelenggaraan tugas dan fungsi instansi pemerintah Komunikasi adalah proses penyampaian pesan atau informasi dengan menggunakan simbol atau lambang tertentu baik secara langsung maupun tidak langsung untuk mendapatkan umpan balik Pemantauan pengendalian intern adalah proses penilaian atas mutu kinerja Sistem Pengendalian Intern dan proses yang memberikan keyakinan bahwa temuan audit dan evaluasi lainnya segera ditindaklanjuti Pembinaan adalah tindakan yang dilakukan oleh atasan langsung terhadap penyelenggara program dan kegiatan satuan kerja dalam bentuk bimbingan, pelatihan, arahan dan supervisi, serta pemberian pedoman terhadap seluruh bagian pada satuan kerja secara berkelanjutan Reviu adalah penelaahan ulang bukti-bukti suatu kegiatan untuk memastikan bahwa kegiatan tersebut telah dilaksanakan sesuai dengan ketentuan, norma, standar, prosedur dan kebijakan yang telah ditetapkan. 8

18 BAB I. PENDAHULUAN, hal: Pemantauan adalah proses penilaian kemajuan suatu program/ kegiatan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan Evaluasi adalah rangkaian kegiatan membandingkan hasil suatu program/kegiatan dengan norma, standar, dan prosedur yang telah ditetapkan dan menentukan faktor-faktor yang memengaruhi keberhasilan atau kegagalan suatu program/kegiatan dalam mencapai tujuan Unit Kerja (UK) adalah Satuan Kerja Struktural lingkup Badan Litbang Pertanian yang meliputi Pusat dan Pusat Penelitian dan Pengembangan (Puslitbang) Unit Pelaksana Teknis (UPT) adalah Satuan Kerja lingkup Badan Litbang Pertanian yang meliputi Balai Besar (BB), Balai Penelitian (Balit), Loka Penelitian (Lolit), Balai Pengelola Alih Teknologi Pertanian (BPATP), Balai Pengkajian Teknologi Pertanian (BPTP), dan Loka Pengkajian Teknologi Pertanian (LPTP) Kelembagaan Internal adalah unit non-struktural yang dibentuk pada UK dan UPT Rencana Strategis (Renstra) adalah pedoman yang disusun suatu organisasi mencakup visi, misi, arah kebijakan dan strategi yang ditempuh untuk mencapai tujuan dan target utama organisasi dalam kurun waktu tertentu Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (SAKIP) adalah instrumen yang digunakan instansi pemerintah dalam memenuhi kewajiban mempertanggungjawabkan keberhasilan dan kegagalan pelaksanaan misi organisasi. Terdiri dari berbagai komponen yang merupakan satu kesatuan yaitu perencanaan strategis, perencanaan kinerja, pengukuran kinerja, dan pelaporan kinerja Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) adalah laporan kinerja tahunan yang merupakan dokumen yang berisi gambaran perwujudan akuntabilitas instansi pemerintah Catatan atas Laporan Keuangan (CaLK) adalah catatan tambahan dan informasi yang ditambahkan ke akhir laporan keuangan untuk memberikan tambahan informasi kepada pembaca dengan informasi lebih lanjut. Catatan atas Laporan Keuangan membantu menjelaskan perhitungan item tertentu dalam laporan keuangan serta memberikan penilaian yang lebih komprehensif dari kondisi keuangan perusahaan. 9

19 Pedoman Pelaksanaan Sistem Pengendalian Intern Catatan atas Laporan Keuangan dapat mencakup informasi tentang hutang, kelangsungan usaha, piutang, kewajiban kontinjensi atau informasi kontekstual untuk menjelaskan angka-angka keuangan Sistem Akuntansi Instansi (SAI) adalah serangkaian prosedur manual maupun yang terkomputerisasi mulai dari pengumpulan data, pencatatan, pengikhtisaran sampai dengan pelaporan posisi keuangan dan operasi keuangan pada Kementerian Negara/Lembaga Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAK BMN) adalah sistem yang menghasilkan informasi aset tetap, persediaan, dan lainnya untuk penyusunan neraca dan laporan barang milik negara serta laporan manajerial lainnya Standard Operating Procedure (SOP) adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan, bagaimana, kapan, di mana, dan oleh siapa dilakukan Rencana Penelitian/Perekayasaan/Pengkajian Tim Peneliti/ Perekayasa/Pengkaji (RPTP) adalah usulan penelitian/ perekayasaan/pengkajian yang bersifat holistik dan terintegrasi serta dikerjakan oleh tim terdiri dari berbagai disiplin ilmu, dengan sasaran yang jelas dan terukur Rencana Diseminasi Hasil Penelitian/Perekayasaan/ Pengkajian (RDHP) adalah usulan diseminasi yang bersifat holistik dan terintegrasi serta dikerjakan oleh tim terdiri dari berbagai disiplin ilmu dengan sasaran yang jelas dan terukur Rencana Kegiatan Tim Manajemen (RKTM) adalah usulan kegiatan manajemen yang bersifat holistik, terintegrasi, dan dikerjakan tim manajemen Kerangka Acuan Kerja (KAK)/Term of Reference (TOR) adalah dokumen perencanaan kegiatan yang berisi penjelasan/keterangan mengenai apa, mengapa, siapa, kapan, dimana, bagaimana, dan berapa perkiraan biaya suatu kegiatan. Dengan kata lain, KAK berisi uraian tentang latar belakang, tujuan, ruang lingkup, masukan yang dibutuhkan, dan hasil yang diharapkan dari suatu kegiatan Prosedur adalah serangkaian aksi yang spesifik, tindakan atau operasi yang harus dijalankan atau dieksekusi dengan cara yang sama agar selalu memperoleh hasil yang sama dari keadaan yang sama. 10

20 BAB I. PENDAHULUAN, hal: Sasaran Kerja Pegawai (SKP) adalah rencana kerja dan target yang akan dicapai oleh seorang PNS Indek Penerapan Nilai Budaya Kerja (IPNBK) adalah ukuran yang digunakan untuk mengetahui tingkat penerapan nilai dasar budaya kerja dalam rangka mengembangkan etos kerja dan peningkatan kualitas kinerja aparatur negara secara intensif dan menyeluruh. 11

21

22 BAB II SISTEM PENGENDALIAN INTERN BADAN LITBANG PERTANIAN

23

24 BAB II. SISTEM PENGENDALIAN INTERN BADAN LITBANG PERTANIAN, hal: Sesuai dengan PP No. 60 Tahun 2008, SPI adalah proses yang integral pada tindakan dan kegiatan yang dilakukan secara terus menerus oleh pemimpin dan seluruh pegawai untuk memberikan keyakinan memadai atas tercapainya tujuan organisasi melalui kegiatan yang efektif dan efisien, keandalan pelaporan keuangan, pengamanan aset negara, dan ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan. Ruang lingkup SPI meliputi 5 (lima) unsur : (1) Lingkungan pengendalian; (2) Penilaian risiko; (3) Kegiatan pengendalian; (4) Informasi dan komunikasi dan (5) Pemantauan. Masing-masing unsur diuraikan sebagai berikut : 2.1. Lingkungan dan Pengendalian Kepala Badan Litbang Pertanian dan seluruh kepala UK/UPT lingkup Badan Litbang Pertanian wajib menciptakan dan memelihara lingkungan pengendalian yang menimbulkan perilaku positif dan kondusif guna terlaksananya Sistem Pengendalian Intern di lingkungan kerjanya. Penciptaan dan pemeliharaan lingkungan pengendalian di Badan Litbang Pertanian dilakukan melalui: (1) Penegakan integritas dan nilai etika; (2) Komitmen terhadap kompetensi; (3) Kepemimpinan yang kondusif; (4) Pembentukan struktur organisasi yang sesuai dengan kebutuhan; (5) Pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang tepat; (6) Penyusunan dan penerapan kebijakan yang sehat tentang pembinaan SDM; (7) Perwujudan peran aparat pengawasan intern pemerintah yang efektif; dan (8) Hubungan kerja yang baik dengan instansi pemerintah terkait. Adapun uraian kegiatan berkenaan dengan upaya menciptakan dan memelihara lingkungan pengendalian adalah sebagai berikut: Penegakan Integritas dan Nilai Etika a. Seluruh pegawai lingkup Badan Litbang Pertanian wajib mematuhi Jam Kerja, yaitu Senin s.d Kamis masuk kerja jam 7.30 pulang jam

25 Pedoman Pelaksanaan Sistem Pengendalian Intern Hari Jumat masuk jam pulang jam b. Seluruh pegawai lingkup Badan Litbang Pertanian wajib mematuhi penugasan dari Kepala UK/UPT, yaitu melaksanakan tugas sesuai dengan uraian tugas dan waktu yang dijadwalkan. c. Seluruh Pegawai lingkup Badan Litbang Pertanian wajib mengikuti Upacara Bendera. d. Kepala UK/UPT melakukan briefing teknis dan non teknis setiap penugasan kepada pegawai. e. Kepala UK/UPT menegakkan disiplin sesuai PP No 53 tahun 2010 tentang Disiplin Pegawai Negeri Sipil. f. Seluruh Pegawai lingkup Badan Litbang Pertanian wajib mematuhi kode etik pegawai. g. Seluruh pegawai lingkup Badan Litbang Pertanian menandatangani Pakta Integritas. h. Seluruh pegawai lingkup Badan Litbang Pertanian wajib menerapkan nilai budaya kerja sesuai dengan Permentan 69/Permentan/OT.140/6/2013 tentang Pedoman Pengukuran Indek Penerapan Nilai Budaya Kerja di Lingkungan Kementerian Pertanian Komitmen terhadap Kompetensi a. Kepala UK/UPT menetapkan kegiatan yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas dan fungsi pada masing-masing bidang. b. Kegiatan yang diusulkan, didukung oleh tim yang kompeten secara keahlian dan manajerial dan dilengkapi dengan RPTP/RDHP/RKTM. c. Kepala Badan/UK/UPT menetapkan dan memutakhirkan uraian jabatan. d. Kepala Badan/UK/UPT mengkondisikan pegawai yang menduduki jabatan di Badan Litbang Pertanian telah memiliki pengetahuan, keahlian, dan kemampuan yang diperlukan. e. Kepala UK/UPT mengusulkan pegawainya kepada Kepala Badan Litbang Pertanian untuk mengikuti diklat yang terkait dengan tugas dan fungsinya untuk meningkatkan kompetensi pekerjaannya. f. Untuk menjaga kompetensi kerja dilakukan penilaian kinerja, melalui penerapanan Sasaran Kerja Pegawai (SKP). 16

26 BAB II. SISTEM PENGENDALIAN INTERN BADAN LITBANG PERTANIAN, hal: g. Kepala Badan/UK/UPT memberikan bimbingan yang objektif dan konstruktif dalam rangka peningkatan kinerja Kepemimpinan yang Kondusif a. Kepala Badan/UK/UPT menerapkan manajemen berbasis kinerja yang terukur antara lain dengan mereviu RKA-KL dan RPTP/RDHP/RKTM agar efektif dan efisien. b. Kepala Badan/UK/UPT melindungi aset dan informasi dari akses dan penggunaan yang tidak sah, melalui SAI dan SIMAK-BMN. c. Kepala Badan/UK/UPT merespon positif laporan yang terkait dengan keuangan, pengganggaran, program dan kegiatan serta menindaklanjuti permasalahan yang ditemui. d. Kepala Badan/UK/UPT merespon informasi hasil pengawasan guna perbaikan manajemen. e. Kepala Badan/UK/UPT menjamin tidak ada mutasi pegawai yang berlebihan pada fungsi-fungsi kunci, yang dapat memperlemah pencapaian kinerja. f. Kepala Badan/UK/UPT berinteraksi instensif dengan pegawai melalui rapat-rapat dan komunikasi personal. g. Kepala Badan/UK/UPT menerapkan reward dan punishment Pembentukan Struktur Organisasi Sesuai Kebutuhan a. Kepala Badan/UK/UPT menjamin bahwa organisasi di lingkup Badan Litbang Pertanian dapat melaksanakan tusi. b. Kepala Badan/UK/UPT menjamin bahwa seluruh pegawai lingkup Badan Litbang Pertanian, sudah memahami uraian tugas dan fungsi masingmasing. c. Kepala Badan/UK/UPT menjamin bahwa jumlah pegawai memadai sesuai kebutuhan dan mampu melaksanakan tugas dan fungsi secara efektif. d. Kepala Badan/UK/UPT menjamin bahwa organisasi penunjang (kelembagaan internal, panitia pengadaan barang/jasa, tim pemeriksa/ 17

27 Pedoman Pelaksanaan Sistem Pengendalian Intern penerima) telah dilengkapi dengan uraian tugas, dan personil yang kompeten serta kejelasan hubungan antar kelembagaan dan alur pelaporan intern. e. Kepala Badan/UK/UPT melaksanakan evaluasi dan penyesuaian secara periodik terhadap kelembagaan internal sehubungan dengan perubahan lingkungan strategis dan beban kerja. f. Kepala Badan/UK/UPT melakukan kaderisasi dan menyusun Daftar Urut Kepangkatan (DUK) untuk perencanaan posisi jabatan Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab yang Tepat a. Kepala Badan/UK/UPT menetapkan wewenang dan tanggung jawab dengan jelas dan dikomunikasikan kepada pegawai yang menerima pendelegasian. b. Kepala Badan/UK/UPT memiliki tanggung jawab sesuai kewenangannya dan bertanggung jawab atas keputusan yang diambilnya Penyusunan dan Penerapan Kebijakan yang Sehat tentang Pembinaan SDM a. Kepala Badan/UK/UPT menetapkan kebijakan dan prosedur rekruitmen dan pemberhentian pegawai. b. Kepala Badan/UK/UPT mengkomunikasikan kepada pengelola kepegawaian mengenai kualifikasi dan kompetensi calon pegawai baru. c. Kepala Badan/UK/UPT menyusun program orientasi bagi pegawai baru dan program pelatihan yang berkesinambungan untuk semua pegawai. d. Kepala Badan/UK/UPT melakukan mutasi, promosi, remunerasi dan penghargaan pegawai berdasarkan pada hasil penilaian kinerja. e. Kepala Badan/UK/UPT memberi sanksi atau tindakan pembimbingan kepada pegawai atas pelanggaran peraturan atau kode etik. f. Kepala Badan/UK/UPT mengusulkan pemberhentian pegawai sesuai dengan ketentuan perundang-undangan. 18

28 BAB II. SISTEM PENGENDALIAN INTERN BADAN LITBANG PERTANIAN, hal: Perwujudan Peran Aparat Pengawasan Intern Pemerintah yang Efektif a. Kepala Badan/UK/UPT menetapkan organisasi SPI, yang selanjutnya disebut Satuan Pelaksana Pengendalian Intern (Satlak PI), yang bertugas membantu Kepala Badan/UK/UPT untuk memberi keyakinan atas pelaksanaan kegiatan organisasi secara efektif dan efisien, keandalan laporan keuangan, pengawasan aset Negara, dan tertib sesuai ketentuan yang berlaku. b. Kepala Badan/UK/UPT membuat surat tugas kepada Satlak PI untuk pelaksanaan tugasnya Hubungan Kerja yang Baik dengan Instansi Pemerintah Terkait a. Kepala Badan/UK/UPT mempunyai hubungan kerja yang baik dengan pemimpin instansi pemerintah yang mengelola anggaran, akuntansi dan perbendaharaan serta melakukan pembahasan secara berkala tentang pelaporan keuangan dan anggaran, pengendalian intern serta kinerja. b. Kepala Badan/UK/UPT memiliki hubungan kerja yang baik dengan APIP yang melaksanakan tanggung jawab pengendalian. c. Kepala Badan/UK/UPT menjalin kerjasama yang baik dengan instansi intern lingkup Kementan maupun kementerian lain dalam rangka memperlancar tugas dan fungsi pemimpin Penilaian Risiko Kepala Badan/UK/UPT wajib melakukan penilaian risiko terhadap pelaksanaan tusi, sehingga penyimpangan dapat diantisipasi dan sasaran tercapai. Penilaian risiko dilakukan dengan cara (1) Menetapkan tujuan program/kegiatan; (2) Mengidentifikasi risiko terhadap seluruh kegiatan; dan (3) Menganalisis sebab dan dampaknya. 19

29 Pedoman Pelaksanaan Sistem Pengendalian Intern Menetapkan Tujuan Program/Kegiatan a. Kepala Badan/UK/UPT menetapkan Renstra yang memuat visi, misi, tujuan, sasaran dan target utama yang terukur, dapat dicapai, realistis dan terikat waktu. Renstra Badan Litbang Pertanian tersebut kemudian dijabarkan ke dalam renstra masing-masing UK/UPT. b. Kepala Badan/UK/UPT wajib mensosialisasikan Renstra tersebut secara berjenjang kepada seluruh pegawai. c. Kepala Badan/UK/UPT menjamin bahwa dalam menetapkan kegiatankegiatan yang diusulkan melibatkan seluruh tingkat pejabat di lingkup UK/UPT masing-masing. d. Kepala Badan/UK/UPT menjamin bahwa kegiatan yang ditetapkan memenuhi kriteria: (1) Sesuai dengan Renstra Badan Litbang Pertanian; (2) Saling melengkapi, saling menunjang dan tidak bertentangan satu sama lainnya; (3) Mempunyai indikator kinerja utama yang SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic and Time Framed). e. Kepala Badan/UK/UPT menjamin bahwa kegiatan yang ditetapkan mendapat biaya secara memadai serta didukung dengan sarana prasarana dan pegawai yang berkompeten dengan jumlah yang memadai, sehingga tujuan dan sasaran tercapai Identifikasi Risiko a. Kepala Badan/UK/UPT menjamin bahwa proses identifikasi risiko dilakukan sesuai tahapan kegiatan dengan menetapkan titik kritis yang tepat atas pengelolaan dan penggunaan anggaran, pengelolaan aset, pemberdayaan SDM dan pelaksanaan kegiatan penelitian. b. Kepala Badan/UK/UPT membahas hasil identifikasi risiko dalam rapat di tingkat Pemimpin (RAPIM) untuk mengendalikan risiko Analisis Risiko a. Kepala Badan/UK/UPT menganalisis risiko yang telah teridentifikasi untuk diketahui penyebab dan dampaknya. Untuk memudahkan 20

30 BAB II. SISTEM PENGENDALIAN INTERN BADAN LITBANG PERTANIAN, hal: identifikasi dan analisis risiko dapat menggunakan matriks (Lampiran 1, 2, dan 3). b. Kepala Badan/UK/UPT melakukan penanganan risiko dengan menerapkan prinsip kehati-hatian dengan meminimalisasi risiko dengan cara mengatasi penyebabnya dan prioritisasi pada risiko yang mempunyai dampak dengan bobot paling tinggi Kegiatan Pengendalian Kepala Badan/UK/UPT wajib menyelenggarakan kegiatan pengendalian sesuai dengan ukuran, kompleksitas, dan sifat dari tusi Badan Litbang Pertanian. Kegiatan pengendaian dapat dilakukan sekurang-kurangnya pada kegiatan utama atau dapat dipilih sesuai dengan sifat kegiatannya dan harus dikaitkan dengan penilaian risiko. Kebijakan dan prosedur pengendalian harus ditetapkan secara tertulis, dilaksanakan dan dievaluasi secara teratur untuk memastikan bahwa kegiatan tersebut masih sesuai dan berfungsi sepert yang diharapkan. Kegiatan pengendalian meliputi : (1) Reviu atas kinerja UK/UPT; (2) Pembinaan sumber daya manusia; (3) Pengendalian atas pengelolaan sistem informasi; (4) Pengendalian fisik atas aset; (5) Penetapan dan reviu atas indikator dan ukuran kinerja; (6) Pemisahan fungsi; (7) Otorisasi atas transaksi dan kejadian yang penting; (8) Pencatatan yang akurat dan tepat waktu atas transaksi dan kejadian; (9) Pembatasan akses atas sumber daya dan pencatatannya; (10) Akuntabilitas sumber daya dan pencatatannya; dan (11) Dokumentasi yang baik atas SPI serta transaksi dan kejadian penting Reviu atas Kinerja UK/UPT a. Kepala Badan/UK/UPT aktif terlibat dalam penyusunan rencana strategis dan rencana kerja tahunan. b. Kepala Badan/UK/UPT aktif terlibat dalam pengukuran dan pelaporan hasil yang dicapai. c. Kepala Badan/UK/UPT secara berkala mereviu capaian kinerja dibandingkan dengan rencana. 21

31 Pedoman Pelaksanaan Sistem Pengendalian Intern d. Kepala Badan/UK/UPT dapat mendelegasikan kepada pejabat/ pegawai yang ditunjuk untuk mereviu laporan kinerja, menganalisis kecenderungan, mengukur hasil dibandingkan dengan target, anggaran, prakiraan dan kriteria yang telah ditetapkan serta periode sebelumnya Pembinaan Sumber Daya Manusia (SDM) a. Kepala Badan/UK/UPT mengomunikasikan renstra UK/UPT (terutama visi, misi, tujuan, nilai, dan strategi) kepada seluruh pegawai. b. Kepala Badan/UK/UPT aktif terlibat dalam penyusunan strategi perencanaan dan pembinaan SDM untuk mendukung pencapaian visi dan misi UK/UPT. c. Kepala Badan/UK/UPT aktif terlibat dalam penyusunan rencana diklat pegawai. d. Kepala Badan/UK/UPT aktif terlibat dalam penyusunan uraian jabatan dan rencana pengembangan karir pegawai. e. Kepala Badan/UK/UPT mengomunikasikan panduan budaya kerja dan etika peneliti kepada seluruh pegawai. f. Kepala Badan/UK/UPT aktif terlibat dalam evaluasi kinerja pegawai melalui penerapan SKP. g. Kepala Badan/UK/UPT menyusun sistem kompensasi, program kesejahteraan, dan fasilitas pegawai. h. Kepala Badan/UK/UPT melakukan kaderisasi untuk memastikan tersedianya pegawai dengan kompetensi yang diperlukan Pengendalian atas Pengelolaan Sistem Informasi (SI) Pengendalian Umum Pengamanan Sistem Informasi a. Kepala Badan/UK/UPT melakukan penilaian risiko secara periodik, komperehensif dan didokumentasikan teratur pada saat sistem fasilitas atau kondisi lainnya berubah. 22

32 BAB II. SISTEM PENGENDALIAN INTERN BADAN LITBANG PERTANIAN, hal: b. Kepala Badan/UK/UPT menetapkan organisasi untuk mengimplementasikan dan mengelola program pengamanan. c. Kepala Badan/UK/UPT menetapkan uraian tanggung jawab pengamanan secara jelas, serta memantau efektivitas dan melakukan perubahan jika diperlukan atas program pengamanan. d. Kepala Badan/UK/UPT menetapkan SOP pengelolaan database/ informasi dan pengelola database dengan surat keputusan. e. Operasional komputer/pemroses data dikendalikan dengan password, sedangkan untuk kontinuitas pelayanan data dilakukan pencegahan dengan backup data dan program, perlindungan virus serta pemeliharaan perangkat lunak Pengendalian atas Akses a. Kepala Badan/UK/UPT melakukan klasifikasi atas sumber daya sistem informasi berdasarkan kepentingan dan sensivitasnya. b. Kepala Badan/UK/UPT melakukan identifikasi pengguna yang berhak dan otorisasi akses ke informasi secara formal. c. Kepala Badan/UK/UPT menetapkan akses pengendalian fisik dan logik untuk mencegah dan mendeteksi akses yang tidak diotorisasi. d. Kepala Badan/UK/UPT memantau akses ke sistem informasi, menginvestigasi pelanggaran dan melakukan perbaikan serta menegakkan disiplin Pengendalian atas Pengembangan dan Perubahan Perangkat Lunak Aplikasi a. Kepala Badan/UK/UPT melakukan otorisasi atas fitur pemrosesan sistem informasi dan modifikasi program. b. Kepala Badan/UK/UPT melakukan pengujian dan persetujuan atas seluruh perangkat lunak yang baru dan yang dimutakhirkan. c. Kepala Badan/UK/UPT menetapkan prosedur untuk memastikan terselenggaranya pengendalian atas perangkat lunak. 23

33 Pedoman Pelaksanaan Sistem Pengendalian Intern Pengendalian atas Perangkat Lunak Sistem a. Kepala Badan/UK/UPT membatasi akses ke perangkat lunak sistem berdasarkan tanggung jawab pekerjaan dan dokumentasi atas otorisasi akses. b. Kepala Badan/UK/UPT mengendalikan atas perubahan yang dilakukan terhadap perangkat lunak sistem. c. Kepala Badan/UK/UPT mengidentifikasi tugas yang tidak dapat digabung dan menetapkan kebijakan untuk memisahkan tugas tersebut Pemisahan Tugas a. Kepala Badan/UK/UPT menetapkan pengendalian akses untuk pelaksanaan pemisahan tugas. b. Kepala Badan/UK/UPT melakukan pengendalian atas kegiatan pegawai melalui penggunaan prosedur, supervisi dan reviu. c. Kepala Badan/UK/UPT melakukan penilaian, pemberian prioritas, dan pengidentifikasian sumber daya pendukung atas kegiatan komputerisasi yang kritis dan sensitif Kontinuitas Pelayanan a. Kepala Badan/UK/UPT menetapkan langkah-langkah pencegahan dan meminimalisasi potensi kerusakan dan terhentinya operasi komputer. b. Kepala Badan/UK/UPT melakukan pengembangan dan pendokumentasian rencana komperehensif untuk mengatasi kejadian tak terduga. c. Kepala Badan/UK/UPT melakukan pengujian berkala atas rencana untuk mengatasi kejadian tak terduga dan melakukan penyesuaian jika diperlukan. 24

34 BAB II. SISTEM PENGENDALIAN INTERN BADAN LITBANG PERTANIAN, hal: Pengendalian Aplikasi Pengendalian Otorisasi a. Kepala Badan/UK/UPT melakukan pengendalian terhadap dokumen sumber. b. Kepala Badan/UK/UPT mengesahkan dokumen sumber. c. Kepala Badan/UK/UPT membatasi akses ke terminal entri data. d. Kepala Badan/UK/UPT menggunakan file induk dan laporan khusus untuk memastikan bahwa seluruh data yang diproses tidak diotorisasi Pengendalian Kelengkapan a. Kepala Badan/UK/UPT menginstruksikan pengentrian dan pemrosesan seluruh transaksi yang telah diotorisasi ke dalam komputer. b. Kepala Badan/UK/UPT melaksanakan rekonsiliasi data untuk memverifikasi kelengkapan data Pengendalian Akurasi a. Kepala Badan/UK/UPT menginstruksikan penggunaan desain entri data untuk mendukung akurasi data. b. Kepala Badan/UK/UPT melaksanakan validasi data untuk mengidentifikasi data yang salah. c. Kepala Badan/UK/UPT melakukan pencatatan, pelaporan, investigasi, dan perbaikan data yang salah dengan segera. d. Kepala Badan/UK/UPT melakukan reviu atas laporan keluaran untuk mempertahankan akurasi dan validasi data Pengendalian terhadap Keandalan Pemrosesan dan File Data a. Kepala Badan/UK/UPT menggunakan prosedur untuk memastikan hanya program dan file data versi terkini yang digunakan selama pemrosesan. 25

35 Pedoman Pelaksanaan Sistem Pengendalian Intern b. Kepala Badan/UK/UPT menggunakan program yang memiliki prosedur untuk memverifikasi bahwa file komputer yang sesuai digunakan selama pemrosesan dan mengecek internal file header labels sebelum pemrosesan. c. Kepala Badan/UK/UPT menggunakan aplikasi untuk mencegah perubahan file secara bersamaan Pengendalian Fisik atas Aset a. Kepala Badan/UK/UPT menyusun rencana identifikasi, kebijakan, dan prosedur pengamanan fisik serta menyusun rencana pemulihan pasca bencana. b. Kepala Badan/UK/UPT mengomunikasikan kebijakan/sop/prosedur pengamanan aset yang berlaku di Badan Litbang Pertanian kepada seluruh pegawai untuk ditaati. c. Kepala Badan/UK/UPT menjamin bahwa seluruh aset di lingkup Badan Litbang Pertanian telah diberi nomor inventaris dan barang-barang yang mudah dicuri disimpan pada tempat yang aman Penetapan dan Reviu atas Indikator dan Ukuran Kinerja a. Kepala Badan/UK/UPT harus menetapkan ukuran dan indikator kinerja kegiatan dan pegawai. b. Kepala Badan/UK/UPT melakukan reviu dan validasi secara periodik atas ketetapan dan keandalan ukuran dan indikator kinerja. c. Kepala Badan/UK/UPT mengevaluasi faktor penilaian pengukuran kinerja dan membandingkan capaian kinerja secara terus-menerus dengan sasaran yang telah ditetapkan Pemisahan Fungsi a. Kepala Badan/UK/UPT menjamin bahwa seluruh aspek utama transaksi atau kejadian tidak dikendalikan oleh satu orang. 26

36 BAB II. SISTEM PENGENDALIAN INTERN BADAN LITBANG PERTANIAN, hal: b. Kepala Badan/UK/UPT mengendalikan seluruh aspek utama transaksi dengan memisahkan fungsi, seperti: fungsi pengadaan aset/barang habis pakai dengan fungsi penyimpanan dan fungsi pengendaliannya, fungsi otorisasi, persetujuan, pemrosesan dan pencatatan. c. Kepala Badan/UK/UPT menetapkan kebijakan bahwa penanganan uang tunai, surat berharga, dan aset berisiko tinggi lainnya tidak dilakukan oleh satu orang Otorisasi atas Transaksi dan Kejadian Penting a. Kepala Badan/UK/UPT menetapkan dan mengomunikasikan syarat dan ketentuan otorisasi kepada seluruh pegawai. b. Kepala Badan/UK/UPT menunjuk pejabat yang kompeten untuk memberikan keabsahan atas dokumen yang dikeluarkan dan data yang dientri. c. Kepala Badan/UK/UPT menunjuk pegawai yang kompeten untuk melaksanakan pembinaan, pendampingan dan pemantauan Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian a. Kepala Badan/UK/UPT mencatat dengan tepat dan segera seluruh transaksi penting, seperti: pengadaan bahan/aset, penghapusan dan mutasi aset, transaksi keuangan, produksi dan produktivitas. b. Kepala Badan/UK/UPT melakukan klasifikasi dan pencatatan yang tepat untuk seluruh siklus transaksi/kejadian Pembatasan Akses atas Sumber Daya a. Kepala Badan/UK/UPT menetapkan SOP terkait dengan pembatasan akses untuk penyimpanan uang di brankas, pengolahan database, dan stock barang habis pakai. b. Kepala Badan/UK/UPT menugaskan pegawai untuk mengecek kepatuhan terhadap SOP yang telah ditetapkan. 27

37 Pedoman Pelaksanaan Sistem Pengendalian Intern Akuntabilitas terhadap Sumber Daya a. Kepala Badan/UK/UPT menugaskan pegawai untuk mengelola barang habis pakai, database dengan surat keputusan. b. Kepala Badan/UK/UPT mengevaluasi pemanfaatan/eksploitasi BBM, fasilitas listrik, air, telepon dan gas Dokumentasi SPI, Transaksi dan Kejadian Penting a. Kepala Badan/UK/UPT menjamin terdokumentasikannya seluruh kegiatan penerapan SPI dan transaksi penting. b. Kepala Badan/UK/UPT menjamin tersimpannya dokumen pelaksanaan SPI mencakup identifikasi, penerapan dan evaluasi atas tujuan dan fungsi instansi Badan Litbang Pertanian dan setiap kegiatan. c. Kepala Badan/UK/UPT menjamin kesiapan dan ketersediaan dokumen untuk diperiksa setiap saat Informasi dan Komunikasi Kepala Badan/UK/UPT harus memiliki informasi yang relevan dan dapat diandalkan. Informasi tersebut meliputi informasi intern (laporan keuangan, aset, dan hasil-hasil penelitian) dan informasi ekstern (kebijakan pemerintah dan masukan dari masyarakat). Untuk mendapatkan informasi tersebut perlu dilakukan identifikasi, pencatatan, penyimpanan dengan baik, serta pengomunikasian tepat waktu dan sasaran, maka: a. Kepala Badan/UK/UPT mengidentifikasi informasi penting yang diperlukan untuk pengendalian, meliputi informasi pengelolaan keuangan, pengelolaan aset dan capaian kinerja termasuk permasalahan yang ada. Informasi tersebut merupakan hasil analisis, bukan data yang belum diolah. b. Kepala Badan/UK/UPT menciptakan model pelaporan yang berisi informasi secara lengkap, tepat, dan akurat, yang dapat didistribusikan kepada seluruh pegawai atau pihak yang berkepentingan. 28

38 BAB II. SISTEM PENGENDALIAN INTERN BADAN LITBANG PERTANIAN, hal: c. Kepala Badan/UK/UPT menjamin bahwa Pedoman Umum, Pedoman Pelaksana, Pedoman Teknis, Peraturan-peraturan, Surat Edaran atau pengumuman dapat dipahami oleh seluruh pegawai atau pihak yang berkepentingan. d. Kepala Badan/UK/UPT menyediakan fasilitas sarana komunikasi dalam bentuk laporan, papan pengumuman, fax, , telpon, buku pedoman, memorandum, surat edaran, situs internet, video dan arahan lisan. e. Kepala Badan/UK/UPT menciptakan mekanisme yang memungkinkan informasi bisa sampai ke seluruh bagian dengan lancar dan menjamin adanya komunikasi antar kegiatan fungsional. f. Kepala Badan/UK/UPT menjamin adanya mekanisme yang memungkinkan pegawai menyampaikan rekomendasi penyempurnaan kegiatan. g. Kepala Badan/UK/UPT menyediakan sarana komunikasi yang terbuka dan efektif dengan masyarakat, klien, konsultan dan aparat pengawas internal yang dapat memberikan masukan signifikan. h. Kepala Badan/UK/UPT memantau secara terus-menerus kelayakan dan keakuratan informasi, serta memberi kemudahan untuk mengaksesnya. i. Kepala Badan/UK/UPT memberi dukungan terhadap pengembangan teknologi informasi yang ditunjukkan dengan komitmennya dari penyediaan tenaga dan dana, serta upaya pengembangannya. j. Kepala Badan/UK/UPT memberikan respon yang baik atas setiap kritik dan saran yang membangun. k. Kepala Badan/UK/UPT memanfaatkan secara efisien dan efektif berbagai bentuk sarana komunikasi, seperti: rapim, laporan, seminar, media cetak, media elektronik, dan lain-lain Pemantauan Kegiatan pemantauan dilaksanakan oleh Kepala Badan/UK/UPT yang bersangkutan sebagai implementasi pengendalian pemimpin (built-in control) terhadap implementasi SPI di UK/UPT yang bersangkutan. Kegiatan pemantauan juga dilaksanakan melalui pemantauan berkelanjutan, evaluasi terpisah, dan tindak lanjut rekomendasi hasil audit dan reviu lainnya. Pemantauan harus dapat menilai kualitas kinerja dari waktu ke waktu dan memastikan bahwa rekomendasi hasil audit dan reviu lainnya dapat 29

39 Pedoman Pelaksanaan Sistem Pengendalian Intern ditindaklanjuti. Untuk dapat lebih memahami pemantauan pengendalian intern secara lebih holistik, hubungan antar subsistem yang mendukung sub-sub unsur lingkup pemantauan pengendalian intern disajikan pada Gambar 2. Pemantauan SPI dilaksanakan melalui: (1) Pemantauan berkelanjutan; (2) Evaluasi terpisah; dan (3) Tindak lanjut atas rekomendasi hasil audit dan reviu lainnya. Gambar 2. Hubungan Antar Sub sistem yang Mendukung Pemantauan Pengendalian Intern Pemantauan Berkelanjutan Pemantauan berkelanjutan dilakukan melalui kegiatan pengelolaan rutin, supervisi, pembandingan, rekonsiliasi, dan tindakan lain terkait dalam pelaksanaan tugas, dengan cara: 30

40 BAB II. SISTEM PENGENDALIAN INTERN BADAN LITBANG PERTANIAN, hal: a. Kepala Badan/UK/UPT menginstruksikan kepada penanggung jawab kegiatan untuk melaporkan secara rutin tentang perkembangan kegiatannya yang memuat informasi capaian kinerja serta permasalahan yang ada. b. Kepala Badan/UK/UPT menginstruksikan seluruh penanggung jawab kegiatan untuk mentaati penyusunan dan mengirimkan laporan yang telah ditetapkan. c. Kepala Badan/UK/UPT melaksanakan supervisi terhadap kegiatan strategis dan transaksi penting lainnya. d. Kepala Badan/UK/UPT melaksanakan rapat secara rutin sesuai kebutuhan, untuk mendapatkan masukan tentang efektivitas pengendalian intern Evaluasi Terpisah Kegiatan evaluasi terpisah dilaksanakan melalui penilaian sendiri, reviu, dan pengujian efektivitas SPI. Evaluasi terpisah juga dapat dilakukan oleh aparat pengawasan intern pemerintah atau pihak ekstern pemerintah. Untuk melaksanakan kegiatan evaluasi terpisah melalui penilaian sendiri, dilakukan dengan cara : a. Kepala Badan/UK/UPT melakukan evaluasi terhadap penerapan SPI atau dapat menugaskan Satlak PI di UK/UPT menggunakan formulir SPI yang telah disusun. b. Satlak PI menyusun suatu rencana evaluasi untuk meyakinkan terlaksanakan kegiatan tersebut secara terkoordinasi. c. Satlak PI menganalisis hasil evaluasi dibandingkan dengan kriteria yang telah ditetapkan serta mendokumentasikan hasil proses evaluasi Tindak Lanjut atas Rekomendasi Hasil Audit dan Reviu Lainnya Kegiatan tindak lanjut rekomendasi atas hasil audit dan reviu lainnya harus segera diselesaikan dan dilaksanakan sesuai dengan mekanisme penyelesaian rekomendasi hasil audit dan reviu lainnya yang ditetapkan. a. Kepala Badan/UK/UPT segera mereviu dan mengevaluasi temuan audit, hasil penilaian, dan reviu lainnya yang menunjukkan adanya kelemahan dan teridentifikasi perlunya perbaikan. 31

41 Pedoman Pelaksanaan Sistem Pengendalian Intern b. Kepala Badan/UK/UPT menanggapi langsung temuan dan rekomendasi hasil audit pada saat proses audit berlangsung, bukan pada saat laporan hasil audit telah selesai. c. Kepala Badan/UK/UPT menetapkan kegiatan yang terencana untuk menindaklanjuti temuan dan rekomendasi dalam jangka waktu yang ditetapkan. 32

42 BAB III SATUAN PELAKSANA PENGENDALIAN INTERN

43

44 BAB III. SATUAN PELAKSANA PENGENDALIAN INTERN, hal: Pelaksanaan dan penerapan SPI di lingkup Badan Litbang Pertanian diwujudkan dalam bentuk organisasi SPI, mulai dari eselon I sampai eselon IV. Kepala Badan/UK/UPT menetapkan organisasi SPI, yang selanjutnya disebut Satuan Pelaksana Pengendalian Intern (Satlak PI), guna membantu Kepala Badan/UK/UPT untuk memberi keyakinan atas pelaksanaan kegiatan organisasi secara efektif dan efisien, keandalan laporan keuangan, pengawasan aset negara, dan tertib sesuai ketentuan yang berlaku. Kelengkapan organisasi SPI mencakup: (1) Struktur organisasi; (2) Kewenangan dan uraian tugas; (3) Rencana kerja; (4) Penganggaran; dan (5) Pelaporan Struktur Organisasi Satlak PI Badan Litbang Pertanian Satlak PI ditetapkan berdasarkan Surat Keputusan Kepala Badan/UK/UPT yang terdiri dari Ketua, Sekretaris, dan Anggota. Unsur anggota melibatkan bagian/bidang perencanaan, evaluasi dan pelaporan, tata usaha dan unsur teknis lainnya serta berjumlah gasal. Gambar 3. Struktur Organisasi Satuan Pelaksana PI lingkup Badan Litbang Pertanian Struktur Organisasi Satlak PI di Badan Litbang Pertanian Penanggung jawab : Kepala Badan Litbang Pertanian Ketua : Sekretaris Badan Litbang Pertanian Sekretaris : Kepala Bagian Perencanaan Anggota : 1. Kepala Puslitbang Tanaman Pangan 2. Kepala Puslitbang Hortikultura 3. Kepala Puslitbang Perkebunan 35

45 Pedoman Pelaksanaan Sistem Pengendalian Intern 4. Kepala Puslitbang Peternakan 5. Kepala Balai Besar Litbang Sumber Daya Lahan Pertanian 6. Kepala Balai Besar Penelitian Tanaman Padi 7. Kepala Balai Besar Penelitian Veteriner 8. Kepala Balai Besar Litbang Bioteknologi dan Sumberdaya Genetik Pertanian 9. Kepala Pusat Sosial Ekonomi dan Kebijakan Pertanian 10. Kepala Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian 11. Kepala Balai Besar Pengembangan Mekanisasi Pertanian 12. Kepala Balai Besar Litbang Pascapanen Pertanian 13. Kepala Balai Besar Pengembangan dan Pengkajian Teknologi Pertanian Struktur Organisasi Satlak PI di Sekretariat Badan Litbang Pertanian Penanggung jawab : Sekretaris Badan Ketua : Kepala Bagian Umum Sekretaris : Kepala Subbagian Tata Usaha dan Rumah Tangga Anggota : 1. Kepala Bagian Kepegawaian 2. Kepala Bagian Perencanaan 3. Kepala Bagian Kerja Sama, Hukum, Organisasi dan Hubungan Masyarakat Struktur Organisasi Satlak PI di Pusat/Puslitbang/Balai Besar lingkup Badan Litbang Pertanian Penanggung jawab : Kepala Pusat/Puslitbang/Balai Besar Ketua : Kepala Bidang Program dan Evaluasi Sekretaris : Kepala Subbidang/Seksi Evaluasi dan Pelaporan Anggota : 1. Kepala Bagian Tata Usaha 2. Kepala Bidang Kerja Sama dan Pendayagunaan Hasil Penelitian 3. Peneliti/Fungsional lain 36

46 BAB III. SATUAN PELAKSANA PENGENDALIAN INTERN, hal: Struktur Organisasi Satlak PI di Balai Penelitian lingkup Badan Litbang Pertanian Penanggung jawab : Kepala Balai Ketua : Kepala Seksi Pelayanan Teknis Anggota : 1. Kepala Sub Bagian Tata Usaha 2. Kepala Seksi Jasa Penelitian 3. Peneliti/Fungsional lain Struktur Organisasi Satlak PI di BPTP lingkup Badan Litbang Pertanian Penanggung jawab : Kepala BPTP Ketua : Kepala Seksi Kerja Sama dan Pelayanan Pengkajian Anggota : 1. Kepala Subbagian Tata Usaha 2. Peneliti/Fungsional lain 3. Peneliti/Fungsional lain Struktur Organisasi Satlak PI di Lolit/LPTP lingkup Badan Litbang Pertanian Penanggungjawab : Kepala Lolit/LPTP Ketua : Kepala Urusan Tata Usaha Anggota : 1. Koordinator Pelayanan Teknis 2. Peneliti/Fungsional lain 3. Peneliti/Fungsional lain 3.2. Kewenangan dan Uraian Tugas Satuan Pelaksana Pengendalian Intern (Satlak PI) Satlak PI bertanggung jawab kepada Kepala Badan/UK/UPT dengan tugas membantu dalam hal: (1) Mewujudkan penerapan SPI; (2) Mendorong terlaksananya kegiatan UK/UPT yang efisien dan efektif; (3) Mendorong terwujudnya keandalan laporan keuangan; (4) Mendorong terlaksananya pengamanan aset negara; dan (5) Mendorong meningkatnya ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan. 37