PANDUAN PELAKSANAAN PENGEMBANGAN STAF

Transkripsi

1 102 BAB VII PANDUAN PELAKSANAAN PENGEMBANGAN STAF I. Definisi Staff Development merupakan salah satu program dalam Program Hibah Kompetisi Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter (PHK-PKPD) untuk meningkatkan kemampuan staf akademik maupun staf administrasi melalui pendidikan bergelar (degree program) dan pendidikan tanpa gelar (non-degree program), serta in-house training baik di dalam maupun di luar negeri dalam rangka usaha pencapaian tujuan proyek. II. Tujuan Memberi kesempatan kepada setiap staf perguruan tinggi penerima bantuan untuk meningkatkan kemampuan mereka melalui pendidikan/pelatihan bergelar (degree program) di dalam maupun di luar negeri dan pendidikan tanpa gelar (non degree program) di dalam maupun di luar negeri, serta inhouse training. Pengiriman staf untuk program ini harus diarahkan dan direncanakan dalam kerangka mendukung program-program yang ada di dalam rencana pengembangan perguruan tinggi yang bersangkutan, baik untuk pemilihan bidang ilmu/bidang kerja maupun rencana penempatan staf tersebut pada saat kembali bertugas di institusi. III. Ruang Lingkup III.1. Program Pendidikan Bergelar di Dalam dan luar Negeri Degree program di dalam negeri yang dapat diusulkan adalah pendidikan jenjang S2 (master/magister) dan pendidikan jenjang S3 (doctoral/doktor) di dalam dan di luar negeri. Program ini tidak ditujukan untuk program pendidikan spesialis (PPDS). Beasiswa yang dapat diberikan untuk menyelesaikan program S2 maksimum 2 tahun dan untuk program S3 maksimum 3 tahun. Perpanjangan studi dapat diajukan ke CPCU maksimal satu semester dengan masa akhir studi Desember 2013 melalui justifikasi yang kuat dengan didukung surat dari supervisor dan ketua program studi.

2 103 III.2. Program Pendidikan Tidak Bergelar di Dalam dan di Luar Negeri Non-degree program adalah program jangka pendek tanpa gelar, dapat berupa pelatihan atau magang yang dimaksudkan untuk meningkatkan kemampuan staf akademik dan staf administratif dari perguruan tinggi penerima hibah. Batasan waktu untuk kegiatan yang ada sangat tergantung kepada jenis kegiatannya, dengan minimal waktu pelaksanaan 7 (tujuh) hari dan maksimal 3 (tiga) bulan. Lama training boleh kurang dari 7 hari dengan disertai surat justifikasi yang kuat. III.3. In-house Training In-house training adalah program pelatihan yang dilaksanakan di institusi sendiri yang ditujukan untuk meningkatkan kemampuan staf akademik maupun non akademik dengan pengajar dari luar institusi. In-house training dapat dilakukan dengan peserta minimal 5 (lima) orang. IV. Tahapan dan Ketentuan Pelaksanaan Program Pengembangan Staf IV.1. Persiapan A. Program Pendidikan Bergelar di Dalam Negeri 1. Persyaratan calon - Calon yang dikirim harus staf pengajar baik tetap maupun tidak tetap pada program studi pendidikan dokter penerima hibah. Dosen/residen/mahasiswa pascasarjana yang relevan yang sedang mengambil studi lanjut atas biaya sendiri (ongoing) dapat dibiayai apabila sudah berjalan maksimum 1 (satu) semester, dengan catatan ada ikatan kontrak untuk bekerja di perguruan tinggi tersebut selama 1 (satu) kali masa studi yang dibiayai + 1 (satu) tahun sesuai Permendiknas No. 48 tahun Dosen luar biasa/perbantuan (terutama untuk clinical teaching) dapat dibiayai untuk pengembangan staf bergelar/tidak bergelar sesuai bidang yang dibutuhkan untuk mengambil studi lanjut bidang medical education. Bagi dosen tersebut harus ada ikatan perjanjian dengan institusi pengirim minimal 1 (satu) kali masa studi yang dibiayai + 1 (satu) tahun.

3 104 - Bidang ilmu yang akan diambil harus sesuai dengan bidang ilmu yang dibutuhkan atau akan dikembangkan pada program studi pendidikan dokter penerima hibah. - Calon harus memenuhi persyaratan/kualifikasi yang digariskan oleh perguruan tinggi atau program studi yang akan dituju seperti TPA, IPK atau hasil tes masuk. - Telah memperoleh surat penerimaan. - Usia maksimum untuk program doktor adalah 40 (empat puluh) tahun dan 45 (empat puluh lima) tahun untuk program master. - Dapat diusulkan untuk RIP tahun kedua bagi penerima hibah yang semula ingin memasukkan program on going student tetapi karena satu dan lain hal tidak bisa mencantumkan pada proposal. Untuk ini akan dilakukan adendum pada RIP tahun kedua dan harus ada surat justifikasinya. - Nama dapat diganti dengan disertai surat justifikasi yang kuat. Penggantian nama menjadi tanggung jawab institusi yang bersangkutan. - Nama-nama peserta on going student yang sudah ada dapat diganti dengan syarat ada surat justifikasi dari PIU dan perubahan ini merupakan tanggung jawab institusi penerima hibah. - Staf pengajar tidak tetap dibolehkan mengikuti program pendidikan bergelar. 2. Tempat Studi/Program Studi - Tempat studi harus relevan dengan bidang ilmu yang akan diambil. Perlu dipertimbangkan bahwa institusi yang dituju memang unggul dalam bidang ilmu yang akan diambil, bukan semata-mata karena alasan kedekatan geografis. - Program studi yang diikuti memenuhi persyaratan sebagai berikut: telah terakreditasi oleh BAN-PT; telah berlangsung minimal selama 2 (dua) tahun sejak izin pembukaan program studi dari Ditjen Pendidikan Tinggi atau pernah dan sedang menjalankan program beasiswa BPPS.

4 105 Akan dibuat MoU antara Dikti dengan institusi tujuan pendidikan - Tidak diperbolehkan untuk mengambil degree program di institusi asal (in breeding). - Tidak belajar pada kelas malam atau executive dan program sejenisnya atau program yang menyalahi perizinan/peraturan Ditjen Dikti. 3. Proses Seleksi - Disarankan untuk mengadakan sistem seleksi internal di program studi dengan menerapkan persyaratan tertentu untuk menjamin tercapainya manfaat maksimal untuk pengembangan program studi yang bersangkutan. - Panitia seleksi beranggotakan pihak yang berkompeten dan ditetapkan oleh Dekan/Ketua Program. - Di antara persyaratan yang perlu dipertimbangkan adalah: pencapaian karir akademis calon (prestasi akademis), prioritas bidang ilmu, senioritas, pemenuhan kualifikasi kemampuan (TPA atau TOEFL) dan kesiapan calon termasuk penelitian latar belakang sosiologis seperti keluarga, kematangan emosional, serta kemungkinan keberhasilan studi. - Dalam rangka proses pengajuan aplikasi, biasanya kepada calon tugas belajar diminta untuk mempersiapkan proposal penelitian yang akan dilakukannya bila yang bersangkutan diterima, termasuk juga 2 (dua) rekomendasi dari pihak yang dianggap kompeten. - Dalam proses seleksi perlu dipertimbangkan rasio pengajar yang akan ada di program studi jika calon yang bersangkutan diberangkatkan agar keberlangsungan proses belajar-mengajar di program studi tetap terjamin. 4. Proses Administrasi - Pencarian tempat/tujuan belajar dengan cara mencari brosur, informasi melalui internet ataupun lembaga/agency yang biasanya menyediakan informasi tentang hal tersebut. Jenis informasi yang dikumpulkan selain mengenai program yang tersedia dan statusnya juga biaya belajar, lama program, ijazah yang akan diperoleh dan sebagainya.

5 106 - Penyiapan/pengiriman aplikasi untuk bidang-bidang yang mempunyai kesesuaian/relevansi dengan program studi/rencana pengembangan program studi. - Pengiriman aplikasi harus dilakukan dengan sepengetahuan Dekan dan Ketua Program Studi. - Staf calon tugas belajar yang sudah mengirimkan aplikasinya dimonitor hasilnya berupa Acceptance Letter. - Apabila calon yang akan diusulkan sudah definitif (sudah mendapatkan Acceptance Letter dari program pasca sarjana yang dituju, maka dibuat surat perjanjian ikatan dinas antara calon penerima tugas belajar dengan Direktur PIU/Rektor/Yayasan, yang intinya berisi pernyataan bahwa segera setelah selesainya belajar yang bersangkutan akan kembali ke institusinya dan akan tetap bekerja secara penuh waktu terus menerus sebanyak minimal 1 (satu) kali masa studi yang dibiayai + 1 (satu) tahun (Lampiran 1: Format Surat Perjanjian Standar/Kontrak). Pada dasarnya surat perjanjian ini dapat diperluas cakupannya sesuai dengan kepentingan institusi. - Direktur Eksekutif PIU mengusulkan nama calon peserta kepada CPCU dengan dilengkapi dengan catatan kronologis proses seleksi yang dilakukan dan dilanjutkan dengan penandatanganan kontrak (dalam tahap implementasi). 5. Pembiayaan Biaya untuk degree training program dalam negeri mengacu pada biaya BPPS yang meliputi komponen biaya: - Biaya transport; - Biaya hidup; - Biaya buku; - Tunjangan pendidikan/penelitian; - Biaya operasional pendidikan.

6 107 Tabel 1. Pembiayaan Program Pendidikan Bergelar di Dalam Negeri Komponen Biaya Unit Volume Biaya S2/SP1 S3/SP2 Biaya hidup & OT 3 Tahun Rp /bulan Rp /bulan operasional Transpor OK PP at cost Buku OK 1 Rp /bulan Rp /bulan Penelitian OK 1 Rp /bulan Rp /bulan SPP at cost 3 Tahun at cost, maksimal Rp /bulan at cost, maksimal Rp /bulan Biaya yang sudah dikeluarkan oleh peserta atau institusi untuk mengikuti program S2 atau S3 menjadi tanggung jawab pribadi atau institusi dan tidak dapat di-reimburse. Proyek hanya membiayai pendidikan terhitung sejak program disetujui dan dana dapat dicairkan. 6. Dokumen Pendukung Sebagai bahan pertimbangan persetujuan CPCU, PIU mengirimkan surat permohonan persetujuan ke CPCU dengan melampirkan dokumen sebagai berikut: - Surat permohonan persetujuan pelaksanaan program dari PIU ke CPCU yang diketahui oleh Rektor/Penanggung Jawab Kegiatan (Lampiran 3.a); - Daftar Riwayat Hidup (Lampiran 4); - Draft Kontrak (Lampiran 1); - Acceptance Letter dari universitas tujuan yang tidak bersyarat seperti harus mengikuti matrikulasi. Proyek HPEQ tidak menanggung biaya matrikulasi. - Berita Acara Proses Seleksi. B. Program Pendidikan Bergelar di Luar Negeri 1. Persyaratan calon - Calon yang dikirim harus staf pengajar baik tetap maupun tidak tetap pada program studi pendidikan dokter penerima hibah. Dosen/residen/mahasiswa pasca sarjana yang relevan

7 108 yang sedang mengambil studi lanjut atas biaya sendiri (ongoing), dapat dibiayai apabila sudah berjalan maksimum 1 (satu) semester, dengan catatan ada ikatan kontrak untuk bekerja di perguruan tinggi tersebut selama minimal 2 (dua) kali masa studi yang dibiayai + 1 (satu) tahun. Dosen luar biasa/perbantuan (terutama untuk clinical teaching) dapat dibiayai untuk pengembangan staf bergelar/tidak bergelar sesuai bidang yang dibutuhkan untuk mengambil studi lanjut bidang medical education. Bagi dosen tersebut harus ada ikatan perjanjian dengan institusi pengirim minimal 2 (dua) kali masa studi yang dibiayai + 1 (satu) tahun. Bidang ilmu yang akan diambil harus sesuai dengan bidang ilmu yang dibutuhkan atau akan dikembangkan pada program studi pendidikan dokter penerima hibah - Calon harus memenuhi persyaratan/kualifikasi yang digariskan oleh perguruan tinggi atau program studi yang akan dituju, baik kualifikasi bahasa (TOEFL, IELTS) maupun kualifikasi kemampuan lain seperti GMAT, GRE, dll. - Calon baru dapat diberangkatkan ke luar negeri apabila telah memiliki skor TOEFL minimal Untuk kualifikasi bahasa, persyaratan TOEFL/IELTS harus dipenuhi sebelum keberangkatan calon ke negara yang dituju. Pengecualian hanya diberikan pada program studi yang menggunakan bahasa non-english (Jepang, Perancis, Belanda, Jerman, dan lain-lain) dimana masih dimungkinkan untuk mengambil kursus bahasa sebelum ataupun bersamaan dengan program studi di negara yang dituju (dibuktikan dengan keterangan pada Acceptance Letter). - Telah memperoleh Unconditional Acceptance Letter. - Usia maksimum untuk program doktor adalah 40 (empat puluh) tahun (kecuali Lektor) dan 35 (tiga puluh lima) tahun untuk program master kecuali keadaan khusus yang didukung dengan surat rekomendasi dari Rektor. - Dapat diusulkan untuk RIP tahun kedua bagi penerima hibah yang semula ingin memasukkan program on going student tetapi karena satu dan lain hal tidak bisa mencantumkan pada proposal. Untuk ini akan dilakukan adendum pada RIP tahun kedua dan harus ada surat justifikasinya.

8 109 - Nama dapat diganti dengan disertai surat justifikasi yang kuat. Penggantian nama menjadi tanggung jawab institusi yang bersangkutan. - Nama-nama peserta on going student yang sudah ada dapat diganti dengan syarat ada surat justifikasi dari PIU dan perubahan ini merupakan tanggung jawab institusi penerima hibah. - Staf pengajar tidak tetap dibolehkan mengikuti program pendidikan bergelar. 2. Tempat Studi/Program Studi - Tempat studi harus relevan dengan bidang ilmu yang akan diambil. Perlu dipertimbangkan bahwa institusi yang dituju memang unggul dalam bidang ilmu yang akan diambil, sematamata karena alasan kedekatan dari Indonesia atau alasan kemudahan bahasa. - Perguruan tinggi yang dituju harus termasuk dalam daftar perguruan tinggi yang terakreditasi di Dikti. 3. Proses Seleksi - Disarankan untuk mengadakan sistem seleksi internal di program studi dengan menerapkan persyaratan tertentu untuk menjamin tercapainya manfaat maksimal untuk pengembangan program studi yang bersangkutan. - Panitia seleksi beranggotakan pihak yang berkompeten dan ditetapkan oleh Dekan/Ketua Program. - Persyaratan yang perlu dipertimbangkan antara lain: pencapaian karir akademis calon (prestasi akademis), prioritas bidang ilmu, senioritas, pemenuhan kualifikasi kemampuan (TOEFL dan GRE) dan kesiapan calon termasuk penelitian latar belakang sosiologis seperti keluarga, kematangan emosional, serta kemungkinan keberhasilan studi. - Calon karya siswa diminta untuk mempersiapkan proposal penelitian yang akan dilakukannya apabila yang bersangkutan

9 110 diterima, dan 2 (dua) rekomendasi dari staf akademik yang kompeten. - Dalam proses seleksi perlu dipertimbangkan rasio pengajar yang akan ada di program studi jika calon yang bersangkutan diberangkatkan, agar keberlangsungan proses belajarmengajar di program studi tetap terjamin. 4. Proses Administrasi - Pencarian tempat/tujuan belajar dengan cara mencari brosur, informasi melalui internet ataupun lembaga/agency yang biasanya menyediakan informasi tentang hal tersebut. Jenis informasi yang dikumpulkan selain mengenai program yang tersedia dan statusnya juga biaya belajar, lama program, ijazah yang akan diperoleh dan sebagainya. - Penyiapan/pengiriman aplikasi untuk bidang-bidang yang mempunyai kesesuaian/relevansi dengan program studi/rencana pengembangan program studi. - Staf calon karya siswa yang sudah mengirimkan aplikasinya dimonitor hasilnya berupa Acceptance Letter. - Apabila calon yang akan diusulkan sudah definitif (sudah mendapatkan Acceptance Letter dari program pasca sarjana yang dituju, maka dibuat surat perjanjian ikatan dinas antara calon penerima tugas belajar dengan Direktur PIU/Rektor/Yayasan, yang intinya berisi pernyataan bahwa segera setelah selesainya belajar yang bersangkutan akan kembali ke institusinya dan akan tetap bekerja secara penuh waktu terus menerus sebanyak minimal 2 (dua) kali masa studi yang dibiayai + 1 (satu) tahun (Lampiran 1: Format Surat Perjanjian Standar/Kontrak). Pada dasarnya surat perjanjian ini dapat diperluas cakupannya sesuai dengan kepentingan institusi. - Direktur PIU mengusulkan nama calon peserta kepada CPCU dengan dilengkapi dengan catatan kronologis proses seleksi yang dilakukan dan dilanjutkan dengan penandatanganan kontrak (dalam tahap implementasi). - Paralel dengan langkah di atas, atas dasar pengusulan dan persetujuan Dekan, Rektor/Ketua dari institusi pendidikan

10 111 tinggi yang bersangkutan membuat surat pengusulan ke Ditjen Dikti untuk mendapatkan persetujuan. Selanjutnya pengajuan calon ini diproses ke Biro Kerjasama Luar Negeri (KLN) untuk mendapatkan surat dari Sekretariat Kabinet (Sek Kab) yang isinya persetujuan belajar ke luar negeri guna pengurusan bebas fiskal ke Kementerian Luar Negeri dan paspor biru bagi pegawai negeri serta paspor hijau untuk pegawai swasta. - Pemakaian agency untuk membantu pelaksanaan program ini juga dimungkinkan, tetapi biaya agency ditanggung oleh institusi. - Waktu pengurusan perizinan di KLN dan Kementerian Luar Negeri sampai dengan keluarnya surat dari Sek Kab memerlukan waktu kurang lebih 1 (satu) bulan sebelum pengurusan visa terhitung dari tanggal persetujuan Proyek/Dikti) dan sejumlah biaya (sekitar Rp ,-) yang perlu diperhitungkan. 5. Pembiayaan Pembiayaan adalah sesuai dengan biaya yang dibutuhkan. Plafon yang disebutkan pada RIP tidak harus dihabiskan karena perlu dilihat real cost yang dibutuhkan yang tergantung pada program studi dan negara yang dituju (misalnya negara ASEAN mungkin tidak membutuhkan biaya setinggi negara non ASEAN). 6. Dokumen Pendukung - Sebagai bahan pertimbangan persetujuan CPCU, PIU mengirimkan surat permohonan persetujuan ke CPCU dengan melampirkan dokumen sebagai berikut: - Surat permohonan persetujuan pelaksanaan program dari PIU ke CPCU yang diketahui oleh Rektor/Penanggung Jawab Kegiatan (Lampiran 3.b.); - Daftar Riwayat Hidup (Lampiran 4); - Draft kontrak (Lampiran 1); - Acceptance Letter dari universitas tujuan yang tidak bersyarat seperti harus mengikuti matrikulasi. Proyek HPEQ tidak dapat menanggung biaya matrikulasi;

11 112 - Berita Acara Proses Seleksi. C. Program Pendidikan Tidak Bergelar di Dalam Negeri 1. Jenis Program - Pelatihan yang dilakukan oleh lembaga yang kompeten sesuai dengan bidang studi yang akan dikembangkan (bukan oleh lembaga sendiri). - Magang, baik magang yang reguler diadakan maupun magang yang khusus diadakan atas permintaan, dengan bukti kuat bahwa magang itu bersifat profesional (dilampirkan profil magang yang bersangkutan yang berisikan program selama magang dan kompetensi yang akan dicapai). 2. Persyaratan calon - Calon yang dikirim adalah staf pengajar tetap atau tidak tetap atau staf administrasi pada fakultas kedokteran penerima hibah. Dosen luar biasa/perbantuan (terutama untuk clinical teaching) dapat dibiayai untuk pengembangan staf tidak bergelar sesuai bidang yang dibutuhkan untuk mengambil studi lanjut bidang medical education. Bagi dosen tersebut harus ada ikatan perjanjian dengan institusi pengirim 2 (dua) kali masa studi yang dibiayai + 1 (satu) tahun. - Topik program yang akan diambil harus sesuai dengan bidang ilmu yang dibutuhkan atau akan dikembangkan pada program studi yang bersangkutan (dibuktikan dengan CV yang menunjukkan latar belakang pendidikan, pengalaman, dan bidang tugas yang dipegang oleh calon peserta). 3. Tempat Magang/Training - Tempat penyelenggaraan program harus relevan dengan bidang ilmu yang akan diambil. - Perlu juga dipertimbangkan hasil akhir dari program yang membuktikan peningkatan kualifikasi peserta, baik berupa sertifikat maupun surat keterangan (untuk magang). - Tidak dilaksanakan di tempat perguruan tinggi sendiri.

12 Proses Seleksi - Disarankan untuk mengadakan sistem seleksi internal di program studi dengan menerapkan persyaratan tertentu untuk menjamin tercapainya manfaat maksimal untuk pengembangan program studi yang bersangkutan. - Panitia seleksi hendaknya terdiri dari Ketua Program Studi, Ketua Jurusan dan pihak lain yang berkompeten di program studi tersebut. - Diantara persyaratan yang perlu dipertimbangkan adalah: pencapaian karir akademis calon (prestasi akademis), prioritas bidang ilmu, senioritas, dan kesiapan calon, khususnya untuk program yang lebih dari 1 (satu) bulan. - Dalam proses seleksi perlu dipertimbangkan rasio pengajar yang akan ada di program studi jika calon yang bersangkutan diberangkatkan, agar keberlangsungan proses belajarmengajar di program studi dapat tetap terjamin, khususnya apabila program berlangsung lebih dari 1 (satu) bulan. 5. Proses Administrasi - Pencarian program dengan cara mencari brosur, informasi melalui internet ataupun lembaga/agency yang biasanya menyediakan informasi tentang hal tersebut. Jenis informasi yang dikumpulkan selain mengenai program yang tersedia juga besaran biaya, lama program, sertifikat yang akan diperoleh, dan sebagainya. - Berdasarkan informasi yang diperoleh dapat ditindaklanjuti dengan penyiapan/pengiriman aplikasi untuk mengikuti program tersebut khususnya program yang mempunyai kesesuaian/relevansi dengan program studi/rencana pengembangan program studi. - Proses pengiriman aplikasi/pendaftaran ini harus dilakukan dengan sepengetahuan Dekan Fakultas Kedokteran/Ketua Program Studi yang dikembangkan dengan sangat memperhatikan mutu dan kredibilitas dari lembaga tujuan. - Apabila calon yang akan diusulkan sudah definitif, maka dibuat surat perjanjian ikatan dinas antara calon penerima tugas belajar dengan Direktur PIU/Rektor/Yayasan, yang intinya

13 114 berisi pernyataan bahwa setelah selesai mengikuti program yang bersangkutan akan bekerja kembali di program studinya. - Direktur PIU mengusulkan nama calon peserta kepada CPCU dengan dilengkapi catatan kronologis proses seleksi yang dilakukan untuk mendapatkan alokasi pembiayaan dan dilanjutkan dengan penandatanganan kontrak (dalam tahap implementasi). - Paralel dengan langkah di atas, atas dasar pengusulan dan persetujuan Kaprodi, Dekan, Rektor/Ketua membuat surat pengusulan ke Ditjen Dikti untuk mendapatkan persetujuan. 6. Pembiayaan Pembiayaan harus sesuai dengan biaya yang dibutuhkan dan tergantung pada program serta tempat program diselenggarakan. Acuan biaya yang disediakan untuk program pendidikan tidak bergelar dalam negeri adalah sebagai berikut. Tabel 2. Pembiayaan Program Pendidikan Tidak Bergelar di Dalam Negeri Komponen Biaya SBU Volume Harga satuan Total Biaya pelatihan at cost Tiket PP at cost Tunjangan Awal Program tunjangan harian 4 hari tergantung kota Ilustrasi Jakarta: 1 hari Rp ,- + akomodasi Rp ,- Tunjangan Biaya Hidup tunjangan biaya hidup, dll 2 minggu 3 bulan dana settlement: 1 bulan pertama : 4 hari + (2 x BPPS) bulan berikutnya: Rp /bulan (BPPS: Rp /bulan) (2 x BPPS/bulan) Biaya Laporan Rp ,- Uang Taksi Rp ;-

14 115 - Tuition fee maksimal Rp ,-/training. - Dana settlement hanya diberikan untuk training di luar kota dan hanya diberikan pada bulan pertama. - Tunjangan biaya hidup untuk training di dalam kota hanya diberikan dalam bentuk uang taksi (Rp ,-/hari); maksimum 20 (dua puluh) hari dalam sebulan. 7. Dokumen Pendukung Sebagai bahan pertimbangan persetujuan CPCU, PIU harus mengirimkan surat permohonan persetujuan ke CPCU dengan lampiran dokumen sebagai berikut: - Surat izin meninggalkan tugas dari Ketua Program Studi, Dekan, dan Rektor; - Surat permohonan persetujuan pelaksanaan program dari PIU ke CPCU yang diketahui oleh Rektor/Penanggung Jawab Kegiatan (Lampiran 3.c.); - Daftar Riwayat Hidup (Lampiran 4); - Draft Kontrak (Lampiran 1); - Acceptance Letter dari universitas/institusi tujuan; - Program profile (program rinci yang memuat masalah/materi yang akan dipelajari sesuai dengan waktu yang tersedia. Program rinci ini harus memuat paling tidak rencana mingguan program pelatihan); - Term of Reference yang sudah disetujui oleh penyelenggara. D. Program Pendidikan Tidak Bergelar di Luar Negeri 1. Jenis Program Magang atau training yang bersifat reguler maupun yang khusus diadakan atas permintaan (tailor made), dengan bukti kuat bahwa magang itu bersifat profesional (dilampirkan profil magang yang bersangkutan yang berisikan program selama magang dan kompetensi yang akan dicapai).

15 Persyaratan calon - Calon yang dikirim adalah staf pengajar tetap atau tidak tetap atau staf administrasi pada fakultas kedokteran penerima hibah. Dosen luar biasa/perbantuan (terutama untuk clinical teaching) dapat dibiayai untuk pengembangan staf tidak bergelar sesuai bidang yang dibutuhkan untuk mengambil studi lanjut bidang medical education. Bagi dosen tersebut harus ada ikatan perjanjian dengan institusi pengirim minimal 2 (dua) kali masa studi yang dibiayai + 1 (satu) tahun. - Bidang/topik program yang akan diambil harus sesuai dengan bidang pekerjaan atau bidang ilmu yang dibutuhkan atau akan dikembangkan pada perguruan tinggi/program studi yang bersangkutan (dibuktikan dengan CV yang menunjukkan latar belakang pendidikan, pengalaman, dan bidang tugas yang diampu oleh calon peserta). - Calon harus memenuhi persyaratan/kualifikasi yang digariskan oleh program yang akan diambil seperti kualifikasi bahasa (TOEFL/IELTS). Calon baru dapat diberangkatkan ke luar negeri setelah memiliki nilai International TOEFL minimal 500, kecuali bagi calon lulusan degree program di luar negeri yang berbahasa Inggris dan paling lama lulusan 5 (lima) tahun terakhir. - Untuk kualifikasi bahasa, persyaratan TOEFL/IELTS atau kemampuan penguasaan bahasa non-english harus dipenuhi sebelum keberangkatan calon ke negara yang dituju. - Telah memperoleh Acceptance Letter (dilengkapi dengan informasi lama program, rincian program harian/mingguan, dan biaya program). 3. Tempat Magang atau Training - Tempat penyelenggaraan program harus relevan dengan bidang pekerjaan atau bidang ilmu yang akan diambil. Perlu dipertimbangkan bahwa institusi/negara yang dituju memang unggul dalam bidang ilmu yang akan diambil, bukan sematamata karena alasan kedekatan dari Indonesia.

16 117 - Perlu juga dipertimbangkan hasil akhir dari program yang membuktikan kualifikasi peserta, baik berupa sertifikat maupun surat keterangan. 4. Proses Seleksi - Sistem seleksi internal di dalam institusi/bagian/program studi perlu menerapkan persyaratan tertentu untuk menjamin tercapainya manfaat maksimal untuk pengembangan institusi/bagian/program studi yang bersangkutan. - Panitia seleksi hendaknya terdiri dari Kepala Bagian, Kepala Biro, Ketua Program Studi, dan pihak lain yang berkompeten di unit dan atau program studi tersebut. - Diantara persyaratan yang perlu dipertimbangkan adalah: pencapaian karir pekerjaan administrasi atau akademis calon (prestasi administratif atau akademis), prioritas bidang pekerjaan, bidang ilmu, senioritas, pemenuhan kualifikasi kemampuan bahasa (TOEFL) atau kemampuan bahasa lain. - Dalam proses seleksi untuk staf administrasi perlu dipertimbangkan rasio staf adminstrasi di unit tersebut, agar keberlangsungan proses pelayanan administrasi dapat tetap terjamin, khususnya bagi program yang berlangsung lebih dari 1 (satu) bulan. - Dalam proses seleksi untuk staf perlu dipertimbangkan ratio staf yang akan ada di bagian/program studi jika calon yang bersangkutan diberangkatkan, agar keberlangsungan proses belajar-mengajar pada bagian/program studi dapat tetap terjamin, khususnya bagi program yang berlangsung lebih dari 1 (satu) bulan. 5. Proses Administrasi - Pencarian program dengan cara mencari iklan, brosur, informasi melalui internet ataupun lembaga/agency yang biasanya menyediakan informasi tentang hal tersebut. Jenis informasi yang dikumpulkan selain mengenai program yang

17 118 tersedia juga biaya, lama program, sertifikat yang akan diperoleh dsb. - Pengiriman aplikasi untuk mengikuti program tersebut khususnya program yang mempunyai kesesuaian/relevansi dengan bagian/ program studi/ rencana pengembangan institusi/program studi. - Proses pengiriman aplikasi/pendaftaran ini harus dilakukan dengan sepengetahuan Kepala Bagian/Biro dari unit tersebut untuk staf administrasi, dan Ketua Jurusan program studi untuk staf akademik yang dikembangkan dengan sangat memperhatikan mutu dan kredibilitas dari lembaga yang menyelenggarakan program tersebut. - Apabila calon yang akan diusulkan sudah definitif, maka dibuat surat perjanjian ikatan dinas antara si calon penerima tugas belajar dengan Direktur PIU/Dekan/Rektor/Yayasan, yang intinya berisi pernyataan bahwa seselesainya yang bersangkutan mengikuti program akan bekerja kembali ke institusi asal. - Direktur PIU mengusulkan nama calon peserta kepada CPCU dengan dilengkapi dengan catatan kronologis proses seleksi yang dilakukan dan dilanjutkan dengan penandatanganan kontrak (dalam tahap implementasi). - Paralel dengan langkah di atas, atas dasar pengusulan dan persetujuan Rektor/Direktur/Kepala membuat surat pengusulan ke Ditjen Dikti untuk mendapatkan persetujuan. Selanjutnya pengajuan calon ini diproses ke KLN untuk mendapatkan surat dari Sek Kab yang isinya persetujuan mengikuti pelatihan di luar negeri dengan menggunakan dana pemerintah (bagi PNS dan non PNS). Sedangkan bagi PNS perlu mendapatkan ijin exit permit dan paspor dinas dari Kementerian Luar Negeri. Bagi pegawai swasta menggunakan paspor hijau yang dikeluarkan oleh Kantor Imigrasi Departemen Kehakiman. - Pemakaian agency untuk membantu pelaksanaan program ini juga dimungkinkan, tetapi biaya agency ditanggung oleh institusi bersangkutan. - Waktu pengurusan perizinan di KLN dan Kementerian Luar Negeri sampai dengan keluarnya Surat Izin Sekretariat Kabinet

18 119 memerlukan waktu kurang lebih 1 (satu) bulan sebelum pengurusan visa terhitung dari tanggal persetujuan oleh Proyek/Dikti. 6. Pembiayaan Pembiayaan adalah sesuai dengan biaya yang dibutuhkan, tergantung pada program studi dan negara yang dituju. Komponen biaya yang disediakan untuk program pendidikan tidak bergelar luar negeri adalah sebagai berikut. Tabel 3. Pembiayaan Program Pendidikan Tidak Bergelar di Luar Negeri Komponen Biaya SBU Volume Harga satuan Biaya Pelatihan at cost Tiket PP at cost Tunjangan Awal tunjangan 4 hari tergantung negara Program harian Tunjangan Biaya Hidup tunjangan biaya hidup, dll 2 minggu 3 bulan dana settlement: - hanya bulan pertama: 4 hari SBU + (1,5 x Degree Training) - bulan berikutnya : (1,5x biaya hidup Degree Training) Biaya Laporan Rp ,- 7. Dokumen Pendukung Sebagai bahan pertimbangan persetujuan CPCU dan proses berikutnya yaitu persetujuan Dikti, Sekretariat Kabinet, dan pembuatan paspor dinas (bagi PNS), surat permohonan persetujuan pelaksanaan overseas non-degree training dilampiri dokumen pendukung sebagai berikut: - Surat Permohonan Persetujuan Pelaksanaan Program dari PIU ke CPCU yang diketahui oleh Rektor/Penanggung Jawab Kegiatan (Lampiran 3.d.);

19 120 - Daftar Riwayat Hidup (Lampiran 4); - Permohonan paspor dinas (form seperti dalam Lampiran 5); - Pas foto ukuran 4x6 (10 lembar) ; - Fotocopy karpeg bagi dosen PNS; - Draft Kontrak (Lampiran 1); - Program profile (program rinci yang memuat masalah/materi yang akan dipelajari sesuai dengan waktu yang tersedia. Program rinci ini harus memuat paling tidak rencana mingguan program pelatihan); - Term of Reference yang sudah disetujui oleh penyelenggara; - Acceptance Letter dari universitas/institusi tujuan (undangan); - Fotokopi makalah yang akan disajikan (untuk seminar international); - Sertifikat International TOEFL (untuk peserta pelatihan minimum skor 500). Pengurusan dokumen tugas belajar memerlukan waktu, sehingga perlu diperhatikan masih tersedianya waktu antara penyampaian surat Rektor/Ketua dengan jadwal keberangkatan yang direncanakan, yang tentunya juga mempengaruhi penentuan waktu pemrosesan untuk langkah-langkah sebelumnya. E. In-house Training 1. Jenis Program In-house training adalah pelatihan yang dilaksanakan di dalam institusi dengan pangajar dari luar institusi. 2. Persyaratan Peserta - Peserta yang mengikuti in-house training adalah staf pengajar tetap atau tidak tetap atau staf administrasi pada fakultas kedokteran penerima hibah. - Topik in-house training yang akan dilaksanakan harus sesuai dengan bidang ilmu yang dibutuhkan atau akan dikembangkan pada program studi yang bersangkutan. - Peserta in-house training minimal 5 (lima) orang.

20 Pengajar In-House Training - Pengajar in-house training harus memiliki keahlian yang relevan dengan keahlian yang diperlukan untuk pengembangan fakultas kedokteran, yang dibuktikan dengan CV pengajar. - Pengajar training dapat berasal dari lembaga penyedia jasa pelatihan atau dari institusi pembina. 4. Proses Administrasi - Setiap training harus dilengkapi dengan TOR yang menunjukkan dengan jelas tujuan dan output kegiatan. - Bila institusi penyelenggara pelatihan adalah pihak ketiga (lembaga jasa pelatihan) maka pengadaannya mengikuti aturan pengadaan jasa dari Bank Dunia, sedangkan bila berasal dari institusi pembina dilakukan melalui cara swakelola. 5. Pembiayaan Komponen biaya terdiri dari: remunerasi pengajar pelatihan, barang habis pakai, konsumsi, perjalanan narasumber (at cost), transpor lokal bagi peserta sesuai ketentuan yang berlaku dan tidak boleh ada komponen honor bagi peserta. Tabel 4. Pembiayaan In-house Training Komponen Biaya Unit Volume Biaya Keterangan Narasumber OJ maksimal 3 Rp ,-/jam per kegiatan (tiga) jam Transpor OK PP at cost (narasumber) Uang Makan OH Rp ,-/hari Barang Habis Pakai <5%

21 Dokumen Pendukung Term of Reference (TOR) harus sudah disetujui oleh CPCU. IV.2. Alur Proses Administrasi A. Program Pendidikan di Dalam Negeri PIU Persetujuan PS/DEKAN REKTOR CPCU Direktur Ketenagaan DItjen DIkti Pelaksanaan

22 B. Program Pendidikan di Luar Negeri Panduan Pelaksanaan Program Hibah Kompetisi Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter (PHK-PKPD) Proyek HPEQ 123

23 IV.3. Implementasi Pelaksanaan overseas non-degree training (ONDT) dapat dilakukan setelah ada persetujuan dari CPCU. Proses pengurusan travel document dapat dilakukan setelah ada persetujuan dari CPCU dan calon ONDT baru diizinkan berangkat setelah ada persetujuan dari Sekretariat Kabinet atas penggunaan dana pinjaman untuk perjalan luar negeri. IV.4. Monitoring dan Pelaporan A. Program Pendidikan Tidak Bergelar di Dalam dan Luar Negeri - Peserta training/pelatihan wajib menyampaikan laporan kepada PIU paling lambat 1 (satu) bulan setelah selesainya pelaksanaan ONDT. Laporan berisi uraian pelaksanaan berikut hasil yang dicapai dengan melampirkan bukti-bukti yang ada diperoleh (sertifikat, materi yang didapat, dan lain-lain). - PIU melaporkan hasil pelaksanaan kepada CPCU. B. Program Pendidikan Bergelar di Dalam Negeri dan Luar Negeri - Karya siswa wajib menyampaikan laporan kepada PIU paling lambat 1 (satu) bulan setelah selesai studi. - Pengaktifan kembali yang bersangkutan dari tugas belajar sesuai dengan kondisi internal yang harus dipenuhi seperti perjanjian ikatan dinas, pengajaran di mata kuliah yang sesuai dengan bidang ilmu yang diambil. C. In-house Training Setelah selesai pelaksanaan kegiatan in-house training, panitia pelaksana harus membuat laporan yang diberikan kepada PIU paling lambat 1 (satu) bulan setelah selesai kegiatan. IV.5. Proses Pengurusan Administrasi Tabel 5. Proses Pengurusan Administrasi Program Pengembangan Staf No Proses Waktu 1 Proses di PIU 7 hari efektif 2 Persetujuan di CPCU 7 hari efektif 3 Persetujuan Ditjen Dikti, BKLN, Setkab, paspor Panduan Pelaksanaan Program Hibah Kompetisi Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter (PHK-PKPD) Proyek HPEQ 21 hari efektif 4 Proses Pengurusan VISA bulan 124

24 IV.6. Pembiayaan Item Pendanaan Transportasi *) Tabel 6. Pembiayaan Program Pengembangan Staf Domestic Degree Darat dan Udara Overseas Degree Darat dan Udara Domestic Non-Degree Darat dan Udara Overseas Non- Degree Lokal dan Internasional (Darat dan Udara) Tuition Fee at cost at cost at cost at cost Living Allowance Health Insurance **) Book Allowance Thesis Allowance Research Allowance Arrival Allowance Travel Document ***) *) **) Economic class and Garuda (domestic flight company) Refer to the prevailing regulation in the target country ***) If needed Penjelasan Item Pendanaan Biaya Pendaftaran Biaya pendaftaran untuk domestic degree training diberikan at cost berdasarkan invoice yang diberikan oleh universitas tujuan. Tuition Fee atau Biaya Penyelenggaraan Pendidikan Biaya Penyelenggaraan Pendidikan (BPP) diartikan at cost berdasarkan invoice yang diberikan oleh universitas tujuan. Pembayaran dapat dilakukan oleh PIU atau oleh karyasiswa. Living Allowance atau Biaya Hidup a. Pembayaran untuk domestic degree training mengacu pada standar BPPS/SBU. b. Untuk overseas non-degree training besarnya living alloawance tergantung negara yang dituju yang besarnya 1,5 (satu setengah) kali living allowance untuk overseas degree training yang dibiayai oleh pemerintah Indonesia. c. Untuk domestic non-degree training, living allowance setiap bulan besarnya maksimum 2 (dua) kali living allowance untuk degree training. Sedangkan bagi staf yang mengikuti non-degree training kurang dari 1 (satu) minggu dapat menggunakan sistem lumpsum dengan mengacu pada aturan Menteri Keuangan. Panduan Pelaksanaan Program Hibah Kompetisi Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter (PHK-PKPD) Proyek HPEQ 125

25 Pembayaran terhadap karyasiswa degree training dapat dilakukan setiap bulan atau tiga bulanan dimuka jika melalui pembayaran langsung ke karyasiswa atau melalui transfer ke rekening karyasiswa. Bagi karya siswa yang dapat menyelesaikan studinya sebelum waktu kontrak maka uang yang belum dipakai harus dikembalikan ke PIU. Sedangkan pembayaran untuk staf yang akan melakukan non-degree training dibayarkan langsung pada saat karya siswa akan berangkat training. Book Allowance Biaya buku untuk degree training mengacu pada standar BPPS dan pembayarannya dapat dilakukan sesuai dengan permintaan dari karyasiswa. Health Insurance Biaya asuransi kesehatan diberikan at cost berdasarkan invoice dari perusahaan asuransi. Pembayaran dapat dilakukan melalui staf yang akan ikut training atau langsung ke perusahaan asuransi. Travel Ticket Karya siswa akan diberikan return ticket dari universitas asal ke tempat universitas tujuan baik melalui perjalanan darat atau udara sesuai dengan ketersediaan transportasi yang ada. Untuk tiket udara yang diperbolehkan adalah kelas ekonomi yang diberikan at cost. Travel Document Biaya travel document diberikan bagi staf yang akan mengikuti overseas degree training yaitu biaya untuk pengurusan paspor dan visa. Tabel 7. Perkiraan Unit Cost per Bulan untuk Program Pendidikan Tidak Bergelar di Luar Negeri (dalam US$) Budget Component UK Netherland USA Canada Japan Australia ASEAN Countries Bench Fee at cost at cost at cost at cost at cost at cost at cost Allowance 1.975, , , , , ,- 750,- Airfare (international/ local) at cost at cost at cost at cost at cost at cost at cost Insurance > 150,- > 150,- > 150,- > 150,- > 150,- > 150,- > 150,- Ducumentation fee + 125, , , , , , ,- Panduan Pelaksanaan Program Hibah Kompetisi Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter (PHK-PKPD) Proyek HPEQ 126

26 LAMPIRAN Panduan Pelaksanaan Program Hibah Kompetisi Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter (PHK-PKPD) Proyek HPEQ 127

27 Lampiran 1 CONTOH KONTRAK DIRECTORATE GENERAL OF HIGHER EDUCATION HEALTH PROFESSIONAL EDUCATION QUALITY (HPEQ) PROJECT IBRD LOAN NO 7737-ID THROUGH UNIVERSITAS.. NO.. On this day,..,.. the month of.. in the year.. the undersigned: 1. Name.. NIP. 2. Name NIP. : As the Rector of.hereinafter called the FIRST PARTY : As a Staff at the.on Jln in this case acting as fellow financed by HPEQ IBRD Loan No 7737-ID through hereinafter called the SECOND PARTY The parties hereto have jointly agreed to enter into an agreement on self-managed fellowship assignment under the terms conditions as stated in the following Articles. ARTICLE 1 STUDY PROGRAM The FIRST PARTY assigns the SECOND PARTY, and the SECOND PARTY accepts the said assignment to implement a post graduate study program in: Subject : Program : University : Period : Commencement : ARTICLE 2 FELLOWSHIP FUND The FIRST PARTY provides the SECOND PARTY as referred to in Article 1 the postgraduate fellowship fund of (..) charged to HPEQ IBRD Loan No 7737-ID through. Panduan Pelaksanaan Program Hibah Kompetisi Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter (PHK-PKPD) Proyek HPEQ 128

28 ARTICLE 3 FELLOWSHIP ASSIGNMENT FUND ALLOCATION The fellowship fund provided by the FIRST PARTY for the SECOND PARTY during the period as referred to in Article 1 is specified as the following : No ITEM TOTAL Grand Total is TOTAL ARTICLE 4 DISBURSEMENT PHASE Scholarship disbursement by the FIRST PARTY to the SECOND PARTY shall be made in the several payments per term. ARTICLE 5 OBLIGATION OF FELLOW The SECOND PARTY shall implement the following obligations: 1. To submit quarterly progress report acknowledge by his tutor/professor to the FIRST PARTY 2. To submit the original receipts of tuition fee to the FIRST PARTY. 3. Inform the FIRST PARTY on the problems encountered in educational matters to the FIRST PARTY at the first opportunity 4. To complete the study program within the period as stipulated in Article 1 5. Return back to Indonesia after completion of his/her study program 6. To work as full-time at the..for period of 2n+1 (n=length of study) 7. The Rector Decree No.on General Rule on further study for.staff is applied for fellow Panduan Pelaksanaan Program Hibah Kompetisi Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter (PHK-PKPD) Proyek HPEQ 129

29 ARTICLE 6 OTHER 1. On the matters not being regulated herein shall be further stipulated in a separate provision 2. This agreement shall be signed on six thousand Rupiahs (Rp ,-) stamp duty. 3. In the case of any error here in, a proper correction shall be made. THE SECOND PARTY THE FIRST PARTY Stamp duty Rp ,- Name NIP Name NIP Panduan Pelaksanaan Program Hibah Kompetisi Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter (PHK-PKPD) Proyek HPEQ 130

30 Lampiran 2 Contoh Surat Permohonan Persetujuan Direktur Ketenagaan KOP SURAT CPCU PROYEK HPEQ Nomor : tanggal Lampiran : Hal : Permohonan izin pemberangkatan ke luar negeri a.n.. Yth. Direktur Ketenagaan Perguruan Tinggi Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional Jl. Jend. Sudirman, Pintu I, Senayan JAKARTA Bersama ini kami sampaikan bahwa : Nama : NIP : Tempat / Tanggal Lahir : Pangkat/Gol : Fak/P.S : Bermaksud ke luar negeri dalam rangka : Keperluan : Bidang : Tempat : Waktu : Sehubungan dengan ini kami menyetujui, dan kami mohon kiranya Saudara memberi ijin kepada yang bersangkutan untuk bisa mengikuti kegiatan tersebut. Sebagai bahan pertimbangan bersama ini kami kirimkan kelengkapan berkas persyaratan sebagai berikut : 1. fotocopy surat penerimaan 2. daftar riwayat hidup 3. surat perjanjian 4. permohonan paspor dinas 5. passphoto 4x6 berwarna sebanyak 8 lembar 6. fotocopy kartu pegawai 7. TOEFL/IELTS Demikian untuk dapat diproses lebih lanjut dan atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih. Tembusan : 1. Dekan Fakultas Kedokteran ybs 2. Yang bersangkutan Manajer Proyek Ttd Nama NIP Panduan Pelaksanaan Program Hibah Kompetisi Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter (PHK-PKPD) Proyek HPEQ 131

31 Contoh Surat Permohonan Persetujuan Ditjen Dikti dari Direktur Eksekutif PIU (Program Domestic Degree Training) KOP SURAT PIU Lampiran 3.a. Nomor : tanggal Lampiran : Hal : Permohonan izin tugas belajar di dalam negeri a.n.. Yth. Manajer Proyek Health Professional Education Quality (HPEQ) Project Gedung D Lantai 11 Kemendiknas Jl. Pintu I Senayan Jakarta Bersama ini kami sampaikan bahwa : Nama : NIP : Tempat / Tanggal Lahir : Pangkat/Gol : Fak/P.S : Bermaksud mengikuti program degree training di dalam negeri : Bidang : Tempat : Waktu : Sehubungan dengan ini kami menyetujui, dan kami mohon kiranya Saudara memberi izin kepada yang bersangkutan untuk bisa mengikuti kegiatan tersebut. Sebagai bahan pertimbangan bersama ini kami kirimkan kelengkapan berkas persyaratan sebagai berikut : 1. fotocopy surat penerimaan 2. Daftar Riwayat Hidup 3. fotocopy kartu pegawai 4. kontrak/rincian biaya Demikian untuk dapat diproses lebih lanjut dan atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih. Mengetahui, Rektor/Penanggung Jawab Kegiatan Ttd Nama NIP Direktur Eksekutif PIU Ttd Nama NIP Tembusan : 1. Rektor 2. Dekan Fak. Kedokteran ybs 3. Ketua Program Studi 4. Yang bersangkutan Panduan Pelaksanaan Program Hibah Kompetisi Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter (PHK-PKPD) Proyek HPEQ 132

32 Contoh Surat Permohonan Persetujuan Ditjen Dikti dari Direktur Eksekutif PIU (Program Overseas Degree Training) KOP SURAT PIU Lampiran 3.b. Nomor : tanggal Lampiran : Hal : Permohonan izin pemberangkatan ke luar negeri a.n.. Yth. Manajer Proyek Health Professional Education Quality (HPEQ) Project Gedung D Lantai 11 Kemendiknas Jl. Pintu I Senayan Jakarta Bersama ini kami sampaikan bahwa : Nama : NIP : Tempat / Tanggal Lahir : Pangkat/Gol : Fak/P.S : Bermaksud ke luar negeri dalam rangka : Keperluan : Bidang : Tempat : Waktu : Sehubungan dengan ini kami menyetujui, dan kami mohon kiranya Saudara memberi izin kepada yang bersangkutan untuk bisa mengikuti kegiatan tersebut. Sebagai bahan pertimbangan bersama ini kami kirimkan kelengkapan berkas persyaratan sebagai berikut : 1. TOR bagi peserta magang 2. fotocopy surat penerimaan sebagai tanggapan dari TOR 3. Daftar Riwayat Hidup 4. surat perjanjian 5. permohonan paspor dinas 6. passphoto 4x6 berwarna sebanyak 8 lembar 7. fotocopy kartu pegawai 8. TOEFL/IELTS 9. kontrak/rincian biaya Demikian untuk dapat diproses lebih lanjut dan atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih. Mengetahui, Rektor/Penanggung Jawab Kegiatan Ttd Nama NIP Direktur Eksekutif PIU Ttd Nama NIP Tembusan : 1. Rektor 2. Dekan Fak. Kedokteran ybs 3. Ketua Program Studi/Kepala Biro/Kepala Bagian 4. Yang bersangkutan Panduan Pelaksanaan Program Hibah Kompetisi Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter (PHK-PKPD) Proyek HPEQ 133

33 Contoh Surat Permohonan Persetujuan Ditjen Dikti dari Direktur Eksekutif PIU (Program Domestic Non Degree Training) KOP SURAT PIU Lampiran 3.c. Nomor : tanggal Lampiran : Hal : Permohonan Izin Pemberangkatan ke Luar Negeri a.n.. Yth. Penanggung Jawab Kegiatan Health Professional Education Quality (HPEQ) Project Gedung D Lantai 11 Kemendiknas Jl. Pintu I Senayan Jakarta Bersama ini kami sampaikan bahwa : Nama : NIP : Tempat / Tanggal Lahir : Pangkat/Gol : Fak/P.S : Bermaksud mengikuti program nondegree training di dalam negeri : Bidang : Tempat : Waktu : Sehubungan dengan ini kami menyetujui, dan kami mohon kiranya Saudara memberi izin kepada yang bersangkutan untuk bisa mengikuti kegiatan tersebut. Sebagai bahan pertimbangan bersama ini kami kirimkan kelengkapan berkas persyaratan sebagai berikut : 1. TOR bagi peserta magang 2. fotocopy surat penerimaan sebagai tanggapan dari TOR 3. Daftar Riwayat Hidup 4. fotocopy kartu pegawai 5. kontrak/rincian biaya Demikian untuk dapat diproses lebih lanjut dan atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih. Mengetahui, Rektor/Penanggung Jawab Kegiatan Ttd Nama NIP Direktur Eksekutif PIU Ttd Nama NIP Tembusan : 1. Rektor 2. Dekan Fak. Kedokteran ybs 3. Ketua Program Studi/Kepala Biro/Kepala Bagian 4. Yang bersangkutan Panduan Pelaksanaan Program Hibah Kompetisi Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter (PHK-PKPD) Proyek HPEQ 134

34 Contoh Surat Permohonan Persetujuan Ditjen Dikti dari Direktur Eksekutif PIU (Program Overseas Non Degree Training) KOP SURAT PIU Lampiran 3.d. Nomor : tanggal Lampiran : Hal : Permohonan izin pemberangkatan ke luar negeri a.n.. Yth. Manajer Proyek Health Professional Education Quality (HPEQ) Project Gedung D Lantai 11 Kemendiknas Jl. Pintu I Senayan Jakarta Bersama ini kami sampaikan bahwa : Nama : NIP : Tempat / Tanggal Lahir : Pangkat/Gol : Fak/P.S : Bermaksud ke luar negeri dalam rangka : Keperluan : Bidang : Tempat : Waktu : Sehubungan dengan ini kami menyetujui, dan kami mohon kiranya Saudara memberi izin kepada yang bersangkutan untuk bisa mengikuti kegiatan tersebut. Sebagai bahan pertimbangan bersama ini kami kirimkan kelengkapan berkas persyaratan sebagai berikut : 1. TOR bagi peserta magang 2. fotocopy surat penerimaan sebagai tanggapan dari TOR 3. Daftar Riwayat Hidup 4. surat perjanjian 5. permohonan paspor dinas 6. passphoto 4x6 berwarna sebanyak 8 lembar 7. fotocopy kartu pegawai 8. TOEFL/IELTS 9. kontrak/rincian biaya Demikian untuk dapat diproses lebih lanjut dan atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih. Mengetahui, Rektor/Penanggung Jawab Kegiatan Ttd Nama NIP Direktur Eksekutif PIU Ttd Nama NIP Tembusan : 1. Rektor 2. Dekan Fak. Kedokteran ybs 3. Ketua Program Studi/Kepala Biro/Kepala Bagian 4. Yang bersangkutan Panduan Pelaksanaan Program Hibah Kompetisi Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter (PHK-PKPD) Proyek HPEQ 135

35 Lampiran 4 Format Daftar Riwayat Hidup DAFTAR RIWAYAT HIDUP UNTUK TUGAS KE LUAR NEGERI 1. Nama : 2. Departemen/Direktorat Jenderal : 3. Alamat Kantor dan Nomor Telepon : 4. Alamat : 5. Tempat dan Tanggal Lahir : 6. a. Jabatan/Golongan : b. NIP/Karpeg : 7. a. Kawin/Belum Kawin b. Tanggungan Keluarga : 8. Kemampuan Bahasa : Bahasa...aktif, pasif Bahasa...aktif, pasif Bahasa...aktif, pasif 9. Riwayat Pendidikan dan Latihan diperoleh Ijazah/Sertifikat : 10. Negara yang dituju : 11. Bidang pelajaran yang diinginkan/ditugaskan : Lamanya belajar di luar negeri 13. Untuk belajar ini pernah diminta bantuan juga dari a. Nama Donor/Badan Asing : b. Kapan : c. Hasil : 14. Telah pernah ke luar negeri a. Negara : b. Kapan : c. Untuk apa : d. Nomor dan tanggal Surat Keputusan : Mengetahui Departemen Pendidikan Nasional Kepala Biro Kerjasama Luar Negeri Jakarta.. Dibuat dengan sebenarnya, Calon yang bersangkutan Mengetahui, Nama Perguruan Tinggi (Nama) NIP Panduan Pelaksanaan Program Hibah Kompetisi Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter (PHK-PKPD) Proyek HPEQ 136

36 Lampiran 5 Format Permohonan Paspor Dinas DEPARTEMEN LUAR NEGERI REPUBLIK INDONESIA PASPOR DIPLOMATIK/DINAS*) No.:... Dikeluarkan tanggal... Berlaku s.d. tanggal... Exit No. KAB/... Tanggal... ================================================= PERMOHONAN PASPOR DIPLOMATIK/DINAS*) Nama lengkap : TANDA-TANDA Pekerjaan/Jabatan : Rambut Alis Tanggal lahir : Alamat rumah sekarang :.... Mata Hidung Alamat kantor/instansi :.. Kumis Janggut Alamat Keluarga yang di- : Tinggi cm tinggalkan di Indonesia.. Tanda-tanda istimewa Surat Keputusan dari : Tanggal dan Nomor SK : Negeri yang dituju : Keperluan : Berangkat paling lambat : Lamanya di luar negeri : Diperlukan visum untuk : Entry : Kunjungan : Transit : Keterangan * Coret yang tidak perlu Jakarta, Tanda tangan pemohon. Panduan Pelaksanaan Program Hibah Kompetisi Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter (PHK-PKPD) Proyek HPEQ 137