MATERI PELATIHAN DESAIN GRAFIS DAN APLIKASI PERKANTORAN S T A F T A T A U S A H A. Materi Pelatihan Staf Tata Usaha SMP Negeri 1 Salatiga Halaman 0

Transkripsi

1 MATERI PELATIHAN DESAIN GRAFIS DAN APLIKASI PERKANTORAN Oleh : F. Denie Wahana, S.Kom. S T A F T A T A U S A H A SMP NEGERI 1 SALATIGA 2013/2014 Materi Pelatihan Staf Tata Usaha SMP Negeri 1 Salatiga Halaman 0

2 PETA MATERI PELAKSANAAN PELATIHAN STAF TATA USAHA SMP NEGERI 1 SALATIGA TAHUN PELAJARAN 2013/2014 No MATERI PERTEMUAN AMP Font Viewer 1. Mengenal 2. Download 3. Menginstall 4. Membuka dan memulai 5. Mengenal Area Kerja 6. Pengaturan dan penggunaan 7. Menghapus Font 8. Menambah Font 9. Latihan mendownload font 2 Mengenal jenis-jenis ekstensi file komputer 3 Mail Merge 4 Adobe Photoshop 5 CorelDraw Materi Pelatihan Staf Tata Usaha SMP Negeri 1 Salatiga Halaman 1

3 AMP Font Viewer AMP Font Viewer adalah software pengorganisasian font yang digunakan untuk mencari, mengatur kategori dan memilih font favorit yang ada dikomputer kita. Software ini kita pilih karena bersifat gratis di download yang akan banyak membantu untuk mengelola font pada setiap proses pembuatan karya desain, baik itu Photoshop atau CorelDraw. Keberadaan font dalam komputer merupakan hal yang wajib ada. Ketika komputer diinstall pertama kali telah terdapat font default bawaan windows. Kebutuhan akan bentuk dan jenis font membuat user secara berkala melakukan install font untuk kebutuhan pekerjaan maupun tugasnya. Beberapa hal yang sering dilakukan adalah download dan install font yang antik dan unik. Namun untuk mengetahui bentuk font tersebut jika menggunakan fasilitas font viewer milik windows sangatlah tidak praktis, karena harus membuka font satu persatu dalam jendela yang berbeda. Akibatnya user harus membuka dan menutup jendela font viewer untuk melihat bentuk font yang dicari. AMP Font Viewer adalah software yang dapat membantu anda untuk melihat bentuk tampilan font dengan mudah. Font akan ditampilkan dalam satu jendela layaknya jendela explorer. Anda bisa melihat bentuk font satu persatu tanpa harus menutup dan membuka jendela. Dengan software AMP Font Viewer, user dapat melihat font yang telah terinstall dikomputer maupun font yang belum di install (berada dalam folder atau drive lain seperti flashdisk maupun harddisk). Kemudahan lainnya adalah user dapat dengan mudah untuk menginstall font yang dibutuhkan maupun uninstall font yang tidak disukai. Berikut ini adalah link dimana kita bisa mendownload AMP Font Viewer atau bisa kita search di google.com dengan kata kunci font Viewer Berikut ini merupakan langkah-langkah yang bisa dipelajari dengan mudah 1. Kita buka web browser, Mozilla FireFox 2. Kemudian kita ketikkan alamat pada address bar dan tekan tombol enter 3. Ketik kata kunci pada kota search engine google dengan kata : font viewer Materi Pelatihan Staf Tata Usaha SMP Negeri 1 Salatiga Halaman 2

4 4. Kita pilih AMP Font Viewer AMPSoft.net 5. Sehingga tampilan seperti dibawah ini, kemudian kita pilih Download 6. Kemudian akan muncul pilihan seperti dibawah ini 7. Kita pilih ZIP file, karena lebih aman terhadap serangan malware terhadap file Installer 8. Langkah selanjutnya kita pilih Save File, kemudian kita pilih OK untuk memulai mendownload Materi Pelatihan Staf Tata Usaha SMP Negeri 1 Salatiga Halaman 3

5 9. Langkah ini karena kita tidak menggunakan Downlad Manager, karena kita sekalian latihan dengan cara manual, supaya terbiasa jika suatu saat Aplikasi Download Manager kita lagi bermasalah. Berikutnya setelah kita arahkan pointer ke arah kanan atas pada tombol anak panah ke bawah atau bisa kita tekan Ctrl+J 10. Kemudian kita klik kanan file FontViewer.zip yang baru kita download, terus kita pilih Open Containing Folder 11. Sehingga akan muncul seperti gambar dibawah ini 12. Atau jika jendela tertutup kita bisa cek menggunakan Windows Explorer pada alamat : My Documents\Download\Compressed 13. Langkah berikutnya kita ekstrak file FontViewer.ZIP dengan cara kita klik kanan file FontViewer.ZIP kemudian kita klik Extract Here Materi Pelatihan Staf Tata Usaha SMP Negeri 1 Salatiga Halaman 4

6 14. Setelah di ekstrak maka akan muncul file aplikasi FontViewer.EXE 15. Untuk menjalankan kita bisa double klik file FontViewer.EXE, sehingga muncul seperti gambar dibawah ini Materi Pelatihan Staf Tata Usaha SMP Negeri 1 Salatiga Halaman 5

7 Alternatif jika cara perttama tidak berhasil kita masih bisa menggunakan cara di bawah ini 1. Kunjungi blog 2. Kemudian kita klik Kategori Baru Materi Pelatihan, seperti gambar diatas 3. Setelah itu kita klik Font Viewer Free Download, sehingga tampil seperti dibawah ini 4. Kemudian kita klik Download Materi Pelatihan Staf Tata Usaha SMP Negeri 1 Salatiga Halaman 6

8 Kemudian kita masukkan Kode Verifikasi yang berubah-ubah, disini kita beri contoh kita masukkan Kode Verifikasi : 7wq2p pada kota yang tersedia 6. Setelah kita masukkan Verifikasi Kode, kita uncheck Download with ziddu accelerator and get recommended offers, hal tersebut supaya kita tidak disulitkan dalam proses download 7. Langkah selanjutnya kita bisa klik Tombol Download 8. Kemudian kita klik Start Download, cara ini berbeda dengan cara sebelumnya. Dimana kali ini jika sudah terpasang Aplikasi Internet Download Manager 9. Jika sudah selesai kita bisa klik Open Folder, atau kita ke alamat My Documents\Download\Compressed 10. Langkah berikutnya kita ekstrak file FontViewer_d3Nie.RAR, dengan cara kita klik kanan FontViewer_d3Nie.RAR, kemudian kita klik Extract Here seperti gambar dibawah ini 11. Langkah ini juga agak berbeda dengan cara sebelumnya. Karena kita akan berlatih untuk menginstall Aplikasi Font Viewer ini. Kemudian kita coba untuk install Aplikasi dengan cara kita double klik FontViewerSetup.exe Materi Pelatihan Staf Tata Usaha SMP Negeri 1 Salatiga Halaman 7

9 12. Kemudian akan muncul tampilan seperti dibawah ini, terus kita klik I Agree 13. Klik Next 14. Klik Install 15. Tunggu proses installasi sampai seperti gambar dibawah ini 16. Untuk mengakhri kita klik Close 17. Jika ada pertanyaan seperti diatas kita klik No Latihan 1. Download program aplikasi AMP Font Viewer 2. Tentukan file installer atau file jadi (EXE) yang akan anda gunakan 3. Lakukan proses instsallasi program AMP Font Viewer sampai siap untuk digunakan 4. Copy file hasil download and ke Flashdisk masing-masing dengan membuatkan folder tersendiri dengan nama folder AMP Font Viewer Materi Pelatihan Staf Tata Usaha SMP Negeri 1 Salatiga Halaman 8

10 Cara mulai Aplikasi AMP Font Viewer 1. Install Aplikasi AMP Font Viewer, sudah dijelaskan pada materi sebelumnya 2. Jika sudah tersedia shortcut pada Desktop Aplikasi AMP Font Viewer, tinggal kita buka dengan cara double klik Shortcut tersebut Jika kita menggunakan cara pertama dalam pemasangan Aplikasi AMP Font Viewer, kita bisa buka melalui Windows Explorer pada alamat My Documents\Download\Compressed seperti gambar dibawah ini Kita buka dengan cara double klik Aplikasi Font Viewer.exe 3. Dibawah ini adalah tampilan Aplikasi AMP Font Viewer Materi Pelatihan Staf Tata Usaha SMP Negeri 1 Salatiga Halaman 9

11 Mengenal Area Kerja AMP Font Viewer Keterangan : 1. Window Size Installed Font by Category Merupakan fasilitas untuk Minimize, Restore Down dan Close jendela Installed Font Minimize : untuk meminimalkan ukuran jendela aplikasi Restore Down/ maximize : secara bergantian untuk memaksimalkan ukuran jendela aplikasi dan mengembalikan ukuran jendela aplikasi ke ukuran semula Close : untuk menutup aplikasi 2. Title bar Installed Font by Category Merupakan baris judul Installed Font by Category 3. Menu bar Installed Font by Category Merupakan barisan menu Installed Font by Category 4. Font Installed and Sample Merupakan macam-macam font dan contoh bentuk dan ukurannya yang sudah terpasang di komputer 5. Window Size AMP Font Viewer Merupakan fasilitas untuk Minimize, Restore Down dan Close jendela AMP Font Viewer Minimize : untuk meminimalkan ukuran jendela aplikasi Restore Down/ maximize : secara bergantian untuk memaksimalkan ukuran jendela aplikasi dan mengembalikan ukuran jendela aplikasi ke ukuran semula Close : untuk menutup aplikasi 6. Title Bar AMP Font Viewer Merupakan baris judul AMP Font Viewer 7. Menu bar AMP Font Viewer Merupakan barisan menu AMP Font Viewer 8. Tab Menu Not Installed Font Merupakan menu tab Installed Font 9. Scrollbar Installed Fonts Merupakan penggulung layar ke atas dan kebawah pada Installed Font Materi Pelatihan Staf Tata Usaha SMP Negeri 1 Salatiga Halaman 10 12

12 10. Sample (Preview) Merupakan macam-macam font dan contoh bentuk dan ukurannya yang sudah terpasang di komputer 11. Sub Families Font Merupakan kumpulan font yang sejenis 12. Status Bar Merupakan yang memberikan informasi tentang font yang sedang kita kerjakan 13. Tab Installed Font Merupakan Tab Font yang sudah terpasang di komputer 14. Font Installed Merupakan macam-macam font yang sudah terpasang di komputer 15. Font Style Merupakan gaya font yang bisa diterapkan dalam font Bold : untuk menebalkan font Italic : untuk memiringkan font Underline : untuk memberi garis bawah font Font Size : untuk memberi warna font Font Color : untuk memberi warna font Show character : untuk menampilkan 255 karakter lainnya 16. View Font List/ View Categories Merupakan tombol untuk menutup AMP Font Viewer dan menuju ke jendela Installed Font by Category Latihan 1. Bukalah aplikasi AMP Font Viewer 2. Cari dan sebutkan versi yang aplikasi AMP Font Viewer yang sedang anda gunakan! Materi Pelatihan Staf Tata Usaha SMP Negeri 1 Salatiga Halaman 11

13 Pengaturan dan Penggunaan AMP Font Viewer Mengganti sampel dengan tulisan yang inginkan bagian 1 1. Klik Options Options Pada Default sample : The quick brown fox jumps over the lazy dog. Jackdaws love my big sphinx of quartz (.,:;-*!?') Ganti dengan tulisan yang kita inginkan, misal : F. Denie Wahana 3. Jika sudah kita akhiri dengan Klik OK 4. Sehingga akan muncul tulisan seperti gambar di bawah ini 5. Penggunaannya cukup mudah kita tinggal pilih jenis font yang ada pada Installed Font, maka akan terlihat pada jendela Sample 6. Untuk penggunaan fasilitas AMP Font Viewer bisa kita kombinasi dengan Font Style Materi Pelatihan Staf Tata Usaha SMP Negeri 1 Salatiga Halaman 12

14 Mengganti sampel dengan tulisan yang inginkan bagian 2 Cara yang kedua ini lebih baik, karena kita bisa melihat hasil tulisan yang kita ganti dan yang kita inginkan disemua jenis font. 1. Klik View Font List / View Categories 2. Kemudian tampilan akan seperti dibawah ini Materi Pelatihan Staf Tata Usaha SMP Negeri 1 Salatiga Halaman 13

15 3. Kemudian pilih Font, misal Font Broadaway yang akan kita gunakan, kemudian klik kanan font Broadaway tersebut Define Sample, sehingga seperti dibawah ini 4. Ketik Tulisan yang kita inginkan 5. Klik OK, sehingga tampilan seperti dibawah ini 6. Cara mengembalikan ke halaman utama dengan double klik sembarang Font yang ada Latihan 1. Rubahlah text pada sampel menjadi lengkap nama anda 2. Carilah bentuk font yang anda sukai 3. Ingat atau tulislah font-font yang anda sukai tersebut supaya tidak lupa pada notepad dan simpan ke dalam folder AMP Font Viewer pada flasdisk dengan nama fie : Font Favorite Materi Pelatihan Staf Tata Usaha SMP Negeri 1 Salatiga Halaman 14

16 Menghapus Font yang ada di dalam sistem operasi Tujuan penghapusan ini adalah mengurangi font yang jarang kita pakai dan bahkan font yang tidak kita sukai. Sehingga yang tampak adalah font yang sering kita gunakan dan font favorit kita. Disini semua resiko ditanggung oleh anda yang mau mencoba, penulis hanya menyajikan tutorialnya untuk sarana belajar Langkah-langkahnya : 1. Tutup semua aplikasi yang sedang berjalan 2. Perhatikan nama font yang ada, kemudian pilih, misal : Arial Unicode MS 3. Klik File Unistall Font, atau klik kanan font Arial Unicode MS - Unistall Font 4. Kemudian klik Uninstall Latihan 1. Tutup semua program aplikasi selain AMP Font Viewer 2. Amati font-font yang sudah ada di komputer pada aplikasi AMP Font Viewer 3. Catat nama font-font yang tidak anda sukai 4. Hapuslah font-font yang anda tidak sukai tersebut melalui aplikasi AMP Font Viewer 5. Lakukan pengecekan, apakah font yang anda hapus benar-benar sudah terhapus Materi Pelatihan Staf Tata Usaha SMP Negeri 1 Salatiga Halaman 15

17 Menambah Font Tujuan penambahan ini adalah menambah font yang sukai. Disarankan menambah font sedikit demi sediti karena tidak semua jenis font indah bentuknya. Semua resiko ditanggung oleh anda yang mau mencoba, penulis hanya menyajikan tutorialnya untuk sarana belajar Langkah-langkahnya : 1. Tutup semua aplikasi yang sedang berjalan 2. Kita siapkan file font, atau kita search melalui google.com 1. Misal salah satu blog kita buka sebagai contoh : 2. Kemudian kita unduh dengan klik DOWNLOAD DISINI Materi Pelatihan Staf Tata Usaha SMP Negeri 1 Salatiga Halaman 16

18 3. Langkah berikutnya kita klik Download 4. Selanjutnya langkah dalam mendownload sudah diajarkan pada sesi sebelumnya 5. Hasil dari download kita ekstrak dan kita letakkan ditempat yang kita inginkan Misal untuk kali ini kita letakkan di My Documents\Download\Compressed 6. Selanjutnya kita buka aplikasi AMP Font Viewer, dan kita pilih Not Installed Fonts 7. Arahkan alamat ke alamat dimana kita mengekstrak hasil download tadi Materi Pelatihan Staf Tata Usaha SMP Negeri 1 Salatiga Halaman 17

19 My Documents\Download\Compressed\Weding font 8. Sebelum kita install kita bisa memilih dulu font dan penampakannya di jendela tengah dan kanan dari Aplikasi AMP Font Viewer dengan cara klik Font yang tersedia 9. Kemudian jika sudah pasti ingat juga nama file font tersebut, kali ini Font yang akan kita install adalah Edwardian Script.TTF. Maka langkah selanjutnya adalah kita klik Install selected font Materi Pelatihan Staf Tata Usaha SMP Negeri 1 Salatiga Halaman 18

20 10. Kemudian kita cek, apakah sudah terinstall Latihan 1. Download-lah file font dengan mencari website atau blog yang menyediakan download font gratis menggunakan search engine selain dari contoh yang telah diberikan! 2. Setelah download lihatlah bentuk dari font tersebut menggunakan AMP Font Viewer 3. Temukan font favorite baru anda dan catatlah nama fontnya 4. Installah font-font tersebut pada komputer menggunakan AMP Font Viewer 5. Bagaimana kesimpulan anda setelah mempelajari AMP Font Viewer? 6. Tuliskan kelebihan dan kelemahan setelah menggunakan aplikasi AMP Font Viewer Materi Pelatihan Staf Tata Usaha SMP Negeri 1 Salatiga Halaman 19

21 Mengenal Jenis-Jenis Ekstensi File Komputer Bagi kita yang masih awam kita akan dibuat sedikit pusing oleh jenis-jenis file yang bertebaran di dunia perkomputeran yang sangat banyaknya. Entah puluhan atau ratusan jumlahnya. Dan sepertinya akan terus bertambah tuh, jenis-jenis file atau yang lebih dikenal dengan sebutan Ekstensi File. Dan untuk lebih jelasnya tentang Ekstensi file, berikut ini sebagian kecil saja dari jenis-jenis extensi (format file) yang ada. Dan ekstensi-ekstensi berikut ini akan banyak ditemui jika kita memakai sistem operasi Windows. No Ekstensi Keterangan 1 *.EXE [Executable] File aplikasi yang sudah dicompilasi. Bekerjanya di OS Windows. Biasanya aplikasi, atau installer software akan berekstensi *.exe 2 *.ZIP / *.RAR File yang telah dikompresi hingga ukurannya menyusut beberapa kilobyte/ MB. Software yang digunakan seperti WinZIP, WinRAR, 7zip, Gpsplit, Peazip, dsb. 3 *.DOC / *.DOCX File editable yang digunakan untuk tulis menulis dan keperluan office. Software untuk membukanya antara lain Microsoft Word, Open Office. 4 *.XLS [excel document] file database yang dapat dibuka dengan MS excel 5 *.PPT [powerpoint Presentation] file presentasi hasil dari MS PowerPoint. 6 *TXT File tulis-menulis standart yang dapat dibuka dengan Notepad, notepad ++, Wordpad, dll. 7 *.JPEG / *.JPG [Join Photographic Expert Group]File gambar yang paling banyak bertebaran di harddisk komputer. JPEG adalah perkembangan dari JPG {versi jadulnya JPEG} 8 *.GIF File gambar/image yang biasanya berbentuk animasi. Software untuk membuka file gambar adalah ACDSee, Photoshop, Gimp, Picasa, dll. 9 *.PNG [Portable Network Graphic] file gambar yang sejenis dengan JPEG. 10 *.ICO / *.ICNS File yang dapat digunakan sebagai icon-icon file di dalam komputer. Untuk membuatnya bisa menggunakan IcoFX. ICO bekerja di Window, dan ICNS bekerja di Macintosh. 11 *.HTM / *.HTML / *.MHTML File-File yang digunakan untuk membangun dokumen web. Dibuka dengan Browser seperti Firefox, IE, Opera, dll. dan dapat diedit dengan notepad, Adobe Dreamweaver, MS Frontpage, dll. 12 *.ISO File yang musti dibakar dengan software Nero, atau yang lainnya untuk dapat digunakan. Biasanya berisi file Operating Sistem, Game, ataupun aplikasi lain. 13 *.REG File Registry windows. Dapat dibuka dengan Regedit, notepad, Notepad ++, atau text editor lainnya. 14 *.BAT [batch file] file yang dapat dieksekusi oleh command prompt. Bisa dibuat dan diedit dengan Text editor seperti notepad, dll. 15 *.TFT/ *.TTF [Tagged Image Format File ] File yang berisi font, dan dapat diinstal di komputer kamu. bisa dibuka dengan Font Viewer. 16 *.MP3 File musik tanpa tampilan video. File ini terkompresi, jadi ukurannya lumayan kecil. Diputar dengan Winamp, WMP, dll. Materi Pelatihan Staf Tata Usaha SMP Negeri 1 Salatiga Halaman 20

22 17 *.AMR [Adaptive Multi Rate] File suara yang ukurannya sangat kecil karena telah dikompresi. Biasanya menjadi output dari sebuah recorder pada Handphone. Dapat dibuka dengan Winamp. WMP, ataupun media Player Classic. 18 *. AAC [Advanced Audio Coding] File Audio yang ukurannya juga kecil, karena terkompresi, tapi kualitasnya tetap bagus 19 *.MIDI [Musical Instrument Digital Interface] File audio yang berisi tangga nada. Banyak ditemui di perangkat-perangkat Mobile. 20 *.AVI [Audio Video Interlaced], File standar untuk DVD. Dapat dibuka dengan Cyberlink power DVD, GOM player, WMP, Media Player Classic, dll. 21 *.3GP File Audio Video standart untuk perangkat Mobile/Ponsel. Bisa dibuka dengan Real Player, dll. 22 *.MP4 File Audio Video Ukuran Mobile dengan resolusi kecil. 23 *.WMV [Windows Media Video] File Video yang sering dipakai pada PDA (smartphone) berbasis windows. 24 *.MPG/MPEG File video yang bisa dibuka dengan Windows Media Player, dll. 25 *.FLV [File Flash Video] File Video yang bisa dibuka dengan FLV player, dll. Video-video YouTube umumnya berekstensi ini. Ini hanyalah sebagian kecil dari Ekstensi yang ada di dunia komputer. Semoga dapat bermanfaat untuk menunjang kerja kita. Latihan 1. Buatlah Folder di Local Disc (D:), dengan nama Latihan Ekstensi 2. Carilah file yang berekstensi contoh-contoh diatas di komputer anda menggunakan fasilitas search 3. Satu persatu ekstensi jika sudah ketemu silahkan anda copy ke Folder Latihan Esktensi 4. Sudah bisakah anda melihat ukuran file dari file-file yang anda temukan? 5. Type apa saja yang terdeteksi di setiap file yang sudah anda temukan? 6. Sudah bisakah anda mengidentifikasi suatu file? Materi Pelatihan Staf Tata Usaha SMP Negeri 1 Salatiga Halaman 21

23 MAIL MERGE Mail Merge atau surat masal adalah salah satu fasilitas di Microsoft Word untuk mempermudah user melakukan pekerjaan dengan hanya membuat satu format surat namun dengan berbagai tujuan alamat dan nama yang berbeda. Tentu hal ini akan sangat mempermudah sekali pekerjaan kita. Kita tidak perlu lagi mengetik satu persatu tujuan dan nama alamat yang dituju, cukup hanya dengan mengetik daftar nama serta alamat yang dikehendaki maka nama, alamat yang dibuat akan langsung bergabung atau merger dengan format surat tadi. Tidak hanya format surat saja kegunaan mail merge ini, Jika kita mengetik dengan format yang sama atau blanko formulir yang sama namun dengan isian yang berbeda, maka mail merge lah solusinya. Cukup buat format blangko atau formulir yang dikehendaki dan membuat daftar isian formulir, maka sudah cukup. Hasilnya, setiap isian dari formulir tersebut akan silih berganti sesuai dengan daftar yang telah dibuat. Untuk membuat mail merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu: Dokumen Master, dokumen yang isinya sama untuk semua penerima. Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima. Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya. Untuk membuat Mail Merge kali ini langkah-langkahnya adalah sebagai berikut : 1. Buatlah satu Folder melalui Windows Explorer di Local Disc (D:) atau flashdisk anda dengan nama folder Mail Merge, folder ini berfungsi supaya antara dokumen master dengan data source menjadi satu sehingga dalam proses pencarian atau menata file kita lebih mudah 2. Buat dokumen terlebih dahulu (bisa berupa surat, blangko formulir, atau dokumen yang lain) Untuk kali ini ketiklah naskah dibawah ini dengan menggunakan program Microsoft Word Materi Pelatihan Staf Tata Usaha SMP Negeri 1 Salatiga Halaman 22

24 3. Simpanlah ke dalam Folder Mail Merge yang sudah kita buat di Local Disk (D:) dengan nama file : Formulir Pendaftaran 4. Klik tab Mailings kemudian klik Start Mail Merge, pilih Step by Step Mail Merge Wizard 5. Akan muncul panel Mail Merge disebelah kanan jendela Word anda. 6. Pada Select document type pilih Letters kemudian klik Next pada bagian bawah untuk melanjutkan 7. Pilih Use the current document kemudian klik Next 8. Pada pilihan select recipients, jika anda belum membuat daftarnya pilih saja Type a new list kemudian klik Create. Materi Pelatihan Staf Tata Usaha SMP Negeri 1 Salatiga Halaman 23

25 9. Akan muncul jendela New Address list. Untuk memudahkan pekerjaan kita nantinya sebaiknya kolom yang ada dihapus kemudian dibuat kolom isian yang baru sesuai dengan yang dibutuhkan. a. Klik Customize columns b. Pilih filed name kemudian klik tombol delete, sampai semua nama kolom terhapus. c. Untuk membuat field name baru klik Add kemudian beri nama sesuai dengan kebutuhan (seperti Nama, Alamat, dsb) Materi Pelatihan Staf Tata Usaha SMP Negeri 1 Salatiga Halaman 24

26 d. Tambahkan beberapa filed sesuai dengan kebutuhan kita. Dibawah ini adalah Field Name yang harus kita buat e. Jika dirasa sudah cukup klik OK f. Muncul jendela New address list. Masukkan data-data yang dibutuhkan sampai selesai, kemudian klik OK g. Untuk menghapus entry klik pada entry yang mau dihapus kemudian klik delete. Untuk menambah entry baru klik pada new entry. Untuk menyimpan tinggal kita klik OK h. Jika sudah selesai simpanlah ke dalam Folder Mail Merge yang sudah kita buat di Local Disk (D:) dengan nama file : DB_Formulir Pendaftaran kemudian klik Save. Materi Pelatihan Staf Tata Usaha SMP Negeri 1 Salatiga Halaman 25

27 i. muncul daftar list yang sudah siap untuk dimasukkan. Untuk memasukkan semua beri tanda centang pada kotak yang ada, atau bisa anda pilih sendiri sesuai kebutuhan daftar yang ada dengan menghilangkan tanda centang pada list tersebut. 10. Klik Next : Write your letter untuk melajutkan 11. Sampai disini kita akan memasukkan daftar field yang telah kita buat tadi untuk dimasukkan pada dokumen. Arahkan kursor pada tempat filed diletakkan. Materi Pelatihan Staf Tata Usaha SMP Negeri 1 Salatiga Halaman 26

28 12. Pada pilihan write your letter, pilih More item 13. Pada jendela yang muncul pilih nama filed sesuai dengan dokumen kemudian klik insert Materi Pelatihan Staf Tata Usaha SMP Negeri 1 Salatiga Halaman 27

29 14. Ulangi langkah diatas sampai data diisi dengan field yang sesuai. Sehingga tampilannya akan seperti berikut ini: 15. Untuk melihat hasilnya kita bisa klik Preview Result 16. kemudian klik Next untuk melihat hasil merge data. Klik tanda panah kekanan atau kekiri pada preview your letters untuk melihat hasil. Materi Pelatihan Staf Tata Usaha SMP Negeri 1 Salatiga Halaman 28

30 17. Jika ada yang masih salah datanya bisa diubah datanya pada edit recipient list. Jika sudah cukup klik Next untuk complete the merger. 18. Terdapat dua pada pilihan complete merger yaitu Print dan Edit individual letters. Jika anda pilih merger print, maka data merger akan langsung dicetak melalui printer. Jika dipilih Edit individual letters maka data akan ditampilkan pada beberapa halaman langsung di Ms Word. Silahkan pilih sesuai kebutuhan. Bila sudah sesuai data dan tampilannya kita bisa mencetak hasilnya dengan mengklik icon 'Finish & Merge' kemudian pilih 'Print Documents...' Bila anda memilih Edit individual letter maka anda akan diminta mengisikan record data (data rekaman) mana yang akan dicetak. 1. Pilih All untuk mencetak semua record 2. Pilih Current Record untuk mencetak data yang sedang ditampilkan 3. Atau pilih From To yang diisi dengan nomor record yang akan dicetak 4. Lalu klik tombol OK Anda akan dibuatkan dokumen surat dengan penerima undangan sesuai pilihan anda Langkah selanjutnya kita bisa menyimpan supaya mudah dalam proses editing document jika suatu saat dibutuhkan Materi Pelatihan Staf Tata Usaha SMP Negeri 1 Salatiga Halaman 29

31 Bila anda memilih Print maka anda akan diminta mengisikan record data (data rekaman) mana yang akan dicetak. 1. Pilih All untuk mencetak semua record 2. Pilih Current Record untuk mencetak data yang sedang ditampilkan 3. Atau pilih From To yang diisi dengan nomor record yang akan dicetak 4. Lalu klik tombol OK Selanjutnya anda akan dimunculkan pilihan print pilih All untuk mencetak semua dokumen Lalu klik tombol OK Materi Pelatihan Staf Tata Usaha SMP Negeri 1 Salatiga Halaman 30

32 Latihan 1 1. Ketiklah naskah dokumen dibawah ini 2. Simpan di Folder Mail Merge pada Local Disk (D:)dengan nama File : Faktur 3. Buat database Field dengan ketentuan sebagai berikut Data Source sebagai berikut Materi Pelatihan Staf Tata Usaha SMP Negeri 1 Salatiga Halaman 31

33 4. Simpan database di Folder Mail Merge pada Local Disk (D:)dengan nama File : DB_Faktur 5. Kemudian sisipkan field yang sudah dibuat sehingga seperti tampilan dibawah ini 6. Kemudian cetak melalui pilihan Edit individual letters 7. Simpan hasilnya di Folder Mail Merge pada Local Disk (D:) dengan nama file : Faktur2 Materi Pelatihan Staf Tata Usaha SMP Negeri 1 Salatiga Halaman 32

34 Latihan 2 1. Dengan menggunakan file Faktur pada latihan 1, buatlah database melalui program aplikasi microsoft Excell 2. Nama Field dan Data Source sesuai dengan latihan 1, simpan di Folder Mail Merge pada Local Disk (D:) dengan nama file : DB_Faktur.xlsx 3. Kemudian lakukan sikronisasi antara database DB_Faktur.xlsx yang dibuat melalui Microsoft Excell dengan dokumen Faktur.docx 4. Setelah tersinkronisasi kemudian sisipkan field yang telah dibuat seperti yang dilakukan pada Latihan 1 5. Cetak melalui pilihan Edit individual letters 6. Simpan hasilnya dengan nama file : Faktur3 Latihan 3 1. Bukalah File : Faktur.docx 2. Lakukan sikronisasi antara database DB_Faktur.xlsx yang dibuat melalui Microsoft Excell dengan dokumen Faktur.docx 3. Lakukan penambahan data pada database dengan menggunakan Latihan 1 dengan melihat penambahan data seperti dibawah ini 7. Setelah tersinkronisasi kemudian sisipkan field yang telah dibuat seperti yang dilakukan pada Latihan 1 8. Cetak melalui pilihan Edit individual letters 9. Simpan hasilnya dengan nama file : Faktur4 Materi Pelatihan Staf Tata Usaha SMP Negeri 1 Salatiga Halaman 33