Implementasi Sistem Informasi Persediaan Menggunakan Metode Weighted Average

Transkripsi

1 Implementasi Sistem Informasi Persediaan Menggunakan Metode Weighted Average Sandhy Tyas Saputra and Agustinus Fritz Wijaya Abstract 1 UD. Heni engaged in the sales of household goods still do recording setup manually, from the data input process goods purchased from suppliers, the total production of goods for each type of goods sold is still done manually. The system is built using the method of Weighted Average method which is able to make the company acquired Price Earning Ratio is higher. Results from this study is the system able to perform calculations costs of goods will always be automatically updated and displayed in accordance with the appropriate purchase price of goods. Keywords Inventory, Goods, Weighted Average Method, Costs of Goods Sold P 1. PENDAHULUAN ersediaan merupakan salah satu faktor yang sangat penting dalam sebuah perusahaan, dimana persediaan itu sendiri juga berpengaruh pada proses bisnis perusahaan dalam hal operasional dan keuangan. UD. Heni adalah salah satu perusahaan yang berlokasi di Salatiga, Jawa Tengah yang menjual berbagai barang kebutuhan rumah tangga. Proses bisnis pengelolaan persediaan di UD. Heni masih menggunakan proses manual atau masih belum terkomputerisasi. Masalah yang di hadapi UD. Heni dalam hal pencatatan persediaan barang masih secara manual. Maka dari itu kemungkinan terjadinya kehilangan data cukup besar serta tidak akurat. Peran teknologi informasi sangat dibutuhkan dalam proses bisnis perusahaan agar lebih efektif dan efisien, misalnya saja seperti pencatatan barang sangat penting mengingat data jumlah barang yang dibeli harus dipertanggungjawabkan dengan pihak yang terkait agar tidak terjadi manipulasi ataupun kekurangan stok barang. Lebih mudah dan efektif jika proses tersebut dilakukan secara terkomputerisasi. Penggunaan metode Rata-Rata Tertimbang (Weighted Average) juga diharapkan dapat menjadi nilai lebih dalam membantu proses bisnis perusahaan. Perusahaan akan mendapatkan Earning Price Ratio lebih tinggi dengan metode Weighted Average. Penelitian ini bertujuan untuk memberikan bukti tentang metode pencatatan persediaan Weighted Average yang diterapkan perusahaan berpengaruh terhadap Earning Price Ratio. Jadi, untuk UD. Heni sangat perlu untuk mulai menerapkan teknologi informasi yang tidak memakan biaya operasional yang besar namun mampu mendukung proses bisnis yang ada. Penggunaan aplikasi berbasis desktop yang tidak membutuhkan biaya tinggi dalam operasinya serta didukung dengan database, maka dibangun sistem informasi persediaan yang dapat membantu dalam mempermudah pencatatan persediaan barang dengan menggunakan metode Weighted Average. 2. METODE PENELITIAN Metode penelitian merupakan cara yang digunakan penulis dalam melakukan penelitian ini. Metode-metode yang digunakan dalam melakukan penelitian ini yaitu antara lain: metode penelitian lapangan, metode kepustakaan, dan metode analisa dan perancangan sistem yang menggunakan model proses prototyping model Metode Penelitian Lapangan Metode penelitian lapangan yaitu dengan melakukan pengumpulan data dilakukan dengan mengamati secara langsung terhadap objek yang diteliti yaitu proses pencatatan persediaan barang pada UD. Heni Metode Analisa dan Perancangan Metode analisa dan perancangan sistem menggunakan model proses prototyping model. Gambar 1 menjelaskan arsitektur tahapan proses sebuah metode prototyping model. Saputra, Program Studi S1 Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Kristen Satya Wacana, Jalan Diponegoro No , Salatiga, Jawa Tengah, (sandhytyass@gmail.com). Gambar 1. Prototyping Model

2 2.3. Deskripsi Sistem Sistem informasi persediaan barang pada UD. Heni adalah sebuah sistem informasi yang dibuat dengan tujuan untuk melakukan pengelolaan terhadap arus barang dagang dalam hal ini disebut sebagai persediaan barang dagang dimana Bagian Penjualan yang ingin menjual barang tersebut perlu melakukan permintaan untuk kemudian diketahui oleh Bagian Gudang dan Pemilik UD. Heni. Selain itu, sistem informasi ini terintegrasi dengan sebuah database di dalam server dimana setiap bagian yang saling terkait berperan sebagai client dapat dengan mudah mengolah data transaksi yang berkaitan dengan persediaan barang dagang Perancangan Sistem Perancangan sistem yang dilakukan yaitu dengan menggunakan Unified Modelling Language (UML). Perancangan dimulai dengan membuat sebuah alur dari model perangkat lunak yang sesuai dengan alur pembuatan aplikasi. Setelah membuat alur atau use case tersebut maka langkah selanjutnya adalah membuat aplikasi yang sesuai dengan use case yang telah dibuat. Gambar 2 adalah use case diagram sistem informasi persediaan barang pada UD. Heni. Bagian Gudang Bagian Penjualan Update Barang Update Barang Manage Data Barang Pengeluaran Barang «extends» Permintaan Barang Cetak Laporan Barang Manage Produksi Barang Pemasukan Barang Gambar 2. Use Case Diagram Sistem Bagian Produksi Gambar 2 menjelaskan tentang fungsionalitas sistem informasi persediaan barang dimana terdapat 3 aktor yang terlibat di dalam sistem, yaitu: Bagian Produksi yang juga selaku Pemilik perusahaan, Bagian Gudang, dan Bagian Penjualan. Bagian Gudang dapat melakukan pengelolaan data barang yang masuk maupun keluar gudang. Pemilik dapat melakukan pengelolaan barang dan pembelian barang dari supplier, namun dalam sistem ini hanya dibahas mengenai pembelian barang atau arus barang masuk ke gudang. Sedangkan Bagian Penjualan dapat melakukan proses permintaan barang untuk selanjutnya mengeluarkan barang dari gudang dan dijual kepada konsumen Tinjauan Pustaka Perancangan sistem pencatatan persediaan barang telah pernah diteliti sebelumnya. Pada pembahasannya Putri dkk melakukan perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Barang Dagang Pada Perum BULOG Subdivisi I Bandung Dengan Menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 dan SQL Server 2000 Berbasiskan Client Server. Adapun yang dirancang oleh Putri dkk meliputi pencatatan persediaan, prosedur penerimaan dan pengeluaran barang, neraca dan laporan laba rugi yang dirancang untuk mengetahui sistem informasi akuntansi persediaan barang dagang pada Perum BULOG Sub Divisi I Bandung [1]. Penelitian lain yang pernah dilakukan tentang Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Bahan Baku (Studi Kasus: PT. DCM (Dadali Citra Mandiri) Bandung) Sistem yang dirancang yaitu sistem informasi akuntansi di staff pembelian dengan menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 dan Microsoft SQL Server Penelitian tersebut membatasi ruang lingkup hanya sebatas sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku dan pada sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku yang berjalan secara kredit pada PT Dadali Citra Mandiri Bandung [2]. Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Dari pengertian tersebut dapat dikatakan bahwa tidak semua sistem memiliki elemen yang sama, tetapi susunan dasar dari setiap sistem hampir sama. Setiap sistem memiliki masukan / input yang melalui sebuah transformasi / proses akan mengubah masukan tersebut menjadi keluaran / output yang dibutuhkan oleh pengguna sistem. Setiap masukan dan keluaran / output selalu ada mekanisme pengendaliannya dengan tujuan agar masukan yang akan diproses sesuai dengan standar yang ada sehingga keluaran / output yang dihasilkan dapat sesuai dengan yang dibutuhkan oleh pihak yang berinteraksi dengan sistem. [3]. Sedangkan dalam penulisannya Kritanto, I. & Alvian Novi Handana menyatakan terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada elemennya atau komponennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedurnya menurut Jerry Fitz Gerald, sistem didefinisikan sebagai berikut: Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedurnya yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan

3 kegiatan untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. Dan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada komponen atau elemennya menurut Gordon B. Davis, Sistem di definisikan sebagai berikut: Sistem adalah sekumpulan elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Menurut Raymond Mcleod Jr. Sistem adalah himpunan elemen-elemen yang saling berkaitan dan bertanggung jawab memproses masukan sehingga menghasilkan keluaran. [4]. Pengertian akuntansi menurut Soemarso dalam bukunya Akuntansi Suatu Pengantar yang diambil dari pengertian American Accounting Association, adalah sebagai berikut: Akuntansi adalah proses mengidentifikasikan, mengukur dan melaporkan informasi ekonomi, untuk memungkinkan adanya penilaian dan keputusan yang jelas dan tegas bagi mereka yang menggunakan informasi tersebut. [1]. Persediaan adalah meliputi semua barang yang dimiliki perusahaan pada saat tertentu,dengan tujuan untuk dijual atau dikonsumsi dalam siklus operasi normal perusahaan.aktiva lain yang dimiliki perusahaan,tetapi tidak untuk dijual atau dikonsumsi tidak termasuk dalam klasifikasi persediaan [5]. Metode Weighted Average atau rata-rata tertimbang adalah metode dengan menghitung harga beli barang yang pertama dibeli dan harga beli barang yang terakhir masuk ke gudang untuk kemudian dicari harga rata-rata pembelian barang guna menentukan harga jual atau harga pokok barang yang dijual [6]. 3. HASIL DAN PEMBAHASAN Berdasarkan rangkaian analisa dan perancangan sistem yang telah dibuat, maka tahap selanjutnya adalah melakukan implementasi sesuai dengan perancangan sistem. Gambar 4 menunjukkan Form Menu Utama memiliki beberapa menu antara lain File, Master, Transaksi, Laporan, Utilitas, dan Help. Sebelum masuk ke dalam Form Menu Utama terlebih dahulu, user memasukkan username dan password melalui Form Login seperti pada Gambar 3. Gambar 3. Form Login Form Login pada Gambar 3 digunakan sebagai syarat untuk dapat menggunakan aplikasi secara keseluruhan dan untuk memberi hak akses terhadap setiap pengguna di masing-masing bagian yang terkait dengan proses pencatatan persediaan pada UD. Heni. Bagian-bagian tersebut yaitu Bagian Gudang, Bagian Penjualan, dan Pemilik. Setelah hak akses para pengguna sesuai, Form Menu Utama akan tampil seperti pada Gambar 4. Gambar 4. Form Menu Utama Form Menu Utama pada Gambar 4 berisi menu-menu seperti File, Master, Transaksi, Laporan, Utilitas, dan Help. Menu File memiliki sub menu Log Out dan Keluar untuk dapat keluar dari aplikasi. Menu Master berfungsi untuk mengolah data-data master yang memiliki sub menu antara lain, Barang, Pemasok, dan Pelanggan. Menu Transaksi merupakan menu dimana proses perhitungan harga pokok penjualan dilakukan. Menu Transaksi memiliki sub menu Pembelian dan Penjualan. Menu Laporan adalah menu untuk menyediakan output dari proses-proses yang terjadi di dalam sistem. Laporan yang dihasilkan antara lain adalah laporan pembelian, laporan penjualan, laporan harga pokok penjualan, laporan stok kosong, laporan data barang, laporan data pemasok, dan laporan data pelanggan. Menu Utilitas berfungsi mengatur hak akses user atau pengguna sistem.

4 Pengguna yang berhak melakukan perubahan terhadap hak akses user ini adalah Bagian Administrator sistem. Menu terakhir di dalam aplikasi ini adalah menu Help yang berguna untuk membantu para pengguna dalam menjalankan aplikasi. Form Produk pada Gambar 5 digunakan untuk memasukkan data-data produk barang. Data produk barang jadi terdiri dari kode produk, nama produk, ukuran, satuan, harga pokok, stok, stok minimal, dan stok maksimal pada masingmasing textbox. Harga pokok yang terdapat pada suatu produk adalah merupakan harga pokok pembelian barang tersebut per unit barang. Misalkan pada perhitungan fisik pada tanggal 31 Januari memperlihatkan bahwa 300 unit belum terjual. Dengan menggunakan metode rata-rata, harga pokok penjualan dari 700 unit yang telah terjual ditentukan sebagai berikut: Biaya rata-rata per unit: Rp ,-/1000 unit = Rp ,- Harga pokok penjualan: 700 unit x Rp ,- = Rp ,- Berdasarkan data tersebut maka dengan mengurangi harga pokok penjualan sebesar Rp ,- dari Rp ,- barang dagang yang tersedia untuk dijual, akan diperoleh nilai persediaan per 31 Januari sebesar Rp ,-. Form Pemasok pada Gambar 6 digunakan oleh Bagian Pembelian untuk memasukkan datadata pemasok seperti kode pemasok, nama pemasok, jenis pemasok, alamat pemasok, contact person, telepon, dan batas waktu kredit pembelian setiap pemasok. Data pemasok akan digunakan pada saat Bagian Pembelian melakukan transaksi pembelian barang. Gambar 5. Form Produk Metode biaya persediaan rata-rata kadangkadang dinamakan dengan metode rata-rata tertimbang (Weighted Average). Apabila metode ini digunakan untuk menghitung harga pokok penjualan (HPP), maka biaya-biaya dibandingkan terhadap pendapatan sesuai dengan rata-rata per unit harga pokok penjualan. Biaya rata-rata tertimbang per unit yang sama digunakan dalam menentukan biaya persediaan barang dagang pada akhir periode. Metode rata-rata akan mendekati arus fisik barang. Tabel 1 memperlihatkan pemakaian metode biaya persediaan rata-rata dalam sistem. Gambar 6. Form Pemasok Form Pelanggan pada Gambar 7 dipakai oleh Bagian Penjualan dan memiliki fungsi untuk memasukkan data-data pelanggan seperti kode pelanggan, nama pelanggan, alamat pelanggan, contact person, telepon, dan batas kredit pelunasan piutang oleh pelanggan. Tabel 1. Sistem Persediaan Perusahaan Dagang menggunakan Metode Rata-Rata (dalam Rupiah) Tanggal Transaksi Jumlah Harga Saldo 01-Jan Persediaan Jan Pembelian Jan Pembelian Jan Pembelian tersedia untuk dijual

5 muncul secara otomatis saat transaksi baru dimasukkan yang terdiri atas: 1. Kode NJ, menunjukkan arti nota jual. 2. Tanggal Penjualan. 3. No urut penjualan pada bulan yang bersangkutan. Gambar 9 memperlihatkan Form Transaksi Penjualan. Gambar 7. Form Pelanggan Form Transaksi Pembelian digunakan oleh Bagian Pembelian untuk melakukan proses input data transaksi pembelian barang dari pemasok. Proses pencatatan harga pembelian bahan baku yang digunakan pada form ini menggunakan metode pencatatan harga persediaan rata-rata. Form Transaksi Pembelian seperti pada Gambar 8. Gambar 9. Form Transaksi Penjualan Gambar 8. Form Transaksi Pembelian Form Transaksi Penjualan digunakan oleh Bagian Penjualan untuk mengolah data transaksi penjualan produk kepada pelanggan. Form Transaksi Penjualan memiliki proteksi untuk menentukan harga jual produk yaitu apabila harga jual produk yang dimasukkan lebih kecil atau sama dengan dari harga pokok produk, maka data penjualan tidak akan diproses karena perusahaan akan mengalami kerugian dengan menjual produk tersebut. Sebaliknya apabila harga jual yang di-input lebih besar dari harga pokok produk, maka perusahaan akan mengalami keuntungan memperoleh laba. NoNota yang terdapat pada Form Transaksi Penjualan akan 4. KESIMPULAN Setelah melakukan tahapan analisa, perancangan, implementasi, dan pengujian sistem, maka dapat ditarik kesimpulan yaitu bahwa sistem secara otomatis dapat menghitung dengan cepat saldo persediaan barang menggunakan metode pencatatan persediaan Weighted Average (rata-rata tertimbang). Setiap terjadi transaksi pembelian dengan perubahan harga beli barang dari pemasok, maka sistem akan secara otomatis menghitung harga rata-rata untuk barang tersebut. Sistem secara otomatis dapat mengelola barang masuk dan barang keluar menggunakan metode Weighted Average, perhitungan Harga Pokok Penjualan (HPP) barang secara otomatis akan selalu di update dan ditampilkan sesuai dengan harga beli barang yang sesuai, Bagian Gudang dapat mengelola data barang masuk yang dibeli dari pemasok, Bagian Penjualan dapat mengelola data barang keluar yang dijual kepada konsumen, sistem ini dapat menghasilkan Laporan Persediaan dan Laporan Kartu Stok secara up to date sesuai dengan kebutuhan setiap bagian. 5. SARAN Pengembangan aplikasi yang dibangun adalah dengan menggunakan metode pencatatan persediaan rata-rata tertimbang (weighted

6 average), ke depannya diharapkan metodemetode lain seperti First In First Out (FIFO) dan Last In First Out (LIFO) dapat dijadikan metode perhitungan untuk harga pokok penjualan sehingga dapat menjadi perbandingan metode mana yang paling tepat digunakan pada perusahaan saat ini. DAFTAR PUSTAKA [1] Putri, R., Dony Waluya Firdaus dan Hery Dwi Yulianto, 2009, Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Barang Dagang Pada Perum BULOG Subidivisi 1 Bandung Dengan Menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 dan SQL Server 2000 berbasiskan Client Server, Diakses tanggal 5 Juli [2] Purfini, Apriani Putri, dkk., 2012, Perancangan Sitem Informasi Akuntansi Pembelian Bahan Baku, Diakses tanggal 11 Juli [3] Munawaroh, Siti, 2006, Perancangan Sistem Informasi Persediaan Barang (Studi Kasus: Universitas Stikubank Semarang). [4] Kristanto, Iwan, Alvian Novi Handana, 2012, Sistem Pengolahan Data Penjualan Buku dengan Metode FIFO di PT. Intan Pariwara Klaten, ikasi_ _ pdf/2624, Diakses tanggal 1 April [5] Sari, Mina, Muhammad Dahria, 2010, Analisis Sistem Persediaan dalam Akuntansi, Jurnal8-Mina-MD-Akuntansi2.pdf, Diakses tanggal 1 April [6] Muljono, Djoko, Baruni Wicaksono, 2009, Diakses tanggal 1 Agustus [7] Pressman, Roger S., 2005, Software Engineering A Practitioner s Approach Sixth Edition, New York: McGraw- Hill.