LAMPIRAN I : SURAT EDARAN MENTERI DALAM NEGERI NOMOR : 061/7083/SJ TANGGAL : 30 Desember 2015

Transkripsi

1

2

3 LAMPIRAN I : SURAT EDARAN MENTERI DALAM NEGERI NOMOR : 061/7083/SJ TANGGAL : 30 Desember 2015 ym 0

4 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Undang-Undang Nomor 26 Tahun 2007 tentang Penataan Ruang mengamanatkan bahwa penyelenggaraan penataan ruang dilaksanakan secara hierarkis dan komplementaris, mulai dari tingkat nasional hingga tingkat daerah. Untuk mewujudkan hal tersebut, maka koordinasi lintas sektor, lintas wilayah, dan lintas pemangku kepentingan dalam penyelenggaraan penataan ruang menjadi sangat penting. Mengingat pentingnya masalah koordinasi, maka terkait dengan upaya peningkatan kualitas penyelenggaraan penataan ruang daerah, Peraturan Menteri Dalam Negeri (Permendagri) Nomor 50 Tahun 2009 tentang Pedoman Koordinasi Penataan Ruang Daerah telah mengamanatkan pembentukan Badan Koordinasi Penataan Ruang Daerah (). merupakan badan yang bersifat ad hoc, dibentuk untuk mendukung pelaksanaan Undang-Undang Nomor 26 Tahun 2007 tentang Penataan Ruang di provinsi dan kabupaten/kota. Badan ini mempunyai fungsi membantu pelaksanaan tugas Gubernur dan Bupati/Walikota dalam koordinasi penataan ruang di daerah. Dengan kata lain, keberadaan sangat diperlukan untuk optimalisasi koordinasi penyelenggaraan pemerintahan di bidang penataan ruang. Namun demikian, dalam kurun waktu kurang lebih 5 (lima) tahun sejak dikeluarkannya Permendagri Nomor 50 Tahun 2009 hingga saat ini, berdasarkan laporan daerah dan evaluasi yang dilakukan oleh Kementerian Dalam Negeri, masih sering dihadapkan pada persoalan kurang efektif dan efisiennya hubungan kerja antar organ. Hal ini disebabkan antara lain belum adanya standar dan tata kerja baku yang secara rinci mengatur hubungan kerja tersebut. Akibatnya mekanisme kerja kurang berjalan optimal, yang diindikasikan dengan kurang cepatnya penanganan konflik/masalah dan proses pengambilan keputusan. Di samping itu, beberapa fungsi keorganisasian dinilai kurang berjalan dengan optimal, seperti fungsi dokumentasi, fungsi informasi, serta fungsi perencanaan. Untuk itu dalam upaya meningkatkan kualitas dan efektivitas kinerja dan untuk memenuhi tuntutan akan peran dan fungsinya yang lebih besar, daerah perlu didorong untuk menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP) Kesekretariatan. Di dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 tentang Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota

5 disebutkan bahwa SOP adalah serangkaian petunjuk tertulis yang dibakukan mengenai proses penyelenggaraan tugas-tugas Pemerintah Daerah. Untuk itulah Pedoman Penyusunan SOP Kesekretariatan ini disusun dengan harapan dapat dijadikan sebagai panduan bagi daerah dalam penyusunan SOP Kesekretariatan masingmasing. 1.1 Tujuan dan Sasaran Tujuan Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Kesekretariatan ini ditujukan sebagai acuan bagi daerah dalam penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Kesekretariatan Provinsi dan Kabupaten/Kota Sasaran Sasaran dari Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Kesekretariatan ini adalah: a. Tersedianya panduan/acuan bagi daerah dalam penyusunan SOP Kesekretariatan Provinsi dan Kabupaten/Kota; dan b. Tersusunnya SOP Kesekretariatan Provinsi dan Kabupaten/Kota berupa standar prosedur yang diperuntukkan bagi jenis-jenis pekerjaan yang bersifat administratif dengan bentuk penuangan SOP berupa uraian dan diagram alur. 1.2 Ruang Lingkup Ruang lingkup dari Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Kesekretariatan ini meliputi pengaturan tata kerja, khususnya terkait dengan fungsi administrasi dan pelaksanaan tugas-tugas kesekretariatan serta contoh penyusunan SOP.

6 BAB II STRUKTUR ORGANISASI Berdasarkan Permendagri Nomor 50 Tahun 2009 tentang Pedoman Koordinasi Penataan Ruang Daerah. Susunan keanggotaan Provinsi terdiri atas: a. Penanggung jawab : Gubernur dan Wakil Gubernur; b. Ketua : Sekretaris Daerah Provinsi; c. Sekretaris : Kepala Bappeda Provinsi; d. Anggota : SKPD terkait penataan ruang yang disesuaikan dengan kebutuhan dan kemampuan daerah. Susunan keanggotaan Kabupaten/Kota terdiri atas: a. Penanggung jawab : Bupati dan Wakil Bupati/Walikota dan Wakil Walikota; b. Ketua : Sekretaris Daerah Kabupaten/Kota; c. Sekretaris : Kepala Bappeda Kabupaten/Kota; d. Anggota : SKPD terkait penataan ruang yang disesuaikan dengan kebutuhan dan kemampuan daerah. Dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya, secara operasional dibantu oleh: a. Sekretariat, yang dalam pelaksanaan tugasnya bertanggung jawab kepada Sekretaris. b. Kelompok Kerja (Pokja), yang terdiri dari: (1) Pokja Perencanaan Tata Ruang Kelompok Kerja Perencanaan Tata Ruang diketuai oleh Kepala Bidang pada Bappeda yang membidangi penataan ruang. (2) Pokja Pemanfaatan dan Pengendalian Pemanfaatan Ruang Kelompok Kerja pemanfaatan dan pengendalian pemanfaatan ruang diketuai oleh Kepala Bidang atau Kepala Sub Dinas pada Dinas yang membidangi penataan ruang. Dalam pelaksanaan tugasnya, kedua kelompok kerja ini bertanggung jawab kepada Ketua. c. Untuk menangani penyelesaian masalah-masalah yang bersifat khusus, dapat menggunakan tenaga ahli yang diperlukan, serta dapat membentuk tim teknis sesuai dengan kebutuhan daerah. Adapun struktur organisasi dapat dilihat pada Gambar 1.

7 PENANGGUNG JAWAB KETUA SEKRETARIS SEKRETARIAT ANGGOTA ANGGOTA ANGGOTA ANGGOTA KETUA POKJA I KETUA POKJA II SEKRETARIS POKJA SEKRETARIS POKJA ANGGOTA POKJA ANGGOTA POKJA Keterangan: Pokja I Pokja II : Garis komando dan tanggung jawab : Garis koordinasi : Pokja Perencanaan Tata Ruang : Pokja Pemanfaatan dan Pengendalian Pemanfaatan Ruang Gambar 1. Struktur Organisasi

8 BAB III TATA KERJA KESEKRETARIATAN Tata kerja adalah cara melaksanakan suatu pekerjaan dengan benar dan berhasil guna atau bisa mencapai tingkat efisien yang maksimal, sedangkan kesekretariatan adalah segala pekerjaan atau aktivitas yang dilakukan oleh sekretariat. Tata kerja kesekretariatan merupakan serangkaian petunjuk tertulis mengenai proses penyelenggaraan tugas yang dilakukan oleh Sekretariat. Berdasarkan Permendagri Nomor 50 Tahun 2009 tentang Pedoman Koordinasi Penataan Ruang Daerah disebutkan bahwa Sekretariat secara umum mempunyai tugas sebagai berikut: a. menyiapkan bahan dalam rangka kelancaran tugas ; b. menyusun jadwal dan agenda kerja ; c. melakukan fasilitasi penyelenggaraan kegiatan ; d. mengoordinasikan pelaksanaan kegiatan pada kelompok kerja dalam ; e. mengolah data dan informasi untuk mendukung pelaksanaan tugas-tugas ; f. menyiapkan dan mengembangkan informasi tata ruang; g. menyiapkan laporan pelaksanaan koordinasi penataan ruang; dan h. menerima pengaduan dari masyarakat berkaitan dengan terjadinya pelanggaran dalam penyelenggaraan penataan ruang. Terkait dengan pelaksanaan tugas sekretariat sebagaimana tersebut di atas, terdapat norma dan/atau prosedur yang perlu diperhatikan agar pelaksanaan tugas tersebut dapat berjalan secara efektif dan efisien yaitu naskah dinas dan tata persuratan; forum-forum pertemuan; penyusunan laporan pelaksanaan koordinasi penataan ruang daerah; dokumentasi dan informasi Naskah Dinas dan Tata Persuratan Pemahaman seluruh anggota sekretariat terhadap Naskah Dinas dan Tata Persuratan sangat diperlukan untuk mendukung efektifitas pelaksanaan tugas-tugas sekretariat Naskah Dinas Naskah Dinas adalah semua informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan instansi pemerintah dalam rangka penyelenggaraan tugas umum pemerintahan dan pembangunan.

9 Naskah dinas dalam lingkup terdiri dari: 1. Surat masuk, surat keluar, dan surat internal a. Surat masuk: surat yang dikirimkan para pemangku kepentingan (stakeholder) di luar struktur organisasi kepada pihak-pihak yang termasuk dalam struktur organisasi, dengan perihal yang berkaitan dengan koordinasi penataan ruang daerah. b. Surat keluar: surat yang dikirimkan oleh pihak yang termasuk dalam struktur organisasi ke semua pihak diluar struktur organisasi dengan perihal yang berkaitan erat dengan koordinasi penataan ruang. c. Surat internal/surat dinas: surat yang dikirimkan oleh pihak-pihak yang termasuk dalam struktur organisasi kepada salah satu atau semua pihak yang termasuk dalam struktur organisasi. 2. Laporan Laporan merupakan rekaman/kompilasi hasil pelaksanaan penataan ruang daerah, yang disampaikan secara periodik dan berjenjang, dari Bupati/Walikota kepada Gubernur, dan dari Gubernur kepada Menteri Dalam Negeri. Secara rinci mengenai laporan akan diuraikan pada subbab Tata Cara Persuratan Tujuan dari pengaturan tata cara persuratan adalah untuk mewujudkan tertib administrasi persuratan dalam lingkup sesuai dengan kaidah administrasi persuratan yang berlaku. Surat yang ditanggapi dan dianggap perlu untuk dibahas dalam forum/rapat merupakan surat yang substansinya memiliki dampak yang penting dan strategis terhadap pencapaian tujuan penataan ruang, serta memiliki dampak besar dan penting bagi daerah. Dalam hal surat yang disampaikan sudah sesuai dengan tujuan penataan ruang daerah dan sesuai dengan kewenangan dari anggota, maka sesuai dengan asas subsidiarity (pengambilan keputusan dilakukan pada tingkatan terendah), anggota dimaksud dapat langsung menindaklanjuti. Mekanisme dalam tata cara persuratan adalah sebagai berikut: a. Surat Masuk Surat masuk ditindaklanjuti dengan proses sebagai berikut: 1) Surat masuk yang ditujukan kepada Kepala Daerah dan/atau Ketua didisposisikan kepada Sekretaris. Setelah memperoleh disposisi dari Kepala Daerah atau Ketua, Sekretaris menelaah surat dimaksud. Dalam hal tanggapan atas surat dimaksud tidak dipandang perlu untuk dibahas melalui proses pengambilan keputusan (forum/rapat ), maka Sekretaris Bappeda

10 mendistribusikan surat masuk kepada anggota dan/atau Ketua Pokja sesuai dengan keperluan/substansi surat dimaksud untuk diproses lebih lanjut. 2) Dalam hal tanggapan atas substansi surat sebagaimana dimaksud pada angka 1 di atas dianggap perlu dibahas melalui proses pengambilan keputusan (forum/rapat ), Sekretaris mengagendakan forum pertemuan, menyusun surat undangan, dan mendistribusikannya kepada anggota dengan tembusan Ketua. 3) Dalam hal surat yang didisposisikan kepada pokja dianggap perlu dibahas pada level Pokja, maka Ketua Pokja dapat melaksanakan rapat/pertemuan dan hasilnya dilaporkan kepada Ketua melalui Sekretaris. Alur selengkapnya dapat dilihat pada Gambar 2. SURAT PENANGGU NGJAWAB Disposisi KETUA Disposisi SURAT Disposisi SEKRETARI S Menerima dan menelaah substansi surat Perlu Rapat Ya Tidak Mengagendakan rapat dan menyiapkan surat undangan Mendisposisika n surat kepada Pokja/anggota sesuai Mendistribusi kan surat undangan kpd Pokja dan Anggota Arsip Pelaks. rapat Tindak Lanjut POKJA Perlu Rapat Ya Pelaksanaan Rapat Tidak Pelaksanaan Tindak Lanjut Gambar 2. Alur distribusi surat masuk yang ditujukan kepada Penanggungjawab, Ketua, dan/atau Sekretaris

11 4) Dalam hal surat masuk hanya ditujukan kepada anggota dan tidak ditembuskan kepada Sekretaris, maka anggota dimaksud meneruskan surat kepada Sekretaris selambat-lambatnya 3 (tiga) hari kerja terhitung dari tanggal diterimanya surat. Guna menanggapi surat masuk tersebut, anggota yang bersangkutan dapat melakukan langkah-langkah, sebagai berikut: (a) Apabila substansi surat memiliki dampak yang penting dan strategis terhadap pencapaian tujuan penataan ruang sehingga dianggap perlu disepakati dalam forum/rapat, anggota dapat menyampaikan permohonan kepada Sekretaris untuk mengagendakan pelaksanaan forum/rapat guna membahas substansi atas surat dimaksud. (b) Apabila substansi surat tidak memiliki dampak yang penting dan strategis terhadap pencapaian tujuan penataan ruang dan telah sesuai dengan kewenangan dari anggota, maka anggota dimaksud dapat langsung menyusun surat tanggapan dengan tembusan kepada Ketua dan Sekretaris. Alur distribusi surat masuk yang ditujukan kepada anggota dapat dilihat pada Gambar 3. SEKRETARIS Menerima dan menelaah surat Tindak lanjut a ANGGOTA Menerima dan menelaah surat b Tindak Lanjut SURAT MASUK Keterangan: a b : menyampaikan permohonan kepada Sekretaris untuk mengagendakan forum/rapat : surat langsung ditanggapi oleh Anggota Gambar 3. Alur distribusi surat masuk yang ditujukan kepada Anggota

12 b. Surat keluar 1) Surat keluar yang ditandatangani oleh Sekretaris Daerah selaku Ketua ditembuskan kepada Penanggungjawab dan anggota terkait dengan menggunakan kop pemerintah daerah, dengan mencantumkan jabatan struktural dan kedudukan pengirim surat dalam yang muatannya terkait dengan rekomendasi penyelenggaraan penataan ruang. 2) Surat keluar yang ditandatangani oleh anggota ditembuskan kepada Ketua dan Sekretaris dengan menggunakan Kop SKPD/Dinas yang muatannya terkait dengan tugas dan fungsi SKPD. 3) Dalam hal surat keluar ditandatangani oleh Kepala Bappeda atas nama Ketua, menggunakan Kop Bappeda. Alur surat keluar dapat dilihat pada Gambar 4. Arsip KETUA PIHAK YANG DITUJU tembusan kepada Penanggung Jawab ATAU Arsip ANGGOTA PIHAK YANG DITUJU tembusan kepada Ketua dan Sekretaris Gambar 4. Tata Cara Distribusi Surat Keluar c. Surat Internal Surat internal merupakan surat yang berasal dari anggota yang ditujukan kepada anggota lainnya. Surat internal menggunakan kop surat masingmasing instansi dengan mencantumkan jabatan struktural dan kedudukan pengirim surat dalam, dengan tembusan disampaikan kepada Ketua. d. Pengarsipan Semua surat masuk dan surat keluar diarsip oleh Sekretariat dan anggota yang menerima/terkait dalam bentuk hardcopy dan softcopy Tata Cara Penanganan Pengaduan Masyarakat Penyampaian pengaduan masyarakat merupakan salah satu bentuk pelaksanaan peran masyarakat, sebagaimana tercantum dalam Peraturan Pemerintah Nomor 68 Tahun 2010 tentang Bentuk dan Tata Cara Peran Masyarakat dalam Penataan Ruang.

13 Lingkup masyarakat yang dimaksud adalah orang perseorangan, kelompok orang termasuk masyarakat adat, korporasi, dan/atau pemangku kepentingan non pemerintah lain dalam penataan ruang. Adapun bentuk penyampaian pengaduan dapat dilakukan melalui media komunikasi dan pengaduan secara langsung. Media komunikasi yang dapat digunakan terdiri dari media cetak (antara lain: surat kabar, tabloid, majalah, selebaran, brosur, dan pamflet), media elektronik (antara lain: siaran radio, siaran televisi, dan website), dan media komunikasi lainnya (antara lain: sms, hotline, kotak pos). Penyampaian pengaduan secara langsung dapat dilakukan oleh masyarakat dengan datang secara langsung dan menyampaikan pengaduan kepada unsur. Pengaduan masyarakat yang perlu mendapat tanggapan/ditindaklanjuti adalah pengaduan yang disampaikan dengan dilengkapi identitas diri yang jelas, dan disertai dengan bukti-bukti, baik berupa berkas (hardcopy), maupun softcopy yang dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya. Pengaduan masyarakat secara langsung, ditangani dengan mekanisme sebagai berikut: a. Pengaduan kepada Kepala Daerah dan/atau Ketua, ditanggapi secara langsung oleh Kepala Daerah dan/atau Ketua. Sekretaris mencatat/ mendokumentasikan pengaduan tersebut dalam bentuk Notulensi dan/atau Berita Acara, beserta dengan bukti-bukti pendukungnya. b. Pengaduan kepada SKPD atau anggota, ditanggapi secara langsung oleh anggota yang bersangkutan serta dicatat/didokumentasikan beserta dengan bukti-bukti pendukungnya. c. Dalam hal pengaduan memiliki dampak yang penting dan strategis terhadap pencapaian tujuan penataan ruang sehingga dianggap perlu disepakati dalam forum/rapat, hasil dokumentasi pengaduan beserta bukti pendukung sebagaimana dimaksud pada huruf a dan b di atas, dikelola oleh Sekretaris sebagai bahan pembahasan dalam rapat rutin atau rapat mendesak. Adapun pengaduan masyarakat yang disampaikan melalui surat, penanganannya sama dengan tata cara penanganan surat masuk pada subbab huruf a. Alur penanganan pengaduan masyarakat dapat dilihat pada Gambar 5.

14 KEPALA DAERAH Pengaduan Masuk Menanggapi Perlu rapat Ya Tidak Arsip /dok Laporan Disposisi KETUA Pengaduan Masuk Menanggapi Perlu rapat Ya Tidak Arsip /dok Laporan Disposisi SEKRETARIS Menerima & Menelaah Mengelola Rapat Menyiapkan surat tanggapan POKJA/ ANGGOTA Pengaduan Masuk Menanggapi Perlu rapat Arsip /dok Tidak Ya Laporan Gambar 5. Alur penanganan pengaduan masyarakat 3.3. Forum Pertemuan Dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsi koordinasi, memerlukan pertemuan-pertemuan sebagai forum untuk pengambilan keputusan, antara lain berupa: a) Rapat Rutin; b) Rapat Khusus; dan c) Rapat Koordinasi Daerah Rapat Rutin Rapat Rutin adalah rapat yang dipimpin oleh Ketua atau Sekretaris dan dihadiri oleh unsur-unsur, yaitu Sekretaris, Anggota, Ketua dan anggota Pokja, dan Kepala Sekretariat. Rapat Rutin dilaksanakan minimal satu kali dalam 3 (tiga) bulan, untuk menghasilkan rekomendasi alternatif kebijakan penataan ruang.

15 Mekanisme pelaksanaan rapat rutin adalah sebagai berikut: a. Menentukan agenda yang akan dibahas, antara lain: 1) Penyusunan program dan kegiatan; 2) Percepatan pencapaian target; 3) Implementasi pemanfaatan dan penegakan pengendalian pemanfaatan ruang; 4) Penanganan permasalahan penataan ruang; 5) Evaluasi pelaksanaan program dan kegiatan; dan b. Bahan rapat disiapkan oleh Sekretaris. Bahan rapat harus tersedia paling lambat 3 (tiga) hari kerja sebelum penyelenggaraan rapat untuk digandakan dan didistribusikan bersama undangan rapat. c. Sekretaris menyiapkan undangan paling lambat 6 (enam) hari kerja sebelum hari pelaksanaan rapat. d. Undangan ditandatangani oleh Ketua. Apabila ketua tidak ada di tempat, maka undangan tersebut dapat ditandatangani oleh Sekretaris dengan tembusan kepada Ketua. e. Undangan dan bahan rapat didistribusikan oleh Sekretariat paling lambat 3 (tiga) hari kerja sebelum hari pelaksanaan rapat. f. Seluruh anggota menyiapkan bahan tanggapan terhadap isu yang diagendakan untuk dibahas di dalam rapat. g. Rapat dipimpin oleh Ketua atau Sekretaris. h. Rapat rutin menghasilkan rumusan hasil rapat yang disusun bersama pada saat pelaksanaan rapat. i. Ketua atau Sekretaris melalui Ketua melaporkan hasil Rapat kepada Penanggung Jawab paling lambat 3 (tiga) hari kerja setelah pelaksanaan Rapat. j. Ketua menerbitkan surat penyampaian hasil Rapat kepada seluruh anggota dan memerintahkan kepada SKPD terkait untuk menindaklanjuti hasil Rapat sesuai dengan tugas dan fungsinya. Surat penyampaian hasil Rapat diterbitkan paling lambat 3 (tiga) hari kerja setelah pelaksanaan rapat. k. Dokumentasi pelaksanaan rapat dikumpulkan dan disimpan oleh Sekretariat. Alur pelaksanaan Rapat Rutin dapat dilihat pada Gambar 6.

16 Gambar 6. Alur Rapat Rutin Secara lebih rinci mengenai uraian prosedur, pelaksana, persyaratan, waktu dan output dari kegiatan Rapat Rutin dituangkan dalam Contoh Matriks Alur Rapat Rutin sebagaimana dimaksud dalam Lampiran II Rapat Khusus Rapat khusus adalah rapat yang dipimpin oleh Ketua dan dihadiri oleh unsur-unsur, yaitu Sekretaris, Anggota, Ketua dan anggota Pokja, Kepala Sekretariat, dan pihak-pihak luar yang terkait, guna membahas permasalahan tertentu yang membutuhkan penyelesaian yang dipandang mendesak untuk dilakukan penanganan. Rapat khusus dapat dilaksanakan atas permintaan SKPD atau atas permintaan pihak-pihak diluar kepada unsur. Tujuan pelaksanaan rapat khusus antara lain sebagai berikut: a. Mengkaji permasalahan mendesak dan memerlukan penanganan cepat terkait dengan penyelenggaraan penataan ruang; b. Membahas materi penyelenggaraan penataan ruang dan isu-isu strategis penataan ruang lain yang berada dalam lingkup tugas dan fungsi.

17 Mekanisme pelaksanaan Rapat Khusus adalah sebagai berikut: a. Bahan disiapkan dan digandakan oleh unsur SKPD pemrakarsa tanpa harus melalui pembahasan pada Rapat Sekretariat. Penggandaan bahan untuk Rapat Khusus dilakukan oleh SKPD pemrakarsa rapat sesuai dengan isu yang akan dibahas. b. Undangan untuk Rapat Khusus disiapkan oleh Sekretariat dan ditandatangani oleh Ketua atau Sekretaris. Apabila ketua tidak ada di tempat, maka undangan tersebut dapat ditandatangani oleh Sekretaris dengan tembusan kepada Ketua. c. Undangan dan bahan Rapat Khusus didistribusikan oleh Sekretariat. d. Seluruh peserta rapat menyiapkan bahan tanggapan terhadap isu yang diagendakan untuk dibahas di dalam Rapat Khusus. e. Rapat Khusus dipimpin oleh Ketua. f. Rapat khusus menghasilkan rumusan hasil rapat yang disusun bersama pada saat pelaksanaan rapat. g. Ketua menyampaikan rumusan hasil Rapat Khusus kepada Penanggung Jawab paling lambat 3 (tiga) hari kerja setelah pelaksanaan Rapat Khusus. h. Ketua menerbitkan surat penyampaian hasil Rapat Khusus kepada seluruh anggota dan memerintahkan kepada SKPD terkait untuk menindaklanjuti hasil Rapat Khusus sesuai dengan tupoksinya, yang dikoordinasikan oleh Sekretaris. Surat penyampaian hasil Rapat Khusus diterbitkan paling lambat 3 (tiga) hari kerja setelah diterimanya hasil Rapat Khusus dari Ketua atau Sekretaris. i. Dokumentasi pelaksanaan rapat dikumpulkan dan disimpan oleh Sekretariat. Alur Rapat Khusus dapat dilihat pada Gambar 7. Gambar 7. Alur Rapat Khusus

18 Rapat Koordinasi Daerah Rapat Koordinasi Daerah (Rakorda) terdiri dari Rakorda Provinsi dan Rakorda Kabupaten/Kota. Rakorda Provinsi adalah forum penataan ruang tingkat daerah yang melibatkan unsur Provinsi dan Kabupaten/ Kota di wilayahnya. Sedangkan Rakorda Kabupaten/Kota diselenggarakan dengan melibatkan unsur Kabupaten/Kota. Penyelenggaraan Rakorda dilakukan untuk menghasilkan rekomendasi alternatif kebijakan penataan ruang daerah. Mekanisme Rakorda adalah sebagai berikut: a. Dilaksanakan 1 (satu) kali setiap 1 (satu) tahun. b. Diselenggarakan oleh Sekretariat. Hal ini termasuk dalam menetapkan panitia penyelenggaraan rapat untuk mengkoordinasikan pemilihan tema, tempat dan waktu, penetapan susunan acara, penentuan narasumber, penyusunan dan distribusi undangan, dan penyiapan kelengkapan administrasi lainnya. c. Dibuka oleh Kepala Daerah/Wakil Kepala Daerah, atas permohonan Sekretaris Daerah selaku Ketua dan ditutup oleh pejabat yang ditentukan. d. Rakorda Provinsi dihadiri oleh seluruh unsur Provinsi, Ketua dan Sekretaris Kabupaten/Kota di wilayahnya, Ketua DPRD Provinsi, dan pihakpihak lain sesuai kebutuhan (antara lain: tokoh masyarakat, tokoh agama, akademisi, Lembaga Swadaya Masyarakat). e. Rakorda Kabupaten/Kota dihadiri oleh seluruh unsur Kabupaten/ Kota, Ketua DPRD Kabupaten/Kota, dan pihak-pihak lain sesuai kebutuhan (antara lain: Camat, tokoh masyarakat, tokoh agama, akademisi, Lembaga Swadaya Masyarakat). f. Dalam hal diperlukan, baik Rakorda Provinsi maupun Kabupaten/Kota dapat mengundang unsur BKPRN. Bahan-Bahan Rakorda terdiri dari: a. Rancangan isu-isu strategis penataan ruang yang disusun berdasarkan hasil evaluasi tahun sebelumnya, aspirasi daerah, dan berdasarkan isu-isu aktual yang berkembang di masyarakat. b. Rancangan rencana kerja yang disusun untuk mengatasi isu-isu strategis di atas. Acara Rakorda meliputi sidang pleno dan sidang komisi dengan ketentuan masing-masing sebagai berikut: a. Sidang pleno I: penyampaian arahan Kepala Daerah/Wakil Kepala Daerah dan paparan para Kepala SKPD serta narasumber lain untuk penajaman isu-isu strategis penataan ruang yang perlu diselesaikan.

19 b. Sidang komisi: penjabaran isu strategis ke dalam rencana tindak lanjut dalam satu tahun kedepan. c. Sidang pleno II: memaparkan hasil kesepakatan sidang komisi untuk ditetapkan menjadi hasil kesepakatan Rakorda. Keluaran yang dihasilkan Rakorda adalah kesepakatan program dan agenda kerja serta rencana tindak lanjut mengenai: a. Perencanaan tata ruang; b. Pemanfaatan dan pengendalian pemanfaatan ruang; c. Kelembagaan dan penyelenggaraan penataan ruang; dan d. Isu dan permasalahan strategis yang perlu diusulkan untuk dibahas dalam forum Rakorda Provinsi untuk hasil Rakorda Kabupaten/Kota, dan forum Rakornas untuk hasil Rakorda Provinsi. Alur Rapat Koordinasi Daerah dapat dilihat pada Gambar 8. Gambar 8. Alur Rapat Koordinasi Daerah Keterkaitan antara Rakor dan Raker BKPRN Penyelenggaraan Rakor sebagai salah satu forum pertemuan di daerah secara berkala setiap tahun, perlu dilakukan secara harmonis dengan penyelenggaraan forum pertemuan di tingkat pusat berupa Rakornas, Rakerreg BKPRN, dan Rakernas BKPRN. Penyelenggaraan Rakor diharapkan dapat diselenggarakan lebih awal dengan tujuan bahwa output Rakor dapat menjadi input dalam

20 penyelenggaraan forum pertemuan di tingkat pusat, yang sejalan dengan pendekatan bottom up dan top down. Rangkaian kegiatan diawali dengan penyusunan agenda kerja Kabupaten/Kota melalui penyelenggaraan Rakorda Kabupaten/Kota yang membahas isu-isu strategis dan solusi terhadap permasalahan penataan ruang kabupaten/kota, yang akan menjadi rekomendasi Bupati/Walikota dalam pengambilan kebijakan. Isu-isu dan permasalahan penataan ruang tersebut dapat menjadi masukan bagi Provinsi dalam merumuskan agenda kerja Provinsi di samping permasalahan penataan ruang yang dihadapi oleh pemerintah provinsi itu sendiri melalui penyelenggaraan Rakorda Provinsi. Hasil dari rapat koordinasi Provinsi yang dipandang perlu disampaikan ke tingkat nasional untuk menjadi perhatian dan dibahas dalam agenda Rapat Koordinasi Nasional (Rakornas), Rapat Kerja Regional Badan Koordinasi Penataan Ruang Nasional (Rakerreg BKPRN), dan Rapat Kerja Nasional (Rakernas BKPRN). Hasil penyelenggaraan Rapat Koordinasi di tingkat Nasional tersebut, menjadi program/agenda kerja Kementerian/Lembaga terkait BKPRN sesuai dengan tugas, fungsi dan kewenangannya untuk dapat ditindaklanjuti menjadi rencana, kegiatan, dan program strategis yang dapat diimplementasikan ke daerah. Hal inilah yang menjadi perwujudan rangkaian siklus penyelenggaraan penataan ruang pusat dan daerah sebagaimana disebutkan di atas. Alur keterkaitan antara Rakor, Rakornas dan Rakernas BKPRN sebagaimana dimaksud pada Gambar 9 berikut.

21 Rekomendasi 1 Kab/Kota Program dan agenda Kab/Kota 2 Rekomendasi Prov Program dan agenda Prov Rakornas Raker Regional BKPRN 4a Rakor Rakor 3 Input/masukan Input/ masukan Raker Regional BKPRN 4b 4c Feedback Isu Strategis Output Rakernas BKPRN Program Kerja 5 6 Tindak Lanjut Kementerian/Lembaga Gambar 9. Keterkaitan antara Rakornas, Raker Regional BKPRN dan Rakernas BKPRN 18

22 Keterangan: 1. Kabupaten/Kota melakukan penyusunan program dan agenda kerja, yang menjadi bahan pembahasan pada Rakor Kabupaten/Kota dan dilaporkan kepada Provinsi. 2. Provinsi menyusun program dan agenda kerja dengan mempertimbangkan/ mengakomodir program dan agenda kerja Kabupaten/Kota, untuk selanjutnya menjadi bahan pembahasan pada Rakor Provinsi. 3. Kompilasi program dan agenda kerja Provinsi dan Kabupaten/Kota, selanjutnya menjadi masukan bagi pelaksanaan Rakornas. 4. a dan b Rumusan hasil Rakornas menjadi bahan pembahasan pada c Raker Regional BKPRN, dan selanjutnya dibahas pada Rakernas BKPRN. Dalam hal Raker Regional BKPRN tidak dilaksanakan, bahan pembahasan pembahasan pada Rakernas BKPRN menggunakan Rumusan hasil Rakornas pada tahun tersebut. 5. Rakernas BKPRN menghasilkan isu-isu strategis penataan ruang dan program kerja BKPRN. 6. Hasil Rakernas BKPRN selanjutnya dilaksanakan oleh masing-masing Kementerian/ Lembaga terkait, serta menjadi bahan umpan balik/feedback bagi penyusunan program dan agenda kerja Provinsi dan Kabupaten/Kota Tata Cara Pengambilan Keputusan Pengambilan keputusan dalam pada prinsipnya sedapat mungkin dilakukan di tingkat terbawah (asas subsidiarity). Keputusan diambil dengan mendahulukan musyawarah dan mufakat dan dilakukan secara berjenjang dari tingkatan terendah (bottom up), yaitu dari tingkat pokja, hingga tingkat Penanggungjawab sesuai dengan lingkup keputusan yang diambil. Alur prinsip pengambilan keputusan dapat dilihat dalam Gambar 10 berikut. Tingkat Ketua Tingkat Penanggung jawab Tingkat Pokja Gambar 10. Alur prinsip pengambilan keputusan 19

23 Pengambilan Keputusan Tingkat Pokja a. Rapat untuk pengambilan keputusan atas tema atau isu yang sama maksimal dilaksanakan sebanyak 2 (dua) kali. b. Setiap keputusan yang diambil wajib dilaporkan kepada Ketua melalui Sekretaris. c. Dalam hal tidak dapat dicapai keputusan, Ketua Pokja melaporkan secara tertulis dan meminta arahan kepada Ketua melalui Sekretaris, untuk dibahas di tingkat Pengambilan Keputusan Tingkat Rapat untuk pengambilan keputusan atas tema/isu yang sama dilakukan maksimal sebanyak 2 (dua) kali. Alur pengambilan keputusan dapat dilihat pada Gambar 11.

24 TINGKAT PENANGGUNG JAWAB RAPAT PENGAMBILAN KEPUTUSAN Tidak Tercapai Kpts TINGKAT KETUA RAPAT PENGAMBILAN KPTS I Tercapai Kpts Tidak RAPAT PENGAMBILAN KPTS II Tidak Ya Ya TINGKAT POKJA RAPAT PENGAMBILAN KPTS I Tidak Tercapai Kpts RAPAT PENGAMBILAN KPTS II Tidak Tercapai Kpts Ya Ya KEPUTUSAN Gambar 11. Alur pengambilan keputusan 21

25 3.5. Penyusunan Laporan Pelaksanaan Koordinasi Penataan Ruang Daerah Tujuan Penyusunan Laporan Tujuan penyusunan laporan adalah sebagai kompilasi hasil pelaksanaan tugas-tugas di bidang koordinasi penyelenggaraan penataan ruang daerah yang telah dilaksanakan oleh, serta sebagai uraian rekomendasi terkait penyelenggaraan penataan ruang daerah yang dipandang perlu untuk diputuskan dan menjadi perhatian di tingkat yang lebih tinggi. Laporan-laporan dalam lingkup terdiri dari: a. Laporan Provinsi Berdasarkan ketentuan Permendagri Nomor 50 Tahun 2009 tentang Pedoman Koordinasi Penataan Ruang Daerah, laporan Provinsi disampaikan oleh Gubernur kepada Menteri Dalam Negeri c.q. Ditjen Bina Pembangunan Daerah untuk melaporkan pelaksanaan koordinasi penataan ruang provinsi dan pembinaan penataan ruang kabupaten/kota, yang disampaikan paling sedikit 2 (dua) kali dalam 1 (satu) tahun pada bulan Mei dan September. b. Laporan Kabupaten/Kota Laporan Kabupaten/Kota disampaikan oleh Bupati/Walikota kepada Gubernur dengan tembusan Menteri Dalam Negeri untuk melaporkan pelaksanaan koordinasi penataan ruang kabupaten/kota, yang disampaikan paling sedikit 2 (dua) kali dalam 1 (satu) tahun pada bulan April dan Agustus. Adapun bagan yang memuat jadwal penyampaian laporan dapat dilihat pada Gambar 12. JAN FEB MAR APR MEI JUN JUL AGS SEP OKT NO V DES Penyampaian Laporan Kab/Kota Penyampaian Laporan Provinsi Penyampaian Laporan Kab/Kota Penyampaian Laporan Provinsi Gambar 12. Bagan Jadwal penyampaian laporan Mekanisme Penyusunan Laporan Penyusunan laporan dilakukan oleh Sekretariat. Bahan laporan adalah laporan pokja, laporan Kabupaten/Kota (khusus bagi Provinsi), dan bahan lainnya dari anggota yang dianggap relevan. Sekretaris menyusun laporan dengan mekanisme sebagai berikut: (1) Penyiapan kerangka laporan; (2) Pengumpulan bahan laporan Pokja; 22

26 (3) Penyusunan laporan dan konfirmasi kepada setiap anggota dan/atau Pokja terkait; (4) Finalisasi/penyempurnaan laporan sesuai hasil konfimasi; (5) Penyampaian draft laporan kepada Ketua ; (6) Perbaikan laporan (jika ada) sesuai arahan dari Ketua paling lambat 7 (tujuh) hari kerja setelah tanggal diterimanya arahan perbaikan; dan (7) Penyampaian laporan dari Ketua kepada Mendagri (untuk Provinsi), atau kepada Gubernur (untuk Kabupaten/Kota) dengan tembusan kepada Sekretaris dan seluruh anggota. Alur penyusunan laporan dapat dilihat pada Gambar 13 berikut.

27 KAB/KOTA PROVINSI MENDAGRI Penerimaan Laporan PENANGGUNG JAWAB Disposisi Lap Kab/Kota Penyampaian Laporan KETUA Disposisi Lap Kab/Kota Penyampaian Laporan SEKRETARIS Disposisi Lap Kab/Kota Koord penyusunan Lap Penyusunan kerangka lap Penyusunan draft lap ANGGOTA DAN POKJA KONFIRMASI & PERSETUJUAN PENANGGUNG JAWAB Penyampaian lap Kab/Kota kepada Gubernur KETUA Penyampaian laporan SEKRETARIAT Pengumpulan bahan2 laporan (hasil Rakor, agenda kerja, dll), Penyusunan draft lap ANGGOTA DAN POKJA Bahan Lap Tidak KONFIRMASI & PERSETUJUAN Ya Gambar 13. Alur penyampaian laporan Provinsi dan Kabupaten/Kota 24

28 Muatan Laporan Muatan laporan pelaksanaan koordinasi penataan ruang daerah sekurangkurangnya meliputi: 1. Latar Belakang 2. Pelaksanaan Koordinasi Penataan Ruang a. Permasalahan/Kendala 1) Permasalahan/Kendala Proses Perencanaan Tata Ruang 2) Permasalahan/Kendala Proses Pemanfaatan Ruang 3) Permasalahan/Kendala Proses Pengendalian Pemanfaatan Ruang b. Upaya penyelesaian permasalahan/kendala 1) Upaya penyelesaian permasalahan/kendala pada proses perencanaan tata ruang; 2) Upaya penyelesaian permasalahan/kendala pada proses pemanfaatan ruang 3) Upaya penyelesaian permasalahan/kendala pada proses pengendalian pemanfaatan ruang c. Peran Masyarakat dalam Penataan Ruang 3. Pelaksanaan Tugas, pada tahap: a. Perencanaan tata Ruang; b. Pemanfaatan Ruang; dan c. Pengendalian Pemanfaatan Ruang. 4. Pembinaan Penataaan Ruang Kabupaten/Kota (Khusus diisi oleh Provinsi) 5. Jadwal dan Agenda Kerja 6. Rekomendasi 7. Kesimpulan 3.6. Pelaksanaan Kegiatan Menyikapi banyaknya tugas yang diemban oleh Sekretariat, kiranya perlu diformulasikan mengenai jenis dan pelaksanaan kegiatan yang dituangkan kedalam agenda kerja oleh Sekretariat dalam siklus 1 (satu) tahun. Secara rinci, contoh agenda kerja Sekretariat dapat digambarkan dalam Gambar 14 di bawah ini. 25

29 Rapat Rutin Rapat Rutin Rakorda SIKLUS PELAKSANAAN KEGIATAN Pelaporan Semester I (untuk kabupaten/kota) Rapat Rutin Pelaporan Semester II (untuk provinsi) Pelaporan Semester I (untuk provinsi) Pelaporan Semester II (untuk kabupaten/kota) Rapat Rutin Rapat Khusus (dilaksanakan sesuai kebutuhan) Gambar 14. Contoh Siklus Pelaksanaan Kegiatan 3.7. Dokumentasi dan Informasi Kegiatan yang diatur dalam dokumentasi dan informasi mencakup: a. Pengarsipan dokumen; b. Penyebarluasan informasi melalui Website (e-); dan c. Penyusunan media sosialisasi tentang. Tujuan dari pengaturan dokumentasi dan informasi adalah untuk mengkoordinasikan dan menertibkan pengarsipan dan penyebarluasan informasi bidang penataan ruang yang terkait Mekanisme Pengarsipan Dokumen Pengarsipan dokumen dilakukan oleh Sekretariat untuk dokumentasi terkait dengan pelaksanaan tugas-tugas. Dokumentasi dapat berupa hasil rapat, (notulensi, berita acara, bahan rapat, laporan tertulis), surat masuk, surat keluar, foto dokumentasi dan sebagainya, baik dalam bentuk softcopy maupun hardcopy. Sekretariat mengunggah (upload) dokumentasi ke dalam situs e-, paling lambat 7 (tujuh) hari kerja setelah tanggal pelaksanaan rapat, penerimaan surat dan/atau penerbitan surat.

30 Pengembangan Sistem Informasi Melalui e- Pengembangan sistem informasi e- merupakan sistem informasi tata ruang berbasis internet yang dikelola oleh Sekretariat dan dapat diakses dengan mudah oleh seluruh anggota. Fungsi e- adalah: a. Media kerja elektronik (e-office) untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas kinerja ; b. Media penyebarluasan informasi (e-public relation) kepada publik; c. Media kerja elektronik; dan d. Media berbagi (shared folder) informasi dan dokumentasi antarorgan. Muatan e- antara lain: a. Dokumentasi agenda dan hasil rapat rutin, rapat khusus, maupun Rakor yang telah diolah dan dipilah untuk konsumsi publik. b. Buletin Tata Ruang; c. Peraturan perundang-undangan terkait tata ruang; d. Dokumentasi agenda dan hasil kegiatan ; e. Mekanisme dan tata persuratan bagi penyelesaian konflik sebagai informasi bagi daerah; f. Perkembangan penyusunan Perda tentang RUTR maupun RRTR; g. Peta struktur ruang dan pola ruang; h. Ruang diskusi terkait penyelenggaran penataan ruang, termasuk kotak saran/ pengaduan masyarakat; i. Bahan lain terkait penataan ruang. Sekretariat bertugas memilah dan memilih informasi yang layak dikonsumsi oleh publik setelah berkonsultasi dengan anggota terkait. Di samping mengelola sistem informasi e-, Sekretariat juga bertanggung jawab untuk menyusun media sosialisasi seperti pamflet, newsletter, kalender, dan poster.

31 Informasi & dokumentasi Swasta Informasi & dokumentasi Share d Folder Proses Pemilahan Perguruan Tinggi LSM Masyarakat Anggota Pokja Anggota Pokja e-office e-public Relation Gambar 15. Bagan e- dalam Sistem Informasi Tata Ruang (SITR)

32 BAB IV PEMBIAYAAN Untuk dapat menjalankan tugas dan fungsinya secara optimal, perlu didukung dengan anggaran yang memadai yang bersumber dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD). Namun demikian mengingat bahwa merupakan badan yang bersifat ad-hoc atau non struktural maka tidak bisa nenperoleh anggaran secara langsung dari APBD untuk membiayai pelaksanaan tugas dan fungsinya. Mengingat mekanisme penganggaran di daerah hanya dapat dilakukan melalui pengajuan anggaran oleh instansi struktural daerah, maka anggaran yang akan dialokasikan untuk pelaksanaan tugas dan fungsi dapat diajukan melalui perangkat daerah yang menyelenggarakan urusan pemerintahan bidang penataan ruang. Mekanisme tersebut perlu dilakukan mengingat bahwa seluruh kegiatan secara umum dilaksanakan oleh Sekretariat dan kedudukan Sekretariat ada di perangkat daerah. Adapun nomenklatur program yang dapat digunakan untuk memayungi rencana kegiatan adalah program Koordinasi Penyelenggaraan Penataan Ruang Daerah. Penyusunan rencana kegiatan tahunan perlu disusun secara bersamasama oleh seluruh unsure, dengan demikian diharapkan bahwa program dan kegiatan dari masing-masing unsur tersebut dapat disinkronkan dan diorientasikan untuk mendukung pelaksanaan kegiatan. Adapun rincian rencana kegiatan tahunan yang perlu diajukan anggarannya sekurang-kurangnya meliputi: 1. Pelaksanaan Rapat Rutin. 2. Pelaksanaan Rapat Khusus. 3. Pelaksanaan Rapat Koordinasi Daerah. 4. Partisipasi Rapat Koordinasi Nasional. 5. Pelaksanaan Rapat-rapat Pokja. 6. Pembinaan dan Pengawasan Kabupaten/Kota (khusus Provinsi). 7. Konsultasi ke BKPRN. 8. Menggunakan tenaga ahli sesuai dengan kebutuhan. 9. Penyusunan laporan. 10. Pelaksanaan tugas dan fungsi kesekretariatan. 11. Kegiatan lainnya sesuai dengan kebutuhan dan kondisi daerah.

33 BAB V PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR Di dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 tentang Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota disebutkan bahwa Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian petunjuk tertulis yang dibakukan mengenai proses penyelenggaraan tugas-tugas Pemerintah Daerah. Secara umum, penyusunan SOP dilakukan dengan berlandaskan pada prinsipprinsip sebagai berikut: a. Efisiensi dan efektifitas SOP yang disusun dapat dilakukan secara singkat dan cepat dalam mencapai target pekerjaan serta memerlukan sumberdaya yang paling sedikit. b. Berorientasi pada pengguna SOP yang disusun dapat memenuhi kebutuhan seluruh anggota. c. Kejelasan dan kemudahan SOP yang disusun dapat dengan mudah dimengerti dan diterapkan. d. Keselarasan SOP yang disusun harus selaras dengan SOP lain yang terkait. e. Keterukuran SOP yang disusun memuat hasil, waktu dan proses pencapaian target pekerjaan serta dapat diukur secara kualitatif maupun kuantitatif. f. Dinamis SOP yang disusun dapat disesuaikan dengan kebutuhan kualitas pelayanan. g. Kepatuhan hukum SOP yang disusun dapat menjamin prosedur yang distandarkan telah sesuai dengan peraturan perundang-undangan. h. Kepastian hukum SOP yang disusun mampu memberikan kepastian hukum akan prosedur, kualifikasi pelaksana dan baku mutu. Berdasarkan sifatnya, SOP dibedakan menjadi SOP Administratif dan SOP Teknis. SOP Administrasi adalah standar prosedur yang diperuntukkan bagi jenis-jenis pekerjaan yang bersifat administratif. Sedangkan SOP teknis adalah standar prosedur yang sangat rinci dan bersifat teknis. Adapun kegiatan yang memerlukan SOP adalah kegiatan yang memenuhi kriteria sebagai berikut: 1. Kegiatannya dilaksanakan secara rutin atau berulang-ulang; 2. Menghasilkan output tertentu; dan

34 3. Kegiatannya sekurang-kurangnya melibatkan 2 (dua) orang/pihak. Terkait dengan kriteria dimaksud maka beberapa tugas kesekretariatan yang kiranya perlu disusun SOP-nya adalah fasilitasi penyelenggaraan kegiatan khususnya terkait dengan penyelenggaraan forum-forum pertemuan; koordinasi pelaksanaan kegiatan pada kelompok kerja dalam ; tata persuratan; pengolahan data dan informasi untuk mendukung pelaksanaan tugas-tugas ; dan penyiapan laporan pelaksanaan koordinasi penataan ruang. Tahapan penyusunan SOP secara lengkap telah diatur dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun Adapun contoh penulisan SOP untuk matrik alur kegiatan rapat rutin dalam rangka penyusunan jadwal dan agenda kerja dan evaluasi Raperda tentang RTRW Provinsi/Kabupaten/Kota adalah sebagaimana diuraikan pada Lampiran II dan Lampiran III.

35 BAB VI PENUTUP Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Kesekretariatan ini sedapat mungkin telah mempertimbangkan alur kerja atau mekanisme yang telah berlangsung selama ini. Namun demikian, dengan pertimbangan untuk memperbaiki ketatalaksanaan diperlukan beberapa perubahan tata kerja baik yang berupa penyesuaian dari tata kerja sebelumnya ataupun penerapan mekanisme yang benarbenar baru. Agar pedoman ini dapat diimplementasikan secara konsisten, maka diperlukan pemahaman yang memadai pada semua organ. Untuk membangun pemahaman tersebut, perlu dilakukan sosialisasi secara terus menerus agar setiap unit kerja terkait menjadi terbiasa (familiar) dengan mekanisme yang ada. di samping itu, dukungan sistem informasi dan komunikasi dalam bentuk e-, yang menjadi bagian dari sistem informasi, akan lebih memudahkan penerapan pedoman ini. Komitmen dan semangat untuk terus menata dan meningkatkan kualitas koordinasi tentunya menjadi prasyarat kunci efektivitas implementasi Standar Operasional Prosedur (SOP) Kesekretariatan yang telah disusun dan disepakati bersama ini.

36 LAMPIRAN II SURAT EDARAN MENTERI DALAM NEGERI NOMOR : TANGGAL : Contoh Matrik Alur Kegiatan : Rapat Rutin Dalam Rangka Penyusunan Jadwal Dan Agenda Kerja Uraian Prosedur 1 Menyiapkan draft jadwal dan agenda kerja sebagai bahan rapat Kepala Daerah Ketua Pelaksana Mutu Baku Ket Sekretaris Mulai Kelompok Kerja (Pokja) Anggota Kelengkapan Waktu Output - Komputer/ Laptop - Printer - Kertas - Data-data Paling lambat 3 hari kerja sebelum pelaksanaan rapat Konsep bahan rapat 2 Menyusun draft undangan rapat 3 Penandatanganan undangan dan lampiran oleh Sekretaris 4 Penyiapan tanggapan terhadap isu terkait draft jadwal dan agenda kerja oleh Pokja 5 Penggandaan bahan rapat oleh Sekretariat 1 - Komputer/ Laptop - Printer - Kertas Konsep undangan - Isu masingmasing kelompok kerja - Dokumen pendukung - Bahan rapat - Mesin fotocopy - Kertas Paling lambat 6 hari kerja sebelum pelaksanaan rapat Paling lambat 3 hari kerja sebelum pelaksanaan rapat Paling lambat 3 hari kerja sebelum pelaksanaan rapat Konsep undangan Undangan yang sudah ditandatangani Bahan rapat yang sudah memperoleh tanggapan dari Pokja Bahan rapat 33

37 Uraian Prosedur 6 Penyampaian undangan dan bahan rapat Kepala Daerah Ketua Pelaksana Mutu Baku Ket Sekretaris Kelompok Kerja (Pokja) Anggota Kelengkapan Waktu Output - Undangan - Bahan rapat 7 Pelaksanaan rapat Rutin Bahan rapat : Konsep Jadwal dan Agenda Kerja 8 Perumusan Hasil Rapat - Komputer/ laptop - Kertas 9 Penyampaian hasil rapat Konsep surat ke Kepala Daerah hasil rapat sebagai Penanggung Jawab 10 Ketua mengeluarkan Surat penyampaian hasil Rapat 1 2 Konsep surat hasil rapat rutin Paling lambat 3 hari kerja sebelum pelaksanaan rapat Undangan dan bahan rapat diterima peserta rapat 1 hari kerja Rumusan hasil rapat : Jadwal dan Agenda Kerja yang telah disepakati peserta rapat Paling lambat 3 hari kerja setelah pelaksanaan rapat Paling lambat 3 hari kerja setelah diterimanya surat dari Ketua Konsep surat hasil rapat Surat hasil rapat yang telah di tandatangani

38 Uraian Prosedur 11 Sekretariat menyampaikan hasil rapat rutin surat Kepala Daerah Ketua Pelaksana Mutu Baku Ket Sekretaris 2 Kelompok Kerja (Pokja) Anggota Kelengkapan Waktu Output - Surat hasil rapat rutin - Mesin Foto copy Paling lambat 3 hari kerja setelah diterbitkannya surat hasil rapat rutin Surat hasil rapat rutin 12 Pelaksanaan hasil Rapat Rutin sesuai tupoksi anggota Selesai Surat rapat hasil

39 LAMPIRAN III SURAT EDARAN MENTERI DALAM NEGERI NOMOR : TANGGAL : Contoh Matriks Alur Kegiatan: Evaluasi Raperda RTRW Kabupaten/Kota Pelaksana Mutu Baku Uraian Prosedur Gubenur Ketua Sekretaris Kepala Sekretariat Pokja I Pokja II Anggota Kelengkapan Waktu Output Ket 1. Menerima, menelaah Ranperda RUTR dan/atau RRTR kabupaten/kota dan memberi arahan kepada Ketua. mulai - Ranperda - Dokumen Kelengkapan 30 menit - Disposisi 2. Menerima, menelaah Ranperda tentang RUTR dan/atau RRTR kabupaten/ kota dan menyampaikan kepada Sekretaris. - Ranperda - Dokumen Kelengkapan - Lembar disposisi 20 menit - Disposisi 3. Menerima, menelaah Ranperda tentang RUTR dan/ atau RRTR kabupaten/ kota serta memberi arahan kepada Kepala Sekretariat untuk melakukan verifikasi Ranperda beserta kelengkapannya dan membuat konsep surat undangan forum evaluasi. 1 - Ranperda - Dokumen Kelengkapan - Lembar disposisi 1 hari - Disposisi

40 4. Menerima, menelaah, melakukan verfikasi indikatorindikator pelaksanaan evaluasi ranperda RUTR dan/atau RRTR kabupaten/ kota bersama Kepala Sekretariat dan membuat laporan kelengkapan indikator-indikator tsb serta membuat konsep surat undangan forum evaluasi dan melaporkan kepada Sekretaris. 5. Menerima, menelaah laporan kelengkapan indikatorindikator tsb serta memaraf konsep surat undangan forum evaluasi dan menyampaikan kepada Ketua. 1 - Ranperda - Dokumen Kelengkapan - Lembar disposisi - Konsep surat undangan - Ranperda - Dokumen Kelengkapan - Laporan - Konsep surat undangan 2 hari kerja 20 menit - Laporan - Konsep surat undangan - Laporan - Konsep surat undangan 6. Menerima, menelaah dan menandatangani konsep surat undangan forum evaluasi untuk kemudian didistribusikan oleh Kepala Sekretariat. 2 - Konsep surat undangan - Laporan 20 menit - Surat undangan

41 7. Kepala Sekretariat menerima, menggandakan, mengarsipkan dan mengirimkan surat undangan forum evaluasi. 2 - Ranperda - Dokumen Kelengkapan - surat undangan 1 hari - Tanda terima 8. Ketua dan Biro Hukum bersama Pemda Kabupaten/Kota melakukan evaluasi Ranperda RUTR dan/atau RRTR kabupaten/ kota - Ranperda - Dokumen Kelengkapan - Laporan 1 hari - Ranperda - Notulensi - BA - Laporan - Dokumen Kelengkap an 9. Menyusun Draf Keputusan Gubernur tentang Hasil Evaluasi Ranperda tentang RUTR dan/atau RRTR kabupaten/kota bersama Kepala Sekretariat dan menyiapkan konsep nota dinas pengantar serta melaporkan kepada Ketua. 3 - Ranperda - Dokumen Kelengkapan - Laporan - Notulensi - BA 3 hari - Draf Kep Gubernur

42 10. Menerima, menelaah, menandatangani konsep nota dinas pengantar, memaraf draf Keputusan Gubernur dan menyampaikan kepada Gubernur. 3 - Draf Kep Gubernur - Konsep nota dinas pengantar - Konsep surat pengantar 1 jam - Nota dinas pengantar - Draf Keputusan Gubernur 11. Menerima dan menandatangani draf Keputusan Gubernur tentang evaluasi ranperda dan menyampaikan kepada Ketua. - Draf Kep Gubernur 1 jam - Keputusan Gubernur 12. Menerima dan menyampaikan Keputusan Gubernur tentang evaluasi ranperda kepada Ketua. - Kep Gubernur 1 hari - Nota dinas pengantar 13. Menerima Keputusan Gubernur dan menyiapkan serta menyusun konsep surat pengantar Keputusan Gubernur yang akan disampaikan kepada Ketua. 4 - Kep Gubernur 20 menit - Konsep surat pengantar

43 14. Menerima dan menandatangani konsep surat pengantar Keputusan Gubernur tentang Hasil Evaluasi dan Menyerahkan kepada Sekretaris. 4 - Konsep surat pengantar 30 menit - Surat pengantar 15. Menerima Surat Keputusan Gubernur dan menyampaikan Surat Keputusan Gubernur serta memberikan arahan kepada Kepala Sekretariat. 16. Menerima, menggandakan, mengarsipkan dan mengirimkan Surat Keputusan Gubernur kepada Bupati/ Walikota. - Surat pengantar - Kep Gubernur - Surat pengantar 1 hari - Tanda terima 1 hari - Tanda terima selesai

44 LAMPIRAN IV SURAT EDARAN MENTERI DALAM NEGERI NOMOR : TANGGAL : 1. Halaman Judul FORMAT STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PEMERINTAH DAERAH SKPD Identitas Instansi STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PELAYANAN ADMINISTRASI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR Judul Standar Operasional Prosedur dari Identifikasi kebutuhan 2. Informasi Prosedur yang akan distandarkan Logo Pemerintah Daerah SATUAN KERJA PERANGKAT DAERAH Nomor Standar Operasional Prosedur Tgl Pembuatan Tgl Revisi Tgl Pengesahan... Disahkan Oleh... Nama Standar Operasional Prosedur... Dasar Hukum Keterkaitan... Peringatan Kualifikasi Pelaksana Peralatan/Perlengkapan Pencatatan dan Pendataan 41

45 Cara Pengisian: (1) Nomor Standar Operasional Prosedur Diisi dengan nomor Standar Operasional Prosedur, yaitu (No Komponen, Unit Kerja, Bagian, No Standar Operasional Prosedur) (2) Tanggal Pembuatan Diisi dengan tanggal pengesahan Standar Operasional Prosedur (3) Tanggal revisi Diisi dengan tanggal Standar Operasional Prosedur di revisi (4) Tanggal pengesahan Diisi dengan tanggal mulai berlaku (5) Disahkan oleh Diisi dengan jabatan yang berkompeten yang mengesahkan (6) Nama Standar Diisi dengan nama prosedur yang akan distandarkan Operasional Prosedur (7) Dasar hukum Diisi dengan peraturan perundang-undangan yang menjadi dasar disusunnya Standar Operasional Prosedur (8) Kualifikasi pelaksana Diisi dengan penjelasan mengenai kualifikasi pegawai yang dibutuhkan dalam melaksanakan perannya pada prosedur yang distandarkan (9) Keterkaitan Diisi dengan penjelasan mengenai keterkaitan prosedur yang distandarkan dengan prosedur lain yang distandarkan (10) Peralatan/perlengkapan Diisi dengan penjelasan mengenai daftar peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan (11) Peringatan Diisi dengan: - Penjelasan mengenai kemungkinan kemungkinan resiko yang akan timbul ketika prosedur dilaksanakan atau tidak dilaksanakan. - Peringatan memberikan indikasi berbagai permasalahan yang mungkin muncul dan berada diluar kendali pelaksana ketika prosedur dilaksanakan dan berbagai dampak yang mungkin ditimbulkan. - Dalam hal ini, dijelaskan pula bagaimana cara mengatasinya. (12) Pencatatan dan Diisi dengan penjelasan mengenai berbagai hal yang pendataan perlu didata, dicatat atau diparaf oleh setiap pegawai yang berperan dalam pelaksanaan prosedur yang telah distandarkan (13) Uraian prosedur Langkah kegiatan secara rinci dan sistematis dari prosedur yang distandarkan (14) Pelaksana Diisi dengan jabatan yang melakukan suatu proses/aktivitas (15) Kelengkapan Diisi dengan penjelasan mengenai daftar peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan (16) Waktu Diisi dengan lama waktu yang dibutuhkan dalam melakukan suatu proses/kegiatan (17) Output Diisi dengan hasil/keluaran dari suatu proses/kegiatan (18) Pengesahan Diisi dengan Nama dan tandatangan Kepala SKPD