RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENJUALAN (Studi Kasus Pada CV. PERKASA TEKNIK Semarang)

Transkripsi

1 RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENJUALAN (Studi Kasus Pada CV. PERKASA TEKNIK Henry Anggoro Djohan Program Studi Sistem Informasi STMIK ProVisi Semarang Abstract Sale information system have an important role in providing information for management or company. With this information system management or company can make control for payment due date and help them to make reports about sale information. This information sytem also help management to view bonus for ment. Keywords : Information System, Sale information. Pendahuluan Perkembangan teknologi dewasa ini telah tumbuh dengan pesat, yang menjadi perhatian utama adalah bagaimana bisa memanfaatkan sumber daya - sumber daya yang biasanya sangat terbatas. Diantara berbagai sumber yang ada, informasi merupakan salah satu sumber daya perusahaan yang sangat berharga. Pengolahan sumber daya informasi bertujuan untuk pemuasan terhadap kebutuhan informasi yang berkualitas bagi manajemen maupun perusahaan. Hal ini akan menjadi sangat penting bila dikaitkan dengan banyaknya pesaing dalam usaha yang sejenis. Perusahaan tidak ingin ketinggalan dalam persaingan usaha dengan para pesaingnya. Teknologi komputer sangat tepat digunakan dalam membangun keunggulan kompetitif usaha, khususnya untuk meintegrasikan data dan melakukan kontrol secara efektif. Dengan kemampuan mengintegerasikan data yang baik, maka perusahaan dapat lebih cermat dalam melakukan kontrol, koordinasi dan pembuatan keputusan. Dewasa ini kebutuhan akan informasi semakin terasa sangat dibutuhkan dimana usaha usaha pengoperasian suatu badan dihadapkan pada suasana penuh persaingan dan adanya tuntutan untuk menyajikan informasi yang aktual. CV. Perkasa Teknik sebagai perusahaan yang bergerak di bidang alat-alat industri harus meningkatkan kualitas informasinya dalam rangka untuk mengantisipasi persaingan dunia usaha. Informasi informasi baik tentang intern organisasi maupun informasi tentang keadaan pesaing harus selalu dianalisis. Saat ini sistem pada CV. Perkasa Teknik yang selama ini dilakukan dirasa memiliki banyak kelemahan antara lain dalam mengolah data-data dan yang dilakukan oleh - yang ada. Dimana konsumen seringkali tidak melakukan pembayaran secara tunai/cash sehingga perusahaan kesulitan untuk memantau pembayaran-pembayaran yang menunggak / jatuh tempo, serta kesulitan dalam membuat laporan-laporan yang diperlukan termasuk laporan komisi. Hal ini dikarenakan Perkasa Teknik dalam pembuatan rekapitulasi transaksinya hanya menggunakan Microsoft Office Excel. Padahal informasi mengenai transaksi ini sangat penting bagi kelangsungan perusahaan. Sistem informasi Penan ini dirancang untuk membantu perusahaan dalam memperoleh informasi maupun laporan-laporan yang diperlukan. 2. Tinjauan Pustaka 2. Pengertian Sistem Informasi Penan CV. Perkasa Teknik a. Definisi Penan Penan dapat didefinisikan sebagai kegiatan pelengkap / suplemen dari pembelian untuk memungkinkan terjadinya transaksi yang terdiri dari serangkaian kegiatan meliputi penciptaan permintaan, menemukan si pembeli negosiasi harga dan surat pembayaran (Sofyan Assauri, 992). b. Tujuan Penan Tujuan adalah memungkinkan manajemen untuk membuat perencanaan ke depan dan berusaha mencapai yang diperkirakan dengan cara yang lebih efektif. c. Politik dan Hukum Penan Politik Penan merupakan cara/siasat untuk mencapai keberhasilan dalam melakukan. Hukum adalah cara tukar menukar dengan uang karena uang sangat dibutuhkan agar menguntungkan dan memuaskan hatinya. Urutan hukum adalah sebagai berikut :. Tiap manusia adalah pen. 2. Penan yang terdiri dari dua jenis atau jasa. 3. Orang mau men sesuatu karena didorong oleh keuntungan dan kepuasan yang akan diperoleh dengan itu. 95

2 Jurnal Teknologi Informasi dan Komunikasi, ISSN: , Volume 4 Nomor 2 Agustus 203 d. Syarat Penan Dalam melakukan kegiatan, perusahaan selalu menggunakan beberapa cara yang pada umumnya agar dari pihak pembeli maupun pen keduanya mendapatkan kemudahan didalam melaksanakan beli. Sedangkan dari pihak pembeli yaitu sumber daya tersendiri dalam melakukan pembelian terhadap produk yang di oleh perusahaan tersebut. Pihak pen harus dapat meyakinkan kepada pembelinya agar dapat berhasil mencapai sasaran yang diharapkan. e. Faktor yang mempengaruhi perencanaan. Faktor Internal Faktor internal adalah data, informasi dan peramalan yang terdapat dalam perusahaan itu sendiri. Faktor internal terdiri dari : a. Pengalaman tahun-tahun yang lalu meliputi kualitas, harga, waktu maupun daerah pemasaran dan. Dalam hal ini akan diambil suatu kesimpulan untuk menetapkan perencanaan pada tahun berikutnya. b. Kebijakan perusahaan yang berhubungan dengan. c. Tenaga kerja yang dimiliki, apakah memiliki produktivitas yang tinggi atau belum. d. Kapasitas dan kemampuan perusahaan dalam men. 2. Faktor Eksternal Faktor eksternal adalah data dan informasi yang terdapat diluar perusahaan. Faktor eksternal terdiri dari : a. Keadaan persaingan pasar. Melihat keadaan persaingan yang cukup kuat maka perusahaan perlu mengambil langkahlangkah untuk mengatasi persaingan tersebut. Antara lain dengan cara meningkatkan kualitas yang di maupun meningkatkan jumlah yang dipasarkan. b. Situasi konsumen Dalam hal ini perusahaan harus melihat situasi masyarakat baik daya beli maupun keinginan masyarakat tersebut guna merencanakan strategi pemasaran yang tepat. 3. Metode Penelitian 3.. Obyek Penelitian Untuk melakukan suatu metode atau cara agar kegiatan tersebut dapat berjalan dengan baik. dapat dikatakan baik apabila data tersebut dapat mewakili keadaan obyek yang sedang ditelliti. Untuk itu dalam penyusunan tugas akhir ini penulis melakukan penelitian pada CV. Perkasa Teknik Semarang sebagai obyek penelitian dikarenakan pada obyek penelitian tersebut masih belum mengoptimalkan fungsi teknologi komputer Sumber dan Jenis Dalam penyusunan tugas akhir ini data yang dikumpulkan meliputi jenis dan sumber data :. Sumber. Cara untuk memperoleh data dapat dikelompokan menjadi dua yaitu: a. Primer. ini diperoleh dengan cara langsung datang mengadakan pengamatan terhadap obyek penelitian dan wawancara data ini meliputi data para, data dan data pemesanan di CV. Perkasa Teknik. b. Sekunder. ini diperoleh dari literatur literatur yang ada hubungannya dengan yang digunakan ataupun yang sedang diteliti seperti : struktur organisasi, dan sejarah perusahaan. 2. Jenis. a. Kualitatif. Merupakan data berdasarkan angka angka dan perhitungan, akan tetapi merupakan deskripsi tentang gambaran umum di CV.Perkasa Teknik. Analisa kualitatif disini menggunakan model perancangan sistem seperti, Pemesanan, Penan dan Flow Diagram, Contex Diagram dan Perancangan sistem lainnya. b. Kuantitatif. Merupakan serangkaian data yang dapat dinyatakan dalam angka angka atau perhitungan. Dimana data ini bersifat memberi keterangan keterangan dan penjelasan hasil pertanyaan yang diperoleh seperti jumlah, jumlah pemesanan dan Analisa Sistem a. Mendefinisikan masalah Langkah kerja pertama analisa sitem adalah mendefinisikan masalah yang diterima dari pemakai atau user sasaran dari definisi masalah adalah mendapatkan pengertian yang lebih mendalam dari pemakai. b. Identifikasi masalah dan sumber masalah. Analisa sistem harus mempunyai pengetahuaan yang cakap sehingga dapat mengidentifikasi penyebab terjadinya masalah dilanjutkan dengan penyelesaian masalah dengan penerapan sistem komputer. c. Identifikasi kebutuhan informasi. Dilaksanakan dengan mengunjungi perusahaan untuk mengetahui rencana aplikasi yang akan dikembangkan, ruang lingkup pengembangan dan jadwal pelaksanaan Desain Sistem. Perancangan Sistem. a. Diagram Alir ( Flow Diagram ). Diagram yang merupakan suatu gambaran grafis dari suatu sistem yang menggunakan simbol simbol untuk menggambarkan bagaimana data mengalir melalui suatu proses yang berhubungan. 96

3 b. Contex Diagram. Diagram yang menjukkan batas dari sistem informasi yang menunjukan hubungan antara suatu proses dengan entitas lainnya DFD Leveled Project Name: Project Path: Chart File: Chart Name: Created On: Created By: Modified On: Modified By : flow document c:\ecw in\ levelba.df d May May Gudang Pendataan Or der Pe la ngg an Surat jalan Penan Nota Faktur 2 Pesanan Form or der pesan Nota Pesan Catat pembayaran surat jalan Dir ektur Lap komis i Daftar penagihan Pelanggan Lap Lap per periode Lap cash 4 3 Bukti pembay aran Surat tagihan Lap Lap trend Daftar penagihan Lap komis i Gambar. DFD leveled 0 Sumber : yang diolah Pesan 2 Cetak Bukti Pembayaran Gambar 3. DFD Level Sumber : yang diolah Bukti pembay aran Projec t Name: Projec t Path: Chart File: Chart Name: Created On: Created By : Modif ied On: Modif ied By : flow document c:\ecw in\ df dlev el.dfd May Aug Pesanan Form order Pemesanan or der Pe la ngg an Daftar pesanan 2 Realis asi pemesanan Gudang Gambar 2. DFD level Sumber : yang diolah 97

4 Jurnal Teknologi Informasi dan Komunikasi, ISSN: , Volume 4 Nomor 2 Agustus 203 data 2 per periode per periode data Project Project Chart Chart Created Created Modified Modified 3.6. Context diagram flow c:\ecwi context.d context May-09- henr Aug-27- henr 3 cash bayar cash Dir ektur Pelangg Pesanan Daftar piutan Sale Bukti sale 4 5 Daftar penagihan bayar Daftar penagihan pena Faktur Surat Lapora Daftar piutan 0 Siste Informa Pena Lapora Penan period Form baran Faktur Nota Pena sale 6 laporan trend trend Direkt baran pena Gudan Gambar 5. Context Diagram SI Sumber : yang diolah 7 komisi komisi 3.7. Desain Input. Desain Input Pendataan Gambar 4. DFD level Sumber : Yang diolah 98

5 Gambar 4.2 : Desain Input Pendataan Desain Input Pemesanan 2. Desain Input Pendataan Konsumen Gambar 4.3 : Desain Input Pendataan konsumen 3. Desain Input Pendataan Gambar 4.5 : Desain Input Pemesanan 4. Desain Input Penan Gambar 4.4 : Desain Input Pendataan Gambar 4.6 : Desain Input Penan 99

6 Jurnal Teknologi Informasi dan Komunikasi, ISSN: , Volume 4 Nomor 2 Agustus Desain Input Pembayaran 4. Desain Output Pembayaran Piutang CV. Perkasa Teknik Tahun 2006 Gambar 4.2 : Desain Output Pembayaran Piutang - Sumber : diolah 5. Desain Output Trend Penan Gambar 4.7 : Desain Input Pembayaran 3.8. Desain Output. Desain Output Persediaan CV.PERKASA TEKNIK SEMARANG LAPORAN PERSEDIAAN BARANG Gambar 4.22 : Desain Output Trend Penan - Gambar 4.8:Desain Output Persediaan - Sumber: yang diolah 6. Desain Output Pendapatan 2. Desain Output Penan CV. Perkasa Teknik Per Tahun 2007 Gambar 4.9 : Desain Output Penan PerTahun - 3. Desain Output Pembayaran Tunai CV. Perkasa Teknik Tahun 2007 Gambar 4.20 : Desain Output Pembayaran Tunai - Gambar 4.23 : Desain Output Pendapatan 4. Implementasi 4.. Rencana Implementasi Sistem Rencana Implementasi ini dilakukan untuk menyelesaikan desain sistem yang ada dalam dokumen desain sistem yang disetujui, untuk memulai menggunakan sistem baru atau sistem yang diperbaiki. Rencana implementasi sistem meliputi : a. Program dan Testing Program dan testing ini dilakukan oleh pihak CV. Perkasa Teknik Semarang untuk mengetes modul-modul dan dilanjutkan dengan pengetesan untuk semua modul yang telah dirangkai. 00

7 Pengetesan yang dilakukan yaitu :. Pengetesan modul Pengetesan tiap modul ini dapat berupa program utama yang dipakai CV. Perkasa Teknik Semarang yaitu Visual Foxpro, Subroutine dan subprogram. 2. Pengetesan unit atau pengetesan program Setelah modul dites secara independen oleh programmer sampai benar-benar terbebas dari kesalahan baik validasi data dapat rangkap atau tidak, pemasukan tanggal dengan huruf dapat ditolak atau tidak. Setelah program tidak mengalami maka program dirangkai menjadi satu unit program, setelah menjadi suatu rangkaian unit program tersebut perlu dites kembali, apakah antara komputer yang ada dibagian Administrasi dapat konek dengan komputer yang ada dibagian Penan, apakah data yang ada dibagian Administrasi dapat diterima bagian Penan melalui unit program yang telah dirangkai tersebut. b. Training Training ini bertujuan untuk memberi pelatihan materi program yang akan dipakai di CV. Perkasa Teknik Semarang. Bagian yang mendapat training disini adalah bagian. Materi yang akan diberikan untuk training adalah materi yang berhubungan dengan program yang dipakai oleh pihak CV. Perkasa Teknik Semarang yaitu Visual Foxpro, tentang cara membuka program, dan cara menjalankan program. Training ini dilakukan setelah program selesai diuji dan benar-benar terbebas dari kesalahan. 5.Kesimpulan dan Saran 5.. Kesimpulan Kesimpulan yang didapat oleh penulis dalam penelitian ini adalah :. Dengan menggunakan sistem yang telah dirancang diatas mempermudah manajemen atau perusahaan untuk memperoleh informasi mengenai pada CV. Perkasa Teknik 2. Sistem informasi ini dapat digunakan untuk memantau pembayaran yang jatuh tempo sehingga perusahaan dapat memperoleh informasi yang lebih cepat Saran Program yang telah dibuat ini merupakan program sangat sederhana dan masih dapat dikembangkan lebih lanjut supaya sistem informasi ini dapat menjadi lebih baik lagi. DAFTAR PUSTAKA Cholid Narbuko,Drs dan H.Abu Achmadi Drs Metodelogi Penelitian, Penerbit Bumi Aksara, Jakarta,2004. Fathansyah, Ir, Buku Teks Ilmu Komputer Basis, Penerbit Informatika Bandung, 999. Jogiyanto H.M, Analisa Design Sistem Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Penerbit Andi Yogyakarta, 999. Raymond Mc Leod, Sistem Informasi Manajemen, Jilid I, Penerbit PT. Prenhallindo, Jakarta, 200 0