APLIKASI SISTEM PENILAIAN KINERJA PEGAWAI NEGERI SIPIL BERBASIS WEB (Studi Kasus : Balai Penelitian Ternak)

Transkripsi

1 APLIKASI SISTEM PENILAIAN KINERJA PEGAWAI NEGERI SIPIL BERBASIS WEB (Studi Kasus : Balai Penelitian Ternak) Dadang Sudarman, Prihastuti Harsani dan Arie Qur ania Program Studi Ilmu Komputer, Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam, Universitas Pakuan Jl. Pakuan PO BOX. 452, Bogor Telp/Fax (0251) dank.rambon@gmail.com Abstrak Sistem informasi berperan penting dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi yang bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi. Balai Penelitian Ternak (Balitnak) merupakan salah satu UPT Pusat Penelitian dan Pengembangan Peternakan di bawah Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian, Kementerian Pertanian, jumlah SDM yang ada sebesar 360 orang, di lihat dari golongan jabatan pegawai di Balai Penelitian Ternak terdiri dari dua golongan jabatan diantaranya jabatan fungsional tertentu dan jabatan struktural/jabatan fungsional umum, dengan proses kajian yang panjang dan mendalam mengenai DP-3 PNS, telah dirumuskan metode baru dalam melihat kinerja PNS melalui pendekatan metode (Sasaran Kerja PNS). Melalui metode ini, Penilaian prestasi kerja PNS secara sistemik menggabungkan antara penilaian Sasaran Kerja Pegawai Negeri Sipil dengan penilaian perilaku kerja. Melihat permasalahan diatas perlulah di buat suatu sistem untuk mempertimbangkan kuantitas dan kualitas data. Sistem ini dibuat bertujuan untuk mempermudah sistem administrasi penilaian Sasaran Kinerja PNS () di instansi tempat kami bekerja, sehingga cara manual akan digantikan dengan sistem berbasis online. Kata Kunci: Sistem informasi,, Website Pendahuluan Balai Penelitian Ternak (Balitnak) merupakan salah satu UPT Pusat Penelitian dan Pengembangan Peternakan di bawah Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian, Kementerian Pertanian, memiliki luas lahan perkantoran sekitar 24 hektar, sedangkan dari segi SDM, pegawai Balai Penelitian Ternak terdiri dari dua golongan jabatan diantaranya jabatan fungsional tertentu dan jabatan struktural/jabatan fungsional umum. Untuk mengukur dan mengevaluasi kinerja dari Pegawai Negeri Sipil dilingkungan Balai Penelitian Ternak adalah dengan mengevaluasi tingkat pelaksanaan pekerjaan atau unjuk kerja (perfomance appraisal) seorang pegawai. Dilingkungan Pegawai Negeri Sipil dikenal dengan DP-3 (Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan) yang diatur dalam PP 10 Tahun Kenyataan empirik menunjukkan proses penilaian pelaksanaan pekerjaan PNS cenderung terjebak ke dalam proses formalitas dengan proses kajian yang panjang dan mendalam mengenai DP-3 PNS, telah dirumuskan metode baru dalam 1

2 melihat kinerja PNS melalui pendekatan metode (Sasaran Kerja PNS). Melalui metode ini, Penilaian prestasi kerja PNS secara sistemik menggabungkan antara penilaian Sasaran Kerja Pegawai Negeri Sipil dengan penilaian perilaku kerja. Melihat permasalahan diatas perlulah di buat suatu sistem untuk mempertimbangkan kuantitas dan kualitas data. Sistem ini dibuat bertujuan untuk mempermudah sistem administrasi penilaian Sasaran Kinerja PNS () di instansi tempat kami bekerja, sehingga cara manual akan digantikan dengan sistem berbasis online. Adapun aplikasi yang akan dirancang adalah aplikasi berupa website dengan kelebihan mudah diakses dan terbatas untuk pengguna internal. Penilaian Capaian Sasaran Kerja Pegawai () Penilaian capaian Sasaran Kerja Pegawai Negeri Sipil diukur dengan membandingkan antara realisasi dengan target dari ke 4 (empat) unsur di atas. a. Penilaian capaian diukur dari aspek kuantitas dilakukan dengan membandingkan antara Realisasi Output (RO) dengan Target Output (TO) dikalikan 100. Rumusan capaian berdasarkan aspek kuantitas, ditunjukan pada persamaan 1 dan di rujuk dari panduan dan penyusunan penilaian Penilaian capaian Realisasi Output (RO) = x 100..(1) (Aspek Kual) Target Output (TO) b. Penilaian capaian diukur dari aspek waktu dihitung dari nilai tertimbang (NT = 1,76) di kalikan dengan Target Waktu (TW) dikurangi Penilaian capaian (Aspek Waktu Realisasi Waktu (RW) di bagi Target Waktu (TW) dikalikan 100. Rumusan capaian berdasarkan aspek waktu, ditunjukan pada persamaan 3 dan di rujuk dari panduan dan penyusunan penilaian c. Penilaian capaian diukur dari aspek biaya dihitung dari nilai tertimbang (NT = 1,76) di kalikan dengan Target Biaya (TB) dikurangi Realisasi Biaya (RB ) di bagi Target Biaya (TB) dikalikan 100 Penilaian capaian (Aspek Biaya) Rumusan capaian berdasarkan aspek biaya, ditunjukan pada persamaan 4 dan di rujuk dari panduan dan penyusunan penilaian d. Penilaian capaian diukur dari aspek biaya dihitung dari nilai tertimbang (NT = 1,76) di kalikan dengan Target Biaya (TB) dikurangi Realisasi Biaya (RB ) di bagi Target Biaya (TB) dikalikan 100 Penilaian capaian (Aspek Biaya) Rumusan capaian berdasarkan aspek biaya, ditunjukan pada persamaan 4 dan di rujuk dari panduan dan penyusunan penilaian 2

3 e. Tugas tambahan dan kreativitas Selain melakukan kegiatan tugas jabatan, apabila ada tugas tambahan terkait dengan jabatan dapat ditetapkan menjadi tugas tambahan. Tugas tambahan pada dasarnya merupakan kegiatan pendukung tugas jabatan yang oleh pimpinan dibebankan untuk dilaksanakan, sedangkan kreativitas merupakan kemampuan untuk menciptakan sesuatu yang baru bermanfaat bagi organisasi. Tugas tambahan dan atau kreativitas di beri bobot maksimal 40, dengan rincian 10 untuk tugas tambahan dan 30 untuk kreativitas. Penilaian hasil kerja dari kegiatan tugas tambahan ditetapkan maksimal 10% dan kegiatan kreativitas ditetapkan maksimal 30%. Keterangan : PKr : Penilaian kreativitas RO : Realisasi Output TO : Target Output Rumusan capaian dan penilaian Sasaran Kinerja Pegawai () di atas berdasarkan Panduan Penyusunan dan Penilaian Sasaran Kerja Pegawai Negeri Sipil, Badan Kepegawaian Negara (2014). Metode Penelitian Metode penelitian yang digunakan adalah Metode SDLC, dari tahap-tahap metode SDLC (Sistem Development Life Cycle) dapat dilihat urutan tahap yang berlaku disajikan pada Gambar 1. Rumusan penilaian tugas tambahan, ditunjukan pada persamaan 5 dan di rujuk dari panduan dan penyusunan penilaian RO PTt = x 10 x 10%...(5) TO Keterangan : PTt : Penilaian tugas tambahan RO : Realisasi Output TO : Target Output Rumusan penilaian kreativitas, ditunjukan pada persamaan 6 dan di rujuk dari panduan dan penyusunan penilaian RO PKr = x 30 x 30%...(6) TO Gambar 1. Sistem SDLC Rancangan Dan Implementasi Analisis Sistem yang sedang Berjalan Analisis ini berfungsi untuk mengetahui kekurangan sistem dan hal-hal yang harus diperbaiki yang sedang berjalan saat ini. Berikut flowmap sistem yang sedag 3

4 berjalan saat ini digambarkan pada Gambar 2. Pegawai End Kepegawaian Gambar 2. Sistem yang sedang berjalan Analisis Sistem yang akan dikembangkan Tahap analisis system yang sedang berjalan ini merupakan suatu tahap dimana dibuat rancangan mengenai model atau flowmap yang akan digunakan, tahap pembuatan model ini merupakan solusi dari permasalahan sistem yang sebelumnya berjalan digambarkan pada Gambar 3. Pendekatan UML (Unified Modelling Language) UML (Unified Modelling Language) merupakan sebuah bahasa yang berdasarkan grafik/gambar untuk memvisualisasikan, menspesifikasikan membangun, dan pendokumentasian dari sebuah sistem pengembangan software berbasis OO (Object-Oriented), Sehingga UML menjadi salah satu pemodelan yang banyak digunakan di dunia industri untuk mendefinisikan requirement, membuat analisis dan desain, serta menggambarkan arsitektur dalam pemrograman berorientasi objek. (Rosa A.S. 2013). Use Case Use case digunakan untuk memodelkan dan menyatakan unit fungsi/layanan yang disediakan oleh sistem ke pemakai (yang disebut sebagai aktor) di sajikan pada Gambar 4. Pegawai Kepegawaian Kepala Balai Gambar 3. Sistem yang akan dikembangkan Gambar 4. Use Case 4

5 a. Deskripsi Kegiatan Tabel 2. Deskripsi Kegiatan Proses pengajuan berhubungan antara pegawai dan system. Diagram aktivitas pengajuan dapat dilihat pada Gambar 8. b. Deskripsi Use Case Tabel 3. Deskripsi Use Case Gambar 8. Diagram Aktivitas Pengajuan Diagram Kelas Diagram Kelas berfungsi untuk menggambarkan class atau blueprint object pada sebuah sistem. Berikut merupakan diagram kelas ditunjukan Gambar 5 : Proses Pengelolaan Data Pegawai melibatkan antara bagian admin dan system. Diagram Aktivitas Pengelolaan Data Pegawai dapat dilihat pada Gambar 10. Gambar 5. Diagram Kelas Gambar 10. Diagram Aktivitas Pengelolaan Data Pegawai 5

6 Diagram sekuan pengajuan menggambarkan proses pengajuan yang dimulai dari proses login pemilihan layer menu hingga input data pengajuan ditujukan pada Gambar 13. Perancangan Sistem Secara Umum Struktur Navigasi Struktur navigasi sistem digunakan untuk menggambarkan secara garis besar isi dari seluruh halaman sistem dan menggambarkan bagaimana hubungan antara rancangan dari halaman tersebut. Struktur navigasi Aplikasi Sistem Penilaian Kinerja Pegawai diawali dengan halaman login yang mempunyai link ke beberapa halaman lainnya. Diagram struktur navigasi sistem ini dapat dilihat pada Gambar 15. Gambar 13. Diagram Sekuen Pengajuan Diagram Komponen Diagram ini menunjukkan organisasi dan ketergantungan antar komponen. Berikut merupakan diagram komponen dari aplikasi yang akan dibuat ditunjukan pada Gambar 14. Gambar 14. Diagram Komponen Gambar 15. Struktur Navigasi Hasil Dan Pembahasan Hasil Berikut ini merupakan hasil dari tampilan Aplikasi Sistem Penilaian Kinerja Pegawai beserta uraian mengenai halaman dari sistem tersebut yang akan dijelaskan dibawah ini: Tampilan Login Merupakan tampilan awal saat program dijalankan. Pertama pengguna harus memasukan username dan password kemudian klik tombol Sign In. Apabila user salah memasukan username dan password maka user tidak bisa masuk ke sistem dan apabila sukses maka akan muncul tampilan menu utama. Terdapat 4 hak akses yang dapat masuk ke dalam sistem yaitu pegawai, kepegawaian, kepala balai dan 6

7 administrator. Berikut merupakan tampilan login ditunjukkan pada Gambar 28. akan ditampilkan berupa grafik histogram atau batang. Berikut merupakan tampilan grafik ditunjukkan pada Gambar 34. Gambar 28. Tampilan Halaman Login Tampilan Halaman Utama Tampilan halaman utama merupakan halaman yang akan muncul saat pengguna telah melaukan proses login dengan valid. Bagian-bagian pada halaman utama terdapat header, banner, menu dan content. Pada bagian header terdapat judul aplikasi dan user login pada sebelah pojok kanan atas. Bagian menu merupakan bagian yang paling membedakan antara hak akses yang satu dengan yang lainnya. Menu juga mempengaruhi hasil output yang ada di bagian content. Berikut merupakan tampilan halaman utama ditunjukkan pada Gambar 29. Gambar 34. Tampilan Grafik Pembahasan Penilaian capaian Sasaran Kerja Pegawai Negeri Sipil diukur dengan membandingkan antara realisasi dengan target dari ke 4 (empat) aspek di atas. Berikut merupakan contoh perhitungan dan langkah-langkah untuk menghitung nilai capaian : 1. Hal yang pertama yang dibutuhkan untuk menghitung nilai capai adalah berupa data target yang terdiri dari aspek kuantitas, aspek kulaitas, aspek waktu dan aspek biaya. Tabel dibawah ini merupakan data target yang akan dihitung nilai capaian ditujukan pada tabel 9. Tabel 9. Data Target Gambar 29. Tampilan Halaman Utama Tampilan Grafik Tampilan grafik ini berfungsi untuk melihat seluruh pegawai yang telah penilaian capaian ditahun yang sama. Hanya Kepala Balai yang dapat melihat grafik pertahun. Untuk menampilkan grafik ini Kepala Balai harus memasukkan tahun yang akan dilihat grafiknya. Grafik yang 2. Setelah memasukan data target maka pegawai harus memasukan data realisasi. Berikut tabel 10 merupakan contoh data realisasi yang dimasukan. 7

8 Tabel 10. Data Realisasi Dengan melihat dari tabel maka nilai tersebut dikategorikan kedalam cukup. Tabel 11. Kategori Penilaian 3. Penilaian capaian yang pertama adalah menghitung aspek kuantitas Penilaian capaian (Aspek Kuan) Realisasi Output (RO) = x 100..(1) Target Output (TO) 4. Aspek kedua adalah aspek kualitas. 5. Aspek ketiga adalah aspek waktu. 6. Aspek keempat adalah aspek biaya. Uji Coba Struktural Uji coba struktural ini dilakukan untuk memastikan apakah keadaan program ini terstruktur dengan baik sesuai yang diharapkan, uji coba struktural adalah menguji setiap form/halaman yang telah dirancang dengan cara menjalankan form/halaman pada program. Hal ini bertujuan agar didapatkan hasil yang diinginkan. Jika terjadi kesalahan atau hasil yang didapat tidak sesuai dengan yang diinginkan maka proses akan kembali. Tabel 12. Uji Coba Struktural 7. Setelah semua aspek didapat nilainya akan dilakukan perhitungan untuk menentukan capaian dengan cara menjumlahkan semua aspek tiap item lalu dibagi 4. Data = Aspek kuantitas + aspek kualitas + aspek waktu + aspek biaya - Data 1 : ( ) / 4 = 276 / 4 = 69 - Data 2 : ( ) / 4 = 276 / 4 = 69 - Data 3 : ( ) / 4 = 276 / 4 = 69 - Data 4 : ( ) / 4 = 276 / 4 = Nilai total pencapaian didapat dari menjumlahkan seluruh data/item lalu dibagi dengan banyaknya item. Total = ( ) / 4 = 69 Dari hasil pengujian struktural yang dilakukan pada setiap form/halaman, telah terbukti bahwa halaman program tersebut sudah dapat dijalankan. Semua tampilan form/halaman juga sudah sesuai dengan 8

9 perancangan yang dibuat pada tahap perancangan. Tahap Uji Coba Fungsional Setelah melakukan uji coba struktural selanjutnya dilakukan uji coba fungsional, uji coba fungsional dilakukan dengan cara mengklik setiap link dan melihat halaman yang akan terbuka. Hasil uji coba fungsional ini, dapat dilihat pada tabel. Tabel 13. Uji Coba Fungsional Gambar 36. Validasi Gagal Login 2. Validasi form Pengajuan Capaian Pemberitahuan berhasil akan muncul jika data pengajuan capaian dapat disimpan ke dalam database. Pemberitahuan berhasil ditunjukkan pada Gambar 37. Dari hasil pengujian fungsional yang dilakukan pada setiap link di halaman Aplikasi Sistem Penilaian Kinerja Pegawai ini, telah terbukti bahwa semua link sudah dapat berfungsi dengan baik. Uji Coba Validasi Uji coba validasi adalah uji coba untuk mengetahui keakuratan hasil data yang telah dimasukkan ke dalam sistem. Berikut hasil dari uji coba validasi: 1. Validasi Login Pada pertama kali membuka aplikasi, pengguna diminta untuk memasukan username dan password untuk masuk ke dalam proses selanjutnya. Jika username atau password tidak valid maka akan muncul pemberitahuan seperti Gambar 36. Gambar 37. Validasi Form Pengajuan Capaian 3. Validasi Pengesahan Dihalaman pengesahan akan muncul pemberitahuan berhasil jika pengesahan telah dilakukan oleh bagian kepegawaian. Pemberitahuan pengesahan dapat dilihat pada Gambar 38. Gambar 38. Validasi Pengesahan 9

10 Kesimpulan Aplikasi Sistem Penilaian Kinerja Pegawai berbasis web merupakan pembuatan sistem yang sudah terkomputerisasi. Sistem ini diimplementasikan menggunakan bahasa pemrograman PHP serta database menggunakan Mysql. Metodologi penelitian yang digunakan adalah Metode SDLC (System Development Life Cycle) dalam melakukan penelitian digunakan beberapa tahapan proses, yaitu perencanaan, analisis masalah, perancangan sistem, implementasi dan uji coba sistem. Pada tahap perancangan, sistem ini menggunakan pendekatan UML (Unified Modelling Language) dengan menggunakan diagram use case, diagram kelas, diagram aktivitas, diagram sekuen, diagram komponen, Aplikasi Sistem Penilaian Kinerja Pegawai Negeri Sipil ini dapat memperbaiki sistem manual dengan menggunakan teknologi komputer yang sudah berbasis online, mempermudah pegawai dalam membuat dan mendapatkan pengesahan dari bagian kepegawaian serta memudahkan dalam melihat rekap yang telah dibuat dalam kurun waktu tertentu. Rancangan yang user friendly dan pencarian yang cepat sehingga tanpa harus membuka file dokumen dengan jumlah yang banyak. Sistem ini telah melalui tahap proses validasi atau uji coba, diantaranya uji struktural, uji coba fungsional dan uji coba validasi. Saran Aplikasi Sistem Penilaian Kinerja Pegawai Negeri Sipil semoga dapat dimanfaatkan sebaik mugkin sesuai dengan fungsinya. Sistem ini tentunya masih banyak kekurangan sehingga harus dilakukan pengembangan terhadap fungsi sistem. Daftar Pustaka Alwi., 2001, Secara teoritis tujuan penilaian dikategorikan sebagai suatu yang bersifat evaluation dan development. Badan Kepegawaian Negara., 2014, Panduan Penyusunan dan Penilaian Sasaran Kerja Pegawai Negeri Sipil, Kartikasari., 2013, Sistem Informasi Administrasi Penilaian Prestasi Kerja PNS Berdasarkan Sasaran Kerja Pegawai () Berbasis Web Pada Kantor Bkd Provinsi Jawa Tengah. Kholijah., 2013, Sistem informasi penilaian kinerja karyawan menggunakan metode technique for others reference by similarity to Ideal solution (topsis). Kristianto., 2011, Sistem Informasi penilaian Kinerja Pegawai di UPN Veteran Jakarta Rosa A.S., 2013, UML menjadi salah satu pemodelan yang banyak digunakan di dunia industri untuk mendefinisikan requirement, membuat analisis dan desain, serta menggambarkan arsitektur dalam pemrograman berorientasi objek. Simamora., 2004, Penilaian kinerja adalah proses yang dipakai oleh organisasi untuk mengevaluasi pelaksanaan kerja individu karyawan. 10