ANALISIS PENERAPAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DALAM PERENCANAAN PENGADAAN OBAT DI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH SENOPATI PANEMBAHAN BANTUL

Transkripsi

1 ANALISIS PENERAPAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DALAM PERENCANAAN PENGADAAN OBAT DI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH SENOPATI PANEMBAHAN BANTUL Abdul Hadi Purwanto dan Sulistyawati Fakultas Kesehatan Masyarakat, Universitas Ahmad Dahlan, Yogyakarta. Abtract Background: Hospitals need the information to carry out the planning and monitoring of all parts of the Hospital unit. One way to achieve this was by using an integrated management information system (MIS). MIS is one resource that can support decision making at various levels of management, from the basic to the top management. Hospital of Panembahan Senopati Bantul has applied MIS since 1998, and totally implementing in all inventory at Hospital of Panembahan Senopati used Mixed Hybrid program that can be directly on the Web and Excel as well as to connect all the MIS in Hospital using LAN (Local Area Network), which often make when the MIS application is the occurrence of trouble in the network so that the delay for reporting can be disrupted. MIS have vital role for the hospital, it is appear from the fact if some problem occurs with the MIS the services will be upset. The purpose of this study was to determine how the MIS application in drug procurement planning in hospitals Panembahan Senopati. Methods: This study is a descriptive study with a qualitative approach, which is describing how the MIS application in drug procurement planning in hospitals Panembahan Senopati Bantul. Data retrieval was used interviews guideline and observation checklists. Respondents of this study were four people in the pharmacy and two people in the SIM RS, but one respondent was denied participating on this research. Results: Hospital of Panembahan Senopati Bantul used computers for planning the procurement of drugs in the pharmaceutical warehouse installations both in terms of recording drug stock in the warehouse installation, transfer of goods, all activities in the pharmacy was all done by computer. Human resources in the hospital still less by the calculation of the workload analysis, but for supporting facilities are adequate. The maintenance cost of the MIS had been already available in this hospital. The information generated by the MIS has good quality for monitoring, decision making and policy. Conclusion:There was still lack of human resources in the MIS department of Panembahan Senopati Hospital, so it was still an excess of workload. Adequate facilities and infrastructure as well as maintenance costs for the MIS were already available. Keywords: Analysis, Implementation, Management Information Systems, Planning, Procurement, Drugs PENDAHULUAN Perkembangan teknologi yang semakin pesat ditujukan untuk mempermudah pekerjaan manusia dalam melakukan aktifitas dalam pekerjaaan. Salah satunya teknologi yang dikembangkan adalah dalam pengelolaan data obat yang ada pada instalasi gudang farmasi 1. Sistem adalah sekumpulan unsur yang berhubungan antara satu dengan yang lain sedemikian rupa berproses untuk mencapai tujuan tertentu 2. Sistem dapat juga diartikan sebagai suatu tatanan di mana terjadi suatu kesatuan dari berbagai unsur yang saling berkaitan secara teratur menuju pencapaian unsur dalam batas lingkungan tertentu. Menurut 3 suatu sistem memiliki ciri-ciri: memiliki tujuan, memiliki kesatuan usaha, adanya unsur fungsional (input, proses, output, feed back), 89

2 saling berhubungan, berstruktur dan berjenjang. Sistem Informasi Rumah Sakit adalah suatu tatanan yang berkaitan dengan pengumpulan data, pengelolaan data, penyajian informasi, analisis dan pengambilan kesimpulan informasi serta penyampaian informasi yang dibutuhkan oleh rumah sakit 3. Sistem informasi manajemen rumah sakit (SIMRS) didalamnya ada proses pemasukan data, pengumpulan, pengolahan dan penyajian data-data yang diperlukan oleh rumah sakit baik yang bersifat baik yang dikelola secara publik maupun private 4. SIMRS bertujuan untuk memberikan informasi yang akurat, tepat waktu untuk pengambilan keputusan di seluruh tingkat administrasi dalam perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, pengendalian dan penilaian (evaluasi) di rumah sakit yang diharapkan dengan adanya SIMRS akan meningkatkan kualitas pelayanan, emmudahkan pengambilan keputusan, berfungsi sebagai kontrol yang konsisten dan akhirnya meningkatkan pendapatan 5. SIMRS terdiri dari 3 komponen yaitu Input, proses dan Output 5, berikut penjelasan masing-masing komponen: a. Input 1. Sumber data atau informasi untuk menunjang upaya kesehatan dan manajemen kesehatan 2. Instrumen pencatatan data 3. Sumber daya (tenaga, biaya, fasilitas) untuk pengelolaan dan pemanfaatan data/informasi b. Proses 1. Pengorganisasian dan data kerja unit 2. Pengolahan data/informasi rumah sakit c. Output Pemanfaatan data atau informasi untuk menunjang manajemen dan pengembangan kegiatan pelayanan di rumah sakit Analisis penerapan SIMRS di rumah sakit perlu dikakukan analisis untuk mengetahui mutu SIMRS berjalan dan juga untuk mengetahui kelemahan system serta bagian yang harus ditingkatkan. METODE PENELITIAN Penelitian merupakan deskriptif kualitatif yang berusaha menggambarkan keadaan objek penelitian tanpa memberikan kesimpulan yang berlaku secara umum 6. Subyek penelitian diambil secarapurposive samplingberdasarkan tujuan penelitian. Subyek penelitian ini adalah kepala instalasi farmasi, tiga petugas instalasi gudang farmasi dan dua petugas SIMRS yang bertanggung jawab atas berlangsungnya kegiatan SIM di rumah sakit. Variabel tunggal dalam penelitian ini adalah analisis sistem informasi manajemen perencanaan pengadaan obat di RSUD Panembahan Senopati. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN A. Hasil Penelitian 1. Karakteristik subyek penelitian Bagian perencanaan pengadaan obat memiliki enam orang karyawan. Dari jumlah 90

3 karyawan tersebut, semua diambil sebagai respondendengan pertimbangan bahwa responden tersebut memiliki hubungan langsung dengan sistem yang dijalankan. Namun dari jumlah tersebut satu orang Tabel 1. Karakteristik Subyek Penelitian Berdasarkan penelitian yang dilakukan pada RSUD Panembahan Senopati Bantul, karyawan sudah mahir menggunakan komputer sehingga untuk menjalankan sistem informasi yang diterapkan di rumah sakit tidak ada kendala. Namun demikian, untuk karyawan atau SDM yang ada di gudang instalasi gudang farmasi dirasakan masih kurang jumlahnya, ini berdasarkan rekapitulasi perhirungan beban kerja yang dikuatkan dengan hasil wawancara dari kepala instalasi gudang farmasi, yaitu :...di gudang itu ada 3 orang yang mengelola, Masih kurang mas, karena kan kita di deponya cuma tiga orang itu masih kurang (informan A) Penerapan SIM di rumah sakit tidak didahului dengan pelatihan khusus namun karyawan menolak (tidak bersedia) sebagai responden, sehingga hanya terdapat lima responden. Dibawah ini disajikan karakteristik responden: No Jenis Kelamin Pendidikan Jabatan Kode Informan 1 Perempuan S1 Profesi Apoteker Kepala Instalasi Farmasi A 2 Laki-laki D3 Petugasi Instalasi Farmasi B 3 Laki-laki SMA Farmasi Petugas Instalasi Farmasi C 4 Laki-laki S1 Petugas SIM RS D 5 Laki-laki SMA Petugas SIM RS E para karyawan langsung melakukan simulasi penggunaan SIM dengan pengawasan dari para petugas SIM dan juga para senior yang ada di ruang instalasi gudang farmasi, hal ini sesuai dengan wawancara pada petugas gudang instalasi farmasi sebagai berikut :...ga ada pelatihan khususnya untuk menggunakan SIM, misalkan ada pegawai baru biasanya bagian SIM memberi tahu bagaimana cara mengoperasikan SIM, bisa juga dari temen atau rekan kerja yang senior memberi arahan kepada yang junior. Saya masuk di sini 2009 untuk penerapan SIM ga ada pelatihan khusus, hanya kita langsung praktek dan arahan dari SIM atau senior (Informan C) Rangkuman hasil wawancara disajikan pada tabel berikut : Tabel 2. Input SDM No Jabatan Pendidikan Hasil wawancara 1. Kepala Instalasi Gudang Farmasi S1 Profesi Apoteker Kebutuhan SDM yang masih kurang untuk di ruang instalasi gudang farmasi karena masih terjadi kelebihan beban kerja 2. Petugas Instalasi D3 Penerapan SIM tergolong mudah karena semua Gudang Farmasi 3. Petugas Instalasi Gudang Farmasi SMA Farmasi pegawai sudah bisa untuk mengoperasikan computer Pegawai baru itu tidak diberikan pelatihan secara khusus namun langsung praktek untuk menggunakan SIM di mentori oleh petugas SIM 91

4 1. Biaya untuk perawatan SIM RSUD Penambahan Senopati Bantul sudah memberikan anggaran biaya perawatan SIM mulai dari biaya perawatan, perbaikan dan pemeliharaan sistem informasi. Hal ini berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan dengan kepala instalasi gudang farmasi, yaitu sebagai berikut:...ada dari rumah sakit, kan kita ada ITnya sendiri. Tim ITnya, jadi SIM yang membuat karyawan rumah sakit jadi maintenancenya juga sekalian (Informan A) 2. Sarana penunjang Sarana penunjang untuk penerapan SIM pada rumah sakit sudah lengkap, mulai dari Hardware dan Software yang mendukung kelancaran dalam menjalankan SIM. Ini berdasarkan hasil wawancara sebagai berikut:.ya yang jelas LAN, perangkat komputernya jelas, itu yang mendukung SIM, printer untuk memprint laporan yang dibutuhkan setiap bulannya (Informan B). Komputer yang ada dari rumah sakit sudah memenuhi untuk penerapan SIM ini, printer, LAN dan kabel-kabel port (petugas gudang(informan C). 3. Perencanaan Penerapan Sistem Informasi dan Perencanaan Obat setiap Periode Perencanaan penerapan SIM sudah direncanakan sejak lama dan mulai diterapkan pada tahun 2009 pada instalasi gudang farmasi karena peran positif SIM. Bagian gudang instalasi gudang farmasi melakukan perencanaan pengadaan obat menjadi lebih mudah serta pencatatan dan pelaporan dapat dilakukan tepat pada waktunya. Walaupun demikian perencanaan pengadaan obat masih belum sepenuhnya dilakukan dengan SIM masih ada sedikit menggunakan perencanaan secara manual dan dilakukan pencatatang manual dengan maksud untuk menyesuaikan pencatatan yang di catat di aplikasi SIM itu sendiri dengan keadaan asli di gudang obat, hal ini berdasarkan hasil wawancara sebagai berikut:...ya kan pembelian, data pembelian kan nanti kita entri, kemudian mutasi, data mutasi barang. Jadi setelah beli kemudian kan kita mutasi kalo dari gudang kan ke apotik rawat jalan, apotik rawat inap, ke bedah sentral, ke IGD. Nah itu kan di mutasi di SIM sebagai barang keluar dari gudang. Kalo pembelian kan sebagai barang masuk itu, kemudian stok opname setiap akhir bulan untuk mencocokkan yang ada di SIM dengan yang ada di fisik sama atau tidak (Informan A) 4. Pelaksanaan Informasi yang dihasilkan dari implementasi berupa pengumpulan data, pengolahan data dan penyajian data. Pengolahan data sudah dilakukan dengan SIM namun jika ada gangguan maka dilakukan dengan cadangan pencatatan manual yaitu pencatatan pada kertas yang sudah disediakan oleh pihak rumah sakit dan saat SIM kembali normal catatan manual akan dientri kembali pada SIM. Pengolahan data dilakukan dengan SIM dengan perimbangan SIM memberikan efisien waktu yang dibutuhkan menjadi lebih singkat dan cepat dalam pelaporan. Penyajian data pada bagian instalasi gudang farmasi sudah terkomputerisasi dan dalam bentuk file yang dapat dilihat di aplikasi SIM yang ada di komputer dan ada juga dalam bentuk Hardcopy untuk pelaporan ke Kepala Instalasi Farmasi. Semua data yang diperlukan dalam perencanaan obat sudah dilakukan dengan menggunakan sistem informasi manajemen sehingga data yang didapat menjadi lebih akurat dan cepat. Ini sesuai dengan hasil wawancara, yaitu:...jadi kita masih digunakan untuk melihat stok kalo SIM untuk keperluan perencanaan. Tapi saya memang mengambil data dari SIM...sih untuk penggunaannya kan kita dapat mengetahui rata- 92

5 rata penggunaan setiap bulannya. Nah itu dasar perencanaan obatnya (Informan A). 5. Output Output dari penerapan SIMRS adalah semua produk yang dihasilkan oleh bagian instalasi gudang farmasi RSUD Panembahan Senopati. Output berupa layanan menjadi menjadi efektif. SIM digunakan untuk pengumpulan data, pengolahan data, penyajian data menjadi lebih cepat. Selain pengolahan data menjadi lebih cepat, tepat dan cara kerjanya pun mudah untuk dioperasikan karena tidak perlu lagi untuk pencatatan mutasi barang ke tempat lain. Kendala yang sering mengganggu dalam kelancaran SIM ini adalah mati listrik, terjadi troble dan error-nya aplikasi SIM sehingga pelaporan terpaksa dilakukan dengan cara manual. Hal ini sesuai dengan wawancara yaitu sebagai berikut Ya yang jelas untuk memantau, untuk laporan, untuk manajemen maupun ke ownernya. Kalo kepala farmasi butuhnya laporan obat (Informan B) Untuk pelaporan kepada yang membutuhkan secara cepat dibandingkan yang manual yang dilakukan setiap bulannya, dapat digunakan untuk pemantauan transaksi yang terjadi pada instalasi farmasi (Informan C). B. PEMBAHASAN Sistem informasi manajemen rumah sakit (SIMRS) digunakan untuk menunjang fungsi dari sebuah perencanaan dan pengadaan obat serta memonitoring dari pencatatan yang ada di ruang instalasi gudang farmasi. Selain itu untuk menjamin mutu pelayanan dan evaluasi program yang ada di rumah sakit, penyelenggaraan laporan rumah sakit untuk meningkatkan pelayanan rumah sakit 2. Pada RSUD Panembahan Senopati Bantul mempunyai satu ruangan instalasi gudang farmasi yang merupakan ruangan untuk pengaturan barang farmasi dan penyimpanan obat serta tempat awal untuk penyaluran obat ke ruangan pelayanan lain seperti rawat inap, rawat jalan dan lain sebagainya. Untuk memenuhi kebutuhan pelaporan yang cepat serta akurat, rumah sakit menerapkan SIMRS pada instalasi ini yang sudah diterapkan sejak tahun 2009 dan semuanya sudah terhubung dengan semua unit. Sistem Informasi yang digunakan pada instalasi gudang farmasi ini dengan menggunakan aplikasi Hybrid Campuran yang dapat digunakan pada excel dan web. Analisis Input RSUD Panembahan Senopati dijelaskan sebagai berikut: a. Sumber Daya Manusia (SDM) Hasil penelitian di RSUD Panembahan Senopati bahwa SDM yang ada di ruang instalasi gudang farmasi adalah tiga orang, tiga orang tersebut mengoperasikan SIM untuk pencatatan dan pelaporan. Terbiasa dengan komputer merupakan modal awal dalam pengoperasian SIM hal ini didukung dengan pendidikan SMA dan D3 yang merekan miliki. Para karyawan tidak diberi pelatihan khusus, regenerasi dari senior dan praktek langsung membuat penerapan SIM ini lebih efektif dijalankan disbanding dengan pelatihan namun tidak continue. Sekilas disebutkan oleh narasumber bahwa SDM di instalasi gudang farmasi masih kurang, hal ini berdasarkan penghitungan beban kerja di gudang farmasi RSUD Panembahan Senopati idelanya dioperasikan oleh empat orang. b. Biaya perawatan SIM RSUD Panembahan Senopati menyadari bahwa SIM memerlukan perawatan secara terus menerus, sehingga pihak Rumah Sakit menyediakan anggaran khusus untuk menjaga kelangsungan keberlanjutan SIM tersebut. Hal ini sesuai dengan teori bahwa sistem dapat berjalan sesuai yang diharapkan maka perlu adanya perawatan dan pemeliharaan sehingga perlu biaya untuk perawatan dan pemeliharaan 7. c. Sarana penunjang 93

6 Sarana penunjang SIMRS di RSUD Panembahan Senopati sudah saling terintegrasi. Hardware berupa seperangkat komputer dan pendukungnya yaitu di ruang instalasi farmasi tersedia 3 buah komputer dalam kondisi yang baik dan selalu siap untuk digunakan kapan saja dibutuhkan, tersedia printer dalam keadaan baik serta ruangan untuk bekerja para karyawan instalasi gudang farmasi yang nyaman. Software yang digunakan pada SIM merupakan aplikasi Hybrid Campuran yang terhubung dengan jaringan setiap unit yaitu dengan LAN (Local Area Network). Menurut Rustiyanto (2011) dijelaskan bahwa sarana penunjang atau fasilitas yang menunjang dalam kegiatan SIM akan berpengaruh pada kelancaran suatu sistem informasi manajemen yang ada. Hal ini juga senada dengan instalasi gudang farmasi dimana sarana berupa Hardware, Software, ruangan, jaringan dan sarana pendukung lainnya tersedia dengan memadai. Hal ini sesuai dengan penjelasan bahawa sarana penunjang atau fasilitas pendukung kegiatan yang memadai juga merupakan salah satu cara guna meningkatkan motivasi kerja pegawai untuk menyelesaikan pekerjaan dengan tepat waktu 8. Analisis Proses Penerapan SIMRS dijelaskan sebagai berikut: a. Perencanaan RSUD panembahan Senopati sudah merencanakan penerapan SIM dengan baik, hal ini terlihat dengan adanya anggaran khusus untuk perawatan SIM dan pengadaan sarana untuk menunjang keberlangsungan SIM. Perencanaan pengadaan obat pun dilakukan dengan mengambil informasi dari SIM, hal ini karena informasi SIM selalu terbarui. b. Pelaksanaan Pengolahan data untuk pelaporan kepada kepala instalasi farmasi dilakukan dengan komputer namun ada sebagian yang dilakukan manual jika terjadi gangguan pada SIM. Penyajian data ini dilakukan dalam bentuk file dan hardcopy. Semua perencanaan dan pengadaan sesuai dengan SOP (Standar Operasional Procedur) yang diterapkan di rumah sakit. Hasil wawancara dan observasi pada RSUD Panembahan Senopati, proses perencanaan dan pengadaan sudah sesuai dengan SOP. Sosialisasi SOP sudah dilakukan kepada semua karyawan. Penelitian sebelumnya yang dilakukan oleh Sheina dkk, (2010) menyebutkan bahwa pengolahan data sebaiknya dilakukan dengan cermat, cepat dan teratur, hal tersebut dikarenakan untuk memudahkan dalam menyelesaikan tugas dan pemrosesan data serta diharapkan untuk mengurangi kesalahan yang dilakukan oleh petugas. Sehingga suatu sistem di dalam organisasi seperti rumah sakit merupakan suatu kombinasi dari orang orang, fasilitas, teknologi, media prosedur prosedur dan pengendalian yang ditujukan guna mendapatkan jalur komunikasi yang penting untuk menghasilkan informasi. Output SIMRS yang dijalankan sudah sesuai dengan kebutuhan rumah sakit, karena SIM yang ada sudah bisa untuk perencanaan dan proses pengambilan keputusan untuk kebijakan.output dari penerapan SIMRS adalah informasi yang cepat, tepat waktu dan akurat sehingga dapat meningkatkan pelayanan rumah sakit. A. Kesimpulan Berdasarkan hasil analisis pada input, proses dan output pada penelitian ini maka dapat disimpulkan sebagai berikut : a. Input 1. Sumber Daya Manusia (SDM) Sumber Daya Manusia yang ada sudah mempunyai keterampilan untuk menjalankan komputer, hal ini terlihat pada saat penerapan SIM tidak dilakukan pelatihan secara khusus. Karyawan langsung melakukan simulasi pada SIM, tutorial dilakukan oleh senior. Sumber daya 94

7 manusia yang tersedia pada instalasi gudang farmasi masih kurang karena hanya ada 3 orang. 2. Biaya perawatan SIM Biaya perawatan SIM di RSUD Panembahan Senopati sudah disediakan anggaran dana khusus untuk pembiayaan pengembangan dan perawatan SIM tersebut, hal ini mengindikasikan bahwa Rumah Sakit memeberi perhatian kepada SIM yang ada 3. Sarana Penunjang Sarana penunjang yang tersedia di RSUD Panembahan Senopati sudah dilengkapi dengan fasilitas yang cukup baik, hal ini terlihat dengan tersedianya perangkat keras, perangkat lunak dan sarana penunjang lainnya seperti printer, jaringan LAN, aplikasi Hybrid Campuran. b. Proses 1. Perencanaan Perencanaan untuk pengembangan SIM yang ada di rumah sakit sudah direncanakan namun masih terkendala di bagian SIM RS yang masih kurang SDM, jadi untuk pengembangan sendiri masih belum terlaksana namun perencanaan SIM sudah baik yaitu informasi yang dihasilkan dari SIM sudah tepat, cepat dan akurat. 2. Pelaksanaan Pengolahan data di instalasi gudang farmasi sudah terkomputerisasi namun juga bisa dilakukan secara manual jika ada kendala pada SIM, untuk perencanaan obat dilakukan kepala instalasi gudang farmasi dengan menggunakan sistem informasi karena dirasa sangat tepat, hal ini disebabkandi dalam sistem informasi terdapat semua informasi yang dibutuhkan untuk perencanaan obat seperti barang masuk, barang keluar, mutasi barang, stok obat di gudang. Semua pengadaan yang ada di instalasi rumah sakit sudah sesuai dengan SOP internal yang berlaku pada rumah sakit c. Output Output dari penerapan SIM adalah efektif dan efisiennya sistem informasi dalam menyajikan data, sistem informasi sudah dapat menyajikan informasi dengan tepat, cepat, sehingga SIM pun dapat digunakan untuk perencanaan dan pengadaan obat serta dapat digunakan untuk monitoring. DAFTAR PUSTAKA 1. Irwansyah MA. Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Apotek Berbasis Client Server. Jurnal. Fak. Tek. Tanjungpura 2012: Rustiyanto E. Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit Yang Terintegrasi. Edisi Revisi. Yogyakarta: Poltekes Permata Indonesia; 2011:1,8,31,37,45, Sampurno. Manajemen Pemasaran Farmasi. Edisi Pertama. Yogya: Gadjah Mada University Press; 2009: Muninjaya. Manajemen Kesehatan. Jakarta: Buku Kedokteran, EGC; 1999: Nurcahyo D, Agustiansyah R. Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Rekapitulasi Laporan Rekam medis Rumah Sakit Kepada Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota Berdasar Ketentuan Kepmenkes RI Menggunakan Metode Waterfall. Jurnal. FRI ITT Sugiyono. Metode Penelitian Kualitatif. Edisi Delapan. Bandung: Alfabeta; 2013:60, Sabarguna S. Sistem Informasi Rumah Sakit. Edisi Kedua. Yogyakarta: Konsorsium; 2008:8,11,44,77, Suciati S, Adisasmito W. Analisis Perencanaan Obat Berdasarkan ABC Indeks Kritis Di Instalasi Farmasi. Jurnal. Manajemen. Pelayanan Kesehatan. 2006;9(1):

8