PEDOMAN SISTEM PENGENDALIAN INTERN MAKSUD DAN TUJUAN PENGENDALIAN INTERN III. PIHAK TERKAIT DAN TANGGUNGJAWAB PENGURUS

Transkripsi

1 Halaman 1 DAFTAR ISI I. PENDAHULUAN II. MAKSUD DAN TUJUAN PENGENDALIAN III. PIHAK TERKAIT DAN TANGGUNGJAWAB PENGURUS IV. KOMPONEN PENGENDALIAN - Lingkungan Pengendalian Intern - Penilaian Risiko Manajemen - Sistem Komunikasi dan Informasi - Aktivitas Pengendalian - Monitoring/Pengawasan V. JENIS JENIS PENGENDALIAN VI. PENUTUP

2 Halaman 2 I. PENDAHULUAN Dana Pensiun adalah badan hukum yang menyelenggarakan Program Pensiun, yaitu suatu program yang menjanjikan sejumlah uang yang pembayarannya dilakukan secara berkala sampai dengan pencapaian usia tertentu. Dana Pensiun Konferensi Waligereja Indonesia adalah kelanjutan dari Yayasan Dana Hari Tua Konferensi Waligereja Indonesia yang menyelenggarakan Program Pensiun Manfaat Pasti (PPMP). Tujuan didirikannya Dana Pensiun adalah untuk memberikan kesejahteraan kepada peserta dan pihak yang berhak agar kesinambungan penghasilan peserta pada hari tua tetap terjamin. Kekayaan Dana Pensiun terpisah dari kekayaan Pendiri atau Pemberi kerja. Kekayaan Dana Pensiun harus dikelola dengan baik dan aman agar diperoleh hasil yang optimal dengan cara mengembangkan kekayaan Dana Pensiun sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku beserta peraturan pelaksanaannya. Peserta Dana Pensiun Konferensi Waligereja Indonesia adalah Pegawai yang bekerja pada suatu Unit Karya yang terdaftar di masing-masing Keuskupan dan memenuhi syarat-syarat kepesertaan sesuai Peraturan Dana Pensiun dan sudah terdaftar pada Dana Pensiun ini. Untuk mencapai tujuan Dana Pensiun tersebut maka pengelolaan dana pensiun harus dilakukan secara konsisten dan bertanggungjawab oleh organ Dana Pensiun Konferensi Waligereja Indonesia beserta jajarannya. Proses pengelolaan Dana Pensiun yang sehat akan meningkatkan kinerja dan akuntabilitas Dana Pensiun secara berkesinambungan. Agar pengelolaan dilaksanakan secara konsisten dan bertanggungjawab, maka dibutuhkan suatu system pengendalian internal atau pengendalian manajemen yang baik, yaitu sistem pengendalian yang dapat bermanfaat bagi Dana Pensiun Konferensi Waligereja Indonesia untuk mencapai tujuannya. II. MAKSUD DAN TUJUAN PENGENDALIAN Maksud adanya Pengendalian Intern Dana Pensiun adalah agar penyelenggaraan Program Pensiun dari Dana Pensiun Konferensi Waligereja Indonesia dapat dilaksanakan secara tertib dan teratur sehingga dapat menjamin adanya pengelolaan Dana Pensiun Yang Baik. Pengelolaan Dana Pensiun Yang Baik tidak lepas dari adanya penerapan Tata Kelola Dana Pensiun Yang Baik atau Good

3 Halaman 3 Pension Fund Governance (GPFG) yang meliputi 5 (lima) prinsip dasar yaitu Transparansi, Akuntabilitas, Responsibilitas, Independensi dan kewajaran. Oleh karena itu sistem pengendalian intern atau pengendalian manajeman Dana Pensiun Konferensi Waligereja Indonesia adalah sistem organisasi dan unit kerja yang dirancang secara terkoordinasi, yang meliputi struktur organisasi, kebijakan, prosedur dan pedoman pedoman yang ada. Adapun tujuan sistem pengendalian intern Dana Pensiun adalah : 1. Mengamankan harta kekayaan Dana Pensiun, 2. Menghasilkan laporan keuangan yang akurat, tepat waktu dan laporan manajemen yang dapat dipertanggung jawabkan. 3. Meningkatkan sumberdaya dan efisiensi dalam operasi. 4. Membantu dalam pelaksanaan kepatuhan terhadap peraturan perundang undangan dan kebijakan manajeman yang telah ditetapkan sebelumnya serta mendorong peningkatan pelaksanaan tanggungjawab, budaya Risiko dan sistem deteksi dini yang memadai dan efisien. 5. Pengendalian Intern juga dimaksudkan untuk meningkatkan serta tetap menjaga dan mempertahankan reputasi Dana Pensiun III. PIHAK TERKAIT DAN TANGGUNG JAWAB PENGURUS Pihak Terkait Pihak pihak yang terkait dengan pengendalian intern adalah : Pendiri, Mitra Pendiri, Dewan Pengawas dan Pengurus. Satuan Pengawasan Intern ( SPI ). Karyawan. Peserta Dana Pensiun. Pihak pihak eksternal Tanggungjawab Pengurus dalam Pengendalian Internal Pelaksanaan kegiatan Dana Pensiun sangat memerlukan pengorganisasian dan pengaturan tata kerja yang baik, dan kesadaran semua insan penyelenggaraan kegiatan operasionil yang tertib dan baik pula. Semua itu memerlukan adanya sebuah kepastian yang memberikan keyakinan bagi Pengelola Dana Pensiun dan

4 Halaman 4 para pihak yang berkepentingan, bahwa Dana Pensiun dikelola berdasarkan penerapan kaidah-kaidah Tata Kelola yang baik. Inti dari penerapan kaidah-kaidah Tata Kelola Dana Pensiun Yang Baik pada dasarnya adalah adanya Sistim Pengendalian Intern yang ditetapkan dan diterapkan secara konsisten dan menyeluruh oleh Dana Pensiun. Oleh karena itu Pengurus Dana Pensiun memiliki tanggungjawab atas penerapan Sistem Pengendalian Internal yang ada. Penerapan Sistem Pengendalian Intern yang baik sudah pasti tidak lepas dari keharusan adanya penetapan dan penerapan sebuah Sistim dan Kebijakan Pengelolaan Risiko dan dilaksanakannya tindakan-tindakan pengelolaan risiko secara konsekuen yang mencerminkan budaya kerja bagi Dana Pensiun. Oleh karena itu nilai nilai yang terdapat didalam lingkungan pengendalian intern akan sangat berguna bagi Dana Pensiun dalam Pengendalian manajemen. IV. KOMPONEN PENGENDALIAN Pada dasarnya setiap kegiatan usaha yang bertujuan untuk mempermudah atau meminimalisir suatu keadaan atau sebab/akibat yang akan ditimbulkan pada saat berlangsungnya kegiatan maupun dikemudian hari yang terkait dengan kepentingan Dana Pensiun dalam mencapai tujuan pengelolaannya adalah merupakan komponen pengendalian. Untuk memberikan kepastian bahwa tujuan pengendalian manajemen akan dapat dicapai dengan baik, maka seluruh insan Dana Pensiun harus dapat memahami komponen - komonen apa saja yang ada. Apabila seluruh komponen yang ada telah diketahui dengan baik maka selanjutnya komponen tersebut harus kita pahami masing masing. Dana Pensiun Konferensi Waligereja Indonesia memandang bahwa komponen pengendalian intern yang baik yang dapat diterapkan dalam kegiatan pengelolaan Dana Pensiun, meliputi atas 5 (lima) komponen yaitu : a. Lingkungan Pengendalian Intern. b. Penilaian Risiko Manajemen. c. Sistem Komunikasi dan Informasi Akuntansi. d. Aktivitas Pengendalian. e. Monitoring. a. Lingkungan Pengendalian Intern Lingkungan pengendalian intern ini merupakan tindakan, kebijakan, dan prosedur yang mencerminkan sikap keseluruhan organ Dana Pensiun Konferensi Waligereja Indonesia terhadap pengendalian intern dan pentingnya bagi Dana Pensiun Konferensi Waligereja Indonesia.

5 Halaman 5 Kunci utama dan fondasi kegiatan suatu organisasi yaitu pada orang atau para pelaksananya yang terlibat didalam proses atau aktivitas operasi dengan fokus pada atribut pribadi, komunikasi personal dan situasi kerja. Apabila semua organ Dana Pensiun telah melaksanakan fungsinya dengan baik dan benar, maka akan terciptanya lingkungan pengendalian intern yang baik dan benar, sebaliknya lingkungan pengendalian intern yang kurang baik akan dapat menimbulkan masalah bagi Dana pensiun. Komponen lingkungan pengendalian intern terdiri dari : 1. Integritas dan Nilai Etika Integritas dan nilai etika merupakan produk standar etika dan perilaku perusahaan yang mencakup tindakan tindakan manajemen untuk menghindarkan diri atau mengurangi dorongan atau godaan yang mungkin mendorong seseorang untuk bertindak tidak jujur, melanggar hukum, atau tindakan lain yang tidak etis. Oleh karena itu dalam rangka pengendalian intern yang baik maka Dana Pensiun harus memiliki pedoman yang mengatur tentang integritas dan nilai etika atau budaya kerja secara sistematis. 2. Komitmen terhadap kompetensi Komitmen terhadap kompetensi mencakup pertimbangan manajemen atas tingkat kompetensi untuk tugas tugas tertentu dan bagaimana tingkat kompetensi ini diterjemahkan kedalam keterampilan dan pengetahuan yang diisyaratkan. Komitmen terhadap kompetensi yang baik akan dapat menghasilkan tugas tugas sesuai dengan tujuan yang akan dicapai dan pelaksanaan pengendalian intern dapat mudah terlaksana dengan baik. 3. Filosofi manajemen dan gaya kepemimpinan Filosofi dan gaya kepemimpinan yang baik akan dapat memberikan tanda tanda yang jelas bagi pegawai mengenai arti pentingnya pengendalian intern. 4. Struktur Organisasi Struktur organisasi merupakan garis tanggungjawab dan wewenang yang ada di Dana Pensiun Konferensi Waligereja Indonesia yang meliputi unsur unsur manajemen dan fungsinya dikaitkan dengan kebijakan dan prosedur yang dilaksanakan. Struktur Organisasi yang tepat sasaran dan tepat tujuan akan memberikan gambaran fungsi pengendalian intern yang baik.

6 Halaman 6 5. Komite Audit Komite audit yang efektif adalah yang independen dari manajemen dan anggota-anggotanya dan meneliti dengan cermat aktivitas aktivitas manajemen. 6. Penugasan wewenang dan tanggung jawab Penugasan wewenang dan tanggungjawab merupakan bentuk komunikasi formal sehubungan dengan pengendalian atas masalah masalah atau kegiatan kegiatan yang dilaksanakan sehari hari. 7. Kebijakan sumber daya manusia dan penerapannya. Sumber daya manusia merupakan aspek yang penting dalam sruktur pengendalian intern. Oleh sebab itu pemilihan pegawai lebih ditekankan kepada kompetensi, jujur dan dapat dipercaya, sehingga dapat memudahkan manajemen dalam menghadapi berbagai tingkat pekerjaan yang ada. Dalam menciptakan pengendalian yang efektif terhadap pegawai tersebut, manajeman melakukan metode bagaimana pegawai itu dikontrak/dipekerjakan, dinilai, diberikan pelatihan, dipromosikan dan diberikan kompensasi yang sesuai yang merupakan bagian penting dalam struktur pengendalian intern. b. Penilaian Risiko Manajemen Penilaian Risiko merupakan suatu cara atau mekanisme untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola berbagai Risiko didalam organisasi Dana Pensiun dan dihubungkan dengan tujuan yang ingin dicapai. Penilaian risiko yang baik akan sangat berguna bagi Dana Pensiun dalam mencapai tujuannya. Penilaian risiko juga akan memberikan rumusan yang jelas dalam mengidentifikasi risiko-risiko apa saja yang terkait dengan tujuan Dana Pensiun, serta mengukur seberapa besarnya Risiko yang akan terjadi dengan tetap mengedepankan prioritas Risiko berdasarkan ukuran signifikannya. Dalam penyelenggaraan pengelolaan Dana Pensiun, semua kegiatan yang terjadi tidak dapat dilepaskan dari keberadaan Dana Pensiun ditengah lingkungan, masyarakat dan pasar yang luas, oleh karena itu, Dana Pensiun harus dikelola dengan sebaik-baiknya dengan tingkat keamanan dan

7 Halaman 7 keberhasilan yang maksimal. Untuk mencapai hal tersebut maka penilaian Risiko manajemen harus dimiliki, hal ini untuk mengantisipasi adanya pengaruh perubahan dan perkembangan lingkungan eksternal dan pelaksanaan operasional tatakelola secara internal yang akan berdampak pada timbulnya kemungkinan Risiko bagi Dana Pensiun. Disisi lain, Dana Pensiun juga harus dapat mengidentifikasi terhadap kemungkinan timbulnya Risiko yang akan terjadi secara menyeluruh. Oleh karena itu pemahaman atas berbagai jenis Risiko berikut ini akan dapat membantu dalam penyelenggaraan pengelolaan Dana Pensiun. Jenis Risiko sebagaimana dimaksud adalah : 1. Risiko Bisnis ; Dana Pensiun dalam memenuhi kewajibannya kepada Pendiri dan Peserta tidak luput dari usaha pengelolaan asset secara maksimal, hal ini terkait dengan tuntutan kewajibannya menjaga stabilitas keuangan untuk melakukan pembayaran Manfaat Pensiun bagi Peserta yang telah jatuh tempo. Oleh karena itu berbagai usaha yang telah diatur oleh regulator harus dimanfaatkan dan dilaksanakan dengan sebaik- baiknya dan jangan sampai mengalami kegagalan. Pemilihan dan penempatan investasi pada satu sisi harus secara cepat dan tepat dan dapat memberikan keuntungan bagi Dana Pensiun, namun dilakukan dengan penuh kehati hatian. Pertimbangan investasi yang telah diatur dalam pedoman investasi dan pengelolaan Risiko harus menjadi dasar dalam pemilihan dan penempatan investasi, pengendalian Risiko bisnis secara dini akan menunjukkan adanya tata kelola yang baik bagi Dana Pensiun. 2. Risiko Operasi ; Adanya kesalahan dan kekeliruan yang terjadi pada sistem dan prosedur operasi yang menimbulkan in-efisiensi dan ketidakefektifan operasi. Contoh : Bosan dengan pekerjaan, kelambatan pengadaan barang, komunikasi antar bagian buruk. 3. Risiko Keuangan ; Penyebab terjadinya kerugian financial dan ketidakakuratan laporan keuangan. Contoh : Kecurangan (proud) pihak internal atau eksternal, ketidakhandalan metode evaluasi investasi atau kerjasama operasi kurang baik, kegagalan system akuntansi.

8 Halaman 8 4. Risiko Ketaatan ; penyebab terjadinya pelanggaran terhadap ketentuan yang berdampak pada pengenaan sanksi dan kerugian kepada organisasi. Contoh : Ketidakpahaman terhadap perkembangan peraturan, komunikasi dan sosialisasi aturan dan kebijakan yang kurang baik/buruk. c. Sistem Komunikasi Dan Informasi Sistem Komunikasi dan Informasi Manajemen sangat penting dan mutlak diperlukan dalam penerapan Sistim Pengendalian Intern Dana Pensiun, oleh karena Dana Pensiun memiliki kewajiban untuk melaporkan semua aspek kegiatannya secara berkala dengan tertib, akurat dan tepat waktu. Untuk itu, seluruh jajaran Dana Pensiun harus benar-benar memperhatikan pentingnya pembuatan, penyusunan dan pengiriman berbagai Laporan tersebut dengan sebaik-baiknya. Kegiatan Dana Pensiun berkaitan dengan kepentingan dari Peserta yang jumlahnya banyak dan melibatkan jumlah dana yang besar. Bertambahnya jumlah kewajiban Dana Pensiun yang jatuh tempo harus diimbangi dengan bertambahnya kekayaan Dana Pensiun. Di sisi lain jangka waktu dan jangkauan kurun waktu kegiatan Dana Pensiun masih sangat panjang. Sehubungan dengan itu, pengelolaan Dana Pensiun harus dilakukan dengan Sistim Pencatatan serta Pelaporan yang baik. Sistim Akuntansi Dana Pensiun harus benar-benar baik, dapat dipercaya dan memiliki tingkat keakuratan yang tinggi, serta tepat waktu. Pencatatan dalam bentuk dokumen, filing, arsip dan catatan lainnya harus dibuat dan dipelihara serta disimpan sesuai dengan kebutuhan (masa retensi). Penggunaan informasi dan data untuk keperluan internal, dalam rangka pengambilan keputusan dan tindakan, harus tersedia dengan memadai, akurat, tepat waktu dan dapat dipercaya. Penerapan Sistim pencatatan dan pelaporan yang mencakup kepentingan Regulator, Pendiri dan stakeholders lainnya, maupun untuk kepentingan internal manajemen Dana Pensiun, berintikan pada Laporan Keuangan dan Laporan Portofolio Investasi.

9 Halaman 9 Sistem informasi akuntansi perusahaan bertujuan untuk mengidentifikasi, mengumpulkan, mengklarifikasi, mencatat, dan melaporkan transaksi perusahaan, dan menjaga pertanggungjawaban akuntansi untuk aktiva yang terkait. Sistem informasi akuntansi yang efektif mampu memenuhi tujuan pengendalian intern atas transaksi transaksi keuangan. d. Aktivitas Pengendalian Aktivitas pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur pengendalian untuk meyakinkan bahwa tindakan yang diperlukan untuk mengatasi Risiko benar benar dilaksanakan. Aktivitas pengendalian meliputi alat pengendalian dan jenis pengendalian. 1. Alat pengendalian dapat berupa : a. Sarana dan kelengkapan organisasi serta pengaturan kewenangan dan tanggungjawab dalam proses pengambilan keputusan dan pelaksanaan kegiatan. Contoh : Kebijakan/prosedur, struktur organisasi, Birokrasi, Pengambilan Keputusan yang terpusat. b. Keterampilan (skill), perilaku, nilai dan suasana yang terdapat pada individu dan komunikasi personal antar individu dalam organisasi. Contoh : Kompetensi, Kepercayaan, Kebersamaan nilai, Kepemimpinan yang kuat, Keterbukaan dan standar etika yang tinggi. 2. Jenis Pengendalian : Pemisahan Tugas, Otorisasi transaksi, Dokumen dan catatan, Pengamanan Fisik, Pengecekan independent. e. Monitoring Pengendalian Intern Monitoring/pemantauan adalah pengawasan oleh manajemen dan pegawai lain yang ditunjuk atas pelaksanaan tugas sebagai penilaian terhadap kualitas dan efektivitas sistem pengendalian intern. Misalnya : Membandingkan data dilapangan dengan data laporan, Evaluasi oleh internal auditor. Aktivitas monitoring berhubungan dengan penetapan secara periodik atas efektivitas dari desain dan penerapan dari pengendalian intern yang dilakukan manajemen.

10 Halaman 10 Pengendalian intern yang efektif harus sesuai dengan kondisi yang ada, oleh karenanya dibutuhkan informasi dari berbagai sumber, termasuk studi atas struktur pengendalian intern yang ada, laporan internal auditor, laporan kegiatan, kebijakan pemerintah/bank, feedback dari petugas operasional dll. V. BENTUK PENGENDALIAN Beberapa bentuk pengendalian yang telah dilaksanakan oleh Dana Pensiun Konferensi Waligereja Indonesia adalah : 1. Pengendalian Preventif ; Pengendalian untuk mencegah terjadinya kekeliruan, kesalahan atau ketidakberesan dalam suatu kegiatan. Contoh : Setiap pengeluaran cek harus ditandatangani oleh dua orang. 2. Pengendalian Detektif ; Pengendalian untuk mendeteksi kesalahan, kekeliruan, dan penyimpangan yang terjadi. Contoh : Nota Selisih / rekonsiliasi Bank, Konfirmasi Piutang dll. 3. Pengendalian Korektif ; Pengendalian untuk memperbaiki kelemahan, kesalahan dan penyimpangan yang terdeteksi. Contoh : Koreksi saldo bank berdasarkan hasil rekonsiliasi. 4. Pengendalian Direktif ; Pengendalian untuk mengarahkan agar pelaksanaan dilakukan tepat dan benar. Contoh : Pemberian pelatihan pegawai, pembuatan pedoman pelaksanaan kegiatan, 5. Pengendalian Kompensatif ; Pengendalian untuk menetralisir kelemahan pada aspek control yang lain. Contoh : tidak ada pembayaran tunai untuk pekerjaan penunjukan langsung. VI. PENUTUP 1. Ketentuan dan kaidah kaidah dalam Pedoman/Kebijakan Pengendalian Intern yang diatur dan ditetapkan oleh Pengurus dan dinyatakan berlakunya oleh Pendiri ini menjadi dasar atau pedoman bagi seluruh Insan Dana Pensiun dan Pekerja dalam Unit Kerja Dana Pensiun dalam bersikap, berpikir dan bertindak melaksanakan tugas dan pekerjaannya.

11 Halaman Pedoman Sistem Pengendalian Intern ini merupakan bagian tak terpisahkan dari Kebijakan Penerapan Tata Kelola Yang Baik yang berlaku dan ditetapkan oleh Pendiri. 3. Pedoman Sistem Pengendalian Intern ini menetapkan Prinsip-Prinsip Pedoman pelaksanaan kegiatan Pengendalian Intern Dana Pensiun yang ditetapkan dan diterapkan oleh Pengurus. 4. Sejak berlakunya Pedoman Sistem Pengendalian Intern ini maka seluruh kebijakan, peraturan atau ketentuan yang bertentangan dengan prinsip-prinsip Pedoman/Kebijakan Pengendalian Intern ini akan diadakan penyesuaian. 5. Pedoman Sistem Pengendalian Intern ini berlaku sejak penetapan berlakunya Pedoman/Kebijakan Penerapan Tata Kelola Yang Baik oleh Pendiri. Butir-butir dan ketentuan dalam Pedoman Sistem Pengendalian Intern ini diberitahukan dan disosialisasikan kepada semua jajaran Dana Pensiun. Selesai Jakarta, PENGURUS Dana Pensiun Konferensi Waligereja Indonesia Pater Cl. Schreurs, CICM... Ketua Maria Paula Simatupang-Bonang... Wakil Ketua Vabianus Ruruk Pagasing... Sekretaris Pater Paulinus M. Simbolon, OFMCap... Anggota

12 Halaman 12