GARIS PANDUAN LEMBAGA PENGARAH UNIVERSITI (PINDAAN 2016) 1.0 TUJUAN 1.1 Garis Panduan ini diwujudkan sebagai panduan berkaitan tadbir urus Lembaga Pengarah Universiti, atau ringkasnya LPU. 1.2 Punca kuasa kepada pengwujudan garis panduan ini adalah berdasarkan Seksyen 18 (6) Perlembagaan UMS (pindaan 2010), seperti berikut: Tertakluk kepada Perlembagaan ini, Lembaga boleh menentukan tatacaranya sendiri 2.0 NAMA Garis Panduan ini dinamakan sebagai Garis Panduan Tadbir Urus Lembaga Pengarah Universiti Malaysia Sabah (Pindaan 2015). 3.0 TAFSIRAN Dalam Peraturan-peraturan ini, melainkan jika kandungan ayatnya mengkehendaki makna yang lain- Ahli ertinya ahli Lembaga; Lembaga ertinya Lembaga Pengarah Universiti Malaysia Sabah; Pengerusi ertinya Pengerusi Lembaga; Setiausaha ertinya Setiausaha Mesyuarat Lembaga Pengarah Universiti Malaysia Sabah; Timbalan Pengerusi ertinya Timbalan Pengerusi Lembaga; Pegawai Kerajaan ertinya Pegawai Kerajaan yang berkhidmat dengan Kerajaan seperti Timbalan Ketua Setiausaha (Pengurusan), Pegawai Kewangan Persekutuan Sabah, Setiausaha Kerajaan Negeri Sabah, Ketua Sektor Pengurusan Akademik Jabatan Pelajaran Negeri Sabah dan sebagainya; Pegawai UMS ertinya Pegawai yang berkhidmat di Universiti Malaysia Sabah seperti Naib Canselor, Timbalan Naib Canselor, Pendaftar, Bendahari, Ketua Pustakawan, Wakil Profesor dan sebagainya; [1/18]
Tugas Rasmi menghadiri mesyuarat, lawatan (dalam/luar Negara), dan lain-lain urusan rasmi yang disahkan oleh pihak Pengurusan Universiti. 4.0 PUNCA KUASA DAN RUJUKAN Garis Panduan ini diwujudkan berdasarkan punca kuasa dan rujukan berikut :- 1. Akta Universiti dan Kolej Universiti (pindaan 2009), selepas ini diringkaskan sebagai AUKU 2009 2. Perlembagaan UMS (pindaan 2010), selepas ini diringkaskan sebagai PU UMS 2010 3. Surat kelulusan Pejabat Perbendaharaan KK/BP(S) 10/430/222/72 Jd. 3 (SK1/2007) (6) bertarikh 2 April 2008 4. Surat Pekeliling Am Bil. 3 Tahun 1998 : Garis Panduan Mengenai Peranan dan Tanggungjawab Kementerian, Lembaga Pengarah dan Ketua Eksekutif Dalam Pengurusan Badan Berkanun Persekutuan 5. UNiTP Green Book : Enhanching University Board Govrnance and Effectiveness 5.0 PELANTIKAN, FUNGSI DAN BIDANG KUASA LEMBAGA PENGARAH UNIVERSITI A. Pelantikan Ahli LPU (Seksyen 18, PU UMS 2010) 1. Dilantik oleh Menteri kecuali Naib Canselor dan seorang profesor Universiti yang dipilih oleh Senat; 2. Tempoh pelantikan selama tiga tahun; 3. Boleh dipilih atau dilantik semula apabila habis tempoh keahliannya; 4. Keahlian seorang profesor Universiti yang dipilih oleh Senat hendaklah bagi selama tempoh keanggotaannya dalam Senat; dan 5. Ahli LPU hendaklah dibayar apa-apa saraan atau elaun sebagaimana yang ditentukan oleh Menteri. B. Fungsi dan Kuasa LPU 1. Hendaklah menjadi badan yang mengelola, membuat dasar dan mengawasi Universiti, dan boleh menjalankan segala kuasa yang diberikan kepada Universiti tertakluk kepada Perlembagaan, Statut, Kaedah-Kaedah dan Peraturan-Peraturan [subseksyen 20(1) PU UMS 2010] 2. Tiada ketetapan boleh diluluskan oleh Lembaga berhubung dengan apaapa perkara dalam kuasa Senat, tetapi Lembaga boleh menghantar pendapatnya kepada Senat mengenai apa-apa perkara dalam kuasa Senat, bagi pertimbangan Senat [subseksyen 20(2) PU UMS 2010] [2/18]
3. Sebagai tambahan kepada fungsi dan kuasa di atas, Lembaga hendaklah : [subseksyen 20(3) PU UMS 2010] (a) mengadakan perancangan pengawasan yang strategik yang bercirikan pendidikan dan misi Universiti; (b) menggalakkan pengurusan yang cekap dan berkesan dan mengadakan kajian semula yang menyeluruh mengenai operasi Universiti; (c) membangunkan hubungan dengan masyarakat, sektor korporat dan industri; (d) memupuk hubungan global dan keantarabangsaan berhubung dengan pelajaran tinggi dan penyelidikan; (e) memastikan pelaksanaan Perlembagaan, undang-undang dan dasar Universiti dan untuk memastikan bahawa tiap-tiap Pihak Berkuasa, Jawatankuasa, Pegawai atau jawatankuasa sentiasa bertindak menurut kuasanya dan bidang tugasnya. 4. Hendaklah mengambil langkah yang perlu bagi mengadakan peruntukan atau membuang peruntukan yang berlawanan dalam Perlembagaan jika Perlembagaan Universiti tidak mengandungi peruntukan yang dinyatakan dalam Jadual Pertama AUKU [subseksyen 8(2) AUKU 2009] 5. Berhak dibawa berunding oleh Menteri untuk membuat Perintah Kampus Universiti [subseksyen 12(1) AUKU 2009] 6. Memberi keizinan kepada Naib Canselor untuk meluluskan penggunaan mana-mana kawasan untuk digunakan oleh Universiti secara sementara [subseksyen 12(3) AUKU] 7. Berhak dibawa berunding oleh Menteri dalam menentukan pertubuhan, badan atau kumpulan orang sebagai tidak sesuai untuk dianggotai oleh pelajar demi kepentingan dan kesentosaan pelajar atau Universiti [perenggan 15(1)(c) AUKU] 8. Berhak dibawa berunding oleh Menteri dalam menentukan pertubuhan, badan atau kumpulan orang sebagai tidak sesuai untuk penggabungan, persekutuan atau urusan lain dengan mana-mana pertubuhan, badan atau kumpulan pelajar Universiti demi kepentingan dan kesentosaan pelajar atau Universiti [perenggan 15(2)(c) AUKU] 9. Hendaklah menubuhkan Jawatankuasa Rayuan Tatatertib Pelajar untuk mendengar dan memutuskan apa-apa rayuan yang dikemukakan oleh pelajar [subseksyen 16B(5) AUKU] 10. Hendaklah melantik pengerusi dan ahli Jawatankuasa Rayuan Tatatertib Pelajar [subseksyen 16B(6) dan (7) AUKU] [3/18]
11. Membuat kaedah tatatertib pelajar Universiti [seksyen 16C AUKU] 12. Memberikan ijazah kehormat kepada orang yang telah memberikan sumbangan terhadap kemajuan atau penyebaran pengetahuan atau yang telah berbuat jasa cemerlang kepada awam [perenggan 4(1)(f) PU UMS 2010] 13. Mengadakan kerusi, jawatan pensyarah, dan jawatan lain dan jabatan, dan membuat pelantikan bagi yang tersebut [perenggan 4(1)(h) PU UMS 2010] 14. Menubuhkan suatu percetakan Universiti dan menerbitkan buku dan bahan lain [perenggan 4(1)(i) PU UMS 2010] 15. Mendirikan, melengkapkan dan menyelenggarakan perpustakaan, makmal, muzium, dewan kuliah, bangunan tempat tinggal dan segala bangunan lain yang dikehendaki bagi maksud Universiti, sama ada di Persekutuan atau di tempat lain [perenggan 4(1)(j) PU UMS 2010] 16. Melaburkan apa-apa wang yang terletak hak padanya sebagai derma kekal dalam harta tanah atau cagaran (sama ada dibenarkan sebagai pelaburan pemegang amanah atau tidak), sama ada wang itu terletak hak bagi maksud am atau maksud khas, atau apa-apa wang lain yang tidak dikehendaki segera bagi perbelanjaan semasa, dengan mempunyai kuasa untuk mengubah mana-mana pelaburan itu serta mendepositkan dari semasa ke semasa apa-apa wang yang pada masa itu tidak dilaburkan dalam mana-mana bank yang ditubuhkan di Malaysia sama ada dalam akaun deposit tetap atau akaun semasa [perenggan 4(1)(l) PU UMS 2010] 17. Memberikan pinjaman atau pendahuluan kepada pegawai dan pekerjanya [perenggan 4(1)(m) PU UMS 2010] 18. Memberikan pinjaman atau bantuan kewangan kepada pelajar yang patut menerimanya atas apa-apa terma dan syarat sebagaimana yang diluluskan oleh Menteri [perenggan 4(1)(n) PU UMS 2010] 19. Membuat kontrak, melantik pekerja dan menubuhkan amanah sebagaimana yang dikehendaki bagi maksud Universiti [perenggan 4(1)(p) PU UMS 2010] 20. Melantik dan menaikkan pangkat pekerja Universiti dan menimbangkan rayuan daripada mana-mana orang yang terkilan dengan penjalanan kuasa melantik dan menaikkan pangkat itu [perenggan 4(1)(q) PU UMS 2010] 21. Mengawal selia syarat perkhidmatan pekerja Universiti, termasuk skim perkhidmatan, tangga gaji, peminjaman, pertukaran, cuti dan tatatertib [perenggan 4(1)(r) PU UMS 2010] [4/18]
22. Menubuhkan skim pencen atau skim persaraan atau skim kumpulan wang simpanan bagi faedah pekerjanya, dan membuat perkiraan dengan pertubuhan atau orang lain bagi menubuhkan skim itu [perenggan 4(1)(s) PU UMS 2010] 23. Membuat peraturan-peraturan dan peruntukan mengenai tempat tinggal bagi pegawai, guru, pekerja dan pelajar Universiti dan mengenai kebajikan dan tatatertib guru, pekerja dan pelajar [perenggan 4(1)(t) PU UMS 2010] 24. Menuntut dan menerima apa-apa fi sebagaimana yang ditetapkan oleh Kaedah-Kaedah dari semasa ke semasa [perenggan 4(1)(u) PU UMS 2010] 25. Melakukan segala perbuatan dan perkara lain, sama ada bersangkutan atau tidak dengan kuasa yang tersebut di atas itu, sebagaimana yang diperlukan untuk memajukan pengajaran, penyelidikan, kewangan, pentadbiran, kebajikan dan tatatertib di Universiti [perenggan 4(1)(v) PU UMS 2010] 26. Boleh dengan kelulusan Menteri Kewangan:- (a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) Mengadakan penyertaan ekuiti, perkongsian, usahasama, pengusahaan dengan syarikat, syarikat swasta, sindiket, Kerajaan Persekutuan, Kerajaan Negeri, pihak berkuasa awam, suruhanjaya atau mana-mana individu; Menubuhkan atau menganjurkan penubuhan syarikat untuk menjalankan aktiviti Universiti; Menubuhkan perbadanan untuk mengurus apa-apa harta, projek, skim atau perusahaan yang bermanfaat kepada Universiti; Meminjam apa-apa jumlah wang yang diperlukan oleh Universiti atas kadar bunga, tempoh dan terma; Mendapatkan pinjaman melalui penerbitan bon, debentur, saham debentur atau menggadai, menggadaijanji, menyandar atau mengadakan lien ke atas harta alih atau harta tak alih; dan Memperoleh dan memegang sebagai pelaburan syer, saham, debentur, saham debentur, bon, tanggungan dan sekuriti yang diterbit atau dijamin oleh syarikat atau perusahaan swasta, Kerajaan Persekutuan, Kerajaan Negeri, pemerintah berdaulat, suruhanjaya, dan pihak berkuasa awam; Memperoleh syer, saham, debentur, saham debentur, bon, tanggungan atau sekuriti yang disebut dalam perenggan (f) [5/18]
melalui langganan asal, tender, pembelian, pindah hakmilik, pertukaran atau selainnya; (h) (i) Menjalankan dan menguatkuasakan segala hak dan kuasa yang diberikan melalui atau bersampingan dengan pemunyaan syer, saham, debentur, saham debentur, bon, tanggungan atau sekuriti yang disebut dalam perenggan (f) dan khususnya untuk menjual, memindahkan hakmilik, menukarkan atau selainnya melupuskan syer, saham, debentur, saham debentur, bon, tanggungan atau sekuriti itu; dan Membeli, memajak atau menyewa atau memperoleh dan melabur dalam apa-apa hartanah dan harta diri yang perlu atau sesuai bagi maksud Universiti. 27. Membuat, meminda, membatalkan atau menambah kepada peraturanperaturan berhubungan dengan perbadanan yang ditubuhkan olehnya [subseksyen 6(1) dan (3) PU UMS 2010] 28. Boleh mengarahkan mana-mana perbadanan yang ditubuhkan olehnya digulung dan dibubarkan dengan kelulusan Menteri selepas berunding dengan Menteri Kewangan [subseksyen 6(4) PU UMS 2010] 29. Meluluskan meterai bagi perbadanan yang ditubuhkan oleh Universiti [subseksyen 6(9) PU UMS 2010] 30. Membuat syor kepada Canselor berkaitan dengan meterai Universiti [seksyen 9 PU UMS 2010] 31. Berhak dibawa berunding oleh Menteri dalam urusan pelantikan Naib Canselor [subseksyen 12(1) PU UMS 2010] 32. Memberi arahan am kepada Naib Canselor [subseksyen 12(2) PU UMS 2010] 33. Hendaklah melantik Pendaftar, Bursar, Ketua Pustakawan dan Penasihat Undang-Undang mengikut nasihat Jawatankuasa Pemilih [subseksyen 14(3) PU UMS 2010] 34. Boleh menentukan nama lain bagi Pendaftar, Bursar, Ketua Pustakawan dan Penasihat Undang-Undang [subseksyen 14(2) PU UMS 2010] 35. Hendaklah menetapkan terma dan syarat lain pelantikan bagi Pendaftar, Bursar, Ketua Pustakawan dan Penasihat Undang-Undang [subseksyen 14(4) PU UMS 2010] 36. Boleh menentukan tatacaranya sendiri tertakluk kepada Perlembagaan [subseksyen 18(6) PU UMS 2010] 37. Boleh menghantar pendapatnya kepada Senat mengenai apa-apa perkara dalam kuasa Senat, bagi pertimbangan Senat [subseksyen 20(2) PU UMS 2010] [6/18]
38. Mengadakan perancangan pengawasan yang strategik yang bercirikan pendidikan dan misi Universiti [perenggan 20(3)(a) Jadual Pertama AUKU] 39. Menggalakkan pengurusan yang cekap dan berkesan dan mengadakan kajian semula yang menyeluruh mengenai operasi Universiti [perenggan 20(3)(b) PU UMS 2010] 40. Membangunkan hubungan dengan masyarakat, sektor korporat dan industri [perenggan 20(3)(c) PU UMS 2010] 41. Memupuk hubungan global dan keantarabangsaan berhubung dengan pelajaran tinggi dan penyelidikan [perenggan 20(3)(d) PU UMS 2010] 42. Memastikan pelaksanaan Perlembagaan, undang-undang dan dasar Universiti dan untuk memastikan bahawa tiap-tiap Pihak Berkuasa, Jawatankuasa, Pegawai atau jawatankuasa sentiasa bertindak menurut kuasanya dan bidang tugasnya [perenggan 20(3)(e) PU UMS 2010] 43. Boleh menubuhkan apa-apa jawatankuasa yang didapatinya perlu atau suai manfaat untuk membantunya dalam melaksanakan fungsinya [subseksyen 21(1) PU UMS 2010] 44. Hendaklah memilih mana-mana ahlinya untuk menjadi pengerusi sesuatu jawatankuasa [subseksyen 21(2) PU UMS 2010] 45. Boleh melantik mana-mana orang untuk menjadi ahli sesuatu jawatankuasa [subseksyen 21(3) PU UMS 2010] 46. Menetapkan tempoh keahlian, membatalkan keahlian, memberhenti atau mengubah keahlian bagi sesuatu jawatankuasa yang ditubuh olehnya [subseksyen 21(4), (5), (6) dan (7) PU UMS 2010 UMS] 47. Menentukan elaun dan belanja bagi ahli jawatankuasa dan orang yang diundang oleh jawatankuasa [subseksyen 21(12) PU UMS 2010] 48. Melantik dua orang ahlinya untuk menganggotai Jawatankuasa Pemilih [perenggan 26(1)(b) PU UMS 2010] 49. Melantik seorang ahlinya untuk menjadi pengerusi Jawatankuasa Kebajikan Pekerja [perenggan 27(1)(a) PU UMS 2010] 50. Melantik ahlinya untuk menjadi ahli Jawatankuasa Kebajikan Pelajar [perenggan 28(1)(c) PU UMS 2010] 51. Meluluskan penubuhan dan perlembagaan atau apa-apa pindaan kepada perlembagaan Persatuan Siswazah atau Alumni Universiti [subseksyen 29(1) dan (2) PU UMS 2010] 52. Menyediakan cadangan untuk membuat Statut baru, membatalkan atau meminda Statut. Jika cadangan Statut tersebut berkaitan dengan [7/18]
perkara-perkara dalam bidang kuasa Senat, keizinan bertulis Senat diperlukan [subseksyen 35(2) dan (3) PU UMS 2010] 53. Membuat, meminda atau membatalkan mana-mana Kaedah. Jika Kaedah tersebut berkaitan dengan perkara-perkara dalam bidang kuasa Senat, persetujuan Senat hendaklah diperolehi [subseksyen 37(1) dan 2 PU UMS 2010] 54. Boleh membuat peraturan-peraturan mengenai tatacaranya sendiri [subseksyen 38(1) PU UMS 2010] 55. Boleh membuat peraturan-peraturan mengenai tatacara Jawatankuasa Pemilih selepas berunding dengan Senat [subseksyen 38(2) PU UMS 2010] 56. Menetapkan apa-apa cara lain selain dari Warta untuk penyiaran Statut dan Kaedah [subseksyen 39(1) PU UMS 2010] 57. Menetapkan lat tempoh bagi penyiaran Statut, Kaedah dan Peraturan dalam bentuk buku menetapkan apa-apa cara lain selain dari Warta untuk penyiaran Statut dan Kaedah [subseksyen 39(2) Jadual Pertama AUKU] 58. Melantik Jawatankuasa Tetap Kewangan bagi mengatur dan mengawal kewangan Universiti [seksyen 41 PU UMS 2010] 59. Menetapkan tahun kewangan bagi Universiti [subseksyen 43(1) PU UMS 2010] 60. Mengarahkan bentuk dan kandungan maklumat penyata tahunan atau ringkasan bagi akaun LPU [subseksyen 43(3) PU UMS 2010] 61. Meluluskan anggaran hasil dan perbelanjaan yang lengkap bagi tahun kewangan yang berikutnya bagi Universiti dan mengemukakan ulasan mengenainya kepada Menteri [subseksyen 44(1) PU UMS 2010] 62. Boleh melulus, mengubahsuai, menolak, merujuk kembali kepada Jawatankuasa Tetap Kewangan atau menambah apa-apa butiran dalam draf anggaran itu [subseksyen 44(3) PU UMS 2010] 63. Meluluskan anggaran tambahan yang dikehendaki dalam sesuatu tahun [seksyen 45 PU UMS 2010] 64. Memindahkan segala atau mana-mana bahagian wang yang diuntukkan:- (a) (b) Bagi satu butiran perbelanjaan berulang tahunan kepada satu butiran perbelanjaan berulang tahunan yang lain; Bagi satu butiran perbelanjaan modal kepada satu butiran perbelanjaan modal yang lain. [8/18]
65. Boleh mendapatkan dana bagi aktiviti akademik dan penyelidikan Universiti dan menerima sebagai pemberian, hadiah, pemberian berwasiat, subsidi, legasi atau selainnya, harta atau wang bagi membantu kewangan Universiti atas apa-apa syarat sebagaimana yang ditetapkan olehnya [subseksyen 48(1) PU UMS 2010] 66. Memberi kuasa kepada mana-mana pegawai atau pekerja Universiti untuk menandatangani apa-apa kontrak yang melibatkan perbelanjaan Universiti [seksyen 50 PU UMS 2010] 67. Melantik juruaudit untuk mengaudit akaun Universiti [subseksyen 51(1) PU UMS 2010] 68. Melantik Pegawai (selain Canselor dan Pro-Canselor), guru dan pekerja Universiti mengikut nasihat Jawatankuasa Pemilih dan menetapkan apa-apa syarat bagi pemegang jawatan tersebut [subseksyen 53(1), (2) dan (3) PU UMS 2010] 69. Membuat apa-apa kontrak khas dengan seseorang yang hendak diambil bekerja jika berpendapat suai manfaat berbuat demikian [subseksyen 53(4) PU UMS 2010] 70. Boleh membuat Peraturan-Peraturan bagi penjalanan pemilihan Majlis Perwakilan Pelajar dan bagi segala perkara yang berhubungan dengannya [subseksyen 57(2) PU UMS 2010] 71. Mempertimbangkan kelulusan salinan akaun teraudit yang dikemukakan oleh Majlis Perwakilan Pelajar [subseksyen 57(12) PU UMS 2010] 72. Boleh pelucutan apa-apa ijazah, diploma, sijil atau kepujian akedemik lain yang diberikan kepada mana-mana mahasiswa atau mana-mana orang [subseksyen 61(1) PU UMS 2010] 6.0 JAWATANKUASA DI BAWAH LEMBAGA PENGARAH UMS (Seksyen 21, PU UMS 2010) 6.1 Lembaga boleh menubuhkan apa-apa jawatankuasa untuk membantu dalam melaksanakan tugasnya, melantik ahli-ahlinya termasuklah memilih pengerusi dan membuat laporan untuk dikemukakan dalam mesyuarat Lembaga Pengarah UMS. [9/18]
7.0 TATACARA MESYUARAT LEMBAGA PENGARAH UNIVERSITI MALAYSIA SABAH 7.1 Tadbir Urus Mesyuarat Lembaga 7.1.1 Keahlian [Seksyen 17, PU UMS 2010] Sub-sek.17 (1).(a) (1).(b) (1).(c) (1).(d) (1).(e) Jawatan Pengerusi Naib Canselor Dua orang pegawai daripada perkhidmatan awam Seorang yang mewakili masyarakat di tempat terletaknya Universiti itu Seorang Profesor Universiti yang dipilih oleh Senat di kalangan ahli yang disebut dalam perenggan 22(1)(d) (1).(f) Lima (5) orang yang terdiri daripada tiga (3) orang daripada sektor swasta, seorang alumni dan seorang dari dalam atau luar Uinversiti (2). Ahli ex-officio : Timbalan Naib Canselor, Pendaftar, Bendahari, Penasihat Undang- Undang dan Ketua Pustakawan (tambahan). (3). Setiausaha : Pendaftar 7.2 Korum 7.2.1 Pengerusi dan empat (4) ahli ahli lain, tidak termasuk ahli ex-officio. [Seksyen 18(4) PU UMS 2010] 7.2.2 Jika korum tersebut di atas tidak ada setengah jam selepas masa yang ditetapkan untuk sesuatu mesyuarat biasa, mesyuarat itu hendaklah disifatkan ditunda ke hari dan masa yang ditentukan oleh Pengerusi. 7.3 Penetapan Mesyuarat dan Pengerusi 7.3.1 Tarikh, masa dan tempat bagi sesuatu mesyuarat Lembaga, jika tidak ditetapkan terlebih dahulu oleh Lembaga, hendaklah ditentukan oleh Pengerusi. 7.3.2 Sekiranya Pengerusi tidak dapat hadir pada sesuatu mesyuarat Lembaga, beliau boleh memberi kuasa kepada Timbalan Pengerusi, atau sekiranya Timbalan Pengerusi juga tidak dapat hadir, maka seorang ahli Lembaga hendaklah dilantik di kalangan yang hadir sebagai Pengerusi. [10/18]
7.3.3 Seseorang ahli Lembaga yang juga adalah seorang kakitangan universiti tidak boleh dilantik atau bertugas sebagai Pengerusi atau Timbalan Pengerusi Lembaga. 7.4 Notis Mesyuarat 7.4.1 Notis bagi sesuatu mesyuarat biasa hendaklah disampaikan secara bertulis oleh Setiausaha kepada ahli-ahli selewat-lewatnya tujuh (7) hari sebelum tarikh yang ditetapkan bagi mesyuarat itu. 7.4.2 Notis bagi sesuatu mesyuarat khas hendaklah disampaikan oleh Setiausaha kepada ahli-ahli sama ada secara bertulis atau secara lisan tidak lewat daripada empat puluh lapan (48) jam sebelum masa yang ditetapkan bagi mesyuarat itu. 7.4.3 Notis bagi sesuatu mesyuarat hendaklah menyatakan tempat, tarikh dan masa yang ditetapkan bagi mesyuarat itu. 7.5 Agenda Mesyuarat 7.5.1 Setiausaha hendaklah menyediakan agenda sesuatu mesyuarat Lembaga yang telah dibincang dan dipersetujui oleh Pengerusi. 7.5.2 Bagi mencapai keberkesanan LPU, UNiTP Green Book : Enhanching University Board Govrnance and Effectiveness hendaklah dirujuk. 7.5.3 Bagi mempastikan Lembaga memantau, mengawasi dan mengetahui laporan daripada setiap Jawatankuasa yang ditubuhkan di bawah Lembaga, maka penetapan agenda mesyuarat hendaklah berdasarkan laporan setiap Jawatankuasa yang telah ditubuhkan tersebut (seperti di lampiran 1). 7.5.4 Apa-apa perkara yang tidak ada dalam agenda bagi sesuatu mesyuarat biasa boleh, jika difikirkan patut oleh Lembaga dibincangkan dan diputuskan oleh Lembaga pada mesyuarat itu di bawah Hal-hal Lain. 7.5.5 Lembaga tidak boleh, dalam sesuatu mesyuarat khas, membuat apa-apa keputusan mengenai sesuatu perkara yang tidak dimasukkan dalam agenda bagi mesyuarat itu. 7.5.6 Jika sesuatu mesyuarat ditamatkan sebelum menyelesaikan kesemua perkara dalam agenda bagi mesyuarat itu, maka perkara-perkara yang belum selesai itu bolehlah diselesaikan dalam suatu mesyuarat khas atau dimasukkan dalam agenda bagi mesyuarat biasa yang berikutnya, [11/18]
dengan syarat bahawa jika dipersetujui oleh Lembaga sesuatu mesyuarat boleh ditangguhkan untuk disambung semula pada tarikh dan masa yang ditetapkan oleh Lembaga. 7.6 Kertas Lembaga 7.6.1 Setiausaha hendaklah menyediakan Kertas Lembaga mengikut format sesuai yang mengandungi maklumat yang tepat dan padat mengenai sesuatu kertas cadangan bagi memudahkan perbincangan dan seterusnya keputusan dibuat oleh ahli mesyuarat Lembaga. 7.6.2 Untuk menyediakan kertas lembaga yang efektif, rujukan boleh dibuat berdasarkan UNiTP Green Book : Enhanching University Board Govrnance and Effectiveness. 7.6.3 Maklumat lanjut/detail sesuatu kertas cadangan boleh dibuat secara berasingan atau dilampirkan, dan boleh dipersembahkan secara virtual bagi menjimatkan kos cetakan. 7.6.4 Dokumen mesyuarat hendaklah dikemukakan kepada ahli (emel atau hardcopy) selewat-lewatnya tujuh (7) hari sebelum tarikh mesyuarat. 7.6.5 Apa-apa agenda tambahan boleh dengan persetujuan Pengerusi atas nasihat Pendaftar dan Naib Canselor hendaklah dikemukakan selewatlewatnya 24 jam sebelum mesyuarat diadakan. 7.7 Minit Mesyuarat 7.7.1 Minit-minit bagi sesuatu mesyuarat Lembaga hendaklah diedarkan kepada ahli-ahli dalam masa dua puluh empat (24) jam selepas mesyuarat itu diadakan. 7.7.2 Cadangan-cadangan bagi meminda sesuatu minit hendaklah disampaikan kepada Setiausaha dalam masa tiga (3) hari selepas minit itu diedarkan kepada ahli-ahli. 7.7.3 Jika tiada apa-apa cadangan diterima oleh Setiausaha dalam tempoh itu, maka minit itu sebagaimana yang diterima oleh Setiausaha dalam tempoh itu, maka minit itu sebagaimana yang disediakan oleh Setiausaha hendaklah dianggap betul dan tindakan-tindakan berasaskan kepadanya bolehlah diambil. 7.7.4 Minit-minit bagi sesuatu mesyuarat biasa atau masyarakat khas hendaklah disahkan oleh Lembaga dalam mesyuarat biasa yang berikutnya. [12/18]
7.7.5 Minit-minit mesyuarat yang disahkan hendaklah disifatkan sebagai rekod yang lengkap mengenai keputusan-keputusan yang dibuat oleh Lembaga. 7.7.6 Jika ada apa-apa keraguan mengenai tafsiran sesuatu minit mesyuarat Lembaga maka perkara itu hendaklah diputuskan dengan merujuk kepada apa-apa Kertas Lembaga yang telah dibentangkan dalam mesyuarat itu. 7.7.7 Jika keraguan itu tidak dapat dijelaskan dengan cara demikian Lembaga hendaklah memutuskan perkara itu sebagaimana yang difikirkan patut oleh Lembaga. 7.8 Rekod Kehadiran dan Pengisytiharan Kepentingan Peribadi 7.8.1 Ahli hendaklah menandatangani rekod kehadiran setiap kali menghadiri mesyuarat LPU. 7.8.2 Bagi mempastikan integriti ahli mesyuarat Lembaga terpelihara (termasuk ahli ex-officio), semua ahli hendaklah menandatangani Borang Pengisytiharan Kepentingan Peribadi yang ditandatangani sekali sahaja sepanjang tempoh keahlian dalam LPU (contoh borang seperti dilampiran 2). 7.9 Kekerapan Mesyuarat Lembaga 7.9.1 Lembaga hendaklah mengadakan sekurang-kurangnya enam (6) mesyuarat biasa pada tiap-tiap. 7.9.2 Sesuatu mesyuarat khas Lembaga boleh diadakan atas budibicara Pengerusi sendiri atau atas permintaan daripada sekurang-kurangnya tiga (3) orang ahli yang dikemukakan secara bertulis kepada Pengerusi dengan menyatakan tujuan mesyuarat itu. 7.10 Mesyuarat Pra dan Pasca LPU 7.11 Bagi mempastikan kerjasama, komunikasi dan sistem penyampaian keputusan Lembaga kepada pihak pengurusan Universiti dilaksanakan dengan efisyen dan efektif, maka suatu mesyuarat Pra dan Pasca LPU hendaklah diadakan seperti berikut: [13/18]
Mesyuarat Pra LPU (a) Tujuan Menyemak dan mengesahkan agenda dan laporan tindakan pihak pengurusan Universiti yang akan di bawa ke Mesyuarat LPU (b) Kekerapan Sekali, dalam tempoh 14 hari sebelum sesuatu Mesyuarat LPU diadakan (c) Pengerusi Pengerusi LPU atau Naib Canselor (atau wakil Naib Canselor) (d) Ahli Semua Pegawai Utama Universiti (ahli exofficio LPU) dan ahli LPU wakil Senat Universiti Mesyuarat Pasca LPU (a) Tujuan Menyampaikan keputusan, syor, cadangan dan sebagainya dalam sesuatu Mesyuarat LPU dan seterusnya mendapatkan laporan tindakan atau maklumbalas daripada pihak pengurusan Universiti. (b) Kekerapan Sekurang-kurangnya dua (2) kali, di mana mesyuarat yang pertama hendaklah diadakan dalam tempoh 48 jam selepas sesuatu mesyuarat LPU diadakan. (c) Pengerusi Pengerusi LPU atau Naib Canselor (atau wakil Naib Canselor) (d) Ahli Semua Urusetia Jawatankuasa di bawah LPU atau Pihak berkuasa Universiti, atau Ketua Jabatan atau mana-mana Pegawai yang berkenaan 7.12 Naib Canselor atau wakilnya boleh mempengerusikan mesyuarat Pra dan Pasca LPU (menggantikan Pengerusi LPU) bagi memudahkan Naib Canselor menyampaikan, memantau dan mendapatkan laporan tindakan daripada pegawai-pegawai Universiti yang berkenaan. 7.13 Pengundian 7.13.1 Pengerusi dan ahli-ahli lain yang hadir adalah berhak menggunakan satu (1) undi tiap-tiap seorang, tetapi jika sekiranya bilangan undi sama banyaknya Pengerusi adalah berhak menggunakan undi kedua atau undi pemutus. 7.13.2 Bagi maksud di atas, Pengerusi adalah termasuk Timbalan Pengerusi, atau mana-mana ahli lain, yang mempengerusikan mesyuarat Lembaga. [14/18]
7.13.3 Seseorang ahli yang membantah sesuatu keputusan Lembaga mengenai sesuatu perkara boleh meminta supaya bilangan undi yang menyokong dan menentang keputusan itu serta undinya sendiri direkodkan dalam minit mesyuarat Lembaga. 7.14 Urusan Segera 7.14.1 Sesuatu perkara yang pada pendapat Setiausaha memerlukan keputusan segera boleh dikemukakan untuk keputusan Lembaga menerusi surat edaran kepada ahli-ahli, dan dalam hal yang demikian tiap-tiap ahli hendaklah diberi masa sekurang-kurangnya tujuh (7) hari untuk menyatakan pendapatnya atas perkara itu. 7.14.2 Sesuatu soal yang dikemukakan secara edaran hendaklah diputuskan mengikut persetujuan sebulat suara semua ahli yang memberi jawapan kepada Setiausaha dalam masa yang diberikan, dengan syarat bahawa bilangan ahli yang memberi jawapan itu hendaklah tidak kurang daripada bilangan yang diperlukan untuk mengadakan kuorum. 7.14.3 Jika pada akhir masa yang diberikan tamat, dan didapati bahawa ada sekurang-kurangnya seorang ahli yang memberi jawapan menyatakan ianya tidak bersetuju dengan usul yang dikemukakan secara edaran itu, atau bilangan ahli yang telah memberi jawapan adalah kurang daripada yang diperlukan untuk mengadakan kuorum, maka usul itu hendaklah dibentangkan dalam suatu mesyuarat khas atau dalam mesyuarat biasa yang berikutnya. 7.14.4 Tiap-tiap keputusan yang dibuat secara edaran hendaklah dilaporkan kepada Lembaga untuk pengesahannya dalam mesyuarat biasa yang berikutnya. 7.15 Kerahsiaan 7.15.1 Perjalanan mesyuarat-mesyuarat Lembaga dan kertas-kertas mesyuarat Lembaga adalah rahsia. 7.15.2 Jika sesuatu keputusan Lembaga perlu diberitahukan kepada manamana pihak, pemberitahuan itu hendaklah dibuat oleh Setiausaha atau mana-mana orang yang diberi kuasa bagi maksud itu oleh Lembaga. 7.13 Penyimpanan Dokumen Mesyuarat Lembaga [15/18]
7.13.1 Setiausaha Lembaga hendaklah mempastikan semua dokumen mesyuarat Lembaga disimpan dan disenggara dengan baik, selamat dan efisyen. 7.13.2 Setelah sesuatu mesyuarat Lembaga selesai. Semua ahli hendaklah menyerahkan semua dokumen mesyuarat kepada Setiausaha untuk disimpan. 8.0 ELAUN DAN KEMUDAHAN 8.1 Elaun dan kemudahan layak diterima oleh Pengerusi dan ahli Lembaga Pengarah UMS sepanjang lantikan dan menjalankan tugas adalah berdasarkan Pekeliling Perbendaharaan WP7.1/2015 : Garis Panduan Mengenai Pemberian Elaun Dan Kemudahan Bagi Pengerusi Bukan Eksekutif, Timbalan Pengerusi Dan Ahli-Ahli Lembaga Pengarah Badan-Badan Berkanun Persekutuan. 9.0 PEMAKAIAN DAN KUAT KUASA 9.1 Garis panduan ini terpakai dan berkuat kuasa pada tarikh yang dipersetujui oleh ahli dan Pengerusi Lembaga Pengarah. 9.2 Garis panduan ini boleh dipindah atau ditambah baik atau dibatalkan, dengan syarat mendapat persetujuan ahli dan Pengerusi Lembaga Pengarah. 10.0 PEMAKAIAN DAN KUAT KUASA 10.1 Garis panduan ini terpakai dan berkuat kuasa pada tarikh yang dipersetujui oleh ahli dan Pengerusi Lembaga Pengarah. 10.2 Garis panduan ini boleh dipindah atau ditambah baik atau dibatalkan, dengan syarat mendapat persetujuan ahli dan Pengerusi Lembaga Pengarah. [16/18]
LAMPIRAN 1 AGENDA TETAP MESYUARAT LEMBAGA PENGARAH UMS 1.0 ALU-ALUAN PENGERUSI; 2.0 MENGESAHKAN MINIT MESYUARAT LEMBAGA PENGARAH UMS KALI KE - 3.0 PERKARA-PERKARA BERBANGKIT 4.0 KERTAS LEMBAGA/ LAPORAN PIHAK BERKUASA UNIVERSITI DAN JAWATANKUASA DI BAWAH LPU 4.1 PIHAK BERKUASA PENGURUSAN UNIVERSITI (PBPU) 4.2 JAWATANKUASA SENAT (SENAT) 4.3 JAWATANKUASA PEMILIH (JKP) 4.4 JAWATANKUASA AUDIT (JKA) 4.5 JAWATANKUASA TETAP KEWANGAN (JTK) 4.6 JAWATANKUASA PELABURAN & PENJANAAN PENDAPATAN (JPPP) 4.7 JAWATANKUASA TATATERTIB (JKT) 4.8 JAWATANKUASA KEBAJIKAN PELAJAR (JKPL) 4.9 JAWATANKUASA PEMBANGUNAN TERTINGGI UMS 4.10 JAWATANKUASA PENGURUSAN RISIKO 5.0 HAL-HAL LAIN. [17/18]
LAMPIRAN 2 BORANG PENGISYTIHARAN KEPENTINGAN PERIBADI LEMBAGA PENGARAH UNIVERSITI MALAYSIA SABAH Saya, dengan sesungguhnya dan sebenarnya mengisytiharkan bahawa: (i) (ii) (iii) (iv) (v) Saya tidak akan melibatkan diri saya dalam mana-mana amalan rasuah dengan mana-mana pihak yang terlibat sama ada secara langsung atau tidak langsung dalam melaksanakan tanggungjawab saya sebagai mesyuarat tersebut di atas; Saya tidak akan bersubahat atau dipengaruhi oleh mana-mana pihak dalam melaksanakan tanggungjawab saya; Saya akan mengisytiharkan apa-apa kepentingan peribadi atau kepentingan terletak hak secara bertulis dan akan menarik diri daripada membuat sebarang keputusan; Sekiranya ada sebarang percubaan rasuah daripada mana-mana pihak, saya akan membuat aduan dengan segera ke pejabat Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia (SPRM) atau balai polis yang berhampiran. Saya sedar bahawa kegagalan saya berbuat demikian adalah satu kesalahan di bawah Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah 2009 [Akta 694]; Saya tidak akan mendedahkan apa-apa maklumat sulit berkaitan mesyuarat ini kepada mana-mana pihak selaras dengan Akta Rahsia Rasmi 1972 [Akta 88]; Tandatangan Nama Ahli Tarikh : : : [18/18]