SISTEM INFORMASI DATA PEGAWAI SMA NEGERI 2 RANTAU SELATAN MENGGUNAKAN VISUAL BASIC 6.0 TUGAS AKHIR OLEH : AHMAD HUSEIN RITONGA NIM : 052406009 PROGRAM STUDI D-3 ILMU KOMPUTER FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2008 Ahmad Husein Ritonga : Sistem Informasi Data Pegawai Sma Negeri 2 Rantau Selatan Menggunakan Visual Basic 6.0,
iii PERNYATAAN SISTEM INFORMASI DATA PEGAWAI SMA NEGERI 2 RANTAU SELATAN MENGGUNAKAN VISUAL BASIC 6.0 TUGAS AKHIR Saya mengakui bahwa Tugas Akhir ini adalah hasil kerja saya sendiri, kecuali beberapa kutipan dan ringkasan yang masing-masing disebutkan sumbernya. Medan, Juni 2008 AHMAD HUSEIN RITONGA 052406009 Ahmad Husein Ritonga : Sistem Informasi Data Pegawai Sma Negeri 2 Rantau Selatan Menggunakan Visual Basic 6.0,
iv PENGHARGAAN Syukur Alhamdulillah KepadaMu Ya Allah SWT, berkat ridho dan kesehatan yang Engkau berikan kepada penulis, penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini tepat pada waktunya. Penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada: 1. Bapak Drs. H. Haluddin Panjaitan selaku Dosen Pembimbing tugas akhir Program Studi D-3 Ilmu Komputer Fakultas MIPA Universitas Sumatera Utara yang telah memberikan bimbingan dan arahan selama ini kepada penulis dalam penyelesaian tugas akhir ini. 2. Bapak Dr. Saib Suwilo, M.Sc selaku Ketua Jurusan Program Studi D-3 Ilmu Komputer. 3. Bapak Dr. Eddy Marlianto, M.Sc selaku Dekan Fakultas MIPA Universitas Sumatera Utara. 4. Teristimewa kepada Ayahanda dan Ibunda beserta keluarga tercinta yang selalu memberi dukungan baik moril maupun materil sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir dengan baik. 5. Bapak Husin Gani Selaku Kepala Sekolah SMA Negeri 2 Rantau Selatan.. 6. Seluruh Staf dan Guru-guru SMA Negeri 2 Rantau Selatan yang banyak membantu penulis dalam penyelesaian tugas akhir ini. 7. Teman - teman di rewang : maxi, lay, bobi 1, bobi 2, aceh, andre, doli, sancez, akong zuhri, rahmad, dan dani yang telah membantu dan mensupport penulis dalam penyelesaian tugas akhir ini. Ahmad Husein Ritonga : Sistem Informasi Data Pegawai Sma Negeri 2 Rantau Selatan Menggunakan Visual Basic 6.0,
v 8. Teman teman di KOM A 2005 dan pihak-pihak yang telah banyak membantu penulis, yang tidak dapat penulis sebutkan namanya satu per satu. Penulis berharap semoga tugas akhir ini mendapat manfaat bagi pembaca terutama bagi penulis sendiri, Akhir kata, penulis mengharapkan kritik dan saran guna sempurnanya tugas akhir ini. Terima kasih. Medan, Juni 2008 Penulis Ahmad Husein Ritonga Ahmad Husein Ritonga : Sistem Informasi Data Pegawai Sma Negeri 2 Rantau Selatan Menggunakan Visual Basic 6.0,
vi DAFTAR ISI Halaman Persetujuan Pernyataan Penghargaan Daftar Isi ii iii iv vi Bab I Pendahuluan 1 1.1 Latar Belakang 1 1.2 Perumusan Masalah 2 1.3 Maksud dan Tujuan 3 1.4 Metode Penelitian 3 1.5 Kegunaan Penelitian 4 1.6 Sistematika Penulisan 5 Bab II Landasan Teori 6 2.1 Pengertian Komputer 6 2.2 Pengolahan Data 6 2.3 Basis Data 9 2.3.1 Pengertian Basis Data 9 2.3.2 Komponen Basis Data 9 2.4 Pengertian Sistem Informasi 10 2.4.1 Pengertian Sistem 10 2.4.2 Pengertian Informasi 11 2.4.3 Peranan Komputer dalam Sistem Informasi 12 2.5 Sekilas Mengenai Visual Basic 6.0 13 2.5.1 Struktur Aplikasi Visual Basic 6.0 15 Bab III Tinjauan Organisasi 22 3.1 Sejarah Perusahaan 22 3.2 Struktur Organisasi 26 Bab IV Perancangan Sistem 30 4.1 Diagram Alir Data 30 4.2 Rancangan Database 32 4.3 Desain Menu 34 4.3.1 Desain Menu Utama 35 4.3.2 Masukan (Input) 35 4.4 Rancangan Output 38 4.5 Algoritma Program 42 Bab V Implementasi Sistem 47 5.1 Pengertian dan Tujuan Implementasi 47 5.2 Penerapan Sistem 47
vii Bab VI Kesimpulan dan Saran 50 6.1 Kesimpulan 50 6.2 Saran 50 Daftar Pustaka 52 Lampiran A: Listing Program Lampiran B: Output program Lampiran C: Surat-Surat
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perkembangan zaman era globalisasi sekarang ini sistem informasi dengan menggunakan teknologi komputer yang sangat canggih dan modern akan memudahkan kita untuk melakukan pengolahan data yang dapat menghemat waktu, ruang dan biaya. Dan hasil suatu informasi yang diperoleh akan sangat memuaskan, berguna dan bermanfaat dari suatu lembaga atau instansi yang menggunakannya. Pengolahan data dan informasi secara cepat, tepat dan efisien adalah hal penting yang dibutuhkan bagi lembaga atau instansi, yaitu salah satunya adalah lembaga pendidikan. Seiring dengan perkembangan teknologi begitu pesat, kebutuhan akan informasipun sangat dibutuhkan terlebih lagi informasi yang dihasilkan mengandung nilai yang benar, akurat, cepat dan tepat, sehingga siapapun dan apapun yang menggunakan informasi tersebut dapat menangani berbagai masalah yang terjadi dengan cepat. Didalam lembaga pendidikan salah satu kegiatan sistem informasi yang dapat dimudahkan yaitu sistem pengolahan data pegawai. Dengan sistem informasi teknologi
26 tersebut, maka dibutuhkan perancangan suatu sistem untuk mengolah data-data pegawai tersebut sehingga menjadi suatu informasi yang lengkap dan terperinci. Dengan dukungan sistem komputerisasi, cara kerja suatu sistem yang sebelumnya manual dapat mengubah cara kerja yang lebih efisien, tepat guna dan berdaya guna serta terjamin mutu dan kualitas prosedur kerjanya. Dengan perkembangan sarana teknologi modern yang lebih baik, akan tercipta suatu lingkungan sistem kerja yang lebih produktif. Perancangan sistem informasi tersebut dapat dilakukan dengan menggunakan beberapa bahasa pemograman diantaranya Microsoft Visual Basic, Visual Database 6.0, maupun Clipper. Pada masa sekarang ini pemograman yang berbasis Visual Basic atau grafis lebih banyak diminati dan disukai oleh berbagai lembaga atau instansi. Karena pengembangan dan pengolahannya sangat mudah untuk dilakukan serta tampilannya juga sangat menarik. Pada Tugas Akhir ini, penulis menggunakan sistem komputerisasi untuk sistem informasi data pegawai SMA Negeri 2 rantau Selatan yang menggunakan komputer. Dari uarian diatas penulis merasa tertarik untuk menulis Tugas Akhir ini dengan mengangkat sebuah judul yaitu : Sistem Informasi Data Pegawai SMA Negeri 2 Rantau Selatan. 1.2 Identifikasi Masalah
27 Pada umumnya setiap Pendidikan tidak akan terlepas dari masalah dalam aktivitasnya untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Permasalahan yang akan diselesaikan adalah bagaimana merancang suatu sistem informasi yang efisien dan efektif untuk mengolah dan dapat menangani data Pegawai dengan menggunakan alat bantu komputer, agar pemberian laporan data ini dapat dilakukan dengan cepat, karena penyajian secara manual tidak dapat dijamin ketelitian dan kebenarannya. 1.3 Batasan Masalah Karena permasalahan keterbatasan waktu penulis dan agar pembahasan tidak menyimpang dari tujuan maka dilakukan pembatasan masalah sebagai berikut : 1. Progaram ini hanya dapat diaplikasikan untuk membantu kelancaran dalam pendataan data pegawai SMA Negeri 2 rantau selatan tersebut. 2. Sistem dirancang dengan menggunakan bahasa pemograman Visual Basic 6.0. 3. Sistem yang dirancang dengan sedemikian rupa sehingga dapat bekerja secar dinamis, yaitu dapat dipergunakan dari tahun ke tahun. 4. Yang didata hanya pegawai SMA Negeri 2 Rantau Selatan. 1.4 Maksud dan Tujuan
28 Adapun maksud penulis mengadakan penelitian pada SMA Negeri 2 Rantau Selatan adalah : 1. Mengumpulkan data sebagai bahan penunjang untuk menemukan cara yang tepat dalam merancang suatu sistemyang menangani pengolahan data pegawai sesuai dengan kebutuhan dan permasalahan yang ada dengan bantuan sistem aplikasi Microsoft Visual Basic 6.0. 2. Mencari dan mengetahui masalah serta kelemahan-kelemahan yang dihadapi suatu pendidikan /sekolahan dalam pengolahan data. Tujuan penulis mengadakan penelitian ini adalah : 1. Mencari jalan keluar untuk mengatasi kelemahan-kelemahan dari sistem yang sedang dipakai dengan merancang sistem informasi data pegawai SMA Negeri 2 rantu selatan dengan menggunakan bahasa pemograman Visual Basic 6.0. 2. Meningkatkan efektivitas dan produktivitas kerja pegawai dalam mengolah data serta penyajian laporan dengan memanfaatkan fasilitas komputer, sehingga dihasilkan informasi yang akurat, cepat, tepat dan berkualitas. 3. Mempermudah dan memperlancar cara kerja pegawai dalam pengolahan data yang lebih efektif dan efisien, sehingga menghasilkan sistem baru yang lebih baik dari sistem yang sedang berjalan saat ini.
29 1.5 Metodologi Penelitian Untuk mewujudkan maksud penelitian ini, metodologi penelitian yang digunakan penulis adalah sebagai berikut : 1. Penelitian Lapangan ( Field Research ) Metode penelitian ini dilakukan langsung pada objek penelitian, data serta keterangan yang dikumpulkan dilakukan dengan cara : a. Pengamatan ( Observation ) Dalam hal ini penulis melakukan pengamatan untuk mendapatkan data secara umum dengan melihat langsung, mengamati dan mencatat sistem yang sedang berjalan saat ini serta melihat format-format dilakukan selama ini. b. Wawancara (Interview) Dalam hal ini penulis melakukan wawancara untuk melengkapi bahan yang sudah ada selama observasi. Penulis melakukan tanya jawab kepada staf (pegawai SMA Negeri 2 rantau Selatan) yang berkaitan dengan sistem yang sedang diteliti. 2. Penelitian Perpustakaan (Library Research) Penelitian perpustakaan adalah penelitian dengan sumber-sumber perpustakaan. Penelitian ini dimaksudkan untuk mendapatkan landasan teori yang memadai dalam penyusunan tugas akhir ini, dalam hal ini data dan keterangan dikumpulkan dari sumber-sumber seperti buku-buku teks, bacaan-bacaan, bahan-bahan
30 perkuliahan serta materi-materi lainnya yang berhubungan masalah yang ditinjau dalam penyusunan tugas akhir ini. 1.6 Sistematika Penulisan Adapun sistematika yang digunakan dalam Tugas Akhir ini, penulis membuat sistematika penulisan sebagai berikut : BAB 1 : PENDAHULUAN Pada bab ini membahas Latar Belakang, Identifikasi Masalah, dan Batasan Masalah, Maksud dan Tujuan, Metode Penelitian dan Sistematika Penulisan. BAB 2 : LANDASAN TEORI Pada bab ini akan menguraikan tentang pengertian komputer, data, database, sistem informasi serta uraian singkat mengenai bahasa pemograman Visual Basic 6.0. BAB 3 : RUANG LINGKUP INSTANSI Pada bab ini menjelaskan tentang sejarah singkat berdirinya SMA Negeri 2 Rantau Selatan ini dan sistem pengolahan datanya. BAB 4 : PERANCANGAN SISTEM Pada bab ini akan dibahas mengenai struktur database,tahap-tahap algoritma dan perancangan progam yang meliputi perancangan input dan output yang akan dimuat pada sistem informasi data pasien dengan menggunakan bahasa pemograman Visual Basic 6.0.
31 BAB 5 : IMPLEMENTASI SISTEM Pada bab ini akan menjelaskan tentang defenisi implementasi sistem, tujuan implementasi sistem, komponen yang dibutuhkan dalam implementasi sistem,pengujian sistem dan pemeliharaan sistem. BAB 6 : KESIMPULAN DAN SARAN Pada bab ini akan dibahas mengenai kesimpulan dan saran dari hasil pembuatan tugas akhir ini.
32 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 PENGERTIAN KOMPUTER Istilah komputer mempunyai arti yang luas dan berbeda untuk orang yang berbeda. Istilah komputer (computer) berasal dari bahasa Latin Computare yang berarti menghitung (to compute atau reckon). Jadi komputer dapat diartikan sebagai alat hitung atau mesin hitung. Sehubungan dengan perkembangan zaman maka defenisi komputer tidak hanya sebagai alat hitung tetapi menjadi alat pengolahan data yang bekerja secara elektronik dengan kecepatan dan ketelitian yang sangat tinggi serta mampu mengerjakan berbagai proses data yang tersimpan dalam memori dengan keterlibatan manusia yang minimum. Pengolahan data merupakan suatu kegiatan pengolahan data atau pengolahan informasi yang terdiri dari peralatan-peralatan (komponen-komponen) baik itu hardware (perangkat keras), software(perangkat lunak), brainware(tenaga pelaksana), prosedurprosedur, data dan staf pengolahan data.
33 2.2 PENGERTIAN DATA, DATABASE, SISTEM DAN INFORMASI 2.2.1 Data Data berasal dari kata datum, yang berarti fakta yang mengandung arti pengolahan data dengan menggunakan komputer dikenal dengan nama Pengolahan Data Elektronik (PDE) atau Elektronik Data Processing (EDP). Data merupakan kumpulan kejadian yang diangkat dari suatu kenyataan. Data dapat berupa symbol-symbol, gambar-gambar, katakata, angka-angka, huruf-huruf yang menunjukkan suatu ide, objek, kondisi atau situasi. Dan merupakan bahan yang akan diolah menjadi suatu bentuk yang lebih berguna dan bermanfaat. Proses pengolahan data ada tiga, yaitu: 1. Pada Tahapan Input. Yaitu dilakukan proses pemasukan data ke dalam proses komputer lewat alat input (input device). 2. Pada Tahapan Processing. Yaitu dilakukan dengan proses pengolahan data yang sudah dimasukkan, yang dilakukan oleh alat pemroses (proses device)yang dapat berupa proses perhitungan, perbandingan, pengendalian atau pencarian di storage (penyimpanan). 3. Pada Tahapan Output. Yang dilakukan proses menghasilkan output dari hasil pengolahan data ke alat output (output device) yaitu berupa informasi.
34 Jadi data adalah fakta-fakta yang dipergunakan sebagai suatu dasar untuk perhitungan dan pengolahan meliputi serangkaian tindakan-tindakan atau operasi yang mengarah pada suatu akhir. 2.2.2 Database Database (basis data) adalah suatu pengorganisasian sekumpulan data yang saling terkait sehingga memudahkan aktivitas untuk memperoleh informasi. Database dimaksudkan untuk mengatasi problem pada sistem yang memakai pendekatan berbasis berkas. Dataase terdiri dari data yang akan digunakan atau diperuntukan terhadap banyak user, dari masing-masing user akan menggunakan data tersebut sesuai dengan tugas dan fungsinya. Dalam merancang dan menyusun database mempunyai banyak tujuan diantaranya melindungi data dari kerusakan fisik, menghapus data yang berlebihan, memudahkan user untuk mendapatkan data, menyediakan perkembangan lebih lanjut didalam sistem database. Pemrosesan dengan database dapat memberi keuntungan sendiri bagi penggunanya salah satunya kemubajiran data dapat terkurangi, penggunaan data lebih mudah, konsistensi data dapat selalu terjaga dan integritas data dapat selalu terjaga.
35 2.2.3 Sistem Sistem adalah suatu rangkaian kesatuan yang terdiri dari bagian-bagian yang saling terkait dan mempengaruhi, yang diarahkan untuk mencapai tujuan tertentu. 2.2.4 Informasi Informasi merupakan hasil pengolahan data yang lebih berguna dan berarti bagi yang menerimanya untuk mencapai suatu tujuan yang telah disusun sedemikian rupa sehingga bermakna dan bermanfaat karena dapat dikomunikasikan kepada seseorang yang akan menggunakannya untuk membuat keputusan. Informasi bermanfaat jika informasi akurat, lengkap, relevan, tepat waktu dan dapat dipercaya serta efisien. Jadi sistem informasi adalah suatu himpunan komponen sistematik dan formal yang melakukan operasi pengolahan data untuk : 1. Meningkatkan pemahaman atau mengurangi ketidakpastian terhadap suatu data atau fakta-fakta yang akan dilaporkan.
36 2. Memberikan berbagai laporan seperti yang diinginkan oleh pihak yang membutuhkan informasi tersebut. 3. Memberikan kepada pihak manajemen untuk menunjang perencanaan, pengawasan, dan pengambilan keputusan. 2.3 VISUAL BASIC 6.0 2.3.1 Mengenal Visual Basic 6.0 Visual Basic 6.0 merupakan sebuah program aplikasi yang bekerja pada sistem operasi windows. Visual Basic dapat membuat program aplikasi menjadi lebih mudah dan cepat dengan menggunakan metode Generel User Interface (GUI). Salah satu keunggulan yang dimiliki oleh Microsoft Visual Basic 6.0 adalah kemudahan pemakaian. Dengan bahasa yang mudah dan menyenangkan ini, dapat dibuat apapun sesuai kebutuhan. Jika dibandingkan dengan Bahasa C++, Visual Basic masih jauh tertinggal dalam beberapa hal. Namun dengan hadirnya versi terbaru yaitu Visual Basic 6.0 yang mempunyai fasilitas yang berlebih, sehingga bisa mencukupi kebutuhan pemakai.
37 Susunan program Visual Basic 6.0 sangat mudah dipelajari. Untuk menyusun suatu aplikasi, hanya diperlukan 3 tahap yaitu merancang interface, menentukan property, dan menulis kode. Sebagai program yang berbasis Windows, Visual Basic 6.0 mempunyai kemampuan untuk berinteraksi dengan seluruh aplikasi Windows seperti Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Acces, dan sebagainya. Visual Basic 6.0juga menjadi salah satu bahasa pemograman yang wajib dipelajari boleh berbagai kalangan jika ingin sukses di dunia komputer dan cenderung lebih banyak digunakan. 2.3.2 Komponen Utama Visual Basic 6.0 1. Baris Menu Baris menu terletak paling atas dan terdiri dari 13 menu yaitu File, Edit, View, Project, Format, Debug, Run, Query, Diagram, Tools, Add-Ins, Windows dan Help Gambar 2.1 Barisan Menu 2. Menu Toolbar Menu toolbar merupakan kumpulan icon-icon perintah, yang dapat diklik untuk melakukan suatu perintah khusus secara cepat. Menu toolbarnya yaitu Add Project,
38 Add Form, Menu Editor, Open Project, Save Project, Cut, Copy, Paste, Find, Undo, Redo, Start, Break, End, Project Explorer, Properties, Windows, Form Layout Windows, Object Browser dan Toolbox, yang dapat dilihat seperti gambar dibawah ini. Gambar 2.2 Menu Toolbar 3. Jendela Form Form tempat yang digunakan untuk merancang aplikasi yang sedang dibuat. Pada form ini dapat diletakkan control seperti label, check box dan sebagainya.
39 Gambar 2.3 Jendela Form 4. Menu Toolbox Toolbox merupakan kumpulan icon-icon objek atau control yang dibutuhkan untuk membentuk suatu program aplikasi. Gambar 2.4 Menu Toolbox Tabel 2.1 Kontrol-kontrol pada Toolbox Label Nama kontrol Kegunaan Digunakan untuk menampilkan tulisan dalam program, pemakai tidak dapat mengubah tulisan tersebut secara langsung. TextBox Digunakan sebagai tempat input atau pemakai dapat mengubah tulisan pada saat program berjalan. Commond Button Menjalankan suatu tindakan jika pemakai telah melakukan pilihan.
40 Option Button Digunakan untuk menapilkan beberapa pilihan, namun pemakai hanya dapat memilih salah satu pilihan saja. List Box Digunakan untuk menampilkan daftar pilihan dalam sebuah kotak pilihan. Frame Digunakan untuk mengelompokkan sejumlah objek atau control dalam satu tempat. Combo Box Merupakan kombinasi antara text Box dengan List Box. Dengan demikian pemilihan item dapat dilakukan dari List Box, atau dengan mengetik langsung pada Text Box. Picture Box Digunakan untuk menampilkan gambar. 5. Jendela Code Jendela Code adalah salah satu jendela yang sangat penting didalam Visual Basic. Jendela ini digunakan untuk menuliskan program yang berupa instuksi-instruksi.
41 Gambar 2.5 Jendela Code 6. Jendela Project Jendela Project adalah jendela yang menampilkan semua file dalam project yang kita buat. Pada jendela project tipe-tipe file, seperti form, modul, class dan sebagainya. 7. Jendela Properties
42 Jendela Properties berfungsi untuk menampilkan dan mengubah properti-properti yang dimiliki sebuah objek. Terdapat dua pilihan tampilan yaitu Alphabetic dan Categorized. Gambar2.8 Jendela Properties 8. Form Layout Window Jendela yang digunakan untuk menggambarkan posisi dari form yang ditampilkan pada layer monitor. Posisi form ini merupakan petunjuk dimana aplikasi ditampilkan dan juga bisa mengatur letak formnya.
43 2.3.3 Kemampuan dan Manfaat Visual Basic 6.0 1. Dapat membuat program-program yang berbasis Windows. 2. Dapat membuat object-object program bantu seperti control ActiveX, File Help dan Aplikasi Internet. 3. Dapat menguji program (debugging) dan menghasilkan program akhir berakhiran EXE yang bersifat executable, atau dapat langsung dijalankan. 2.3.4 Keunggulan Visual Basic 6.0 1. Memiliki compiler andal yang dapat menghasilkan file executable yang lebih cepat dan efisien. 2. Memiliki sarana andal untuk mengakses database yang berkemampuan tinggi. 3. Tambahan control-kontrol yang lebih canggih dan selalu disesuaikan dengan kebutuhan.
44 BAB 3 RUANG LINGKUP INSTANSI 3.1 SEJARAH BERDIRINYA RUMAH SAKIT SARI MUTIARA MEDAN
45 BAB 4 PERANCANGAN SISTEM Seiring dengan perkembangan teknologi sistem informasi data pasien pada RSU Sari Mutiara Medan serat untuk meningkatkan efisiensi kerja dan waktu, maka sistem yang ada pada saat ini yang bersifat sebagai manual perlu dikomputerisasi, khususnya dalam pengolahan data, yaitu dengan mengaplikasikan paket program komputer. Data yang perlu dilakukan agar dapat bermanfaat harus dikelola dalam suatu database. Sistem manajemen database merupakan suatu pengorganisasian dan pengolahan data pada komputer.
46 BAB 6 KESIMPULAN DAN SARAN 6.1 Kesimpulan dan saran Dari pembahasan mengenai sistam informasi pengolahan data pasien pada Rumah Sakit Sari Mutiara Medan, maka penulis menyimpulkan bahwa : 1. Dengan adanya perangkat lunak Sistem Informasi Data Pasien ini, maka proses pengolahan data pasien yang akan dating dapat dilakukan dengan cepat, tepat, akurat, mudah dan lebih baik dari masa sekarang. 2. Pengolahan data pasien yang baik akan memudahkan dalam hal pengambilan keputusan sehingga dapat meningkatkan kinerja rumah sakit nantiya. 3. Pembuatan program dengan menggunakan Visual Basic lebih mudah dalam hal perancangan maupun untuk hasil akhirnya (output) dan lebih mudah dimengerti
47 oleh pemakai karena Visual Basic merupakan bahasa pemograman berbasiskan Windows. 6.2 Saran Dalam hal ini, penulis memberikan saran yang kiranya dapat bermanfaat untuk kemajuan Rumah Sakit ini, yaitu : 1. Untuk meningkatkan efisiensi kinerja rumah sakit disarnkan menggunakan jasa komputer dengan memakai sistem informasi yang telah dirancang. 2. Diharapkan pada masa yang akan dating, instansi mempunyai sistem aplikasi pengolahan data yang lengkapdi bagian tata usaha yang berbasis komputer. 3. Diharapkan adanya pengembangan lebih lanjut dari sistem informasi yang dirancang, sehingga menjadi sistem informasi yang terpadu untuk menanggulangi dan mengolah data yang lebig besardi masa yang akan datang. 4. Diharapkan bahwa program ini dapat bermanfaat bagi para pembaca.
48
49 BAB 3 SEKILAS TENTANG SMA NEGERI 2 RANTAU SELATAN 3.1 Profil SMA Negeri 2 Rantau selatan SMA Negeri 2 Rantau Selatan, berada di Jl.Kancil No.116 Rantau Selatan, Labuhan Batu. Sekolah ini dibangun pada tahun 1995. Pada awalnya pendiriannya sekolah ini bernama SMA Negeri 4 Rantau Prapat, tetapi pada tahun 2005 sekolah ini merubah nama menjadi SMA Negeri 2 Rantau Selatan, seperti sekolah-sekolah lain pada umumnya memiliki ruang kelas untuk memiliki untuk kegiatan belajar mengajar siswa-siswinya serta dukungan laboratorium untuk pelaksanaan paraktikum. Untuk pelaksanaan pelaksanaa olahraga sekolah ini memiliki lapangan futsal, bola mini, volly, badminton, dan lapangan untuk lompat jauh. Untuk mendukung kegiatan belajar siswa-siswi terdapat perpustkaan, laboratorium komputer, laboratorium bahasa dan laboratorium IPA, serta
50 fasilitas lainnya fasilitas lainnya untuk menunjang kegiatan belajar siswa dengan tidak mengesampingkan moral dan akhlak siswa-siswi dengan adanya tempat ibadah seperti mushola dan kegiatan keagamaan seperti pesantren kilat yang dibuat setiap tahunnya yaitu pada bulan Ramadhan, dan kebaktian rohani yang diharapkan mampu meningkatkan akhlak dan moral siswa-siswi. 3.2 Visi dan Misi Visi dan misi SMA Negeri 2 Rantau Selatan adalah: 3.2.1 Visi Mewujudkan lembaga pendidikan sebagai SMA unggul berprestasi, dengan menghasilkan tamatan berkualitas, terampil yang dibatasi, iman dan taqwa 3.2.2 Misi Meningkatkan disiplin proses belajar, kegiatan ekstrakulikuler, memupuk jiwa inovatif, dan kompetitip, serta menumbuhkan semangat kepedulian warga terhadap pengembangan dan kemajuan sekolah.
51 3.3 Struktur Organisasi Adapun struktur organisasi di SMA Negeri 2 Rantau Selatan adalah:
52 3.4 Uraian Tugas dan Fungsi Organisasi 3.4.1 Kepala Sekolah
53 Kepala sekolah berfungsi dan bertugas sebagai edukator, manajer, administrator, supervisor serta pemimpin/leader inovator. 3.4.2 Wakil Kepala Sekolah Wakil Kepala Sekolah bertugas membantu Kepala Sekolah dalam kegiatan: 1. Menyusun kurikulum pendidikan. 2. Mengatur segala program kesiswaan. 3. Merencanakan kebutuhan sarana dan prasarana. 4. Mengatur dan mengembangkan hubungan dengan masyarakat. 5. Mengatur dan mengawasi penyelenggaraan program pendidikan. 6. Mengatur mutasi siswa. 7. Menyusun program kegiatan ekstrakurikuler. 8. Mengatur penyusunan bahan pengajaran dan pengembangan kurikulum. 3.4.3 Guru Guru bertanggungjawab kepada Kepada Sekolah dan mempunyai tugas melaksanakan kegiatan proses belajar secara efektif dan efisien.
54 3.4.5 Wali Kelas Membantu Kepala Sekolah dalam kegiatan: 1. Pengelolaan kelas. 2. Penyelenggaraan administrasi kelas. 3. Pembuatan catatan khusus tentang siswa. 4. Penyusunan nilai siswa. 3.4.6 Guru Pembimbing dan Konseling Bertugas membantu Kepala Sekolah dalam penyusunan dan pelaksanaan pembimbingan an konseling di sekolah. 3.4.7 Pengelola Laboratorium Bertugas membantu Kepala Sekolah dalam kegiatan sebagai berikut : 1. Perencanaan dan pengadaan alat alat laboratorium. 2. Menyusun jadwal praktikum. 3. Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan laboratorium.
55 3.4.8 Bendahara Bagian bendahara mempunyai tugas dan tanggungjawab : 1. Penyusunan anggaran tahunan kegiatan sekolah. 2. Penyusunan program kerja tata usaha sekolah. 3. Penyusunan laporan keuangan. BAB IV PERANCANGAN SISTEM 4.1 Sistem Kerja Yang Lama Sistem kerja pada. SMA Negeri 2 Rantau Selatan Labuhan batu yang lama adalah secara komputerisasi yang masih menggunakan sistem Lotus dan memakan waktu yang lama serta kurang efisien, dimana data-data Pegawai, data penggajian masih menggunakan Lotus dan Microsoft Exel. Hal itu sangat tidak efisien dan kurang efektif. 4.2 Sistem Yang Diusulkan
56 Seiring dengan kemajuan teknologi, sudah saatnya perusahaan mulai menerapkan teknologi komputer di dalam layanan informasi atau sistem informasi bagi SMA Negeri 2 Rantau Selatan Labuhan Batu yang bergerak dalam bidang Pendidikan, sehingga sekolah tersebut dapat mengetahui apakah layanan yang diberikan sudah baik atau belum. Tugas akhir ini bertujuan untuk membantu SMU Negeri 2 Rantau Selatan Labuhan Batu dalam merancang sistem komputerisasi pengolahan data pegawai. Dan sebelumnya melakukan pembuatan program, terlebih dahulu dipaparkan sedikit mengenai perancangan program yang diinginkan. Sebelumnya perlu dirancang database yang terdiri dari tabel-tabel yang diperlukan. Desain yang baik adalah kunci menghasilkan data base yang efektif, akurat dan efisien. 4.3 Rancangan Database Setelah mendapatkan data-data yang dibutuhkan, maka tahapan selanjutnya adalah perancangan data base. Jika kita ingin membuat suatu program manajemen data base, kita memerlukan file data base yang akan di proses. File data base ini dibuat satu kali saja selanjutnya file data base tersebut diproses lewat program. Untuk membuat file data base penulis menggunakan fasilitas yang ada di Visual Basic 6.0 yaitu Visual Data Manager (Vis Data). Tabel data base tersebut sebagai berikut : TABEL PEGAWAI Nama Field Type Size Index Nik Text 9 Primary Nama Pegawai Text 25
57 Alamat Text 20 Tempat Lahir Text 10 Tanggal Lahir Date/Time 8 Agama Text 8 Jenis Kelamin Text 6 Pendidikan Text 4 Status Text 9 Golongan Text 3 Jabatan Text 10 Gaji Pokok Text 15 TABEL PENGGAJIAN Nama Field Type Size Index Nomor Selip Gaji Text 5 primery Nip Text 9 Tanggal Penggajian Date/Time 8 Tunjangan Anak Text 12 Tunjangan Istri Text 12 Tunjangan Beras Text 12 Tunjangan Jabatan Text 12
58 Pph Text 12 Askes Text 12 Total Potongan Text 12 Gaji bersih Text 13 FORM ABSENSI Nama Field Type Size Index NiP Text 9 Primary Tanggal Absensi Date/Time 8 Jam Masuk Date/Time 5 Jam Keluar Date/Time 5 Keterangan Text 10 4.4 Perancangan output Dalam perancangan sistem yang akan dibuat, yang paling penting adalah mendesain tampilan sebagus mungkin dan rapi sehingga data yang akan dientrikan akan terdata dengan jelas. Berikut bentuk tampilan dari sistem atau program yang akan dibangun: 1. Menu Utama
59 Pada menu utama terdapat beberapa pilihan, yang dapat di akses oleh pengentri data. 2. Form Data Pegawai Gambar Form Data Pegawai 3. Form Penggajian
60 Gambar Form Penggajian 4. Form Absensi Gambar Form Absensi 5. Form About
61 Gambar Form About 4.5 Algoritma Langkah 1 Apabila program dijalankan, maka akan muncul menu utama, yang mana didalam menu utama terdapat beberapa pilihan sub menu, seperti: Data Pegawai, Data Absensi, Data Penggajian, dan Laporan. Langkah 2 Pada pilihan menu data Pegawai, dapat diisi dengan data-data Pegawai yang ada dengan mengklik pilihan tambah. Langkah 3 Seteleh data Pegawai dientri, data yang telah dimasukkan tersebut dapat disimpan, diubah. Data yang akan tersimpan akan segera di simpan didalam data base, yang otomatis akan terlihat didalam table data Grid yang ada pada form data karyawan. Langkah 4 Pada pilihan absensi, terdapat beberapa data yang harus dimasukkan, seperti, Nip, Nama Pegawai, Jam Masuk, Jam Keluar, dan keterangan. Data yang telah diisi harus disimpan. Langkah 5 Pada Menu Penggajian, kita dapat melihat ada beberapa pendapatan yang diperoleh oleh setiap Pegawai, seperti, Tunjangan Anak, Tunjangan Istri, Tunjang Anak, Tunjangan Jabatan, Askes, Potongan, Total Gaji Bersih.
62 Langkah 6 Data yang telah diisi pada form penggajian tersebut dapat disimpan yang hasil penyimpanannya tersebut dimasukkan kedalam database sistem, dan data yang telah disimpan tersebut dapat diubah, dihapus dan juga ditambah dengan mengklik pilihan-pilihan yang tersedia. Langkah 7 Semua hasil pengentrian data dapat dilihat dengan memilih menu laporan. Dan apabila ingin keluar pilih menu exit. BAB V IMPLEMENTASI SISTEM 5.1 Pengertian dan Tujuan Implementasi Implementasi sistem adalah prosedur yang dilakukan untuk menyelesaikan desain sistem yang ada dalam dokumen desain sistem yang disetujui dan menyutujui, mengistal dan memulai menggunakan sistem yang baru atau sistem yang diperbaiki. Tujuan dari implementasi sistem adalah sebagai berikut : 1. Menyelesaikan desain sistem yang ada dalam dokumen desain system yang disetujui. 2. Menulis, menguji dan mendokumentasikan program dan prosedur yang diperlukan oleh dokumen desain sistem yang disetujui. 3. Memastikan bahwa personal dapat mengoperasikan sistem baru.
63 4. Memperhitungkan bahwa sistem memenuhi permintaan pemakai. 5. Memastikan bahwa konversi ke sistem baru berjalan dengan benar. Dengan memilih pendekatan implementasi sistem yang digunakan untuk desain data kepegawaian ini penulis menggunakan implementasi secara langsung terhadap sistem yang ada. Hal ini disebabkan karena sistem kepegawaian pada SMA NEGERI 2 RANTAU SELATAN LABUHAN BATU masih menggunakan Dbase yang masih bersifat Under Dos. 5.2 Penerapan Sistem Agar dapat memeperoleh hasil yang telah direncanakan dan demi mencapai keinginan yang dimaksud dalam perancangan atau desain sistem yang telah penulis buat ini tentunya membutuhkan beberapa komponen untuk menunjang proses pengerjaannya, antara lain : 1. Hardware (Perangkat Keras) Hardware adalah seluruh komponen-komponen peralatan yang membentuk suatu sistem komputer dan peralatan lainnya yang memungkinkan komputer dapat melaksanakan tugasnya. Dalam penyusunan sistem informasi ini, penulis membutuhkan hardware sebagai berikut : a. CPU (Central Processing Unit), merupakan jantung dari komputer, komponen yang merupakan pusat pengolahan data serta pusat pengontrolan dari keseluruhan dari sistem komputer yang melaksanakannya.
64 b. Memory, merupakan tempat penampungan atau sebagai ruang dalam penyimpanan data. Memory yang dipakai yaitu dengan kapasitas 256 MB. c. Monitor, merupakan sebagai media tampilan. Monitor yang di gunakan yaitu Samsung dengan ukuran 15 inch. d. Harddisk, merupakan tempat penyimpanan data. Besar kapasitas yang di pakai 40 GB dengan rpm 7200. e. Keyboard & Mouse f. Prosesor AMD SEMPRON 1,8 Ghz g. Printer EPSON C-45, sebagai alat output/mencetak hasil. 2. Software (Perangkat Lunak) Dengan adanya fasilitas hardware (perangkat keras) atau komputer, tentu tidak akan dapat memecahkan masalah (problem) atau tidak dapat digunakan tanpa adanya bantuan penuh dari software (perangkat lunak). Yang dimaksud dengan software adalah komponen dari pada sistem pengolahan data yang diluar dari peralatan komputernya sendiri. Adapun software yang digunakan penulis dalam membuat system informasi ini adalah sebagai berikut : a. Operasi sistem yang digunakan adalah Microsoft Windows. b. Bahasa pemograman yang digunakan adalah bahasa pemograman Visual Basic 6.0. c. Data yang akan diolah penulis untuk membuat sistem informasi kepegawaian.
65 3. Brainware Konsekuensi dari pada dibentuknya atau dikembangkannya proyek sistem komputerisasi atau adanya mesin komputer sebagai alat bantu yang mampu dibidang pengolahan data, maka aspek manusia yang menangani proyek tersebut harus juga dipikirkan. Inilah yang digolongkan kepada aspek brainware. Untuk menjalankan sistem yang dibuat oleh penulis yang dibutuhkan seorang operator. Dengan membutuhkan orang yang memiliki keahlian dalam bidang komputer, diharapkan desain yang dirancang dapat dikembangkan ke arah yang lebih baik guna menunjang penginformasian yang lebih cepat, tepat dan akurat. Faktor Brainware dalam hal ini adalah manusia yang dibutuhkan adalah : a. Sistem analis, yaitu orang yang membentuk dan membangun fasilitas rancangan sistem. b. Programer, yaitu orang yang mengerti bahasa pemograman yang digunakan dalam membuat dan membangun program. Operator, yaitu orang yang menangani langsung dalam pengelolahan data, mulai dari mempersiapkan data sampai dalam pengentrian atau pemasukan data dalam komputer.
66 BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN 6.1. Kesimpulan Berdasarkan dari uraian bab terdahulu maka penulis dapat mengambil kesimpulan antara lain : 1. Pengkoordinasian masalah kepegawaian dan pengolahan data-data pegawai menjadi lebih efesien, efektif, akurat, dan terarah. 2. Dengan adanya sistem penggajian maka dalam menerima gaji setiap bulannya akan lebih efektif dan efesien. 3. Dengan menggunakan bahasa pemograman Microsoft Visual Basic 6.0 dapat dibuat Sistem Informasi Kepegawaian yang lebih baik, cepat dan akurat.
67 4. Dengan menggunakan jasa komputer yang menggunakan bantuan sistem yang telah dibuat oleh penulis maka pelaporan data akan dapat dilakukan dengan cepat dan tidak memerlukan waktu yang lama maupun ruang penyimpanan yang besar. 6.2. Saran Saran dari tugas akhir ini adalah : 1. Agar adanya peningkatan skill (keahlian/keterampilan) para pegawai dalam penggunaan komputer yang sangat menentukan produktivitas kerja dari pegawai tersebut, baik software maupun hardware sehingga dapat mengoptimalkan kerja pegawai. 2. Dengan adanya penyusunan tugas akhir ini dapat diharapkan berguna bagi para mahasiswa yang akan terjun langsung ketengah-tengah masyarakat. 3. Penulis menyadari kekurangan akan program ini, maka untuk melanjutkan agar pendapat hasil yang paling maksimal sebaiknya program dikembangkan sebagai fasilitas untuk penyajian informasi berdasarkan yang dikehendaki.
68 DAFTAR PUSTAKA Adi Kurniadi, Pemograman Microsoft Visual Basic 6.0, PT. Elex Media Komputindo, Jakarta, 2000. Kok Yung, Membangaun Database Dengan Visual Basic 6.0 Dengan Perintah SQL, PT. Elex Media Komputindo, Jakarta, 2002. M. Agus, J. Alam Pengenalan Microsoft Visual Basic 6.0, PT. Elex Media Komputindo, Jakarta, 1999.
69