PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM PENERIMAAN SISWA BARU SMA NEGERI 2 MUARA BELITI KABUPATEN MUSI RAWAS (Dosen STMIK-MURA Lubuklinggau) Abstrak Tujuan penelitian ini adalah membuat suatu Perancangan dan Implementasi Sistem Penerimaan Siswa Baru SMA Negeri 2 Muara Beliti Kabupaten Musi Rawas dengan menggunakan bahasa pemograman Visual Basic 6.0. SMA Negeri 2 Muara Beliti telah menggunakan teknologi komputer, hanya saja penggunaannya kurang optimal karena masih menggunakan aplikasi biasa seperti Microsoft Excel dan Word. untuk meningkatkan Kinerja Para karyawan dan keakuratan data yang dibuat, maka perlu adanya suatu sistem informasi baru. Metodologi pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode observasi (pengamatan) langsung terhadap aktivitas yang ada pada bagian panitia penerimaan siswa baru,. metode Dokumentasi dengan cara mengambil atau mengumpulkan dokumen-dokumen yang dianggap perlu dan metode kepustakaan dengan membaca dan mencatat data-data yang ada pada suatu buku atau literature yang berhubungan dengan judul yang akan ditulis secara langsung oleh penulis. Kata Kunci : Peracangan system, implementasi system, bahasa pemrograman PENDAHULUAN Pendidikan adalah hal yang sangat penting didalam kehidupan manusia, terbukti dengan banyaknya bermunculan sarana dan prasarana yang menunjang pendidikan tersebut, seperti halnya SMA Negeri 2 Muara Beliti, salah satu SMA yang memberikan beberapa fasilitas, seperti mushollah, Lab IPA, dan Lab Komputer. Dalam pelaksanaannya SMA Negeri 2 Muara Beliti dalam menerima siswa baru pertahunnya kurang lebih 200 orang pertahunnya. Dan setiap tahunnya siswa yang masuk SMA Negeri 2 Muara Beliti semakin bertambah, karena itu diperlukan suatu sistem pengolahan data yang cepat, akurat dan berteknologi tinggi. Dalam hal ini teknologi yang paling tepat digunakan yaitu komputer. Selain itu SMA Negeri 2 Muara Beliti telah menggunakan komputer untuk keperluan pengolahan data penerimaan siswa baru, tetapi dalam penggunaannya masih menggunakan cara manual. Hal ini dapat dilihat dari pengolahan data-data penerimaan siswa baru masih menggunakan aplikasi seperti Microsoft Word, Microsoft Excel dan menggunakan buku, sehingga dalam pencarian informasinya tidak efektif dan efisien dan membutuhkan waktu yang agak lama. Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan sebelumnya maka permasalahan yang akan dibahas dalam penelitian ini adalah Bagaimana membuat suatu Perancangan Sistem Pengolahan Data Penerimaan Siswa Baru SMA Negeri 2 Muara Beliti Kabupaten Musi Rawas yang menggunakan bahasa Pemograman Visual Basic 6.0. sehingga menghasilkan informasi yang cepat, tepat, dan akurat Tujuan Penelitian Adapun tujuan penulisan dapat diuraikan sebagai berikut : 1. Untuk mengetahui prosedur sistem pengolahan data penerimaan siswa baru SMA Negeri 2 Muara Beliti. 2. Mencari solusi, bagaimana sistem pengolahan data penerimaan siswa baru berjalan dengan baik. 3. Melengkapi salah satu syarat untuk mengikuti pembuatan skripsi. Manfaat Penelitian 1. Sistem pengolahan data penerimaan siswa baru pada SMA Negeri 2 Muara Beliti dapat menghasilkan informasi STMIK-MURA Lubuklinggau 7
yang lebih cepat, tepat dan akurat yang dapat digunakan oleh instansi terkait. 2. Sebagai sumbangan pemikiran dan alternatif bagi pihak Panitia Penerimaan Siswa Baru SMA Negeri 2 Muara Beliti guna meningkatkan kinerja sistem dan mempelancarkan aktifitas Penerimaan Siswa Baru SMA Negeri 2 Muara Beliti. Metode Pengujian Sistem Tahap pengujian merupakan tahapan yang ditunjukkan untuk menghasilkan software atau aplikasi yang bebas dari kesalahan paling tidak secara teknis. Sasaran pengujian sistem adalah menemukan kesalahan dalam bentuk sekecil mungkin dalam usaha yang dapat dikelola dalam rentang waktu realistik. Metode pengujian sistem merupakan proses mempelajari dan menganalisa masalah yang diteliti guna membuat suatu pemecahan masalah atas perkembangan yang ada. Untuk menguji perangkat lunak ini digunakan pengujian black-box yaitu pendekatan pengujian dengan menggunakan struktur control dari modul untuk memastikan cakupan lengkap dan deteksi kesalahan maksimum. Dengan pendekatan ini setiap jalur didalam unit atau modul harus dicoba dan dilakukan apakah setiap fungsi dalam program dapat berjalan dengan benar. Metode Analisis dan Desain Sistem Analisis Sistem Analisis sistem pada SMA Negeri 2 Muara Beliti dalam pengelolaan data Penerimaan Siswa Baru masih menggunakan cara manual, sehingga banyak mengalami kendala dalam pencarian Data Siswa Baru dan pembuatan laporan. Analisa Sistem Aktual Analisa Sistem pada SMA Negeri 2 Muara Beliti dalam pengolahan data penerimaan siswa baru masih dilakukan secara tidak terprogram, dan masih sangat sederhana menggunakan Microsoft Word dan Microsoft Excel sehingga pemberian informasinya membutuhkan waktu yang lama untuk mendapatkan informasi yang tepat dan akurat membutuhkan waktu yang lama. Analisa Sistem Baru Dengan adanya sistem baru ini pemasukan data-data penerimaan siswa baru dapat dilakukan secara terkomputerisasi dan Proses informasinya dilakukan lebih cepat dan tepat, sehingga informasinya dihasilkan lebih akurat sehingga membantu dalam pengambilan keputusan. Desain Sistem Sistem pengelolaan data Penerimaan Siswa Baru, dan pembuatan laporan merupakan suatu sistem yang didukung oleh komputer dan program aplikasi sehingga proses pengolahan datanya tidak membutuhkan waktu yang lama pada sistem ini penulis menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0. yang merupakan bahasa pemograman yang sudah menggunakan konsep pemograman Visual. Konsep Visual menawarkan begitu banyak kemudahan dalam merancang suatu program. Rancangan Hasil Alisis dan Desain Sistem Gambar 1. Diagram Konteks Level 1 Gambar 2. Diagram Konteks Level 1 STMIK-MURA Lubuklinggau 8
Relasi Tabel Pekerjaan. Berikut ini adalah bentuk rancangan Input Data Siswa. Gambar 3. Relasi antar Tabel Perancangan Struktur Menu Dengan adanya fitur fitur atau fasilitas fasilitas yang disediakan pada sistem yang akan dirancang, dan untuk kemudahan dalam penggunaan sistem ini nantinya, maka diperlukan pengelompokan menu menu dari fasilitas fasilitas sistem yang akan dirancang. Adapun rancangan Menu Utama yang akan penulis buat adalah sebagai berikut : File Laporan Kwitansi Keluar Gambar 5. Rancangan Input Data Siswa 2. Rancangan tampilan Input Data Seleksi Rancangan tampilan Input Data Seleksi digunakan untuk menginputkan data data Nilai Siswa. Adapun data data yang diperlukan pada input ini adalah No Pendaftaran, Nama, Nilai Nem, Nilai Tes, dan Keterangan. Berikut ini adalah bentuk rancangan Input Data Seleksi. Data Siswa Data Seleksi Administ Data Siswa Data Seleksi Data Administrasi Data Kelulusan Gambar 4. Menu Utama Perancangan Input Untuk keperluan input data, maka diperlukan adanya rancangan input data. Adapun rancangan input data yang diperlukan adalah sebagai berikut : 1. Rancangan tampilan Input Data Siswa Rancangan tampilan Input Data Siswa digunakan untuk menginputkan data data Siswa. Adapun data data yang diperlukan pada input ini adalah No Pendaftaran, Nama, Jenis Kelamin, Tempat Tanggal Lahir, Asal Sekolah, Kelas, Nama Orang Tua/Wali, Alamat, Kota, Kode Pos, Telepon, dan Gambar 6. Rancangan Input Data Seleksi 3. Rancangan tampilan Input Data Administrasi Rancangan tampilan Input Data Administrasi digunakan untuk menginputkan data data siswa apakah persyaratannya sudah lengkap atau belum. Adapun data data yang diperlukan pada input ini adalah No Pendaftaran, Nama, STMIK-MURA Lubuklinggau 9
Ijazah/STTB, Nem, Biaya Pendaftaran. Berikut ini adalah bentuk rancangan Input Data Administrasi. Gambar 7. Rancangan Input Administrasi Perancangan Output Dalam Perancangan Output yang dibuat ini hanya pada Laporan Data Siswa, Laporan Hasil Seleksi dan Kwitansi Pembayaran. Gambar 5. Rancangan Output Laporan Data Siswa Gambar 8. Rancangan Output Laporan Hasil Seleksi Gambar 9. Rancangan Output Kwitansi Pembayaran HASIL DAN PEMBAHASAN Hasil Sistem penerimaan siswa baru SMA Negeri 2 Muara Beliti Kabupaten Musi Rawas. Sistem ini dibuat dan dirancang kedalam menu utama yang akan membantu kegiatan pengolahan data Penerimaan Siswa Baru. Menu utama dibuat menggunakan bahasa pemograman Visual Basic 6.0. Adapun isi dari program menu ini adalah : 1. Menu utama Menu utama terdiri dari beberapa sub menu yaitu a. Sub Menu File b. Sub menu Laporan c. Sub Menu Kwitansi d. Sub Menu Keluar 2. Sub Menu File Pada Menu File ini terdiri dari : a. Data Siswa Digunakan untuk menginput, mengedit, menghapus data siswa. b. Data Seleksi Digunakan untuk menginput, mengedit, menghapus data Seleksi. c. Data Administrasi Digunakan untuk menginput, mengedit, menghapus data Administrasi. 3. Sub Menu Laporan Digunakan untuk melihat hasil dari Sub Menu File. 4. Sub Menu Kwitansi Digunakan untuk memberi tanda bukti kepada siswa baru yang mendaftar. 5. Sub Menu Keluar Digunakan untuk keluar dari menu utama. Adapun langkah-langkah dalam menjalankan sistem ini adalah sebagai berikut : 1. Klik Menu Start pada tampilan windows, All Program, Microsoft visual Studio 6.0, Microsoft Visual basic 6.0. STMIK-MURA Lubuklinggau 10
Menu utama adalah kumpulan sub menu-sub menu yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya. Gambar 13. Tampilan Menu Utama Gambar 10. Tampilan Visual Basic. 6.0 lalu kita klik, setelah kita klik maka akan tampil jendela New Project Microsoft Visual Basic 6.0 Gambar 11. Tampilan New Project 2. Kemudian kita pilih cancel, lalu kita pilih open project, pilih SMA2 lalu kita klik Aplikasi SMA. Gambar 12. Tampilan Open Project 3. Klik Open, lalu jalankan program dengan cara tekan F5 pada keyboard atau tanda (Run), maka akan tampil menu utama. Pembahasan Dalam pembahasan ini akan dijelaskan mengenai submenu-submenu yang ada dalam menu utama. Menu Utama Sub Menu File Sub menu File mempunyai 3 sub menu, yaitu sub menu Data Siswa merupakan proses pengolahan data Siswa yang baru mendaftar sebagai siswa baru SMA Negeri 2 Muara Beliti, kemudian sub menu Seleksi yaitu proses Proses penseleksian siswa baru, sub menu Administrasi yaitu dmana persyaratan siswa baru. Untuk menjalankan proses yang akan dijalankan, pemakai dapat memilih salah satu file yang terdapat dalam sub menu File. Data Siswa Layar pada gambar dibawah ini, merupakan layar data siswa baru, dimana User akan menginput data siswa baru pada saat pertama kali siswa tersebut mendaftar di SMA Negeri 2 Muara Beliti, setiap siswa baru yang baru mendaftar akan diberikan nomor pendaftaran, setelah itu baru dilakukan seleksi. Langkah-langkah untuk menambah/mengedit data : Tekan tombol Add untuk menambah data siswa. Isilah data-data siswa tersebut pada kotak yang telah disediakan. Tekan tombol Save untuk menyimpan data yang telah diisi tadi, jika ingin membatalkan proses pemasukan data tekan tombol Batal. Tombol Edit digunakan untuk mengedit data, apabila ada kesalahan ataupun perubahan. Tombol Hapus digunakan untuk menghapus data-data yang ada. STMIK-MURA Lubuklinggau 11
Gambar 14. Tampilan Form Data Siswa Data Seleksi. Layar pada gambar dibawah ini, merupakan layar data Seleksi, dimana User akan menginput data seleksi nilai tes ataupun nilai nem siswa baru SMA Negeri 2 Muara Beliti. Langkah-langkah untuk menambah/mengedit data : Tekan tombol Add untuk menambah data Seleksi. Isi nomor pendaftaran, sesuai dengan nomor pendaftaran yang bersangkutan, lulu akan muncul nama calon siswa tersebut Isilah data-data tersebut pada kotak yang telah disediakan. Tekan tombol Save untuk menyimpan data yang telah diisi tadi, jika ingin membatalkan proses pemasukan data tekan tombol Batal. Tombol Edit digunakan untuk mengedit data, apabila ada kesalahan ataupun perubahan. Tombol Hapus digunakan untuk menghapus data-data yang ada. Gambar 15. Tampilan Form Data Seleksi Data Administrasi Layar pada gambar dibawah ini, merupakan layar data Administrasi, dimana User akan menginput data persyaratanpersyaratan calon siswa baru SMA Negeri 2 Muara Beliti tersebut. Langkah-langkah untuk menambah/mengedit data : Tekan tombol Add untuk menambah data Administrasi. Isi nomor pendaftaran, sesuai dengan nomor pendaftaran yang bersangkutan, lulu akan muncul nama calon siswa tersebut Isilah data-data tersebut pada kotak yang telah disediakan. Tekan tombol Save untuk menyimpan data yang telah diisi tadi, jika ingin membatalkan proses pemasukan data tekan tombol Batal. Tombol Edit digunakan untuk mengedit data, apabila ada kesalahan ataupun perubahan. Tombol Hapus digunakan untuk menghapus data-data yang ada. Gambar 16. Tampilan Form Data Administrasi Sub Menu Laporan Sub menu Laporan adalah sub menu yang berfungsi untuk melihat hasil pengolahan data yang telah dilakukan. Laporan Data Siswa Laporan data Siswa berisi data-data pendaftaran Siswa baru yang akan dilaporkan kepada Kepala Sekolah. STMIK-MURA Lubuklinggau 12
Laporan Data Kelulusan Laporan Data Kelulusan berisi datadata Calon siswa baru yang dinyatakan diterima atau tidak diterima yang akan dilaporkan kepada Kepala Sekolah. Gambar 17. Laporan data siswa dan Tampilan Laporan Data Siswa Laporan Data Seleksi Laporan data Seleksi berisi datadata Calon siswa baru yang telah mengikuti tes mata pelajaran dan seleksi nem yang akan dilaporkan kepada Kepala Sekolah. Gambar 20. Tampilan Laporan Data Kelulusan Kwitansi Kwitansi ini digunakan untuk tanda bukti data calon siswa baru tersebut sudah lengkap atau belum yang akan digunakan pada saat daftar ulang apabila yang bersangkutan dinyatakn diterima di sekolah tersebut. Kwitansi dapat dilihat pada gambar dibawah ini. Gambar 18. Tampilan Laporan Data Seleksi Laporan Data Administrasi Laporan data Administrasi berisi data-data Calon siswa baru yang telah menyerahkan berkas secara lengkap atau belum yang akan dilaporkan kepada Kepala Sekolah. Gambar 19. Tampilan Laporan Data Administrasi Gambar 21. Tampilan Kwitansi KESIMPULAN Berdasarkan penjelasan pada babbab sebelumnya, maka dalam peenelitian ini terdapat beberapa kesimpulan yang dapat penulis kemukakan, antara lain : 1. Dengan adanya Sistem Penerimaan siswa baru ini, sangat mendukung dan membantu dalam mengolah data dan menghasilkan informasi yang cepat, tepat dan akurat. 2. Sistem informasi yang dibangun ini dapat mempresentasikan semua kebutuhan pemakai, terutama dalam hal pengolahan dan penyajian data. 3. Output yang dihasilkan berupa informasi data siswa, data seleksi, data STMIK-MURA Lubuklinggau 13
administrasi, data kelulusan dan data keterangan berkas lengkap dan belum lengkap. 4. Bahasa yang digunakan adalah Microsoft Visual Basic 6.0 yang memiliki user interface yang menarik serta mudah dipakai. DAFTAR PUSTAKA Sutanta, Edhy, 2003. Sistem Informasi Manajemen, Edisi Pertama. Yogyakarta : Graha Ilmu Jogianto, 2001. Analisis dan Disain Sistem. Yogyakarta : Andi Yogyakarta. Kristanto, Andri, 2008. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Yogyakarta : Gava Media. STMIK-MURA Kota Lubuklinggau, 2008. Pedoman Penulisan Skripsi. Lubuklinggau. Marlinda, Sistem Basis Data, Yogyakarta : Andi. Lipschuts, M, Martin, SeyMour, 1990. Pengolahan Data, Jakarta : Erlangga. Kadir, Abdul. Basis Data, Yogyakarta : Andi Yogyakarta. Fathansyah, 2001. Basis Data Cetakan Ketiga. Informatika, Bandung, Indonesia STMIK-MURA Lubuklinggau 14