Journal Industrial Servicess Vol. 3 No. 2 Maret 2018 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PROGRAM EVALUASI DAN PELAPORAN DANA ALOKASI KHUSUS (DAK) DI BIDANG SEKOLAH DASAR DINAS PENDIDIKAN KOTA SERANG Syaechurodji syaechurodji@unbaja.ac.id Jurusan Sistem Informasi, Universitas Banten Jaya Jl. Ciwaru II No. 73 Warung Pojok Serang Banten ABSTRAK Penelitian ini didesain secara deskriptif dengan menggunakan teori dari beberapa ahli yang dirangkum dan dibuat rekonstruksinya melalui pendekatan penelitian kualitatif. Pengumpulan data dilakukan dengan teknik wawancara, observasi, dan dokumentasi serta ditambahkan melalui analisis data menggunakan Research and Development (R&D). Hasil penelitian menunjukkan proses penyaluran Dana Alokasi Khusus (DAK) di Bidang Sekolah Dasar pada Dinas Pendidikan Kota Serang dilaksanakan melalui pertanggungjawaban pengalokasian dana oleh pelaksana kegiatan. Adapun kendala yang menyebabkan proses pengalokasian DAK disebabkan karena pendataan nama sekolah penerima DAK untuk pengalokasian kesekolah sering mengalami keterlambatan, penyimpanan data DAK untuk pengalokasian sekolah masih belum terdatabase, sering terjadi kerangkapan data sekolah didalam laporan pendataan pengalokasian DAK sekolah. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa Sistem informasi program evaluasi dan pelaporan dana alokasi khusus (DAK) di bidang sekolah dasar pada Dinas Pendidikan Kita Serang disarankan untuk melaksanakan pengalokasian DAK dimulai dari pendataan yang efisien dari segi waktu sehingga tidak terjadi keterlambatan dalam pendataan nama sekolah penerima DAK, tidak terjadi kerangkapan data sekolah dalam laporan pendataan pengalokasian DAK sekolah. Kata Kunci : Program Evaluasi dan Pelaporan Dana Alokasi Khusus (DAK) ABSTRACT This research was designed descriptively by using the theory of some experts summarized and reconstructed through qualitative research approach. Data collection was done by interview, observation, and documentation technique and added through data analysis using Research and Development (R & D). The results showed that the process of channeling the Special Allocation Fund (DAK) in the Primary School Sector at Serang City Education Office was carried out through the accountability of the allocation of funds by the executor of the activity. The constraints that led to the DAK allocation process were due to the fact that the data collection of DAK recipient schools for school allocations often experienced delays, data storage of DAK for school allocation was still not database, often the school data congestion in the DAK allocation data reporting of schools. Thus it can be concluded that the information system of program evaluation and reporting of special allocation fund (DAK) in elementary school at Serang Education Office We are advised to implement DAK allocation starting from efficient data collection in terms of time so that there is no delay in data collection name of recipient of DAK, there is no school data congestion in the school DAK allocation data collection report. Keywords: Evaluation and Reporting Program of Special Allocation Fund (DAK) Corresponding Author
42 1. Pendahuluan Sejalan dengan perkembangan teknologi informasi, masyarakat dituntut lebih berkualitas, kreatif dan inovatif dalam bekerja. Dengan pesatnya perkembangan teknologi informasi tersebut, terasa sangat besar peranannya apabila kita benar-benar memanfaatkannya. Dalam era informasi sekarang ini banyak kegiatan dikontrol dengan penggunaan komputer, karena dapat membantu pemakai dalam menyajikan informasi yang efisien, akurat serta tepat waktu. Bagi perusahaan atau instansi, teknologi informasi diperlukan demi efisiensi biaya operasinal dalam rangka mengimbangi persaingan yang begitu ketat. Teknologi informasi juga sangat dibutuhkan pada suatu instansi pemerintahan, mengingat banyaknya pelayanan publik yang harus ditangani. Umumnya setiap organisasi terdapat bagian yang menangani suatu penyusunan kegiatan dan laporan kegiatan yang telah dilaksanan oleh instansi. Untuk itu teknologi komputer sangat diperlukan guna meningkatkan kinerja dan menyelesaikan permasalahan yang akan dihadapi untuk membantu dalam pengambilan keputusan. Dinas Pendidikan Kota Serang dalam menunjang kegiatan dilimpahkan kewenangannya kepada Sub Bagian Program, Evaluasi dan Pelaporan yang berfungsi untuk suatu kegiatan program yang akan dilaksanakan oleh dinas. Kegiatan Sub Bagian Program, Evaluasi dan Pelaporan menyusun suatu kegiatan dan menerima hasil laporan yang telah dilaksanakan oleh Dinas, namun masih ada beberapa masalah yang dihadapi yaitu pengolahan data khususnya didalam proses pendataan sekolah-sekolah yang akan mendapat dana hibah masih belum terdatabase dan dalam pencarian datanyapun masih dilakukan secara manual. Dengan cara ini sering ditemui pekerjaan yang diselesaikan dalam jangka waktu yang lama dan kurang akurat untuk mengantisipasi masalah tersebut diperlukan suatu sistem untuk mempercepat kinerja pada dinas. Sub Bagian Program, Evaluasi dan Pelaporan Dinas Pendidikan Kota Serang mempunyai fungsi untuk menyusun suatu kegiatan dan menerima hasil laporan kegiatan yang telah dilakukan oleh Dinas Pendidikan Kota Serang. Supaya kegiatan pengalokasian dana untuk sekolah-sekolah diberikan kepada yang berhak menerimanya. ketepatan dan proses pendataan timbul permasalahan yang terjadi seperti : 1. Dalam pendataan DAK untuk pengalokasian kesekolah sering mengalami keterlambataan. 2. Penyimpanan data DAK untuk pengalokasian sekolah masih menggunakan arsip dan belum terkomputerisasi 3. Sering terjadi kerangkapan data sekolah didalam laporan pendataan pengalokasian dana sekolah. 2. Metode Pada dasarnya metode penelitian R&D memiliki karakteristik adanya produk yang dihasilkan dari penelitiannya. Produk yang dihasilkan ini diawali dari analisis kebutuhan dari lokasi penelitian. Pada bidang pendidikan, produk yang dihasilkan umumnya berupa media belajar. Namun, pada bidang lain dapat berupa produk yang dinilai lebih efisien dibandingkan produk yang sudah ada. Secara umum, model R&D telah dikembangkan oleh beberapa ahli salah satunya model yang dikembangkan oleh Bolt and gall yang mengembangkan model R&D melalui beberapa tahapan, yakni: 1. Penelitian dan Pengumpulan Data (Research & Information Collecting) Langkah pertama yang dilakukan adalah analisis kebutuhan, studi literatur dan riset kecil. a. Analisis kebutuhan Hal dilakukan dengan mencari informasi terkait masalah yang dihadapi oleh lokasi atau wilayah yang dijadikan target pengembangan produk. Selain itu, mencari informasi atau data terkait hal apa yang dibutuhkan guna menyelesaikan masalah di lokasi tersebut. Sebagai contoh, jika akan mengembangkan produk di sekolah
43 maka, peneliti terlebih dahulu mencari tahu masalah pembelajaran apa yang dihadapi guru dan siswa. Kemudian, peneliti juga mulai mengidentifikasi hal atau produk apa yang sekiranya dapat menyelesaikan masalah pembelajaran di sekolah tersebut. b. Studi literatur Berkaitan dengan pencarian informasi dan data empiris melalui teori dan penelitian relevan terkait produk yang akan dikembangkan. Hal ini akan menuntun peneliti dalam mengembangkan produk yang akan dihasilkan. c. Riset skala kecil Hal ini dimaksudkan sebagai hasil dari pengidentifikasian yang telah dilakukan oleh peneliti terkait produk yang sekiranya dibutuhkan untuk memastikan apakah produk yang akan peneliti kembangkan benar-benar dapat menjadi produk yang dapat menyelesaikan masalah di tempat atau sekolah tersebut. 2. Perencanaan Penelitian (Planning) Perencanaan dalam penelitian R&D meliputi: merumuskan tujuan penelitian, memperkirakan hal-hal yang dibutuhkan dalam penelitian, merumuskan kualifikasi peneliti dan bentuk partisipasinya dalam penelitian. 3. Pengembangan Desain (Develop Preliminary of Product) Tahapan ini meliputi: 1) Membuat desain produk yang akan dikembangkan, 2) Menentikan sarana dan prasarana yang dibutuhkan selama penelitian, 3 )Menentukan tahap-tahap pengujian desain di lapangan. 4. Uji Coba Lapangan Awal (Preliminary Field Testing) Tahapan ini berkaitan dengan: 1) Melakukan pengujian awal terhadap desain produk, 2) Pengujian bersifat terbatas, 3) Uji coba lapangan dilakukan berkali-kali agar mendapatkan desaian yang sesuai dengan kebutuhan. Selama uji coba ini dilakukan pengumpulan informasi melalui observasi, wawancara dan pengisian quesioner. 5. Merivisi Hasil Uji Coba (Main Product Revision) Tahapan ini merupakan perbaikan dari hasil uji coba lapangan awal. Pada tahap penyempurnaan produk awal ini, lebih banyak dilakukan dengan pendekatan kualitatif produk. 6. Uji Coba Lapangan (Main Field Testing) Tahap ini berkaitan dengan uji produk secara lebih luas, yang meliputi: 1) Menguji efektivitas desain produk, 2) Uji efektivitas desain menggunakan teknik eksperimen model pengulangan, 3) Hasil uji lapangan adalah desain yang efektif, baik dari sisi substansi maupun metodologi. Data terkait penggunan produk dikumpulkan untuk melihat efektifitas dan efisiensi produk. 7. Revisi Hasil Uji Lapangan (Operational Product Revision) Tahapan ini merupakan perbaikan kedua setelah dilakukan uji lapangan yang lebih luas. Penyempurnaan produk pada tahap ini akan semakin memantapkan produk yang akan dikembangkan. Penyempurnaan pada tahapan ini tidak hanya didasarkan pada aspek kualitas melainkan juga kuantitasnya berdasarkan hasil belajar siswa yang pada proses pembelajaran telah diuji untuk menggunakan produk yang dikembangkan. 8. Uji Kelayakan (Operational Field Testing) Tahap ini bekaitan dengan pengujian terhadap efektivitas dan adaptabilitas desain produk yang melibatkan pemakai produk. Uji ini dilakukan dengan menggunakan wawancara, observasi, quesioner, yang kemudian hasilnya dianalisis. 9. Revisi Produk Akhir (Final Product Revision) Revidsi ini didasarkan atas masukan dari uji kelayakan. Langkah ini akan semakin menyempurnakan produk yang sedang dikembangkan. Penyempurnaan produk akhir ini dipandang perlu guna keakuratan produk yang dikembangkan. Pada tahapan ini sudah didapatkan suatu produk yang tingkat efektivitasnya dapat dipertanggungjawabkan. 10. Diseminasi dan Implementasi Produk (Dissemination and Implementation) Mempublikasikan hasil dari produk yang dikembangkan agar dapat
44 diimplementasikan secara umum atau dalam lingkup yang lebih luas. 3. Hasil dan Pembahasan Berdasarkan rancangan sistem dan database yang penulis buat, maka penulis membuat program berdasarkan data-data yang diterima selama penelitian dan petunjuk-petunjuk yang diberikan oleh pembimbing dan tidak mengalami hambatan-hambatan selama pelaksanaan uji coba in,i penulis mendapat kemudahan didalam proses uji coba, berdasarkan hasil uji coba yang dilaksanakan hasilnya sesuai dengan yang diharapkan. Gambar 3.1 Menu Login Langkah pertama yang harus dilakukan untuk dapat menggunakan program aplikasi ini adalah memasukkan user id dan password yang dimiliki dengan benar, kemudian klik ok. Jika username dan password benar, maka program akan menampilkan menu utama. Jika username atau password salah, maka program akan memperingatkan bahwa ada kesalahan dengan username atau password. Jika username atau password masih salah sebanyak tiga kali berturut-turut, maka secara otomatis program aplikasi ini akan tertutup. Gambar 3.2 Menu Utama Apabila berhasil masuk ke menu utama, maka terlihat tampilan seperti di atas. Menu utama terdiri dari Menu File, Master, Transaksi dan Laporan. Menu file terdiri dari sub menu Tambah User, Ubah Password dan Keluar dari menu utama. Menu Master terdiri dari sub menu Data Sekolah, Tahun Anggaran dan Pegawai. Menu Transaksi terdiri dari sub menu Pengajuan DAK, Monitoring, Hasil Monitoring dan realisasi. Menu Laporan akan menghasilkan Laporan Pengajuan DAK, Laporan Monitoring, Laporan Hasil Monitoring/Rencana dan Laporan Realisasi. Gambar 3.3 Form Input Data Sekolah Untuk menjalankan Form Input Data Sekolah, User memilih menu master pada menu utama lalu memilih menu data sekolah. Jika data sekolah sudah di inputkan semua maka klik tombol save untuk menyimpan data sekolah dan tidak boleh ada field yang dikosongkan.
45 Gambar 3.4 Form Input Tahun Anggaran Untuk menjalankan Form Input Tahun Anggaran, User memilih menu master pada menu utama lalu memilih menu tahun anggran. Jika data anggran sudah di inputkan semua maka klik tombol save untuk menyimpan data anggran dan tidak boleh ada field yang dikosongkan. Gambar 3.6 Form Pengajuan DAK Untuk menjalankan Form Input Pengajuan DAK, User memilih menu transaksi pada menu utama lalu memilih menu pengajuan DAK. Jika data pengajuan DAK sudah di inputkan semua maka klik tombol save untuk menyimpan data pengajuan DAK dan tidak boleh ada field yang dikosongkan. Gambar 3.7 Form Monitoring Gambar 3.5 Form Input Data Pegawai Untuk menjalankan Form Input Data Pegawai, User memilih menu master pada menu utama lalu memilih menu data pegawai. Jika data pegawai sudah di inputkan semua maka klik tombol save untuk menyimpan data pegawai dan tidak boleh ada field yang dikosongkan. Untuk menjalankan Form Monitoring, User memilih menu transaksi pada menu utama lalu memilih menu monitoring. Jika data monitoring sudah di inputkan semua maka klik tombol save untuk menyimpan data monitoring dan tidak boleh ada field yang dikosongkan.
46 Gambar 3.8 Form Hasil Monitoring Untuk menjalankan Form Hasil Monitoring, User memilih menu transaksi pada menu utama lalu memilih menu hasil monitoring. Jika data hasil monitoring sudah di inputkan semua maka klik tombol save untuk menyimpan data hasil monitoring dan tidak boleh ada field yang dikosongkan. Gambar 3.9 Form Realisasi Untuk menjalankan Form Realisasi, User memilih menu transaksi pada menu utama lalu memilih menu realisasi. Jika data realisasi sudah di inputkan semua maka klik tombol save untuk menyimpan data realisasi dan tidak boleh ada field yang dikosongkan. 4. Simpulan Dana Alokasi Khusus di Dinas Pendidikan Kota Serang, mempunyai fungsi dan peranan yang sangat penting untuk sekolah-sekolah penerima bantuan DAK. Penulis ingin membuat dan memberikan sistem informasi yang dapat di rasakan oleh masyarakat, dalam hal ini adalah Dinas Pendidikan memberikan bantuan dana alokasi, agar sekolah-sekolah menjadi layak pakai. Berdasarkan uraian pada bab sebelumnya, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut : 1. Proses pengalokasian dana di Bidang Sekolah Dasar pada Dinas Pendidikan Kota Serang, masih ada kelemahan yaitu dalam pendataan DAK untuk pengalokasian kesekolah sering mengalami keterlambataan. 2. Penyimpanan data DAK untuk pengalokasian sekolah masih menggunakan arsip dan belum terkomputerisasi 3. Sering terjadi kerangkapan data sekolah didalam laporan pendataan pengalokasian dana sekolah. 5. Daftar Pustaka Alder, Miftah, 2010, DatabseMySqlDalam Web Berbasis GUI Tingkat Lanjut (Edisi Ketiga), Gramedia :Jakarta Foni Susanti, Ari Subowo, Aloysius Rengga, 2013, Evaluasi Dana Alokasi Khusus (Dak) Bidang Pendidikan Di Kabupaten Cilacap Tahun 2013. Laman : http://www.fisip.undip.ac.id email fisip@undip.ac.id Josep Wego Lade, 2012 Pengaruh Dana Alokasi Umum, Dana Alokasi Khusus Dan Dana Bagi Hasil Terhadap Peningkatan Pendapatan Asli Daerah Melalui Belanja Modal Sebagai Variabel Intervening. Jurnal Ilmu dan Riset Akuntansi, Vol. 1 No. 12 e- ISSN 2460-0585 Swastika, 2006, Dasar-dasar Pengenalan PHP Untuk Orang Awam, Andi Publisher :Jakarta Ulcak, Richard, 2004, Convert Database Microsoft Access ke MySql Untuk Aplikasi PHPMyAdmin, Madcom : Jakarta Undang Undang Republik Indonesia Nomor 33 tahun 2004 tentang Perimbangan Keuangan antara Keuangan Pusat dan Keuangan Daerah