TUGAS AKHIR PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI USU OLEH : ULFA HUMAIRA 072103050 PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2010
KATA PENGANTAR Assalamu alaikum Wr. Wb. Dengan segala kerendahan hati syukur alhamdulillah penulis ucapkan atas kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini guna memenuhi salah satu persyaratan akademik dalam menyelesaikan program studi pendidikan Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi. Serta salawat beriring salam kepada junjungan besar Nabi Muhammad SAW yang telah membawa umat-nya dari alam yang penuh kegelapan menuju alam yang penuh dengan ilmu pengetahuan. Adapun judul Tugas Akhir ini adalah PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI USU. Dengan kemampuan yang masih terbatas, penulis menyadari bahwa sepenuhnya Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna dan sederhana sekali sebagai suatu karya ilmiah. Hal ini adalah sebagai akibat dari keterbatasan waktu, ilmu, dan pengetahuan penulis. Untuk itu saran dan kritik yang membangun dari berbagai pihak untuk menyempurnakan Tugas Akhir ini. Selanjutnya pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan, bimbingan dan dukungannya baik moril, materil, dan spiritual baik secara langsung maupun tidak langsung sehingga memungkinkan penulis dapat
menyelesaikan Tugas Akhir ini. Dengan tulus penulis mengucapkan terima kasih kepada : 1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, SE, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi. 2. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan. 3. Ibu Dr. Arlina Nurbaity Lubis, MBA selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Kesekretariatan. 4. Ibu Dra. Fepty Aniar, SE, M.Si selaku Kepala Sub Bagian Akademik Fakultas Ekonomi. 5. Ibu Dr. Prihatin Lumbanraja SE, MSi selaku Dosen Pembimbing penulis yang telah meluangkan waktu, tenaga dan pikiran untuk memberikan bimbingan, arahan, dan koreksi dalam proses penyelesaian tugas akhir, sehingga penulisan tugas akhir ini dapat terselesaikan dengan baik. 6. Ibu Dra. Friska Sipayung, SE, M.Si selaku dosen Penasehat Akademik. 7. Ibu Ema selaku pegawai administrasi bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi yang telah memberikan data yang diperlukan dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini. 8. Teristimewa kepada Ibunda Siti Wardjiah yang telah memberikan kasih sayang, perhatian, pengorbanan serta dorongan semangat kepada ananda sehingga penulis dapat menyelesaikan pendidikan pada Fakultas Ekonomi.
9. Kedua adikku yang tersayang, Okky dan Ikram, serta abang-abangku, Boy, Riki dan Eby yang telah membantu memberikan semangat dan doa kepadaku dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini. 10. Teman-temanku di Program Studi Diploma III Kesekretariatan Stambuk 2007, Ayu, Ira, Latifah, Iin, Zahara, Rere, Putri, Titin serta seluruh teman-teman D-III Kesekretariatan lainnya. 11. Teman-teman seperjuangan selama magang Group 07 : Ayu, Dinda, Olin, Feby, dan Wirdah. Walaupun, hanya selama sepuluh minggu kita bersama, tetapi kenangan-kenangan bersama kalian tidak akan pernah aku lupakan. Akhir kata, besar harapan penulis semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi rekan-rekan pembaca sekalian. Medan, Maret 2010 Penulis Ulfa Humaira
DAFTAR ISI Halaman KATA PENGANTAR... i DAFTAR ISI... iv DAFTAR TABEL... v DAFTAR GAMBAR... vi DAFTAR LAMPIRAN...... vii BAB I PENDAHULUAN... 1 A. Latar Belakang... 1 B. Perumusan Masalah... 4 C. Tujuan Dan Manfaat Penelitian... 5 D. Jadwal Kegiatan... 6 E. Sistematika Penulisan... 7 BAB II PROFIL INSTANSI... 8 A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU... 8 B. Jenis Usaha/Kegiatan... 11 C. Struktur Organisasi... 12 D. Job Description... 17 E. Kinerja Usaha Terkini... 22 F. Rencana Kegiatan... 23 BAB III PEMBAHASAN... 24 A. Fungsi Surat Dan Bentuk Surat... 24 B. Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar... 28 C. Penataan Arsip... 39 BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN... 45 A. Kesimpulan... 45 B. Saran... 48 DAFTAR PUSTAKA 49
DAFTAR TABEL No Halaman 1. Jadwal Kegiatan. 6
DAFTAR GAMBAR No Halaman 1. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi 13
DAFTAR LAMPIRAN 1. Surat Masuk Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU 2. Surat Keluar Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU