BAB I PENDAHULUAN I.1. Latar Belakang Perkembangan teknologi pengolahan data saat ini terus berkembang pesat. Ini disebabkan oleh berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi dan adanya perangkat perangkat lunak dan keras untuk memudahkan pekerjaan manusia, salah satunya adalah komputer. Saat ini suatu sistem aplikasi komputer sangatlah diperlukan untuk mempermudah kinerja. Karena dengan adanya aplikasi tersebut kita dapat mengolah data yang kita miliki untuk menghasilkan suatu informasi yang sudah pasti lebih baik dan berguna untuk kebutuhan kebutuhan tertentu. Terutama untuk informasi penting sekolah yang memudahkan untuk proses penyampaian serta penerimaan informasi itu sendiri menjadi lebih cepat dan efektif. Dimana sistem yang digunakan untuk mengolah data informasi masih mengunakan sistem semi komputerisasi yaitu menggunakan Microsoft Excel. Dengan manajemen sekolah yang baik dan sistem informasi sekolah secara komputerisasi, maka sistem yang bergerak didalam sekolah itu dapat berjalan secara efektif dan efisien. I.2. Ruang Lingkup Permasalahan Adapun ruang lingkup dari permasalahan yang dibahas dalam penulisan dan pengerjaan skripsi ini adalah sebagai berikut : 1
2 I.2.1. Identifikasi Masalah Dari identifikasi diatas, terdapat beberapa masalah yang ditemui dan diharapkan dapat diselesaikan melalui penelitian ini adalah : 1. Pengolahan data yang dilakukan menggunakan Microsoft Excel. 2. Adanya kesalahan kesalahan yang terjadi pada saat melakukan pengolahan data. 3. Redudansi atau duplikasi data yang mengacaukan sistem pengorganisasian. Hal ini menyebabkan informasi yang dihasilkan tidak akurat. 4. Sering terjadinya antrian dalam proses informasi sekolah sehingga sering terjadinya kesalahan dalam proses pemasukan data pendaftaran. I.2.2. Rumusan Masalah Penggunaan sistem semi komputerisasi dalam pengolahan data sekolah pada SMK Swa Bina Karya dapat mengakibatkan terjadinya keterlambatan dalam menghasilkan laporan pendaftaran sekolah dari bagian informasi. Oleh karena itu perlu dikembangkan suatu sistem yang lebih efektif dari sistem yang sudah ada. 1. Bagaimana cara mengatasi keterlambatan dalam pembuatan laporan? 2. Bagaimana membuat sistem laporan yang dibutuhkan pegawai dalam hal informasi sekolah? 3. Bagaimana membuat sistem data laporan kepada pimpinan? 4. Bagaimana cara pembuatan sistem yang baru dan mengubah sistem yang lama?
3 I.2.3. Batasan Masalah Penulis melakukan pembatasan masalah, yang mana hal ini dimasudkan agar pembahasan tidak menyimpang dari topic permasalahan mengenai Perancangan Sistem Informasi Sekolah Pada SMK Swa Bina Karya. Batasan masalah dalam skripsi ini nantinya adalah sebagai berikut : 1. Data yang di input adalah : Data Pendaftaran, Data Guru, Data Nilai, Data Jurusan 2. Data Output adalah : Laporan Data Pendaftaran Tahunan, Laporan Data Mata Pelajaran, Laporan Jurusan, Data Nilai Raport. 3. Bahasa pemrograman yang akan diterapkan diperusahaan adalah Microsoft Visual Studio 2008. 4. Penggunaan Database untuk menyimpan data hasil dari inputan yaitu menggunakan MySQL. 5. Laporan yang dirancang yaitu dengan menggunakan Crystal Report. I.3. Tujuan Dan Manfaat Penelitian Adapaun tujuan dan manfaat yang penulis buat dari skripsi adalah : I.3.1. Tujuan Adapun tujuan yang ingin dicapai dari penulisan skripsi ini adalah untuk menghasilkan sebuah sistem informasi sekolah adalah : 1. Untuk mengembangkan sistem kerja yang sebelumnya dilakukan secara manual menjadi bentuk terkomputerisasi sehingga data yang di olah menjadi terintegrasi secara keseluruhan.
4 2. Untuk meningkatkan pelayanan pada konsumen dan untuk dapat bersaing di dunia bisnis. 3. Perlu diterapkannya suatu aplikasi baru yang berbasis koputerisasi agar informasi tentang informasi sekolah diketahui dengan cepat dan tepat. I.3.2. Manfaat Manfaat yang diharapkan dari penulisan skripsi ini adalah : 1. Dapat mempermudah pegawai dalam melakukan pencarian data secara cepat. 2. Informasi yang dihasilkan lebih akurat karena database sudah terintegrasi. 3. Mempermudah pihak pegawai untuk menyusun laporan data. I.4. Metodologi Penelitian I.4.1. Analisa Tentang Sistem Yang Ada Di dalam menyelesaikan skripsi ini penulis menggunakan 2 (dua) metode studi yaitu : 1. Studi Lapangan Merupakan metode yang dilakukan dengan mengadakan studi langsung ke lapangan untuk mengumpulkan data yaitu peninjauan langsung ke lokasi studi. Adapun teknik pengumpulan data yang dilakukan yaitu :
5 a. Pengamatan ( Observation ) Merupakan salah satu metode pengumpulan data yang cukup efektif untuk mempelajari suatu system. Kegiatannya dengan melakukan pengamatan langsung terhadap kegiatan yang sedang berjalan, yaitu informasi sekolah. b. Penulis melakukan studi pustaka untuk memperoleh data data yang berhubungan dengan penulisan Skripsi dari berbagai sumber bacaan seperti : buku tentang system informasi dan aplikasi VB.NET, SQL Server, Akuntansi, Buku Sistem Informasi. 2. Studi Keputusan (Library Research) Penulis melakukan studi pustaka untuk memperoleh data data yang berhubungan dengan penulisan Skripsi dari berbagai sumber bacaan seperti : buku tentang system informasi dan aplikasi VB.NET, SQL Server, Akuntansi, Buku Sistem Informasi. a. Buku Visual Studio 2008 b. Buku MySQL c. Buku Client Server d. Buku Akuntansi e. Buku Informasi Sekolah Ada beberapa prosedur yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :
6 Prosedur Perancangan Merupakan tata cara dan langkah langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan perancangan yang dilakukan. Langkah langkahnya adalah : a. Menganalisis permasalahan yang ada dalam proses informasi sekolah pada SMK Swa Bina Karya. b. Membuat aplikasi dengan bahasa pemrograman VB.Net. Berikut adalah skema dalam melaksanakan penelitian : Target: Tujuan Penelitian Analisis Kebutuhan Spesifikasi Desain &Implementasi Gagal Verifikasi Validasi Berhasil Finalisasi Gambar : I.1. Prosedur Perancangan Pada gambar prosedur perancangan system di atas dapat diuraikan kedalam beberapa tahap yaitu tujuan penelitian, tahap Analisa (Analisys), Spesifikasi, tahap Perancangan (Design) dan tahap penerapan (Implementasi). Verifikasi serta tahap validasi. Dan kegiatan yang dilakukan pada tiap tiap tahap adalah sebagai berikut :
7 I.4.1.1. Target/Tujuan Penelitian Target penelitian dilakukan untuk membuat suatu aplikasi untuk memudahkan pegawai dalam mengolah data dan menghasilkan informasi yang lebih akurat. I.4.1.2. Analisa Kebutuhan Berisi tentang hal hal yang harus ada pada hasil perancangan agar mampu menyelesaikan masalah yang ada sesuai tujuan. Beberapa hal hal yang harus dipenuhi adalah : a. Adanya aplikasi yang dijalankan untuk melakukan proses informasi sekolah pada SMK Swa Bina Karya. b. Adanya database untuk menyimpan Data Pendaftaran, Data Guru, Data Nilai, Data Jurusan. I.4.1.3. Spesifikasi dan Desain Berisi spesifikasi alat yang dirancang, komponen, peralatan uji yang digunakan dan diagram blok peralatan yang akan dirancang. Perancangan system menggunakan bahasa pemrograman VB. Net, database Mysql. Spesifikasi computer yang digunakan minimal Intel Pentium 4, RAM 512 serta Hard Drive 80 Gb.
8 I.4.1.4. Implementasi dan Verifikasi Berisi langkah langkah yang dilakukan dalam pembuatan alat serta tahapan tahapan pengujian yang dilakukan untuk masing masing blok peralatan yang dirancang. a. Menganalisis beberapa kesalahan yang ada pada system yang lama. b. Melakukan pengujian aplikasi yang baru untuk meminimalisir kesalahan yang ada. c. Melakukan perawatan system yang baru apabila terjadi kesalahan. I.4.1.5. Validasi Berisi langkah langkah yang dilakukan saat pengujian peralatan secara keseluruhan, besaran besaran yang akan diuji, dan ukuran untuk menilai apakah alat sudah bekerja dengan baik sesuai spesifikasi. a. Setelah aplikasi dibuat maka selanjutnya akan dijalankan pada komputer apakah telah sesuai dan berjalan dengan baik. b. Menjalankan aplikasi yang baru untuk di uji pada system yang lama serta melakukan perawatan system. c. Melihat hasil infrmasi dari aplikasi yang dibuat dengan spesifikasi komputer yang digunakan. I.4.2. Bagaimana Sistem Yang Lama Dengan Sistem Yang Baru System yang ada sekarang ini masih bersifat manual dan tidak efisien baik dari segi waktu dan biaya. Proses informasi sekolah memerlukan waktu yang lama dikarenakan tidak adanya aplikasi yang menampilkan data pendaftaran, data guru, data nilai, data jurusan.
9 Pada system yang lama, bagian keuangan melakukan penyimpanan data akun, data transaksi kas. Dicatat dalam Microsoft word yang mengakibatkan pencarian data yang lama. Tidak adanya database untuk menyimpan data keuangan sehingga menyulitkan pihak keuangan dalam mencari data. Oleh karena itu penulis merancang system informasi keuangan arus kas dengan bahasa pemrograman VB. Net dan database Mysql menggunakan dengan berbasiskan computer. System ini telah memiliki database untuk menyimpan data pendaftaran, data guru, data nilai, data jurusan dan dapat diproses secara otomatis. Antara computer yang satu dengan yang lain saling terkoneksi sehingga laporan yang diterima dapat dilihat secara otomatis dikomputer yang lain. I.4.3. Pengujian / Uji Coba Sistem Dilakukan untuk mengetahui apakah pekerjaan pemrograman telah dilakukan secara benar sehingga bias menghasilkan fungsi fungsi yang dikehendaki. Pengujian juga dimaksudkan untuk mengetahui keterbatasan dan kelemahan program aplikasi yang dibuat untuk sebisa mungkin dilakukan penyempurnaan. Dalam hal ini penulis melakukan pengujian dengan melakukan metode Black Box. Ujicoba system dengan metode Black Box untuk mengolah data yang berfokus pada output sebagai respon terhadap input yang dipilih. System yang baru dilakukan uji coba dengan menjalankan aplikasi yang dibangun dan disesuaikan dengan tujuan penelitian berdasarkan batasan masalah yang telah di uraikan sebelumnya.
10 I.5. Lokasi Penelitian Lokasi penelitian untuk penulisan skripsi ini dilakukan pada sekolah SMK Swa Bina Karya jl. Brayan Bengkel. I.6. Sistematika Penulisan Agar setiap bahasan mudah dimengerti dan tersusun secara sistematis, maka penulis membagi 5 BAB, yang masing masing bab akan menguraikan hal hal pokok sebagai berikut : BAB I : PENDAHULUAN Bab ini berisi tentang latar belakang, ruang lingkup permasalahan, tujuan dan manfaat penelitian, metode penelitian serta sistematika penulisan. BAB II : TINJAUAN PUSTAKA Pada bab ini menerangkan tentang teori teori dan metode yang berhubungan dengan topik yang dibahas atau permasalahan yang sedang dihadapi. BAB III : ANALISIS DAN DESAIN SISTEM Pada bab ini menjelaskan analisa system yang sedang berjalan, evaluasi system yang berjalan dan desain system secara detail.
11 BAB IV : HASIL DAN UJI COBA Pada bab ini menjelaskan tentang tampilan hasill system yang dirancang, pembahasan hasil dan uji coba dari system yang dirancang, kelebihan dan kekurangan system yang dirancang. BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN Pada bab ini menjelaskan tentang kesimpulan dari penelitian dan akhir dari pemecahan masalah, saran saran bagi peneliti, pembaca dan bagi perusahaan.