UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA KETERANGAN MENGENAI MAJLIS KONVOKESYEN PROGRAM KERJASAMA UPM-IPTS KE-19 ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 1. Tarikh Majlis Konvokesyen 1.1 Majlis Konvokesyen Program Kerjasama UPM-IPTS Ke-19 akan diadakan di Pusat Kebudayaan dan Kesenian Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah (PKKSSAAS), UPM. Tarikh : 8 November 2017 Hari Masa : Rabu (1 Sesi) : 2.00 5.30 Petang Graduan boleh menyemak sebarang maklumat dari semasa ke semasa mengenai Majlis Konvokesyen termasuk susunan graduan mengikut program melalui laman web rasmi UPM Education & Training Sdn. Bhd.: http://www.upmet.upm.edu.my/kerjasama. 2. Kehadiran Graduan 2.1 Sebagaimana termaktub dalam Acara Konvokesyen UPM, Ijazah dan Diploma biasanya dikurniakan hanya kepada graduan yang hadir di sesuatu Konvokesyen dengan syarat bahawa Senat boleh, dalam keadaan luar biasa, memutuskan supaya sesuatu Ijazah atau Diploma dikurniakan tanpa hadir. 2.2 Semua graduan hendaklah mematuhi arahan kehadiran yang telah ditentukan mengikut sesi yang ditetapkan. 2.3 Graduan tidak dibenarkan menangguhkan Majlis Konvokesyen ataupun mewakilkan kepada orang lain bagi menghadiri Majlis Konvokesyen. 2.4 Graduan dilarang ber selfie sepanjang berada didalam dewan semasa majlis konvokesyen berlangsung termasuk di atas pentas iaitu sebelum / selepas menerima skrol. 1
3. Yuran Graduan 3.1 Semua graduan, sama ada yang akan menghadiri Majlis Konvokesyen atau tidak adalah diwajibkan membayar yuran graduan mengikut kadar berikut:- Graduan Ijazah Bacelor : RM 200.00 Graduan Diploma : RM 200.00 3.2 Semua graduan perlu membuat pembayaran di kaunter CIMB Bank untuk mendapatkan resit bagi kegunaan pengambilan pakaian akademik (Jubah). (Sila rujuk perkara 4.5). 3.3 Yuran graduan hendaklah dibayar kepada UPM Education & Traning selewatlewatnya sehari sebelum atau pada 01 November 2017 sama ada menggunakan ;- (a) Deposit Tunai CIMB Bank (No. Akaun: 800 216 7906) kepada UPM EDUCATION & TRAINING ; ATAU (b) CIMBClicks (tertakluk graduan atau keluarga graduan merupakan pemegang akaun CIMB Bank) iaitu perkhidmatan perbankan peribadi melalui internet yang disediakan oleh CIMB Bank Berhad ke akaun UPM Education & Training Sdn. Bhd. (Untuk maklumat lanjut, sila layari laman web http://www.cimbclicks.com.my). **(PERINGATAN : BAYARAN SECARA TUNAI DI KAUNTER UPMET TIDAK DITERIMA) 3.4 Bagi graduan yang tidak menghadiri Majlis Konvokesyen, yuran graduan boleh dibayar pada bila-bila masa (waktu bekerja) melalui akaun CIMB Bank, UPM Education & Training). Salinan bayaran hendaklah diberikan kepada pihak UPM Education & Training sebelum mengambil skrol/transkrip. Skrol/Transkrip graduan hanya akan dikeluarkan selepas tarikh konvokesyen dan selepas segala yuran termasuk yuran graduan dan hutang tertunggak kepada pihak kolej dan pihak UPM (jika ada) dijelaskan. 3.5 Bagi graduan yang membuat pembayaran dengan menggunakan: (a) DEPOSIT TUNAI CIMB BANK NO AKAUN 800 216 7906. Graduan/wakil graduan hendaklah membawa Resit bank tersebut sebagai bukti yuran telah dijelaskan semasa meminjam pakaian akademik. (PERINGATAN: JANGAN POS RESIT BANK KE UPM); ATAU 2
(b) Perkhidmatan cimbclicks, graduan/wakil graduan hendaklah membawa salinan cetakan transaksi yang mempunyai nombor rujukan transaksi (8 digit yang telah berjaya dikreditkan ke akaun UPM Education & Training Sdn. Bhd). 3.6 Kadar bayaran bagi Gambar Penerimaan Skrol di atas pentas adalah RM50.00 untuk graduan yang menghadiri majlis konvokesyen. Pembayaran adalah secara tunai di kaunter gambar dan perlu dibayar semasa sesi pengambilan pakaian akademik/jubah berlangsung. 4. Pinjaman dan Pemulangan Pakaian Akademik 4.1 Graduan hendaklah terlebih dahulu membayar yuran graduan sebelum meminjam pakaian akademik. Pengesahan membuktikan bahawa yuran graduan telah dijelaskan perlu dikemukakan semasa meminjam pakaian akademik. 4.2 Pakaian akademik bagi graduan Ijazah Bacelor yang akan menghadiri Majlis Konvokesyen hendaklah dipinjam dari Universiti. Ia terdiri daripada sehelai jubah (warna maroon), sehelai hood (mengikut warna rasmi fakulti) dan satu unit mortar board. Manakala pakaian akademik bagi graduan Diploma terdiri daripada sehelai jubah (warna kelabu) dan satu unit mortar board. 4.3 Graduan diminta memastikan:- (a) Jubah program pengajian adalah betul iaitu sama ada jubah Ijazah Bacelor atau Diploma. (b) hood yang diterima adalah betul dengan warna Fakulti. (c) pakaian akademik yang diterima berada dalam keadaan baik dan sempurna; dan 4.4 Graduan tidak dibenarkan meminda atau mengubahsuai mana-mana bahagian pakaian akademik yang dipinjam. 3
4.5 Urusan peminjaman pakaian akademik akan dilaksanakan di Dewan Kuliah Akademik Pusat (DKAP). Bagi memastikan urusan peminjaman pakaian akademik dapat berjalan dengan lancar dan teratur, semua graduan dikehendaki mengenal pasti dan patuh akan penetapan maklumat peminjaman pakaian akademik sebagaimana berikut: Tarikh Masa Catatan 01 Nov 2017 (Rabu) 9.00 pagi 1.00 tengahari 2.30 5.30 petang 5.00 6.00 petang Sesi pengambilan jubah Majlis Raptai di Pusat Kebudayaan dan Kesenian Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah (PKKSSAAS) UPM (Kaunter pakaian akademik/jubah DITUTUP semasa sesi raptai 2.30 5.00 petang dan akan dibuka semula selepas majlis selesai) 4.6 Pakaian akademik yang dipinjam hendaklah dikembalikan semula Dewan Kuliah Akademik Pusat (DKAP) pada tarikh dan masa yang ditetapkan seperti berikut sahaja:- Tarikh Masa 08 November 2017 (Rabu) 5.00 ptg 7.00 ptg 9.00 pg 1.00 tgh 09 November 2017 (Khamis) 2.00 ptg 5.00 ptg Rehat 1.00 tgh 2.00 ptg 4
10-17 November 2017 (Tanpa Denda) Pemulangan jubah di pejabat UPM Education & Training Sdn Bhd, Blok D, UPM-MTDC Technology Center, 43400 UPM Serdang. 8.30 pg - 1.00 tgh 2.00 ptg - 5.30 ptg (Sila rujuk tarikh dan masa pemulangan pakaian akademik yang disertakan pada notis yang diberikan semasa graduan mengambil pakaian akademik (jubah). Nota: Sabtu dan Ahad kaunter tidak dibuka. 4.7 Pihak Universiti akan mengenakan bayaran denda terhadap mereka yang lewat memulangkan pakaian akdemik mulai 20 Nov 01 Disember 2017 (Isnin - Jumaat) iaitu RM100.00 dan mulai 02 Disember 2017 akan dikenakan sebanyak RM 200.00. Bayaran denda hendaklah dibuat melalui CIMB Bank di akaun 800 216 7906 (UPM Education & Training), dan resit bayaran hendaklah dikemukakan semasa memulangkan pakaian akademik. 4.8 Pihak Universiti tidak akan bertanggungjawab di atas sebarang kerosakan atau kehilangan pakaian akademik yang dipinjam oleh graduan. 4.9 Jika pakaian akademik yang dipinjam itu rosak atau hilang, bayaran akan dikenakan dan skrol/transkrip tidak akan dikeluarkan sehingga bayaran tersebut dijelaskan. Kadar bayaran adalah seperti berikut:- Jubah Hood Mortar Board Ijazah Bacelor RM 400.00 RM 50.00 RM 60.00 Diploma RM 300.00 - RM 60.00 5. Pakaian Semasa Menghadiri Majlis Konvokesyen 5.1 Graduan Ijazah Bacelor dan Diploma yang menghadiri Majlis Konvokesyen hendaklah, dalam majlis itu, berpakaian seperti berikut (rujuk contoh di Gambarajah1):- Wanita - pakaian labuh hingga buku lali/skirt labuh, baju/blaus berlengan panjang dan lengkap menutup hingga ke leher/suit dan seterusnya memakai pakaian akademik. - Warna pakaian adalah bebas. 5
- Bagi yang memakai tudung kepala, dicadangkan agar menggunakan tudung kepala warna cerah supaya mudah disesuaikan dengan warna hood fakulti masing-masing (program Bacelor). - Kasut hendaklah berwarna gelap dan bertutup pada bahagian hadapan dan belakang. - Kasut sukan/selipar/kasut yang terbuka di belakang/kasut berwarna cerah atau putih adalah TIDAK DIBENARKAN. - Skirt pendek TIDAK DIBENARKAN. - Pant suits adalah dibenarkan. - TIDAK DIBENARKAN memakai pakaian yang menutup muka. Lelaki - Kemeja lengan panjang berkolar, bertali leher dan lengkap memakai kot, berseluar slack berwarna gelap atau lengkap memakai Lounge Suit berwarna gelap, berstoking dan berkasut gelap dan seterusnya memakai pakaian akademik. - Seluar jeans dan seluar pendek TIDAK DIBENARKAN. - Kasut sukan/selipar/kasut berwarna cerah atau putih TIDAK DIBENARKAN. - Potongan rambut perlulah pendek dan kemas. 5.2 Majlis Konvokesyen ini adalah satu upacara rasmi Universiti. Graduan diingatkan supaya mematuhi peraturan pakaian seperti dinyatakan di atas. Graduan yang TIDAK MEMATUHI peraturan pakaian TIDAK AKAN DIBENARKAN masuk, berarak atau naik ke pentas untuk upacara pengurniaan Ijazah Bacelor atau Diploma. 6. Kad Jemputan 6.1 Kad Jemputan dan arahan lain hanya akan diedarkan semasa graduan/wakil graduan meminjam pakaian akademik. 6.2 Pihak Universiti tidak bertanggungjawab atas kehilangan kad jemputan yang telah diedarkan dan kad-kad yang hilang tidak akan diganti. 6.3 Setiap graduan akan diberikan satu (1) kad jemputan untuk enam (6) orang ibu bapa/tetamu graduan masuk ke dalam dewan bagi menghadiri Majlis Konvokesyen di Pusat Kebudayaan dan Kesenian Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah (PKKSSAAS) Universiti Putra Malaysia. 6.4 Kanak-kanak berumur 12 tahun ke bawah tidak dibenarkan masuk ke dalam Dewan semasa majlis berlangsung. 6
7. Majlis Taklimat dan Raptai Konvokesyen 7.1 Sesi Taklimat dan Raptai Konvokesyen akan diadakan seperti makluman berikut: Tempat : Pusat Kebudayaan dan Kesenian Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah (PKKSSAAS), Universiti Putra Malaysia Tarikh : 01 November 2017 (Rabu) jam 2.30 petang 7.2 Graduan dikehendaki menghadiri taklimat dan raptai ini supaya lebih memahami acara yang akan dijalankan pada hari Konvokesyen nanti. 7.3 Pihak Universiti boleh menghalang mana-mana graduan yang tidak menghadiri Majlis Taklimat dan Raptai Konvokesyen daripada menyertai Majlis Konvokesyen Program Kerjasama UPM-IPTS Ke - 19. 8. Perarakan Graduan Pada Hari Konvokesyen Perhatian kepada ibu bapa dan graduan yang menyertai Majlis Konvokesyen dikehendaki meletak kenderaan di tempat meletak kenderaan yang disediakan oleh pihak Keselamatan UPM. 8.1 Sesi Petang - Graduan yang hadir hendaklah berkumpul di sebelah kiri Pusat Kebudayaan dan Kesenian Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah (PKKSSAAS), mengikut anak panah yang disediakan selewat-lewatnya pada jam 2.00 petang. Perarakan graduan akan bermula pada jam 2.30 petang. Surau disediakan di sebelah kanan dewan selain daripada Masjid UPM untuk memudahkan graduan/keluarga menunaikan sembahyang fardu Zohor. 8.2 Graduan diingatkan supaya berkumpul pada masa dan tempat yang ditetapkan. Bagi mengelakkan kesesakan lalu lintas menuju ke kampus, graduan diminta mematuhi arahan-arahan yang diberikan kelak oleh pegawai-pegawai bertugas. 8.3 Graduan diingatkan tidak membawa beg tangan atau barang-barang berharga semasa berkumpul untuk sesi perarakan graduan bagi mengelakkan kehilangan dan masalah timbul semasa sesi perarakan graduan. 8.4 Graduan yang lewat tidak dibenarkan masuk bagi menyertai Majlis Konvokesyen. 7
8.5 Graduan, Ibu bapa dan tetamu dinasihati untuk mengambil makan tengahari dahulu sebelum masuk ke dalam dewan bagi memastikan tidak berlaku sebarang kejadian yang tidak diingini. 8.6 Ibu bapa dan tetamu tidak dibenarkan membawa masuk jambangan bunga atau cenderamata ke dalam dewan kerana ia akan mengganggu kedudukan tetamu yang lain. 8.7 Graduan kelainan upaya (mengandung, cacat atau kecederaan) yang memerlukan bantuan peralatan seperti kerusi roda atau pembantu diminta memaklumkan kepada pihak Urus Setia Majlis Konvokesyen di talian 03-8959 3406 / 3407 / 3408 atau emailkan permasalahan kepada rekod.upmet@gmail.com sebelum atau pada 03 November 2017. 8.8 Graduan perlu mematuhi semua peraturan dan arahan dari pegawai petugas semasa majlis berlangsung. 8.9 Graduan dan tetamu graduan tidak dibenarkan meninggalkan Dewan sehingga majlis selesai. 9. Peraturan Masuk Dewan Bagi Tetamu Graduan 9.1 Pakaian: Tetamu Lelaki : Kebangsaan / Lounge Suit / Batik / Tertib Tetamu Perempuan : Kebangsaan / Sopan 9.2 Tetamu graduan boleh memasuki Dewan melalui pintu-pintu yang ditetapkan oleh pegawa petugas. 9.3 Kanak-kanak di bawah umur 12 tahun, kamera, perakam video dan telefon bimbit tidak dibenarkan dibawa masuk ke dalam Pusat Kebudayaan dan Kesenian Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah (PKKSSAAS), UPM semasa Majlis Konvokesyen dilangsungkan. 9.4 Bagi tujuan memudahkan aliran pergerakan tetamu, dan para graduan masuk dan ketika berada di dalam Pusat Kebudayaan dan Kesenian Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah (PKKSSAAS), UPM. 8
10. Cara Pengurniaan 10.1 Kedudukan barisan dan susunan graduan sepanjang majlis berlangsung akan ditentukan oleh pihak Jawatankuasa/Urusetia/Petugas. 10.2 Graduan akan menerima album/skrol masing-masing secara individu di atas pentas daripada Naib Canselor UPM. 11. Mengambil Skrol/Transkrip Ijazah dan Diploma 11.1 Graduan boleh mengambil skrol/transkrip Ijazah Bacelor atau Diploma masingmasing sebaik sahaja sesi Konvokesyen mereka selesai tertakluk kepada syarat-syarat yang dinyatakan seperti dibawah. (a) Graduan mestilah menunjukkan resit bayaran yuran graduan sebagai bukti yuran telah dijelaskan. (b) Graduan perlu memulangkan pakaian akademik yang dipinjam dari Universiti bagi urusan pengambilan skrol atau transkrip. (c) Graduan yang tidak memulangkan pakaian akademik, tidak akan diberi skrol/transkrip Ijazah Bacelor dan Diploma. (d) Bagi graduan program Ijazah Bacelor dan Diploma, skrol/transkrip mereka boleh diambil di kaunter UPM Education & Training Sdn Bhd yang akan dibuka Dewan Kuliah Akademik Pusat (DKAP) bermula 8 November 2017 jam 5.00 petang (Sila rujuk tarikh dan masa pemulangan pakaian akademik yang disertakan pada notis yang diberikan semasa graduan mengambil pakaian akademik (jubah). (e) Graduan yang masih berhutang dengan kolej dan UPM Education & Training Sdn Bhd, hendaklah MENJELASKAN HUTANG SEBELUM skrol/transkrip Ijazah Bacelor dan Diploma dikeluarkan. *** (PERINGATAN: Sila kembarkan / dapatkan SURAT PENGESAHAN menyatakan hutang telah dijelaskan daripada kolej masing-masing. Resit rasmi kolej tidak diterima). (f) Sekiranya graduan tidak dapat datang mengambil sendiri skrol/transkrip Ijazah Bacelor atau Diplomanya, mereka boleh melantik seorang wakil untuk mengambil skrol/transkrip/ Ijazah Bacelor atau Diploma bagi pihaknya. 9
Graduan hendaklah memberi surat kuasa yang ditandatanganinya kepada wakil tersebut. Surat kuasa hendaklah dialamatkan kepada Ketua Pegawai Eksekutif, UPM Education & Training Sdn Bhd dengan menyatakan nama, nombor kad pengenalan dan salinan fotokopi kad pengenalan wakil yang dilantik itu. Syarat-syarat di atas (a hingga f) juga perlu dipenuhi sebelum skrol/transkrip Ijazah Bacelor dan Diploma diserahkan kepada wakil. (g) PERINGATAN: Pihak UPM tidak bertanggungjawab sekiranya skrol/transkrip yang dituntut oleh wakil graduan berkenaan hilang atau rosak. (h) PERINGATAN: Sijil/Skrol hanya dikeluarkan sekali sahaja. Kerjasama para graduan mematuhi atur cara dan maklumat konvokesyen ini adalah diharapkan bagi memastikan Majlis Konvokesyen Program Kerjasama UPM-IPTS Ke-19 berjalan lancar. Sebarang pertanyaan, sila hubungi talian telefon berikut: 03 8959 3406 / 3407 / 3408 Unit Akademik UPM Education & Training Blok D UPM MTDC Technology Centre Universiti Putra Malaysia 43400 UPM Serdang, Selangor. 10
Gambarajah 1 CONTOH PAKAIAN DAN CARA BERPAKAIAN Mortar Board Contoh potongan rambut Hood Jubah Kain/skirt labuh hingga buku lali Kasut warna gelap yang bertutup/bertali di bahagian hadapan dan belakang GRADUAN PEREMPUAN GRADUAN LELAKI 11
MAJLIS KONVOKESYEN PROGRAM KERJASAMA UPM-IPTS KE-19 SENARAI SEMAKAN TARIKH-TARIKH PENTING GRADUAN IJAZAH BACELOR DAN DIPLOMA Tarikh 01 November 2017 (Rabu) 9.00 pagi 1.00 petang (2.30-5.00 petang) 5.00 6.00 petang 08 November 2017 (Rabu) 2.00 5.30 petang Aktiviti Penyerahan resit pembayaran yuran graduan dan peminjaman pakaian akademik di Blok B, Dewan Kuliah Akademik Pusat (DKAP), Universiti Putra Malaysia. Raptai Graduan Kaunter pakaian akademik ditutup pada sebelah petang untuk Majlis Taklimat dan Raptai Konvokesyen. Kaunter akan dibuka semula pada jam 5.00 petang sehingga 6.00 petang Majlis Konvokesyen Program Kerjasama UPM-IPTS ke-19 08 November 2017 (Rabu) 5.00-6.00 petang 09 November 2017 (Khamis) 9.00 pg 1.00 tgh 2.00 5.00 petang Pemulangan pakaian akademik/jubah di Dewan Kuliah Akademik Pusat (DKAP) UPM. 10 17 November 2017 (Jumaat - Jumaat) Tarikh memulangkan pakaian akademik/jubah dan mengambil skrol/transkrip (Ijazah Bacelor dan Diploma) di UPMET, UPM. (Tanpa Denda) 20 Nov 01 Disember 2017 (Isnin-Jumaat) Denda RM100.00 dikenakan bagi pemulangan pakaian akademik /jubah. 02 Disember 2017 (Isnin) & seterusnya Denda dinaikkan kepada RM200.00 12
MAJLIS KONVOKESYEN PROGRAM KERJASAMA UPM-IPTS KE-19 SENARAI SEMAKAN GRADUAN Tuan/Puan adalah diminta mengambil ingatan dengan memastikan: 1. ( ) menerima, membaca dan memahami buku Keterangan Mengenai Majlis Konvokesyen Program Kerjasama UPM-IPTS ke-19. 2. ( ) menyemak bayaran yuran/denda yang masih tertunggak. Dapatkan surat pengesahan daripada pihak Kolej masing-masing. 3. ( ) membuat bayaran yuran graduan dengan menggunakan Deposit Tunai CIMB atau melalui CIMBClicks sebelum atau pada 01 November 2017. 4. ( ) bawa resit Deposit Bank atau transaksi pembayaran melalui CIMBClicks semasa anda/wakil meminjam pakaian akademik di UPM Education & Training Sdn. Bhd. pada tarikh yang ditetapkan. 5. ( ) pakaian akademik yang dipinjam adalah betul dan berkeadaan baik/sempurna. 6. ( ) menghadiri Majlis Taklimat dan Raptai Konvokesyen Program Kerjasama UPM- IPTS ke-19 pada jam 2.00 petang (01 November 2017). 7. ( ) tiba lebih awal sebelum majlis bermula. 8. ( ) pakaian graduan dan tetamu graduan menepati etika berpakaian yang ditetapkan. 9. ( ) pakaian akademik dipulangkan pada 8 & 9 November 2017. Denda akan dikenakan kepada graduan yang lewat memulangkan pakaian akademik (mulai 20 November 2017) mengikut kadar yang ditetapkan. 10. ( ) menyerahkan slip pengesahan pakaian akademik yang dipinjam kepada kaunter untuk mendapatkan sijil/transkrip 13