BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Menurut Puspaningrum dkk (2013), penjadwalan mata kuliah yaitu kegiatan yang sangat diperlukan untuk melaksanakan sebuah kegiatan perkuliahan di dalam jurusan yang ada di universitas atau perguruan tinggi. Penjadwalan mata yang baik yaitu sebuah penjadwalan yang dapat dilakukan oleh seluruh pihak yang terkait dalam kegiatan belajar mengajar, tidak hanya bagi dosen yang mengajar, tetapi juga bagi mahasiswa yang mengambil mata kuliah tersebut. STIKES Yayasan RS. Dr. Soetomo Surabaya adalah perguruan tinggi swasta milik Yayasan RS. Dr. Soetomo. STIKES Yayasan RS. Dr. Soetomo Surabaya beralamat di Jalan Karangmenjangan nomor 12 Surabaya yang mempunyai dua Program Studi (Prodi), yaitu Prodi D-III Rekam Medik dan Informatika Kesehatan dan Prodi S1 administrasi Rumah Sakit. Penjadwalan mata kuliah yang ada di STIKES Yayasan RS. Dr. Soetomo Surabaya, masih menggunakan proses manual untuk menentukan penjadwalan mata kuliah dengan cara staf Prodi mengirimkan e-mail surat pernyataan ketersediaan mengajar lewat e-mail ke dosen yang mengajar di STIKES Yayasan RS. Dr. Soetomo Surabaya, kemudian dosen mengisi surat pernyataan ketersediaan mengajar dan mengirimkan surat pernyataan ketersediaan mengajar tersebut ke Staf Prodi melalui e-mail. Setelah semua dosen mengirimkan surat pernyataan ketersediaan mengajar, 2 minggu kemudian rapat dosen dilakukan 1
2 Untuk menentukan jadwal dosen mengajar. Setelah selesai rapat, Kepala Prodi memasukkan jadwal dosen mengajar di aplikasi Microsoft Excel. Setelah itu, jadwal dosen mengajar diberikan ke Staf Prodi untuk menentukan ruang mana yang akan digunakan untuk setiap mata kuliah. Setelah semua selesai, KRS dilakukan dan mahasiswa harus ke STIKES Yayasan RS. Dr. Soetomo Surabaya dan menemui dosen wali kemudian mahasiswa mendapatkan jadwal dosen mengajar dan mahasiswa mengatakan ke dosen wali, mata kuliah yang akan diambil. Setelah itu, dosen wali mengisi form KRS. Untuk melakukan pengganti mata kuliah, dosen datang ke BAAK untuk meminta jadwal pengganti. Dosen memberikan kesediaan hari dan jam berapa dosen tersebut bisa mengajar, kemudian BAAK akan mengecek apakah terjadi crash antara ruang, jam, dosen dan mahasiswa. Apabila terjadinya crash, BAAK akan mencarikan hari yang tidak crash dan menginformasikan ke dosen. Beberapa aspek yang harus diperhatikan dalam pembuatan jadwal mata kuliah yaitu dosen tidak boleh mengajar pada waktu yang bersamaan. Selain itu, dosen tidak boleh mengajar apabila waktu tidak sesuai dengan surat pernyataan ketersediaan mengajar kemudian ruang tidak boleh dijadwalkan lebih dari satu kali pada waktu yang bersamaan. Permasalahan yang dihadapi oleh STIKES Yayasan RS. Dr. Soetomo Surabaya yaitu dalam pembuatan jadwal mata kuliah membutuhkan waktu yang lama yaitu kurang lebih 28 hari. Selain itu, penjadwalan mata kuliah masih menggunakan aplikasi Microsoft Excel sehingga sering terjadi crash antara ruangan yang digunakan kemudian pemberian informasinya masih diinformasikan lewat papan pengumuman sehingga mahasiswa harus melihat papan informasi
3 untuk mengetahui perubahan pada penjadwalan mata kuliah. Mahasiswa kurang mengetahui perubahan jadwal mata kuliah atau sulit mencari perubahan jadwal mata kuliah karena di STIKES Yayasan RS. Dr. Soetomo Surabaya terdapat empat papan pengumuman. Selain itu, mahasiswa juga harus ke STIKES Yayasan RS. Dr. Soetomo Surabaya untuk melihat perubahan jadwal mata kuliah. Dalam membuat jadwal pengganti mata kuliah, Staf Prodi merasa kesulitan karena masih menggunakan proses manual dan membutuhkan waktu satu hari untuk satu pengganti. Hal ini disebabkan staf Prodi harus mencocokkan satu persatu jadwal kosong antara dosen, mahasiswa, dan ruangan. Berdasarkan uraian di atas, maka dibuatlah sebuah sistem yang menghasilkan jadwal dosen mengajar yang sesuai ketentuan yaitu dosen mengajar sesuai dengan surat pernyataan ketersediaan mengajar, dosen tidak dijadwalkan mengajar lebih dari satu mata kuliah di waktu yang sama dan ruang tidak boleh dijadwalkan lebih dari satu kali pada waktu yang bersamaan. Mencari sebuah penjadwalan yang sesuai dengan kriteria/persyaratan tidaklah mudah dan membutuhkan waktu yang lama. Untuk mendapatkan hasil yang maksimal dan sehingga membutuhkan waktu yang lama, Penjadwalan dosen mengajar menggunakan metode Algoritma Genetika. Metode Algoritma Genetika dapat menyelesaikan permasalahan penjadwalan dosen mengajar karena Algoritma Genetika dapat menyelesaikan masalah yang kompleks sesuai dengan permasalahan yang ada di STIKES Yayasan RS. Dr. Soetomo Surabaya. Metode Algoritma yang sering digunakan dalam menyelesaikan masalah penjadwalan perkuliahan yang masing-masing memiliki keunggulan. Salah satunya yaitu Algoritma Genetika. Algoritma Genetika telah banyak diaplikasikan
4 untuk penyelesaian masalah dan pemodelan dalam bidang teknologi, bisnis, dan Entertainment, seperti optimasi penjadwalan dan banyak penelitian yang mendukung kehandalan Algoritma Genetika. Selain itu, untuk menyelesaikan masalah penjadwalan, seperti pada masalah penjadwalan perkuliahan menggunakan Algoritma Genetika karena Algoritma Genetika dapat menyelesaikan masalah multi kriteria dan dapat menyelesaikan masalah yang kompleks (Sam ani, 2012). Sehingga metode ini sesuai untuk menyelesaikan permasalahan yang ada pada penjadwalan dosen mengajar. Aplikasi penjadwalan mata kuliah dibuat berbasis web karena mahasiswa tidak perlu datang ke STIKES Yayasan RS. Dr. Soetomo Surabaya untuk melihat penjadwalan mata kuliah atau pengganti mata kuliah. BAAK tidak perlu menempel penjadwalan mata kuliah di mading STIKES Yayasan RS. Dr. Soetomo Surabaya. Selain itu, aplikasi ini dapat diakses dimana saja dan kapan saja. Untuk mencari pengganti jadwal mata kuliah, Staf Prodi tidak kesulitan dalam mencari pengganti dengan cara manual. Dengan menggunakan aplikasi ini Staf Prodi dapat menyelesaikan dengan mudah karena pengganti jadwal mata kuliah sudah terkomputerisasi. Oleh sebab itu dibuatkan sebuah aplikasi penjadwalan mata kuliah dengan berbasis web. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan di atas maka dapat dirumuskan permasalahan yaitu bagaimana merancang dan membangun aplikasi mata kuliah pada STIKES Yayasan RS. Dr. Soetomo Surabaya.
5 1.3 Batasan Masalah Sesuai dengan perumusan masalah yang telah diuraikan di atas dan agar permasalahan tidak melebar maka diperlukan beberapa batasan masalah. Batasanbatasan masalahnya adalah sebagai berikut: 1. Dilakukan secara online. 2. Sistem yang akan dibangun adalah membuat jadwal mata kuliah dan mencari pengganti jadwal mata kuliah. 3. Sistem ini hanya dapat dioperasikan oleh administrator, Kepala Prodi, staf Prodi, mahasiswa dan dosen. 4. Informasi yang dihasilkan meliputi jadwal mata kuliah, jadwal dosen mengajar, time line jadwal mata kuliah, time line jadwal dosen mengajar dan rekapitulasi pengganti jadwal mata kuliah. 5. Metode Algoritma Genetika digunakan untuk menentukan jadwal dosen mengajar 1.4 Tujuan Penelitian Adapun tujuan dari pelaksanaan tugas akhir ini yaitu merancang bangun aplikasi aplikasi penjadwalan mata kuliah yang menghasilkan jadwal mata kuliah serta jadwal pengganti mata kuliah secara optimal sehingga jadwal dosen mengajar dan jadwal mahasiswa tidak terjadi crash.
6 1.5 Manfaat Manfaat yang diharapkan dalam aplikasi mata kuliah pada STIKES Yayasan RS. Dr. Soetomo Surabaya adalah sebagai berikut: 1. Mempermudah dalam pembuatan penjadwalan mata kuliah, penjadwalan dosen mengajar dan mencari pengganti jadwal mata kuliah 2. Dapat memberikan informasi jadwal mata kuliah dan jadwal dosen mengajar 3. Mempermudah dalam pembuatan laporan 4. Mahasiswa tidak perlu ke STIKES Yayasan RS. Dr. Soetomo Surabaya untuk melihat jadwal mata kuliah 1.6 Sistematika Penulisan Sistematika dalam penulisan aplikasi mata kuliah ini disusun dalam 5 (lima) bab. Pada tiap bab terdiri atas beberapa sub bab diantaranya adalah: BAB I PENDAHULUAN Pada bab ini membahas latar belakang masalah, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan, batasan masalah dan sistematika penulisan. BAB II LADASAN TEORI Pada bab ini membahas pengertian aplikasi, analisis sistem, tahap-tahap analisis sistem, pengertian penjadwalan, pengertian penjadwalan mata kuliah, batasan-batasan dalam masalah penjadwalan mata kuliah, metode Algoritma Genetika, istilah dalam algoritma, metode SDLC model prototype, PHP, MySQL, codeigniter, system flowchart, context diagram, Data Flow Diagram (DFD), Hierarchy Input Process Output (HIPO), Entity Relationship Diagram (ERD), testing dan black box testing
7 BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM Pada bab ini membahas tentang analisis sistem, identifikasi permasalahan, analisis permasalahan, analisis kebutuhan, proses perhitungan metode Algoritma Genetika, perancangan sistem informasi, perancangan sistem informasi, Input Process Output (IPO), system flowchart, context diagram, Hierarchy Input Process Output (HIPO), Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), struktur tabel, desain input output, desain uji coba dan desain kuesioneir BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI Pada bab ini membahas tentang kebutuhan sistem, kebutuhan perangkat lunak, kebutuhan perangkat keras, uji coba fungsional, implementasi sistem dan evaluasi. BAB V PENUTUP Pada bab ini membahas tentang kesimpulan dan saran.