Daftar Urut Kepangkatan (DUK) Pegawai Daftar Urut Kepangkatan atau DUK sangat penting dalam kepegawaian. DUK dibuat sebagai salah satu upaya untuk menjamin objektifitas dalam pembinaan para pegawai negeri sipil yang berdasarkan sistem karir dan sistem prestasi kerja. a. Landasan Hukum DUK Daftar Urut Kepangkatan (DUK) PNS ini dibuat berdasarkan landasan hukum berikut : 1) Pasal 18 ayat 5 dan pasal 20 UPK 1974. 2) Peraturan Pemerintah Nomor 5 Tahun 1979 tentang daftar Urut Kepangkatan Pegawai Negeri Sipil. b. Pengertian DUK Pengertian DUK atau Daftar Urut Kepangkatan (DUK) pegawai negeri sipil adalah suatu daftar yang di dalamnya memuat nama pegawai sipil dan satuan organisasi Negara yang disusun menurut tingkat kepangkatannya. Daftar Urut Kepangkatan yang telah ditetapkan, diumumkan dengan cara yang jelas sedemikian rupa, sehingga PNS yang bersangkutan dapat dengan mudah membaca. Nama Pegawai Negeri Sipil di dalam DUK juga dapat dihapus. Nama PNS dihapus dalam DUK, apabila: 1) Diberhentikan sebagai Pegawai Negeri Sipil; 2) Meninggal dunia 3) Pindah instansi c. Fungsi DUK DUK berfungsi sebagai salah satu bahan objektif untuk melaksanakan pembinaan karir para pegawai negeri sipil yang didasarkan pada sistem karir dan sistem prestasi kerja. Karena dibuat untuk pembinaan karir dan prestasi, maka DUK perlu dibuat dan dipertahankan secara terus-menerus. Daftar urut kepangkatan ini dibuat setiap tahun secara rutin. Tiap tahunnya, DUK harus sudah selesai dibuat pada setiap akhir bulan Desember.
d. Penyusunan DUK Daftar urut kepangkatan disusun secara berurutan, yang berdasarkan sebagai berikut: 1) Pangkat 2) Jabatan 3) Masa kerja 4) Latihan jabatan 5) Pendidikan 6) Usia 7) Urutan ukuran tersebut tidak boleh berubah atau tetap. e. Penggunaan DUK Penyusunan DUK ini dapat digunakan sebagai: 1) Salah satu bahan obyektif dalam melaksanakan pembinaan karir untuk para pegawai negeri sipil. 2) Dengan DUK, pembinaan karir PNS dapat dilakukan secara obyektif. Pembinaan karier dalam hal ini, antara lain meliputi kepangkatan, penempatan dalam jabatan, pengiriman untuk mengikuti latihan jabatan, dan lain sebagainya. 3) DUK juga berguna untuk bahan pertimbangan dalam mengisi lowongan. Ketika ada lowongan, maka PNS yang menduduki DUK lebih tinggi, wajib dipertimbangkan terlebih dahulu. Akan tetapi, bila tidak mungkin diangkat untuk mengisi lowongan tersebut karena tidak memenuhi syarat-syarat lain, seperti syarat kecakapan, kepemimpinan, pengalaman, dan lainnya, maka harus diberitahukan kepadanya, sehingga ia dapat berusaha untuk memenuhi kekurangan tersebut untuk kepentingan masa mendatang. f. Pembuatan DUK Dalam pembuatan DUK, ada berbagai ketentuan yang perlu diketahui. Berikut ini adalah ketentuan -ketentuan dalam pembuatan DUK: 1) DUK dibuat untuk seluruh PNS dari satuan organisasi Negara. 2) Daftar urut kepangkatan dibuat sekali dalam setahun. 3) Pejabat pembuat DUK, harus memenuhi ketentuan berikut: a) Pejabat pembuat DUK termasuk : Menteri, jaksa agung, pimpinan kesekretariasan lembaga tinggi Negara, pimpinan pemerintah
nondepartemen, gubernur, dan pejabat lain yang ditentukan oleh presiden, membuat dan memelihara DUK dalam lingkungan masing-masing. b) Para pejabat tersebut, selanjutnya dapat mendelegasikan sebagian wewenangnya kepada pejabat lain, yang berada dalam lingkungan kekuasaannya untuk membuat dan memelihara DUK dalam lingkungan masing-masing. c) Pejabat yang dapat diberi wewenang untuk membuat dan memlihara DUK serendah-rendahnya setingkat dengan pejabat yang memangku jabatan struktural eselon V, yang antara lain meliputi : penilik sekolah dasar, penilik pendidikan agama, kepala sekolah dasar. g. DUK untuk pegawai yang diperbantukan, dibuat oleh: Instansi yang menerima bantuan dan Instansi yang memberi bantuan. h. DUK untuk pegawai negeri sipil di luar jabatan organik tetap, harus dicantumkan dalam DUK instansi yang bersangkutan. i. Calon pegawai negeri sipil tidak dicantumkan dalam DUK. j. Penentuan Nomor Urut dalam DUK Ukuran yang digunakan untuk menetapkan nomor urut di dalam DUK sudah ditentukan dan harus dipatuhi. Ketentuan dalam penentuan nomor urut dalam DUK tersebut meliputi: 1) Berdasarkan pangkat pegawai negeri sipil PNS yang berpangkat lebih tinggi, dicantumkan dalam nomor urut yang lebih tinggi dalam DUK. Apabila ada 2 orang atau lebih PNS dengan pangkat sama, semisal sama-sama berpangkat Pembina Tk.I golongan ruang IV/b, maka di antara mereka yang lebih tua dalam pangkat tersebut dicantumkan dalam nomor urut yang lebih tinggi dalam DUK. 2) Berdasarkan Jabatan Apabila ada lebih dari 2 orang PNS yang berpangkat sama dan diangkat dalam pangkat tersebut pada waktu sama pula, maka di antara mereka yang memangku jabatan lebih tinggilah yang dicantumkan dalam nomor urut yang lebih tinggi dalam DUK. 3) Berdasarkan Masa Kerja
Apabila ada dua orang atau lebih PNS dengan pangkat sama yang memangku jabatan yang sama pula, maka pegawai negeri sipil yang memiliki masa kerja lebih banyak yang dicantumkan dalam nomor urut yang lebih tinggi. Masa kerja yang diperhitungkan di dalam penyusunan DUK ini adalah masa kerja yang dapat diperhitungkan untuk penetapan gaji. 4) Berdasarkan Latihan Jabatan Apabila ada dua orang atau lebih PNS yang memiliki pangkat sama dan memangku jabatan yang sama serta memiliki masa kerja yang sama, maka pegawai yang pernah mengikuti latihan jabatan yang ditentukanlah yang dicantumkan pada nomor urut yang lebih tinggi. Jenis dan tingkat latihan jabatan ditentukan lebih lanjut oleh menteri yang bertanggungjawab di dalam bidang penertiban dan penyempurnaan aturan aparatur Negara. Jika jenis dan tingkat latihan jabatan yang dilakukan sama, maka pegawai yang lebih dulu mengikuti latihan jabatan yang dicantumkan dalam nomor urut yang lebih tinggi. 5) Berdasarkan Pendidikan Apabila terdapat dua orang atau lebih PNS yang memiliki pangkat sama, memangku jabatan yang sama, memiliki jumlah masa kerja sama serta lulus dari latihan jabatan yang sama pula, maka pegawai yang lulus dari pendidikan yang lebih tinggi yang dicantumkan dalam nomor urut yang lebih tinggi. 6) Berdasarkan Usi Jika ada dua orang atau lebih PNS yang memiliki pangkat yang sama memangku jabatan sama, mempunyai masa kerja yang sama, lulus dari latihan jabatan yang sama pula, serta lulus dari pendidikan yang sama atau setingkat, maka pegawai yang berusia lebih tinggi yang dicantumkan dalam nomor urut yang lebih tinggi. k. Format Penulisan DUK 1) Penulisan Nomor Urut DUK Diisi dengan angka (value), tanpa tanda titik. Angka 1 sampai dengan jumlah PNS pada instansi yang bersangkutan.
2) Penulisan Nama a) Diisi dengan nama lengkap beserta gelar yang dimiliki; b) Setelah inisial gelar di depan nama, diberi tanda titik (.) dan 1 spasi. Contoh : Drs. Hardjanto. c) Antara gelar satu dan lainnya, diberi 1 spasi. Contoh : Drs. Ir. Prof. H. Hardjanto d) Untuk inisial gelar di belakang nama, setelah huruf di akhir nama, diberi tanda koma (,) dan 1 spasi, lalu inisial gelar. Contoh : Drs. Ir. Prof. H. Hardjanto, M.Si. e) Untuk singkatan nama, yang ada di depan atau di belakang nama utama, diberi tanda titik dan 1 spasi (tanpa tanda koma). Contoh : Hardjanto W f) Untuk nama singkatan yang menggunakan 2 atau lebih huruf besar atau gabungan dari huruf besar dan kecil, maka cukup diberi 1 tanda titik setelah huruf terakhir. Contoh : Hardjanto W P. g) Untuk nama dengan singkatan nama yang diikuti dengan inisial gelar, setelah tanda titik diberi tanda koma, 1 spasi kemudian inisial gelar. Contoh : Hardjanto W P., M.Pd. 3) Penulisan NIP Diisi dengan angka NIP yang terdiri dari 9 digit, Tanpa tanda titik (.), Tanpa Spasi. 4) Penulisan Golongan atau Ruang Pangkat Terakhir Tanpa Spasi dan Tanpa Tanda Titik (.) dan esuai dengan SK Kenpa yang terakhir. 5) Penulisan TMT Kenpa Terhitung Mulai Tanggal (TMT), Kenaikan Pangkat terakhir Sesuai dengan SK Kenpa terakhir. Format input data : dd-mm-yyyy 6) Penulisan Nama Jabatan Ditulis sesuai dengan NOMENKLATUR atau Struktur Organisasi instansi yang bersangkutan. Jika terlalu panjang, nama jabatan dapat disingkat dengan bentuk baku atau yang umum/ sering digunakan, seperti berikut : Ka. Dinas; Ka. Badan; Wk. Ka; Karo; Kasubdin;
Kabag; Kabid; Kasubbid; Set. ; Sek. ; Dir. ; WK. Dir. ; Kasubbag; Kasubbid; Kasi; Ka. UPTD; Jika ada Nama Jabatan Struktural Eselon IV (di bawah Eselon III) di dalam suatu instansi yang sama, maka Nama Jabatan tersebut harus dilengkapi dengan Jabatan Struktural Eselon III nya. Misalnya: Kasubbid Istilah Staf untuk PNS yang tidak mempunyai Jabatan Struktural, sebaiknya tidak digunakan. Seperti contoh: Juru Ketik; Caraka; Sopir/Pengemudi Gunakan istilah Pelaksana atau Peng-administrasi untuk PNS yang tidak mempunyai Jabatan Struktural. Misalnya: Pelaksana Administrasi Kepegawaian; Pengadministrasi Data Kenaikan Pangkat; Pelaksana Administrasi Keuangan; Pelaksana Pengawasan Lapangan. Setelah Nama Jabatan Pelaksanaan atau Pengadministrasi, maka sebaiknya dilengkapi dengan nama Jabatan Struktural tempat PNS tersebut bertugas. Seperti misalnya: Pelaksana Administrasi Kepegawaian Subbag Umum; Pengadministrasi Data Kenaikan Pangkat Subbag Kenaikan Pangkat; Pelaksana Administrasi Keuangan Subbag Keuangan; Pelaksana Pengawasan Lapangan Seksi Jalan dan Jembatan. 7) Penulis Eselon Tanpa Spasi, di antara Tanda Titik Tengah dan Tanpa titik, setelah karakter terakhir. 8) Penulisan TMT Eselon Terhitung Mulai Tanggal (TMT) Pelantikan pada Eselon yang bersangkutan. Sesuai dgn Surat Pernyataan Pelantikan Eselon yang bersangkutan. Input data : dd/mm/yy, contoh: 1/3/02 atau 01/03/02. 10) Penulisan Tahun Masa Kerja Angka tahun Masa Kerja Golongan, terdiri dari 1-2, digit: 0 40. Masa Kerja pada kolom ini, adalah MASA KERJA GOLONGAN dalam satuan Tahun, berdasarkan SK Pangkat/ Berkala atau SK lain yang terakhir, yang di dalamnya mencantumkan Masa Kerja Golongan. 11) Penulisan Bulan Masa Kerja
Angka bulan Masa Kerja Golongan, terdiri dari 1 2, digit: 0 11. Sesuai dengan SK Pangkat/ Berkala atau SK lainn yang terakhir yang mencantumkan Masa Kerja Golongan. 12) Penulisan Nama Diklat Jabatan Diklatpim I, Diklatpim II, Diklatpim III, dan Diklatpim IV. 13) Penulisan Tahun Diklat Angka tahun Latihan Jabatan terdiri dari 4 digit: yakni, 1995/ 2002/ 2005 14) Penulisan Jumlah Jam Diklat Diisi dengan jumlah jam Diklat yang bersangkutan. Contoh : 400/ 750/ 1000. 15) Penulisan Nama Pendidikan Nama pendidikan disingkat sesuai dengan bentuk baku atau yang umum digunakan, seperti antara lain: Fekon/ Fisipol/ Poltek/ Faperta/ Fahutan/ Ak. Farmasi/ F. Kedokteran/ F. Teknik Unmul/ F. Hukum/ ABA/ UI/ Akper/ SMA/ Unair/ SMU/ STM/ ITB/ SPMA/ SMP/ Untag/ SKKA/ SKKP/ ITS/ STN/ PGAN/ IPB/ SD/ FKIP/ UGM/ SR/ IKIP/ Unhas. Penulisan Nama Pendidikan sesuai dengan urutan berikut: a) Fakultas, Jurusan, Universitas, Kota b) Akademi, Jurusan, Kota c) Sekolah, Jurusan, Kota Contohnya : a) ABA, Sastra Inggris, Yogyakarta b) Akper, Kebidanan, Makassar c) Fekon, Akuntantasi, Unmul, Banjarmasin d) Fisipol, A.N., Unmul, Pekanbaru e) FIS Universitas Negeri Makassar, Makassar f) Kedokteran, Umum, Airlangga Surabaya g) Poltek, Tata Niaga, Malang h) SMAN 1, IPA, Makassar i) SMPN 2, Watampone j) SRN 13, Denpasar k) STIE, Manajemen Perusahaan, Makassar
16. Penulisan Lulus Tahun Angka tahun lulus Pendidkan terdiri dari 4 digit, seperti : 1995/ 2002/ 2005. 17. Penulisan Tingkat Ijazah Tanpa spasi di antara tanda titik tengah dan tanpa tanda titik setelah karakter terakhir, contoh: S.3 SM SLTA S.2 D.III SLTP S.1 D.II SD D.IV D.I 18. Penulisan Tgl. Lahir Diisi tanggal lahir yang bersangkutan, sesuai dengan yang tercantum dalam SK CPNS- nya. Input data: dd/mm/yy, contohnya : 1/3/02 atau 01/03/02. 19. Penulisan Catatan Mutasi Diisi dengan mutasi terakhir dari atau ke instansi lain. 20. Penulisan Keterangan Diisi keterangan yang penting atau perlu saja, seperti : 1. TB : Tugas belajar 2. CTN : Cuti di luar tanggungan Negara 3. MD : Meninggal dunia 4. PT : Purna Tugas (Pensiun) 5. Keterangan lainnya yang perlu. l. Penentuan Nomor Urut Daftar Urut Kepangkatan 1. Pangkat PNS yang berpangkat lebih tinggi dicantumkan dalam nomor urut yang lebih tinggi dalam DUK, Jika ada dua orang/lebih yang memiliki pangkat yang sama maka dari mereka yang lebih tua dalam pangkat tersebut dicantumkan dalam nomor urut yang lebih tinggi. 2. Jabatan
Apabila ada dua orang/lebih, PNS yang berpangkat sama dan diangkat dalam pangkat itu dalam waktu yang sama, maka dari mereka yang memangku jabatan yang lebih tinggi dicantumkan dalam nomor urut yang lebih tinggi dan dilihat yang lebih dahulu diangkat dalam jabatan yang sama tingkatannya. 3. Masa Kerja Apabila ada dua orang/lebih, PNS yang berpangkat sama dan diangkat dalam pangkat itu dalam waktu yang sama dan memangku jabatan yang sama, maka dari mereka yang memiliki masa kerja sebagai PNS yang lebih banyak dicantumkan dalam nomor urut yang lebih tinggi. 4. Latihan Jabatan Apabila ada dua orang/lebih, PNS yang berpangkat sama dan diangkat dalam pangkat itu dalam waktu yang sama dan memangku jabatan yang sama dan memiliki masa kerja yang sama, maka dari mereka yang pernah mengikuti latihan jabatan yang ditentukan, dicantumkan dalam nomor urut yang lebih tinggi dalam DUK. 5. Pendidikan Apabila ada dua orang/lebih, PNS yang berpangkat sama dan diangkat dalam pangkat itu dalam waktu yang sama dan memangku jabatan yang sama dan memiliki masa kerja yang sama, dan pernah mengikuti latihan jabatan yang ditentukan, maka dari mereka yang lulus dari pendidikan yang lebih tinggi dicantumkan dalam nomor urut yang lebih tinggi dalam DUK. m. Keberatan atas nomor urut dalam DUK Jika ada PNS yang merasa keberatan atas nomor urutnya yang tercantum di dalam DUK, maka PNS yang bersangkutan berhak untuk mengajukan keberatan secara tertulis. Keberatan ini ditujukan kepada penjabat pembuat DUK yang bersangkutan melalui hierarkhi. Keberatan tersebut, sudah harus diajukan dalam jangka waktu 30 hari terhitung mulai diumumkannya DUK. Apabila keberatan yang diajukan melebihi jangka waktu 30 hari, maka pengajuannya tidak akan dipertimbangkan. Berikut ini adalah beberapa ketentuan terkair keberatan atas Daftar Urut Kepangkatan yang dibuat:
1. PNS yang bersangkutan berhak untuk mengajukan keberatan secara tertulis melalui hierarki jabatan. 2. Keberatan diajukan paling lambat 30 hari setelah pengumuman DUK. 3. Pejabat Pembuat DUK wajib mempertimbangkan keberatan yang diajukan. 4. Apabila memiliki dasar yang kuat, maka Pejabat Pembuat DUK dapat menetapkan perubahan. 5. Apabila tidak ada dasar yang kuat, maka Pejabat Pembuat DUK dapat menolak secara tertulis mengenai pengajuan keberatan DUK. 6. Perubahan atau penolakan harus sudah ditetapkan atau diberitahukan dalam jangka waktu selambatnya 14 hari setelah diajukan keberatan. 7. Apabila PNS tidak puas dengan hasilnya, dapat mengajukan banding kepada atasan Pejabat Pembuat DUK. 8. Perubahan atau penolakan setelah pengajuan keberatan banding, harus sudah ditetapkan atau diberitahukan oleh atasan Pejabat (Pembuat DUK) dalam jangka waktu 14 hari. Perubahan dan Penghapusan Nomor Urut Setiap mutasi yang mengakibatkan perubahan nomor urut dalam DUK harus dicatat. Untuk memudahkan pemeliharaan DUK, maka cukup dicatat jenis mutasi kepegawaian dan tanggal berlakunya saja. Nama dalam DUK dapat dihapus, karena beberapa alasan, seperti: Diberhentikan sebagai PNS, meninggal dunia, dan pindah instansi. Penghapusan nama dapat dilakukan pada waktu penyusunan DUK di tahun berikutnya.